Kế hoạch xây dựng hệ thống thông tin nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và kinh doanh của tổng công ty sông đà 6

Kế hoạch xây dựng hệ thống thông tin nhằm nâng cao hiệu quả Quản lý
và kinh doanh trong giai đoạn 5 năm từ năm 2012 -:-2016 và tầm nhìn 2020 tại
Công ty cổ phần Sông Đà 6 - Bộ Xây dựng.
Bài làm
I/ Giới thiệu doanh nghiệp:

Công ty cổ phần Sông Đà 6
- Đơn vị Anh hùng trong thời kỳ
đổi mới, tiền thân là công ty là
Công ty xây dựng Thuỷ Công đơn vị thành viên của Tổng Công
ty Sông Đà thành lập ngày
01/05/1983.
Công ty đã cổ phần hoá và
chuyển đổi thành Công ty cổ phần
từ 01/01/2006; giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh 3903400072 do sở kế hoạch tỉnh
Gia Lai cấp ngày 03/01/2006.
Nhiệm vụ chính của Công ty: Thi công các hạng mục công trình chính của dự
án thuỷ điện Hòa Bình; thủy điện Yaly; thủy điện Sông Hinh, SêSan 4,Sê San 4a, thủy
điện Hủa Na, thủy điện Sơn La, thủy điện Nậm Chiến, thủy điện Huội Quảng, thủy
điện Lai Châu, thủy điện Đồng Lai 5...Đắp đập, thi công bê tông đầm lăn, bê tông cửa
nhận nước, đập tràn nhà máy, kênh dẫn nước ra, sản xuất đá xây dựng, sản xuất bê
tông; Tham gia thi công cầu đường, thi công các hạng mục công trình chính và khai
thác sản xuất đá xây dựng dự án thuỷ điện SêKaMan 3 thựôc nước Cộng hoà dân chủ
nhân dân Lào bao gồm công tác thi công đất, đá, bê tông các hạng mục công trình
chính cửa nhận nước, đập tràn, đập dâng, hầm dẫn nước, nhà máy thuỷ điện, sản xuất
vật liệu đá, bê tông và chuẩn bị đầu tư một số dự án như: Xây dựng khu chung cư
CT2 , tòa nhà thương mại hỗn hợp TM tại khu đô thị Văn Khê Hà Đông - TP Hà Nội,
triển khai xây dựng dự án khu nhà ở cao cấp HH6 Nam An Khánh - Hà Nội, Triển
1

khai xây dựng Tòa nhà Quốc Hội và những dự án thuỷ điện, xây dựng dân dụng, xây
dựng công nghiệp, du lịch...Hiện nay công ty đang tham gia xây dựng nhà máy Nhiệt
điện Thái Bình, công trình đường sắt đô thị tuyến Cát Linh - Hà Đông Hà Nội, dự án
phong điện Bạc Liêu và nhiều công trình khác.
*, Trụ sở Công ty: Tòa nhà TM khu đô thị Văn Khê - phường La Khê - quận Hà
Đông, TP Hà Nội.
*, Các đơn vị trực thuộc:
Công ty có 6 đơn vị trực thuộc, 2 công ty liên kết với phạm vi hoạt động rộng
khắp trong cả nước và cả ở nước ngoài. Bao gồm:
a,

Khu vực Hà Nội.

b,

Khu vực Đông Bắc - tỉnh Quảng Ninh

c,

Khu vực Tây Bắc - tỉnh Sơn La - tỉnh Lai Châu

d,

Khu vực miền Trung Tây Nguyên - tỉnh Nghệ An - tỉnh Gia Lai

e,

Khu vực miền Nam - tỉnh Đồng Nai.

f,

Khu vực đồng bằng sông Cửu Long - Tỉnh Bạc Liêu.

g,

Tại Nước CHDC ND Lào - tỉnh SeKong, tỉnh Attapue

II/ Phân tích thực trạng:
Do phạm vi hoạt động trải rộng trên phạm vi cả nước và nước ngoài, địa bàn hoạt
động lại phần lớn nằm tại những vùng sâu, vùng xa khó khăn trong việc giao thông
vận chuyển. Việc thường xuyên cập nhật, nắm bắt được thông tin trở thành yêu cầu
sống còn đối với toàn bộ hoạt động điều hành, sản xuất và hoạt động tác nghiệp của
Công ty cổ phần Sông Đà 6 (Sông Đà 6). Xác định rõ yêu cầu trên, lãnh đạo công ty
đặc biệt quan tâm và thực hiện triệt để việc áp dụng công nghệ thông trong tất cả các
hoạt động của doan nghiệp. Công ty thành lập bộ phận IT riêng, đầu tư 1 phòng quản
trị máy với các thiết bị cần thiết để vận hành hệ thống.
Công ty đã đầu tư xây dựng trang web riêng và thành lập một tổ phụ trách do
trực tiếp một Phó tổng giám đốc công ty điều hành. Nhiệm vụ của tổ nghiệp vụ là tìm
2


