Phát triển Hệ thống thông tin Quản lý Tài sản tại Công ty TNHH Kiểm toán Quốc tế PNT

0

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
----------

PHÙNG TRUNG ĐỨC

PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ TÀI SẢN TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN
QUỐC TẾ PNT

CHUYÊN NGÀNH: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS LÊ VĂN NĂM

HÀ NỘI – 2015


LỜI CAM ĐOAN

Tác giả xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu khoa học độc lập
của tác giả. Các tài liệu, tư liệu được sử dụng trong luận văn có nguồn gốc rõ ràng,
các kết quả nghiên cứu là quá trình lao động trung thực của tác giả.
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2015

TÁC GIẢ LUẬN VĂN

Phùng Trung Đức


LỜI CẢM ƠN
Tác giả xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới: Trường Đại học Kinh tế quốc dân,
Viện Đào tạo sau Đại học Trường Đại học Kinh tế quốc dân, Khoa hệ thống thông
tin quản lý Trường Đại học Kinh tế quốc dân, Công ty TNHH Kiểm toán Quốc tế
PNT đã tạo điều kiện giúp đỡ tác giả hoàn thành luận văn này.
Tác giả xin chân thành cảm ơn PGS.TS. Lê Văn Năm đã trực tiếp hướng dẫn,
tận tình chỉ bảo, giúp đỡ trong suốt quá trình tác giả thực hiện luận văn. Thầy đã
giúp tác giả có khả năng tổng hợp những tri thức khoa học, những kiến thức thực
tiễn quản lý và phương pháp nghiên cứu khoa học. Thầy đã góp ý, chỉ bảo trong
việc định hướng và hoàn thiện luận văn.
Tác giả xin cảm ơn các thầy, cô giáo tại Trường Đại học Kinh tế quốc dân đã
giúp đỡ, góp ý, động viên tác giả trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu.
Xin trân trọng cảm ơn./.
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2015

TÁC GIẢ LUẬN VĂN

Phùng Trung Đức


MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC BẢNG BIỂU
DANH MỤC HÌNH VẼ
TÓM TẮT LUẬN VĂN............................................................................................i
PHẦN MỞ ĐẦU.......................................................................................................1
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN ĐỂ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG
THÔNG TIN QUẢN LÝ TÀI SẢN.........................................................................5
1.1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN...........................................................................5
1.1.1 Tài sản và cách phân loại............................................................................5
1.1.2 Thông tin và dữ liệu....................................................................................7
1.1.3 Tổ chức dưới góc độ quản lý......................................................................9
1.1.4 Hệ thống thông tin....................................................................................12
1.2 TỔNG QUAN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ...............................16
1.2.1 Đầu vào, đầu ra của hệ thống thông tin quản lý........................................16
1.2.2 Chức năng cơ bản của hệ thống thông tin quản lý....................................18
1.3 VÒNG ĐỜI PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN............................18
1.3.1 Xác định, lựa chọn và lập kế hoạch cho hệ thống.....................................19
1.3.2 Phân tích hệ thống....................................................................................20
1.3.3 Thiết kế hệ thống......................................................................................34
1.3.4 Triển khai hệ thống...................................................................................35
1.3.5 Bảo trì hệ thống........................................................................................39
CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH KIỂM
TOÁN QUỐC TẾ PNT, VẤN ĐỀ QUẢN LÝ TÀI SẢN TẠI CÔNG TY...........41
2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY THHH KIỂM TOÁN QUỐC TẾ PNT.....41
2.1.1 Sơ lược về công ty TNHH Kiểm toán Quốc tế PNT.................................41
2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển................................................................42

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Kiểm toán quốc tế PNT....................43
2.1.4 Đặc điểm kinh doanh của Công ty.............................................................45


2.1.5 Đặc điểm dịch vụ cung cấp của Công ty....................................................45
2.1.6 Công tác quản lý tài sản tại Công ty Kiểm toán Quốc tế PNT..................47
2.2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TÀI SẢN HIỆN
TẠI....................................................................................................................... 53
2.2.1 Con người trong tổ chức...........................................................................53
2.2.2 Phần mềm.................................................................................................53
2.2.3 Phần cứng, mạng truyền thông.................................................................54
2.2.4 Đánh giá đóng góp của hệ thống thông tin hiện tại của Công ty...............55
2.3.5 Những tồn tại của hệ thống.......................................................................55
2.3.6 Phương pháp và căn cứ để phát triển hệ thống thông tin quản lý tài sản...56
CHƯƠNG 3: PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TÀI SẢN
TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN QUỐC TẾ PNT.......................................57
3.1 XÁC ĐỊNH CÁC YÊU CẦU CỦA HTTT QUẢN LÝ TÀI SẢN................57
3.1.1 Xác định yêu cầu hệ thống........................................................................57
3.1.2 Mức độ ưu tiên phát triển yêu cầu hệ thống..............................................58
3.2 PHÁT TRIỂN PHÂN HỆ QUẢN LÝ TIỀN................................................59
3.2.1 Phân tích hệ thống phân hệ quản lý tiền....................................................59
3.2.2 Thiết kế kiến trúc hệ thống.......................................................................73
3.2.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu................................................................................75
3.2.4 Thiết kế giải thuật......................................................................................79
3.2.5. Thiết kế giao diện.....................................................................................82
3.3 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP TRANG BỊ CƠ SỞ HẠ TẦNG (PHẦN CỨNG)
CHO HTTT QUẢN LÝ TÀI SẢN......................................................................88
3.4 KẾ HOẠCH CÀI ĐẶT, BẢO TRÌ, ĐÀO TẠO NGƯỜI SỬ DỤNG.........89
KẾT LUẬN.............................................................................................................92
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

