So đồ dòng chảy quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng

Trong điều kiện hiện nay, khách hàng ngày càng quan tâm nhiều hơn đến
các hàng hoá dịch vụ có chất lượng cao, được liên tục đổi mới và cải tiến. Do
vậy, nghiên cứu về quản trị hoạt động ngày càng trở nên quan trọng hơn bao giờ
hết đối với các doanh nghiệp từ sản xuất cho đến dịch vụ và kinh doanh thương
mại. Trong đó, Quản trị chất lượng luôn luôn mang lại sự khác biệt hoá, giảm chi
phí và các chiến lược đáp ứng thị trường. Chất lượng giúp các hãng kinh doanh
tăng doanh số, giảm chi phí và việc xây dựng một bộ phận về quản trị chất lượng
là nhiệm vụ cấp thiết.
Trong quản trị doanh nghiệp, Chất lượng là một trong những phạm trù
quan trọng và thường gắn với lợi thế cạnh tranh cơ bản của doanh nghiệp. Thực
tế cho thấy, việc hiểu đúng, đầy đủ khái niệm quản lý chất lượng và mối quan hệ
của hoạt động này với hoạt động quản trị kinh doanh nói chung góp phần quan
trọng để hoạt động quản lý chất lượng nói riêng và quản trị doanh nghiệp nói
chung được triển khai một cách có hiệu quả.
Và như vậy, Chất lượng là một yếu tố quan trọng quyết định mức độ tốt
đẹp, bền vững của mối quan hệ giữa đơn vị sản xuất kinh doanh với khách
hàng/thị trường. Hiểu theo nghĩa rộng, khái niệm chất lượng bao hàm chất lượng
sản phẩm/dịch vụ (mà khách hàng nhận được), và chất lượng hoạt động (tham
gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào quá trình tạo ra và cung cấp sản phẩm/dịch vụ).
Công ty Cổ phần Tư vấn Công nghệ, Thiết bị và Kiểm xây dựng CONINCO là một tổ chức tư vấn đa lĩnh vực, đa ngành nghề có cơ cấu mới và
Hệ thống quản lý chất lượng được công nhận phù hợp Tiêu chuẩn quốc tế ISO
9001:2000, chuyên cung cấp các dịch vụ và sản phẩm giá trị gia tăng chất lượng
cao cho các Chủ đầu tư và khách hàng trong nước và nước ngoài.
Chính vì vậy, Công ty đã đặt ra mục tiêu hoạt động là liên tục cải tiến chất
lượng sản phẩm và dịch vụ để ngày càng thoả mãn tốt hơn nhu cầu của khách
hàng. Vì vậy, Công ty luôn đặc biệt quan tâm đến việc nâng cao chất lượng các
dịch vụ của mình, thông qua việc xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng theo
Tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2000.
1

