Quy trình mua hàng và yêu cầu đối với nhân viên mua hàng của công ty cổ phần thế giới số trần anh
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (120.65 KB, 17 trang )
Kinh tế doanh nghiệp thương mại, dịch vụ
mại
Đại học thương
Quy trình mua hàng và yêu cầu đối với nhân viên mua
hàng của Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh
I. Giới thiệu chung về công ty:
1. Quá trình hình thành và phát triển:
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Trần Anh được thành lập theo
quyết định số 0102004703 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội
cấp ngày 11/03/2002. Công ty đã chính thức chuyển đổi từ mô hình công ty
TNHH sang mô hình công ty cổ phần với tên gọi mới là: Công ty cổ phần
Thế giới số Trần Anh kể từ ngày 08/08/2007 theo giấy chứng nhận đăng ký
kinh doanh số 0103018927 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội
cấp.
Ngày đầu thành lập, Trần Anh chỉ có 05 người làm việc trong một cửa
hàng diện tích lớn hơn 60m2. Sau 7 năm hoạt động, hiện nay quy mô công
ty tăng lên với gần 500 nhân viên và 2 địa điểm kinh doanh có diện tích
gần 7000m2. Gắn liền quá trình hoạt động và phát triển của Trần Anh là
những sự kiện và chính sách kinh doanh mang tính đột phá, tiên phong
trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị máy vi tính như: chính sách kinh doanh
"bán giá bán buôn đến tận tay người tiêu dùng", chính sách bảo hành "1 đổi
1 trong vòng 6 tháng" & "bảo hành cả trong trường hợp IC bị cháy, nổ",
chính sách "cam kết hoàn tiền khi có biến động giá"...Qua đó, Trần Anh
luôn duy trì được tốc độ tăng trưởng cao, toàn diện về mọi mặt một cách
bền vững và đáng kinh ngạc so với các công ty kinh danh cùng lĩnh vực.
Hiện nay Trần Anh là một trong những công ty hàng đầu Việt Nam trong
lĩnh vực công nghệ thông tin. Khách hàng luôn tin tưởng Trần Anh bởi các
chính sách, cam kết, dịch vụ...mà rất nhiều công ty máy tính khác không
làm được.
1
GVHD: Phạm Hoàng Phương
Nhóm 10_K5HK1C
Kinh tế doanh nghiệp thương mại, dịch vụ
mại
Đại học thương
Sau một thời gian khẳng định được tên tuổi trên các lĩnh vực kinh
doanh Máy tính – linh kiện, Thiết bị giải trí số, Thiết bị văn phòng và Điện
thoại di động, ngày 10/10/2009, Trần Anh đã mở rộng sang lĩnh vực Điện
tử, Điện lạnh, thiết bị gia dụng với hệ thống Siêu thị Điện máy – IT. Hệ
thống siêu thị Điện máy – IT Trần Anh có không gian rộng, phong cách bài
trí gian hàng khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng thăm quan và
lựa chọn sản phẩm.
Công ty Trần Anh có một đội ngũ nhân viên hùng hậu và có trình độ
chuyên môn rất cao (hơn 50% đã tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng chuyên
ngành Kinh tế, Kỹ thuật), đủ khả năng để có thể đáp ứng mọi yêu cầu dù là
khắt khe nhất của quí khách hàng.
Không những thế, đội ngũ nhân viên của Trần Anh còn là những
người đầy lòng nhiệt tình và có thái độ rất niềm nở trong cung cách phục
vụ khách hàng. Tất cả các cán bộ nhân viên trong công ty Trần Anh đều
thấu hiểu được một điều đó là:
“Khách hàng mới là người quyết định tương lai, sự tồn tại và phát
triển của Trần Anh”
Vì vậy toàn thể nhân viên công ty Trần Anh đều luôn tâm niệm và làm
việc theo suy nghĩ:
“Hãy phục vụ khách hàng như chúng ta đang phục vụ cho chính bản
thân chúng ta”
2- Tầm nhìn của công ty Trần Anh:
- Trở thành công ty có hệ thống Siêu thị Điện máy – IT có qui mô,
chuyên nghiệp và lớn nhất Việt Nam.
- Xây dựng Trần Anh trở thành một môi trường làm việc chuyên
nghiệp nơi mà mọi cá nhân có thể phát huy tối đa sức sáng tạo, khả năng
lãnh đạo và cơ hội làm chủ thực sự với một tinh thần dân chủ rất cao.