BCTC

Báo cáo tài chính

CNTT

Công nghệ thông tin

CSDL

Cơ sở dữ liệu

GTGT

Giá trị gia tăng

GBN

Giấy báo nợ

GBC

Giấy báo có

HTTT

Hệ thống thông tin

KT

Kế toán

KTT

Kế toán trưởng

LAN

Local Area Network

NH

Ngân hàng

RAM

Random Access Memory

TSCĐ

Tài sản cố định

TSLĐ

Tài sản lưu động

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

TNDN

Thu nhập doanh nghiệp

UNC

Ủy nhiệm chi

USB

Universal Serial Bus

PNT

Công ty TNHH Kiểm toán quốc tế PNT

[…]

Nguồn tài liệu tham khảo


DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 2.1: Bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng......................................49
Bảng 2.2: Bảng phân bổ CCDC.............................................................................51
Bảng 2.3: Bảng phân bổ TSCĐ..............................................................................52

Bảng 3.1: Chức năng chính của hệ thống thông tin quản lý tài sản....................57
Bảng 3.2: Bảng danh mục KHACHHANG...........................................................75
Bảng 3.3: Bảng danh mục NHANVIEN................................................................75
Bảng 3.4: Bảng danh mục GIAYBAO...................................................................75
Bảng 3.5: Bảng danh mục TAIKHOAN................................................................76
Bảng 3.6: Bảng danh mục PHIEUTC....................................................................77
Bảng 3.7: Bảng danh mục tài khoản ứng dụng.....................................................77
Bảng 3.8: Mô hình quan hệ thực thể.....................................................................78
Bảng 3.9: So sánh hệ thống cũ không có máy chủ và hệ thống mới....................88


DANH MỤC HÌNH VẼ
Hình 1.1: Các yếu tố cấu thành một hệ thống thông tin ........................................12
Hình 1.2: Mô hình thác nước của vòng đời hệ thống ............................................19
Hình 1.3: Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống đặt bữa ăn ......................................................30
Hình 1.4: Ký pháp sử dụng trong mô hình phân ra chức năng ............................27
Hình 1.5.: Sơ đồ BFD quản lý kho hàng .................................................................27
Hình 1.6: Các ký pháp của biểu đồ luống dữ liệu DFD..........................................31
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Kiểm toán Quốc tế PNT......43
Hình 2.2: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung …………..51
Hình 3.1: Sơ đồ chức năng kinh doanh – BFD .......................................................62
Hình 3.2: Sơ đồ mức ngữ cảnh phần mềm quản lý tiền.........................................63
Hình 3.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình 1.0 ............................................65
Hình 3.5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình 2.0 ................................................66
Hình 3.6: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình 3.0 ............................................67
Hình 3.7: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 tiếng trình 4.0 ...........................................68
Hình 3.8: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình 5.0 ............................................69
Hình 3.9: Sơ đồ luồng thông tin IFD thu tiền mặt .................................................70
Hình 3.10: Sơ đồ luồng thông tin IFD chi tiền mặt.................................................71
Hình 3.11: Sơ đồ luồng thông tin IFD thu tiền gửi ................................................72

Hình 3.12: Sơ đồ luồng thông tin IFD chi tiền gửi..................................................72
Hình 3.13: Sơ đồ thiết kế kiến trúc hệ thống ..........................................................74
Hình 3.14: Giải thuật đăng nhập hệ thống .............................................................79
Hình 3.15: Giải thuật xử lý dữ liệu .........................................................................80
Hình 3.16: Giải thuật lập báo cáo ...............................................................................81


TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
----------

PHÙNG TRUNG ĐỨC

PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ TÀI SẢN TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN
QUỐC TẾ PNT

CHUYÊN NGÀNH: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ

HÀ NỘI – 2015


i

Tài sản là cơ sở vật chất không thể thiếu trong nền kinh tế quốc dân cũng
như trong hoạt động sản xuất kinh doanh của bất kể doanh nghiệp nào. Đối
với doanh nghiệp, tài sản là cơ sở đánh giá trình độ công nghệ và năng lực sản
xuất, cạnh tranh của doanh nghiệp. Việc sử dụng và quản lý tài sản trong
doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ, giá

