Kế hoạch xây dựng hệ thống thông tin nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và kinh DOANH

Kế hoạch xây dựng Hệ thống thông tin nhằm nâng cao hiệu quả Quản lý và
Kinh DOANH
ĐỀ TÀI:
Ban giám đốc doanh nghiệp yêu cầu anh/chị với tư cách là cán bộ phụ
trách (cấp cao nhất) về ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp lập Kế
hoạch xây dựng Hệ thống thông tin nhằm nâng cao hiệu quả Quản lý và Kinh
doanh trong giai đoạn 5 năm từ 2012-2016 và tầm nhìn 2020.
Anh chị hãy lập một báo cáo để trình Ban giám đốc xin duyệt kinh phí,
nhân sự, thời gian triển khai và đề xuất các mục tiêu cụ thể.
Đề cương:
1. Giới thiệu về doanh nghiệp
2. Phân tích thực trạng
3. Phân tích SWOT (Liên quan đến CNTT, HTTT và TMĐT)
4. Các đối thủ cạnh tranh trong ngành
5. Kinh nghiệm từ các doanh nghiệp khác trong và ngoài nước
6. Các giải pháp ứng dụng CNTT của Vina-ofc
7. Chiến lược ứng dụng CNTT và TMĐT của Vina-ofc
8. Kế hoạch hành động và các chỉ tiêu cụ thể
Kết luận

Nội dung
Công nghệ thông tin (CNTT) đóng một vai trò quan trọng không thể thiếu
trong quá trình quản lý, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp. Việc tin học hoá các hoạt động quản lý của doanh nghiệp thông qua việc
ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý và chia sẻ các tài nguyên thông tin đòi
hỏi các nhà quản lý phải có những thay đổi phù hợp trong cơ cấu tổ chức,
phương pháp quản lý doanh nghiệp để đáp ứng được trong điều kiện mới.
1


1. Giới thiệu về doanh nghiệp

Công ty cổ phần cáp quang Việt Nam VINA-OFC tiền thân là Công ty liên
doanh sản xuất cáp sợi quang VINA-GSC được thành lập ngày 28/12/1993, với
sự góp vốn của 3 thành viên là VNPT (50%), TST (25%) và PTIC (25%). VINAOFC là công ty sản xuất cáp sợi quang đầu tiên được thành lập tại Việt Nam. Sản
phẩm chính của Công ty là cáp sợi quang các loại từ 2 sợi đến 144 sợi quang và
cung cấp đầy đủ các thiết bị, phụ kiện đảm bảo để thiết lập một hệ thống thông
tin quang hoàn chỉnh. Sản phẩm cáp quang của VINA-OFC có thể sử dụng ở mọi
loại địa hình: miền núi, trung du, đồng bằng..: Các loại cáp treo, cáp chôn trực
tiếp, cáp cống, cáp thả sông, cáp đi theo đường điện lực; sản phẩm cáp có thể
được thiết kế đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng như sử dụng cho truyền
dẫn tín hiệu thông tin quang, tín hiệu truyền hình, tín hiệu cho điện báo và truyền
số liệu, cho đa dịch vụ như truyền hình cáp, Iternet tốc độ cao...v.v. Công ty đã
cung cấp sản phẩm cho các tuyến quốc tế như: tuyến CSC, các tuyến đường trục
quốc gia, xuất khẩu sang các nước Lào, Hàn quốc, Cu ba, Myanmar..., các Công
ty truyền hình cáp, Viettel, Điện lực và 64 Bưu điện tỉnh thành trong cả nước....
Một số chỉ tiêu tài chính chủ yếu
Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty thể hiện qua một số chỉ tiêu
sau:
Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2009 – 2011
Chỉ tiêu
Doanh thu
Lợi nhuận sau thuế
Thu nhập bình quân
(Nguồn: Vina-ofc)

