Quy trình nghiệp vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa đường biển tại chi nhánh công ty cổ phần kho vận miền nam sotrans hà nội

1

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU...............................................................................................................2
1.2.2. Cơ cấu tổ chức kinh doanh...........................................................................5
1.2.3. Lĩnh vực kinh doanh của chi nhánh..............................................................6
CHƯƠNG II. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN VẬN
CHUYỂN HÀNG HÓA ĐƯỜNG BIỂN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN
KHO VẬN MIỀN NAM SOTRANS HÀ NỘI............................................................7
2.1. Đối với hàng nhập................................................................................................7
2.2. Đối với hàng xuất...............................................................................................19
CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO
NHẬN VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA ĐƯỜNG BIỂN TẠI SOTRANS HÀ NỘI...26
3.3.2.Đầu tư phát triển nguồn nhân lực................................................................28
3.3. Một số giải pháp khác........................................................................................29
KẾT LUẬN.................................................................................................................30
TÀI LIỆU THAM KHẢO..........................................................................................32


2

LỜI MỞ ĐẦU
Cùng với quá trình hội nhập vào nền kinh tế thế giới và việc gia nhập WTO,
hoạt động logistics ngày càng đóng một vị thế quan trọng trong nền kinh tế Việt Nam,
và đã đạt được những bước tiến đáng kể. Với những lợi thế về địa lí cũng như nguồn
nhân lực vận tải, hoạt động logistics làm tăng lượng ngoại tệ, tăng sức cạnh tranh của
nền kinh tế quốc dân, nâng cao vị thế của quốc gia trên trường quốc tế, tạo tiền đề, cơ
sở cho hoạt động xuất nhập khẩu; giúp tiết kiệm, tận dụng nguồn lực sẵn có trong nước
để tập trung hỗ trợ tối đa các ngành mà nước ta có lợi thế. Đối với một nước đang phát
triển như Việt Nam, thì hoạt động vận tải quốc tế có vai trò ngày càng quan trọng, là
đầu tàu tạo động lực thúc đẩy mạnh mẽ cho nền kinh tế.

Do vậy, bằng những kiến thức lý luận đã được học và những kiến thức thực tế
được tìm hiểu trong quá trình thực tập, em đã quyết định chọn đề tài: “Quy trình
nghiệp vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa đường biển tại chi nhánh công ty cổ
phần kho vận miền Nam Sotrans Hà Nội” để phân tích từ đó kiến nghị một số giải
pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
Bài báo cáo thực tập này được chia làm 3 chương như sau:
Chương I : Khái quát chung về Chi nhánh Công ty công ty cổ phần kho vận
miền Nam Sotrans Hà Nội
Chương II : Phân tích quy trình nghiệp vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa
đường biển tại Chi nhánh Công ty cổ phần kho vận miền Nam Sotrans Hà Nội.
Chương III : Giải pháp hoàn thiện quy trình nghiệp vụ giao nhận vận chuyển
hàng hóa đường biển tại Sotrans Hà Nội
Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Thạc sỹ Trần Thu
Trang, giảng viên khoa kinh tế và kinh doanh quốc tế và ông Lê Văn Long, trưởng
phòng kinh doanh cùng các phòng ban có liên quan của Công ty CP Kho Vận Miền
Nam SOTRANS Hà Nội đã giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo này!


3

CHƯƠNG I.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN
KHO VẬN MIỀN NAM SOTRANS HÀ NỘI
1.1.Giới thiệu về Tổng Công ty cổ phần kho vận miền Nam Sotrans
• Lịch sử hình thành và phát triển
Ngày 14 tháng 10 năm 1975, công ty Kho Vận Cấp 1 – tiền thân của Công ty cổ
phần kho vận miền Nam SOTRANS ngày nay được thành lập.
Năm 1991 – bắt kịp những thay đổi của thị trường, Xí Nghiệp Vận Tải Giao
Nhận Kiểm Kiện, sau đó là Liên doanh Shing Việt lần lượt ra đời.
Cho tới thời điểm này (2012) Công ty CP Kho Vận Miền Nam SOTRANS có
đội ngũ trên 380 cán bộ công nhân viên, hoạt động trong các lĩnh vực: kinh

doanh kho bãi, kinh doanh xăng dầu, dịch vụ giao nhận vận tải trong nước và
quốc tế, cảng thông quan nội địa. SOTRANS đã trở thành thương hiệu mạnh
trong nước và quốc tế với tốc độ tăng trưởng hàng năm từ 20 đến 35%.
• Cơ cấu tổ chức kinh doanh


4

Hình 1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần kho vận miền Nam SOTRANS

( Nguồn : Phòng tổ chức hành chính Chi nhánh Công ty cổ phần kho vận miền Nam
SOTRANS Hà Nội )
• Lĩnh vực kinh doanh của công ty:
Công ty cổ phần kho vận miền Nam SOTRANS tập trung khai thác các nghiệp vụ :
Giao nhận vận tải quốc tế (trong đó có vận tải đường biển; vận tải hàng không; vận tải
đa phương thức; dịch vụ giao nhận kho vận, hàng công trình, hàng dự án; vận chuyển;
Thủ tục hải quan), dịch vụ kho (kho chứa hàng, kho ngoại quan), cảng thông quan nội
địa (ICD) và kinh doanh xăng dầu.
1.2. Giới thiệu về Chi nhánh công ty cổ phần kho vận miền Nam Sotrans Hà Nội.
1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Chi nhánh Công ty Kho vận miền Nam - SOTRANS Hà Nội thành lập ngày 1
tháng 6 năm 1999 theo Quyết định số 107/QĐ-KVMN của Công ty Kho vận miền Nam


