Hướng dẫn sử dụng phần mềm Open eLIS trong y tế

Hướng Dẫn Sử Dụng
Hệ Thống Thông Tin
Phòng Xét Nghiệm
(ELIS)
I. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN PHÒNG XÉT NGHIỆM..............2
II.
BẢO MẬT...............................................................................................................3
1. Cài đặt chế độ bảo mật ban đầu................................................................................3
2. Đăng nhập vào OpenELIS........................................................................................3
3. Thoát khỏi OpenELIS...............................................................................................5
III. DANH SÁCH CHÍNH............................................................................................5
1. Khái quát về Danh Sách Chính.................................................................................5
2. Những bảng dữ liệu trong Danh Sách Chính............................................................6
3. Hiển thị dữ liệu.......................................................................................................10
4. Cách làm cho dữ liệu Làm Không Hoạt Động.......................................................12
5. Chỉnh sửa dữ liệu....................................................................................................12
6. Thêm dữ liệu...........................................................................................................14
IV.
KIẾN TRÚC HỆ THỐNG...................................................................................15

1


I. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN PHÒNG XÉT
NGHIỆM
-

OpenELIS là một Hệ Thống Thông Tin Phòng Xét Nghiệm đựợc phát triển dựa
trên nỗ lực hợp tác chung của các nhân viên công nghệ thông tin thuộc phòng thí
nghiệm sức khỏe công cộng của 3 bang: Inova, Minnesota và Kansas. Hệ thống
được xây dựng dựa trên "Những yêu cầu đối với Các Hệ Thống Thông Tin Phòng

Xét Nghiệm Sức Khỏe Công Cộng", được phát triển sau cuộc họp liên bang của
“Hiệp hội Các Phòng Xét Nghiệm Sức Khỏe Công Cộng” (Association of Public
Health Laboratories (APHL)), và được triển khai bởi “Viện Khoa học Thông Tin
Sức Khỏe cộng đồng”(Public Health Informatics Institute (PHII)) với sự tài trợ
của tổ chức Robert Wood Johnson . Sự nỗ lực hợp tác của các Bang này đã xác
định 16 qui trình tác nghiệp cho các phòng thí nghiệm sức khỏe công cộng, bao
gồm tất cả các lĩnh vưc xét nghiệm của sức khỏe công cộng: xét nghiệm lâm sàng,
xét nghiệm môi trường, sàng lọc sơ sinh và thử nghiệm trên động vật.

-

Mục đích của nhóm OpenELIS là phát triển một Hệ Thống Thông Tin Phòng Xét
Nghiệm (LIS) nhằm đáp ứng yêu cầu của các phòng thí nghiệm sức khỏe công
cộng, một hệ thống bền vững, tiết kiệm về mặt kinh tế, và có khả năng tạo ra một
cộng đồng mã nguồn mở cho sự phát triển tương lai cũng như mở rộng các chức
năng của hệ thống. Bằng cách sử dụng những công cụ mã nguồn mở và tập trung
vào hệ thống vận hành điều hành, và tính độc lập của cơ sở dữ liệu với thiết kế và
triển khai hệ thống theo đó có thể giảm đáng kể chi phí đầu tư ban đầu và bảo trì
hệ thống về sau.

-

Trang Web OpenELIS hiện đã được đưa vào sử dụng, bao gồm một kho lưu trữ
các mã nguồn, một diễn đàn Wiki lưu trữ những tài liệu, cũng như “những câu hỏi
thường gặp”, và một ứng dụng tìm kiếm lỗi và các cải tiến.Truy cập website tại
địa chỉ www.openelis.org.

2

II. BẢO MẬT
Cài đặt chế độ bảo mật ban đầu
Đăng nhập vào OpenELIS
Thoát khỏi OpenELIS
Thay Đổi Mật Khẩu
Cài đặt tài khoản người dùng mới

1. Cài đặt chế độ bảo mật ban đầu
-

Trước khi bất cứ người dùng nào có thể truy cập vào OpenELIS, người quản
lý phải cài đặt tài khoản người dùng, môđun (màn hình) và cấp quyền cho
người dùng. Người quản lý của OpenELIS sử dụng 4 màn hình danh sách
chính (Người Dùng Hệ Thống , Người đăng nhập, Mođun Hệ Thống và
Mođun Người Dùng Hệ Thống) để thiết lập quá trình cài đặt bảo mật ban đầu.
Các màn hình danh sách chính được mô tả trong mục 9.5. Ngoài ra, bạn có thể
xem thêm ở chương Danh sách chính và phụ lục dữ liệu danh sách chính để
hiểu rõ hơn.

