quản trị sản xuất và tác nghiệp tại xí nghiệp dược phẩm trung ương i

Tất cả các doanh nghiệp, trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh
của mình dù là quy mô nhỏ, vừa hay là lớn đều phải thực hiện các chức năng cơ
bản là sản xuất ra sản phẩm, bán sản phẩm và hoạt động tài chính. Các chức
năng cơ bản này có mối liên hệ và tương tác chặt chẽ với nhau. Các doanh
nghiệp không thể thành công khi không phối hợp tốt các chức năng này. Nếu
doanh nghiệp không quản trị sản xuất tốt thì không có sản phẩm hoặc dịch vụ tốt
với chi phí hợp lý nhất, không có chiến lược Marketing hiệu quả thì sản phẩm
hoặc dịch vụ sẽ được tiêu thụ ít. Quản trị tài chính không tốt thì sẽ dẫn đến
những tổn thất về tài chính gây ra sự thua lỗ cho doanh nghiệp. Mỗi chức năng
kể trên hoạt động một cách độc lập, để đạt được mục tiêu riêng của mình đồng
thời cũng phải phối hợp với nhau để đạt được mục tiêu chung cho doanh nghiệp
về lợi nhuận. Sự tồn tại và tăng trưởng trong một môi trường kinh doanh ngày
càng cạnh tranh gay gắt và cực kỳ năng động. Trong các chức năng trên, có thể
nói rằng, quản trị hoạt động có tầm quan trọng đặc biệt trong hoạt động của
doanh nghiệp. Nếu quản trị hoạt động tốt, ứng dụng các phương pháp quản trị
khoa học thì sẽ tạo ra khả năng cạnh tranh lớn từ đó đem lại nhiều lợi nhuận cho
doanh nghiệp. Ngược lại nếu quản trị yếu kém sẽ làm cho doanh nghiệp bị thua
lỗ, thậm chí có thể bị phá sản. Ý thức được tầm quan trọng của quản trị sản xuất
và tác nghiệp, các doanh nghiệp Việt Nam ngày nay từ các tổng công ty cho đến
các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều quan tâm đầu tư cho hoạt động quản trị này.
Trong khuôn của bản báo cáo này, tôi sẽ tập trung tìm hiểu một số lĩnh vực
trong quản trị sản xuất và tác nghiệp tại xí nghiệp dược phẩm trung ương I để
tìm hiểu về chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp,nghiên cứu quy
trình tác nghiệp mà xí nghiệp đang tham gia vào. Qua đó nhận biết được những
bất cập cho công tác quản lý và tìm ra cách cải thiện.
Xí nghiệp dược phẩm trung ương I với ngành nghề kinh doanh: thu mua,
nuôi trồng dược liệu; sản xuất kinh doanh, xuất nhập khẩu thuốc chữa bệnh,
dược liệu, hoá chất tinh dầu, vật tư thiết bị y tế, in ấn biểu mẫu y tế.Trong môi
trường cạnh tranh gay gắt ngày nay, xí nghiệp xác định chiến lược cạnh tranh
1

phù hợp nhất với năng lực của mình là cạnh tranh bằng chất lượng. Xí nghiệp
lựa chọn cạnh tranh bằng chất lượng mà không lựa chọn các chiến lược cạnh
tranh bằng chi phí, cạnh tranh bằng sự đa dạng hoá sản phẩm... bởi vì những lý
do về tính đặc thù môi trường cạnh tranh của ngành Dược và những điểm mạnh,
điểm yếu nội tại của xí nghiệp.
Thứ nhất, về tính đặc thù môi trường cạnh tranh của ngành Dược:
Ngành Dược là một ngành cạnh tranh gay gắt với tổng cộng hơn 1200 doanh
nghiệp tham gia sản xuất và kinh doanh thuốc trong đó có rất nhiều công ty,
hãng dược phẩm hàng đầu thế giới. Hiện tại có hơn 16.000 loại dược phẩm có
mặt trên thị trường trong đó có nhiều nhãn hiệu nổi tiếng trên toàn thế giới. Và
đặc biệt là các bác sĩ cũng như người bệnh đặc biệt quan tâm đến chất lượng của
thuốc cũng như sự kịp thời của dịch vụ còn giá cả cũng không phải là lựa chọn
ưu tiên. Vậy nên chỉ có những sản phẩm có chất lượng cao mới có thể tồn tại
được trên thị trường Dược phẩm Việt Nam.
Thứ hai, về điểm mạnh, điểm yếu của xí nghiệp:
Điểm mạnh: Trong những năm qua, xí nghiệp đã có một đội ngũ nhà khoa
học,Dược sĩ, công nhân có kinh nghiệm sản xuất thuốc, có trình độ chuyên môn
tốt. Xí nghiệp có sự hợp tác tốt với các giáo sư, tiến sĩ tại trường Đại học Dược
Hà Nội, Viện kiểm nghiệm thuốc Trung ương và Viện Dược liệu Trung Ương vì
vậy xí nghiệp sở hữu nhiều công thức thuốc, nhiều phương pháp bào chế thuốc
rất độc đáo và có hàm lượng khoa học kỹ thuật cao, có khả năng đáp ứng được
những yêu cầu khe khắt về chất lượng của thuốc.
Điểm yếu: Xí nghiệp có tiềm lực tài chính còn hạn chế nên không thể đa
dạng hoá sản phẩm cũng như cùng một lúc cạnh tranh cả về chất lượng sản
phẩm và kênh phân phối để đẩy nhanh tốc độ cung cấp hàng. Vậy nên xí nghiệp
phải lựa chọn chiến lược cạnh tranh tập trung vào thế mạnh của mình là có khả
năng sản xuất ra các thuốc có chất lượng cao đáp ứng được nhu cầu của khách
hàng.