2
GVHD: Phạm Hoàng Phương
Nhóm 10_K5HK1C
Kinh tế doanh nghiệp thương mại, dịch vụ
mại
Đại học thương
- Xây dựng Trần Anh trở thành một ngôi nhà chung thực sự cho mọi
cán bộ nhân viên trong công ty bằng việc cùng nhau chia sẻ quyền lợi,
trách nhiệm và nghĩa vụ một cách công bằng và minh bạch nhất.
3- Giá trị cốt lõi của công ty Trần Anh:
- Kỷ luật hướng vào tính chuyên nghiệp;
- Hoàn thiện tổ chức hướng tới dịch vụ hàng đầu;
- Năng động hướng tới tính sáng tạo tập thể;
- Cam kết nội bộ và với cộng đồng, xã hội;
- Làm việc và hành động trung thực;
4- Triết lý kinh doanh của công ty Trần Anh:
- Văn hóa công ty là nền tảng và trụ cột phát triển, tập hợp và tôn vinh
tất cả những yếu tố nhân bản trong kinh doanh hướng tới sự phát triển hài
hòa và bền vững.
- Tích kết vào trong mọi chính sách và dịch vụ mà công ty đưa ra thị
trường tất cả các giá trị cơ bản tạo nên hình ảnh về một công ty kinh doanh
điện máy, thiết bị số cần phải có: Tiên phong + Tối ưu + Tiêu chuẩn
"Lấy sự Hài lòng của khách hàng làm niềm Hạnh phúc của chúng
ta" là những gì mà toàn thể nhân viên công ty Trần Anh đang ngày đêm
tâm niệm và phấn đấu !
Công ty Trần Anh hy vọng sẽ có cơ hội được đón tiếp và phục vụ quí
khách hàng tại các địa chỉ sau:
CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI SỐ TRẦN ANH
1- Trụ sở: 1174 đường Láng - Q.Đống Đa - TP.Hà Nội
Tel: (84-4) 3766.6666
Fax: (84-4) 3766.7708
2- Chi nhánh 1: 292 Tây Sơn - Q.Đống Đa - TP.Hà Nội
Tel: (84-4) 3537. 6666
Fax: (84-4) 3537. 5324
3- Trung tâm Bảo hành : 1174 đường Láng - Q.Đống Đa - TP. Hà Nội
3
GVHD: Phạm Hoàng Phương
Nhóm 10_K5HK1C
Kinh tế doanh nghiệp thương mại, dịch vụ
mại
Đại học thương
Tel: (84-4) 3766.6666
Fax: (84-4) 3766.7709
5- Website: www.trananh.com & www.trananh.com.vn
II. Nêu lý thuyết mua bán:
1. Mục tiêu của mua hàng:
Mục tiêu của cung ứng là đưa đến cho doanh nghiệp những hàng hóa
nhằm thỏa mãn thường xuyên, đầy đủ nhất cho nhu cầu tiêu dùng về mặt số
lượng, chất lượng, chủng loại hàng hóa với chi phí thấp nhất. Để thực hiện
được các mục tiêu trên, doanh nghiệp cần thực hiện các mục tiêu cụ thể
sau:
a. Mục tiêu chi phí:
- Mua với giá rẻ nhất (chi phí mua hàng thấp nhất).
- Mua hàng với số lượng lớn, doanh nghiệp thường được giảm giá do
chiết khấu và còn giảm được chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng và nhiều
chi phí khác.
b. Mục tiêu chất lượng:
Hàng hóa phải đảm bảo chất lượng tối ưu chứ không phải chất lượng
tối đa. Chất lượng phù hợp với yêu cầu nhất định, đảm bảo khả năng cạnh
tranh trên thị trường.
c. Mục tiêu an toàn:
Người cung ứng phải đảm bảo giao hàng đầy đủ, đều đặn, đúng thời
hạn. Người cung ứng phải tuân thủ thời hạn đã dự kiến.
