QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

BỘ TÀI CHÍNH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH MARKETING
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
*****ooo0ooo*****

BÀI THUYẾT TRÌNH
MÔN HỌC: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
CHƯƠNG 2

TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG
GV hướng dẫn: ThS, GVC Lê Văn Qúy
Thành viên thực hiện: Nhóm 6 – Lớp học phần 1421101014104

1.
2.
3.
4.
5.

Phạm Duy Tuấn
Đặng Văn Tỉnh
Lê Thị Ngọc Hân
Trần Đào Nguyên
Nguyễn T Mỹ Trang

6. Đỗ Thị Thùy Vân
7. Nguyễn T Hoàng Yến
8. Nguyễn Hoàng Nam
9. Phan Lâm Ngọc Trinh
10. Phạm Thị Hải Triều
11. Lê Nguyễn Đăng Thư

12. Bùi Thị Hoài Anh
13. Dương Mẫn Kình
14. Ngô Thị Lý
15. Nguyễn Thị Tú Oanh


MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG



Giúp sinh viên nắm rõ cách thức tổ chức bộ máy
văn phòng.



Hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến bộ máy hành
chính văn phòng.



Nắm rõ cách thức hoạt động trong bộ máy văn
phòng.


BỐ CỤC CHƯƠNG

A.

LÝ THUYẾT
I. Khái niệm

1. Tổ chức bộ máy hành chính văn phòng (hcvp)
2. Tổ chức công việc hcvp
3. Tổ chức nhân sự hcvp

II. Các nhân tố của cơ cấu tổ chức hcvp
1. Chuyên môn hóa
2. Tiêu chuẩn hóa
3. Phối hợp
4. Quyền hành


BỐ CỤC CHƯƠNG (tt)
III. Hình thức tổ chức bộ máy hcvp
1. Tổ chức tập trung
2. Tổ chức phân tán

IV. Tiến trình tổ chức bộ máy tổ chức hcvp
1. Phân tích các yếu tố ảnh hưởng
2. Phân tích các hoạt động hcvp
3. Vẽ sơ đồ cơ cấu bộ máy hcvp
4. Phân công công việc
5. Tổ chức nhân sự văn phòng

B. CÂU HỎI ÔN TẬP
C. BÀI TẬP TÌNH HUỐNG


A. LÝ THUYẾT

I. Khái niệm
1. Tổ chức bộ máy hành chính văn phòng

 Là nhiệm vụ cơ bản để giải quyết các vấn đề cơ cấu tổ chức , xây dựng guồng máy và cơ chế
hoạt động của một tổ chức.

 Là một quá trình bao gồm các hoạt động: xác định những công việc cần làm, thiết lập phòng
ban, bộ phận, bố trí lực lượng nhân sự và phân công cho các đơn vị, cá nhân đảm nhận công
việc đó, tạo ra mỗi quan hệ ngang dọc trong nội bộ tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu chung đạt
kết quả.


2. Tổ chức công việc hcvp

 Trực lễ tân theo lịch hoặc yêu cầu.
 Thanh toán chi phí văn phòng.
 Soạn thảo các văn bản, hợp đồng, thư chào.
 Tìm kiếm, thu thập thông tin, bài viết trên Internet.
 Quản lý hồ sơ, giấy tờ.


3. Tổ chức nhân sự hcvp

 Phòng tổ chức hành chính.
 Phòng kế hoạch – kinh
doanh – đầu tư.

 Phòng kế toán – tài chính.
 Phòng nhân sự.
 Phòng khách hàng.

II. Các nhân tố của cơ cấu tổ chức hcvp
1. Chuyên môn hóa công việc thể hiện mức độ chia nhỏ
nhiệm vụ trong tổ chức thành các công việc riêng lẻ.

Ưu điểm

 Sử dụng có hiệu suất kỹ năng của nhân viên
 Tăng kỹ năng của nhân viên nhờ sự lập đi lập lại
 Tăng năng suất nhờ giảm thời gian thực



Nhược điểm
Tạo ra sự nhàm chán, mệt mỏi và

hiệncông việc

căng thẳng thần kinh của người lao

Đào tạo chuyên môn hoá hiệu quả hơn.

động

Cho phép sử dụng các thiết bị chuyên môn hóa.


2. Tiêu chuẩn hóa

 Bao gồm quá trình xây dựng, ban hành và áp dụng tiêu chuẩn.
 Lợi ích quan trọng của tiêu chuẩn hóa là nâng cao mức độ thích ứng của quá trình và dịch vụ
với những mục đích đã định, tạo thuận lợi cho sự hợp tác về khoa học, công nghệ…


3. Phối hợp



Vừa có tính tổ chức vừa mang tính
tự giác.



Làm tăng hiệu lực quản lý, bổ trợ
cho các mối quan hệ điều khiển phục
tùng, tạo tính đồng bộ và toàn diện.


4. Quyền hành





Ra lệnh và yêu cầu người khác thực hiện.
Ra lệnh, nếu thực hiện tốt sẽ có thưởng.
Lắng nghe ý kiến cấp dưới trước khi ra quyết định.