2


Tuy nhiên để cạnh tranh bằng chất lượng không hề đơn giản, đặc biệt là trong
ngành Dược phẩm. Xí nghiệp cần phải vượt qua nhiều khó khăn, thách thức,
nhiều rào cản khác nhau.
Rào cản bên trong xí nghiệp :
- Nhận thực về chất lượng và mục tiêu chiến lược chưa được truyền thông
và quảng bá trong toàn bộ nhân sự
- Sự phối hợp giữa các bộ phận chưa khăng kít ảnh hưởng đến hiệu quả
công việc chung; và khó đánh giá và lượng hóa bằng chi phí; lãng phí trong sản
xuất.
- Sự ổn định của sản xuất, công suất, thiết bị, phế phẩm, nhân sự tại xí
nghiệp
- Văn hóa doanh nghiệp chưa phát huy được sức mạnh
- Chính sách về nhân sự; chế độ còn khác biệt chưa tương xứng với một
số bộ phận.
- Hoạt động Marketing nghèo nàn và kém hiệu quả
- Khó khăn tài chính
Rào cản bên ngoài xí nghiệp :
- Sự lớn mạnh và chiến lược của đối thủ cạnh tranh
- Sự gia nhập mới
- Điều kiện về tiêu chuẩn ngày càng khắt khe
- Chảy máu chất xám, và mất nhân sự chủ chốt
- Khủng khoảng về tài chính tiền tệ toàn cầu
- Các sản phẩm bị làm nhái; làm giả.
Qua quá trình học tập và nghiên cứu môn quản trị hoạt động, đặc biệt là
phần quản lý sản xuất theo phương pháp Lean từ đó đối chiếu với các hoạt động
tại xí nghiệp, tôi nhận thấy rằng: trong quá trình hoạt động tác nghiệp hiện nay,
mặc dù đã rất cố gắng hạn chế nhưng xí nghiệp đang có nhiều loại lãng phí mà

lẽ ra có thể tiết kiệm được. Các loại lãng phí đó là:
Sản xuất dư thừa: Hiện tại xí nghiệp sản xuất thường theo công suất của
dây truyền máy móc nên có xu hướng sản xuất thừa so với nhu cầu thực tế dẫn
3


đến tăng hàng tồn kho một cách không cần thiết. Từ đó kéo theo nhiều chi phí
tài chính cho việc bảo quản hàng hoá, lưu kho...
Khắc phục:
Để tránh tình trạng sản xuất dư thừa xí nghiệp nên áp dụng phương pháp
sản xuất Just – in – Time nghĩa là chỉ sản xuất một lượng đủ sản phẩm vào đúng
thời điểm cần mà thôi chứ không sản xuất thừa. Và khi đó chỉ khi nào cần thì
mới gọi nhà cung cấp cung ứng các nguyên vật liệu, không đặt hàng trước. Chia
nhỏ kế hoạch sản xuất theo ngày; theo tuần để hạn chế và giảm thiểu sự lãnh phí
do sản xuất dư thừa. Việc chia nhỏ kế hoạch sản xuất cũng giup cho việc điều
chỉnh sản xuất phù hợp, linh hoạt hơn với kế hoạch bán hàng; giảm thiểu thời
gian và chi phí tài chính cho việc dư thừa. Điều này sẽ giúp cho xí nghiệp giải
quyết được vấn đề sản xuất dư thừa cũng như tăng dự trữ quá mức cần thiết về
nguyên vật liệu, bán thành phẩm.
Ngoài ra xí nghiệp cũng cần nâng cao hiệu quả và sử dụng các công cụ dự
báo kinh doanh tin cậy hơn; thiết lập các giải pháp kèm theo nếu có xuất hiện
dấu hiệu dư thừa tại 1 hay nhiều nhãn hàng do khả năng tiêu thụ giảm ví dụ : tập
trung bán hàng; sử dụng chương trình khuyến mại; gia tăng tồn kho cho nhà
phân phối đối với mặt hàng đó.
Dự trữ: Xí nghiệp hiện tại thường dự trữ quá mức cần thiết về nguyên vật
liệu, bán thành phẩm và thành phẩm dẫn đến gia tăng chi phí tài chính.
Vận chuyển: Hiện tại vẫn còn một vài sự chưa hợp lý trong qui trình sản
xuất của xí nghiệp dẫn đến việc có một vài công đoạn mà sản phẩm đầu ra của
công đoạn trước không được sử dụng tức thời bởi công đoạn sau dẫn đến việc
phải di chuyển nguyên vật liệu, bán thành phẩm giữa các công đoạn làm kéo dài