kiếm thông tin, đăng tin bài về các hoạt động của công ty và các đơn vị trực thuộc,
những vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất...Tại trang Web này, khách hàng quan
tâm sẽ tìm được đầy đủ thông tin về công ty bao gồm lịch sử hình thành phát triển, cơ
cấu tổ chức, các phòng ban nghiệp vụ, thông tin về lãnh đạo công ty, thông tin chính
thức về kết quả SXKD của công ty tại từng thời điểm, kế hoạch SXKD từng gian
đoạn....
Địa chỉ trang Web:
1.

Ứng dụng công nghệ thông tin trong điều hành sản xuất:
Ngay từ năm 2009, sau khi

chuyển trụ sở công ty từ công trình
Thủy điện Sê San 4 về Hà Nội công ty
đã chủ trương xây dựng nền tảng công
nghệ thông tin hiện đại phục vụ sản
xuất. Sông Đà 6 đã đầu tư mua bộ sản
phẩm phầm mềm Portal Office của
Công ty TNHH giải pháp phần mềm
Việt (VSS) và đưa vào sử dụng rất
thành công trong công tác quản lý của công ty. Hiện nay Sông Đà 6 đang sử dụng phiên bản
Portal Office 7 - Enterprise Edition.
Toàn bộ các cán bộ lãnh đạo, nhân viên của Sông Đà 6 đều được tạo 1 tài
khoản trên trang mạng nội bộ này và họ có quyền truy cập vào mạng nội bộ tại bất kỳ
nơi nào tại mọi thời điểm. Với tài khoản này, họ có quyền gửi và nhận thông tin từ bất
kỳ ai trong tổ chức, tải xuống những thông tin, văn bản cần thiết. Chức năng đăng tin
và gỡ bỏ được phân quyền cho những đối tượng cần thiết như lãnh đạo, nhân viên tổ
biên tập Website. Có thể nói từ khi đưa vào sử dụng mạng P-office này, chi phí văn
phòng cho việc in ấn tài liệu, gửi bưu phẩm nội bộ trong công ty giảm đi khoảng 2/3.
Hiện nay công tác in ấn chỉ còn thực hiện đối với các văn bản, báo cáo chính thống
cần phải gửi các cơ quan cấp trên, cơ quan chính quyền...còn các văn bản nội bộ hoàn
toàn sử dụng mạng thông tin điên tử. Trong các chức năng của mạng P-0ffice, hữu
dụng nhất đối với cán bộ quản lý là hai module: báo cáo ngày và công việc.
3


Với chức năng giao
việc: Trưởng phòng kinh tế
công ty có thể giao chính

sác cho các nhân viên dưới
quyền của mình không phải
chỉ là những người đang ở
trụ sở công ty mà đang ở
trong công trường Đồng Nai
cần phải làm những gì, bao giờ xong, cần phối hợp với ai để làm, ai sẽ giám sát việc
này, lãnh đạo nào cần phải báo cáo. Chức năng này cho phép đặt báo hiệu cảnh báo
tại thời điểm cụ thể đối với người giao việc, người nhận việc....đồng thời cũng cho
phép Trưởng phòng biết chính xác nhân viên của mình đã đọc tin nhắn giao việc tại
thời điểm nào để có biện pháp đôn đốc công việc thích hợp....
Chức năng báo cáo
ngày: Đây là chức năng
đặc biệt hữu dụng đối với
các lãnh đạo công ty trong
điều hành. Module này
được đặt hàng xây dựng
riêng. Hàng ngày tại các
công trường, cán bộ các
đơn vị trực thuộc sẽ tổng
hợp số liệu về từng khối bê
tông đã đổ, bao nhiêu khối đất đá đã đào báo cáo theo mẫu. Module sẽ tổng hợp số
liệu trên một báo cáo chung toàn công ty. Vào cuối ngày, Tổng giám đốc công ty sẽ
biết chính xác hôm nay tại công trình tại Lào đã đổ được bao nhiêu khối bê tông tại
các hạng mục nào, toàn công ty đã làm được những gì và sản lượng thực hiện trong
ngày là bao nhiêu, lũy kế từ đầu tuần, đầu tháng là bao nhiêu, so với kế hoạch đã đặt
ra thì có đạt không, từng công trường cần phải điều thêm những loại thiết bị, máy