thành, đến khả năng cạnh tranh và phát triển của doanh nghiệp. Trong môi
trường kinh doanh tính cạnh tranh ngày càng tăng và tiến bộ của khoa học kỹ
thuật ngày một phát triển, thì việc quản lý tài sản doanh nghiệp đòi hỏi phải
được tổ chức khoa học, hợp lý hơn và hiệu quả hơn.
Tài sản phải trải qua nhiều chu kỳ kinh doanh mới hoàn thành đủ một
vòng quay của vốn bỏ ra ban đầu. Như vậy quản lý tài sản là một nhiệm vụ tất
yếu. Nó là một phần trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho
nhà quản lý tốt số vốn bỏ ra ban đầu để có biện pháp điều hành sản xuất kinh
doanh một cách hợp lý và đề ra những phương hướng đúng đắn, nâng cao hiệu
quả trong quá trình sản xuất kinh doanh và khẳng định được vị thế của doanh
nghiệp trên thị trường.
Tại Công ty TNHH Kiểm toán Quốc tế PNT hiện nay, về cơ bản, công
tác quản lý tài sản được thực hiện theo mô hình gồm 2 bộ phận: bộ phận quản
lý hiện vật là Phòng kế hoạch tổng hợp; bộ phận quản lý sổ sách là Phòng kế
toán và soát xét. Mô hình quản lý dựa trên quan điểm: tài sản được gắn liền
với kế hoạch kinh doanh của từng phòng ban, bộ phần này giám sát bộ phận
kia để đảm bảo tính khách quan.
Mô hình này phát sinh một số bất cập trong quá trình quản lý làm cho
hiệu quả quản lý, sử dụng tài sản chưa cao. Do việc quản lý tài sản dựa trên
nhiều người, mỗi tài sản lại có một đặc điểm quản lý riêng chính vì vậy phát
sinh một số vấn đề như sau:
- Thông tin rời rạc không tập trung, mỗi nhân viên quản lý một hoặc một
số loại tài sản riêng biệt.
- Nhiều công việc lặp lại do được thực hiện riêng lẻ bởi từng người.


ii

- Dữ liệu lưu trữ trung lặp tại nhiều nơi, không nhất quán. Các cấp lãnh
đạo không thể tìm kiếm, truy vấn thông tin quản lý theo yêu cầu mà phải chờ

đợi nhân viên chuyên trách tổng hợp báo cáo. Mà việc tổng hợp báo cáo chủ
yếu thông qua Excel nên mất rất nhiều thời gian và đòi hỏi người sử dụng
phải có vốn kiến thức Excel khá vững.
- Các thông tin bảo mật kém, dễ dang bị mất và rò rỉ thông tin.
- Còn quá nhiều chức năng, công việc được thực hiện thủ công.
- Không theo dõi kịp thời được biến động của tài sản.
- Khó khăn trong việc lập kế hoạch phát triển, tái bổ sung.
Từ những phân tích, đánh giá nêu trên có thể thấy rằng mô hình quản lý
tài sản hiện tại cần phải được hoàn thiện để loại bỏ được những bất cập trong
việc quản lý tài sản là vô cùng cần thiết.
Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn và để tin học hóa công tác quản lý tài sản
tại Công ty TNHH Kiểm toán Quốc tế PNT, tác giả đã chọn để tài: “Phát triển
Hệ thống thông tin Quản lý Tài sản tại Công ty TNHH Kiểm toán Quốc tế
PNT”.
Chương 1: Tác giả đề cập tới các khái niệm cơ bản về tài sản, thông tin,
dữ liệu, tổ chức, hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý và đặc biệt là
cơ sở phương pháp luận phát triển hệ thống thông tin.
Chương 2: Chương này tác giả giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH
Kiểm toán Quốc tế PNT, lĩnh vực kinh doanh, quy trình làm việc của từng bộ
phận trong Công ty. Tác giả giới thiệu về quy trình quản lý tài sản hiện tại của
Công ty, chức năng của từng phân hệ quản lý tài sản. Phân hệ quản lý nào đạt
yêu cầu và phân hệ quản lý nào còn chưa tốt. Đồng thời, tác giả tiến hành
phân tích các thành phần của hệ thống thông tin quản lý tài sản hiện tại của
Công ty về các vấn đề như: Con người, phần cứng, phần mềm, mạng truyền
thông. Qua đó, tác giả có những đánh giá về đóng góp và bất cẩp của hệ thống
hiện tại.


iii

Chương 3: Áp dụng những nghiên cứu cơ sở lý luận ở Chương 1 và
những đánh giá hệ thống quản lý tài sản ở Chương 2. Chương 3 Tác giả tiến
hành phát triển hệ thống thông tin quản lý tài sản tại Công ty TNHH Kiểm
toán Quốc tế PNT.
Qua những đánh giá Chương 2 phân hệ quản lý tài sản “tiền” là phân hệ
chức năng cấp thiết cần được ưu tiên phát triển đưa vào khai thác càng sớm
càng tốt.
Ứng dụng cơ sở lý luận phát triển hệ thống thông tin quản lý tài sản tại
chương 1, tác giả đặt mục tiêu xác định một cách chi tiết và chính xác những
yêu cầu mà phân hệ quản lý tiền phải làm để đạt được những mục tiêu quản lý
hiệu. Đảm bảo hệ thống quản lý tiền thực hiện được những yêu cầu được đưa
ra bởi lãnh đạo Công ty.


TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
----------

PHÙNG TRUNG ĐỨC

PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ TÀI SẢN TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN
QUỐC TẾ PNT

CHUYÊN NGÀNH: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS LÊ VĂN NĂM

HÀ NỘI – 2015

1

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Tài sản là cơ sở vật chất không thể thiếu trong nền kinh tế quốc dân cũng như
trong hoạt động sản xuất kinh doanh của bất kể doanh nghiệp nào. Đối với doanh
nghiệp, tài sản là cơ sở đánh giá trình độ công nghệ và năng lực sản xuất, cạnh tranh
của doanh nghiệp. Việc sử dụng và quản lý tài sản trong doanh nghiệp ảnh hưởng
trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ, giá thành, đến khả năng cạnh tranh và
phát triển của doanh nghiệp. Trong môi trường kinh doanh tính cạnh tranh ngày
càng tăng và tiến bộ của khoa học kỹ thuật ngày một phát triển, thì việc quản lý tài
sản doanh nghiệp đòi hỏi phải được tổ chức khoa học, hợp lý hơn và hiệu quả hơn.
Tài sản phải trải qua nhiều chu kỳ kinh doanh mới hoàn thành đủ một vòng
quay của vốn bỏ ra ban đầu. Như vậy quản lý tài sản là một nhiệm vụ tất yếu. Nó là
một phần trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho nhà quản lý tốt
số vốn bỏ ra ban đầu để có biện pháp điều hành sản xuất kinh doanh một cách hợp
lý và đề ra những phương hướng đúng đắn, nâng cao hiệu quả trong quá trình sản
xuất kinh doanh và khẳng định được vị thế của doanh nghiệp trên thị trường.
Tại Công ty TNHH Kiểm toán Quốc tế PNT hiện nay, về cơ bản, công tác
quản lý tài sản được thực hiện theo mô hình gồm 2 bộ phận: bộ phận quản lý hiện
vật là Phòng kế hoạch tổng hợp; bộ phận quản lý sổ sách là Phòng kế toán quản trị.
Mô hình quản lý dựa trên quan điểm: tài sản được gắn liền với kế hoạch kinh doanh
của từng phòng ban, bộ phần này giám sát bộ phận kia để đảm bảo tính khách quan.
Mô hình này phát sinh một số bất cập trong quá trình quản lý làm cho hiệu
quả quản lý, sử dụng tài sản chưa cao. Do việc quản lý tài sản dựa trên nhiều
người, mỗi tài sản lại có một đặc điểm quản lý riêng chính vì vậy phát sinh một
số vấn đề như sau:
- Thông tin rời rạc không tập trung, mỗi nhân viên quản lý một hoặc một số

loại tài sản riêng biệt.
- Nhiều công việc lặp lại do được thực hiện riêng lẻ bởi từng người.


2

- Dữ liệu lưu trữ trung lặp tại nhiều nơi, không nhất quán. Các cấp lãnh đạo
không thể tìm kiếm, truy vấn thông tin quản lý theo yêu cầu mà phải chờ đợi nhân
viên chuyên trách tổng hợp báo cáo. Mà việc tổng hợp báo cáo chủ yếu thông qua
Excel nên mất rất nhiều thời gian và đòi hỏi người sử dụng phải có vốn kiến thức
Excel khá vững.
- Các thông tin bảo mật kém, dễ dang bị mất và rò rỉ thông tin.
- Còn quá nhiều chức năng, công việc được thực hiện thủ công.
- Không theo dõi kịp thời được biến động của tài sản.
- Khó khăn trong việc lập kế hoạch phát triển, tái bổ sung.
Từ những phân tích, đánh giá nêu trên có thể thấy rằng mô hình quản lý tài sản
hiện tại cần phải được hoàn thiện để loại bỏ được những bất cập trong việc quản lý
tài sản là vô cùng cần thiết.
Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn và để tin học hóa công tác quản lý tài sản tại
Công ty TNHH Kiểm toán Quốc tế PNT, tác giả đã chọn để tài: “Phát triển Hệ
thống thông tin Quản lý Tài sản tại Công ty TNHH Kiểm toán Quốc tế PNT”.

2. Mục đích nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu đề tài luận văn bao gồm:
- Hệ thống hoá những vấn đề thuộc cơ sở lý thuyết liên quan tới phát triển
HTTT quản lý tài sản.
- Hệ thống hoá quy trình quản lý tài sản của Công ty TNHH Kiểm toán Quốc
tế PNT.
- Nghiên cứu quy trình xây dựng (phát triển) Hệ thống thông tin quản lý tài
sản tại Công ty TNHH Kiểm toán Quốc tế PNT.

- Vận dụng những cơ sở lý thuyết để xây dựng (phát triển) HTTT quản lý tài
sản tại Công ty TNHH Kiểm toán Quốc tế PNT.

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của luận văn là các qui trình quản lý tài sản tại Công
ty TNHH Kiểm toán Quốc tế PNT.
- Phạm vi nghiên cứu của đề tài luân văn là Công ty TNHH Kiểm toán Quốc tế
PNT.


3

4. Phương pháp nghiên cứu
- Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
+ Phương pháp tiếp cận hệ thống.
+ Phương pháp nghiên cứu định tính, định lượng.
+ Phương pháp chuyên dụng của tin học kinh tế như quy trình xây dựng
HTTT, phần mềm, lập trình, kiểm thử, triển khai.
- Các phương pháp thu thập dữ liệu được sử dụng trong Luận văn:
+ Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu như phương pháp tổng hợp,
phân tích và thống kê để tìm kiếm các dữ liệu thứ cấp có liên quan đến công tác
quản lý tài sản tại các doanh nghiệp và công tác quản lý tài sản tại Công ty TNHH
Kiểm toán quốc tế PNT.
+ Luận văn sử dụng các phương pháp thu thập dữ liệu như: Phỏng vấn sâu,
thảo luận nhóm, quan sát, tham dự, phân tích tình huống để thu thập các dữ liệu
thứ cấp có liên quan đến công tác quản lý tài sản tại Công ty TNHH Kiểm toán
quốc tế PNT.
+ Phương pháp mô hình hóa thông tin thông qua các sơ đồ: sơ đồ chức năng
kinh doanh BDF (Bussiness Function Diagram), sơ đồ luồng thông tin IFD
(Information Function Diagram), sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Function

Diagram), …

5. Kết quả đạt được của đề tài
Luận văn dự kiến sẽ đạt được hai kết quả chính sau đây:
Đề xuất mô hình quản lý tài sản tại Công ty TNHH Kiểm toán Quốc tế PNT.
Phát triển Hệ thống thông tin quản lý tài sản tại Công ty TNHH Kiểm toán
Quốc tế PNT.

