04 ky nang kiem tra

KỸ NĂNG KIỂM TRA

www.vctel.com/www.vanchun
g.vn

1


1. Khái niệm

Kiểm tra là đo đường và chấn chỉnh việc thực hiện
nhằm đảm bảo rằng các mục tiêu và các kế hoạch vạch ra
để thực hiện các mục tiêu này đã và đang được hoàn thành.

www.vctel.com/www.vanch

2


2. Ý nghĩa:


Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức



Bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữu hiệu.



Làm bày tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác

hơn theo thứ tự quan trọng.



Xác định và dự đoán những biến động và những chiều
hướng chính.

www.vctel.com/www.vanch

3


2. Ý nghĩa (tt)


Đơn giản hóa các vấn đề ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và
trách nhiệm.



Phác thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại bớt
những gì quan trọng hay không cần thiết.



Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải
tiến việc hoàn thành công việc, tiết kiệm thời gian, công sức
của mọi người



Phát hiện kịp thời các sai sót và bộ phận chịu trách nhiệm
để chấn chỉnh
www.vctel.com/www.vanch

4


3. Phân loại



Kiểm tra trước, trong, sau.



Kiểm tra theo lĩnh vực như tài chính, nhân sự, sản xuất…

www.vctel.com/www.vanch

5


4. Các nguyên tắc của việc kiểm tra


Cần phải được thiết kế theo các kế hoạch cụ thể.



Thiết kế theo từng cấp bậc và tâm lý của nhà quản trị.



Vạch rõ các chỗ khác biệt của các điểm thiết yếu.



Việc kiểm tra phải khách quan.



Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với không khí của tổ chức.



Việc kiểm tra phải tiết kiệm.



Việc kiểm tra phải tác động điều chỉnh.

www.vctel.com/www.vanch

6


4. Các nguyên tắc của việc kiểm tra


Căn cứ kế hoạch hoạt động và theo cấp bậc của đối tượng
kiểm tra



Dựa vào đặc điểm cá nhân của nhà quản lý



Thực hiện tại những điểm trọng yếu



Khách quan



Phù hợp với bầu không khí của tổ chức



Tiết kiệm, công việc kiểm tra tương xứng
www.vctel.com/www.vanch

7


5. Quá trình kiểm tra


Thiết lập tiêu chuẩn



Đo lường thành quả



Sửa chữa sai lầm



Phòng ngừa

www.vctel.com/www.vanch

8


5.1 Thiết lập tiêu chuẩn


Số lượng giờ công.



Số phế phẩm.



Chi phí.



Doanh thu.



Sự hài lòng của khách hàng…

www.vctel.com/www.vanch

9


5.1 Thiết lập tiêu chuẩn
YÊU CẦU CỦA TIÊU CHUẨN


Rõ ràng: Tiêu chuẩn công việc không những để đánh giá
được hiệu quả mà còn giúp nhà quản lý kiểm tra các công
việc đó. Tiêu chuẩn “mập mờ” dễ sinh ra tranh chấp.



Có khả năng đo lường được. Tiêu chuẩn không đo lường
được sẽ làm cho người kiểm tra không thể đánh giá công
việc có phù hợp với tiêu chuẩn hay không.

www.vctel.com/www.vanch

10


5.2 Đo lường thành quả


Có thể hình dung ra thành quả trước khi nó được thực hiện
để có biện pháp sửa chữa kịp thời (Pre – check).



Xác định tiêu chuẩn đo lường chính xác.



Định tính hay định lượng các nội dung khó kiểm tra.

www.vctel.com/www.vanch

11


5.3 Sửa chữa sai lầm


Sửa lại kế hoạch, phân công lại, thêm nhân viên…



Đây là giai đoạn mà chức năng kiểm tra gặp lại các chức
năng khác.

www.vctel.com/www.vanch

12


5.4 Phòng ngừa


Tìm hiểu bản chất nguyên nhân gốc rễ là gì?



Phương pháp tìm kiếm là theo biểu đồ nhân quả.



Đưa ra biện pháp khắc phục gốc rễ của vấn đề.



Cập nhật phương pháp vào hệ thống tài liệu.