ĐV tính
Tỷ đồng
Tr.đồng/người

2009
596

6,5
6

2010
717
7,2
6,5

2011
893
8
7,5

2. Phân tích thực trạng
Trong quá trình quản lý các ứng dụng của công nghệ thông tin đem đến
hiệu quả cao. Khi đưa công nghệ thông tin vào quản lý, các hoạt động quản lý sẽ
được thực hiện nhanh với độ tin cậy và chính xác cao hơn nhiều so với cách quản
lý truyền thống. Các máy móc sẽ thay thế cho lao động của con người, nếu trước
đây một công việc cần đến 10 người thì khi ứng dụng công nghệ thông tin chỉ
2


cần 3 đến 4 người là đủ. Nếu hợp lý hoá quy trình quản lý nội bộ - doanh nghiệp
có thể tiết kiệm khoảng 50% chi phí quản lý. Theo báo cáo điều tra của Phòng
Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI): Hiện tại chỉ có khoảng 15% số
doanh nghiệp có sử dụng dịch vụ CNTT hoàn chỉnh. Kết quả điều tra cũng cho
thấy, mới chỉ 19,4% số doanh nghiệp đã có website riêng, trong đó 91% số doanh
nghiệp này chỉ sử dụng website để giới thiệu hình ảnh, sản phẩm, mà chưa tận
dụng được những lợi ích khác như hỗ trợ đặt hàng, mua hàng, tư vấn và thanh
toán trực tuyến…(Nguồn VCCI).

Trước sự phát triển mạnh mẽ của thị trường trong nước và thế giới, muốn
hội nhập và phát triển Vina-ofc đã coi ứng dụng CNTT như một khoản đầu tư,
xây dựng những định hướng đổi mới, dưới những điều kiện nhất định, Vina-ofc
đã xem việc cải tiến công nghệ thông tin như một cải tiến về công nghệ, liên quan
cả đến cải tiến công nghệ sản phẩm và cải tiến các quá trình. Tuy nhiên, việc ứng
dụng CNTT của Vina-ofc mới chỉ dừng lại ở việc sử dụng máy tính có kết nối
mạng nội bộ và sử dụng internet để tra cứu thông tin; sử dụng các phần mềm
soạn thảo văn bản, phần mềm kế toán, quản lý nhân sự để hỗ trợ sản xuất kinh
doanh mà chưa khai thác hiệu quả tính năng thương mại điện tử, hỗ trợ đặt hàng,
mua hàng, tư vấn, thanh toán trực tuyến…
.

3. Phân tích SWOT (Liên quan đến CNTT, HTTT và TMĐT)
Từ thực trạng của Vina-ofc, chúng ta tổng hợp, đánh giá những Cơ hội và

thách thức, điểm mạnh, điểm yếu trong công tác ứng dụng CNTT, HTTT và
TMĐT của công ty.
Bảng tổng hợp phân tích SWOT
Điểm mạnh (S)

Điểm yếu (W)

- Nguồn tài chính ổn định đảm bảo

- Nguồn nhân lực về CNTT còn

khả năng đầu tư dự án phát triển

thiếu hụt

CNTT, HTTT và TMĐT.

- Khó khăn trong việc tìm nhà

- Xây dựng Chiến lược đầu tư cụ

cung cấp và tư vấn phù hợp.

thể.
Cơ hội (O):
3

Thị trường TMĐT có tính

Thách thức (T):
-

Việt Nam chưa có chính sách


-

cạnh tranh chưa cao.

quốc gia về CNTT, HTTT và

Nhu cầu sử dụng sản phẩm

TMĐT.

Cáp quang trong nước và
trên thế giới cao.

-

Rủi ro trong công tác quản lý
phát triển mạng lưới CNTT
do chưa có kinh nghiệm

4. Các đối thủ cạnh tranh trong ngành
4.1 Công ty CP đầu tư và sản xuất Việt Hàn (VHG): là công ty sản xuất cáp viễn

thông ở miền Trung Việt nam, Thành lập năm 2003. Toàn bộ dây chuyền thiết
bị sản xuất cáp viễn thông của Công ty được nhập khẩu từ tập đoàn Phelps
Dodge International, một trong những tập đoàn khai thác quặng, sản xuất dây
và cáp nổi tiếng và lớn nhất ở Hoa Kỳ. Hiện nay, VHG nằm trong TOP 5 nhà
sản xuất hàng đầu về cáp quang của nước ta với dây chuyền công nghệ cao có
công suất 20.000 Km/năm (Tổng các loại cáp quang).
Trong những năm gần đây VHG phát triển thành công ty đa ngành nghề, tuy
nhiên trong lĩnh vực sản xuất, VHG chú trọng sản xuất và kinh doanh 4 nhóm
ngành: Cáp quang, dây & cáp điện, nhựa, sợi thủy tinh và vật liệu xây dựng.
4.2 Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển SACOM (SAM), tiền thân là nhà máy

