Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng thủ công mỹ nghệ tại công ty tnhh hoàng minh anh

LỜI NÓI ĐẦU
Với vị trí của một ngành xuất khẩu đang phát triển mạnh của Việt Nam trong
những năm gần đây, cùng với tiềm năng và thế mạnh về thiên nhiên và con người,
ngành sản xuất đồ gỗ mỹ nghệ đang hứa hẹn sẽ đóng vai trò quan trọng trong vấn đề
phát triển kinh tế Việt Nam trong những năm tới cho dù có rất nhiều khó khăn ở phía
trước.
Công ty TNHH Hoàng Minh Anh là một công ty kinh doanh xuất khẩu đồ gỗ
mỹ nghệ và thị trường nước ngoài. Với tốc độ tăng trưởng hàng ngày càng nhanh.
công ty đang chứng tỏ là mọt trong những công ty xuất khẩu đồ gỗ hoạt động có hiệu
quả của ngành xuất nhập khẩu. nước nhà.
Với mục đích đi sâu nghiên cứu hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp
xuất nhập khẩu của Việt Nam trên con đường hội nhập kinh tế quốc tế, em lựa chọn
chuyên đề tốt nghiệp của mình là: "Quy trình tổ chức, thực hiện hợp đồng xuất
khẩu tại các doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu".
Trên cơ sở phân tích, đánh giá quá trình tổ chức thực hiện hoạt động xuất khẩu
của công ty Hoàng Minh Anh trong những năm gần đây để tìm ra những mặt hạn chế,
yếu kém cũng như những ưu điểm nổi bật. Em xin đề xuất các giải pháp và đưa ra một
số định hướng nhằm đẩy mạnh việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty, qua đó
có thể tìm ra con đường phát triển bền vững cho mặt hàng thủ công mỹ nghệ của công
ty trên thị trường.

1


PHẦN I: NỘI DUNG BÁO CÁO
CHƯƠNG I:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI QUỐC
TẾ VÀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT
KHẨU TẠI CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH XUẤT KHẨU
I/

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI XUẤT

KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH XUẤT NHẬP
KHẨU
1.

Khái niệm và đặc điểm.

1.1.Khái niệm
Hợp đồng thương mại xuất khẩu hàng hóa là sự thỏa thuận giữa những

đương

sự có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau, theo đó môt bên được gọi là bên xuất
khẩu (bên bán) có nghĩa vụ chuyển vào quyền sở hữu của một bên khác gọi là bên
nhập khẩu (bên mua) một tài sản nhất định gọi là hàng hóa. Bên mua có nghĩa vụ
nhập hàng và trả tiền hàng .
1.2.Đặc điểm
Hợp đồng thương mại xuất khẩu hàng hóa là loại hợp đồng mua bán đặc biệt
trong đó người bán có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho người mua vượt
qua biên giới quốc gia, còn người mua có nghĩa vụ trả cho người bán một khoản tiền
ngang giá trị hàng hóa bằng các phương thức thanh toán quốc tế.
2.

Phân loại hợp đồng thương mại xuất khẩu

2.1. Hợp đồng mua bán hàng hoá xuất khẩu
Loại hợp đồng này có thể là hợp đồng một chiều hoạc hai chiều hợp đồng một
chiều là loại hợp đồng mà doanh nghiệp ngoại thương chỉ có thể mua và trả tiền hoạc
chỉ có bán và thu tiền. Hợp đồng hai chiều là hợp đồng mà doanh nghiệp ngoại thương

vừa mua vừa kèm theo bán hay còn gọi là hợp đồng mua bán đối ứng.
2.2.Hợp đồng gia công xuất khẩu
Theo hợp đồng này doanh nghiệp ngoại thương giao nguyên vật liệu cho hoạc
bán thành phẩm cho các đơn vị sản xuất và thoả thuận với họ về sản xuất gia công, chế

2


biến thành phẩm theo những yêu cầu kỹ thuật, mẫu mã, kích cỡ, chất lượng được quy
định trước.
2.3.Hợp đồng liên doanh liên kết xuất khẩu
Các doanh nghiệp ngoại thương với các doanh nghiệp cùng góp vốn và các
nguồn lực khác, cùng chịu chung phí tổn và rủi ro để cùng sản xuất kinh doanh hàng
xuất khẩu loại hợp đồng này có thể ký trong một thời gian dài, có thể là nhất thời hoạc
có thể trong phạm vi lô hàng, chuyến hàng xuất khẩu nào đó
3.

Nội dung của hợp đồng thương mại.

Hợp đồng thương mại xuất khẩu trước hết là hợp đồng mua bán nói chung, là
sự thỏa thuận về việc di chuyển quyền sở hữu đối với hàng hóa từ người mua sang
người bán nhằm phân biệt với các hợp đồng khác như hợp đồng vận tải, hợp đồng bảo
hiểm … là những hợp đồng không có sự di chuyển quyền sở hữu về hàng hóa mà đối
tương của hợp đồng hoặc là quyền sử dụng về hàng hóa hoặc là quyền sử dung dịch
vụ.
II/

QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU

HÀNG HOÁ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH XUẤT KHẨU

Xin giấy phép xuất khẩu
1.
Ý nghĩa của việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Nhằm thúc dẩy sự trao đổi hàng hóa dịch vụ giữa các quốc gia với nhau, cho
Giục người mua L/C(áp dụng đối với các
phép khai thác lợi thế của từng
trong
phân
công
hợpquốc
đồnggia
thanh
toán
bằng
L/C)lao động quốc tế , việc thực
hiện hợp đồng xuất khẩu là thực hiện các mối quan hệ buôn bán trong thương mại có
tổ chức từ bên trong ra bên ngoài nhằm thúc dẩy sự phát triển hàng hóa, chuyển dịch
bị hàng
hóa nhân dân.
cơ cấu kinh tế, ổn định từng bước Chuẩn
nâng cao
đời sống
2.

Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
hàng được
hóa ký kết, đơn vị kinh doanh xuất
Sau khi hợp đồng mua bán Kiểm
ngoại tra
thương

nhập khẩu với tư cách là một bên tổ chức thực hiện hợp đồng đó. Doanh nghiệp cần
Thuê quốc
tàu lưu
cước
phải tuân thủ đầy đủ các luật pháp
gia,
luật(nếu
phápcó)
quốc tế, tập quán thương mại,
đồng thời đảm bảo quyền lợi của quốc gia và đảm bảo uy tín kinh doanh của doanh
Làmnghiệp
thủ tụccần
hải phải
quan cố gắng tiết kiệm chi phí, nâng
nghiệp. để làm được điều đó, doanh
cao lợi nhuận và hiệu quả của toàn bộ giao dịch.
Giao
tàuxuất khẩu của doanh nghiệp
Sơ đồ 1: Quy trình thực
hiệnhàng
hợplên
đồng
Làm thủ tục thanh toán

Khiếu nạn và giải quyết khiếu nại
(nếu có)

3

2.1.Xin giấy phép xuất khẩu.
Giấy phép xuất khẩu là một tiêu đề quan trọng về mặt pháp lý để tiến hành các
khâu khác trong mỗi chuyến hàng xuất khẩu. Thủ tục xin giấy phép xuất khẩu ở mỗi
quốc gia là khác nhau. Ở Việt Nam, hàng năm hoạc 6 tháng một lần, Bộ thương mại
công bố danh mục hàng cấm xuất khẩu, hàng xuất khẩu theo hạng ngạch. Hồ sơ xin
giấy phép xuất khẩu bao gồm:
 Đơn xin giấy phép.
 Phiếu hạn ngạch.
 Bản sao hợp đồng đã ký với nước ngoài hoạc bản sao L/C.
Mỗi giấy phép được cấp cho một chủ hàng kinh doanh để xuất khẩu một hoạc
một số mặt hàng với mức đã định, chuyên chở bằng phương tiện vận tải và giao hàng
tại một điểm nhất định.