4

gì...và số liệu này có thể nhanh chóng xuất ra Word, Exell để phục vụ các báo cáo
quản trị khác...
2,

Ứng dụng CNTT trong hoạt động nghiệp vụ:
Toàn bộ hoạt động nghiệp vụ của nhân viên các phòng đều thực hiện trên máy

tính. Ngoài các phần mềm phục vụ công tác văn phòng thông thường như Microsort
Word; Exell; Powerpoint... với hoạt động của từng ngành dọc, các phòng nghiệp vụ
công ty sử dụng các phần mềm chuyên ngành khác nhau:
Phòng Kỹ thuật: Phần mềm AutoCad: Đây là phần mềm cơ bản dùng để lập
bản vẽ thiết kế. Phần mềm Microsort Project: Phần mềm lập và quản lý dự án.
Phòng Kinh tế: Phần mềm dự toán, dự thầu ACITT: Công ty đã mua bản quyền
và sử dụng rộng rãi trong công tác thanh toán, quyết toán, lập hồ sơ dự thầu. quản lý
chi phí.
Phòng Kế toán: Phần mềm SAS - Songda Account System: Phần mềm kế toán
chuyên ngành do Trung tâm tin học của Tổng công ty Sông Đà viết được sử dụng
thống nhất trong toàn bộ hệ thống bộ máy làm công tác kế toán trong toàn tổng công
ty.
Công ty khuyến khích cán bộ, nhân viên sử dụng triệt để các tiện ích miễn phí
trên mạng Internet như Skypee; Yahoo Mesenger trong trao đổi công việc, truyền tải
tài liệu. Đối với các cán bộ lãnh đạo có nhu cầu sử dụng điện thoại nhiều, công ty hỗ
trợ và yêu cầu sử dụng các loại điện thoại thông minh có tính năng gọi điện qua mạng
(Viber) để giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.
Các phòng nghiệp vụ công ty đều quản lý những cơ sở dữ liệu rất lớn về thông
tin kỹ thuật, đơn giá định mức các công trình, số liệu kế toán, số liệu nhân sự, số liệu
thiết bị nhưng không kết lối được với nhau trong một hệ thống. Khi cần phải sử dụng
sẽ phải rà soát lại làm tốn rất nhiều thời gian.
III/ Chiến lược ứng dụng công nghệ thông tin của Sông Đà 6:
Với đặc điểm ngành nghề hoạt động, việc ứng dụng công nghệ thông tin của

Sông Đà 6 chủ yếu phục vụ công tác quản trị nội bộ.
5


1.

Điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức:

Điểm mạnh

Cơ hội

1. Lãnh đạo công ty nhận thức đúng đắn 1. Tiếp cận và sử dụng phương pháp
và thấy rõ hiệu quả của việc áp dụng
quản trị tiên tiến, hiện đại. hiệu quả
công nghệ thông tin vào hoạt động
cao.
quản trị doanh nghiệp.
2. Tạo điều kiện tận dụng tốt các cơ
2. Công ty có đủ nguồn lực tài chính cần
hội tìm thêm việc làm, mở rộng thị
thiết để thực hiện các dự án đầu tư
trường do quản lý và sử dụng thông
cho Công nghệ thông tin.
tin hiệu quả, cập nhật.
3. Cán bộ, nhân viên có nền tảng kiến 3. Cập nhật được các công nghệ tiên
thức tin học mức đáp ứng yêu cầu
tiến của thế giới trong lĩnh vực xây
trong việc sử dụng các công cụ công
dựng.

nghệ thông tin.
4. Đáp ứng các yêu cầu về công nghệ
4. Hệ thống thiết bị tin học của công ty
của các chủ đầu tư đặc biệt đối với
được trang bị đầy đủ và thường xuyên
những dự án làm việc với đối tác
được nâng cấp. Công ty có bộ phận
nước ngoài.
chuyên về quản lý mạng nội bộ, Cán
bộ nhân viên tại cơ quan công ty và
các đơn vị trực thuộc đều được hỗ trợ
mua máy tính xách tay, các phòng
nghiệp vụ được trang bị các loại máy
văn phòng như máy Scan, máy ảnh...
Đối với các đơn vị có trụ sở tại vùng
sâu chưa có sóng điện điện thoại di
động (khu vực bên Lào) đều được lắp
các trạm thu phát sóng điện thoại vệ
tinh.
5. Đầu tư xây dựng 1 hệ thống công
nghệ thông tin nội bộ đồng bộ đáp
ứng được các yêu cầu quản trị trong
giai đoạn phát triển mới với nhiều
lĩnh vực mới chưa thi công.
6. Đồng bộ hóa dữ liệu toàn công ty,
thống nhất theo một hệ thống quản lý,
thống nhất một quy trình xử lý dữ
liệu.
7. Giảm chi phí quản lý (chi phí nhân
viên quản lý, chi phí văn phòng..),

