Sơ đồ tổ chức bộ máy của báo đấu thầu

Báo Đấu Thầu được thành lập năm 2008, là cơ quan trực thuộc Bộ Kế hoạch đầu tư. Báo Đấu thầu ra đời trên cơ sở quy định của Luật đấu thầu. Theo đó
những nội dung liên quan đến việc chi tiêu và đầu tư phát triển từ nguồn vốn Nhà
nước của Trung ương, địa phương, Chính phủ, các Bộ, ngành, UBND các cấp
đều phải công khai trên Báo Đấu thầu, từ thông báo mời thầu, kế hoạch đấu thầu,
kết quả lựa chọn nhà thầu, đấu thầu hạn chế… đến những sai phạm trong lĩnh vực
đấu thầu. Mục tiêu của Báo là đăng tải thông tin đấu thầu miễn phí và rộng rãi
trên cả nước nhằm đảm bảo công khai, minh bạch và bình đẳng trong công tác
đấu thầu. Tất cả các chủ đầu tư, bên mời thầu – những đơn vị sử dụng ngân sách
Nhà nước, và nhà thầu đều có thể tham gia đang tải và tìm kiếm thông tin trên
Báo một cách dễ dàng và thuận tiện.
Tiền thân là tờ Bản tin thông tin đấu thầu (hoạt động từ năm 2004) phạm vi phát
hành hẹp và số lượng phát hành hạn chế, hiện nay Báo đấu thầu đã phát triển và
mở rộng quy mô hoạt động trên cả nước. Từ tờ Bản tin với đội ngũ cán bộ chưa
đến 10 người, thông tin đăng tải gói gọn trong các nội dung thông tin kế hoạch
đấu thầu, thông báo mời thầu…, phát hành 3 số/tuần, Báo Đấu thầu đã tần suất
phát hành lên 5 số/tuần (Thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần), mở thêm nhiều chuyên mục
khác ngoài nội dung quy định bắt buộc phải đăng tải theo như Luật Đấu thầu,
tăng số lượng phát hành từ 20.000 bản lên hơn 40.000 bản và phát hành trên
phạm vi toàn quốc. Để phản ánh kịp thời thông tin, Báo đã mở văn phòng chi

1


nhánh tại TP Hồ Chí Minh. Đội ngũ cán bộ của Báo từ phóng viên, biên tập viên,
thiết kế chế bản, phát hành, quảng cáo…. đã lên tới 50 người.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Báo Đấu thầu:

Tổng Biên tập

Ban Biên tập
thông tin đấu

Phóng viên

Ban Biên tập
thông tin đấu thầu

Thiết kế, chế bản

Hành chính, kế
toán

Kinh doanh

Phát hành

Do đặc thù của Báo là đăng tải thông tin đấu thầu theo như Điều 5 của Luật Đấu
thầu nên trong 20 trang báo thì có tới 16 trang là đăng tải thông tin thông báo mời
thầu, kế hoạch đấu thầu và kết quả lựa chọn nhà thầu. 4 trang còn lại đăng tải các
nội dung cập nhật về kinh tế, chính trị đặc biệt trong lĩnh vực đầu tư xây dựng cơ
bản và chi tiêu sử dụng ngân sách Nhà nước.
2


Đảm nhận công việc này là Ban biên tập thông tin đấu thầu (Ban TTĐT) gồm 5
người, trong đó có 01 trưởng nhóm (không có trưởng Ban). Hàng ngày, Ban
TTĐT xử lý hàng trăm thông tin đấu thầu từ thông tin mời thầu, kế hoạch đấu
thầu, kết quả lựa chọn nhà thầu, danh sách nhà thầu tham gia đấu thầu hạn chế,
sơ tuyển, tư vấn đến danh sách nhà thầu vi phạm các quy định về đấu thầu.
Những thông tin này được gửi bằng nhiều hình thức khác nhau: gửi trực tiếp
(chiếm khoảng 30%), fax (60%), qua đường bưu điện (10%), qua mạng và các

hình thức khác (10%). Để tránh chồng chéo trong công việc (người này có thể xử
lý công việc của người kia hay 1 thông tin đấu thầu bị xử lý nhiều lần), thành
viên trong Ban TTĐT được phân công công việc theo lĩnh vực ngành nghề khác
nhau như giao thông vận tải, thủy lợi, đê điều, xây dựng cơ sở hạ tầng, sản xuất,
khai thác mỏ khoáng sản… Sự phân chia này chỉ mang tính tương đối và thực tế
vẫn xảy ra là một thông tin như thông báo mời thầu được đăng tải hơn một lần
trên một số báo và hôm trước đăng hôm sau lại đang lại. Thời gian tiếp nhận
thông tin là từ 8 giờ sáng cho đến 16 giờ chiều hàng ngày.
Khó khăn cho công tác tiếp nhận và xử lý thông tin của Ban TTĐT là phần lớn
thông tin được gửi qua fax, như trên đã đề cập chiếm khoảng 60% trong tất cả
các hình thức tiếp nhận thông tin. Với đặc điểm là nhanh chóng, nhiều chủ đầu
tư/bên mời thầu đã chọn hình thức gửi fax trước cho kịp tiến độ đăng tải nội
dung. Theo Quy định của Tòa soạn, là thông tin phải được gửi trước 5 ngày kể từ
ngày đăng tải trên số báo đầu tiên bằng đường bưu điện, nghĩa là vẫn có đủ thời
gian cho họ chuẩn bị và gửi trước thông tin. Khó khăn trong khâu tiếp nhận fax