Vật liệu bưu điện II được thành lập năm 1986, Các sản phẩm mang thương
hiệu SACOM được sản xuất bởi công nghệ hàng đầu của Châu Âu và Mỹ như
Swisscab, Nextrom (Thụy sĩ) và Rosendalh (Áo), Outokumpu (Phần lan) đã
và đang có mặt trên toàn lãnh thổ Việt Nam và một số nước trong khu vực.
Công suất cáp quang : 50.000Km /năm (Tổng các loại cáp quang)
Từ lĩnh vực kinh doanh ban đầu là sản xuất và phân phối các loại cáp cho ngành
bưu chính viễn thông, đến nay, SACOM trở thành Nhà sản xuất cáp viễn thông

hàng đầu Việt Nam với định hướng phát triển trở thành một tập đoàn đa ngành đã
mở rộng sang nhiều lĩnh vực khác như đầu tư kinh doanh bất động sản, du lịch và
tài chính.
Từ các thực tế trên chúng ta hệ thống các đểm mạnh-yếu so với các đối
thủ cạnh tranh trong ngành của Vina-ofc trên bảng sau:
4


So sánh các đối thủ trực tiếp
Doanh
nghiệp

Tiêu chí so sánh
Thị trường

Doanh
thu

Giá sản

Chất

phẩm

lượng

(Ty
Vina-ofc

đồng)

893

Thế mạnh ở miền Bắc, chủ yếu bán Cao hơn

Tốt

hàng cho các doanh nghiệp. Sản phẩm
của công ty chiếm khoảng 25% thị
SAM

1850

phần trong nước.
Là doanh nghiệp lớn, giá thấp, Công ty Thấp hơn

Tốt

đang chiếm lĩnh trên 50% thị phần
VHG

645

trong nước.
Thế mạnh ở miền Trung, Sản phẩm Thấp hơn
chiếm

TB

trên 50% thị phần tại miền

trung, khoảng 15% thị phần trong
nước.
Như vậy với ưu thế về chất lượng nhưng hạn chế về giá bán. Để có thể
cạnh tranh trực tiếp với các đối thủ trong ngành, Vina-ofc cần xây dựng chiến
lược cụ thể nhằm tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, mở rộng thị phần và
tăng lợi thế cạnh tranh trên thương trường. Trong xu thế xã hội hiện tại, việc ứng
dụng CNTT và TMĐT vào quá trình quản lý, sản xuất, tiêu thụ sản phẩm là
phương án tối ưu tạo nên năng lực cốt lõi cho Vina-ofc .
5. Kinh nghiệm từ các doanh nghiệp khác trong và ngoài nước
Trong những năm qua nhiều doanh nghiệp đã đầu tư không ít tiền bạc,
thời gian, con người cho việc ứng dụng CNTT. Bởi họ đã nhận thức đúng đắn là
chỉ có liên tục thay đổi và ứng dụng công nghệ, đặc biệt công nghệ quản lý, mới
có hy vọng nâng được sức cạnh tranh của doanh nghiệp lên tầm cao mới. Nhưng
phần mềm quản lý không phải là chương trình đơn giản, cứ bật máy lên là sử
dụng ngay. Kinh nghiệm từ các nước phương Tây cho thấy: Phần lớn các chương
trình kiểu này (trên 70%) đều chưa đem lại kết quả mong đợi, mà còn làm người
tiêu dùng thất vọng. Trong đó, có không ít các công ty lớn đã phá sản thật sự
chính vì ham muốn sớm được ứng dụng công nghệ mới. Trường hợp FoxMeyer
5


là một ví dụ. FoxMeyer là một trong những nhà phân phối thuốc lớn nhất thế
giới, năm 1993 quyết định ứng dụng CNTT và TMĐT trong hệ thống quản lý.
Sau gần ba năm sử dụng trầy trật, tiêu phí trên 64 triệu USD, tới cuối năm 1996,
FoxMeyer đứng trước bờ phá sản. Các nhà chuyên môn đã hệ thống FoxMeyer
thất bại do các nguyên nhân và tỷ lệ như sau:
1. Quản trị dự án kém (nhân viên tư vấn thiếu trình độ, không kết hợp được với
người đặt hàng) - 56%;
2. Mất dữ liệu, yếu kém trong khâu bảo mật cũng như lưu trữ - 44%;
3. Chức năng chưa hoàn thiện và thiếu hướng dẫn sử dụng cụ thể - 40%;