5

với tên giao dịch là "SOTRANS IFF - Ha Noi branch office" (SOTRANS International
Freight Forwarder), đặt trụ sở tại số 12, đường Đoàn Thị Điểm, quận Đống Đa, Hà Nội.
SOTRANS Hà Nội được biết đến như một nhà tiên phong trong lĩnh vực giao nhận vận
tải và dịch vụ Logistics tại Hà Nội. Hoạt động của SOTRANS Hà Nội bao trùm khắp

các vùng miền của miền Bắc Việt Nam - bao gồm cảng Hải Phòng, cảng Cái Lân và
sân bay quốc tế Nội Bài.
• Từ 1/6/1999 đến tháng 7/2003
Là Văn phòng đại diện Công ty Kho vận miền Nam tại Hà Nội. Có cùng chức
năng và lĩnh vực kinh doanh với Xí nghiệp đại lý Giao nhận Vận tải quốc tế, do đó
hạch toán kinh doanh theo Xí nghiệp.
• Từ tháng 7/2003 đến nay
Chính thức là Chi nhánh Công ty Kho vận miền Nam tại Hà Nội theo Quyết định
số 74/QĐ-KVMN ngày 17/7/2003 của Công ty kho vận miền Nam. Từ đây SOTRANS
Hà Nội hạch toán kinh doanh độc lập, hàng năm nộp lãi cho công ty.
1.2.2. Cơ cấu tổ chức kinh doanh
Đứng đầu Chi nhánh là Giám đốc Chi nhánh do Giám đốc Công ty bổ nhiệm, là
người chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và pháp luật về mọi hoạt động của đơn
vị mình. Giúp việc cho Giám đốc Chi nhánh có các trưởng phòng được Giám đốc phân
công phụ trách lĩnh vực chuyên môn và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Chi nhánh về
kết quả thực hiện các nhiệm vụ được giao. Cụ thể như sau:
• 2 Phòng quản lý: Phòng Tổ chức hành chính và Phòng Kế toán.
• 3 Phòng kinh doanh: Phòng Nghiệp vụ kinh doanh, Phòng Đại lý, Phòng Giao
nhận.
• 1 Trạm giao nhận tại Hải Phòng.
2 Phòng quản lí đảm nhận nhiệm vụ tuyển dụng ,quản lí nhân sự, quyết toán file và
ứng trước tiền hàng cho phòng kinh doanh. 3 phòng kinh doanh và trạm giao nhận có
vai trò then chốt trong việc thực hiện giao dịch, hỗ trợ công tác chuyên môn và các
phát sinh trong nghiệp vụ giao nhận hàng hóa quốc tế cũng như nội địa .


6

1.2.3. Lĩnh vực kinh doanh của chi nhánh
Mục tiêu hoạt động của công ty:

Công ty CP Kho Vận Miền Nam SOTRANS được thành lập nhằm huy động vốn, quản
lý và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn, lao động, tài sản vào mục đích sản xuất kinh
doanh để công ty không ngừng phát triển bằng biện pháp cải tiến kỹ thuật, chất lượng,
cải tiến quản lý, ổn định và mở rộng thị trường , nâng cao sức cạnh tranh của công ty,
đảm bảo việc làm cho người lao động, từng bước nâng cao đời sống, tăng cổ tức cho
các cổ đông và đóng góp vào ngân sách nhà nước.
Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Chi nhánh bao gồm:
• Vận tải đường biển
• Vận tải hàng không
• Vận tải đa phương thức


7

CHƯƠNG II. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN VẬN
CHUYỂN HÀNG HÓA ĐƯỜNG BIỂN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN
KHO VẬN MIỀN NAM SOTRANS HÀ NỘI
2.1. Đối với hàng nhập
2.1.1. Hàng nhập FREE-HAND
• Đối với nhân viên kinh doanh hàng nhập :
a) Tìm hiểu thông tin khách hàng: Phân khúc thị trường, nhận định và tìm hiểu trước
về công ty dự định sẽ liên lạc để dễ dàng tiếp cận với khách hàng hơn cũng như việc
biết cần phải khai thác những thông tin gì ở khách hàng, tránh tốn nhiều thời gian của
khách hàng.
b) Liên lạc với khách hàng
Lần thứ 1: Khi liên lạc với khách hàng lần đầu tiên tránh làm mất nhiều thời gian của
khách hàng, cần khai thác nhanh các thông tin sau: Người phụ trách chính. (số di động
và địa chỉ mail); Mặt hàng nhu cầu vận chuyển; Khối lượng hàng; Đối thủ cạnh tranh
(nếu được); Cảng xuất / Cảng nhập; Điều kiện nhập hàng; FOB, CIF, EXW…
Lần thứ 2: Nên liên lạc lại với khách hàng 1 – 2 ngày sau khi đã gửi bảng báo giá và

hẹn gặp trực tiếp để có thể giới thiệu kỹ hơn về dịch vụ của Sotrans, đồng thời nhận
thông tin phản hồi của khách hàng về giá cả, dịch vụ hoặc các yêu cầu khác của khách
hàng như là cảng dỡ, thời gian nhận hàng, vấn đề lưu container lưu bãi, vấn đề dịch vụ
giao nhận…Sau khi nhận những phản hồi của khách hàng thì nhân viên kinh doanh báo
về cho nhân viên hỗ trợ (về giá cả, tuyến đường, dịch vụ ) và lãnh đạo phòng để xin ý
kiến đối với các yêu cầu đặc biệt của khách hàng ( nợ cước, lấy vận đơn, ký lùi vận
đơn…) và làm lại bảng giá mới để gửi cho khách hàng nếu có yêu cầu.
Lần thứ 3: Thường xuyên liên lạc với khách hàng để tạo thêm mối quan hệ với họ,
theo sát khách hàng để đáp ứng được các nhu cầu của khách hàng.


