trình tác nghiệp trong giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội cho người lao động tại bảo hiểm xã hội tỉnh hà giang

Quy trình tác nghiệp trong giải quyết chế độ Bảo hiểm xã hội cho người lao
động tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Hà Giang

Trong bất cứ doanh nghiệp, tổ chức nào nói đến hoạt động là nói đến sự tương
tác theo một quy trình nhất định giữa con người với máy móc thiết bị, nguyên
nhiên vật liệu, tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ theo thiết kế ban đầu nhằm thoả mãn
nhu cầu của xã hội, của người tiêu dùng, theo lý thuyết hệ thống có thể mô tả:

Các yếu tố đầu vào

Đầu ra
Chuyển hoá
chế biến

- Con người
- Tiền vốn

Các sản phẩm, dịch vụ

- Nguyên vật liệu.

Tuỳ thuộc vào đặc điểm của doanh nghiệp, tổ chức mà xây dựng nên qui
trình tác nghiệp phù hợp với quá trình tạo ra sản phẩm, dịch vụ.
Trong giới hạn của chuyên đề tôi muốn giới thiệu qui trình tác nghiệp trong
giải quyết chế độ Bảo hiểm xã hội cho người lao động tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Hà
Giang.

I- Cơ cấu tổ chức bộ máy của Bảo hiểm xã hội tỉnh:
1/ Tổ chức Bảo hiểm xã hội.

Tổ chức bảo hiểm xã hội là tổ chức sự nghiệp, có chức năng thực hiện chế độ,
chính sách bảo hiểm xã hội, quản lý và sử dụng các quỹ bảo hiểm xã hội theo quy
định của pháp luật, cơ cấu tổ chức nhiệm vụ do Chính Phủ quy định.
Hệ thống Bảo hiểm xã hội được chia thành 3 cấp:
-Trung ương : Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
- Tỉnh

: Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

- Huyện : Bảo hiểm xã hội các huyện, thành phố, thị xã trực thuộc tỉnh.
Tổ chức bộ máy Bảo hiểm xã hội tỉnh gồm : Giám đốc, các Phó giám đốc,
các phòng chức năng, Bảo hiểm xã hội các huyện, thành phố, thị xã, có thể biểu
diễn bằng sơ đồ sau:

Giám đốc, các phó giám đốc

Phòng
Tổ
chức
hành
chính

Phòng
chế
độ
chính
sách

Phòng
Giám

định y
tế

Phòng
thu

Phòng
Cấp
sổ thẻ

Phòng
kế
hoạch
tài
chính

Phòng
tiếp
nhận
và
quản
lý hồ
sơ

Phòng
kiểm
tra

Phòng
công

nghệ
thông
tin


Bảo hiểm xã hội các huyện

Tổ chức bộ máy Bảo hiểm xã hội cấp huyện gồm: Giám đốc, các Phó giám
đốc, các chuyên viên, nhân viên thực hiện chuyên môn nghiệp vụ.

2/ Chức năng, nhiệm vụ:
- Thu Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế bắt buộc theo quy định của pháp luật.
- Thu Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế tự nguyện theo quy định của pháp luật.
- Giải quyết các chế độ Bảo hiểm xã hội cho người lao động bao gồm: Hưu
trí; Tử tuất; Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; ốm đau; Thai sản; Dưỡng sức,
phục hồi sức khoẻ.
- Chi trả chi phí khám chữa bệnh cho các cơ sở y tế có ký hợp đồng khám
chữa bệnh Bảo hiểm y tế.
- Giám định việc khám chữa bệnh tại cơ sở y tế nhằm bảo vệ quyền và lợi ích
hợp pháp cho người có thẻ Bảo hiểm y tế, chống lạm dụng quỹ Bảo hiểm y tế.
3/ Mối quan hệ làm việc với các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân.
*Lĩnh vực thu Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế:
- Các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân đóng Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế
cho cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp huyện hoặc Bảo hiểm xã hội tỉnh (Bảo hiểm xã
hội tỉnh do Phòng Thu trực tiếp quản lý, theo dõi).


- Bảo hiểm xã hội tỉnh cấp sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động tham gia
Bảo hiểm xã hội, hàng năm xác nhận quá trình tham gia Bảo hiểm xã hội cho
người lao động.