-

Sau khi hoàn tất việc cài đặt bảo mật, quá trình thêm người dùng mới vào hệ
thống và cấp quyền là giống như với quá trình đã cài đặt ban đầu, ngoại trừ
mođun hệ thống không cần phải định nghĩa lại. Cách thêm 1 người dùng mới
vào hệ thống sau khi cài đặt bảo mật ban đầu sẽ được mô tả hoàn chỉnh trong
phần cuối cuả chương này.

2. Đăng nhập vào OpenELIS
Để đăng nhập vào ứng dụng OpenELIS:
a. Mở trang đăng nhập chính OpenELIS. Người quản lý hệ thống OpenELIS

cuả bạn sẽ cho bạn biết cách để vào trang đăng nhập này; thường thì bạn sẽ
nhấn chuột vào đường kết nối cuả OpenELIS
b. Người quản lý hệ thống OpenELIS sẽ cấp cho bạn 1 tên truy cập và mật
khẩu. Nhập tên truy cập và mật khẩu vào trang đăng nhập và nhấn nút
“Submit”.

3


c. Nếu bạn nhập đúng tên truy cập và mật khẩu, trang chủ dưới đây sẽ mở ra.

d. Nếu tên truy cập và mật khẩu sai, 1 thông báo "Đăng nhập không hợp lệ" sẽ
hiện ra. Có thể bạn đã nhập thông tin chưa chính xác, hãy thử điền tên truy
cập và mật khẩu của bạn lại lần nữa. Nếu vẫn nhận được thông báo như cũ,
hãy liên lạc với người quản lý hệ thống OpenELIS cuả bạn để được giúp đỡ.

e. Nếu mật khẩu của bạn đã hết hạn, thông báo trên sẽ được hiển thị. Hãy liên
lạc với người quản lý hệ thống OpenELIS cuả bạn để được giúp đỡ. Người
quản lý hệ thống OpenELIS xác định ngày hết hạn mật khẩu của bạn trong
quá trình cài đặt bảo mật ban đầu và sẽ xác lập lại ngày hết hạn.

4


3. Thoát khỏi OpenELIS
Để thoát khỏi ứng dụng OpenELIS, nhấn vào ô Thoát trên trang chủ, được
viền đỏ ở dưới đây. Nếu bạn không tìm thấy ô Thoát, hãy thoát khỏi trang đó
để trở lại trang chủ và ô Thoát.

III. DANH SÁCH CHÍNH

a)
b)
c)
d)
e)
f)
.1

Khái quát về Danh Sách Chính
Những bảng dữ liệu trong Danh Sách Chính
Xem dữ liệu
Cách làm dữ liệu Làm Không Hoạt Động
Chỉnh sửa dữ liệu
Thêm dữ liệu

Khái quát về Danh Sách Chính
-

-

Từng chức năng trong Danh Sách Chính sẽ tương ứng với từng bảng dữ liệu
mà trong đó chứa đựng danh sách của tất cả các giá trị hợp lệ cho các trường
dữ liệu trong ứng dụng. Ví dụ: Bảng dữ liệu Tổ chức - Organization sẽ liệt kê
tất cả các Tổ chức hợp lệ sẽ được nhập trong các màn hình ứng dụng.
Để ứng dụng hoạt động đúng đắn, trước tiên người quản trị cơ sơ dữ liệu phải
dùng tập tin phát sinh dữ liệu để khởi tạo một phần hoạc toàn bộ dữ liệu cho
các bảng danh sách chính.

5

-

.2

Chỉ có người giám sát hay quản trị hệ thống mói có thể truy cập đến danh sách
các chức năng trong Danh Sách Chính. Nếu có quyền truy cập, khi nhấn chọn
thẻ Danh Sách Chính, bạn sẽ thấy danh sách các đường dẫn xuất hiện như bên
dưới. Mô tả phía dưới là những bảng dữ liệu được dùng trong Danh Sách
Chính và các bước thực hiện cho việc thêm hoặc chỉnh sửa dữ liệu đã có. Mô
tả chi tiết cho từng bảng trong Danh Sách Chính được xem trong phần Phụ
Lục: Dữ liệu Danh Sách Chính.

Những bảng dữ liệu trong Danh Sách Chính
Danh sách ở dưới là các chức năng trong Danh Sách Chính và bảng dữ liệu tương
ứng cho từng chức năng đó. Những ví dụ minh họa sẽ làm rõ từng loại dữ liệu và
mục đích của bảng dữ liệu.