8

c) Ký kết hợp đồng vận chuyển: Khi khách hàng đã đồng ý với giá cước và dịch vụ
của Sotrans, nhân viên kinh doanh yêu cầu khách hàng ký xác nhận vào bảng báo giá
hoặc thương thảo với khách hàng ký kết hợp đồng vận chuyển.
d) Liên hệ đặt chỗ với Hãng tàu và xác nhận của Hãng tàu: Khi khách hàng đồng ý
dịch vụ: nhân viên kinh doanh gửi yêu cầu đặt chỗ trên tàu ngay cho bộ phận hỗ trợ
gồm các thông tin sau: Loại hàng; khối lượng; số kiện; phương thức vận chuyển; ngày
đóng hàng; ngày khởi hành dự kiến; ngày dự kiến đến .
Sau khi nhận được thông tin xác nhận từ nhân viên hỗ trợ, nhân viên kinh doanh làm
giấy xác nhận đặt chỗ trên tàu và gửi cho khách hàng theo phom chuẩn và yêu cầu xác
nhận Fax lại có chữ ký của khách hàng.
e) Thông tin về Đại lý của Sotrans cho khách hàng: Yêu cầu nhân viên hỗ trợ
chuyển thông tin về đại lý cho khách hàng để khách hàng báo cho người gửi hàng
chuẩn bị giao hàng.
f) Mở files & làm dự trù chi phí:
Nhân viên kinh doanh mở files, làm dự trù chi phí làm hàng có phê duyệt của lãnh đạo
phòng, phiếu kiểm soát quá trình trước khi thực hiện lô hàng và chuyển file cùng với
các thông tin của khách hàng như số điện thoại, số fax, địa chỉ mail, người liên hệ cho

nhân viên hỗ trợ để tiếp tục theo dõi. Thông tin trong files bao gồm: dự trù chi phí làm
hàng có phê duyệt của lãnh đạo phòng; phiếu kiểm soát quá trình; bảng chào giá có xác
nhận của khách hàng; hợp Đồng (nếu có); giấy xác nhận đặt chỗ trên tàu có xác nhận
của khách hàng; số điện thoại, fax, người liên lạc, giá mua, giá bán, hãng vận chuyển
được chọn, …
Nhân viên kinh doanh phải chuyển file cho nhân viên hỗ trợ trước khi đại lý nhận hàng
từ người gửi hàng để xếp hàng. Khi nhân viên hỗ trợ nhận được files nếu chưa rõ phải
trao đổi ngay để nắm rõ tình hình và quản lí hàng cho tốt.


9

• Đối với nhân viên hỗ trợ kinh doanh hàng nhập
a) Theo dõi các lô hàng nhập freehand:
Nhận yêu cầu, thông tin về các lô hàng nhập của nhân viên kinh doanh hoặc khách
hàng về các lô hàng nhập từ nước ngoài về Việt Nam, hoặc về một nước thứ ba. Yêu
cầu nhân viên kinh doanh, khách hàng cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin:
• Người gửi hàng (Shipper): Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại/ fax, người liên lạc.
• Người nhận hàng (consignee): Tên công ty,địa chỉ, số điện thoại/ fax, người liên
lạc.
• Cảng đi, cảng đến
• Điều kiện giao hàng: EXW, FOB…
• Phương thức vận tải: Hàng container (FCL), hàng lẻ (LCL)
• Số hợp đồng (Contract number), số PO (Purchase Order number), tên hàng…
• Thời gian vận chuyển yêu cầu (Transit time) (nếu có)
• Thời hạn lô hàng (Time of shipment) hoặc Ngày hàng sản xuất xong (Ready date/
Delivery date)
• Hình thức và thời hạn thanh toán
• Các lưu ý đặc biệt về lô hàng (nếu có)
Khi nhận được yêu cầu về giá từ nhân viên kinh doanh, nhân viên hỗ trợ yêu cầu đại lý

nước ngoài cung cấp giá vận chuyển, lịch tàu, giá vận chuyển nội địa và làm thủ tục
Hải quan tại đầu nước ngoài (Exworks charge – nếu có),… Giá cước hàng nhập cũng
có thể trực tiếp liên hệ từ các hãng tàu tại Việt Nam. Thông thường, kiểm tra giá cả,


10

lịch tàu từ nhiều đại lý/ hãng tàu; từ đó lựa chọn ra dịch vụ tốt nhất, uy tín và giá cả
cạnh tranh nhất, đáp ứng đầy đủ yêu cầu khách hàng.
Lưu ý về đặc tính riêng, công nợ của mỗi đại lý được sử dụng.
Đối với các đại lý mới, xem xét, kiểm tra kỹ khả năng làm hàng, hỏi ý kiến trưởng/ phó
phòng xem có thể sử dụng họ và yêu cầu Phòng hành chính làm hợp đồng đại lý kịp
thời.
Nhận hồ sơ (files) từ nhân viên kinh doanh, có đầy đủ dự trù chi phí làm hàng và phiếu
kiểm soát quá trình ISO có chữ ký của trưởng/ phó phòng và Giám đốc, trong đó ghi rõ
đại lý được sử dụng, hãng tàu được sử dụng, giá mua, giá bán, giá bán báo đại lý. Files
lô hàng cũng cần có copy bảng báo giá (Quotation) đã được khách hàng ký xác nhận,
giấy xác nhận đặt chỗ trên tàu có chữ ký xác nhận của khách hàng, ghi chú rõ các yêu
cầu đặc biệt hoặc yêu cầu cộng thêm của lô hàng như: Surrender House Bill / Lading,
làm C/O…người liên hệ và số điện thoại, fax hoặc email.
Cung cấp cho nhân viên kinh doanh hoặc cho khách hàng các chi tiết về đại lý nước
ngoài của SOTRANS để khách hàng chỉ thị nhà cung cấp giao hàng theo kế hoạch.
Thông báo cho đại lý nước ngoài các thông tin sau về lô hàng:
• Người gửi hàng (Shipper): Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại/ fax, người liên
lạc.
• Người nhận hàng (consignee): Tên công ty,địa chỉ, số điện thoại/ fax, người liên
lạc.
• Cảng đi, cảng đến .
• Điều kiện giao hàng: Exworks, Door to door hay FOB, FCA,…

