Kế hoạch xây dựng hệ thống thông tin nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và đào tạo của viện kinh tế

Kế hoạch xây dựng hệ thống thông tin nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và
đào tạo của Viện Kinh tế - Tài chính giai đoạn 2012-2016 và tầm nhìn 2020.

Mục lục:
1. Giới thiệu...........................................................................................................1
2. Phân tích thực trạng...........................................................................................2
2.1. Thành tích đạt được....................................................................................2
2.2. Hạn chế cần khắc phục...............................................................................3
3. Phân tích SWOT liên quan đến công nghệ thông tin........................................3
3.1. Điểm mạnh..................................................................................................3
3.2. Điểm yếu.....................................................................................................3
3.3. Cơ hội..........................................................................................................3
3.4. Thách thức...................................................................................................3
4. So sánh với các đối thủ cạnh tranh trong cùng Học viện Tài chính..................4
5. Phân tích kinh nghiệm, bài học từ các doanh nghiệp khác...............................4
6. Đề xuất các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin cho Viện Kinh tế - Tài
chính......................................................................................................................4
7. Kế hoạch hành động và các chỉ tiêu cụ thể.......................................................6
7.1. Nội dung cụ thể...........................................................................................6
7.2. Kế hoạch triển khai giai đoạn 2012-2016...................................................6
Tài liệu tham khảo.................................................................................................6

Bài làm:

1


1. Giới thiệu
Viện Kinh tế - Tài chính được thành lập tháng
3/2010 trên cơ sở sáp nhập hai Viện: Viện Khoa
học Tài chính (thành lập năm 1961) và Viện

Nghiên cứu Khoa học thị trường giá cả (thành lập
năm 1981). Chức năng chính của Viện hiện nay là:
- Nghiên cứu khoa học cơ bản, nghiên cứu ứng dụng, và nghiên cứu hoạch
định chính sách;
- Thông tin;
- Đào tạo;
- Cung cấp dịch vụ;
- Hợp tác quốc tế.
Toàn viện có 37 cán bộ, trong đó làm công tác nghiên cứu là 20 người. Hiện
tại Viện có 3 tiến sỹ, 01 nghiên cứu sinh, 7 thạc sỹ, 03 là học viên cao học và các
cán bộ trình độ đại học.
Ngoài ra, đội ngũ cộng tác viên của Viện bao gồm khoảng trên 100 các cán bộ
khoa học, các cán bộ nghiên cứu, các quan chức của chính phủ, các GS, PGS,
Tiến sỹ thuộc các: Viện, Trường đại học, Học viện, các cơ quan thuộc các Bộ
ngành khác của Chính phủ.
2. Phân tích thực trạng
2.1. Thành tích đạt được
- Về Nghiên cứu khoa học: Viện chủ trì và hoàn thành trung bình từ 2- 3 đề tài
cấp cấp Bộ/năm; 20 đề tài cấp Viện và tham gia nhiều đề tài cấp bộ, cấp nhà
nước về các lĩnh vực từ vi mô đến vĩ mô. Chuẩn bị và tổ chức khoảng 5 cuộc hội
thảo cấp Bộ, cấp Học viện và khoảng 10 cuộc toạ đàm, sinh hoạt khoa học cấp
Viện.

2


- Về Đào tạo: Hàng năm Viện tổ chức trung bình khoảng 10 khoá đào tạo
ngắn hạn về các lĩnh vực: Quản trị tài chính doanh nghiệp; Quản trị tài chính
dành cho lãnh đạo; Kiểm toán nội bộ; Phân tích tài chính... Ngoài ra, cán bộ
trong Viện còn tham gia hướng dẫn khoảng 10 - 15 nghiên cứu sinh, học viên