Tên bảng
Bảng

Mô tả
Ví dụ
Nhóm các mẫu xét nghiệm được Bảng xét nghiệm Vi khuẩn
dùng cho mục đích khi có yêu cầu Bảng xét nghiệm Virus hô hấp
chỉ định cùng lúc nhiều xét nghiệm
cho mẫu xét nghiệm bằng cách chọn
gán một nhóm cho mẫu xét nghiệm
đó

6


Chỉ Số
Chương Trình
Dấu Vết Xét Nghiệm

Dự Án

Giới Tính
Hành Động

Thêm các chỉ số để thiết lập kết quả
cho xét nghiệm
Chương trình điều tra nghiên cứu về
sức khỏe
Các mẫu thông báo sẽ được gắn vào
cho các xét nghiệm và được in ở
phần cuối của mỗi báo cáo cho từng
xét nghiệm. Mẫu thông báo thường
in cho xét nghiệm đó và không được
chỉnh sửa trên báo cáo của mẫu xét
nghiệm các nhân.
Một dự án sẽ liên kết một loạt các
mẫu xét nghiệm liên quan đến việc
bùng phát bệnh trong khoảng thời
gian ngắn nào đó, một khóa học dài
hạn hay các câu hỏi chất vấn dựa
trên một loạt các tiêu chuẩn
Giới tính của bệnh nhân

Bùng phát bệnh ở nhà hàng
ABC
Chương trình về HIV

Nam
Nữ
Hành động diễn ra đối với sự kiện Khách hàng đã gọi
Kiểm Soát Chất lượng
Ngày Lấy Mẫu đã chỉnh sửa

Khoa

Những khoa của một tổ chức gửi
mẫu tới khoa xét nghiệm
Loại Bệnh Nhân
Quản lý các loại bệnh nhân của một
tổ chức
Loại Kết Quả Xét Loại của kết quả xét nghiệm có thể
Nghiệm
được nhập trong thành phần của xét
nghiệm (câu hỏi). Loại “Từ điển”
được liệt kê trong bảng Dictionary.
Loại Độ chuẩn và Số được định
nghĩa trong “Thiết lập Thành
phần/Chỉ số Xét nghiệm” và được
lưu trong bảng TEST_RESULT.
Loại
Mẫu
Xét Loại mẫu xét nghiệm được nhận từ

Nghiệm
bệnh nhân cho việc kiểm tra. (khác
với “nguồn mẫu xét nghiệm” sẽ được
mô tả trong vị trí lấy mẫu xét
nghiệm)
Loại Thanh Toán
Quản lý các hình thức thanh toán của
bệnh nhân
Loại Từ Điển

Kết Quả
Kết Quả (Âm tính/ Dương tính)
Bệnh đường ruột
Bệnh lây qua đường tình dục
Chú ý: Kết quả PCR chỉ sử
dụng cho nghiên cứu, không
nên sử dụng cho việc chẩn
đoán bênh.

Nội, Ngoại, Dịch Vụ, …
Nội Trú, Ngoại Trú
Từ Điển
Độ chuẩn
Kiểu Số

Máu
Mô
Nước
BHYT, Dịch Vụ, Viện Phí,
Miễn Phí, …

Nhóm hay loại của các mục từ điển Virút
7


hay câu trả lời

Đa khoa
Dịch tễ học

Nghề Nghiệp

Quản lý những loại nghề nghiệp của Nông Dân, Công Nhân, Bác Sĩ,
bệnh nhân
Kỹ Sư, …
Nguồn Mẫu Xét Vị trí thực hiện của mẫu xét nghiệm Tai trái
Nghiệm
Tay phải
Sông Mississippi
Phòng Xét Nghiệm
Chương trình hoạt động hay điều tra Vi Trùng học
nghiên cứu của phòng xét nghiệm
Virút
Miễn dịch học
Phương Pháp
Những kỹ thuật được sử dụng cho Chuỗi dây chuyền phản ứng
việc kiểm tra mẫu xét nghiệm
(PCR)
Sự nuôi cấy
Sinh hóa