11

• Chi tiết hàng hoá: Tên hàng, số kiện, số khối, khối lượng, số hợp đồng (Contract
number), số PO (Purchase Order number) liên quan đến lô hàng (nếu có),…
• Phương thức vận tải: Hàng container (FCL), hàng lẻ (LCL)
• Thời gian vận chuyển yêu cầu (Transit time)
• Thời hạn lô hàng (Time of shipment) hoặc Ngày hàng sản xuất xong (Ready
date/ Delivery date)
• Hãng tàu/ người gom hàng (co-loader) được sử dụng.
• Phương thức thanh toán trên Master Bill / Lading và House Bill / Lading:
Collect hay Prepaid.
• Giá mua, giá bán cho đại lý.
• Các lưu ý đặc biệt về lô hàng (nếu có)
Yêu cầu đại lý liên hệ với người gửi hàng, nhà cung cấp để kiểm tra thông tin lô hàng
chính xác bao gồm: Số lượng hàng, phương thức đóng hàng, số đơn hàng, dự kiến xếp
hàng, lịch tàu, điều kiện giao hàng.
Sau đó thông báo cho khách hàng và tư vấn cho khách hàng để có cách thức vận
chuyển thích hợp và tiết kiệm nhất (bằng LCL, FCL…). Nếu sử dụng giá hãng tàu tại
Việt Nam, yêu cầu hãng tàu cung cấp chi tiết đại lý nước ngoài của họ và thông báo
cho đại lý liên hệ để sắp xếp việc xuất hàng tại nước xuất khẩu.
Nếu khách hàng chấp thuận, xác nhận với đại lý và yêu cầu đại lý để sắp xếp nhận
hàng theo kế hoạch đã được xác nhận của khách hàng.


12

Nếu khách hàng không chấp nhận, yêu cầu đại lý tìm lịch tàu/ dịch vụ khác đáp ứng đề
nghị của khách hàng, sau đó thông báo để khách hàng xem xét tiếp. Nếu được, chỉ thị
đại lý đặt tàu theo lịch trình đã được chấp thuận của khách hàng.

Thường xuyên liên hệ, phối hợp với đại lý để kịp thời xử lý các vấn đề xảy ra trong quá
trình tiếp nhận lô hàng, như: Thay đổi số lượng, phương thức đóng hàng, lịch tàu, hư
hỏng máy móc của tàu, bão lụt, …., và thông báo kịp thời (trong vòng 24 giờ ) với
khách hàng về các vấn đề phát sinh và cùng phối hợp với khách hàng, đại lý để giải
quyết.
Thường xuyên cập nhật tình trạng hàng hóa cho khách hàng.
Liên hệ đại lý yêu cầu gửi các chứng từ gồm: Master Bill / Lading, House Bill /
Lading, Debit Note/ Credit Note trong vòng 1 ngày kể từ ngày tàu chạy đối với hàng
nhập từ châu Á, 3 ngày đối với hàng nhập từ châu âu và Mỹ. Trong một số trường hợp,
các chứng từ hàng hóa khác như: Packing List, Invoice… cũng cần yêu cầu đại lý gửi
nếu khách hàng yêu cầu. Trong trường hợp đại lý gửi chứng từ trễ do lỗi chủ quan dẫn
đến trễ, yêu cầu đại lý phải trả phí chỉnh Manifest USD 20 cho mỗi lô hàng.
Kiểm tra nội dung chứng từ chính xác và chuyển giao toàn bộ chứng từ trong files cho
bộ phận chứng từ hàng nhập để lập Manifest và theo dõi ngày tàu vào. Xác nhận đã
nhận được chứng từ cho đại lý. Nếu có sai sót, nhầm lẫn trong chứng từ cũng như trong
Debit Note/ Credit Note, báo ngay cho đại lý để chỉnh sửa và giải quyết. Tranh cãi về
Debit Note/ Credit Note không được đại lý trả lời trong vòng 3 ngày, báo cáo cho
trưởng/ phó phòng để tìm phương án giải quyết.
Tiếp tục theo dõi lô hàng đến khi hàng đến cảng dỡ hàng, giải quyết các tranh chấp,
khiếu nại của khách hàng nếu xảy ra hư hỏng, mất mát… của hàng hóa tại cảng đến và
báo cáo tình hình cho lãnh đạo phòng/ bộphận khi vấn đề nằm ngoài khả năng giải
quyết của mình.


13

Trong trường hợp dùng Surrendered Bill / Lading, kiểm tra với đại lý để chắc chắn
rằng Bill / Lading đã được xuất trình hoặc yêu cầu đại lý gửi bản điện giao hàng
(Telex Release ) của hãng tàu khi hàng đã đến cảng đến nhưng hãng tàu tại Việt Nam
vẫn chưa nhận được lệnh giao hàng từ nước ngoài.