2.Quy trình mua hàng:
Xác định nhu
cầu
Tìm và
lựa chọn nhà cung cấp
Thỏa mãn
Không thỏa mãn
4
GVHD: Phạm Hoàng Phương
Đánh giá kết quả
Thương lượng và
đặt hàng
Theo dõi kiểm
Nhóm
tra 10_K5HK1C
giao nhận
hàng hóa
Kinh tế doanh nghiệp thương mại, dịch vụ
mại
Đại học thương
Sơ đồ quá trình mua hàng trong DNTM
- Xác định nhu cầu: Kế hoạch mua vào được tính toán nhờ công thức:
Mua vào = Bán ra + Dự trữ cuối kỳ - Dự trữ đầu kỳ
- Tìm và lựa chọn nhà cung cấp:
Tìm kiếm nhà cung cấp tại các hội chợ,triển lãm, các tạp chí, các
phương tiện truyền thông, catalogue. Đánh giá nhà cung cấp về các mặt:
+ Sự tín nhiệm trên thị trường.
+ Khả năng cung ứng hàng hóa của nhà cung ứng cho khách hàng và
cho doanh nghiệp.
+ Chất lượng hàng hóa, mẫu mã sản phẩm.
+ Khả năng kỹ thuật.
+ Giá cả hàng hóa.
+ Khả năng thích ứng với thị trường của nhà cung cấp, các lợi thế
khác về địa lý, mối quan hệ …
- Thương lượng và đặt hàng:
Mục tiêu của thương lượng:
+ Xác định tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm (mẫu mã, chất lượng
hàng hóa bên trong, bên ngoài).
+ Xác định giá cả và những điều khoản được xem xét lại khi thị
trường có biến động.
+ Xác định những hình thức thanh toán: trả ngay, trả chậm, trả tiền
mặt, chuyển khoản.
+ Điều kiện giao hàng: giao tại kho nhà cung ứng, giao tại nơi mua
hàng, thời hạn ghi rõ rang.
5
GVHD: Phạm Hoàng Phương
Nhóm 10_K5HK1C
Kinh tế doanh nghiệp thương mại, dịch vụ
mại
Đại học thương
+ Chịu trách nhiệm vật chất khi giao hàng không theo đúng những
điều ký kết trong hợp đồng.
- Theo dõi, kiểm tra giao nhận hàng hóa:
+ Hàng hóa nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận -> không ảnh hưởng
đến kinh doanh sau này, ngăn ngừa thất thoát tài sản, ngăn ngừa hàng
kém phẩm chất, nâng cao uy tín doanh nghiệp.
+ Kiểm tra số lượng: căn cứ hợp đồng thu mua, đối chiếu chứng từ,
kiểm tra kiện hàng, kiểm kê số lượng.
+ Kiểm tra chất lượng: căn cứ vào hợp đồng và đơn hàng, kiểm tra tên
hàng, mẫu mã, chất lượng. Nếu hàng và đơn hàng không phù hợp: hàng
hỏng, bao bì thủng thì từ chối nhận hàng đồng thời lập biên bản và báo
cáo ngay cho nhà cung cấp.
- Đánh giá kết quả:
Cơ sở của việc đánh giá là những mục tiêu mua hàng được xác định
ngay từ đầu cũng như mức độ phù hợp của hoạt động mua hàng với mục
tiêu bán hàng và mục tiêu tài chính của doanh nghiệp. Có thể xảy ra hai
trường hợp :
+ Trường hợp 1: Nếu thoả mãn nhu cầu nghĩa là người cung cấp đáp
ứng được các nhu cầu sản xuất kinh doanh để cho đầu vào được ổn định.
Như vậy quyết định mua hàng của doanh nghiệp là có kết quả và có hiệu
quả .
+ Trường hợp 2: Nếu không thoả mãn thì quyết định mua hàng của
doanh nghiệp là sai lầm, doanh nghiệp phải tiếp tục tìm kiếm lại nhà cung
cấp mới, tìm ra và khắc phục những sai sót để tránh phạm phải sai lầm đó .
III. Thực trạng quy trình mua hàng và yêu cầu đối với nhân viên
mua hàng tại Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh
1. Mục tiêu mua hàng của Trần Anh
a. Mục tiêu chi phí
6
GVHD: Phạm Hoàng Phương
Nhóm 10_K5HK1C
Kinh tế doanh nghiệp thương mại, dịch vụ
mại
Đại học thương
Trong kinh doanh những hàng hoá chất lượng như nhau, nhưng nếu
giá cả thấp sẽ tạo điều kiện tiêu thụ hàng hoá nhanh hơn.Vì vậy Trần Anh
muốn mua hàng với chi phí thấp nhất, rẻ nhất.