cao học, trong đó có nhiều đề tài về mô hình, thống kê, phân tích tài chính doanh
nghiệp, đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp…
- Về Dịch vụ: Hàng năm Viện ký 8-10 hợp đồng tư vấn với các đối tác trong
và ngoài ngành Tài chính về khảo sát, điều tra thị trường,...
- Về ứng dụng công nghệ thông tin:
+ 100% cán bộ, công chức, viên chức được trang bị máy tính cá nhân
được nối mạng nội bộ, lãnh đạo Viện và các Trưởng phòng được trang bị máy
tính xách tay.
+ Phòng kế toán áp dụng chế độ kế toán máy của Bộ Tài chính, kê khai
thuế qua phần mềm của Tổng cục Thuế,...
+ Có website (www.ief.edu.vn) và có bộ phận tin học riêng.
2.2. Hạn chế cần khắc phục
- Về Nghiên cứu khoa học: Số lượng đề tài được Bộ Khoa học và Công nghệ
phân bổ hàng năm ít nhưng Viện chưa chủ động tìm kiếm, đấu thầu,... do đội
ngũ nghiên cứu viên còn trẻ, thiếu bằng cấp và kinh nghiệm.
- Về Đào tạo:
+ Số lượng học viên đăng ký tham gia các khóa học của Viện chưa nhiều,
một phần do kinh tế khó khăn, một phần do chịu sự cạnh tranh từ các cơ sở đào
tạo khác, trong khi đó Viện chưa chủ động tìm được hướng đào tạo mới do còn
thiếu kinh nghiệm trong lĩnh vực đào tạo.
+ Viện mới được thành lập nên đang trong quá trình khẳng định thương
hiệu, nhưng do kinh phí hạn hẹp nên chưa đầu tư nhiều vào quảng bá hình ảnh,
thương hiệu.
- Về ứng dụng công nghệ thông tin:
3


+ Trang thiết bị đều do ngân sách nhà nước trang bị nên bị phụ thuộc hoàn
toàn vào ngân sách được cấp hàng năm.
+ Chưa áp dụng nhiều ứng dụng công nghệ thông tin phục vào quản lý

khoa học và đào tạo.
+ Website có giao diện đơn giản, cơ bản chỉ đáp ứng mục đích giới thiệu.
3. Phân tích SWOT liên quan đến công nghệ thông tin
3.1. Điểm mạnh
- Là đơn vị sự nghiệp thuộc Học viện Tài chính nên có kinh phí hoạt động ổn
định hàng năm.
- Được sự hỗ trợ đắc lực Học viện cả về cơ sở vật chất và kinh nghiệm trong
đào tạo và nghiên cứu khoa học.
- Có bộ máy hoạt động tương tự doanh nghiệp.
3.2. Điểm yếu
- Nhân lực chưa có kinh nghiệm.
- Hệ thống thông tin mới chỉ đáp ứng yêu cầu cơ bản, hoạt động rời rạc, chưa
đồng bộ.
3.3. Cơ hội
- Phát triển theo chiến lược chung của Học viện Tài chính.
- Chủ động trong khai thác, tìm kiếm thị trường.
3.4. Thách thức
- Ngân sách hoạt động ngày càng eo hẹp do Chính phủ siết chặt chi tiêu công.
- Chịu sự cạnh tranh gay gắt từ các cơ sở đào tạo khác.
4. So sánh với các đối thủ cạnh tranh trong cùng Học viện Tài chính
Nội dung
Chức năng

Viện Kinh tế - Tài

Trung tâm Ngoại

Viện Đào tạo quốc

chính

ngữ - Tin học

tế

NCKH và Đào tạo

- Đào tạo ngắn hạn

NCKH và Đào tạo
4


Ngân sách

- Hạch toán độc lập.

- Hạch toán phụ

- Hạch toán độc lập.

thuộc
Điểm

- Có nhiều kinh

- Chủ động trong đào

- Đào tạo liên kết

mạnh

nghiệm trong

tạo.

với các đối tác nước

NCKH.

- Quy chuẩn hóa quy

ngoài.

trình quản lý.
Điểm yếu

- Chưa có nhiều

- Đào tạo sinh viên

- Nhân sự trẻ, chưa

kinh nghiệm trong

nên nguồn thu không

có kinh nghiệm.

đào tạo

nhiều.

- Chương trình đào

- Mang năng tính

tạo chưa đa dạng.

hành chính.
5. Phân tích kinh nghiệm, bài học từ các doanh nghiệp khác
Hiện nay, các cơ sở đào tạo đang gặp rất nhiều thách thức từ áp lực tăng chỉ
tiêu tuyển sinh trong khi qui mô về cán bộ giảng dạy, kinh phí cho đào tạo
không theo kịp, mở rộng các loại hình đào tạo (từ xa, trực tuyến,…), đổi mới
chương trình và phương pháp giảng dạy và học tập theo xu hướng ứng dụng
công nghệ thông tin, yêu cầu chuẩn hóa qui trình quản lý, trao đổi thông tin và
hội nhập với các trường đại học khác trên thế giới…
Nhiều đơn vị trong Học viện Tài chính như Trung tâm Ngoại ngữ - Tin học,
trung tâm Thông tin đã chuẩn hóa qui trình quản lý (ISO) trên nền tảng của công
nghệ thông tin, áp dụng hệ thống ERP vào quản lý nhân sự (cán bộ, sinh viên),
phân hệ quản lý tài chính, phân hệ quản lý thư viện, phân hệ quản lý văn bằng,
phân hệ quản lý học tập, đào tạo, cơ sở vật chất,… Tuy nhiên, vấn đề tài chính là
khó khăn lớn khi triển khai. Trên thực tế, ERP không phải dành cho tất cả mọi
người. Chỉ những doanh nghiệp có quy mô lớn, kinh phí đầu tư không còn là
một vấn đề cản trở mới có thể mạnh dạn với ERP. Ngoài ra, khi triển khai ERP
thì nhất thiết phải có đội ngũ chuyên gia để tư vấn, triển khai cũng như vận hành
hệ thống này. Các chuyên gia chủ yếu hỗ trợ về hai công việc chính là chuẩn hóa
qui trình quản lý và xây dựng các giải pháp công nghệ thông tin tự động hóa qui
trình quản lý.
5