4


2.2.Giục người mua mở L/C.
Trong trường hợp hợp đồng thanh toán theo L/C thì doanh nghiệp xuất khẩu
cần nhanh chóng giục bên nhập khẩu mở L/C. Khi được ngân hàng thông báo cần
kiểm tra xem xét cẩn thận tránh mắc "bẫy" L/C.
2.3.Chuẩn bị hàng hoá.
Đây là công việc bắt buộc đối với nhà xuất khẩu, nó bao gồm 3 bước
 Thu gom tập trung thành một lô hàng xuất khẩu xuất khẩu thông qua loại hợp
đồng đã ký: là việc mua hàng hóa ngoại thương thường được tiến hành trên cơ sở khối
lượng lớn. Do tính chất sản xuất của việt Nam còn nhỏ lẻ nói chung và tính chất các
mặt hàng thủ công nói riêng, để có đủ lượng hàng xuất khẩu thì chúng ta phải tập
chung gom hàng hóa trước khi xuất bàng việc ký hợp đồng với các đơn vị chân hàng.
 Đóng gói bao bì hàng hóa xuất khẩu nhằm đảm bảo phẩm chất, chât lượng và
số lượng tạo điều kiện thuận lợi cho việc bốc xếp, di chuyển, giao nhận hàng. Tùy
từng loại hàng hóa, yêu cầu cách thức đóng gói trong hợp đồng đã ký, doanh nghiệp

phải thực hiện đúng theo quy định. Tránh xa tình trạng đóng gói sai quy cách dẫn đến
bên nhập khẩu từ chối nhận hàng, yêu cầu giảm giá hàng xuất khẩu,..., từ chối thanh
toáng bằng tiền hàng.
 Về ký mã hiệu hàng xuất khẩu: là những ký mã hiệu bằng số, bằng chữ hoạc
bằng hình vẽ ghi trên bao bì, bên ngoài nhằm thông báo những chi tiết cần thiết cho
việc giao nhận, bốcdỡ, bảo quản hàng hóa.
2.4.Kiểm tra hàng hóa
Người xuất khẩu phải có nghĩa vụ kiểm tra hàng hóa: kiểm tra hàng hóa đủ về
chất lượng, đúng về số lượng, quy cách đóng gói,... trước khi giao hàng.
Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu mạng lại một ý nghĩa rất quan trọng, nó đảm bảo
uy tín của người xuất khẩu, tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp trong kinh doanh, ngăn chặn
kịp thời các hậu quả xấu xảy ra dẫn tới tranh chấp khiếu nại. Đặc biệt kiểm tra hàng
hóa xuất khẩu thực hiện tốt giúp cho đơn vị xuất khẩu giảm sửa chữa, khắc phục hậu
quả, nâng cao hiệu quả của hoạt động xuất khẩu.
2.5.Thuê tàu lưu cước (nếu có)
Tùy từng điều kiện giao hàng đã ký kết trong hợp đồng, việc thêu tàu chở hàng
được tiến hành trên ba căn cứ:

5


 Điều khoản của hợp đồng, điều kiện cơ sở giao hàng, số lượng hàng giao
nhiều hay ít,...
 Đặc điểm hàng hóa: Hàng nặng, hàng nhẹ, điều kiện bảo quản đơn giản hay
phức tạp, hàng vận chuyển dài ngày hay nhắn ngày.
Căn cứ vào điều kiện vận tải: Cước phí của từng loại hàng mà lựa chon thuê
vân chuyển theo đường bộ, đường biển, hay đường hàng không.
2.6.Mua bảo hiểm (nếu có)
Bảo hiểm chuyên chở hàng hóa xuất nhập khẩu là sự cam kết bồi thường về mặt
kinh tế của công ty bảo hiểm cho người mua bảo hiểm khi có rủi ro tổn thất, tai nạn

xảy ra đối với hàng hóa xuất khẩu trong quá trình chuyên chở. Ngược lại, người được
bảo hiểm có trách nhiệm đóng cho công ty bảo hiểm một khoản tiền gọi là phí bảo
hiểm theo những điều kiện đã được quy định trong hợp đồng bảo hiểm.
2.7.Làm thủ tục hải quan
Để tạo ra môi trường kinh doanh lành mạnh, ngăn chặn hoạt động buôn bán lậu,
bảo vệ sức khỏe người tiêu dùng. Mọi hàng hóa khi qua cửa Việt Nam đều phải làm
thủ tục hải quan xuất nhập cảnh. Đây là một trong những công cụ để nhà nước quản lý,
theo dõi thống kê về tình hình xuất khẩu, nhập khẩu.
2.8.Giao hàng lên tàu
Khi xuất khẩu, tùy theo phương thức thuê tàu chuyến hay thuê tàu chợ và điều
kiện chuyên chở hàng, rời hay trong cả container mà người xuất khẩu phải thực hiện
một số công việc chủ yếu sau:
- Hàng chuyên chở không dùng container theo phương thức tàu chuyến.
- Hàng chuyên chở bằng container theo phương thức theo tàu chợ.
2.9.Làm thủ tục thanh toán
Thanh toán là khâu quan trọng và là kết quả cuối cùng trong hoạt động xuất
khẩu. Có rất nhiều phương thức thanh toán khác nhau:
- Phương thức trả tiền mặt.
- Phương thức ghi sổ.
- Phương thức chuyển tiền.
- Phương thức nhờ thu.
- Phương thức tín dụng chứng từ.

6


2.10. Khiếu nại và giải quyết
Khiếu nại là phương pháp giải quyết các phát sinh trong quá trình thực hiện hợp
đồng bằng cách các bên trực tiếp thương lượng nhằm đưa ra các giải pháp mang tính
pháp lý thỏa mãn hay không thỏa mẵn các yêu cầu của bên khiếu nại.

III/

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI VIỆC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG

XUẤT KHẨU
1.

Các yếu tố bên ngoài

+ Xã hội: Mỗi quốc gia khác nhau của một nền văn hóa khác nhau, vì vậy trong
quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu các chứng từ liên quan có ghi điều kiện của
hợp đồng phải rõ ràng, phải đúng quy định quốc tế tập quán riêng của một nước nhất
định để tránh hiểu lầm về ngôn ngữ, gây ra tranh chấp không đáng có.
+ Pháp luật: Thuế xuất khẩu được chính phủ ban hành nhằm quản lý các hoạt
động xuất khẩu, mở rộng quan hệ kinh tế đối ngoại, nâng cao hiệu quả xuất khảu góp
phần bảo vệ và phát triển sản xuất trong nước. Vì vậy, chính phủ thực hiện chính sách
thuế quan trọng trong việc xác định xuất khẩu đối với từng nhóm hàng để đảm bảo sự
hài hòa các môi trường do thuế quan tác động.
Chính phủ ban hành hạn ngạch xuất khẩu quy định số lượng giá trị của một
hoạc một số mặt hàng được phép xuất khẩu trong một thời gian nhất định
Trợ cấp xuất khẩu nhằm phát triển mức độ xuất khẩu của hàng hóa nước mình
tạo điều kiện cho sản phẩm có sức cạnh tranh về giá trên thị trường thế giới. Trợ cấp
xuất khẩu làm tăng giá trị nội địa của hàng xuât khẩu tăng sản lượng hàng xuất khẩu
.
+ Công nghệ và hạ tầng sở: Khoảng cách địa lý giữa Việt Nam với nước ngoài
sẽ ảnh hưởng đến chi phí vận tải, thời gian thực hiện hợp đồng. Hệ thống giao thông
đặc biệt là hệ thống cảng biển, mức độ trang thiết bị độ sâu của cảng biển, chất lượng
của đường đá.... ảnh hưởng đến lượng chuyên chở của từng chuyến hàng. Tác động
của phương tiện vận chuyển sẽ ảnh hưởng tới tốc độ thực hiện hợp đồng. Hệ thống
cảng biển được đảm bảo an toàn cho hàng hoá.