*Lĩnh vực giải quyết chế độ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế:
- Tổ chức cá nhân lập hồ sơ giải quyết các chế độ Hưu trí; Tử tuất; Tai nạn
lao động, bệnh nghề nghiệp; ốm đau; Thai sản; Dưỡng sức, phục hồi sức khoẻ gửi
về cơ quan Bảo hiểm xã hội.
- Bảo hiểm xã hội tỉnh hoặc Bảo hiểm xã hội huyện ( theo phân cấp) căn cứ
vào quy định của pháp luật, căn cứ vào hồ sơ giải quyết các chế độ cho người lao
động.
- Người bệnh có thẻ Bảo hiểm y tế khi ốm đau, bệnh tật đến nơi đăng ký khám
chữa bệnh ban đầu để khám và điều trị.
- Cơ quan Bảo hiểm xã hội tổ chức giám định và thanh toán cho cơ sở y tế
thực hiện khám chữa bệnh cho người có thẻ Bảo hiểm y tế.
*Lĩnh vực chi trả các chế độ Bảo hiểm xã hội:
- Bảo hiểm xã hội cấp huyện tổ chức chi trả lương hưu và trợ cấp Bảo hiểm xã
hội cho đối tượng hưởng dưới 2 hình thức: Chi trả trực tiếp hoặc chi trả gián tiếp
thông qua đại diện chi trả xã, phường.

II- Qui trình tác nghiệp trong giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội tại Bảo
hiểm xã hội tỉnh.
Trong Phần I đã trình bày cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, mối quan hệ
làm việc của Bảo hiểm xã hội tỉnh. Là đơn vị sự nghiệp nhà nước , Bảo hiểm xã


hội có chức năng phục vụ đối tượng tham gia Bảo hiểm xã hội dưới hình thức dịch
vụ công.

1/ Dưới góc độ tài chính quá trình dịch vụ được mô tả như sau:

Đầu vào

Quĩ Bảo hiểm xã hội

theo dõi quá trình
tham gia bảo hiểm
xã hội của người lao
động

Tiền của chủ sử dụng

Đầu ra

Các chế độ bảo hiểm xã hội:

động và người lao động đóng

lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã
hội, chi phí khám chữa bệnh

2/ Dưới góc độ giải quyết chế độ Bảo hiểm xã hội dịch vụ được mô tả

Xử lý, đối chiếu
thông tin, ra quyết
định

Đầu vào

Đầu ra

- Hồ sơ tham gia Bảo hiểm xã hội

Quyết định mức hưởng chế độ

- Hồ sơ giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội

bảo hiểm xã hội

3/Dưới góc độ tác nghiệp giải quyết chế độ Bảo hiểm xã hội theo cơ chế” một cửa’.

Đầu vào

Phòng tiếp nhận quản lý
hồ sơ
Xem xét xử lý thông tin
chuyển các phong chức
năng giải quyết

Đầu ra


- Bảo hiểm xã hội các huyện nộp hồ sơ

- Bảo hiểm xã hội huyện tiép nhận kết quả

- Các đơn vị sử dụng lao động nộp hồ sơ

-- Các đơn vị sử dụng lao động tiếp nhận kế t quả

- Cá nhân có quyền lợi bảo hiểm xã hội

- Cá nhân tiếp nhận kết quả

nộp hồ sơ

Trong phần này chúng ta chỉ nghiên cứu mục 3.
3.1 Tiếp nhận hồ sơ giải quyết chế độ Bảo hiểm xã hội tại phòng tiếp nhận
quản lý hồ sơ:
- Tiếp nhận hồ sơ từ Bảo hiểm xã hội chuyển đến để giải quyết chế độ Bảo
hiểm xã hội cho người lao động thuộc phạm vi cấp huyện quản lý thu, quản lý chi
trả các chế độ Bảo hiểm xã hội dài hạn.
- Tiếp nhận hồ sơ từ các đơn vị sử dụng lao động để giải quyết chế độ Bảo
hiểm xã hội cho người lao động thuộc Bảo hiểm xã hội tỉnh trực tiếp quản lý thu.
- Tiếp nhận hồ sơ giải quyết các chế độ Bảo hiểm xã hội của các cá nhân đã
dừng tham gia Bảo hiểm xã hội, bảo lưu thời gian tham gia Bảo hiểm xã hội có nhu
cầu giải quyết chế độ Bảo hiểm xã hội.
- Đối chiếu hồ sơ với quy định về hồ sơ, tính hợp lệ của hồ sơ, lập phiếu hẹn
thời gian trả kết quả theo qui định.
-Đối chiếu thông tin trên sổ Bảo hiểm xã hội với quá trình tham gia Bảo hiểm
xã hội được ghi trên phần mềm quản lý thu.
- Chuyển hồ sơ về phòng Chế độ Bảo hiểm xã hội để giải quyết chế độ cho
người lao động.
3.2. Giải quyết chế độ Bảo hiểm xã hội tại phòng Chế độ Bảo hiểm xã hội.