4. Lỗi trong bố cục và lập giao diện - 40%;
5. Lỗi lập trình - 36%.
Qua đó có thể thấy Vina-ofc cần cân nhắc, kiểm định khi chọn đối tác tư
vấn, cần có chiến lược cụ thể tránh đầu tư lãng phí nguồn lực của công ty.
6. Các giải pháp ứng dụng CNTT của Vina-ofc
6.1 Giải pháp về Tài chính:
Dự kiến tổng chi phí đầu tư dự án ứng dụng CNTT, TMĐT tại Vina-ofc là
10 tỷ đồng. Với nguồn tài chính ổn định, Vina-ofc sử dụng 100% giá trị dự án
đầu tư bằng nguồn vốn tự có.
6.2 Giải pháp vê Nhân sự:
Thực hiện Đào tạo lại toàn bộ hệ thống Cán bộ công nhân viên trong công ty
bao gồm: đào tạo công nhân, đào tạo chuyên viên, đào tạo quản lý nhằm nâng cao
trình độ tin học phục vụ cho chuyên môn. Bên cạnh đó sử dụng hệ thống thi cử, đánh
giá hàng năm nhằm khuyến khích CBNV không ngừng học tập.
Thành lập trung tâm IT, quản lý tổng thể toàn bộ mạng lưới IT trong toàn
công ty.
Kế hoạch nhân sự và chi phí tiền lương
Đơn vị tính: 1.000.000 đồng

1 Giám đốc trung tâm

1

Thu nhập
BQ
(Tháng)
15

(Quản lý tổng thể toàn công ty)
2 Quản lý nhân sự-Tiền công-Tiền lương

1

10

STT

6

Chi tiết nhân sự

Số
lượng

Tổng chi
phí
(5 năm)
900
600


3 Quản lý quan hệ khách hàng
4
5
6
7

(Khách hàng mua và khách hàng bán)
Quản lý kho
Quản lý bán lẻ

Quản lý Phần mềm kế toán
Chi phí đào tạo
Tổng cộng

2

10

600

2
1
1

10
10
10

600
600
600
1.000
4.900

9

65

(Nguồn: Vina-ofc)
Chính sách lương thưởng cần đảm bảo tính cạnh tranh với công thức đãi ngộ

mới tạo nguồn lực tốt nhất cho từng vị trí.
6.3 Giải pháp về Công nghệ
Sau khi tìm hiểu Vina-ofc đã lựa chọn FPT Việt Nam cung cấp dịch vụ phần
mềm và tư vấn CNTT. FPT đang làm chủ công nghệ trên tất cả các hướng phát
triển của mình với các chứng chỉ ISO cho tất cả các lĩnh vực hoạt động, CMMi
cho phát triển phần mềm. FPT là đối tác cao cấp của nhiều tập đoàn công nghệ
hàng đầu thế giới như Microsoft, IBM, Cisco, HP, SAP, Nokia, … FPT cũng
đang sở hữu trên 1.700 chứng chỉ công nghệ cấp quốc tế của các đối tác công
nghệ hàng đầu thế giới. Với 23 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần
mềm và cung cấp dịch vụ CNTT, FPT Việt Nam sẽ cung cấp cho Vina-ofc những
dịch vụ tốt nhất với tiêu chuẩn chất lượng quốc tế.

Kế hoạch đầu tư công nghệ
Đơn vị tính: 1.000.000 đồng
STT
I

II
1
2
3
4
5

7

Chi tiết công nghệ
Phần mềm
(Bao gồm cả chi phí tư vấn và chuyên
gia)

Phần cứng
Máy chủ
Máy trạm
Máy tính xách tay
CP Nối mạng
(LAN,WAN, Internet..)
Chi phí duy trì
Tổng cộng

Số
lượng

Đơn giá

Thành tiền

1

1.500

1.500

1
20
20

150
20
25
450

150
400
500
450

2.100

2.100
5.100


6.4 Giải pháp về Tổ chức hoạt động:
Để nâng cao hiệu quả quản lý, Vina-ofc cần xây dựng mô hình quản lý số,
hướng tới hiệu quả cao. Các việc cần làm là: Xây dựng Văn hóa số trong doanh
nghiệp;
7. Chiến lược ứng dụng CNTT và TMĐT của Vina-ofc
Với mục tiêu: tối ưu hóa quy trình hoạt động sản xuất nhằm tăng tính cạnh
tranh cũng như tính linh động trên thị trường, Vina-ofc xây dựng chiến lược đầu
tư ứng dụng CNTT và TMĐT giai đoạn 2012-2016 và tầm nhìn 2020 theo định
hướng Chiến lược vận hành song song (Parallel Strategy): Doanh nghiệp vẫn duy
trì hệ thống cũ hoạt động song song với hệ thống mới cho đến khi hệ thống mới
chạy tốt và đi vào ổn định.
Chiến lược đầu tư CNTT được tổng hợp theo 3 giai đoạn kế thừa nhau:
1. Giai đoạn Lập kế hoạch: gồm hai bước lập kế hoạch và mô tả hệ thống
2. Giai đoạn phát triển hệ thống: Do công nghệ được cung cấp và tư vấn bới
công ty FPT nên giai đoạn này gồm 2 bước Kiểm định hệ thống; và Xây
dựng tài liệu hướng dẫn.
3. Giai đoạn vận hành hệ thống bao gồm Cài đặt, Đào tạo nhân lực, Vận
hành và Bảo trì hệ thống.

