Xây dựng bộ kiểm tra căn cứ pháp lý của văn bản hành chính
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.04 MB, 61 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM
------------------------
NGUYỄN THỊ PHƯƠNG THY
XÂY DỰNG BỘ KIỂM TRA CĂN CỨ PHÁP LÝ
CỦA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Công Nghệ Thông Tin
Mã ngành: 60480201
TP. HỒ CHÍ MINH, năm 2017
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM
------------------------
NGUYỄN THỊ PHƯƠNG THY
XÂY DỰNG BỘ KIỂM TRA CĂN CỨ PHÁP LÝ
CỦA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Công Nghệ Thông Tin
Mã ngành: 60480201
CÁN BỘ HƯỚNG DẪN KHOA HỌC : TS. ĐẶNG TRƯỜNG SƠN
TP. HỒ CHÍ MINH, năm 2017
CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM
Cán bộ hướng dẫn khoa học : TS. Đặng Trường Sơn
Luận văn Thạc sĩ được bảo vệ tại Trường Đại học Công nghệ TP. HCM ngày
19 tháng 11 năm 2017.
Thành phần Hội đồng đánh giá Luận văn Thạc sĩ gồm:
Họ và Tên
TT
Chức danh Hội đồng
1
PGS.TS. Đỗ Phúc
Chủ tịch
2
TS. Nguyễn Thị Thúy Loan
Phản biện 1
3
TS. Lê Thị Ngọc Thơ
Phản biện 2
4
TS. Nguyễn Hà Giang
Ủy viên
5
TS. Trần Minh Thái
Ủy viên, Thư ký
Xác nhận của Chủ tịch Hội đồng đánh giá Luận văn sau khi Luận văn đã sửa
chữa (nếu có).
Chủ tịch Hội đồng đánh giá LV
Đỗ Phúc
TRƯỜNG ĐH CÔNG NGHỆ TP. HCM
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
PHÒNG QLKH – ĐTSĐH
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
TP. HCM, ngày 15 tháng 03 năm 2017
NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ
Họ tên học viên: NGUYỄN THỊ PHƯƠNG THY
Giới tính: NỮ
Ngày, tháng, năm sinh: 28/11/1983
Nơi sinh: Kiên Giang
Chuyên ngành: Công nghệ thông tin
MSHV: 1541860049
I- Tên đề tài:
XÂY DỰNG BỘ KIỂM TRA CĂN CỨ PHÁP LÝ CỦA VĂN BẢN
HÀNH CHÍNH
II- Nhiệm vụ và nội dung:
-
Tìm hiểu về văn bản hành chính và đề dẫn cứ trong văn bản hành
chính.
-
Tìm hiểu về kỹ thuật tách từ trong văn bản tiếng Việt.
-
Xây dựng bộ kiểm tra căn cứ hợp lệ hay không hợp lệ.
III- Ngày giao nhiệm vụ: 15/03/2017
IV- Ngày hoàn thành nhiệm vụ: 31/08/2017
V- Cán bộ hướng dẫn: TS. ĐẶNG TRƯỜNG SƠN
CÁN BỘ HƯỚNG DẪN
TS Đặng Trường Sơn
KHOA QUẢN LÝ CHUYÊN NGÀNH
i
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết
quả nêu trong Luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ
công trình nào khác.
Tôi xin cam đoan rằng mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện Luận văn này
cũng như các trích dẫn hay tài liệu học thuật tham khảo đã được cảm ơn đến tác giả
và các thông tin trích dẫn trong Luận văn đã được chỉ rõ nguồn gốc.
Học viên thực hiện Luận văn
Nguyễn Thị Phương Thy
ii
LỜI CÁM ƠN
Trước hết, cho tôi được gửi lời cảm ơn đến sự hướng dẫn và giúp đỡ
tận tình của TS Đặng Trường Sơn.
Xin cảm ơn các Thầy/Cô, Khoa CNTT Đại Học Công Nghệ TP. HCM
đã giúp đỡ và cung cấp cho tôi những kiến thức quý giá trong suốt thời gian
học tập và nghiên cứu thực hiện luận văn.
Tôi cũng xin gởi lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè và những đồng nghiệp
đã luôn quan tâm và giúp đỡ tôi trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu
hoàn thành luận văn này.