Hệ thống bảo hiểm, kiểm tra chất lượng cho phép các hợp đồng mua bán hàng
hoá quốc tế được thực hiện an toàn hơn đồng thời giảm được mức độ thiệt hại có thể
xảy ra đối với các nhà kinh doanh trong trường hợp xảy ra rủi ro.

7


Hệ thống ngân hàng cho phép các nhà kinh doanh thuận lợi trong việc thanh
toán đảm bao lợi ích kinh doanh bằng các dịch vụ thanh toán qua ngân hàng.
2.

Môi trường bên trong

Đội ngũ cán bộ của doanh nghiệp
Có thể nói đội ngủ cán bộ, lực lượng nhân viên là tài sản lớn nhất của doanh
nghiệp quyết định đến hiệu quả kinh doanh nói chung và trong quá trình thực hiện hợp
đồng xuất khẩu nói riêng. Chất lượng của đội ngũ cán bộ được xét trên góc độ chuyên
môn nghiệp vụ xuất khẩu, mối quan hệ, sự tín nghiệm tích luỹ được. Kinh nghiệp
trong hoạt động xuất khẩu sẽ giúp doanh nghiệp có uy tín với khách hàng, trở nên
năng động hơn trong quá trình thực hiện các công tác của hoạt động xuất khẩu vì hạn
chế được rất lớn khả năng phát sinh rủi ro, phức tạp sau này.
Chính sách của doanh nghiệp
Là các chính sách về quản trị nguồn nhân lực, tài chính, marketing và các chính
sách khác. Nếu doanh nghiệp có chính sách quản trị con người và công tác tổ chức hợp
lý sẽ kích thích được trách nhiệm, nâng cao được năng lực của nhân viên, tạo cơ sở
hiệu quả công tác cao nhất.
Yếu tố văn hoá của doanh nghiệp
Văn hoá của doanh nghiệp được xây dựng trên cơ sở của lòng tin, mong đợi và
giá trị được bồi đắp và chia sẻ bởi các thành viên của doanh nghiệp và được truyền từ
thế hệ này sang thế hệ khác. Văn hoá đó tạo nên thái độ, cách ứng sử của doanh nghiệp

trong kinh doanh.
Những phản ứng trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu xuất phát từ
truyền thống văn hoá của doanh nghiệp cũng có ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả và
chất lượng thực hiện hợp đồng. Nếu phản ứng là đúng, hợp đồng với quy luật nền kinh
tế thị trường thì sẽ đem lại nhiều thuận lợi. Nhưng nếu không nó sẽ làm cho việc thực
hiện hợp đồng vốn dĩ đã phức tạp càng trở nên khó khăn và rắc rối.

8


CHƯƠNG II:
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP
ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH
HOÀNG MINH ANH SANG THỊ TRƯỜNG NHẬT BẢN
I/

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH HOÀNG MINH ANH

1.

Lịch sử hình thành của công ty

Công ty Trách nhiệm hữu hạn Hoàng Minh Anh là công ty sản xuất và xuất
khẩu đồ gỗ mỹ nghệ Hà Nội được hình thành ngày 14-9-1993 và trụ sở chính của công
ty đặt tại 12 Hòa Mã-Hà Nội.
Công ty Hoàng Minh Anh là một trong số những công ty đầu tiên ở Việt Nam
sản xuất và xuất khẩu đồ gỗ mỹ nghệ Tháng 12 – 2000 UBND thành phố Hà Nội ra
quyết định số 6908/QĐ-UB ngày 12-2-2000 nhập công ty xản xuất đồ gỗ Thái Nga và
vẫn lấy tên công ty là Hoàng Minh Anh.
Trước xu thế phát triển chung của thị trường trong và ngoài nước cũng như nhu

cầu ngày càng tăng của khách hàng, đặc biệt là xuất hiện sự cạnh tranh gay gắt của các
đối thủ cạnh trạnh khác đến từ trong nước cũng như ngoài nước nên đến ngày 8 – 9 –
2004 căn cứ quyết định sô 129/2004/QĐ-TTg của Thủ tướng chính phủ đã phê duyệt
thành lập công ty Trách nhiệm hữu hạn Hoàng Minh Anh hoạt động theo mô hình công
ty và các chi nhánh lớn nhỏ trong cả nước.
Từ khi thành lập đến nay công ty chủ yếu hoạt động trên lĩnh vực xuất nhập
khẩu hàng thủ công mỹ nghệ sang thị trường Nhất Bản là chủ yếu và một số thị trường
khác như: singapo, Inonesia, Ấn Độ và một số nước Châu Âu....
Tên giao dịch quốc tế của công ty: Mosaique Decoration.
Email:
2.

Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của công ty

2.1.Chức năng của công ty
 Trực tiếp kinh doanh xuất khẩu các mặt hàng thủ công mỹ nghệ.
 Chuyên sản xuất kinh doanh các sản phẩm mây tre đan và các sản phẩm thuộc
đồ gỗ mỹ nghệ có chất lượng cao, mẫu mã thiết kế mới lạ độc đáo, xuất khẩu theo đơn
đặt hàng của khách hàng.
9


 Thu mua một số mặt hàng thủ công mỹ nghệ ở trong nước phục vụ cho hoạt
động xuất khẩu của công ty ra nước ngoài.
2.2.Nhiệp vụ của công ty
Xây dựng và tổ chức thực hiện chiến lược phát triển, kế hoạch xuất khẩu hàng
năm.
Công ty tham gia với các cơ quan chức năng quy hoạch và kế hoạch phát triển
ngành thương mại theo định hướng phát triển kinh tế xã hội của thành phố cũng như
của Chính Phủ.

Công ty lập và quản lý tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch, dự án đầu tư
xây dựng phát triển cơ sở hạ tầng thương mại bằng nguồn vốn tự có, vốn vay, vốn huy
động của bản thân Tổng công ty.
Công ty còn hợp tác đầu tư liên doanh liên kết với các đối tác nước ngoài và các
thành phần kinh tế trong nước xây dựng và tổ chức mạng lưới kinh doanh như : hệ
thống cửa hàng lớn. Tổ chức và quản lý kinh doanh một số chợ đầu mối, chợ buôn bán
trọng điểm trong địa bàn thành phố.
Một nhiệm vụ khác của công ty là tổ chức đào tạo bồi dưỡng về chuyên môn
nghiệp vụ cho các đối tượng trong và ngoài ngành phục vụ cho các hoạt động sản xuất
kinh doanh của công ty cho nhu cầu xã hội và xuất khẩu lao động.
2.3.Tổ chức bộ máy của công ty
Hiện tại, theo mô hình quản lý của công ty TNHH, cơ cấu tổ chức bộ máy của
công ty bao gồm : Giám đốc, phó giám đốc và các phòng ban chức năng. Mô hình của
Giám đốc
Phó giám đốc
công ty được thể hiện theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2:Bộ máy tổ chức của công ty TNHH Hoàng Minh Anh