Một công ty phát triển như vậy đòi hỏi số lượng hàng hoá mua về rất
nhiều và muốn được giảm giá do chiết khấu. Giảm chi phí vận chuyển, chi
phí đặt hàng và nhiều loại chi phí khác.
b. Mục tiêu chất lượng
Với mục tiêu “Chất lượng tốt nhất, giá hợp lý nhất”, Trần Anh đi mua
hàng cũng muốn mua được những sản phẩm tại các cơ sở kinh doanh có tên
tuổi nhất, có chất lượng tốt, có đủ khả năng cạnh tranh trên thị trường như
hiện nay.
c. Mục tiêu an toàn
Để tránh gián đoạn dự trữ của doanh nghiệp, Trần Anh cần phải tìm
được người cung cấp đảm bảo đúng giá cả, đúng chất lượng, giá cả cạnh
tranh, dịch vụ hoàn hảo, giao hàng đầy đủ đều đặn, đúng thời hạn.Giao
hàng đúng thời hạn đảm bảo doanh nghiệp luôn luôn có hàng để bán và
điều này tất cả các công ty thương mại đều cần thiết và với Trần Anh một
công ty có thương hiệu càng cần điều này hơn nữa vì Trần Anh luôn đặt lợi
ích của người tiêu dùng lên hàng đầu, tạo sự thoải mái, yên tâm tối đa cho
khách hàng khi đến với Trần Anh.
2. Quy trình mua hàng
2.1: Xác định nhu cầu
Số lượng khách hàng đến với Trần Anh rất lớn, nhất là trong các
chương trình khuyến mại, giờ vàng của công ty lại càng lớn. Do vậy, việc
xác định rõ kế hoạch cho bán hàng và dự trữ thì việc đầu tiên là phải xác
định nhu cầu, cơ cấu nhu cầu. Là một công ty thương mại lớn, nên việc xác
định nhu cầu được Trần Anh tính toán rất chi tiết và cẩn thận. Kế hoạch
mua của công ty được tính toán qua công thức:
Mua vào = Bán ra + Dự trữ cuối kỳ - Dự trữ đầu kỳ
7
GVHD: Phạm Hoàng Phương
Nhóm 10_K5HK1C
Kinh tế doanh nghiệp thương mại, dịch vụ
mại
Đại học thương
2.2: Tìm và lựa chọn nhà cung cấp
Các nhà cung cấp hiện nay của Trần Anh:
- Điện tử, âm thanh: Sony, Samsung, LG, Toshiba, Panasonic, Philips
- Điện lạnh: Samsung, LG, SANYO, Electrolux, Hitachi …
- Đồ gia dụng: Panasonic, Sharp, Nagakawa, Alaska …
- Điện thoại: Nokia, Samsung, Sony Ericsson, Motorola
- Máy tính, linh kiện: Acer, Sony, Apple, Hp, Lenovo, Transcend …
- Thiết bị văn phòng: Canon, Brother, Epson, InFocus …
- Máy ảnh, máy quay: Panasonic, Kodak, Canon, Sony, Nikon …
Đối với những mặt hàng đang sẵn có nhà cung cấp thì việc có cần phải
tìm nhà cung cấp mới hay không dựa trên nguyên tắc: “ nếu các nhà cung
cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì tiếp tục mua hàng của họ”.
Tuy số lượng các nhà cung cấp của Trần Anh lớn, nhưng không dừng
lại ở đó, Trần Anh vẫn theo luôn tìm kiếm các nhà cung cấp mới thông
qua: các thư trào hàng tới các nhà cung cấp, quảng cáo trên các website,
tìm kiếm thông tin nhà cung cấp trên internet. Đây cũng là một phần tạo
nên thành công của Trần Anh.
Với các nhà cung cấp mới, sau khi gửi thư chào hàng và nhận được
báo giá từ các nhà cung cấp, công ty sẽ tiến hành so sánh các báo giá nhận
được (thường là lập ra một bảng so sánh trên excel) về tất cả các khía cạnh:
giá, thời gian giao hàng,thanh toán, ... Quan trọng nhất là các chi tiết hàng
hóa có trùng khớp với yêu cầu công ty đưa ra hay không? Vì nếu không cẩn
thận thì rất dễ khi nhập hàng về rồi lại phải tái xuất vì không đúng với yêu
cầu mua hàng.