Trainning và theo dõi.

www.vctel.com/www.vanch

13


Biểu đồ nhân quả (biểu đồ xương cá)
Nguyên nhân tầng 1
Nguyên nhân tầng 2

Vấn đề

www.vctel.com/www.vanch

14


6. Kiểm tra dự phòng (pre-check)
6.1 Khái niệm:


Hệ thống kiểm tra mang tính dự phòng là hệ thống tiên liệu
trước sai sót xảy ra để tiến hành điều chỉnh ngay lập tức
hoặc để ra các biện pháp kiểm soát phòng ngừa.



Kiểm tra dự phòng thông qua hình thức xây dựng quy trình
quản lý.

www.vctel.com/www.vanch

15


6.2 Các cấp bậc tài liệu
Sổ tay



Cấp 1



Cấp 2

Thủ tục



Cấp 3

Hướng dẫn công việc,
Quy định, tiêu chuẩn



Cấp 4

Biểu mẫu/hồ sơ

www.vctel.com/www.vanch

16


6.3 Xác định bảng kiểm soát quá trình.


Bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu riêng, phục vụ cho
việc diễn giải quá trình.



Nhiều tổ chức đưa bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu
của hệ thống, nhưng nhiều tổ chức chỉ coi nó là công cụ hỗ
trợ cho việc setup quá trình.

www.vctel.com/www.vanch

17


6.3 Xác định bảng kiểm soát quá trình
(tt)
Stt

Công
đoạn

Điểm kiểm
soát

Thiết bị sử
dụng

Đặc
tính/
thông
số

Đo
Công
lườn nghệ
g

Mức
qui
định

Tần
suất

Tài
Ngườ Hồ sơ
liệu
i thực
hướng hiện
dẫn

www.vctel.com/www.vanch

18


6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu


Các điểm kiểm tra trọng yếu là các điểm mang lại sự hiệu
quả cao nhất.



Các điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto.



Năng lực lựa chọn điểm kiểm tra trọng yếu là một nghệ
thuật về quản trị, vì vậy không có quy tắc nào giúp các nhà
quản trị tìm ra điểm trọng yếu này.

www.vctel.com/www.vanch

19


6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu (tt)
Các điểm kiểm tra trọng yếu có thể tìm nhờ một số câu hỏi
sau:


Những điểm nào phản ánh rõ nhất mục tiêu của bộ phận

mình?



Những điểm nào phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt mục
tiêu?



Những điểm nào là điểm đo lường tốt nhất cho sự sai lạc?

www.vctel.com/www.vanch

20


6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu (tt)



Những điểm nào là điểm cho nhà quản lý biết ai là người
chịu trách nhiệm về sự thất bại.



Tiêu chuẩn kiểm tra nào ít tốn kém nhất.



Tiêu chuẩn kiểm tra nào có thể thu thập thông tin nhiều

nhất mà ít tốn kém nhất?

www.vctel.com/www.vanch

21


6.5 Xây dựng hệ thống kiểm soát nội
bộ


Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống giúp cho việc kiểm
soát toàn bộ các nguy cơ của tổ chức.



Hệ thống kiểm soát nội bộ tương tự như hệ thống HACCP
của các công ty sản xuất thực phẩm.



Hệ thống KSNB liên quan đến tất cả các quy trình trong tổ
chức.

www.vctel.com/www.vanch

22


6.5 Xây dựng hệ thống kiểm soát nội

bộ (tt)
CÁC BƯỚC THIẾT LẬP MỘT ĐIỂM KIỂM SOÁT


Xác định nguy cơ:



Đưa ra các giải pháp:



Lựa chọn giải pháp phù hợp.



Cập nhật giải pháp vào hệ thống tài liệu quản lý.



Theo dõi và đánh giá hiệu quả.
www.vctel.com/www.vanch

23


7. Check in (kiểm tra trong).


Kiểm tra trong là quá trình kiểm tra trực tiếp công việc/hành

vi đang thực hiện.



Người kiểm tra phải lập một kế hoạch kiểm tra tổng thể
năm/quý/tháng/tuần.



Thời gian kiểm tra phù hợp theo thời gian của các chức năng
quản trị.

www.vctel.com/www.vanch

24


7. Các biện pháp kiểm tra trong (tt)


Kiểm tra thông qua các báo cáo, đề xuất của NV gửi lên.



Kiểm tra theo từng đợt thông báo trước (audit = đánh giá
nội bộ).



Kiểm tra bằng phương pháp quan sát: theo dõi hành vi thực

hiện, cách thức sắp xếp dụng cụ làm việc, hồ sơ.



Theo dõi thông qua mạng máy tính.



Kiểm tra đột xuất.

www.vctel.com/www.vanch

25