Phòng
kế hoạch
hành
chính
nhân sự

Phòng
tài chính
kế toán

Phòng
kinh

doanh

Cửa hàng bán và giới thiệu
sản phẩm

Phòng
nghiệp
vụ xuất
khẩu

Phòng
makerting

Bộ phận giao dịch và ký kết
hợp đồng

10


Giám đốc công ty là người đứng đầu trực tiếp lãnh đạo công ty và mọi hoạt
động của công ty. Đồng thời có trách nhiệm báo cáo kết quả hoạt động và tình hình
chung của công ty trước cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Cùng với giám đốc có phó giám đốc là người hỗ trợ cho giám đốc lãnh đạo và
điều hành công ty. Phó giám đốc được phân phụ trách một số lĩnh vực kinh doanh, giải
quyết các công việc của công ty khi giám đốc đi vắng. Ngoài ra phó giám đốc còn
được ủy quyền duyệt phương hướng kinh doanh của công ty.
Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:
a. Phòng kế hoạch hành chính nhân sự
Có nhiệm vụ căn cứ vào tình hoạt động của công ty qua các năm các thời kỳ để
phân tích, đánh giá và nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, lên kế hoạch của hoạt

động kinh doanh của công ty trong thời gian tiếp theo. Ngoài ra phòng còn có nhiệm
vụ:
- Quản lý hành lý chung cho công ty như quản lý nhân sự, quản lý tài sản cố
định của công ty,...
- Quản lý giao nhận hàng, quan lý kho.
- Quản lý chung các hoạt động: chuẩn bị ký kết hợp đồng của phòng nghiệp vụ,
theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng.
- Tổng hợp các báo cáo của các phòng ban cho giám đốc và các báo cáo lên cấp
quản lý.
- Thực hiện các công tác quảng cáo và quản lý thông tin dẫn đến việc ký kết
hợp đồng. Nâng cao hiệu quả thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty.
b. Phòng tài chính kế toán
Phòng tài chính kế toán vừa là phòng chức năng vừa là phòng đảm bảo kinh
doanh xuất khẩu theo đúng luật pháp và có hiệu quả.
Phòng có nhiệm vụ:
11


- Thực hiện các công việc về quản lý tài chính chung cho toàn công ty như tình
hình về tài sản, chi phí, lương,...
- Lập kế hoạch sử dụng các nguồn vốn, kế hoạch chi phí đảm bảo an toàn và sử
dụng vốn có hiệu quả.
- Tổng hợp, theo dõi, quản lý trị giá của các hợp đồng, thực hiện các điều khoản
liên quan đến hợp đồng, quản lý các chi phí cho việc ký kết và thực hiện hợp đồng.
- Định kỳ lập bảng phân tích báo cáo tài chính của doanh nghiệp cho giám đốc
công ty.
- Thực hiện đầy đủ pháp lệnh kế toán thống kê của nhà nước.
c. Phòng kinh doanh
Phòng này có nhiệm vụ kinh doanh xuất khẩu các mặt hàng của công ty. Chủ
yếu là trưng bầy giới thiệu sản phẩm, mục đích chính là nơi giao dịch để đi đến ký kết

hợp đồng xuất khẩu.
d. Phòng nghiệp vụ
Phòng nghiệp vụ có nhiệm vụ thu mua, chuẩn bị hàng hóa thực hiện các hợp
đồng đã ký. Đồng thời thực hiện các chức năng chuyên môn về công các xuất khẩu của
công ty.
e. Phòng marketing
Nhiệm vụ của phòng này là tập trung nghiên cứu, phát triển mặt hàng phục vụ
hoạt động xuất khẩu. Nghiên cứu thị trường xuất khẩu và bạn hàng giao dịch và các
nhiêm vụ khác có liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm của công ty.
3.

Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian qua

3.1.Kết qủa kinh doanh chung
Bảng 1: Kết quả kinh doanh của công ty TNHH Hoàng Minh Anh (20042006)
Đơn vị tính: triệu đồng
Nguồn: phòng kế toán
Nă

T

Chỉ tiêu

T

m

m 2005

2004

1

Tông doanh thu(1)=(2)+(3)
DT từ hoạt động xuất khẩu XK
(2)

Nă

Nă
m

12

16

2006
254.

0.332

5.798

598

83.

110

147.
12

DT khác (3)

332

.591

513

37.

55.

107.

207
15

085
200.

2

giá vốn bán hàng

000
111

3

Chi phí :

.672
12

1.110
25.

358
28.3

Chi phí bán hàng

432

195

02

Chi phí quản lý DN

7.5

15.

17.4

48

484

95

4.8

9.7

10.8

84
65.

11
92.

07
147.

554,24
14.

394,62
21.

926,88
29.9

931
1.3

493
1.8

38
2.18

32

45

6

4

Tổng kim ngạch xuất khẩu

5

Lợi nhuận của hoạt động kinh
doanh

6

Nộp ngân sách

Bảng 2: Bảng lương bình quân của công nhân viên (2004-2006)
Đơn vị tính: 1000 đồng
Nguồn phòng kế toán
chỉ tiêu

Năm 2004

Lao động có kỹ

1600

Năm

Năm

2005
1700

2006
2550

thuật
Lao động giản đơn
850
1250
1400
Qua bảng 1 ta thấy tình hình và kết quả hoạt động của công ty trong 3 năm vừa
qua là tương đối cụ thể:
Tổng kim ngạch xuất khẩu của công ty tăng đều, từ năm 2004-2006. Cùng
chính sách khuyến khích xuất khẩu của nhà nước, áp dụng mức thuế xuất khẩu thấp
đối với các mặt hàng thủ công mỹ nghệ và cho phép nhiều doanh nghiệp có thể xuất
khẩu trực tiếp. Vì vậy, năm 2005 đã tăng đáng kể nhưng đến năm 2006 tăng lên một
cách đột biến cụ thể tổng kim ngạch 2005 tăng lên 26.840,38 triệu đồng đạt 40,94% so
với năm 2004 sang năm 2006 tăng lên 55.532,26 triệu đồng đạt 60,10% so với năm

2005.
13


Cùng với sự tăng lên của kim ngạch xuất khẩu, doanh thu và lợi nhuận của
công ty và con số đóng góp vào ngân sách nhà nước cũng tăng theo. Qua bảng 2 ta
thấy mức lương của anh em công nhân viên trong công ty cũng tăng theo tường năm
trông thấy với mức lương này có thể đảm bảo được mức sống của công nhân viên.
3.2.Tình hình kinh doanh xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ tại công ty
a. Đặc điểm kinh doanh hàng thủ công mỹ nghệ
Hàng thủ công mỹ nghệ là mặt hàng truyền thống của nước ta và nó đã có từ rất
lâu đời, cùng với thời gian nó đã phát triển ra nhiều vùng trên khắp đất nước với đông
đảo đội ngũ có tay nghề cao được truyền từ đời này sang đời khác. Trước đây mặt
hàng này chỉ được sản xuất bằng tay, ngày nay đã có nhiều hình thức sản xuất bằng
máy móc hiện đại, tuy nhiên những sản phẩm sản xuất bằng lao động thủ công vẫn
chiếm ưu thế.
Mặt hàng thủ công mỹ nghệ là mặt hàng rất đặc biệt, nó rất khác so với hàng
hóa khác, mặt hàng này có tính nghệ thuật rất cao, không phải bất cứ doanh nghiệp
nào cũng có thể sản xuất được loại mặt hàng này. Với truyền thống cần cù, thông minh
sáng tạo, các làng nghề thủ công mỹ nghệ sản xuất ra ngày càng nhiều sản phẩm với
kiểu dánh mẫu mã phong phú, hấp dẫn và luôn mang một dánh vẻ về nền văn hóa con
người Việt Nam.
Thông qua xuất khẩu hàng hóa thủ công mỹ nghệ, nhiều nước trên thế giới đã
có thêm sự hiểu biết về nền văn hóa và con người Việt Nam. Với bàn tay khéo léo của
mình người thợ thủ công đã khắc họa hình ảnh đất nước, những nét đẹp về, văn hóa
tình cảm của con người Việt Nam trên những sản phẩm của mình để giới thiệu với bạn
bè quốc tế. Đồng thời đưa đất nước nhanh chóng hòa nhập với nền kinh tế thế giới.
b. Kim ngạch xuất khẩu theo cơ cấu mặt hàng thủ công mỹ nghệ
Các sản phẩm chủ yếu của công ty TNHH Hoàng Minh Anh bao gồm: mây tre
đan, đồ dùng văn phòng và các đồ nội thất gia đình...

