Kế hoạch ứng phó sự cố khẩn cấp

CÔNG TY TNHH TM SX NHỰA E P S TÍN THÀNH
Ấp 10, Xã Lương Hòa, Huyện Bến Lức, Tỉnh Long An
Điện thoại: 072-3646646 / 3646569; Fax: 072- 3646999
Website: www.tinthanheps.vn; Email:


Trang

1/8

Ngày ban hành

15/01/2016

Số hiệu

KẾ HOẠCH LIÊN TỤC KINH DOANH

Người biên soạn

Sửa
đổi lần

Ngày sửa đổi

Người kiểm tra

Người sửa

Người kiểm tra

1.0 MỤC ĐÍCH

Trang 1 / 8

Phê duyệt

Phê duyệt

Diễn giải


CÔNG TY TNHH TM SX NHỰA E P S TÍN THÀNH
Ấp 10, Xã Lương Hòa, Huyện Bến Lức, Tỉnh Long An
Điện thoại: 072-3646646 / 3646569; Fax: 072- 3646999
Website: www.tinthanheps.vn; Email:


Trang

2/8

Ngày ban hành

15/01/2016

Số hiệu

1.1 Đánh giá rủi ro mà Tín Thành có thể đối mặt và chứng tỏ kế hoạch liên tục kinh doanh trong
trường hợp có thảm họa.
1.2

2.0
3.0

Mục tiêu;
 Ngăn ngừa các thiệt hại cho khách hàng do ảnh hưởng của thảm họa và đưa ra các
phương thức khắc phục sau thảm họa,
 Tiến hành phân tích, đánh giá rủi ro và huấn luyện nhân viên ứng phó với thảm họa
 Truyền thông kế hoạch liên tục kinh doanh đến tất cả các bên có liên quan

PHẠM VI
2.1 Qui trình này được áp dụng tại công ty TNHH TM SX Nhựa EPS Tín Thành
ĐÀO TẠO
4.1 Trách nhiệm của tất cả các trưởng phòng phải đảm bảo rằng nhân viên của họ hợp tác nỗ lực
tái thiết dưới sự chỉ đạo của Đội khắc phục thảm họa

4.0

TRÁCH NHIỆM
4.1

Đội khắc phục thảm họa.
4.1.1 Sơ đồ tổ chức – Đội khắc phục thảm họa

Đội trưởng
Giám đốc điều hành

Đội phó

Đội trưởng

IT

Đội trưởng
An toàn

Đội trưởng
An Ninh

Đội trưởng
Kinh doanh

Đội trưởng
Kế toán

Đội trưởng
Nhân sự

Đội trưởng
Kho

Đội trưởng
Bảo trì

Đội phó IT

Đội phó An
toàn

Đội phó An
ninh

Đội phó Kinh
doanh

Đội phó Kế
toán

Đội phó
Nhân sự

Đội phó Kho

Đội phó Bảo
trì

4.1.2. Trách nhiệm của Đội khắc phục thảm họa gồm như sau:
i) Phối hợp phản ứng ban đầu để bảo vệ mạng sống và giảm thiểu thấp nhất các thiệt
hại về tài sản.
ii) Thông báo cho toàn bộ nhân viên về thời gian dự kiến thực hiện hành động.
iii) Dựa trên báo cáo đánh giá, Đội khắc phục thảm họa sẽ quyết định kế hoạch hành
động để thông báo cho khách hàng thông qua các đội trưởng liên quan
4.2 Đội IT
4.2.1 Phối hợp các hoạt động cần thiết để khôi phục hệ thống ở hiện trường cũ, tạm thời, địa
điểm mới.
4.2.2 Phê duyệt kế hoạch, đặt hàng và chi phí cho việc phục hồi hệ thống
4.2.3 Cung cấp thông tin và phối hợp cho toàn đội IT

4.3 Đội Sản xuất.