6. Đóng góp của đề tài
Đề tài dự kiến có những đóng góp cơ bản sau đây:
- Tổng quát hoá cơ sở phương pháp luận về Hệ thống thông tin quản lý.
- Khảo sát và phân tích thực trạng của HTTT quản lý tài sản hiện hành của
công ty TNHH Kiểm toán Quốc tế PNT.


4

- Giải pháp phát triển Hệ thống thông tin quản lý tài sản tại Công ty TNHH
Kiểm toán Quốc tế PNT.
- Xây dựng phần mềm hỗ trợ công tác quản lý tài sản tại Công ty TNHH Kiểm
toán Quốc tế PNT.
- Thiết kế (phát triển) phần cứng cho HTTT quản lý tài sản tại Công ty TNHH
Kiểm toán Quốc tế PNT.

7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục viết tắt, danh mục bảng biểu,
danh mục hình vẽ, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, nội dung của luận văn
được kết cấu gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở phương pháp luận phát triển Hệ thống thông tin quản lý
tài sản.

Chương 2: Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Kiểm toán quốc tế PNT,
vấn đề quản lý tài sản tại Công ty.
Chương 3: Phát triển hệ thống thông tin quản lý tài sản tại Công ty TNHH
Kiểm toán Quốc tế PNT.


5

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN ĐỂ PHÁT TRIỂN HỆ
THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TÀI SẢN
1.1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
1.1.1 Tài sản và cách phân loại
Tài sản là những nguồn lực do danh nghiệp kiểm soát, có thể thu được lợi
ích kinh tế trong tương lai. Theo chu kỳ kinh doanh tài sản được phân thành 2
loại: tài sản lưu động, tài sản cố định.
a. Tài sản lưu động
Tài sản lưu động là những tài sản ngắn hạn và thường xuyên luân chuyển
trong quá trình kinh doanh. Trong bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp, tài sản
lưu động được thể hiện ở các bộ phận: tiền, các chứng khoán thanh khoản cao, phải
thu và dự trữ tồn kho. Giá trị các loại tài sản lưu động của doanh nghiệp kinh doanh,
sản xuất thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị tài sản của chúng. Quản lý sử
dụng hợp lý các loại tài sản lưu động có ảnh hưởng rất quan trọng đối với việc hoàn
thành nhiệm vụ chung của doanh nghiệp.
Phân loại tài sản lưu động:
Tiền
Tất cả tiền mặt tại quỹ, tiền trên các tài khoản ngân hàng và tiền đang chuyển.
Lưu ý rằng, ở đây tiền (hay vốn bằng tiền) không phải chỉ là tiền mặt. Nhiều người
nhầm lẫn khái niệm Cash trong tiếng Anh và cho nó đồng nghía với khái niệm tiền
mặt trong tiếng Việt. Theo ngôn ngữ tiếng Việt Nam, “tiền mặt” không bao gồm tiền

gửi ngân hàng. Khi các doanh nghiệp thanh toán bằng séc hoặc chuyển khoản thì
được gọi là “thanh toán không dùng tiền mặt”. Trong lĩnh vực tài chính - kế toán, tài
sản bằng tiền “Cash” của một công ty hay doanh nghiệp bao gồm:
-

Tiền mặt

-

Tiền gửi ngân hàng


6

Vàng bạc đá quý
Đây là nhóm tài sản đặc biệt, chủ yếu dùng vào mục đích dự trữ. Tuy vậy
trong một số ngành như ngân hàng, tài chính, bảo hiểm, trị giá kim cương, đá quý,
vàng bạc, kim khí quý, … Có thể rất lớn.
Các tài sản tương đương tiền
Nhóm này gồm các tài sản tài chính có khả năng chuyển đổi cao, tức là dễ bán,
dễ chuyển đổi thành tiền khi cần thiết. Tuy nhiên, không phải tất cả các loại chứng
khoán đều thuộc nhóm này. Chỉ có các chứng khoán ngắn hạn dễ bán mới được coi
là TSLĐ thuộc nhóm này. Ngoài ra,các giấy tờ thương mại ngắn hạn, được bảo đảm
có độ an toàn cao thì cũng thuộc nhóm này. Ví dụ: hối phiếu ngân hàng, kỳ phiếu
thương mại, bộ chứng từ hoàn chỉnh…
Các khoản phải thu
Các khoản phải thu là một tài sản rất quan trọng của doanh nghiệp, đặc biệt là
các công ty kinh doanh thương mại, mua bán hàng hoá. Hoạt động mua bán chịu
giữa các bên, phát sinh các khoản tín dụng thương mại. Thực ra, các khoản phải thu
gồm nhiều khoản mục khác nhau tuỳ theo tính chất của quan hệ mua bán, quan hệ