Bảng 3: Kim ngạch xuất khẩu theo cơ cấu mặt hàng (2004-2006)
Đơn vị tính: 1.000USD
Nguồn: phòng kế toán tài chính
Năm 2004
G
T

Nhóm
hàng

T

T(%)

Năm 2005
G
T
T

T(%)

Năm 2006
GT

T
T(%)
14


52

1. Gốm sứ
2. Sản

0,16

phẩm sừng
3. Mây tre

6,54

đan

97,10

1
2,69

36

mỹ nghệ

,95
9

3,30

,76

100,04
097,14

4,66

1,26

875,36
1

00

774,66

1,04

,86

9,79

8
,52

4.1
81,40

1
00

2

787

4

5.

1,38

45,50

.31

1

1.9

6

2.

3,83

52,41

0,55

1

1.0

2

36

5

278,26

,91

185,85

1.

8

1.

2

2.

4,44

4,25

4,34

1

51

2

4.
6. Tổng

4,54
8

11
4. Túi sách
5. Đồ gỗ

83

4
5,23

9.2
45.43

1
00

Qua bảng trên ta thấy Kim ngạch xuất khẩu các mặt hàng của Công ty qua các
năm đều tăng lên, trong đó tỷ trọng hàng đồ gỗ mỹ nghệ luôn chiếm tỷ lệ rất cao từ 4050% nhưng tỷ trọng của mặt hàng này có xu hướng giảm do nó đã đặt được mức lượng
xuất khẩu khá cao nên việc giảm tỷ trọng của mặt hàng này để nhường chỗ cho các
mặt hàng khác trong công ty cũng là điều dễ hiểu. Tiếp theo sau là mặt hàng mây tre
đan, nhu cầu mặt hàng này qua các năm có thay đổi nhưng không đáng kể và xét từ
năm 2004 tỷ trọng đạt 24,34% đến năm 2006 tỷ trọng chỉ còn có 21,04%. Có thể coi

mặt hàng đồ gỗ mỹ nghệ và mặt hàng mây tre đan là mặt hàng xuất khẩu chủ lực của
công ty.
Các mặt hàng như gốm sứ, túi xách và túi sách có nhu cầu tăng tương đối ổn
định. Hàng gốm sứ năm 2004 chiếm tỷ trọng là 12,69% nhưng đến năm 2006
đặt13,83%. túi sách tỷ trọng năm 2004 chỉ đạt được2,76% nhưng đến năm 2006 tỷ
trọng đã tăng đột biến lên đến 8,52%. Sản phẩm sừng tỷ trọng năm 2004 chỉ đặt được
8,95% nhưng đến năm 2006 cũng đã tăng lên con số là 11,38%.
Qua các số liệu trên ta thấy công ty đang đi đúng hướng trong hoạt động sản
xuất kinh doanh của mình. Việc tăng tỷ trọng xuất khẩu các mặt hàng khác ngoài đồ gỗ
mỹ nghệ và mây tre đan đã góp phần tăng sản phẩm xuất khẩu chủ lực và tạo thêm
doanh thu cho công ty.
c. Thị trường xuất khẩu các mặt hàng thủ công mỹ nghệ của công ty
Thị trường tiêu thụ sản phẩm đóng vai trò quan trọng trong sản xuất kinh doanh
hàng hóa, với chính sách khuyến khích xuất khẩu của nhà nước đã tạo điều kiện thuận
lợi cho công ty mở rộng giao lưu với thị trường các nước trên thế giới. Sau nhiều năm
15


hoạt động công ty đã có quan hệ với nhiều nước như Nhật, Malaisia, Indonesia, một số
nước khác thuộc Châu Á, Âu, Mỹ, Úc. Trong đó thị trường Nhật, Malaisia, Indonesia
có thể coi là bạn hàng thường xuyên của công ty, tiêu thụ với số lượng lớn và được
công ty xem như là những thị trường chính cần đẩy mạnh thâm nhập hơn nữa. Bên
cạnh đó cũng có nhiều thị trường mà công ty có quan hệ làm ăn buôn bán tạm thời qua
từng hợp đồng nhưng cũng giữ được tình hữu nghị và hợp tác có lợi.
Theo số liệu tế bảng 4 ta thấy từ trước đến nay thị trường Châu á vẫn là thị
trường tiềm năng nhất của Tổng Công ty, chiếm tỉ lệ luôn lớn hơn 60%. Các nước như
Malaisia, Nhật Bản, Indonesia....Tỷ trọng xuất khẩu sang Nhật Bản vẫn là cao nhất và
tăng đều qua các năm , năm 2004 đạt 18,96 đến năm 2005 tăng lên là 19,35% và đến
năm 2006 là 20,39 . Khu vùc Châu á là khu vùc thuận lợi cho hàng thủ công mỹ nghệ
của Việt Nam nói chung và Công ty nói riêng vì vận chuyển hàng hóa dễ dàng, yêu

cầu của những thị trường này không quá cao nên hàng thủ công mỹ nghệ của ta cể thể
đáp ứng và thỏa mãn được. Nhưng Châu Á cũng là nơi có nhiều biến động khó có thể
lường trước được những diễn biến có thể xảy ra trong kinh doanh xuất nhập khẩu. Vì
vậy Tổng Công ty phải thường xuyên dự báo và nghiên cứu xu thế của thị trường này.
Các thị trường khác như Châu Âu, Châu Phi, Châu Mü Tổng Công ty vẫn luôn
duy trì và phát triển. Hai thị trường mới là Châu Úc và Châu Mỹ tỉ trọng còn thấp, mới
chiếm ở mức 2,18% và 1,05%. Trong mấy năm gần đây, Tổng Công ty tập trung vào
phát triển thị trường Châu Âu, một thị trường khó tính nhưng khả năng thanh khoản
cao và lợi nhuận lớn. Cụ thể: năm 2005 kim ngạch xuất khẩu sang thị trường Châu Âu
chiếm 14,96% nhưng đến năm 2006 đã tăng lên 19,31%.
Bảng 4: Một số thị trường xuất khẩu chính của công ty
Đơn vị tính: USD
Nguồn: báo cáo tổng kết - Phòng khu vực thị trường
T
T

Năm 2004

Thị

Giá

T

Châ

2.76

T(%)
67

Nhậ

5.569
776.
648

trường
trị
1

uá
t Ban

Năm 2006

Năm 2005
Giá

T

Gi

4.14

T(%)
71

á trị
6.8

,50
18

0.571
1.11

,70
19

03.613
1.8

3,59
2

,96

7.954

,35

85.044

0,39

trị

T
T(%)

7

16


Mail

461.

11

633.

10

1.0

1

Sing

021
378.

,25
9,

508
558.

,97
9,

47.306
90

1,33
9

Inđụ

947
470.

25
11

977
665.

68
11

7.714
1.0

,82
1

Phili

707
251.

,49
6,

116
414.

,51
7,

08.084
83

0,91
9

Ấn

970
288.

15
7,

057
434.