Trang 2 / 8

CÔNG TY TNHH TM SX NHỰA E P S TÍN THÀNH
Ấp 10, Xã Lương Hòa, Huyện Bến Lức, Tỉnh Long An
Điện thoại: 072-3646646 / 3646569; Fax: 072- 3646999
Website: www.tinthanheps.vn; Email:


Trang
Ngày ban hành

3/8
15/01/2016

Số hiệu

4.3.1 Phối hợp các hoạt động cần thiết để khôi phục tất cả các thiết bị cần thiết để vận hành
sản xuất.
4.3.2 Liên hệ với các nhà thầu bên ngoài tiến hành kế hoạch dọn dẹp để đảm bảo điều kiện
an toàn và phù hợp vận hành.
4.3.3 Làm việc với cơ quan chính quyền và đội hỗ trợ chuyên nghiệp khác để được giúp đỡ
nếu cần.
4.4

Đội An toàn
4.4.1 Phối hợp với các lực lượng bên ngoài để đảm bảo an toàn cho nhân viên và tài sản
công ty.
4.4.2 Cung cấp thông tin liên lạc
4.4.3 Đảm bảo việc thông báo đến tất cả các cơ quan ứng cứu phù hợp.
4.4.4 Tiến hành di tản nhân viên đến khu vực an toàn bên ngoài nhà máy.

4.4.5 Thực hiện các hoạt động tìm kiếm và cứu hộ kết hợp với chính quyền địa phương , khi
được thông báo an toàn từ viên ứng phó khẩn cấp bên ngoài.
4.4.6 Thiết lập khu vực cấp cứu để điều trị vết thương.
4.4.7 An ninh nhà máy được xác nhận cho đến khi được xác định an toàn.
4.4.8 Cung cấp thiết bị cấp cứu cho nhân viên thực hiện công tác cấp cứu
4.4.9 Cung cấp trang bị bảo vệ cá nhân cho nhân viên nếu cần

4.5
Đội An ninh
4.5.1 Hỗ trợ cảnh sát trong việc bảo vệ an toàn nhà máy
4.5.2 Liên hệ với dịch vụ bảo bên ngoài để tăng cường lực lượng, lên kế hoạch và giám sát
viên nếu cần
4.5.3 Đánh giá thiệt hại cho hệ thống an ninh.
4.5.4 Phối hợp công tác sửa chữa khi hệ thống được xây dựng lại
4.5.5 Phục hồi băng ghi hình từ hệ thống CCTV
4.6

Đội
4.6.1
4.6.2
4.6.3
4.6.4

Bảo trì
Đánh giá thiệt hại đối với thiết bị, máy móc và dụng cụ
Đánh giá tồn kho phụ tùng
Xác nhận phương pháp tốt nhất để tận dụng thiết bị
Xúc tiến sửa chữa những thiết bị hiện có nếu cần

4.7 Đội Kho

4.7.1 Phối hợp với các bộ phận chức năng để quản lý nguyên liệu bao gồm mua hàng, lên kế
hoạch sản xuất, kiểm soát hàng tồn kho và phân phối.
4.7.2 Phát triển các qui định và qui trình mới đối với việc đáp ứng nhanh chóng cho những
nguồn cần thiết.
4.7.3 Xác định ảnh hưởng của thảm họa đối với nguyên vật liệu đang có, việc giao nhận
nguyên liệu, năng lực nội bộ và nguồn nhân lực.
4.7.4 Định lượng và phân loại vật liệu hư hỏng để làm việc với công ty bảo hiểm
4.7.5 Nhận diện các giới hạn về vận tải, xuất nhập kho và định lượng tác động lên việc vận
tải.
4.7.6 Ưu tiên giao hàng theo yêu cầu khách hàng
4.7.7 Thông tin đến từng khách hàng về kế hoạch giao hàng và tác động đến việc giao hàng.
4.7.8 Phối hợp với các nhà cung cấp để đảm bảo thời gian giao hàng phù hợp nhất.
4.8 Đội Kế toán
4.8.1 Phối hợp các hoạt động cần thiết để đảm bảo cập nhật các thông tin và công cụ tài
chính ở vị trí tạm hay vị trí mới.
4.8.2 Thu xếp lương cho nhân sự làm việc suốt quá trình diễn ra thảm họa và tái thiết.
4.8.3 Thu xếp duyệt kinh phí
4.8.4 Tập trung các tài liệu tài chính để làm việc với công ty bảo hiểm
4.8.5 Thu xếp thanh toán cho các nhà cung cấp hỗ trợ trong quá trình xảy ra thảm họa và
tái thiết
4.8.6 Đảm bảo rằng các bản lưu của phần mềm kế toán có sẵn.
4.9 Đội nhân sự