6. Đề xuất các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin cho Viện Kinh tế Tài chính
Nhìn chung, tổ chức Viện là một hệ thống phân cấp với cơ bản các phòng và
nhiệm vụ như sau:
- Lãnh đạo Viện: Có quyền cao nhất, điều hành toàn bộ hoạt động của Viện.
- Phòng Hành chính - Tài vụ: Quản lý các vấn đề liên quan đến lương thưởng,
học phí, nhân sự, cơ sở vật chất,...
- Phòng Khoa học và Đào tạo: Quản lý các vấn đề liên quan đến khoa học và
đào tạo (dạy và học).
- Các Phòng Nghiên cứu: Quản lý chuyên môn và thực hiện giảng dạy nếu có
năng lực.
- Các phòng khác: Hỗ trợ quản lý về các hoạt động như công tác đoàn, thư
viện, giáo dục thể chất,…
Từ đó ta có thể xác định các phân hệ công nghệ thông tin cần triển khai tại
Viện như sau:

Quản lý cơ sở
vật chất
Quản lý Tài
chính

Quản lý nhân sự

Ứng dụng
CNTT tại Viện
Kinh tế - Tài
chính

Quản lý học tập

Quản lý hồ sơ

Thư viện trực
tuyến

Số hóa

- Phân hệ quản lý hồ sơ: học viên, cán bộ, văn bằng, chứng chỉ,...

6


- Phân hệ quản lý học tập: quá trình học của học viên và giảng dạy của giảng
viên như: Quản lý chương trình đào tạo, lập kế hoạch giảng dạy, học tập, thi cử
(thời khóa biểu), đánh giá kết quả học tập, quản lý tài nguyên (tài khoản, dịch vụ
thông tin (portal), diễn đàn,...).
- Phân hệ quản lý tài chính: Tài chính học viên (học phí, chế độ), tài chính cán
bộ (lương, tiền giảng, thuế, chế độ).
- Phân hệ quản lý nhân sự: Tuyển dụng, phát triển và đào tạo nhân lực, hưu
trí, hệ thống phòng ban,...
- Phân hệ quản lý cơ sở vật chất: Quản lý phòng học, trang thiết bị phục vụ
đào tạo, phục vụ nghiên cứu khoa học,...
- Phân hệ hỗ trợ khách hàng: Tư vấn kế toán tài chính, nghiên cứu khai thác
thị trường, quảng bá thương hiệu,...
- Phân hệ Số hóa: Thư viện số, Giáo trình điện tử, đào tạo từ xa,...
Các phân hệ này có thể được chuẩn hóa theo qui trình riêng và các ứng dụng
có thể chạy trên các CSDL cục bộ (ví dụ như chương trình quản lý tài chính có
thể có CSDL riêng về quá trình nộp học phí của sinh viên và chạy trên máy của
phòng tài vụ). Tuy nhiên, điều quan trọng nhất là các ứng dụng này phải được

tích hợp trong một hệ thống nhất có thể trao đổi thông tin với nhau (ví dụ như
CSDL về việc nộp học phí của sinh viên phải được chia sẻ cho ứng dụng của
phân hệ đào tạo để biết lên lịch học hay thi) để cùng cung cấp thông tin cho lãnh
đạo quản lý.
7. Kế hoạch hành động và các chỉ tiêu cụ thể
7.1. Nội dung cụ thể
- Giai đoạn 2012-2016:
+ Xây dựng các phân hệ quản lý cục bộ (Phân hệ quản lý hồ sơ, Phân hệ
quản lý học tập, Phân hệ quản lý tài chính, Phân hệ quản lý cơ sở vật chất, thư
viện số): Các phân hệ cục bộ này có thể sử dụng các dữ liệu có định dạng không
giống nhau.
7