hợp đồng.
Hàng hóa vật tư
Hàng hoá vật tư được theo dõi trong một tài khoản gọi là hàng tồn kho. ”Hàng
tồn kho” trong khái niệm này không có nghĩa là hàng hoá bị ứ đọng, không bán
được, mà thực chất bao hàm toàn bộ các hàng hoá vật liệu, nguyên liệu đang tồn tại
ở các kho, quầy hàng hoặc trong xưởng. Nó gồm nhiều chủng loại khác nhau như:
nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, vật liệu bổ trợ, nhiên liệu và các loại
dầu mỡ, thành phẩm, ….
b. Tài sản cố định
Tài sản cố định là những tài sản có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài, khi tham
gia vào quy trình sản xuất, nó sẽ bị hao mòn dần và giá trị của nó được chuyển dịch
từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh những vẫn giữ nguyên hình thái vật chất
ban đầu cho đến khi bị hư hỏng.


7

1.1.2 Thông tin và dữ liệu
a. Quan niệm về dữ liệu và thông tin
Dữ liệu (Data) là những sự kiện hoặc các quan sát về các hiện tượng vật lý
hoặc các giao dịch kinh doanh [4]. Cụ thể hơn, dữ liệu là những phản ánh khách
quan về thuộc tính (đặc điểm) của các thực thể như người, địa điểm hoặc các sự
kiện. Dữ liệu có thể ở dạng số hoặc văn bản và bản thân dữ liệu thường chưa mang
tải giá trị thông tin. Khi các yếu tố này được tổ chức hoặc sắp xếp theo một cách có
nghĩa thì chúng trở thành thông tin.
Thông tin (Information) là một bộ các dữ liệu được tổ chức theo một cách
sao cho chúng mang lại một giá trị gia tăng so với giá trị vốn có của bản thân dữ
kiện đó [4]. Để tổ chức dữ liệu thành thông tin có ích và có giá trị, người ta phải sử
dụng các quy tắc và các mối quan hệ giữa các dữ liệu. Kiểu của thông tin được tạo
ra phụ thuộc vào mối quan hệ giữa các dữ liệu hiện có.

Thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc
ra quyết định quản lý của mình được gọi là “Thông tin quản lý”. Như vậy có thể
hiểu thông tin quản lý là những dữ liệu có ích đã được lựa chọn, tổ chức và xử lý
theo một cách sao cho trên cơ sở đó có thể ra được những quyết định đúng đắn. Tất
cả các tổ chức đều cần thông tin phục vụ các mục đích khác nhau:
- Lập kế hoạch. Để lập kế hoạch cần phải có các thông tin và hiểu biết về các
nguồn lực hiện có. Trên thực tế có thể có nhiều kịch bản khác nhau trong việc phân
bổ các nguồn lực vốn dĩ hạn hẹp hiện có và trong ngữ cành này thông tin được cần
đến hỗ trợ quá trình ra quyết định.
- Kiểm soát. Một khi kế hoạch đã được triển khai, cần kiểm soát kết quả thực
hiện kế hoạch đó trên thực tế. Thông tin được cần đến để đánh gia xem kế hoạch có
được thực hiện đúng như dự kiến hay có sự xê dịch không lường trước. Trên cơ sở
thông tin kiểm soát, có thể thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
- Ghi nhận các giao dịch. Việc thu thập thông tin về từng giao dịch sự kiện là
cần thiết vì nhiều lý do khác nhau: thông tin có giá trị như một minh chứng, vì yêu
cầu mang tính pháp lý, hay phục vụ mục đích kiểm soát.


8

- Đo lường năng lực. Thông tin về chi phí, doanh thu, lợi nhuận… cho phép đo
lường năng lực kinh doanh của các tổ chức doanh nghiệp.
- Hỗ trợ gia quyết định. Với sự trợ giúp của các thông tin có chất lượng, người
làm công tác quản lý có cơ hội để ra những quyết định hiệu quả và đúng đắn.
b. Các đặc trưng của thông tin có giá trị
Để có giá trị sử dụng đối với những người làm công tác quản lý và ra quyết
định, thông tin cần phải có những thuộc tính sau:
- Tính chính xác: Thông tin chính xác là những thông tin không chứa lỗi.
Thông tin không chính xác thường được tạo ra từ những dữ liệu không chính xác
được nhập vào hệ thống trước đó.

- Tính đầy đủ: Thông tin đầy đủ là thông tin chức mọi dữ kiện quan trọng. Một
báo cáo đầu tư bị xem là không đầy đủ nếu nó không đề cập đến tất cả các chi phí
liên quan.
- Tính kinh tế: Thông tin được xem là kinh tế khi giá trị mà nó mang lại cao
hơn chi phí tạo ra nó.
- Tính tin cậy: Tính tin cậy của thông tin phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Nó có
thể phụ thuộc vào phương pháp thu thập dữ liệu, cũng có thể phụ thuộc vào nguồn
gốc của thông tin.
- Tính phù hợp: Tính phù hợp của thông tin đối với người ra quyết định là rất
quan trọng, thể hiện ở chỗ nó có đến đúng đối tượng nhận tin, có mang lại giá trị sử
dụng cho đối tượng nhận tin hay không.
- Tính đơn giản: Thông tin đến tay người sử dụng cần ở dạng đơn giản, không
quá phức tạp. Nhiều khi quá nhiều thông tin sẽ gây khó khăn cho người sử dụng
trong việc lựa chọn thông tin.
- Tính kịp thời: Thông tin được coi là kịp thời khi nó đến với người sử dụng
vào đúng thời điểm cần thiết.
- Tính kiểm tra được: Đó là thông tin cho phép người ta kiểm định để chắc
chắn rằng nó hoàn toàn chính xác.