17
7,

7.797
76

,06
8

Nướ

954
137.

05
3,

760
316.

53
5,

7.985
34

,31
3

Châ

322
463.

35
11

199
863.

48
14

9.683
1.7

,78
1

Châ

898
695.

,32
16

988
465.

,96
8,

85.834
35

9,31
3

Châ

848
153.

,98
3,

221
252.

06
4,

7.017
20

,86
2

Châ

251
18.5

74
0,

400
52.4

37
0,

1.952
97.

,18
1

Tổn

74
4.09

45
10

40
5.77

91
10

014
9.2

,05
1

7.140

0

4.660

0

45.430

00

aixia
apo
nêxia
pin
Độ
c khác
2
3
4

5

u Âu
u Phi
u Úc
u Mỹ
g

Tóm lại một công ty tham gia vào lĩnh vực kinh doanh xuất khẩu như công ty
Hoàng Minh Anh,cần phải phát huy được tối đa nội lực, tăng khả năng tích lũy công ty
nên khai thác triệt để nhu cầu của một thị trường cụ thể cùng với số liệu trên bảng 4
xét thấy để hoạt động kinh doanh có hiệu quả công ty nên tập trung đi sâu khai thác thị
trường Nhật Bản. Với nhiều điểm tương đồng giữa hai quốc gia Việt-Nhật sản phẩm
thủ công mỹ nghệ Việt Nam ngày càng gần gũi với người dân Nhật Bản và thị trường
này hứa hẹn là một thị trường tiêu thụ đầy tài năng.
II/

THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG

XUẤT KHẨU HÀNG THỦ CÔNG MỸ NGHỆ TẠI CÔNG TY HOÀNG MINH
ANH
1.

Nghiên cứu thị trường

Khi tiến hành nghiên cứu thị trường công ty cần phải tiến hành nghiên cứu cả
thị trường nước ngoài và thị trường trong nước vì cả hai thị trường này đều liên quan
17

đến hoạt động kinh doanh của công ty. Công ty tiến hành nghiên cứu thị trường nước
ngoài để nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, đồng thời nghiên cứu thị trường trong
nước để lựa chọn nguồn cung ứng thích hợp phục vụ cho hoạt động xuất khẩu.
Tổng quan về thị trường Nhật Bản.
Nhật Bản là thị trường lớn xuất khẩu lớn nhất của Việt Nam trong khu vực
Châu Á luôn được nhấn mạnh là đối tác quan trọng hàng đầu cả về ngoại thương lẫn
đầu tư và là bạn hàng trụ cột đầy tiềm năng của Việt Nam.
Nhật Bản với các đặc điểm: là nước có nền kinh tế phát triển, người lao động có
thu nhập và mức sống cao, là một quốc gia có đặc điểm dân số già do xu hướng đẻ con
ít trong xã hội Nhật Bản. Vì thế nguồn lao động ở nước này dự tính đến năm 2010 là
thiếu nghiêm trọng. Nhu cầu tiêu dùng của người dân Nhật Bản có xu hướng thiên về
các sản phẩm nhập khẩu 100% nguyên liệu thiên nhiên được làm hoàn toàn bằng thủ
công. Trong khi đó, hiện tại giá công nhân trên thị trường Nhật là rất đắt, chính vì vậy
các sản phẩm thủ công mỹ nghệ rất được ưa chuộm trên thị trường này.
Cùng với nhiều điểm tương đồng về văn hóa, con người giữa hai quốc gia Viêt Nhật, các sản phẩm hàng hóa Việt Nam nói chung và hàng thủ công mỹ nghệ nói riêng
đã và đang được người dân Nhật tiêu dùng rất nhiều. Nhật Bản và Việt Nam - quốc gia
có đặc điểm kinh tế - xã hội khác nhau: mức thu nhập của người dân Nhật cao, dân số
già còn mức thu nhập của người dân Việt Nam thì thấp, cơ cấu dân số lại rất trẻ. Hoạt
động ngoại thương giữa hai quốc gia này được thực hiện dường như sự khác biệt về
kinh tế - văn hoá lại sự bù đắp cho nhau và thúc đẩy nền kinh tế của hai nước này càng
phát triển. Điều này càng khẳng định trong định hướng phát triển kinh tế ngoại
thương từ nay đến năm 2010 của bộ ngoại thương Việt Nam có nói : "Nhật Bản là bạn
hàng quan trọng nhất, là thị trường xuất khẩu chính và là thị trường nhập khẩu tiềm
năng của Việt Nam. Thị trường này đóng vai trò không nhỏ giúp Việt Nam thoát khỏi
ngu cơ tụt hậu, vì sự công nghiệp hoá- hiện đại hoá của Việt Nam đang rất cần những
máy móc, thiết bị, dây chuyền công nghệ hiện đại của Nhật Bản".
Nghiên cứu thị trường trong nước
Đẩy mạnh xuất khẩu là mục tiêu quan trọng trong hoạt động kinh tế đối ngoại,
là yếu tố quyết định trong hoạt động ngoại thượn, khâu quan trọng để đảm bảo cân
bằng cán cân thanh toán quốc tế. Hiện nay, công ty muốn đẩy mạnh hoạt động xuất

khẩu phải tập trung nghiên cứu thị trường trong nước, tìm ra nguồn hàng xuất khẩu,
18


xác định mặt hàng xuất khẩu chủ lực. Do công ty chỉ có rất ít cơ sở sản xuất của mình
nên để đáp ứng được lượng hàng xuất khẩu thì phần lớn các công ty phải tiến hành tổ
chức thu mua hàng thủ công mỹ nghệ từ nhiều cơ sở sản xuất trong nước. Chính vì
vậy, nghiên cứu thị trường trong nước là một khâu rất quan trọng và có ý nghĩa hết sức
to lớn:
- Nghiên cứu thị trường trong nước để phát triển nguồn hàng xuất khẩu, tạo ra
nguồn hàng ổn định lâu dài. Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp đôi bên cùng có lợi đối với
các địa phương cung cấp hàng chủ yếu như Hà Tây, Bát Tràng, Hà Nam,... và các tỉnh
phía nam như thành phố Hồ Chí Minh, Bình Dương,...
- Nghiên cứu thị trường trong nước để đưa ra một chính sách hợp lý, định giá
dựa vào yếu tố biến động chung về giá cả của mặt hàng thủ công mỹ nghệ, đảm bảo cả
nhà sản xuất và công ty đều có lãi.
- Nghiên cứu thị trường góp phần giúp doanh nghiệp thu mua hàng hoá xuất
khẩu như thế nào sao cho đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất.
Nghiên cứu phương thức thu mua hàng hoá xuất khẩu giúp công ty xác định
được khả năng nguồn hành, giá thành sản xuất, giá xuất xưởng, bao bì, đóng gói, các
chi phí và giá giao hàng,...
Tóm lại việc nghiên cứu thị trường trong nước là khâu hết sức quan trọng
không kém gì viêc nghiên cứu thị trường nước ngoài. Nhờ việc nghiên cứu thị trường
trong nước công ty sẽ có được những nguồn cung hàng hoá xuất khẩu ổn định, giá rẻ,
chất lượng cao. Và công việc này góp phần không nhỏ giúp tăng doanh thu, giảm chi
phí cho hoạt động kinh doanh của công ty.
2.

Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty trách nhiệm hữu

hạn Hoàng Minh Anh
Sau khi ký kết hợp đồng ngoại thương, đơn vị kinh doanh với tư cách là một
bên ký kết hợp đồng phải thực hiện tổ chức hợp đồng đó. Đây là một công việc rất
phức tạp nó đòi hỏi phải tuân theo luật quốc gia và quốc tế, đồng thời đảm bảo quyền
lợi quốc gia và đảm bảo uy tín kinh doanh của đơn vị. Hình thức xuất khẩu chủ yếu
của công ty Hoàng Minh Anh áp dụng phổ biến nhất là hình thức xuất khẩu trực tiếp
theo điều kiện FOB Hải Phòng.