Nếu khách hàng yêu cầu, trước hoặc ngay khi xuất hàng tại cảng xếp hàng, liên hệ đại
lý xin gia hạn thời gian lưu container (Detention), lưu bãi (Demurrage) từ hãng tàu
nước ngoài.
Tư vấn, chào giá cho khách hàng về các dịch vụ cộng thêm/ đi kèm như:
• Thủ tục khai thuê Hải quan và giao nhận nội địa (Chuyển thông tin cho phòng
giao nhận báo giá)
• Chuyển cảng nội địa
• Dịch vụ Switch B/L
• Mua bảo hiểm hàng hóa cho khách hàng
Gửi chứng từ, hợp đồng (nếu được yêu cầu) cho khách hàng, bằng email, fax hoặc
DHL.
b) Hỗ trợ nhân viên kinh doanh, cập nhật thông tin đại lý, khách hàng, giá cả:
Hỗ trợ nhân viên kinh doanh báo giá cho khách hàng .
Theo dõi, cập nhật danh sách, chi tiết liên lạc của đại lý nước ngoài, hãng tàu và khách
hàng.
Thường xuyên kiểm tra với đại lý, hãng tàu về giá các tuyến chính và cập nhật trong
bảng giá vào đầu mỗi tháng, mỗi quý.


14

Cung cấp giá và lựa chọn giá/ dịch vụ tốt nhất theo yêu cầu cụ thể của từng nhân viên
kinh doanh, từng lô hàng.
2.1.2. Hàng nhập chỉ định (dành cho nhân viên hỗ trợ kinh doanh)
a) Nhận và kiểm tra chứng từ:
Nhân viên hỗ trợ kinh doanh nhận bộ chứng từ đầy đủ từ đại lý thông qua email, fax,
DHL bao gồm các loại chứng từ như: Master Bill / Lading, House Bill / Lading,
credit/debit note (nếu có).
Kiểm tra và đối chiếu chi tiết trên Master Bill / Lading và House Bill / Lading, nếu
phát hiện giữa 2 vận đơn này có sai sót nào thì báo ngay với đại lý nước ngoài để điều

chỉnh .
Vào sổ file để theo dõi và chuẩn bị nhập máy. Phải kiểm tra với đại lý về House Bill /
Lading và Master Bill / Lading xem đó là Bill / Lading gốc hay Bill / Lading
surrendered. Nếu trường hợp không có Master Bill / Lading gốc tức Master Bill /
Lading gốc này đã được xuất trình thì phải có điện giao hàng do đó phải gọi điện cho
hãng tàu trước hỏi xem có điện giao hàng chưa ? nếu chưa có thì gửi e-mail/ gọi điện
thoại báo với đại lý gấp, yêu cầu đại lý báo với đại lý hãng tàu nước ngoài gửi copy
điện giao hàng (Telex Relase) sang.
Trong trường hợp đại lý gửi chứng từ cho nhân viên hỗ trợ kinh doanh, phải kiểm tra
chứng từ như trên và tiếp thục theo dõi.
Trường hợp khách hàng (consingee) hoặc hãng tàu gửi Bill / Lading cho Sotrans, phải
kiểm tra ngay với đại lý để cung cấp chứng từ kịp thời, trách nộp trễ Manifest cho hãng
tàu.
b) Nhập chứng từ vào máy, gửi manifest, kiểm tra ngày tàu đến:


15

Khi đã có chứng từ đầy đủ, nhân viên hỗ trợ kinh doanh mở files theo dõi và tiến hành
nhập dữ liệu thông qua phần mềm .
Sau khi nhập chứng từ, ta cần kiểm tra các chi tiết chính xác đầy đủ trước khi in và gửi
Attached List (Manifest) cho người gom hàng(co-loader)/ hãng tàu. Lưu ý: Attached
List phải được gửi cho hãng tàu trước thời gian tàu cập cảng là 48 giờ.
Khi gửi Attached List xong, kiểm tra và gọi điện xác nhận với hãng tàu/co-loader
( đúng người phụ trách) cũng như yêu cầu cung cấp thông tin dự kiến ngày tàu cập
cảng để theo dõi.
c) Lập thông báo hàng đến và lệnh giao hàng cho khách hàng:
Lập và gửi thông báo hàng đến cho khách hàng: Trước ngày tàu cập cảng dự kiến 1
ngày, nhân viên hỗ trợ cần liên hệ với hãng tàu/ co-loader xác nhận ngày tàu đến chính
xác và yêu cầu gửi thông báo hàng đến (nếu Sotrans chưa nhận được thông báo hàng

đến của hãng tàu/co-loader).
Khi nhận được giấy báo hàng đến của hãng tàu/co-loader, nhân viên hỗ trợ kinh doanh
tiến hành phát hành giấy báo nhận hàng gửi cho khách hàng (thông thường bằng Fax,
thư chuyển phát nhanh khi khách hàng không có máy fax) đồng thời gọi điện thoại đến
khách hàng ( người phụ trách) để xác nhận việc nhận được thông báo nhận hàng của
Sotrans. Thông báo hàng đến gửi khách hàng phải thể hiện đầy đủ và chính xác các chi
tiết quan trọng sau:
• Tên tàu, số chuyến
• Ngày tàu cập cảng
• Cảng xếp hàng/ Cảng dỡ hàng


16

• Thời gian khách hàng đến nhận một bộ chứng từ đầy đủ ( thông thường 15 h00
sau ngày tàu cập cảng cho hàng LCL và 10 h00 sau ngày tàu cập cảng đối với
hàng FCL)
• Thông báo đầy đủ các khoản tiền khách hàng phải thanh toán bao gồm số tiền
phải thanh toán, loại phí, đơn vị tiền tệ, thuế VAT…
Lập và chuẩn bị lệnh giao hàng của Sotrans cho khách hàng: Bên cạnh lập thông báo
hàng đến, nhân viên hỗ trợ kinh doanh cũng lập bộ chứng từ lệnh giao hàng đầy đủ để
chuẩn bị giao khách hàng. Nội dung lệnh giao hàng phải thể hiện đầy đủ và chính xác
các chi tiết sau:
• Tên và địa chỉ người nhận hàng ( không sai lệch so với House Bill / Lading &
Attached list)
• Nội dung miêu tả hàng hoá, số kiện, trọng lượng, số khối, số container & seal
( FCL), shipping marks ( LCL) - không sai lệch với House Bill / Lading. Trong
trường hợp số trọng lượng không đúng với chứng từ của khách hàng, có thể
chỉnh sửa hoặc điều chỉnh theo công văn yêu cầu và cam kết của người nhận
hàng.