Trong quá trình mua hàng, Trần Anh luôn đánh giá mức độ tín nhiệm
của các nhà cung cấp qua các mặt sau:
- Thành tích của nhà cung ứng với các doanh nghiệp khác và thành
tích của nhà cung cấp với công ty trong quá khứ.
- Khả năng tài chính của nhà cung cấp.
8
GVHD: Phạm Hoàng Phương
Nhóm 10_K5HK1C
Kinh tế doanh nghiệp thương mại, dịch vụ
mại
Đại học thương
- Nhãn hiệu hàng hoá đó.
- Uy tín của nhà cung cấp trên thương trường.
- Những ưu đãi mà nhà cung cấp dành cho người mua…
2.3: Thương lượng và đặt hàng
Với các nhà cung cấp đã có sẵn, khi hết hàng, người phụ trách mua
hàng chỉ việc gọi điện cho nhà cung cấp mang đến và nhận hàng. Do vậy,
Trần Anh là người đi mua, trong vai trò là “thượng đế” nhiều lúc đã không
tận dụng được lợi thế của mình.
Với các nhà cung cấp mới, sau khi chọn được nhà cung cấp ưng ý, lập
một Perchase Order (tạm gọi là Phiếu mua hàng) rồi fax tới nhà cung cấp
yêu cầu ký, đóng dấu xác nhận và fax trở lại.
Tiếp đó, lập hợp đồng mua bán dựa trên báo giá nhận được, sau đó fax
trước tới nhà cung cấp (gửi bản gốc bằng DHL sau), yêu cầu ký, đóng dấu
xác nhận và fax lại để tiến hành chuyển tiền hoặc mở L/C.
Các nhà quản trị mua hàng chỉ quan tâm đến việc làm sao có hàng để
bán mà chưa nhận thức được hết vai trò của thương lượng. Thương lượng
thực chất là việc giải bài toán mua hàng với mục tiêu là các mục tiêu đã xác
định và các ràng buộc bằng các ràng buộc lỏng và ràng buộc chặt, những
ràng buộc này liên quan đến số lượng, chủng loại hàng hoá, chất lượng
hàng hoá, các điều kiện liên quan đến việc mua hàng. Hơn nữa, nhiều khi
phân chia quyền hạn và trách nhiệm còn chưa rõ ràng. Để khắc phục được
tình trạng trên, Trần Anh nên có biện pháp nâng cao trình độ mọi mặt cho
đội ngũ này đặc biệt là đội ngũ chuyên sâu trong công tác đàm phán, giao
dịch.
Là một công ty thương mại lớn nên khối lượng công việc của Trần
Anh cũng rất nhiều. Do vậy, việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm trong
công ty nhiều lúc cũng không rõ ràng. Vì nhiều khi, nhân viên mua hàng lại
phải đảm nhiệm cả việc đặt hàng nên làm cho việc đặt hàng trở nên không
hiệu quả.
9
GVHD: Phạm Hoàng Phương
Nhóm 10_K5HK1C
Kinh tế doanh nghiệp thương mại, dịch vụ
mại
Đại học thương
2.4: Theo dõi và kiểm tra việc giao nhận hàng hóa
Đây là công tác được Trần Anh tương đối chú trọng và làm khá tốt.
Công ty thường xuyên theo dõi, giám sát và kiểm tra quá trình giao nhận
hàng hóa vế số lượng, chất lượng, chủng loại, thời gian giao hàng và các
điều khoản ghi trong hợp đồng.
Đối với mỗi mặt hàng khi có nhu cầu mua công ty thường đặt hàng và
theo dõi, kiểm tra việc giao nhận hàng hoá. Nếu gần đến ngày giao hàng
mà không thấy công ty sẽ thúc giục các nhà cung cấp. Ví dụ như: với mặt
hàng máy tính của Apple, cuối tháng 9/2008 công ty đặt hàng cho tháng 10
nhưng tới ngày 03/10/2008 vẫn chưa thấy có nhà cung cấp thông báo sẽ
mang hàng đến. Nhân viên mua hàng tìm đến nhà cung cấp và phát hiện
đơn hàng công ty gửi fax, nhà cung cấp không nhận được. Nhờ quá trình
kiểm tra, theo dõi tốt mà công ty luôn đảm bảo có hàng để bán, và khắc
phục được những sai sót trong khâu mua hàng.