3


và xử lý thông tin của cả Báo đấu thầu và chủ đầu tư/bên mời thầu (đơn vị gửi
thông tin) là sự quá tải trong khâu tiếp nhận. Tòa soạn báo dành riêng 2 máy fax
chỉ để nhận thông tin đấu thầu nhưng không thể đáp ứng được nhu cầu do số
lượng fax gửi về quá nhiều. Máy fax thường xuyên trục chặc: tắc giấy, hết mực,
hỏng trống…. Chưa kế đến là tình trạng có đơn vị gửi fax nhiều lần cho một
thông tin làm cho tình trạng tắc ngẽn trở lên trầm trọng hơn và gây lãng phí giấy
mực.
Một khó khăn khác là khâu trả lời điện thoại của các thành viên trong Ban TTĐT.
Sau khi gửi Fax, các đơn vị sẽ gọi điện lại để xác nhận thông tin có được đăng tải
hay không và đăng tải trên số báo ra ngày nào. Chính vì thế đã tạo ra sự tắc
nghẽn thông tin. Nhiều đơn vị không thể gọi điện thoại được vì điện thoại của các

biên tập viên luôn bận. Trung bình tỷ lệ gọi thành công thường là 1/3. Xử lý quá
nhiều thông tin trong một ngày, cộng với việc trả lời điện thoại liên tục đã gây
sức ép cho các biên tập viên khiến nhiều khi thái độ phục vụ của họ trở lên tiêu
cực hơn (có thể là to tiếng với khách hàng), một phần cũng do các đơn vị cung
cấp thông tin không rõ ràng và không nắm được quy định về đăng tải thông tin
đấu thầu theo như quy định của Luật đầu thấu và các văn bản khác liên quan.
Hình thức gửi trực tiếp là việc chủ đầu tư/bên mời thầu lên tòa soạn gửi trực tiếp
thông tin đấu thầu cho Ban TTĐT. Hình thức này chủ yếu được các đơn vị trên
địa bàn TP Hà Nội và một số tỉnh, thành phố lân cận áp dụng, tuy nhiên có thể
không đảm bảo tính khách quan về mặt đăng tải thông tin.

4


Hình thức tiếp nhận thông tin qua đường bưu điện (bản gốc) cũng gặp phải
những khó khăn tương tự. Tất cả các văn bản (thông tin đấu thầu) gửi đến, thành
viên trong Ban TTĐT nhận được sau khi văn thư đã phân loại theo lĩnh vực,
ngành nghề sẽ phải đối chiếu một lần nữa so với bản fax để đảm bảo rằng không
bỏ sót thông tin. Đối với những thành viên làm lâu năm họ có thể nhớ được hầu
hết các thông tin (thông tin nào đã xử lý và chưa xử lý), do vậy không mất nhiều
thời gian vào việc kiểm tra từng bản gốc và bản fax. Còn đối với những thành
viên mới thì đây là công việc tỉ mỉ và mất khá nhiều thời gian. Vì bản gốc gửi
qua đường công văn thường đến sau 1 - 2 ngày, có khi cả tuần do các đơn vị gửi
muộn (do đã gửi fax trước). Nếu có văn bản nào sai thì thành viên phải gọi điện
cho các đơn vị hướng dẫn và yêu cầu họ sửa và gửi lại văn bản.
Hình thức tiếp nhận thông tin trên mạng (dauthau.mpi.gov.vn): Các đơn vị có thể
đăng ký và gửi thông tin qua mạng. Ưu điểm là gửi thông tin nhanh, nhưng do dữ
liệu không đồng bộ nên khi trích xuất văn bản thường bị lỗi vì vậy biên tập viên
phải nhập lại thông tin, gây lãng phí về thời gian. Một khó khăn khác là mạng
hoạt động không ổn định, băng thông thấp nên hay bị nghẽn mạng nên không thể