III. Hình thức tổ chức bộ máy hcvp
1. Tổ chức tập trung
a. Hcvp tập trung theo địa bàn
Mọi hoạt động hồ sơ văn thư đều phải tập
trung vào một địa điểm duy nhất đó là phòng
hành chính, dưới quyền quản trị của nhà quản
trị hành chính.


Ưu điểm

•
•
•
•

Dễ bố trí và sắp xếp nhân sự
Dễ kiểm tra
Tập trung trang thiết bị
Đơn giản thủ tục

Nhược điểm

•
•

Khó chuyên môn hóa
Công việc thiếu chính xác do thiếu quan tâm đến tầm quan trọng của
từng loại công việc.

•

Trì trệ cho chuyển giao công việc.

Chỉ nên áp dụng loại hình này đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc cá thể.


b. Hcvp tập trung theo chức năng

Các hoạt động hành chính vẫn đặt tại địa điểm
của các bộ phận chuyên môn của nó nhưng phải
được đặt dưới quyền phối hợp, tiêu chuẩn hóa
và giám sát của nhà quản trị hành chính.


Ưu điểm
Thu hút được nhiều chuyên viên vào công tác quản lý

Nhược điểm
Dễ vi phạm chế độ một thủ trưởng nghĩa là lấn quyền các cấp quản trị chuyên môn.

Loại hình này áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp.


2. Tổ chức phân tán

Khi một công ty duy trì nhà máy và chi nhánh ở nhiều địa điểm khác nhau, các chi nhánh
có thể áp dụng tổ chức phân tán để gia tăng hiệu quả hoạt động.

Xuất hiện sự trùng lặp trong việc giám sát và đầu tư trang thiết bị.

Giám đốc chi nhánh ít trách nhiệm hơn.


Ưu điểm



Tập trung các hoạt động kế toán không những ít tốn kém hơn mà còn hiệu
quả hơn.



Công

việc

sẽ

thực

hiện

chính

xác

hơn.

Nhờ báo cáo kịp thời, bộ phận quản lý sẽ vận dụng tốt hơn các thông tin

kế toán và thống kê.

Khuyết điểm



Dịch vụ văn phòng bị phân tán vì hoạt động đa địa điểm.


IV. Tiến trình tổ chức bộ máy hcvp

1

2

3

4

5

Phân tích các yếu tố ảnh hưởng

Phân tích các hoạt động hcvp

Sơ đồ cơ cấu bộ máy hcvp

Phân công công việc

Tổ chức nhân sự văn phòng

1. Phân tích các yếu tố ảnh hưởng



Nhiệm vụ, mục tiêu, chiến lược



Môi trường hoạt động: Môi trường luôn biến đổi, các nhà môi trường cần phải thay đổi hay
thiết kế cơ cấu tổ chức thích nghi với môi trường đó.



Đặc điểm ngành nghề: Các tổ chức sẽ có cơ cấu tổ chức



Năng lực và trình độ nhân sự: Trình độ đội ngũ quản lý cao là điều kiện thuận lợi cho việc
hình thành cơ cấu tổ chức quản trị có hiệu quả.


2. Phân tích các hoạt động hcvp

 Các hoạt động giám sát nhân viên, các thiết bị văn phòng, xử lý các nhiệm vụ như dịch vụ
khách hàng, biên chế, ban hành và thay đổi các chính sách trong tổ chức.



Ngoài ra còn thảo luận với cấp trên về hiệu suất làm việc của nhân viên và thuê nhân viên
mới hoặc sa thải nhân viên hiện tại.


3. Sơ đồ cơ cấu bộ máy hành chính văn phòng

TRƯỞNG PHÒNG
HÀNH CHÍNH
QUẢN TRỊ

Chuyên viên
Hành chính
quản trị

Trưởng đơn vị

Trưởng đơn vị

Trưởng đơn vị Dịch vụ

Tài nguyên

hành chính

nhân sự

văn phòng

Kĩ thuật
và

bảo trì


4. Phân công công việc

Xác định những hoạt động cần thực hiện

•
•
•

Liệt kê những hoạt động cần thiết và mô tả những nhiệm vụ liên quan.
Phân loại các hoạt động.
Xác định tính quan trọng của từng loại hoạt động

Phân chia hoạt động theo chức năng

•Phân chia các hoạt động quan trọng thành những nhiệm vụ

chủ yếu.

•Hệ thống hóa nhiệm vụ theo từng nhóm chức năng.
Xây dựng quy chế hoạt động

•
•
•

Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng phòng ban, bộ phận.
Chỉ rõ mối quan hệ phối hợp thực hiện nhiệm vụ.

Thiết lập văn bản qui chế hoạt động cho bộ máy tổ chức.


5. Tổ chức nhân sự văn phòng

Xây dựng chính sách sử dụng

Định biên

nhân sự:

•

Dựa vào hoàn cảnh thực tiễn của
tổ chức và pháp luật lao động,

Đánh giá khả năng nhân sự
Xác định số lượng nhân sự cần

xây dựng các tiêu chuẩn sử dụng

thiết cho từng phòng ban, bộ

nhân sự với mối quan hệ giữa

phận.

quyền và nghĩa vụ

•

•
•

Qui định các chế độ đãi ngộ,
thưởng phạt.


B. CÂU HỎI ÔN TẬP