Tại mỗi giai đoạn đều có những mục tiêu cụ thể và tuân theo các nguyên tắc cơ
bản của đầu tư CNTT là: đầu tư phải phù hợp với mục tiêu kinh doanh; đầu tư
phải đem lại hiệu quả;
8. Kế hoạch hành động và các chỉ tiêu cụ thể
Với các giải pháp về Tài chính, nhân sự, công nghệ và tổ chức quản lý chi
tiết, dự kiến khi dự án Đầu tư ứng dụng CNTT và TMĐT tại vina-ofc hoàn chỉnh
sẽ thu được kết quả như sau: Vòng quay vốn lưu động tăng 28%/năm; vòng quay
hàng tồn kho giảm 38%; Chi phí quản lý giảm 61%; chi phí bán hàng giảm
56%... từ đó tăng lợi nhuận 50% so với trước khi dự án được đưa vào sử dụng.

8


Kế hoạch hành động và các chỉ tiêu cụ thể
Giai

Yêu cầu

Thời

Người phụ

Bộ

Dự

đoạn

đạt được

hạn

trách

phận

kiến

Doanh

Lợi

thực

phối

chi

thu

nhuận

hiện

hợp

phí

Trung

0.3tỷ

903 tỷ

8,5 tỷ

6,7tỷ

950 tỷ

9,2 tỷ

3 tỷ

1.150

12 tỷ

Giai

-Lập kế hoạch về tài chính và 2012

Tổng

đoạn

nhân sự.

Giám đốc; tâm

1

- Bản mô tả hệ thống đầy đủ,

Giám đốc CNTT

Giai

chính xác
-Đầu tư phần cứng và phần 2013

CNTT.
Giám đốc Toàn

đoạn

mềm.

CNTT;

2

-Đảm bảo hệ thống được tạo ra

Thủ

phù hợp với các yêu cầu được

trưởng các

đưa ra trước đó

đơn vị

công ty

-Hệ thống hoạt động có hiệu
quả
-Tính bảo mật của hệ thống
Giai

cao.
Số hóa toàn công ty.

đoạn

-Nhân sự đủ trình độ tin học -

CNTT;

3

phục vụ chuyên môn.

Thủ

2016

Giám đốc Toàn

-CNTT đạt được lợi thế cạnh

trưởng các

tranh trong môi trường kinh

đơn vị

doanh hiện đại.
- Phát triển TMĐT

9

2014

công ty

tỷ


Kết luận
Ứng dụng CNTT và ĐTTM vừa là yêu cầu, vừa tạo điều kiện cho quá
trình không ngừng tìm tòi, học tập, nâng cao tri thức trong đội ngũ lãnh đạo cũng
như cán bộ nhân viên. Nó giúp hoàn thiện các kỹ năng công tác cũng như các
chuẩn mực quan hệ mới, góp phần hình thành văn hóa doanh nghiệp theo hướng
hiện đại và hội nhập. Tại Vina-ofc việc ứng dụng CNTT và ĐTTM sẽ mở ra một
lợi thế mới cho công ty trên thương trường.
Trân trọng!

Tài liệu tham khảo

 Báo cáo thường niên của Vina-ofc 2009; 2010; 2011;
 Soh, C.P.P., C.S. Yap and K.S. Raman (1992), 'Impact of consultants
on computerization success in small business', Information &
Management, no. 22, pp. 309-319.
 Tornatzky, L.G. and M. Fleischer (1990), The Process of
Technological Innovation. Lexington Books, Lexington MA., Pp11.
 Internet:
www.gfmag.com/sources-for-country-economic-reports
www.vnexpress.net
www.vietnamnews.net
www.E-ecommerce.com.vn

1


2