đăng ký được.
Sau khi biên tập xong, các biên tập viên gửi thông tin cho trưởng nhóm, người có
nhiệm vụ tập hợp và gửi lại cho Ban thiết kế, chế bản.
Từ mô hình hoạt động trên của Ban TTĐT có thể thấy có khá nhiều bất cập cho
công tác quản lý. Thứ nhất, xuất phát từ quy trình làm việc mang nhiều tính thủ
công và thiếu khoa học. Phần lớn các thông tin gửi đến được Ban TTĐT kiểm tra
5


bằng cảm tính và nhập liệu bằng tay vì vậy không thể tránh được sai sót trong
khâu biên tập như đăng sai ngày phát hành hồ sơ mời thầu, thời điểm đóng
thầu… hay một thông tin được đăng lặp lại trên báo nhiều lần.
Thứ hai, áp dụng nhiều hình thức gửi thông tin là tốt vì đảm bảo được sự linh
hoạt cho chủ đầu tư/bên mời thầu, họ có thể lựa chọn các hình thức khác nhau
phù hợp với điều kiện của mình nhưng ở góc độ nào đó lại gây khó khăn cho Ban
TTĐT (mất nhiều thời gian kiểm tra thông tin). Bên cạnh ưu điểm, mỗi hình thức
đều có những nhược điểm riêng gây không ít khó khăn cho Ban TTĐT và chủ
đầu tư/bên mời thầu.
Thứ ba, trung bình mỗi ngày Báo Đấu thầu tiếp nhận hàng trăm thông tin đấu
thầu liên quan. Để xử lý mỗi một thông tin, Ban TTĐT phải trao đổi liên lạc với
đơn vị gửi thông tin (thường là qua điện thoại, mỗi một cuộc điện thoại thường
kéo dài từ 3 – 5 phút) để xác nhận tình trạng văn bản. Điều này có thể gây ngẽn
mạng điện thoại khiến nhiều đơn vị không thể liên lạc được và tạo áp lực cho
thành viên của Ban vì nhiều khi câu hỏi được hỏi đi hỏi lại nhiều lần.
Để khắc phục tình trạng trên, việc đầu tiên Ban TTĐT cần làm là tổ chức lại khâu
tiếp nhận thông tin theo hướng thuận tiện, đơn giản cho cả hai bên. Các hình thức
tiếp nhận thông tin trên vẫn được duy trì, tuy nhiên, cần giảm bớt các cuộc điện
thoại gọi đến bằng cách trả lời thông tin qua mạng. Các văn bản gửi đến dù đúng
hay sai đều được cập nhật trên mạng ngay lập tức. Các đơn vị gửi thông tin chỉ
cần truy cập vào mạng là có thể tra cứu được tình trạng văn bản gửi đến, tránh

được lãng phí về thời gian và tiền bạc do phải liên lạc nhiều lần và tránh được sự
6


căng thẳng cho các biên tập viên do phải trả lời quá nhiều điện thoại mỗi ngày.
Tuy nhiên cũng cần phải nâng cấp trang website hiện tại thì mới có thể đáp ứng
được khả năng này. Tiến tới là triển khai đăng ký toàn bộ thông tin qua mạng.
Qua mô tả quy trình tác nghiệp trên của Ban TTĐT, có thể thấy còn tồn tại rất
nhiều bất cập trong quá trình xử lý và tiếp nhận thông tin của Ban. Những bất cập
đó không chỉ làm ảnh hưởng đến năng suất làm việc mà còn gây lãng phí cả về
thời gian và tiền bạc cho cả Tòa soạn báo và đơn vị đăng ký thông tin. Quản trị
hoạt động sẽ giúp nhìn nhận vấn đề sản xuất ở mọi khâu, đánh giá và đưa ra giải
pháp hữu hiệu nhằm giúp tổ chức hoạt động hiệu quả hơn, nâng cao năng suất và
chất lượng dịch vụ.
Như đề cập ở trên, quy trình tác nghiệp của Ban TTĐT cần phải được sắp xếp và
tổ chức lại theo hướng đơn giản hóa, gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí và thuận tiện cho
cả Ban TTĐT và các chủ đầu tư/bên mời thầu. Từng thành viên của Ban sẽ phải
rà soát lại quy trình tiếp nhận thông tin đề xuất phương án thực hiện theo hướng
trên và cam kết thực hiện khi phương án cuối cùng được Lãnh đạo Báo Đấu thầu
thông qua. Ban TTĐT cũng phải đánh giá và kiểm điểm theo định kỳ quá trình
làm việc của từng thành viên, có chế độ khen thưởng và kỷ luật rõ ràng (hiện nay
chưa áp dụng) thì mới đảm bảo được nội quy của Ban và của tòa soạn được tuân
thủ nghiêm ngặt. Rõ ràng những bất cập trên của Ban TTĐT ai cũng có thể nhìn
nhận thấy và đã tồn tại từ lâu. Sắp xếp và tổ chức lại quy trình tiếp nhận thông
tin, trong đó ưu tiên ứng dụng công nghệ thông tin cùng với sự nỗ lực của các

7


thành viên Ban TTĐT nói riêng và Tòa soạn Báo Đấu thầu nói chung sẽ là giải

pháp đảm bảo hiệu quả về cắt giảm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ./.
----------------------------Tài liệu tham khảo:
- Giáo trình Quản trị hoạt động – Đại học Griggs
- Quy chế hoạt động của Báo Đấu thầu

8