Trang 3 / 8


CÔNG TY TNHH TM SX NHỰA E P S TÍN THÀNH
Ấp 10, Xã Lương Hòa, Huyện Bến Lức, Tỉnh Long An
Điện thoại: 072-3646646 / 3646569; Fax: 072- 3646999
Website: www.tinthanheps.vn; Email:

Trang
Ngày ban hành

4/8
15/01/2016

Số hiệu

4.9.1 Tiến hành thuê nhân sự thay thế nếu cần.
4.9.2 Cung cấp thông tin nội bộ để nhân sự được thông báo tình hình tái thiết công ty.
4.9.3 Phối hợp và cung cấp phương tiện đi lại cho nhân viên nếu cần.
4.10 Đội Kinh Doanh
4.10.1 Liên lạc với các công ty cùng ngành khác để yêu cầu hỗ trợ và khách hàng để duy trì
niềm tin của khách hàng nếu cần.
4.10.2 Cập nhật tồn kho để duy trì đầu ra sản phẩm.
Ghi chú: Giám đốc điều hành là người liên hệ, sẽ ra quyết định cho hành động kế tiếp.
4.11 Trung tâm điều hành tình trạng khẩn cấp (EOC).
4.11.1 Trung tâm điều hành tình trạng khẩn cấp (EOC) là trung tâm đầu não ban hành mọi
mệnh lệnh, tất cả các thông tin liên lạc và hoạt động sẽ thông qua kênh này. EOC sẽ
phối hợp việc quản lý các qui trình tái thiết và sẽ là trung tâm liên lạc trong suốt quá
trình tái thiết
4.11.2 Các yêu cầu dành cho EOC bao gồm việc bố trí khu vực tạm như sau:
a) Diện tích khu vực vừa đủ cho đội tái thiết sau thảm họa cũng như nhân sự hỗ trợ
b) Các thiết bị thông tin liên lạc cho cả việc truyền dẫn bằng điện thoại và fax.
c) Khu vực an ninh được giám sát và hạn chế ra vào.

Trang 4 / 8

CÔNG TY TNHH TM SX NHỰA E P S TÍN THÀNH
Ấp 10, Xã Lương Hòa, Huyện Bến Lức, Tỉnh Long An
Điện thoại: 072-3646646 / 3646569; Fax: 072- 3646999
Website: www.tinthanheps.vn; Email:

5.0

Trang
Ngày ban hành

5/8
15/01/2016

Số hiệu

LƯU ĐỒ QUI TRÌNH

Bắt đầu

Thảm họa
Phát hiện thảm họa / trường hợp khẩn cấp
Thông báo dịch vụ cấp cứu
Thông báo với người chịu trách nhiệm

Bước nhận diện thảm họa
Ổn định tình hình hoặc tiến hành di tản
Tuân theo qui trình xử lý khẩn cấp cho các thiệt hại
về điện/ HVAC và nguồn nước
Báo cáo ngắn gọn cho Đội trưởng

Bước đánh giá
Tiến hành đánh giá thiệt hại (nếu cần)
Xác định mức độ thiệt hại,

Không

Thảm họa
Có
Bước kích hoạt kế hoạch No
Bắt đầu thông báo và triển khai công tác với nhóm tái
thiết sau thảm họa
Thông báo cho các nhà cung cấp quan trọng
Thông báo khu vực dự phòng dự định sử dụng
Thành lập trung tâmđiều hành tình trạng khẩn cấp
EOC

Qui trình tái thiết
Bắt đầu các hoạt động tái thiết
Tiếp tục các qui trình quan trọng.