Trong ISO 9000, quản lý chất lượng được định nghĩa là các hoạt động
nhằm định hướng/hoạch định và kiểm soát về chất lượng của một tổ chức (ISO
9000:2005). Thực hiện quản lý chất lượng sản phẩm/hoạt động về bản chất là
tìm câu trả lời cho bốn câu hỏi lớn. Thứ nhất, “Các chuẩn mực/yêu cầu mà một
sản phẩm hay hoạt động cần đạt được là gì?”. Kết quả của câu hỏi này là một đa
giác chất lượng (tiêu chuẩn) với mỗi đỉnh là một yêu cầu mà sản phẩm/hoạt
động cần đạt được. Câu hỏi thứ hai là “Làm thế nào để đạt được các chuẩn
mực/yêu cầu đã xác định với sản phẩm/hoạt động?”. Với câu hỏi này, đơn vị tìm
câu trả lời cho những câu hỏi nhỏ hơn trong mô hình 5W +1H như tại sao phải
thực hiện các hoạt động (Why) các công việc nào cần được tiến hành (What), ai
tiến hành (Who), vào bao giờ (When), ở đâu (Where) và sẽ được thực hiện như
thế nào (How). Các công cụ như phân tích quá trình theo vòng tròn P-D-C-A
(hoạch định, thực hiện, kiểm tra và điều chỉnh) và nguyên tắc coi trọng phòng
ngừa hơn khắc phục có thể giúp các đơn vị đã và đang áp dụng ISO 9000 trả lời
được câu hỏi thứ hai này. Thứ ba, “Làm thế nào để biết được sản phẩm/hoạt
động đạt được các chuẩn mực đã đề ra đến đâu?”. Câu hỏi này yêu cầu đơn vị
phải thiết lập được một hệ thống các “chốt kiểm soát” với sản phẩm/dịch vụ mà
mình cung cấp cũng như những hoạt động được thực hiện. Câu hỏi thứ tư cần lời
giải trong quản lý chất lượng là “Làm thế nào để kết quả thực hiện các chuẩn
mực chất lượng của sản phẩm/hoạt động được cải thiện?”. Trả lời câu hỏi này
giúp đơn vị thiết lập được một
cơ chế cải tiến liên tục với chất
lượng sản phẩm và chất lượng
hoạt động dựa trên các bước
theo dõi, phân tích, đánh giá và
xác định cơ hội cải tiến, xác
định và thực hiện các biện pháp
cải tiến, và theo dõi đánh giá kết
quả cải tiến cũng như thực hiện
các điều chỉnh cần thiết cho hoạt động cải tiến.

2


Là một phần của quản trị doanh nghiệp, quản lý chất lượng có mối quan hệ
chặt chẽ với các lĩnh vực quản lý khác của một đơn vị, và việc quản lý tốt các
mối quan hệ này giúp nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý chất lượng. Phần
lớn các quan hệ giữa quản lý chất lượng và quản trị doanh nghiệp được thể hiện
ở ba phương diện chính là quản lý chiến lược, quản lý tác nghiệp và tổ chức.
Quản lý chất lượng chỉ có thể thực sự đi vào hoạt động hằng ngày của đơn vị,
được thực hiện, duy trì và cải tiến một cách có hiệu quả khi ba phương diện quan
hệ này được giải quyết tốt trong quá trình xây dựng và duy trì Hệ thống quản lý
chất lượng.
Ta đi sâu tìm hiểu về quy trình tổ chức thực hiện Hợp đồng của để thấy rõ
hơn về Quy trình chất lượng và cách thức quản trị của Công ty CONINCO.
Nhằm quản lý quá trình thực hiện các Hợp đồng kinh tế cho các công tác tư vấn
của Công ty, đảm bảo thực hiện đúng và đầy đủ, có chất lượng các bước của quá
trình, đáp ứng các yêu cầu đã định của khách hàng và các quy định của Pháp
luật.
Kiểm soát việc thực hiện các Hợp đồng kinh tế trong các Đơn vị. Xem xét
đáp ứng nhu cầu của khách hàng qua việc tổ chức thực hiện các Hợp đồng kinh
tế. Đánh giá năng lực thực hiện công việc của các Đơn vị thực hiện, Chủ trì và
các cá nhân tham gia. Cụ thể về So đồ dòng chảy Quy trình tổ chức thực hiện
Hợp đồng theo các bước như sau:
1.

Xem xét các yêu cầu của khách hàng ký kết Hợp đồng kinh tế: các yêu
cầu của khách hàng có nhu cầu ký kết Hợp đồng kinh tế cho mọi hoạt
động sản xuất kinh doanh dịch vụ giữa Công ty với các cá nhân, tổ chức
trong và ngoài nước được xác định, xem xét tuân thủ theo Quy chế hoạt

động của Công ty và các quy định về xem xét Hợp đồng.

2.

Lập đề cương thực hiện Hợp đồng: làm căn cứ để Công ty xem xét tính
khả thi của Hợp đồng, kiểm soát điều chỉnh nhân sự thực hiện và xem xét
các yêu cầu cần thiết khi triển khai thực hiện Hợp đồng.