9

- Tính dễ khai thác: Đó là những thông tin có thể tra cứu dễ dàng đối với những
người sử dụng có thẩm quyền, theo đúng dạng, vào đúng thời điểm mà họ cần.
- Tính an toàn: Thông tin cần được bảo vệ trước những người sử dụng không
có thẩm quyền.

1.1.3 Tổ chức dưới góc độ quản lý
a. Hệ thống
Hệ thống (System) là một tập hợp các thành phần có quan hệ tương tác với

nhau, cùng phối hợp hoạt động để đạt được một mục tiêu chung, thông qua việc thu
nhận các yếu tố đầu vào và tạo ra các kết quả đầu ra trong một quá trình chuyển đổi
có tổ chức. [4]
Các hệ thống đều có các yếu tố đầu vào, đầu ra, ranh giới, môi trường, các tiến
trình gia tăng giá trị, kho dữ liệu vào giao diện.
Hệ thống được xác định và phân biệt với môi trường bằng một ranh giới. Cách
thức các phần tư của hệ thống được tổ chức lại với nhau gọi là cấu hình hệ thống.
Mối quan hệ giữa các phần tử trong một hệ thống được định nghĩa bằng tri thức.
Trong phần lớn các trường hợp, việc xác định mục tiêu hay đầu ra cần thiết của một
hệ thống là bước đầu tiên trong việc xác định cách thức tổ chức các phần tử của hệ
thống. Tri thức cần để định nghĩa mối quan hệ giữa các yếu tố đầu vào và tổ chức
các phần tử của hệ thống xử lý các yếu tố đầu vào.
Có nhiều cách để phân loại hệ thống. Một hệ thống có thể rất đơn giản nhưng
cũng có thể rất phức tạp, có thể là một hệ thống đóng hoặc mở, có thể là một hệ
thống cố định hay biến động, có thể là một hệ thống có khả năng thích nghi hay
không có khả năng thích nghi. Khi một công ty không có khả năng thích nghi thì nó
không thể tồn tại được lâu.
b. Tổ chức
Tổ chức (Organization) là một hệ thống hình thức, bao gồm yếu tố con
người và các nguồn lực khác, được thiết lập nhằm thức hiện một tập các mục tiêu.
Mục tiêu cơ bản của tổ chức lợi nhuận là tối đa hóa lợi nhuận bằng cách tăng doanh
thu và giảm chi phí, trong khi các tổ chức phi lợi nhuận không lấy lợi nhuận làm
mục tiêu cơ bản. [4]
Bản thân mỗi tổ chức là một hệ thống có tương tác với môi trương, một công


10

ty kinh doanh thương mại có tương tác với thị trường và thực hiện các giao dịch với
khách hàng, một bệnh viện có tương tác và giao dịch với các bệnh nhân cũng như

với các nhà cung ứng trang thiết bị.
Dưới góc độ quản lý, một tổ chức được cấu thành bởi hai phân hệ: Phân hệ tác
nghiệp và phân hệ quản lý.
Phân hệ tác nghiệp (Operational Subsystem) bao gồm các hoạt động tác
nghiệp thực hiện biến đổi các yếu tố đầu vào thành sản phẩm đầu ra của tổ chức
(hàng hóa dịch vụ). Nếu một trong các chức năng đó dừng hoạt động thì cả hệ thống
sẽ bị ngưng trệ.
Phân hệ quản lý (Management Subsystem) có chức năng kiểm soát và điều
khiển hoạt động của tổ chức. Các chức năng của phân hệ này được thực hiện trong
sự phối hợp chặt chẽ với các hoạt động tác nghiệp bằng hình thức thông tin: Phân
hệ quản lý thu thập thông tin từ phân hệ tác nghiệp, thực hiện phân tích những
thông tin thu nhận được làm cơ sở ra quyết định đối với phân hệ tác nghiệp và cư
như vậy quá trình này được lặp lại cho tới khi cả hai đạt được sự ăn nhập hoàn toàn.
Phân hệ quản lý được cấu thành từ hai phân hệ:
- Phân hệ thông tin: Thực hiện chức năng thu thập tất cả các thông tin liên
quan đến tổ chức và các hoạt động của nó nhằm cung cấp một bức tranh tức thời về
tổ chức thông qua hệ thống báo cáo. Bức tranh càng trung thực bao nhiêu, hệ thống
quản lý ra quyết định càng chính xác bấy nhiêu. Phân hệ thông tin bao gồm các hệ
thống các máy tính và các phần mềm ứng dụng.
- Phân hệ ra quyết định: Thực hiện chức năng ra quyết định đối với phân hệ
tác nghiệp, dựa trên cơ sở những thông tin do hệ thống thông tin cung cấp. Hệ thống
ra quyết định là hệ thống của nhà quản lý.
c. Các mô hình cấu trúc tổ chức
Tùy thuộc vào mục tiêu và cách tiếp cận công việc quản lý của tổ chức mà một
loạt các cấu trúc có thể được sử dụng. Nói đến cấu trúc tổ chức là nói đến các bộ
phận cấu thành và cách thức các bộ phận đó liên hệ với tổ chức. Cấu trúc của tổ
chức bao giờ cũng ảnh hưởng đến quan niệm về hệ thống thông tin và các loại hình
hệ thống thông tin được đưa vào sử dụng. Vậy khi xây dựng hệ thống thông tin cần