Luận văn không thể tránh khỏi những sai sót, rất mong nhận được ý
kiến đóng góp của mọi người cho luận văn được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn.
Nguyễn Thị Phương Thy
iii
TÓM TẮT
Văn bản quản lý hành chính nhà nước (QLHCNN) được các cơ quan quản lý
nhà nước soạn thảo và ban hành theo đúng trình tự, thủ tục, hình thức nhất định;
trong quá trình biên soạn văn bản các cơ quan nhà nước phải dựa vào căn cứ pháp
lý để làm cơ sở ban hành sau cho văn bản đó hợp hiến, hợp pháp và tăng giá trị của
văn bản biên soạn.
Việc đề dẫn các căn cứ pháp lý vào văn bản soạn thảo sau cho đúng chính
xác không sai lệch về số ký hiệu, ngày ban hành, cơ quan ban hành, hoặc nội dung
trích yếu của các văn bản đã được ban hành trước đó là điều cần thiết giúp cho văn
bản mới nâng cao tính logic và giá trị pháp lý khi được ban hành.
Luận văn này tập trung vào nghiên cứu giải pháp kiểm tra các căn cứ được đề
dẫn vào các văn bản soạn thảo trên phần mềm Microsoft Word có hợp lệ hay không.
Sử dụng giải pháp tách từ trong văn bản soạn thảo để ra được các căn cứ đề dẫn,
trong mỗi căn cứ tách ra các thông tin gồm: số ký hiệu văn bản, ngày ban hành, cơ
quan ban hành, và trích yếu của văn bản, sau đó so sánh với bộ dữ liệu (các công văn
đến và đi đã được ban hành) được lưu trữ trong tập tin XML, nếu các thông tin của
căn cứ đề dẫn trùng khớp với dữ liệu thì căn cứ đó hợp lệ, ngược lại là không hợp lệ.
Hình thức của sản phẩm là phần mềm Kiểm tra căn cứ văn bản hành chính.
Được viết bằng ngôn ngữ C# trên nền .NET Framework của Microsoft. Cơ sở dữ
liệu của phần mềm là bộ văn bản đã được ban hành lưu trong tập tin XML. Bộ văn
bản này lấy từ 2 nguồn: nguồn thứ nhất là tập hợp 59.156 văn bản pháp luật của
trung ương và các bộ ngành ban hành lấy từ nguồn cơ sở dữ liệu quốc gia [15], đây
là nhóm dữ liệu chính dùng để kiểm tra căn cứ cho tất cả các loại văn bản hành
chính. Nguồn dữ liệu thứ 2 là 3100 văn bản hành chính do trường Cao đẳng Kinh tế
Kỹ thuật Kiên Giang ban hành, đây là nhóm dữ liệu dùng để kiểm tra căn cứ của
các văn bản trường Cao đẳng Kinh tế Kỹ thuật biên soạn. Dữ liệu kiểm tra phần
mềm là các văn bản do trường KTKT Kiên Giang, UBND tỉnh Kiên Giang, Bộ Lao
Động TBXH ban hành.
iv
ABSTRACT
State administrative management documents are drafted and issued by state
agencies in a certain sequences, procedures and forms; during the process of
compiling documents, state agencies must base on the legal basis to make the
document promulgated so that these documents are constitutional, legal, and more
valuable.
The insertion legal basis into the draft documents accurately the number of
symbols, the date of issue, the promulgating agency, or the abstract of the previous
promulgated documents is essential in order that the new texts improve logical and
legal validity when they are issued.
This thesis focuses on researching solutions to check the insertion legal basis
into the drafted documents on Microsoft Word software if they are valid or invalid.
Using the word separation solution in the document to identify the legal basis, on
each base separating the information includes: the number of the document symbol,
the date of issue, the promulgating agency, and the abstract of the document, then
compared to the data set (the incoming and outgoing dispatches) are stored in the
XML file, if the information of the legal basis matches the data, it is valid and vice
versa.
The form of the product is the test administrative documents software. It is
written in C # on Microsoft's .NET Framework. The database of the software is the
document set that have been issued and saved in the XML file. This document set is
from two sources: the first source is a collection of 59,156 legal documents issued
by the central government and ministries issued from the national database [15].
These are the main database used to check the basis for all types of administrative
documents. The second source of data is 3100 administrative documents issued by
Kien Giang Technical and Economic College, which is a data group used to check
the basis of Kien Giang Technical and Economic College issued.