thời gian chu kỳ sản xuất, dẫn đến việc sử dụng lao động và mặt bằng kém hiệu
quả làm tăng chi phí sản xuất.
Chờ đợi: Đôi lúc trong quá trình sản xuất công nhân phải chờ việc và máy
móc phải dừng hoạt động do sự vận hành không đồng nhịp giữa các công đoạn,

4


các bộ phận sản xuất. Việc chờ đợi này làm tăng thêm chi phí sản xuất do sự
tăng thêm của chi phí nhân công và chi phí khấu hao.
Khuyết tật: Vẫn còn nhiều khuyết tật từ việc phối hợp, thông tin giữa các
bộ phận gây lên sự lãng phí mà khó xác định được nguyên nhân rõ ràng như: ra
phế liệu quá phế phẩm; sai sót về giấy tờ, giao hàng trễ, sản xuất sai quy cách,
sử dụng quá nhiều nguyên vật liệu.
Khắc phục:
- Rà soát lại các quy trình tác nghiệp trong quá trình sản xuất để khắc phục
các lỗi quy trình. Cử người theo dõi hoặc lắp camera theo dõi việc thực
hiện đúng quy trình
- Đào tạo và tăng nhận thức, thấu hiểu các công việc giữa các bộ phần, đặc
biệt giữa các bộ phận mắt xích liền kề
Tồn kho: Tồn kho là vấn đề rất khó khắc phục triệt để; tuy nhiên có thể giảm
thiểu các chi phí này. Tồn kho phát sinh do quá trình sản xuất dư thừa, do dự trữ
nguyên vật liệu là bước đệm, chờ đợi để đưa hàng đi tiêu thụ
Khắc phục:
Áp dụng phương pháp sản xuất Just – in – Time: Tìm kiếm và ký kết hợp
đồng với các nhà cung ứng nguyên vật liệu, các nhà phân phối hàng hóa hoặc
tận dụng kho bãi của khách hàng để đảm bảo nguyên tắc chỉ sản xuất một lượng
đủ sản phẩm vào đúng thời điểm cần. Điều này, trước mắt sẽ giúp cho xí nghiệp
giải quyết được vấn đề sản xuất dư thừa và tồn kho.
Thao tác: Hiện tại qui trình thao tác của công nhân trong quá trình sản xuất

tại xí nghiệp vẫn còn những điểm chưa hợp lý dẫn đến một số bất cập trong qui
trình thao tác, làm chậm tốc độ làm việc của công nhân. Thao tác vẫn thường
xảy ra ở bộ phận đóng gói, bao nhãn sản phẩm vì làm việc trên dây truyền, tuy
nhiên công suất và năng suất của lao động giữa các tổ hay thậm chí trong cùng
một tổ cũng rất khác nhau vì lý do thao tác của lao động vẫn có những động tác
dư thừa do thói quen.
Khắc phục:

5


- Đào tạo lại theo quy trình mẫu, nghiên cứu, cải tiến các thao tác nhằm loại
bỏ và thay thế các thao tác không cần thiết.
- Sử dụng công nghiệ đóng, gói nhãn sản phẩm tự động hoặc bán tự động, ít
sử dụng lao động phổ thông
Tóm lại, qua quá trình học tập và nghiên cứu môn học quản trị hoạt động
cùng với thực tế hoạt động quản trị sản xuất và tác nghiệp tại xí nghiệp của mình
tôi nhận thấy việc áp dụng các kiến thức khoa học của môn quản trị sản xuất và
tác nghiệp vào các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là cực kỳ
quan trọng và cần thiết. Thực hiện tốt quản trị sản xuất và tác nghiệp là xí
nghiệp đã làm tốt một trong ba chức năng quan trọng là: Marketing, sản xuất và
tài chính. Khoa học về quản trị sản xuất và tác nghiệp phát triển liên tục nhanh
chóng cùng với việc phát triển khoa học và công nghệ tạo nên nhiều cơ hội cho
các doanh nghiệp ứng dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh để từ đó có thể
tạo ra được những lợi thế cạnh tranh vượt trội so với các đối thủ khác. Thực tế
đã chỉ ra rằng quản trị sản xuất và tác nghiệp có tầm quan trọng đặc biệt trong
hoạt động của doanh nghiệp. Nếu quản trị sản xuất và tác nghiệp kém sẽ làm
cho doanh nghiệp bị thua lỗ, thậm chí có thể phá sản còn ngược lại, nếu quản trị
tốt thì sẽ tạo khả năng sinh lời lớn cho doanh nghiệp.

6