Khi nhận hàng Trần Anh bao giờ cũng có nhân viên mua hàng đứng
theo dõi kiểm tra việc giao nhận hàng hoá để đảm bảo đủ về số lượng, đúng
về chất lượng, mẫu mã, quy định…
Do làm tốt khâu này nên công ty đã góp phần làm cho hàng hoá đúng
theo yêu cầu ghi trong hợp đồng, góp phần làm tăng hiệu quả kinh doanh
của công ty. Trần Anh cần tiếp tục hơn nữa không ngừng nâng cao chất
lượng công tác này vì đây là một trong quá trình của công tác quản trị mua
hàng.
2.5: Đánh giá kết quả
Công tác kiểm tra, kiểm soát được diễn ra trong tất cả các khâu của
quá trình mua hàng. Nếu không có sự xác nhận của phòng kiểm tra chất
lượng thì hàng hóa sẽ không được nhập vào kho và phòng tài vụ sẽ không
được phép thanh toán mặt hàng đó. Những người có trách nhiệm luôn đôn
đốc, theo dõi, kiểm tra công tác mua hàng.
10
GVHD: Phạm Hoàng Phương
Nhóm 10_K5HK1C
Kinh tế doanh nghiệp thương mại, dịch vụ
mại
Đại học thương
Hàng tháng, hàng qúy, hàng năm Trần Anh đều có các cuộc họp để
đánh giá kết quả mua hàng. Việc đánh giá này dựa trên nguyên tắc: việc
mua hàng của công ty có đảm bảo đầy đủ kịp thời với chất lượng cao và chi
phí thấp nhất không...
Sau mỗi lần mua hàng, công ty thường đánh giá kết quả mua hàng.
Nếu hàng mua về đảm bảo đúng về tất cả các mục tiêu mà công ty đã đề ra
như về số lượng, chất lượng, mẫu mã, chủng loại... tức là nhà cung cấp đã
đáp ứng đầy đủ nhu cầu về mục tiêu mà công ty đề ra thì Trần Anh vẫn tiếp
tục đặt hàng của nhà cung cấp đó.
Còn nếu hàng hóa mua về có sai sót nếu như là khách quan thì Trần
Anh sẽ cùng với nhà cung cấp tìm ra các giải pháp để khắc phục, hạn chế
rủi ro và thiệt hại đến mức thấp nhất, nhưng nếu như đó là lỗi của nhà cung
cấp thì Trần Anh sẽ tìm và lựa chọn nhà cung cấp khác.
Trên thực tế, công tác mua hàng được thực hiện đầy đủ, kịp thời theo
yêu cầu của bán hàng, ít để gây ra tình trạng thiếu hụt hàng hóa để bán. Chi
phí mua hàng đối những hàng hóa trong nước đã phần lớn đảm bảo ở mức
thấp nhất nhưng những hàng hóa nhập Trần Anh vẫn phải mua với giá cao.
3. Yêu cầu đối với nhân viên mua hàng
3.1: Trình độ chuyên môn, phong cách làm việc
Trách nhiệm mua hàng của công ty là rất lớn. Nên việc tuyển nhân
viên mua hàng là rất quan trọng. Chọn một nhân viên mua hàng chuyên
nghiệp có kinh nghiệm là một lợi thế thực sự của doanh nghiệp. Kinh
doanh có kiếm lời được hay không phụ thuộc rất nhiều vào nhân viên viên
mua hàng. Công ty Trần Anh đã đưa ra tiêu chuẩn về trình độ, phong cách
của nhân viên mua hàng đó là:
- Sức khỏe tốt, đáp ứng được các yêu cầu về kiến thức, kinh nghiệm,
kỹ năng nghề nghiệp và đảm nhiệm được các nhiệm vụ quy định cho Nhân
viên Mua Hàng.
11
GVHD: Phạm Hoàng Phương
Nhóm 10_K5HK1C
Kinh tế doanh nghiệp thương mại, dịch vụ
mại
Đại học thương
- Có hiểu biết chung về Máy tính, Máy văn phòng…đặc biệt có sự
hiểu biết sâu, rộng về Máy ảnh, Điện thoại …
- Nắm được các kiến thức về quản lý kinh tế và các thông tin kinh tế,
pháp lý … có liên quan đến công việc chuyên môn và lĩnh vực bán lẻ
- Có quan hệ tốt với các nhà cung cấp Điện thoại, Máy ảnh …
- Có trình độ tương đương đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh.