Quận
Quản lý tất cả các quận/ huyện của Quận 1, Quận 2, Huyện Châu
một đất nuớc
Thành, …
Sự Kiện QA
Sự kiện đảm bảo chất lượng có thể Mẫu vật tiêu bản chưa được
được gán cho phân tích. Những sự nhận
kiện này được gán cho từng xét Chất lượng chưa hoàn hảo
nghiệm chứ không phải gán cho mẫu Ngày lấy mẫu trống
xét nghiêm.
Thành Phần Bảng
Từng xét nghiệm được gán vào bảng. Nuôi cấy vi khuẩn hiếu khí
Gram dương hình que
Phiến đồ Acid Fast Bacilli
smear
Parainfluenza 1 PCR
Parainfluenza 2 PCR
Thiết Lập Chỉ Số/ Màn hình này khác với những màn Xét nghiệm là HIV-1 Western
Kết Quả Cho Xét hình khác ở chỗ nó dùng đường dẫn Blot
Nghiệm
để định nghĩa trước Thành phần/Câu
hỏi (bảng ANALYTE) và định nghĩa Thành phần là vạch p65,
trước Kết quả/Câu Trả lời (bảng vạch p55, v.v ...
DICTIONARY) để định nghĩa cho
từng xét nghiệm cụ thể. Những giá Kết quả là +, -, +/trị chính liên kết được lưu trong bảng
TEST_RESULT.
Tỉnh/ Thành Phố
Quản lý tất cả các tỉnh/ thành phố Tp. HCM, Hà Nội, Đà Nẵng,
của một đất nuớc
Bình Dương, Đồng Nai, …

Tổ Chức
Tất cả các thực thể mà hệ thống Viện Sức khỏe Lâm sàng Miền
ELIS tương tác qua lại như: Nơi gửi đông
xét nghiệm, liên bang và các văn Bệnh viện dùng phương pháp
phòng đại diện tiểu bang
học
8


Cơ quan Kiểm soát sự ô nhiễm
Trạng Thái Mẫu Xét Trạng thái sẽ theo dõi mẫu xét Mẫu Xét Nghiệm Bệnh Nhân 2
Nghiệm
nghiệm và tiến trình phân tích trong hoàn tất
quá trình thực hiện của phòng xét Hoàn tất
nghiệm
Từ Điển
Những kết quả hoặc câu trả lời
Dương tính
Âm tính
Không có kháng thể có tiền tố
HIV-1 hiện diện.
Vùng
Mẫu
Xét Lĩnh vực của mẫu xét nghiệm sẽ Xét nghiệm cho người
Nghiệm
được thực hiện
Xét nghiệm cho động vật
Xét nghiệm về môi trường
Xét Nghiệm
Thủ tục thực hiện trong phòng xét HIV-1 EIA

nghiệm có phương pháp và sẽ được Nuôi cấy vi khuẩn hiếu khí
gắn kết cho mẫu xét nghiệm. Chỉ duy Gram dương hình que
nhất một xét nghiệm có thể được in Virus bệnh cúm A PCR
trong bảng, kết quả được nhập và xác
minh bởi xét nghiệm và những câu
hỏi được gán cho xét nghiệm.
Xét Nghiệm Có Điều Khi gặp những điều kiện này, những Nếu xét nghiệm là HIV ½ Plus
Kiện
xét khác sẽ được thêm vào cho mẫu O
xét nghiệm. Những điều kiện này Và Thành phần là Kết quả cuối
được định nghĩa trong các xét cùng
nghiệm đầu tiên thành phần (câu hỏi) Và Kết quả là Phản ứng lặp lại
và kết quả (câu trả lời) đó cho xét thì Xét nghiệm có điều kiện là
nghiệm.
HIV-1 Western Blot
Nhật Ký Kết Quả Lưu lại tất cả các thao tác của người
Xét Nghiệm
sử dụng thao tác trên kết quả của xét
nghiệm. Thông tin lưu lại bao gồm:
tên tài khoản thao tác, ngày giờ,
chuyển từ kết quả nào sang kết quả
nào.
Nhật Ký Nhận Xét Lưu lại thông tin của người dùng
Nghiệm
nhận xét nghiệm của bệnh nhân.
Thông tin lưu lại bao gồm: tên tài
khoản đã thêm, ngày giờ thêm, tên
xét nghiệm.
Nhật Ký Thông Tin Lưu lại tất cả các thao tác của người
Bệnh Nhân

sử dụng trên thông tin bệnh nhân.
Thông tin lưu lại bao gồm: tên tài
khoản thao tác, ngày giờ, thông tin bị
thay đổi
9


Người Đăng Nhập
Người
Thống
Thành
Thống

Dùng

Thiết lập tên người dùng và mật
khẩu cho những người có thể đăng
nhập vào hệ thống.
Hệ Thiết lập họ, tên và tên đăng nhập.