• Tên tàu, số chuyến, ngày tàu cập cảng/ cảng xếp hàng/ cảng dỡ hàng… căn cứ
vào giấy báo hàng đến của hãng tàu / người gom hàng (co-loader).
• Bộ lệnh giao hàng bao gồm: 4 bản lệnh giao hàng của Sotrans (3 bản giao khách
hàng, 1 bản khách hàng ký nhận –Sotrans lưu hồ sơ ); 1 copy House Bill /
Lading; tối thiểu 1 lệnh giao hàng của hãng tàu/ co-loader.
Nhận lệnh giao hàng từ hãng tàu: Sau khi tàu vào được 01 ngày ( Đối với hàng nguyên
container- FCL) và 1,5 ngày (đối với hàng lẻ -LCL) IOPS sẽ đến hãng tàu/Co-loader
nhận D/O, khi đi mang theo:


17

• Giấy báo tàu đến của hãng tàu
• Giấy giới thiệu
• Master Bill / Lading bản gốc hoặc bản copy (nếu đã surendered)
• Tiền ứng: dự trù và tạm ứng tiền từ kế toán để thanh toán tiền cho hãng tàu.
Tất cả chứng từ trên phải chuẩn bị trước 1 ngày. Sau khi có đầy đủ các chứng từ trên
thì sẽ đến hãng tàu lấy lệnh giao hàng và có thể kết hợp gởi Manifest của những lô
hàng mới để tiết kiệm thời gian. Các chứng từ cần phải lấy từ hãng tàu bao gồm : Lệnh
giao hàng của hãng tàu , lệnh co-loader của người vận chuyển (nếu có) – mỗi loại gồm
3 bản. Sau đó bổ sung các chứng từ này vào bộ lệnh giao hàng của Sotrans để hoàn tất
1 bộ lệnh giao hàng hoàn chỉnh.
d) Giao lệnh, lập invoice, lưu file: Giao chứng từ lệnh giao hàng cho khách hàng: Khi
khách hàng đến nhận, yêu cầu khách hàng xuất trình :
• Giấy báo nhận hàng của Sotrans.
• Giấy giới thiệu.
• House Bill / Lading gốc - nếu House Bill / Lading Surrender thì phải kiểm tra
đối chiếu điện giao hàng của đại lý ).
Khi kiểm tra nhận thấy khách hàng đầy đủ điều kiện nhận chứng từ, nhân viên hỗ trợ
chứng từ tiến hành lập phiếu thu chuyển kế toán phát hành hoá đơn cho khách hàng.

Sau khi khách hàng đóng tiền, giao bộ lệnh đầy đủ cho khách hàng (3 bản lệnh giao
hàng Sotrans, 1 copy House Bill / Lading, các lệnh nhận từ hãng tàu/ co-loader), đồng
thời yêu cầu khách hàng ký nhận đầy đủ chứng từ ghi rõ họ tên, số điện thoại, ngày
nhận chứng từ.
Kiểm tra điều kiện thanh toán cước trên vận đơn


18

Hàng tuần, nhân viên hỗ trợ kinh doanh kiểm tra lại tất cả các lô hàng đã đến trong
tuần mà khách hàng vẫn chưa đến nhận lệnh giao hàng, thông báo khách hàng lần 2 sau
5 ngày kể từ ngày gửi thông báo lần thứ nhất.
Những lô hàng sau 10 ngày mà khách hàng vẫn chưa nhận D/O phải kiểm tra với khách
hàng nguyên nhân chậm trễ và thông báo cho Đại lý tình hình của lô hàng đó.
e) Lập invoice chuyển kế toán theo dõi:
Tất cả các invoice mà đại lý nước ngoài gửi sang bằng fax /e-mail hoặc DHL về các
khoản tiền thì kèm thêm bản copy House Bill / Lading và Master Bill / Lading để
chuyển cho kế toán vào cuối mỗi tuần cho tất cả các lô hàng phát sinh trong tuần đó để
kế toán theo dõi công nợ.
Trường hợp một số lô hàng đại lý chưa gửi invoice, nhân viên hỗ trợ kinh doanh phải
yêu cầu đại lý gửi invoice hoặc phát hành invoice ngay sau khi nhận chứng từ từ đại lý.
f) Lưu files: Sau khi hoàn thành các bước nêu trên, nhân viên hỗ trợ kinh doanh tiến
hành lưu files. Files lưu phải đầy đủ các chứng từ bao gồm:
• Lệnh giao hàng của Sotrans hoặc giấy ủy quyền
• Lệnh giao hàng của hãng tàu
• Manifest/attached list của Sotrans đã gửi cho hãng tàu/co-loader
• Master Bill / Lading và House Bill / Lading
• Giấy báo hàng đến của Sotrans đã fax cho khách hàng
• Phiếu ISO kiểm soát quá trình được ghi đầy đủ, trung thực chính xác, có xác
nhận của lãnh đạo phòng.