Kết thúc

6.0 HƯỚNG DẪN

Trang 5 / 8

Hủy các hoạt động tái thiết

CÔNG TY TNHH TM SX NHỰA E P S TÍN THÀNH
Ấp 10, Xã Lương Hòa, Huyện Bến Lức, Tỉnh Long An
Điện thoại: 072-3646646 / 3646569; Fax: 072- 3646999
Website: www.tinthanheps.vn; Email:


Trang
Ngày ban hành

6/8
15/01/2016

Số hiệu

6.1 Thông báo khẩn.
6.1.1 Người phát hiện ra trường hợp khẩn cần:
a) Xác minh vấn đề.
b) Lập tức gọi số nội bộ ext. 466646 và báo cáo.
c) Trung tâm kiểm soát an ninh sẽ lập tức liên hệ với các cơ quan chức năng địa
phương (như phòng cháy chữa cháy, cảnh sát, cấp cứu) theo số sau:
Cơ quan
PCCC
Cảnh sát
Cấp cứu

Số điện thoại
114
113
115

6.2 Danh sách liên hệ.
Chi tiết liên hệ sẽ được duy trì/ cập nhật bởi trưởng phòng và được lưu giữ tại bộ phận nhân
sự
6.3 Rủi ro tự nhiên & Rủi ro kỹ thuật/ do con người gây ra.
6.3.1 Có vô số rủi ro tự nhiên là nguyên nhân tiềm ẩn gián đoạn việc kinh doanh hằng
ngày. Các tác động này có thể được giảm nhẹ nếu các phương pháp phù hợp được áp
dụng để giảm nhẹ hoặc ngăn ngừa.
 Lũ lụt
 Động đất
 Gió lốc
 Bão.
6.3.2 Các rủi ro kỹ thuật/ do con người gây ra buộc phải xem xét trong kế hoạch kinh
doanh bền vững. Những nguy cơ này có thể ảnh hưởng cả trực tiếp lẫn gián tiếp đến
kế hoạch kinh doanh hằng ngày. Những trường hợp sau phải đưa vào xem xét.

Cháy

Các mối đe dọa về bom

Mất điện

Cúp nước

Bất ổn dân sự

Tội phạm, cướp có vũ trang

Mạng IT gián đoạn

Rò rỉ nguyên liệu nguy hại


Bệnh dịch

Hạ tầng hư hỏng
6.4 Đánh giá rủi ro
6.4.1 Trong việc xem xét giảm thiểu tác động, Đánh giá rủi ro chỉ ra cụ thể trong qui trình
này để làm giảm hơn nữa các tác động tiêu cực bởi thảm họa.
6.4.2 Đánh giá rủi ro
Mức độ rủi ro
1 Cao
2 Trung bình
3 Thấp
4 Không xác định
Hình thức rủi ro
Mất điện

Cấp độ
rủi ro
3

Hành động
Yêu cầu hành động ngay lập tức
Theo dõi thường xuyên giám sát
loại bỏ
Đánh giá lại khi có thay đổi
Không có hành động yêu cầu
Hành động
1. Hệ thống máy tính chính được trang bị UPS duy
trì trong vòng ..... giờ
2. Toàn bộ dữ liệu được sao lưu và lưu trữ trên

server.
3. Máy phát điện tại chỗ phục vụ cho nhu cầu của

Trang 6 / 8


CÔNG TY TNHH TM SX NHỰA E P S TÍN THÀNH
Ấp 10, Xã Lương Hòa, Huyện Bến Lức, Tỉnh Long An
Điện thoại: 072-3646646 / 3646569; Fax: 072- 3646999
Website: www.tinthanheps.vn; Email:


Rớt máy bay

4

Gió

3

Nguy cơ về bom

4

Cháy

3

Lũ lụt

3

Tội phạm: cướp có
vũ trang

4

Nguồn nước

3

Bão và động đất

4

IT

3

Bệnh dịch lây lan

3

Rò rỉ hóa chất

2

Trang
Ngày ban hành

7/8
15/01/2016

Số hiệu

server máy tính, hệ thống an ninh, hệ thống
bơm chữa cháy, kho và một số thiết bị khác.
Máy phát điện được khởi động và cung cấp
nguồn điện ổn định nếu cần.
Nhà máy cách khá xa khu vực sân bay quốc tế Tân Sơn
Nhất.
Bến Lức được ghi nhận là khu vực chưa xảy ra hiện
tượng bão và lốc xoáy.
Tình hình chính trị Việt Nam đã và đang rất ổn định
trong hơn 30 năm qua. Pháp luật rất là nghiêm khắc
trong vấn đề này. Tình trạng bất ổn dân sự và chiến
tranh không có nguy cơ xảy ra.
Nguy cơ cháy trong nhà máy được giảm thiểu triệt để
với qui định cấm hút thuốc. Các khu vực có nhiều nguy
cơ khác là nhà bếp, lò hơi. Tại khu vực nhà máy và kho
được trang bị:
1. Hệ thống phun nước tự động được trang bị khắp
xưởng và hệ thống vòi chữa cháy được lắp đặt
theo yêu cầu của cơ quan phòng cháy địa
phương.
2. Bình chữa cháy CO2 và bình chữa cháy mini
Firerescue được trang bị khu vực tủ điện để bảo
vệ các thiết bị điện và dung dịch hóa chất được
trang bị khu vực bếp.
3. Nhân viên được hướng dẫn các thao tác chữa