giảm giá thành, tăng khả năng cạnh
tranh.
8. Xây dựng được bộ phần mềm tích
6


hợp các chức năng toàn bộ quy trình
sản xuất từ đo bóc bản vẽ, lập dự
toán, dự trù vật tư, thiết bị; tính giá
thành, thanh quyết toán công trình.
Điểm yếu

Thách thức

1. Một số phần mềm sử dụng trong hoạt 1. Cạnh tranh của các doanh nghiệp
động tác nghiệp của công ty là các
xây dựng quốc tế vốn có nền tảng
phần mềm sao chép, tính ổ định
kỹ thuật dựa trên công nghệ thông
không cao.
tin tốt hơn các doanh nghiệp Việt
Nam.
2. Cán bộ, nhân viên có kiến thức về tin
học chỉ ở mức vận dụng một số tính 2. Công tác tuyển dụng nhân lực thực
năng thông thường của phần mềm, ít
hiện công tác quản trị hệ thống
chịu khó tìm tòi để tận dụng hết các
thông tin cho doanh nghiệp khó
sản phẩm đã đầu tư.
khăn do đòi hỏi vừa phải giỏi trong

lĩnh vực IT vừa phải hiểu rõ các
3. Việc ứng dụng phần mềm trong việc
quy trình, công nghệ, quản lý của
thiết kế, lực chọn giải pháp thi công
các doanh nghiệp xây dựng.
tối ưu chưa phát huy được hiệu quả,
chủ yếu vẫn theo kinh nghiệm.

3. Hệ thống thiết bị thông tin thường
xuyên phải nâng cấp, bổ sung.
4. Việc kết nối dữ liệu của các phòng
nghiệp vụ công ty rời rạc, chậm do
mỗi phòng sử dụng một hệ thống
phần mềm khác nhau.
2.

Mục tiêu:
Xây dựng hệ thống thông tin đáp ứng các yêu cầu sau:

a,

Tiếp tục nâng cấp phần mềm P-Office hoàn thiện các tính năng phục vụ điều
hành công việc trực tuyến. Tích hợp các chức năng gọi, hội thoại (như Skypee)
có tính bảo mật cao đảm bảo điều kiện để tiến hành họp trực tuyến với các
công trường. Giảm tối đa thời gian hội họp tại trụ sở công ty. (Hiện nay họp
toàn bộ lãnh đạo công ty và các đơn vị 4 lần/năm; tiến tới chỉ họp tại trụ sở 1
lần/năm, các cuộc họp khác đều tổ chức qua mạng nội bộ). Trang bị đầy đủ
thiết bị cho cơ quan công ty và các đơn vị để thực hiện.

b,

Thành lập phòng Quản trị mạng riêng (hiện nay bộ phận quản trị mạng vẫn trực
thuộc phòng Tổ chức hành chính), Tuyển dụng thêm 1 -:- 2 kỹ sư công nghệ
thông tin để vận hành hệ thống (hiện nay có 1 người). Đầu tư trang thiết bị

7


phần cứng đủ mạnh cho hệ thống quản trị mạng nội bộ để đáp ứng mục tiêu
phát triển của công ty với tốc độ phát triển dự kiến 15% năm.
c,

Xây dựng riêng 01 phần mềm chuyên dụng cho công ty, đáp ứng các yêu cầu
sau:

-

Với công tác kỹ thuật:
+ Tự động lập bản vẽ kỹ thuật theo quy chuẩn khi cung cấp các số liệu cần
thiết (số liệu trắc địa, số liệu địa hình, số liệu môi trường...);
+ Tính toán được lực tác động, các điểm yếu trong kết cấu gây nguy cơ mất an
toàn.
+ Quản lý được khối lượng thực hiện, tiến độ thực hiện.
+ Bóc tách được nhu cầu sử dụng các loại vật tư chính: xăng dầu, thuốc nổ, xi
măng, sắt thép...; bóc tác nhu cầu sử dụng nhân lực, thiết bị thi công chính
(máy khoan, cần trục...) theo định mức nội bộ của công ty.