+ Hoạch định chiến lược khai thác thông tin của toàn hệ thống: Xác định
yêu cầu sử dụng, chia sẻ dữ liệu giữa các phân hệ, phân tích dữ liệu, vấn đề quản
trị, an toàn dữ liệu.
+ Xây dựng hệ thống tích hợp các phân hệ: Website, đường truyền
(mạng), thu thập và chuyển đổi dữ liệu, dự phòng hệ thống.
- Tầm nhìn 2020: Tạo nền tảng để tiến tới xây dựng phân hệ đào tạo từ xa, hội
thảo trực tuyến,...
7.2. Kế hoạch triển khai giai đoạn 2012-2016
- Thời gian thực hiện: 15 tháng.
- Kinh phí thực hiện: 600 triệu đồng.
- Đơn vị thực hiện: Công ty TNHH Phần mềm Hoàng Hà (Đơn vị đã xây
dựng giải pháp ERP cho Học viện Tài chính).
1.

Table of contents:
1. Introduction.............................................................................................................................1

2. Current figures........................................................................................................................2
2.1. Achievements...................................................................................................................2
2.2. Obstacles to overcome.....................................................................................................2
3. SWOT analysis related to information technology.................................................................3
3.1. Strengths..........................................................................................................................3
3.2. Weaknesses......................................................................................................................3
3.3. Opportunities....................................................................................................................3
3.4. Challenges........................................................................................................................3
4. Compared to competitors in the same Academy of Finance:.................................................4
5. Analysis of experiences, lessons learned from other businesses............................................4
6. The proposed application of information technology solutions for the Institute of
Economics and Finance..............................................................................................................4
7. Action plans and specific targets.............................................................................................6
7.1. Specific content................................................................................................................6
7.2. Development plan for the 2012-2016 period...................................................................6
References...................................................................................................................................7

Topic development

8


1. Introduction
IEF was founded in March, 2010 on the base of
integrating 2 institutes: Institute of Finance Science
(founded in 1961) and Institute of Market and Price
Research (founded in 1981). The main functions of
this institute are:
- Basic sciences research, application research, policy planning research;
- Information;

- Training;
- Service supply;
- International corporation.
The institutue has 37 people with 20 working in research field. At present, it has 3
doctors, one docterate student, 7 MA, 3 MA students and the rest are BA. In addition,
it has over 100 partners who are researchers, governors, professors, associate
professors, doctors of institutes, universities, accademies,...
2. Current figures
2.1. Achievements
- Scientific research: the institude chairmans and finishes average of from 2 to 3
ministry-level projects/ year; 20 institute-level projects and take part in doing ministrylevel and nation-level projects on macro to micro issues. It also organizes about 5
ministry-level and accademy-level conferences and 10 institute-level seminars.
- Training: every year, the institute organizes average of 10 short-term training
courses on the fields of corporate fianace management; finance management for
leaders, internal audit; fianace analysis;... In addition, staff of the Institute take part in
guiding about 10 - 15 PhD students, graduate students, many of their titles are about
models, statistics, corporate financial analysis, business performance assessment,...
- Services: Every year, the Institute signs 8-10 consulting contracts with partners
inside and outside the Finance industry about surveys, market surveys,...
- On the application of information technology:
+ 100% of officials and employees are equipped with a personal computer
connected to the internal network, the leader and the Head of the Institute is equipped
laptop.

9


+ The accounting Department applies accounting software of Ministry of
Finance, tax declaration through taxation software of general Taxation office,...
+ It has website (www.ief.edu.vn) and its own information technology

department.
2.2. Obstacles to overcome
- Scientific research: The number of projects allocated by the Ministry of Science
and Technology annually is not enough, however the institute hasn't been active in
searching, bidding, ..because the research team members are young, lack of
qualifications and experience.
- Training:
+ The number of students enrolling courses of the Institute is still limited, partly
due to economic difficulties, partly due to the competition from other institutions,
while the institute hasn’t actively seeked new training ways due to lack of experience
in the field of training.
+ Newly established Institute is in the process of confirming the brand, but due
to limited funds should not invest heavily in promoting the image, brand.
- On the application of information technology:
+ Equipment are equipped with state budget should be totally dependent on
annual budget allocations.
+ Many applications of information technology are not applicable in
management science and training.
+ Website has a simple interface, the basic purpose of introducing response.
3. SWOT analysis related to information technology
3.1. Strengths
- A business unit of the Accademy of Finance has stable operating funds annually.
- It has effective support from the Accademy in terms of facilities and experience in
training and scientific research.
- It operates like a business.
3.2. Weaknesses
- Employees do not have much experience.
- The new information systems to meet the basic requirements, discrete activities,
are not synchronized.