Data for testing software are documents issued by Kien Giang Technical and
Economic College and Ministry of Labor, Invalids and Social Affairs and General
Department of Vocational Training.
v
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ........................................................................................................ i
LỜI CÁM ƠN ..............................................................................................................ii
ABSTRACT ............................................................................................................... iv
MỤC LỤC ................................................................................................................... v
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ..........................................................................vii
DANH MỤC CÁC BẢNG...................................................................................... viii
DANH MỤC CÁC HÌNH .......................................................................................... ix
PHẦN MỞ ĐẦU ......................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................. 1
2. Mục tiêu của đề tài: ......................................................................................... 1
3. Nội dung nghiên cứu: ...................................................................................... 2
4. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................. 2
Chương 1: TỔNG QUAN VỀ CĂN CỨ TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH ........ 3
1.1 Giới thiệu về văn bản hành chính ................................................................ 3
1.2 Soạn thảo văn bản hành chính ..................................................................... 4
1.3 Đề dẫn căn cứ trong văn bản hành chính ..................................................... 6
1.4 Căn cứ hợp lệ và không hợp lệ .................................................................... 9
1.4.1 Căn cứ hợp lệ:....................................................................................... 9
1.4.2 Căn cứ không hợp lệ ........................................................................... 10
1.4.3 Các trường hợp ngoại lệ ..................................................................... 11
Chương 2: PHƯƠNG PHÁP TÁCH TỪ TRONG VĂN BẢN TIẾNG VIỆT ......... 13
2.1 Vấn đề tách từ trong văn bản tiếng Việt .................................................... 13
2.2 Các hướng tiếp cận kỹ thuật tách từ tiếng Việt ......................................... 14
2.2.1 Hướng tiếp cận dựa trên từ................................................................ 14
2.2.2 Hướng tiếp cận dựa trên ký tự .......................................................... 15
2.3 Một số phương pháp tách từ tiếng Việt ..................................................... 16
2.3.1 So khớp từ dài nhất (Longest Matching) .......................................... 16
2.3.2 Học dựa trên sự cải biến.................................................................... 17
vi
2.3.3 Chuyển đổi trạng thái trọng số hữu hạn ............................................ 18
Chương 3: XÂY DỰNG BỘ KIỂM TRA CĂN CỨ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH ....... 21
3.1 Lưu đồ kiểm tra căn cứ trong văn bản hành chính .................................... 21
3.2 Đọc tập tin văn bản soạn thảo .................................................................... 22
3.3 Trích lọc căn cứ ......................................................................................... 23
3.4 Tách câu, tách từ trong căn cứ ................................................................... 24
3.5 Kiểm tra căn cứ: ......................................................................................... 26
3.6 Trình bày kết quả: ...................................................................................... 28
Chương 4: THỰC NGHIỆM VÀ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ....................................... 29
4.1 Thực nghiệm .............................................................................................. 29
4.1.1 Trích lọc căn cứ từ một hay nhiều văn bản .............................................. 29
4.1.2 Hiệu chỉnh Tách từ trong căn cứ với VnTokenizer .................................. 33
4.1.3 Kiểm tra căn cứ hợp lệ hay không hợp lệ: ............................................... 37
4.2 Đánh giá kết quả ........................................................................................ 43
CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN .......................................... 46
5.1 Kết luận ...................................................................................................... 46