19


Sơ đồ 3: quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng thủ công mỹ
nghệ tai công ty Hoàng Minh Anh
Giục người mua mở L/C (áp dụng đối với các hợp đồng
thanh toán bằng L/C)
Xin giấy phép xuất khẩu
Chuẩn bị hàng hoá
Kiểm tra hàng hoá
Thuê tầu lư cước nếu có
Làm thủ tục hải quan
Giao hàng cho người vận tải
Làm thủ tục thanh toán

2.1.

Giục người mua mở L/C

Đối với hợp đồng thanh toán bằng L/C, sau khi hợp đồng mua bán được ký kết,
công ty giục người mua mỏ L/C, thông thường công ty sử dụng ngân hàng
Hợp

đồng xuất khẩu
Vietcombank là ngân hàng thông
báo.
Khi nhận được L/C từ ngân hàng thông báo, công ty tiến hành kiểm tra L/C
Chuẩn bị nguồn hàng
gồm:
- Kiểm tra ngân hàng, nơi người mua mở L/C có hoạt động hợp pháp hay
Thông báo cho các đơn vị cơ sở thu thập nguồn hàng
không.
Kiểm tra L/C gồm: loại L/C, số tiền L/C, người được thụ hưởng L/C, điều kiện
giao hàng,... Chuẩn bị phương tiện nhân công để chuyên chở hàng
2.2.Chuẩn bị hang xuất khẩu
Xác định
kho chứa
Sơ đồ 4 : Quy trình chuẩn
bị hàng
xuất hàng
khẩu của công ty Hoàng Minh Anh
Chở hàng về kho phân loại bao gói ký mã hiệu hàng hoá
20

Chuẩn bị các bước tiếp theo


Trong bước này, công ty phải tiến hàng thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu,
nhiệm vụ chủ yếu ở đây là tìm kiếm nguồn hàng, lựa chọn khu vực đặt hàng, địa điểm
tập kết, phương tiện mua bán. Do đặc điểm nước ta là một nền sản xuất nhỏ lẻ, manh
mún, phân tán, vì vậy hàng xuất khẩu của công ty chủ yếu thu gom từ nhiều cơ sở sản
xuất khác nhau. Điều đó dẫn tới chi phi thu mua vận chuyển khá lớn, mặc dù công ty
đã có gắng phấn đấu tiết kiệm mọi chi phí đến mức có thể.

Cơ sở của việc thu gom hàng hoá được thực hiện bởi các hợp đống kinh tế được
ký kết giữa công ty với các cơ sở sản xuất. Các hình thức thu mua công ty thường áp
dụng là:
- Đặt hàng: Đây là hình thức mà công ty Alan dựa vào mẫu mã theo quy định
của hợp đồng ký kết với bạn hàng nước ngoài để tiến hành đặt hàng các cơ sở sản
xuất trong nước sao cho đúng mặt hàng, số lượng, chất lượng.
- Thu mua tự do: Đây là hình thức thu mua xảy ra khi có nhu cầu về hàng hoá
trên thị trường thì công ty tiến hành thu gom hàng hoá ở các đơn vị chân hàng.
- Thu mua theo hợp đồng bao tiêu: hình thức này công ty sẽ ký hợp đồng mua
chọn gói tất cả các sản phẩm được sản xuất tại các hộ gia đình như các sản phẩm được
sản xuất từ sừng trâu, mây tre đan.

21


2.3.Kiểm tra hàng hoá
Khi hàng hóa chuẩn bị song, bước tiếp theo của công ty là phải kiểm tra hàng
hoa xem có phù hợp với điều khoản của hợp đồng hay không. Trước khi xuất khẩu,
công ty kiểm tra về phẩm chất, số lượn, trọng lượng bao bì đảm bảo quyền lợi của
khách hàng, đảm bảo uy tín cho công ty, ngăn chặn tệ nạn xấu có thể xẩy ra. Công ty
thường kiểm tra theo các cách sau :
Kiểm tra giữa kỳ: kiểm tra để chắc chắn những hàng hóa đó đồng ngoại thương
mình đã ký. Nếu có sai sót bất cứ vấn đề gì như sai về mẫu mã, kiểu dáng,... thì công
ty tiến hành điều chỉnh ngay vì nếu không sẽ dẫn nhiều rủi ro làm mấy uy tín của công
ty, mất cơ hội kinh doanh xuất khẩu.
Kiểm tra cuối kỳ: công việc này được công ty tiến hành trước 7 ngày so với thời
hạn giao hàng công ty đã ký với cơ sở sản xuất. Việc kiểm tra này bao gồm:
- Kiểm tra chất lượng: cán bộ của công ty xuống tận cơ sở sản xuất để tiến hành
kiểm tra từng sản phẩm trong quá trình kiểm tra nếu có sai sót hoạc trục trặc gì thì có
thể tiến hành sửa chữa luôn tại cơ sở sản xuất, không sửa chữa được thì loại hẳn.

Kiểm tra số lượng: trong quá trình kiểm tra chất lượng cán bộ trong công ty tiến
hành kiểm tra luôn số lượng, nếu thấy không đủ hoạc số lượng hàng loại nhiều quá thì
phải cho sản xuất thêm ngay.
Kiểm tra lúc đóng gói :
- Kiểm tra bao bì: đóng gói hàng hóa thì phải đảm bảo các yêu cầu sau: bảo
đảm phẩm chất lượng hàng hóa trong quá trình vận chuyển, tạo điều kiện nhận biết và
phân loại hàng hóa, đảm bảo tính thẩm mỹ.
- Kiểm tra ký mã hiệu: ký mã hiệu là những ký hiệu bằng chữ hoạc bằng số
hình vẽ được ghi trên bao bì nhằm thông báo những chi tiết cần thiết cho việc giao
nhận bốc dỡ bảo quản.
2.4.Làm thủ tục hải quan
a. Khai báo và làm thủ tục hải quan
Công ty tiếng hành khai báo và nộp tờ khai ở bất kỳ cơ quan hải quan thành
phố, tỉnh trực thộc tổng cục hải quan. Thông qua công ty khai báo hải quan ở tổng cục
hải quan Gia Lâm.
Làm tờ khai hải quan: sau khi đến cơ quan hải quan công ty nhận được tờ khải
hải quan có mẫu quy định chung là HQ99 và điền vào phần dành cho nhà xuất khẩu
22


gồm: Tên hàng xuất khẩu, người nhập khẩu, số lượng, chất lượng, giá trị lô hành xuất
theo giá FOB, số hiệu của hàng hóa theo biểu thuế xuất khẩu.
Nộp tờ khai: công ty phải nộp tờ khai cho cơ quan hải quan cùng với các giấy
tờ sau: Giấy phép xuất khẩu, bảng kê chi tiết hàng xuất khẩu, hợp đồng xuất khẩu,
giấy chứng nhận giám định,...
a.

b. Đưa hàng đến địa điểm quy định để kiểm tra

- Địa điểm do công ty và cơ quan hải quan thống nhất.