10


3.3. Opportunities
- Develop the overall strategy of the Academy of Finance.
- Active in the exploration, search marketing.
3.4. Challenges
- Budgets are tightened because of tightened public spending by the Government.
- It subjects to the stiff competition from other institutions.
4. Compared to competitors in the same Academy of Finance:
Content
Function
Budget
Strengths
Weakness

IEF
Scientific research and
training
independent accounting
Exetensive experience in
scientific research
- Little experience in
training
- Complicated procedures

Center for Foreign
Language and Informatics
– CFI
Short-term training

dependent accounting
- proactive in training
- standardize management
process
- Few revenues because of
student traning

Institute of International
Finance Education IIFE
Scientific research and
training
independent accounting.
Training associated with
the foreign partners.
- Young employees with
little experience
- invarious training
programs

5. Analysis of experiences, lessons learned from other businesses
Currently, the training institutions are facing many challenges from increased
enrollment in the pressure when the size of the teaching staff, funding for training has
not kept pace, expanding the types of training (from Distance, online, etc.), innovative
programs and methods of teaching and learning in the application of information
technology trends, standardized requirements management process, communication
and integration with universities and other school in the world...
Many units in the Academy of Finance as the Center for Foreign Language and
Informatics, Information centers have standardized management processes (ISO) on
the basis of information technology, application of ERP in Human Resource
Management (staff and students), financial management module, management module

library, degree management module, management module learning, training, facilities,
etc. However, the major problems are in financial difficulties when implemented. In
fact, ERP is not for everyone. Only large-scale enterprises, investment funds is no
longer a problem constraints can boldly ERP. In addition, the deployment of ERP it is
necessary to have a team of experts to consult, implement and operate this system.
Experts mainly support two main tasks is to standardize construction management
processes and information technology solutions to automate management processes.

11


6. The proposed application of information technology solutions for the
Institute of Economics and Finance
In general, the Institute organized a hierarchy with basic rooms and duties as
follows:
- Leadership Institute: highest authority and administration of all activities of the
Institute.
- Administration and Finance: Management issues related to compensation, fees,
personnel, facilities,…
- Department of Science and Training: Management issues related to science and
education (teaching and learning).
- The Division of Research: Management and implementation of teaching expertise
if qualified.
- The other: Support for management activities such as group work, library, physical
education,...
From there we can determine the modules deploying information technology at the
Institute as follows:

Facility
management

Human
resources
managemet

Finance
management

Learning
management

IT
application
at IEF

Documentary
management

Online library

Figurization

- Management Subsystem Profile: students, staff, diplomas, certificates, etc.
- Module management: the process of learning of students and teaching faculty:
Management training, planning, teaching, learning, exams (schedule), evaluation
12


results learning, resource management (accounts, information services (portal),
forums, etc.).
- Financial Management Subsystem: Finance student (tuition, mode), the financial

staff (salaries, faculty, tax regimes).
- Personnel management Subsystem: recruitment, development and training of
human resources, retirement, departmental systems,...
- Facilities management module: classroom management, training equipment for,
serving scientific research,...
- Customer support Subsystem: financial accounting consultancy, exploit market
research, branding,...
- Digitize module: digital library, electronic curriculum, distance learning,...
These modules can be standardized by separate processes and applications can run
on the local database (eg financial management program can have its own database on
the payment of student tuition and running on the machine of finance). However, the
most important thing is that these applications should be integrated within a system
can exchange information with each other (such as the database on student tuition
payment must be shared for the application of modules for scheduling training or
competition) to provide information for management leadership.

7. Action plans and specific targets
7.1. Specific content
- Period 2012-2016:
+ Develop local management module (module records management, learning
management

module,

financial

management

module,

management

module

infrastructure, digital libraries): The local module of this set of data can use the same
format.
+ Planning strategies to exploit the information of the whole system: Identify
users’ requirements, data sharing between modules, data analysis, problem
management, data safety.
+ Building integrated modules: Website, transmission line (network), data
collection and data conversion, backup system.
- Vision to 2020: Creating a foundation towards building distance learning modules,
webinars,…

13


7.2. Development plan for the 2012-2016 period
- Duration: 15 months.
- Funding: 600 million vnd.
- Implementing agency: Yellow Software Co., Ltd. (Unit has developed ERP
solutions for the Academy of Finance)./.

14