5.2 Hướng phát triển ........................................................................................ 46
TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................... 47
vii
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt
Ý nghĩa
QLHCNH
Quản lý hành chính nhà nước
QPPL
Quy phạm pháp luật
QĐ
Quyết định
TTr
Tờ trình
CSDL
Cơ sở dữ liệu
LĐTBXH
Lao động thương binh xã hội
CĐKTKTKG
Cao đẳng Kinh tế Kỹ thuật Kiên Giang
KG
Kiên Giang
viii
DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 4.1 Danh sách số lượng văn bản ban hành làm cơ sở dữ liệu ..........................38
Bảng 4.2 Kết quả thực nghiệm Giá trị trung bình của Precision là 1.00, Recall là
0.67 và F1 = 0.80.chi tiết trên 10 văn bản UBND tỉnh Kiên Giang .........................43
Bảng 4.3 Kết quả thực nghiệm đồng loạt trên 100 văn bản Bộ LĐTBXH ...............44
ix
DANH MỤC CÁC HÌNH
Hình 1.1 Sơ đồ bố cục các thành phần thể thức văn bản ............................................5
Hình 1.2 Viện dẫn căn cứ trong nghị định của Chính Phủ .........................................8
Hình 1.3 Lỗi đánh máy khi viện dẫn căn cứ .............................................................12
Hình 2.1 Sơ đồ các hướng tiếp cận của kỹ thuật tách từ tiếng Hoa ..........................14
Hình 3.1 Lưu đồ kiểm tra căn cứ văn bản hành chính ..............................................21
Hình 3.2 Giao diện cài đặt của Microsft Word 14.0 Object Library ........................22
Hình 3.3 Thư mục các tập tin văn bản cần đọc .........................................................23
Hình 3.4 Lưu đồ trích lọc căn cứ ..............................................................................24
Hình 3.5 Quy trình tách từ ........................................................................................25
Hình 3.6 Lưu đồ kiểm tra căn cứ ..............................................................................27
Hình 4.1 Thuật toán tìm căn cứ trong tập tin văn bản microsoft word .....................30
Hình 4.2 Ví dụ viện dẫn căn cứ của một thông tư ...................................................31
Hình 4.3 Kết quả tách căn cứ trong một văn bản hành chính ...................................31
Hình 4.4 Kết quả tách căn cứ trong nhiều văn bản hành chính ................................32
Hình 4.5 Kết quả tách từ trong căn cứ của vnTokenizer ..........................................34
Hình 4.6 Biểu thức nhận dạng tách từ của một số hiệu ............................................35
Hình 4.7 Biểu thức nhận dạng tách từ của một số hiệu ............................................35
Hình 4.8 Biểu thức nhận dạng tách từ của một số hiệu ............................................35
Hình 4.9 Kết quả tách từ sau khi hiệu chỉnh biểu thức trong laxers .........................36
Hình 4.10 Kết quả tách từ của một định dạng ngày tháng năm ................................36
Hình 4.11 Biểu thức tách ngày tháng năm ban hành của văn bản ............................37
Hình 4.12 Kết quả tách từ ngày tháng năm sau khi định nghĩa biểu thức ................37
Hình 4.13 Cấu trúc tập tin dữ liệu văn bản ban hành trong XML ............................39
Hình 4.14. Lưu đồ thuật toán kiểm tra căn cứ ..........................................................40
Hình 4.15. Thuật toán kiểm tra căn cứ ......................................................................42
Hình 4.16. Giao diện chính của chương trình thực hiện nhiều văn bản ...................44
1
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn bản hành chính là phương tiện không thể thiếu ở các cơ quan hành chính
nhà nước, ước tính bình quân mỗi ngày mỗi cơ quan nhà nước ban hành từ 2 đến 5
văn bản.
Văn bản hành chính gồm nhiều loại khác nhau như Công văn, Thông báo, Kế
hoạch, Quyết định, …. Mỗi văn bản thường có từ 2 đến 3 căn cứ pháp lý, tùy thuộc
vào nội dung, tính chất của mỗi văn bản mà có căn cứ pháp lý khác nhau nhưng
phải đúng và chính xác theo yêu cầu trong quy định soạn thảo văn bản.
Khi viện dẫn căn cứ trong văn bản soạn thảo thì vẫn còn xảy ra việc các văn
bản viện dẫn đã hết hiệu lực toàn bộ, hoặc không đúng số ký hiệu, tên cơ quan ban
hành, trích yếu… những hạn chế, tồn tại nêu trên cho thấy nguyên nhân chủ yếu
xuất phát từ năng lực và nhận thức của người soạn thảo văn bản: chưa chọn lọc kỹ
càng những văn bản liên quan trực tiếp đến nội dung quyết định quản lý hành chính
ban hành; chưa rà soát, cập nhật thường xuyên, kịp thời tình trạng pháp lý (còn hiệu
lực hay hết hiệu lực) của văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách, theo dõi v.v… [12]
Vì vậy, nghiên cứu giải pháp kiểm tra căn cứ pháp lý của văn bản hành chính
là việc cần thiết trong bối cảnh hiện nay.
2. Mục tiêu của đề tài:
- Mục tiêu tổng quát: Xây dựng bộ kiểm tra các căn cứ pháp lý của văn bản
hành chính.