cháy cơ bản định kì hằng năm
4. Tuân thủ các yêu cầu về phòng cháy của cơ
quan địa phương và có giấy chứng nhận phòng
cháy chữa cháy.
5. Kiểm tra hệ thống phòng cháy định kỳ và có lưu
hồ sơ ghi nhận.
Khu vực không ghi nhận hiện tượng lũ lụt trong quá
khứ
Hệ thống giám sát được bố trí bao quanh khu vực làm
việc và các toàn nhà được giám sát từ xa với màn hình
tivi và trang bị chuông báo tại các cửa ra vào.
Bồn nước dự trữ có thể cung cấp nước trong 02 ngày
trong trường hợp bị gián đoạn. Nguồn nước do Tín
Thành tự xử lý và cấp.
Bến Lức không có ghi nhận bão và động đất trong quá
khứ.
Các bình chữa cháy mini Firerescue và bình CO2 được
trang bị gần khu vực tủ server. Tủ server được đặt ở vị
trí khô, thoáng và không dột nước. Dữ liệu được sao lưu
tại server hằng ngày.
Tuân thủ nghiêm túc các hướng dẫn của cơ quan y tế
chính phủ trong việc sàng lọc khách và nhân viên tại
cổng chính. Áp dụng phương pháp sàng lọc phù hợp
cho từng loại bệnh dịch. Sử dụng nước khử trùng tại
các khu vực công cộng như căn tin, nhà vệ sinh ...Tách
riêng những nhân sự trở về từ vùng nhiễm bệnh.
Nhà máy không sử dụng hóa chất bị giới hạn sử dụng
hoặc cấm sử dụng.
Khi hóa chất bị rò rỉ, nguy cơ được kiểm soát như sau:
1. Đào tạo nhận diện hóa chất khi có hóa chất mới

hoặc đào tạo lại .
2. Kiểm tra kho hóa chất hàng tuần

Trang 7 / 8


CÔNG TY TNHH TM SX NHỰA E P S TÍN THÀNH
Ấp 10, Xã Lương Hòa, Huyện Bến Lức, Tỉnh Long An
Điện thoại: 072-3646646 / 3646569; Fax: 072- 3646999
Website: www.tinthanheps.vn; Email:


Hư hỏng hạ tầng

4

Trang

8/8

Ngày ban hành

15/01/2016

Số hiệu

3. Đánh giá an toàn hằng tháng để đánh giá việc
sử dụng, vận chuyển và tình trạng tồn kho hóa
chất.
4. Kiểm tra bộ xử lý rò rỉ hóa chất hằng tuần để

đảm bảo đủ thiết bị/ dụng cụ xử lý trong trường
hợp bị rò rỉ.
Khu vực nhà xưởng mới vừa được xây dựng hoàn thành
2016, được bảo hành 10 năm.

6.5 Đánh giá lại Kế hoạch kinh doanh bền vững
Kế hoạch này và việc đánh giá rủi rỏ được xem xét hằng năm.
7.0 CÁC YÊU CẦU LƯU HỒ SƠ
7.1 Khu vực lưu hồ sơ như sau

Mã hồ sơ
50-FS80-RES-002001
50-FS80-RES-002002

Tên hồ sơ

Disaster Recovery Team
Quarterly inspection ceiling
and wall checklist

Thời gian
lưu HS

BP chịu trách
nhiệm

Hình
thức
(file
giấy/

mềm)

Until EOL

EHS Engineer

H

FC

1 year

EHS Engineer

H

FC

Trang 8 / 8

Khu vực
lưu trữ