19

2.2. Đối với hàng xuất
2.2.1. Hàng xuất FREE-HAND
• Đối với nhân viên kinh doanh hàng xuất
a) Tìm hiểu thông tin khách hàng: Phân khúc thị trường, nhận định và tìm hiểu trước
về công ty mà nhân viên kinh doanh hàng xuất dự định sẽ liên lạc để dễ dàng tiếp cận
với khách hàng hơn cũng như biết cần phải khai thác những thông tin gì ở khách hàng,
tránh tốn nhiều thời gian của khách hàng.
b) Liên lạc với khách hàng:
Lần thứ 1: Khi liên lạc với khách hàng lần đầu tiên tránh làm mất nhiều thời gian của
khách hàng, cố gắng khai thác nhanh các thông tin sau:
• Người phụ trách chính (số di động và địa chỉ mail)
• Mặt hàng
• Khối lượng hàng
• Đối thủ cạch tranh (nếu được)
• Cảng xuất / Cảng nhập
• Điều kiện xuất hàng; FOB, CIF, EXW, DDU, DDP…
Lần thứ 2: Nên liên lạc lại với khách hàng 1 – 2 ngày sau khi đã gửi bảng báo giá và
hẹn gặp trực tiếp để có thể giới thiệu kỹ hơn về dịch vụ của Sotrans, đồng thời nhận
thông tin phản hồi của khách hàng về giá cả, dịch vụ hoặc các yêu cầu khác của khách
hàng như: thời gian xuất hàng, loại container, vấn đề lấy vận đơn, vấn đề nợ cước, vấn
đề ký lùi vận đơn, vấn đề dịch vụ giao nhận….


20

Sau khi nhận những phản hồi của khách hàng thì nhân viên kinh doanh báo về cho

nhân viên hỗ trợ kinh doanh (về giá cả, tuyến đường, dịch vụ) va lãnh đạo phòng để
xin ý kiến đối với các yêu cầu đặc biệt của khách hàng ( nợ cước, “hoa hồng” , ký lùi
vân đơn…) và làm lại bảng giá mới để gửi cho khách hàng nếu có yêu cầu.
Lần thứ 3: Thường xuyên liên lạc với khách hàng để tạo thêm mối quan hệ với họ Theo
sát khách hàng để đáp ứng được các nhu cầu của khách hàng.
c) Ký kết hợp đồng vận chuyển: Khi khách hàng đã đồng ý với giá cước và dịch vụ
của Sotrans, nhân viên kinh doanh yêu cầu khách hàng ký xác nhận vào bảng báo giá
hoặc thương thảo với khách hàng ký kết hợp đồng vận chuyển.
d) Liên hệ đặt chỗ với Hãng tàu và xác nhận của Hãng tàu:
Khi KH đồng ý dịch vụ: nhân viên kinh doanh gửi yêu cầu booking ngay cho bộ phận
hỗ trợ gồm các thông tin sau:
• Loại hàng
• Khối lượng
• Số kiện
• Phương thức vận chuyển
• Ngày đóng hàng
• Ngày khởi hành dự kiến
• Ngày dự kiến đến
Sau khi nhận được thông tin xác nhận từ nhân viên hỗ trợ, nhân viên kinh doanh gửi
cho khách hàng và yêu cầu xác nhận của họ


21

e) Mở files & làm dự trù chi phí:
Nhân viên kinh doanh mở files, làm dự trù chi phí làm hàng có phê duyệt của lãnh đạo
phòng, phiếu kiểm soát quá trình trước khi thực hiện lô hàng và chuyển files cùng với
các thông tin của khách hàng như số điện thoại, số fax, địa chỉ mail, người liên hệ cho
nhân viên hỗ trợ kinh doanh để tiếp tục theo dõi. Thông tin trong files bao gồm:
• Dự trù chi phí làm hàng có phê duyệt của lãnh đạo phòng

• Phiếu kiểm soát quá trình
• Bảng chào giá có xác nhận của khách hàng
• Giấy xác nhận đặt chỗ trên tàu có xác nhận của khách hàng
• Số điện thoại, fax, người liên lạc, giá mua, giá bán, hãng vận chuyển được
chọn .
• Hợp đồng ( nếu có ).
Nhân viên kinh doanh phải chuyển files cho nhân viên hỗ trợ trước ngày đóng hàng để
có thể theo dõi quá trình đóng hàng của khách hàng. Khi nhân viên hỗ trợ nhận được
files nếu chưa rõ phải trao đổi ngay với nhân viên kinh doanh để nắm rõ tình hình và
quản lí hàng cho tốt.
• Đối với nhân viên hỗ trợ kinh doanh hàng xuất
a) Nhận yêu cầu, thông tin về các lô hàng xuất của nhân viên kinh doanh hoặc khách
hàng về các lô hàng xuất từ Việt Nam, hoặc về một nước thứ ba. Yêu cầu nhân viên
kinh doanh, khách hàng cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin:
• Người gửi hàng (Shipper): Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại/ fax, người liên lạc.
• Cảng đi, cảng đến


22

• Điều kiện giao hàng: CIF, DDU, DDP,…
• Phương thức vận tải: Hàng container (FCL), hàng lẻ (LCL)
• Tên hàng, khối lượng.
• Thời gian vận chuyển yêu cầu (Transit time) (nếu có)
• Thời hạn lô hàng (Time of shipment) hoặc Ngày giao hàng (Ready date/ Delivery
date)
• Hình thức và thời hạn thanh toán
• Các lưu ý đặc biệt về lô hàng (nếu có)
b) Lưu ý về các trường hợp đặc biệt của từng loại hàng, qui định của nước nhập khẩu
về loại kiện, hun trùng, trong lượng cho phép… để tư vấn cho khách hàng