- Thông thạo ngoại ngữ và tin học văn phòng theo nhu cầu thực tế của
công việc.
- Có kiến thức tâm lý-xã hội. Có kỹ năng thuyết phục và giao tiếp.
- Có kỹ năng lập kế hoạch và quản lý kế hoạch.
- Có kỹ năng kèm nghề cho nhân viên mới
3.2: Nhiệm vụ nhân viên mua hàng được giao phó
Giải quyết các công việc được Phụ trách mua hàng giao phó.:
- Thu thập các dữ liệu liên quan đến việc xây dựng kế hoạch kinh
doanh cho ngành hàng.
- Thu thập thông tin nhà cung cấp bao gồm cả nhà cung cấp mới nhằm
sử dụng trong việc đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp
- Chuẩn bị nội dung hợp đồng, điều kiện thương mại để sử dụng trong
việc đàm phán với nhà cung cấp
- Thu thập thông tin thị trường trong việc khảo sát thị trường : Giá
bán, khuyến mại, đối thủ cạnh tranh trên thị trường.
- Liên hệ với nhà cung cấp để giải quyết các việc trong giao dịch giữa
02 bên
- Liên hệ với bán hàng để nắm bắt tình hình kinh doanh.
- Tập hợp và cung cấp thông tin được yêu cầu cho Phụ trách mua hàng
trong việc lập ngân sách mua hàng.
- Theo dõi ngân sách mua hàng.
- Thực hiện hoàn thành các thủ tục giấy tờ liên quan đến chuyển hàng
nội bộ.
12
GVHD: Phạm Hoàng Phương
Nhóm 10_K5HK1C
Kinh tế doanh nghiệp thương mại, dịch vụ
mại
Đại học thương
- Trợ giúp phụ trách mua hàng trong quá trình lập chương trình
khuyến mại, theo dõi chương trình khuyến mại và lập báo cáo về chương
trình khuyến mại thuộc phạm vi nhóm ngành hàng cụ thể.
- Hoàn thành các thông báo về khuyến mại bằng văn bản và gửi thông
báo tới các phòng ban hoặc người liên quan: Kế toán, Bán hàng, Kế toán
phòng mua hàng, Marketing.
- Theo dõi quá trình trưng bày hàng hóa trên thực tế tại các cửa hàng
- Hoàn thành các thủ tục theo dõi, thanh toán các chiết khấu liên
quan đến ngành hàng từ nhà cung cấp.
- Thay mặt Phụ trách mua hàng giải quyết các công việc hàng ngày
khi Phụ trách mua hàng vắng mặt.
- Các công việc khác : Theo sự yêu cầu của Phụ trách mua hàng.
4. Phương hướng nâng cao chất lượng mua hàng của Công ty cổ
phần thế giới số Trần Anh
Phương hướng chung:
- Hoàn thiện và củng cố quy trình mua hàng của công ty theo các bước
- Giải quyết tốt mối quan hệ giữa các hoạt động mua hàng, dự trữ và
tiêu thụ hàng hoá, cho các khâu này diễn ra hài hoà và hỗ trợ cho nhau
công việc một cách hợp lí.
- Tăng cường công tác quản lí các chi phí có liên quan đến dự trữ hàng
hoá. Giảm chi phí mua hàng và chi phí bảo quản hàng hoá, sao cho hai
khoản chi phí này luôn bằng nhau trong mọi chu kì sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp.
- Thường xuyên nâng cao chất lượng đội ngũ lao động tham gia vào
các hoạt động mua hàng.
Để hoàn thiện và củng cố quy trình mua hàng của công ty theo các
bước, một số giải pháp được đưa ra đó là:
Thứ nhất: đổi mới và hoàn thiện việc xác định nhu cầu mua hàng
13
GVHD: Phạm Hoàng Phương
Nhóm 10_K5HK1C
Kinh tế doanh nghiệp thương mại, dịch vụ
mại
Đại học thương
Việc xây dựng kế hoạch bán ra công ty phải đi nghiên cứu nhu cầu
thị trường. Để xác định được nhu cầu thị trường công ty cần quan tâm đến
các vấn đề :
+ Công tác nghiên cứu thị trường tại công ty phải đi liền với việc tiêu
thụ hàng hoá.