-

Đối với công tác kinh tế - tài chính:

+ Cập nhật được toàn bộ dữ liệu đầu thu, đơn giá, định mức tại các công trình.
+ Có cơ sở dữ liệu riêng về định mức nội bộ của công ty.
+ Cập nhật đầy đủ các quy định về tài chính, có khả năng tích hợp hệ thống dữ
liệu kế toán đã có trong phần mềm SAS để sử dụng chung.
+ Tính toán chính xác giá thành trên cơ sở giá đầu thu, khối lượng đã đo bóc ở
trên, đơn giá nội bộ, chi phí tài chính.
+ Quyết toán lương, thưởng với từng đội.
+ Cập nhật số công của từng công nhân, chia lương tự động cho từng người.
+ Trích xuất báo cáo chi tiết theo công tác nghiệp vụ cho từng phòng ban và
báo cáo quản trị cho lãnh đạo.

-

Đối với công tác Tổ chức -Nhân sự:

8


+ Tự động Quản lý chi tiết được toàn bộ thông tin về người lao động trong
công ty: ngành nghề đào tạo, thời gian công tác...Tự động cập nhật danh sách
các cán bộ, công nhân viên đến thời hạn nâng lương, học chuyển ngạch nâng
bậc; tự động cập nhật và lập báo cáo về thực hiện chế độ nghỉ với người lao
động, chế độ khen thưởng...
+ Tự động tính toán các chi phí bảo hiểm cần phải chi trả cho người lao động
theo quy định từng tháng.
-

Đối với công tác quản lý cơ giới:
+ Cập nhật thông tin đầy đủ về toàn bộ các thiết bị hiện có của công ty: năm
sản xuất, công suất...định mức tiêu thụ, tình trạng thiết bị.

+ Kế hoạch sửa chữa lớn định kỳ, thời gian kiểm định.
+ Lý lịch thiết bị.

-

Các chức năng khác.

9


3. Kế hoạch thực hiện:
Stt

Nội dung công việc

Thời gian thực

Hình thức thực hiện

Chủ đầu tư / Đối tác cung

hiện

Dự kiến chi phí (USD)

cấp dịch vụ

A

Dự án đầu tư phục vụ điều hành trực tuyến

Quý I, II - 2013

1

Nâng cấp phần mềm P - Office

Quý I/2013

2

Mua thiết bị phục vụ giao ban trực tuyến

Tháng 4/5-2013

Sông Đà 6

142.675

Thuê ngoài

VSS

15.000

Mua ngoài

Các đối tác trên thị
trường

87.500

-

Máy thu Webcam

2.650

-

Thiết bị phát hình chung

27.250

3

Hướng dẫn, vận hành

Tháng 6/2013

Tự thực hiện

Sông Đà 6

6.025

4

Kiểm định, đánh giá, chỉnh sửa bổ sung

Tháng 12/2013

Tự thực hiện

Sông Đà 6

4.250

B

Dự án đầu tư nâng cấp phòng máy quản trị

Quý III - 2013

Sông Đà 6

mạng
Tháng 6/2013

Tự thực hiện

Sông Đà 6

29250

0

1

Tuyển dụng kỹ sư công nghệ thông tinh

2

Đầu tư thiết bị phần cứng

-

Máy chủ

26.750

-

Thiết bị khác

2.500

C

Dự án phần mềm Quản trị tổng hợp

2013 - 2014

1

Lập kế hoạch đầu tư

Tháng 1/2013

2

Tìm kiếm đơn vị viết phần mềm

3

Thiết kế phần mềm; tích hợp dữ liệu

0

Sông Đà 6

39500

Tự thực hiện

Sông Đà 6

0

Tháng 2/2012

Thuê ngoài

Công ty phần mềm

0

Tháng 3/2013 -:-

Thuê ngoài

Đơn vị cung cấp dịch vụ

Mua ngoài

Đối tác cung cấp

Thuê ngoài

Công ty cung cấp phần

tháng 8/2014
4

5

Mua, trang bị thêm các thiết bị phần cứng cần

Tháng 6/2014 -:-

thiết

tháng 8/2014

Đào tạo sử dụng, vận hành

Tháng 8/2014 -:Tháng 9/2014

6

Đánh giá, chỉnh sửa bổ sung

mềm

Tháng 10/2014 -:-

Thuê ngoài

tháng 12/2014
7

Áp dụng thống nhất toàn công ty

Sông Đà 6 và Công ty
cung cấp phần mềm

Từ tháng 1/2015

Tự thực hiện

----Hết----Tài liệu tham khảo:
1)

Management Information System -

2)

/>
3)

Các tài liệu khác.
10

Sông Đà 6

25.000

6.000

3.500

5.000