- Căn cứ vào sổ Bảo hiểm xã hội, hồ sơ giải quyết chế độ Bảo hiểm xã hội,
kiểm tra thông tin, tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ
- Nhập thông tin vào phần mềm giải quyết chế độ chính sách, in ra quyết định
giải quyết chế độ chính sách và các hồ sơ về giải quyết chế độ chính sách theo quy
định .
- Trình Giám đốc ký quyết định và hồ sơ giải quyết chế độ Bảo hiểm xã hội
- Kết xuất dữ liệu từ phần mềm giải quyết chế độ sang phần mềm quản lý chi
trả.
- Chuyển hồ sơ đã giải quyết về phòng tiếp nhận quản lý hồ sơ.

3.3 Tiếp nhận và trả kết quả tại phòng tiếp nhận quản lý hồ sơ.
- Phòng tiếp nhận quản lý hồ sơ tiếp nhận kết quả và hồ sơ ban đầu từ phòng
chế độ Bảo hiểm xã hội.
- Phân loại hồ sơ thành hồ sơ lưu trữ, hồ sơ trả Bảo hiểm xã hội các huyện,
đơn vị sử dụng lao động và các nhân.
- Trả kết quả cho Bảo hiểm xã hội các huyện đơn vị sử dụng lao động và các
nhân.
- Đưa hồ sơ lưu trữ thuộc Bảo hiểm xã hội tỉnh vào kho lưu trữ; định kỳ nộp
hồ sơ lưu trữ về Bảo hiểm xã hội Việt Nam .
3.4 .Quy định thời gian trả kết quả.
- Hồ sơ giải quyết hưu trí 22 ngày làm việc
- Hồ sơ tai nạn lao động, tử tuất, trợ cấp Bảo hiểm xã hội một lần 10 ngày làm
việc


- Hồ sơ cấp lại giấy chứng nhận, hưởng lương hưu trợ cấp Bảo hiểm xã hội 5
ngày làm việc.
3.5. Xử lý những vướng mắc trong quá trình giải quyết chế độ Bảo hiểm xã
hội:
Trong quá trình giải quyết chế độ Bảo hiểm xã hội nếu phòng Chế độ Bảo
hiểm xã hội phát hiện những vướng mắc trong hồ sơ, phối hợp với các phòng chức
năng hoặc Bảo hiểm xã hội huyện có liên quan để xử lý điều chỉnh lại thông tin
trong hồ sơ hoặc yêu cầu đơn vị sử dụng lao động hoặc cá nhân điều chỉnh lại
thông tin trong hồ sơ cho đúng với chế độ, chính sách, quy định của pháp luật.
Thời gian xử lý hồ sơ vướng mắc được cộng với thời gian quy định trả kết
quả.
4/ Đánh giá quy trình giải quyết chế độ theo cơ chế “ Một cửa”.
- Thời gian xử lý, trả kết quả còn dài cần phải được rút ngắn hơn nữa nhằm
tăng năng suất lao động.
Nguyên nhân:

- Quản lý thông tin quá trình tham gia Bảo hiểm xã hội của người lao động
trước đây bằng phương pháp thủ công, ghi sổ Bảo hiểm xã hội bằng tay vì thế quá
trình giải quyết chế độ Bảo hiểm xã hội phải nhập lại toàn bộ thông tin từ sổ Bảo
hiểm xã hội vào phần mềm giải quyết chính sách
- Do chính sách của nhà nước có nhiều thay đổi, cách ghi chép thông tin thiếu
chính xác vì thế quá trình giải quyết chế độ hay gặp vướng mắc, thời gian kiểm tra,
điều chỉnh thông tin mất nhiều thời gian.
Phương hướng khắc phục:


- Tất cả các thông tin ban đầu của người lao động, quá trình tham gia Bảo
hiểm xã hội của người lao động được phản ánh đầy đủ trong cơ sở dữ liệu, phần
mềm quản lý thu Bảo hiểm xã hội.
- Thiết kế hệ thống phần mềm liên thông, kết xuất dữ liệu từ phần mềm quản
lý thu sang phần mềm giải quyết chế độ chính sách, phần mềm quản lý chi trả.
- Mặc định điều kiện, chế độ được hưởng theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện quản trị mạng, phân quyền khai thác, xử lý thông tin cho các
chuyên viên thực hiện nhiệm vụ.
Khi thực hiện được tin học hoá quản lý, thời gian giải quyết chế độ Bảo hiểm
xã hội có thể thực hiện được trong ngày.

III- Những nội dung của môn học Quản trị tác nghiệp có thể áp dụng vào
công việc của bản thân.

Trong phần mục tiêu của môn học đã nêu: Quản trị hoạt động là một môn
khoa học nghiên cứu tính hiệu quả, của quá trình chuyển hoá của các nguồn lực
đầu vào sản xuất như nguyên vật liệu, vốn, lao động thành các sản phẩm vật dụng
đầu ra hữu dụng cho khách hàng. Môn học nhằm cung cấp cho các nhà quản lý
những khái niệm kỹ thuật cơ bản trong quá trình hoạt động.
Môn học cung cấp cho học viên những nội dung cơ bản:

Tổng quan về quản trị sản xuất và tác nghiệp; chiến lược tác nghiệp, dự báo
nhu cầu, hệ thống kế hoạch sản xuất và tác nghiệp kế hoạch nguồn nguyên liệu, hệ
thống hàng dự trữ, quản lý chất lượng, phương thức sản xuất hiện đại JIT/ lean.


Mỗi nội dung đều phát triển những hiểu biết cho người học. Tuy nhiên những
học viên đang quản lý trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh sẽ tiếp thu và áp dụng
được nhiều hơn.
Là cán bộ quản lý trong đơn vị sự nghiệp, hình thức hoạt động là dịch vụ
công, không vì mục tiêu lợi nhuận. Tuy nhiên không vì thế mà không quan tâm đến
quản trị tác nghiệp. Chính phủ Việt Nam đang thực hiện cải cách thủ tục hành
chính, thực hiện việc giải quyết công việc với tổ chức, các nhân theo cơ chế “ Một
cửa’ liên thông nhằm giảm phiền hà sách nhiễu, suy cho cùng nhằm nâng cao năng
suất lao động xã hội. Đây là một chủ trương đúng đắn là động lực để thúc đẩy sản
xuất phát triển, mang lại sự hài lòng cho nhân dân. Chúng tôi cũng cần có chiến
lược tác nghiệp, dự báo nhu cầu, kế hoạch vật tư phục vụ tác nghiệp, quản lý chất
lượng dịch vụ. Vì thế bản thân tôi cũng tiếp thu được kiến thức mà môn học trang
bị để vận dụng vào quá trình quản lý tác nghiệp của đơn vị.

Kết luận:

Hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân là quá trình tương tác giữa con
người với tư liệu lao động, nhằm xử lý, chế biến thành sản phẩm dịch vụ hữu dụng
phục vụ cho khách hàng và xã hội.
Quản trị hoạt động là quá trình nghiên cứu sự tương tác đó , bố trí các yếu tố
đầu vào, xử lý quá trình chế biến một cách hợp lý nhằm đưa ra sản phẩm, dịch vụ
có chất lượng thoả mãn nhu cầu khách hàng, tăng năng suất mang lại hiệu quả kinh
tế - xã hội.

Học Quản trị hoạt động không chỉ cần đối với các nhà lãnh đạo quản lý các
doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ mà cần thiết cho cả những nhà lãnh đạo quản lý, tổ
chức, cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước.

Tài liệu tham khảo:
- Giáo trình quản trị sản xuất và tác nghiệp đại học GRIGGS.
- Slide Quản trị hoạt động của đại học GRIGGS
- Qui định phối hợp giữa BHXH huyện, thành phố, các phòng nghiệp vụ thuộc
BHXH tỉnh Hà Giang trong thực hiện cơ chế “ Một cửa”.