3.

Ký kết Hợp đồng kinh tế

4.

Lập Hợp đồng giao nhận khoán nội bộ

3


5.

Triển khai thực hiện Hợp đồng

6.

Kiểm tra đảm bảo chất lượng trong quá trình thực hiện Hợp đồng

7.

Hệ thống quản lý đảm bảo chất lượng tại các đơn vị, hệ thống quản lý đảm

bảo chất lượng tại Công ty, trình tự kiểm tra chất lượng…

8.

Xác nhận và phê duyệt sản phẩm

9.

Xác định các yêu cầu về sản phẩm tư vấn

10.

Bàn giao sản phẩm cho khách hàng

11.

Thanh lý Hợp đồng giao nhận khoán

12.

Thanh lý Hợp đồng kinh tế

13.

Xử lý các sai phạm
* Cùng với quy trình này là công tác lưu trữ hồ sơ, các sản phẩm, các biểu

mẫu theo quy định để dễ dàng hơn trong công tác quản trị. Tuy nhiên nó cũng
bộc lộ một số những bất cập trong công tác quản lý theo hình thức ISO của Công
ty hiện nay gồm:

Thứ nhất, thông tin kiểm soát hoàn toàn thủ công, chỉ những người trong
quy trình mới biết được hiện trạng thực hiện công việc của các công đoạn trước
đó thông qua phiếu kiểm soát ISO, muốn thực hiện các tra cứu và tổng hợp
thông tin về tình trạng công việc không thể thực hiện được.
Thứ hai, tài liệu về ISO rất lớn, với một đơn vị hành chính tài liệu lên đến
vài trăm trang, không ai có thể nhớ hết ISO trong lĩnh vực của mình để thực
hiện.
Thứ ba, với một nền hành chính luôn thay đổi như hiện nay, các Nghị định
và Thông tư ra đời liên tục thì các biểu mẫu và quy trình được soạn thảo khi xây
dựng ISO sẽ nhanh chóng lạc hậu và không đáp ứng với thực tế.
Thứ tư, quan trọng nhất là tính kiểm soát thường xuyên và cơ chế về việc
xử phạt nghiêm minh đối với những công việc không theo đúng ISO.
* Để khắc phục những nhược điểm đó Công ty phải luôn luôn chú trọng
công tác đào tạo nội bộ, tập trung hướng dẫn các đơn vị và các phòng ban thiết
lập và duy trì một hệ thống quản trị bài bản, chặt chẽ với sự phân rõ trách nhiệm,

4


quyền hạn từng thành viên, với đầy đủ các quy trình, thủ tục hướng dẫn công
việc... nhằm hạn chế các sai sót có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
Cần phải làm đúng ngay từ đầu, không nên làm việc theo kiểu sai đâu, sửa
đó. Việc làm đúng ngay từ đầu không những chỉ tiết kiệm được thời gian, chi phí
cho khâu sửa sai, làm lại... mà còn giúp giảm thiểu hoặc bỏ hẳn khâu kiểm tra,
thử nghiệm cuối cùng vốn rất khó thực hiện đầy đủ và thường gây nhiều tốn
kém.
Một hệ thống quản trị hoàn hảo như vậy tất yếu sẽ tạo ra những sản phẩm
và dịch vụ có chất lượng ổn định, đáp ứng được yêu cầu của khách hàng và luôn
luôn cải tiến Quy trình quản lý chất lượng phù hợp theo tiến trình phát triển của
Công ty và phù hợp với nhu cầu chất lượng sản phẩm của khách hàng. Luôn đặt

ra câu hỏi quy trình này cần cải thiện như thế nào để việc thực hiện trở lên tốt
hơn./.
1. Slide bài giảng môn Quản trị Hoạt động.
2. Tài liệu Quản lý chất lượng, bộ quy trình ISO của Công Ty CONINCO.

5