- Mục tiêu/công việc cụ thể:
+ Xây dựng bộ dữ liệu các văn bản quy phạm pháp luật để làm cơ sở
kiểm tra căn cứ.
+ Đọc và tách được các từ trong nội dung tập tin văn bản soạn thảo.
2
+ Ứng dụng các thuật toán, giải pháp tách để từ nhận dạng các từ khóa
chính như số ký hiệu, ngày ban hành.
+ Kiểm tra được nội dung căn cứ pháp lý của văn bản là hợp lệ hay
không hợp lệ.
3. Nội dung nghiên cứu:
-
Tìm hiểu các văn bản hành chính nhà nước còn hiệu lực, phân loại, gom
nhóm, xây dựng bộ cơ sở dữ liệu các văn bản quy phạm pháp luật.
-
Tìm hiểu cấu trúc của văn bản hành chính nhà nước.
-
Tìm hiểu các công cụ hoặc giải pháp đọc và tách ra các từ trong nội dung
của văn bản soạn thảo.
-
Tìm hiểu kỹ thuật tách từ trong văn bản tiếng Việt để nhận dạng các số ký
hiệu, ngày ban hành, tên cơ quan ban hành, … của căn cứ pháp lý.
-
Ứng dụng kỹ thuật tách từ trên văn bản soạn thảo để xác định được các từ
khóa chính của căn cứ như số ký hiệu, ngày ban hành, tên cơ quan ban
hành, …
-
So sánh từ khóa chính với nội dung trong cơ sở dữ liệu về mức độ khớp
nhau để xác định căn cứ đó là hợp lệ hay không hợp lệ.
4. Phương pháp nghiên cứu
-
Tiến hành thu thập và đọc các tài liệu có liên quan đến đề tài
-
Tìm tài liệu bởi các từ khoá Kỹ thuật tách từ trong văn bản tiếng Việt
-
Nghiên cứu tổng quan về trích dẫn căn cứ trong văn bản hành chính.
-
Nghiên cứu kỹ thuật tách từ trong văn bản hành chính tiếng Việt
-
Xây dựng chương trình và đánh giá kết quả đạt được.
3
Chương 1: TỔNG QUAN VỀ CĂN CỨ TRONG VĂN BẢN
HÀNH CHÍNH
1.1 Giới thiệu về văn bản hành chính
Văn bản quản lý hành chính nhà nước được hiểu là những văn bản chứa
đựng những quyết định và thông tin quản lý do các cơ quan nhà nước ban hành theo
thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ
quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa các cơ
quan nhà nước với các tổ chức và công dân. Và như vậy, về mặt nội dung của văn
bản: văn bản quản lý nhà nước chứa đựng những quyết định và thông tin quản lý
nhà nước.
Về mặt chủ thể ban hành văn bản: văn bản quản lý nhà nước do các cơ quan
quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền được Nhà nước quy định. Về mặt quy
trình ban hành: văn bản quản lý nhà nước được ban hành theo trình tự, thủ tục, hình
thức nhất định; Về mặt mục đích: văn bản quản lý nhà nước được ban hành nhằm
điều chỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan nhà nước
với nhau và giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.
Một trong những văn bản hành chính phổ biến trong cơ quan nhà nước thuộc
trường học đó là lĩnh vực khen thưởng, nhân sự và đào tạo. Hàng năm nhà trường
thường xuyên ban hành các loại văn bản như các kế hoạch đào tạo, khen thưởng,
hay điều động nhân sự. Mỗi văn bản khi soạn thảo để ban hành nếu muốn tăng tính
hợp pháp thì thường phải có từ 2 căn cứ trở lên, các căn cứ này thường được trích
lọc từ bộ dữ liệu của hàng ngàn văn bản đến và hàng ngàn văn bản đi (do cơ quan
ban hành), cho nên việc kiểm tra các căn cứ là điều làm thường xuyên nhưng gặp
nhiều khó khăn ở các nhà trường.
Văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhà nước,
cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong
khâu quản lý. Văn bản hành chính được chia thành 2 loại chính sau:
4
- Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý
của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định
chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy
phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể. Bao gồm: Quyết định
cá biệt; Chỉ thị cá biệt; Nghị quyết cá biệt.
- Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin
điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải
quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công
việc trong cơ quan, tổ chức. Hệ thống loại văn bản này rất đa dạng và phức tạp, có
thể phân thành 2 loại chính:
+ Văn bản không có tên loại: Công văn là văn bản dùng để giao dịch về công
việc giữa các cơ quan đoàn thể. Đối với loại văn bản này thì ở đầu văn bản không
thể hiện tên loại văn bản. Đây cũng là cách để phân biệt công văn với loại văn bản
hành chính khác.
+ Văn bản có tên gọi: Thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương
trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy
nghỉ phép, giấy ủy nhiệm,…) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…).
Những văn bản loại này thường thể hiện loại tên gọi cụ thể. Ví dụ: Báo cáo; Thông
báo; Biên bản.
Văn bản hành chính có vai trò chủ yếu là cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp
luật, hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ cho quá
trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật.
1.2 Soạn thảo văn bản hành chính
Soạn thảo văn bản hành chính được thực hiện theo hướng dẫn của thông tư
số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản hành chính. Trong thông tư có 4 chương và 6 phụ lục quy định đầy đủ
về thể thức soạn thảo một văn bản hành chính được áp dụng đối với các cơ quan
nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp như phạm vi áp dụng, thể
5
thức, cách trình bày, kỹ thuật trình bày, phông chữ, khổ giấy, và các khoản khác của
một văn bản hành chính.
Điều đó có nghĩa là văn bản hành chính được trình bày theo khuôn mẫu nhất
định, câu chữ được lựa chọn, vị trí các thành phần được sắp xếp theo trật tự cho nên
việc phân tích nội dung một văn bản thuộc về văn bản hành chính cũng không quá
phức tạp như các văn bản khác.
Ví dụ về việc bố trí các thành phần văn bản hành chính theo Phụ lục II 1
Hình 1.1 Sơ đồ bố cục các thành phần thể thức văn bản
1
Phụ lục II, kèm theo thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ
6
Trong đó:
1_ Quốc hiệu
2_ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3_ Số, ký hiệu của văn bản
4_ Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
5a_ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
5b_ Trích yếu nội dung công văn
6_ Nội dung văn bản
7a_, 7b_, 7c_ Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm
quyền
8_ Dấu của cơ quan, tổ chức
9a_, 9b_ Nơi nhận
10a_ Dấu chỉ mức độ mật
10b_ Dấu chỉ mức độ khẩn
11_ Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
12_ Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
13_ Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
14_ Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số điện thoại,
số Telex, số Fax
15_ Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản)
Tuy nhiên đó là đối với những người soạn thảo đúng quy định, được tập
huấn về thể thức văn bản hành chính, còn những người mới vào cơ quan nhà nước
để soạn thảo một văn bản hành chính cũng có nhiều sai sót, chưa thống nhất cho
nên để máy tính phân tích nội dung của văn bản hành chính cũng khá khó khăn.
1.3 Đề dẫn căn cứ trong văn bản hành chính
Căn cứ pháp lý được xem là cơ sở để kiểm tra tính hợp hiến, hợp pháp, tính
thống nhất của văn bản. Khi tiến hành kiểm tra một văn bản hành chính, người có
thẩm quyền kiểm tra sẽ xem xét nội dung của văn bản được kiểm tra với những văn
7
bản là căn cứ pháp lý để ban hành văn bản đó làm cơ sở để đối chiếu, so sánh nhằm
xác định nội dung của văn bản được ban hành có phù hợp với Hiến pháp, Luật và
văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên. Trong quá trình kiểm
tra văn bản, căn cứ vào những văn bản làm cơ sở pháp lý người có thẩm quyền kiểm
tra văn bản tìm hiểu xem văn bản được ban hành đó có căn cứ pháp lý cho việc
ban hành không? Trường hợp đối tượng và phạm vi điều chỉnh của văn bản được
kiểm tra không đúng với quy định trong các căn cứ pháp lý để ban hành văn bản,
điều đó có nghĩa rằng việc quy định nội dung đó là không có căn cứ pháp lý. Ví dụ:
Quyết định số…của Hiệu trưởng trường Cao Đẳng Kinh Tế Kỹ Thuật Kiên Giang
về việc bổ nhiệm viên chức quản lý.