Hệ Thiết lập cho tất cả các màn hình của Quản Lý Kết Quả Xét Nghiệm,
ứng dụng và khả năng thực hiện khi Xem Kết Quả, …
thực hiện chọn, thêm, chỉnh sửa và
xóa.
Quyền Cho Người Phân quyền từng chức năng trong hệ
Dùng Hệ Thống
thống cho từng tài khoản sử dụng.
Thành phần cho Thiết lập việc chọn, thêm, cập nhật
người quản trị hệ và xóa những quyền hạn đã được gán
thống

cho người dùng hệ thống và bộ phận
hệ thống.

.3

Phần

Hiển thị dữ liệu
Để hiển thị dữ liệu trong Danh Sách Chính, thực hiện các bước sau:
1. Nhấn chọn thanh Danh Sách Chính
2. Nhấn chọn một đường dẫn
3. Màn hình giống bên dưới sẽ xuất hiện
4. Nhấn nút TRƯỚC và SAU để hiển thị khối dữ liệu phía trước hay phía sau
của khối dữ liệu hiện tại. Các mẫu dữ liệu sẽ được sắp xếp theo ký tự abc dựa
theo trường dữ liệu quan trọng nhất.

10


11


.4

Cách làm cho dữ liệu Làm Không Hoạt Động
Thỉnh thoảng, các dữ liệu trong danh sách chính không còn hiệu lực nữa bởi nhiều
nguyên nhân: một tổ chức nào đó không còn hoạt động nữa, một xét nghiệm không
còn được thực hiện nữa hay một dự án nào đó đã hoàn thành.
Để làm cho một mẫu dữ liệu nào đó không còn hiệu lực nữa ta làm theo cách sau:
f. Nhấn chọn vào hộp chọn của mẫu dữ liệu trên màn hình hiển thị

g. Nhấn nút Làm Không Hoạt Động (deactivate)
h. Trường Có Hiệu Lực sẽ đổi từ Y sang N
i. Một mẫu dữ liệu sẽ được được kích hoạt trở lại bằng cách sử dụng chức
năng Chỉnh Sửa như mô tả ở phía dưới

.5

Chỉnh sửa dữ liệu
Để chỉnh sửa dữ liệu đã có trong Danh Sách Chính, thực hiện như sau:
1. Sử dụng nút TRƯỚC hoặc TIẾP trên màn hình để hiển thị các khối dữ liệu
và tìm mẫu dữ liệu mà bạn muốn chỉnh sửa
2. Nhấn chọn vào hộp chọn của mẫu dữ liệu đó
3. Nhấn nút Thay Đổi

12


4. Màn hình Thay Đổi sẽ hiển thị với từng giá trị hiện tại của mẫu tin đó tương ứng
với các trường dữ liệu.

5. Thay đổi trường dữ liệu nào cần thiết. Những trường dữ liệu đánh dấu bằng dấu
hoa thị màu đỏ (*) là trường bắt buộc.
6. Để phục hồi hiệu lực lại một mẫu dữ liệu, bạn chỉ việc thay đổi giá trị N thành Y
trong trường dữ liệu “Có Hiệu Lực” (activate).
7. Nhấn nút LƯU để lưu lại các thay đổi. Nhấn nút THOÁT để thoát khỏi màn hình
mà không cần phải lưu lại. Nếu trường dữ liệu bắt buộc mà không có dữ liệu thì
khi bạn nhấn nút LƯU một hộp thoại sẽ xuất hiện thông báo những trường dữ liệu
bắt buộc nào đang bị trống.

13

.6

Thêm dữ liệu
Để thêm mẫu dữ liệu mới cho Danh Sách Chính, thực hiện như sau:
1. Nhấn nút THÊM trên màn hình hiển thị.

2. Màn hình Thêm sẽ xuất hiện như bên dưới. Một vài trường dữ liệu sẽ tự động
được điền với giá trị mặc định.

3. Nhập dữ liệu vào các trường. Những trường dữ liệu đánh dấu bằng dấu hoa thị
màu đỏ (*) là trường bắt buộc. Chi tiết các trường dữ liệu sẽ được mô tả trong
phần Phụ Lục: Dữ liệu Danh Sách Chính.
4. Nhấn nút LƯU để lưu lại các thay đổi của bạn cho mẫu dữ liệu đó. Nhấn nút
THOÁT để thoát khỏi màn hình mà không cần phải lưu lại sự thay đổi. Nếu

14


trường dữ liệu bắt buộc mà không có dữ liệu thì khi bạn nhấn nút LƯU một hộp
thoại sẽ xuất hiện thông báo những trường dữ liệu bắt buộc nào đang bị trống.

15