11

phải hiểu rõ các hình thức tổ chức quản lý của các tổ chức.
Cấu trúc giản đơn (Simple Structure). Chủ của tổ chức thâu tóm hầu hết quyền
lực và trách nhiệm về chiến lược và chiến thuật. Cấu trúc giản đơn có rất ít cán bộ
trợ giúp và sự phân cấp quản lý hầu như không có. Công việc không chuyên biệt
hóa và cũng ít thay đổi. Ví dụ về cấu trúc tổ chức đơn giản là một cửa hàng ăn,
trong đó chồng là chủ, vợ quản lý dự trữ kho, mua bán và kế toán và các nhân viên
nhà hàng là những người làm công không chuyên môn hóa. Phần lớn các tổ chức
đều trải qua giai đoạn cấu trúc giản đơn trong thời kỳ đầu mới thành lập.
Cấu trúc hành chính (Machine Bureaucracy). Đặc trưng của cấu trúc này là sự
xác định rõ ràng uy quyền, quyền lực tập trung trong việc ra quyết định và liên lạch
chính thức trên toàn tổ chức. Trong hệ thống tác nghiệp là các quy trình thủ tục quy
chuẩn, các quy tắc và luật lệ chặt chẽ. Các hãng bưu điện, hãng bảo hiểm, công ty
thép, hàng không… là những ví dụ về cấu trúc quan chế máy móc.
Cấu trúc quản chế chuyên môn (Professinal Bureaucracy). Tổ chức theo
cầu trúc này thuê các nhà chuyên môn và cho họ có quyền kiểm soát công việc
của mình. Lao động chuyên môn của từng người khá độc lập với lao động của
các đồng nghiệp. Chẳng hạn các trường đại học, bệnh viện đa khoa, các hãng kế
toán tổng hợp…
Cấu trúc phân quyền (Divisionized Form). Một tổ chức phân quyền được cấu
thành từ nhiều thực thể hầu như tự trị. Chẳng hạn như một tổng công ty có nhiều
công ty con, một trường đại học quốc gia bao gồm nhiều trường đại học.
Cấu trúc nhóm dự án (Adhocracy). Tổ chức có cấu trúc nhóm dự án phối hợp
các nhóm chuyên gia vào những dự án nhỏ dựa trên yêu cầu của thị trường. Các
hãng tư vấn, hãng công nghệ kỹ thuật cao là những ví dụ về tổ chức với cấu trúc
nhóm dự án.
Mỗi mô hình có phương thức quản lý riêng và do đó có những yêu cầu thông
tin khác nhau. Việc quản trị thông tin trong các tổ chức khác nhau như vậy đòi hỏi
phải có những thay đổi thích ứng.

1.1.4 Hệ thống thông tin


12

Khái niệm
Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm các yếu tố có quan hệ với nhau
cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, phân phối dữ liệu, thông tin và cung cấp một cơ
chế phản hồi để được một mục tiêu định trước. [4]
Phản hồi

Đầu vào

Xử lý

Đầu ra

Hình 1.1. Các yếu tố cấu thành một hệ thống thông tin
Nguồn: [4]

Đầu vào
Trong hệ thống thông tin, đầu vào thực hiện thu thập và nhập dữ liệu thô chưa
qua xử lý vào hệ thống. Ví dụ, trước khi tính và in phiếu lương cho nhân viên người
ta phải thu thập và nhập vào hệ thống số giờ công lao động của mỗi nhân viên;
trong một trường đại học, các giáo viên phải trả điểm thì mới có cơ sở để tính điểm
tổng kết và gửi điểm thi cho các sinh viên. Đầu vào có thể tồn tại ở nhiều dạng khác
nhau nhưng trong bất cứ một hệ thống nào, dạng của dữ liều đầu vào đều phụ thuộc
vào kết quả đầu ra mong muốn.
Xử lý

Trong một hệ thống thông tin, xử lý là quá trình chuyển đổi dữ liệu đầu vào
thành các thông tin đầu ra hữu ích. Quá trình này có thể bao gồm các thao tác tính
toán, so sánh và lưu trữ dữ liệu cho mục đích sử dụng sau này. Quá trình xử lý có
thể được thực hiện thủ công hay với sự trợ giúp của các máy tính.
Đầu ra
Trong một hệ thống thông tin, đầu ra thực hiện việc tạo ra thông tin hữu ích
thông thường ở dạng các tài liệu vào báo cáo. Đầu ra của hệ thống có thể là các
phiếu trả lương cho nhân viêm, các báo cáo cho các nhà quản lý hay thông tin cung
cấp cho các cổ đông, ngân hàng và các cơ quan nhà nước. Trong một số trường hợp,