Khi soạn thảo văn bản hành chính phần căn cứ văn bản thường xuyên được
sử dụng nhất khi chúng ta soạn thảo, trong văn bản hành chính có nhiều loại văn
bản khác nhau thì phần căn cứ cũng được trình bày theo nhiều cách khác nhau,
chúng ta phải dựa vào văn bản đã có để làm căn cứ cho các văn bản soạn thảo.
Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn
cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết
thúc bằng dấu “phẩy” 2.
“Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban
hành” 3.
Trường hợp viện dẫn các điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết
hoa chữ cái đầu của điều, khoản, điểm
Ví dụ:
- Căn cứ Điều 10 Bộ luật Lao động…
- Căn cứ Điểm a, Khoản 1, Điều 5 Luật Giao dịch điện tử…4
Vị trí của căn cứ pháp lý trong văn bản hành chính là nằm ở phần đầu văn
bản, dưới tiêu đề và trích yếu của văn bản, nhưng trên nội dung của văn bản.
2
Khoản 2, Điều 11, thông tư số 01/2011/TT-BNV
Điểm b, Khoản 1, Điều 11 thông tư số 01/2011/TT-BNV
4
Khoản 6, Điều 5, thông tư số 01/2011/TT-BNV
3
8
Ví dụ về vị trí của các căn cứ trong văn bản nghị định [2]
“
CHÍNH PHỦ
______
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
________________________
Số: 40/2010/NĐ-CP
Hà Nội, ngày 12 tháng 04 năm 2010
NGHỊ ĐỊNH
Về kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật
___________________
CHÍNH PHỦ
Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26
tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân
dân, Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 03 tháng 6 năm
2008;
Xét đề nghị của Bộ trưởng Bộ Tư pháp,
NGHỊ ĐỊNH:
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Đối tượng và phạm vi điều chỉnh ….”
Hình 1.2 Viện dẫn căn cứ trong nghị định của Chính Phủ
Trong nghị định trên ta thấy các căn cứ nằm dưới tiêu đề Nghị Định và trên
Chương I của nội dung, và đó chính là vị trí của căn cứ trong các văn bản quy phạp
pháp luật.
9
Cấu trúc của một căn cứ gồm:
- Đầu ngữ với cụm từ “Căn cứ”
- Thể loại văn bản
- Số ký hiệu văn bản (nếu có)
- Tên văn bản
- Trích yếu (nếu có)
- Ngày ban hành
Ví dụ một số cách trình bày của căn cứ ở một số văn bản đã được ban hành:
- Căn cứ đầy đủ các thành phần:
“Căn cứ Nghị định số 29/2012/NĐ-CP ngày 12 tháng 4 năm 2012 của Chính
phủ về tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức;”
- Căn cứ thiếu nơi ban hành:
“Căn cứ Luật viên chức số 58/2010/QH12 ngày 15 tháng 11 năm 2010;”
1.4 Căn cứ hợp lệ và không hợp lệ
1.4.1 Căn cứ hợp lệ:
Căn cứ pháp lý là cơ sở để xác định việc văn bản đó được ban hành có đúng
thẩm quyền không? Điều đó có nghĩa là nội dung quy định trong văn bản đó phải
phù hợp với quy định trong các căn cứ pháp lý làm cơ sở để ban hành văn bản đó.
Cụ thể trong quá trình kiểm tra người có thẩm quyền kiểm tra văn bản xem xét, đối
chiếu, xem nội dung của văn bản được ban hành có phù hợp với quy định pháp luật,
quy định của cơ quan nhà nước cấp trên không? Để từ đó đưa ra kết luận về việc
văn bản đó được ban hành có đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp hay không?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định số 40/2010/NĐ-CP có nêu:
“1. Ban hành đúng căn cứ pháp lý.
a) Có căn cứ pháp lý cho việc ban hành;
b) Những văn bản làm căn cứ pháp lý đó đã được ký ban hành, thông qua
vào thời điểm ban hành văn bản được kiểm tra.”