- Nội dung kiểm tra bao gồm: Kiểm tra tính hợp pháp của bộ chứng từ và tờ
khai hải quan, kiểm tra chất lượng và số lượng thực tế, kiểm tra tính sác thực của tờ
khai. yêu cầu đối với công ty: sắp xếp hàng thuận tiện cho việc kiểm soát của cơ quan
hải quan, kiểm tra diễn ra rất nhanh, hầu hết các lô hàng xuất khẩu của công ty chỉ
phải kiểm tra xác suất không quá 10% khối lượng hàng hóa xuất khẩu.
b.

c. Thực hiện quyết định của hải quan

Sau khi kiểm tra giấy tờ, hàng hóa hoàn toàn hợp lệ nhân viên hải quan cho
phép xếp hàng vào container để kẹp chì.Và nhân viên hải quan yêu cầu công ty nộp
thuế và lê phí hải quan.
2.5.Giao hàng cho người vận tải
Hình thức xuất khẩu của công ty là xuất khẩu trực tiếp theo điều kiện FOB Hải
Phòng. Theo điều kiện này công ty tiến hành giao nhận hàng theo các bước sau:
Trước thời gian giao hàng 7-8 ngày công ty nhận lịch thông báo giờ tầu đến và
số hiệu của tàu từ nhà nhập khẩu.
Khi tàu vào cảng, chuẩn bị xong mọi điều kiện để có thể xếp hàng, tàu sẽ thông
báo sẵn sàng xếp dỡ (NOR) cho người giao hàng. Nhận được NOR, công ty tiến hành
kiểm tra xem thực tế tàu đã sãn sàng xếm dỡ hàng chưa và ký vào NOR, bắt đầu tính
thời gian xếp hàng và thực hiện các công việc sau:
- Tổ chức chuyên chở hàng hoá ra cảng để xếp hàng lên tàu.
- Căn cứ vào bảng kê khai hàng hoá, tàu sẽ lên sơ đồ xếp hàng, người giao hàng
(thông thường công ty uỷ nhiệm cho cảng giao hàng) cùng phòng điều độ của cảng lên
kế hoạch giao hàng lên tàu.
- Cùng với tàu, cảng theo dõi đôn đốc việc xếp hàng lên tàu, có mặt liên tục để
giải quyết vấn đề phát sinh.
- Lập biên bản cần thiết khi có các hư hỏng, thiếu hụt hàng hoá.
23

- Lập thủ tục thanh toán các chi tiết cần thiết cho cảng.
Đánh giá công tác hàng hoá xuất khẩu.
2.6.Làm thủ tục thanh toán
Thanh toán là khâu trọng tâm, là kết quả cuối cùng của tất cả các giao dịch kinh
doanh xuất khẩu của công ty.
Thời gian thanh toán được tính từ ngày trình bộ chứng từ thanh toán, tuy nhiên
đôi khi cũng có sự chậm chễ.
Công ty thường sử dụng đồng tiền thanh toán là USD.
Để nhận được tiền thanh toán theo phương thức thanh toán bằng thư tín dụng
công ty phải chuẩn bị bộ chứng từ bao gồm: Hợp đồng, thư tín dụng (L/C), vận đơn
đường biển, giấy chứng nhận chất lượng, số lượng, hoá đơn thương mại, giấy chứng
nhận xuất sứ, hối phiếu và các giấy tờ có liên quan khác.
Sau khi công ty đã có tiền ở bạn hàng gửi về thì lúc đó sẽ kết thúc một hợp
đồng xuất khẩu.
2.7.Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có)
Nếu nhà nhập khẩu mà khiếu nại vi phạm hợp đồng của công ty thì căn cứ vào
nội dung hợp đồng và luật quốc tế để giải quyết. Côngty có thể khiếu nại người nhập
khẩu không thanh toán đúng hạn, tàu không đến đúng thời gian quy định,... thường thì
khách hàng hay khiếu nại công ty về việc giao hàng không đúng thời hạn, không đúng
chất lượng do vậy mà tuỳ theo từng hợp đồng khách khiếu nại mà công ty xem xét giải
quyết giao hàng bù.
III/

NHẬN XÉT QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG

XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY HOÀNG MINH ANH
1.

Ưu điểm

Qua thời gian hoạt động, việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng thủ
công mỹ nghệ của công ty Hoàng Minh Anh đã đạt được những thành tích đáng kể.
Công ty ngày càng khẳng định được vị thế của mình trên thị trường trong nước cũng
như quốc tế, những ưu điểm công ty đạt được như:
- Công ty đã trụ vững, ổn định dần nhằm tạo hướng đi lên nhằm nâng cao kim
ngạch xuất khẩu và đảm bảo kinh doanh có hiệu quả. Bên cạnh đó công ty đã tích cực
chủ động khai thác thị trường mà mình có nhiều điểm thuận lợi nhất như Nhật Bản,
sản phẩm của công ty đã được khách hàng ở thị trường này chấp nhận, uy tín của công
24


ty trong và ngoài nước đã được nâng lên. Điều nay góp phần không nhỏ vào việc duy
trì tốt các mối quan hệ tốt với khách hàng của mình, đặc biệt là khách hàng Nhật Bản
nơi mà kim ngạch xuất khẩu luôn chiếm một vị trí cao trong nhất tổng số kim ngạch
xuất khẩu. Trong khi hiện nay sự cạnh tranh giữa các công ty trong và ngoài nước
diễn ra hết sức khốc liệt, để tạo ra và duy trì được mối quan hệ làm ăn hiểu biết và tin
tưởng lẫn nhau là rất khó thì công ty đã và đang làm được điều đó.
- Công ty đã tạo được mối quan hệ tốt với bất cứ đơn vị chân hàng, cơ sở sản
xuất, đây là ưu điểm mà bất cứ một công ty kinh doanh sản xuất mặt hàng thủ công mỹ
nghệ nào cũng cần phải có. Bởi vì trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất
khẩu tập trung thu gom hàng hóa xuất khẩu là đặc biệt quan trọng. Nhờ có được mối
quan hệ tốt đẹp mà hàng hóa của công ty ngày càng đảm bảo được chất lượng phù hợp
với hợp đồng, đảm bảo thời gian giao hàng đúng hẹn từ đó mà uy tín của công ty được
tăng lên đáng kể.
- Để đảm bảo luôn có hàng cho các hợp đồng xuất khẩu, trải qua thời gian hoạt
động công ty đã linh hoạt sử dụng và kết hợp với các phương thức tập trung hàng xuất
khẩu. Vì thế, công ty luôn đảm bảo đầy đủ hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng và
cũng đảm bảo thực hiện điều khoản giao hàng chính xác.
- Mối quan hệ giữa lãnh đạo vào công ty với các công nhân viên cũng như giữa

các công nhân viên với nhau rất hòa đồng, gắn bó thân thiết. Đây là ưu điểm góp phần
không nhỏ giúp cho công ty đạt hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu
khi phải đối mặt với nhiều đối thủ cạnh tranh trong và ngoài nước.
- Bên cạnh đó cùng với sự lãnh đạo của giám đốc năng động và đầy nhiệt huyết,
anh đã có một thời gian sống và học tập tại nước ngoài cũng có đi sang thăm và tìm
hiểu thị trường Nhật Bản. Chính vì vậy, văn hóa, con người và thị trường Nhật Bản
anh nắm rất rõ. Dưới sự điều hành của ban lãnh đạo, lợi nhuận hàng năm của công ty
từ hoạt động xuất khẩu luôn tăng. Chất lượng đời sống của công nhân viên ngày càng
nâng cao.
- Công ty có đội ngũ cán bộ bộ phận kinh doanh xuất khẩu của công ty trẻ trung
năng động, sáng tạo. Với đội ngũ cán bộ kinh doanh trẻ, năng động, khả năng tiếp thu
những kiến thức về nghiệp vụ kinh doanh cũng như kỹ năng khác của họ cũng rất
nhanh nhậy. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong quá trình nâng cao bồi
dưỡng kiến thức, kỹ năng cho họ.
25