c) Khi nhận được yêu cầu về giá từ nhân viên kinh doanh, nhân viên hỗ trợ kinh doanh
kiểm tra giá hợp đồng sẵn có hoặc yêu cầu đại lý cung cấp giá vận chuyển, lịch tàu, giá
vận chuyển nội địa và làm thủ tục Hải quan tại đầu nước ngoài (DDU/DDP charge) –
nếu có, ,… . Giá cước hàng xuất cũng có thương lượng trực tiếp từ các hãng tàu tại
Việt Nam. Thông thường, kiểm tra giá cả, lịch tàu từ nhiều đại lý/ hãng tàu; từ đó lựa
chọn ra dịch vụ tốt nhất, uy tín và giá cả cạnh tranh nhất, đáp ứng đầy đủ yêu cầu
khách hàng.
d) Gửi booking request cho hãng tàu sau khi nhận được xác nhận và yêu cầu của nhân
viên kinh doanh hoặc khách hàng.
e) Sau khi nhận được Booking Note của hãng tàu, kiểm tra thông tin chính xác trên
Booking Note sau đó fax cho khách hàng đồng thời gọi điện cho khách hàng xác nhận
họ đã nhận được Booking Note. Lưu Booking note trong files hồ sơ.


23

f) Lưu ý về đặc tính riêng, công nợ của mỗi đại lý được sử dụng.
g) Đối với các đại lý mới, xem xét, kiểm tra kỹ khả năng làm hàng, hỏi ý kiến trưởng/
phó phòng xem có thể sử dụng họ và yêu cầu Phòng hành chính làm hợp đồng đại lý
kịp thời.
h) Nhận file từ nhân viên kinh doanh, có đầy đủ dự trù chi phí làm hàng và phiếu kiểm
soát quá trình ISO có chữ ký của trưởng/ phó phòng và Giám đốc, trong đó ghi rõ đại
lý được sử dụng, hãng tàu được sử dụng, giá mua, giá bán, phí đại lý. File cũng cần có
copy Bảng báo giá (Quotation) đã được khách hàng ký xác nhận, Booking
Confirmation có chữ ký xác nhận của khách hàng, ghi chú rõ các yêu cầu đặc biệt hoặc
yêu cầu cộng thêm của lô hàng.
i) Thường xuyên liên hệ, phối hợp với khách hàng/ hãng tàu để kịp thời xử lý các vấn
đề xảy ra trong quá trình đóng hàng, như: thay đổi số lượng, phương thức đóng hàng,
lịch tàu, thời gian đóng hàng, thanh lý hải quan, ….cho đến khi hàng đã thực sự được
xếp lên tàu và khởi hành lên tàu.

2.2.2.Hàng xuất chỉ định (dành cho nhân viên hỗ trợ kinh doanh)
a) Nhận thông tin hàng hoá từ đại lý hoặc khách hàng bằng fax hoặc email về tình
trạng lô hàng bao gồm:
• Người gửi hàng (Shipper): Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại/ fax, người liên
lạc.
• Người nhận hàng (Consignee)
• Cảng đi, cảng đến
• Điều kiện giao hàng: EXW, FOB, …
• Phương thức vận tải: Hàng container (FCL), hàng lẻ (LCL)


24

• Tên hàng, khối lượng
• Số đơn hàng
• Thời hạn lô hàng (Time of shipment) hoặc Ngày giao hàng (Ready date/
Delivery date)
• Điều kiện thanh toán ( CC/PP)
• Hướng dẫn xuất hàng ( nếu nhận từ đại lý )
• Các lưu ý đặc biệt về lô hàng (nếu có)
b) Kiểm tra ngay với khách hàng để xác nhận lại thông tin hàng hoá và tình hình hàng
hoá đồng thời kiểm tra với hãng vận chuyển (đã được chỉ định ) về lịch tàu, chổ,
phương tiện làm hàng, chuẩn bị kế hoạch xuất hàng, báo cáo tình hình cho đại lý để
chấp thuận xuất lô hàng theo kế hoạch hoặc đề ra phương án tối ưu nhất cho đại lý lựa
chọn và quyết định.
c) Lưu ý về đặc tính riêng, công nợ của mỗi đại lý được sử dụng để quyết định về điều
kiện thanh toán .
d) Đối với các đại lý mới, xem xét, kiểm tra kỹ khả năng làm hàng, khả năng thanh
toán và hỏi ý kiến trưởng/ phó phòng xem có thể sử dụng họ và yêu cầu Phòng hành
chính làm hợp đồng đại lý kịp thời.

e) Sau khi Đại lý chỉ định xác nhận, tiến hành đặt chổ cho hãng tàu, mở file theo dõi,
trong hồ sơ bao gồm:
• Giấy xác nhận đặt chỗ của khách hàng
• Copy bản hướng dẫn và xác nhận của đại lý


25

• Booking request với hãng tàu
• Booking Note của hãng tàu
• Phiếu kiểm soát quá trình ISO (có chữ ký của người thực hiện và lãnh đạo
phòng/ bộ phận duyệt)
• Dự trù phương án làm hàng (nếu có) có ký duyệt của trưởng /phó phòng và
Giám Đốc.
f) Thực hiện booking notes trên hệ thống và gửi cho khách hàng để đóng hàng (LCL)
hoặc gửi booking của hãng tàu (FCL). Nhân viên hỗ trợ kinh doanh phải kiểm tra lại
các chi tiết trên booking note cho chính xác trước khi gửi cho khách hàng và gọi điện
xác nhận với khách hàng sau khi fax hoạc email.
g) Lập danh sách đóng hàng lẻ và các hướng dẫn đặc biệt nếu có cho bộ phận đóng
hàng lẻ cùng báo giá
h) Theo dõi việc đóng hàng, hướng dẫn khách hàng các thủ tục cần thiết : nhận
container rỗng, kho đóng hàng, thời gian đóng hàng, vấn đề lưu container/ lưu bãi,
thanh lý Hải quan ... cho đến khi hàng được xếp lên tàu.