10
Như vậy, văn bản được ban hành đúng căn cứ pháp lý là văn bản đảm bảo đủ
các yêu cầu:
- Có căn cứ pháp lý cho việc ban hành. Nghĩa là đã có văn bản quy phạm
pháp luật của các cơ quan nhà nước cấp trên quy định về thẩm quyền, chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan ban hành văn bản và vấn đề thuộc đối tượng, phạm vi điều
chỉnh của văn bản, hoặc văn bản do chính cơ quan ban hành văn bản đã ban hành,
có hiệu lực pháp lý cao hơn văn bản mới ban hành quy định về vấn đề thuộc đối
tượng, phạm vi điều chỉnh của văn bản mới;
- Những văn bản làm căn cứ pháp lý đó đã được ký ban hành, thông qua vào
thời điểm ban hành văn bản được kiểm tra. Nghĩa là vào thời điểm ban hành văn
bản, các văn bản được lấy làm căn cứ pháp lý đã được ký ban hành và chưa bị sửa
đổi, bãi bỏ, huỷ bỏ, đình chỉ (bị ngưng hiệu lực) hoặc hết hiệu lực.
1.4.2 Căn cứ không hợp lệ
Căn cứ không hợp lệ là gì? Là những căn cứ vi phạm các điều sau đây:
-
Chưa được ban hành hoặc hết hiệu lực ban hành
-
Số ký hiệu trích dẫn không đúng với số ký hiệu gốc
-
Sai ngày ban hành, tên cơ quan ban hành, hoặc trích yếu văn bản.
-
Căn cứ không phù hợp với nội dung văn bản.
-
Căn cứ hết hiệu lực ban hành.
Trong luận văn này chúng ta chỉ xét căn cứ không hợp lệ là những căn cứ có
số ký hiệu trích dẫn không đúng, sai ngày ban hành, tên cơ quan ban hành, đặc biệt
là những căn cứ đã hết hiệu lực ban hành, có những căn cứ pháp lý hết hiệu lực một
phần và rất khó để xác định được phần nào đã hết hiệu lực cho nên trường hợp đó
chúng ta xem căn cứ đó là hợp lệ và đưa ra thông báo cảnh báo đến người dùng.
Vậy để kiểm tra căn cứ không hợp lệ chúng ta cần giải quyết 2 vấn đề:
Thứ nhất là giải quyết bài toán tách từ trong văn bản, để tách ra các căn cứ
trong văn bản soạn thảo, và trong mỗi căn cứ tách ra số ký hiệu, cơ quan ban hành,
ngày ban hành và trích yếu của căn cứ đó.
11
Thứ hai là xây dựng bộ dữ liệu văn bản để làm cơ sở kiểm tra căn cứ pháp lý,
giả thuyết rằng khi kiểm tra số ký hiệu văn bản làm căn cứ có tồn tại trong bộ dữ
liệu này thì số ký hiệu căn cứ đó là hợp lệ. Ngược lại thì số ký hiệu căn cứ đó không
hợp lệ.
1.4.3 Các trường hợp ngoại lệ
Căn cứ pháp lý được viện dẫn trong các văn bản hành chính rất đa dạng, có
nhiều nơi căn cứ pháp lý là những chỉ đạo của người đứng đầu đơn vị, hoặc “Xét đề
nghị của ....tại tờ trình số ....” [16], hay dựa vào tình trạng thực tế của đơn vị, những
căn cứ này chúng ta không thể xác định được tính pháp lý mà đưa vào căn cứ hợp lệ
hay không hợp lệ cho nên chúng ta xem xét nó là những trường hợp ngoại lệ.
Ngoài ra, khi kiểm tra căn cứ kết quả trả về không tìm thấy trong cơ sở dữ
liệu điều đó có 2 nguyên nhân chính: một là người soạn thảo trình bài số hiệu bị lỗi
đánh máy hoặc sai số hiệu văn bản dẫn đến không tìm thấy, hai là do bộ dữ liệu văn
bản làm cơ sở dữ liệu tra cứu chưa đầy đủ dẫn đến cho dù người soạn thảo viết đúng
nội dung căn cứ mà vẫn không được tìm thấy, trong trường hợp này tác giả sẽ đưa
ra cảnh báo “không tìm thấy” cho người sử dụng.
12
Hình 1.3 Lỗi đánh máy khi viện dẫn căn cứ
Trong hình minh họa trên, ta thấy căn cứ Nghị định số “29/2003/ NĐ-CP”
người soạn thảo nhập dư ký tự trắng giữa ký tự / và N, cho nên khi máy tính đọc sẽ
xem ký tự trắng đó là một ký tự trong số hiệu, và sẽ không tìm thấy văn bản có số
hiệu đó trong bộ dữ liệu các văn bản ban hành.