+ Việc nghiên cứu nhu cầu thị trường nên tập trung sự phân bố của
mặt hàng theo kết cấu địa lý, sự phân bố của dân cư và nhu cầu tiêu dùng
của người dân. Với vị trí địa lý rất thuận lợi nằm ngay trung tâm thủ đô Hà
Nội nên khách hàng của công ty chủ yếu là tầng lớp trí thức và những
người có thu nhập và nhu cầu tiêu dùng của người dân.
+ Nghiên cứu thị trường phải chỉ ra được vào những thời điểm nào
trong năm thì người tiêu dùng có nhu cầu tiêu dùng lớn đối với mặt hàng
nào để từ đó giúp cho công ty trong việc chuẩn bị hàng hoá phục vụ cho thị
trường một cách tốt nhất vào các dịp trọng điểm trong năm khắc phục tình
trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hoá quá lớn làm ảnh hưởng đến hoạt
động kinh doanh của công ty.
Thứ hai: củng cố và hoàn thiện hệ thống các nhà cung cấp
Những mặt hàng mà công ty có mối quan hệ làm ăn từ lâu, các nhà
cung cấp này trở thành nhà cung cấp truyền thống của công ty, họ vẫn làm
hài lòng công ty thì công ty nên tập trung mua hàng của những nhà cung
cấp đó. Những nhà cung cấp này sẽ đáp ứng kịp thời cho công ty kịp thời
về chất lượng, số lượng và cả thời gian mà công ty yêu cầu
Tuy nhiên đối với họ, Trần Anh luôn có sự kiểm tra, giám sát chặt chẽ
xem liệu số lượng hàng hoá giá cả của họ so với các nhà cung cấp khác có
sự khác biệt nào không. Công tác kiểm tra, kiểm soát được diễn ra trong tất
cả các khâu của quá trình mua hàng. Nếu không có sự xác nhận của phòng
kiểm tra chất lượng thì hàng hóa sẽ không được nhập vào kho và phòng tài
vụ sẽ không được phép thanh toán mặt hàng đó. Những người có trách
nhiệm luôn đôn đốc, theo dõi, kiểm tra công tác mua hàng.
14
GVHD: Phạm Hoàng Phương
Nhóm 10_K5HK1C
Kinh tế doanh nghiệp thương mại, dịch vụ
mại
Đại học thương
Hàng năm, Trần Anh nên tổ chức bình chọn những nhà cung cấp khác
có sự khác biệt nào không? Xem liệu có cần thay các nhà cung cấp khác
không hay vẫn tiếp tục mua của các nhà cung cấp cũ? Với những nhà cung
cấp mới công ty nên mua với số lượng ít để phòng ngừa rủi ro.
Duy trì và phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp. Để làm điều
đó thì trước hết, Trần Anh phải thanh toán đúng hẹn, có phương thức thanh
toán hợp lí, thuận tiện cho bên bán đảm bảo giữ uy tín với bên bán.
Thứ ba: nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác thương lượng và
đặt hàng
- Nâng cao tính chủ động trong công tác thương lượng và đặt hàng
bằng cách:
+ Trước khi đặt hàng, Trần Anh nên tiến hành thương lượng. Với mỗi
mặt hàng khi cần mua nhân viên mua hàng nên tìm đến nhà cung cấp để
thương lượng các điều khoản liên quan đến mua hàng. Vì thị trường là luôn
luôn biến động, giá cả, mẫu mã, chất lượng, nhu cầu cũng biến đổi từng
ngày.
+ Thay đổi nhận thức của bản thân nhà quản trị mua hàng và nhân
viên mua hàng. Nhân viên phụ trách khâu mua hàng chỉ quan tâm đến vấn
đề có đủ hàng để bán, cứ hết hàng là họ lại gọi điện đến nhà cung cấp để
đặt hàng. Họ đặt niềm tin vào các nhà cung cấp nên với mặt hàng đang
kinh doanh họ không nghĩ đến chuyện thương lượng. Trần Anh nên thay
đổi nhận thức trước tiên là của nhà quản trị mua hàng rồi đến các nhân viên
phụ trách mua hàng.
+ Nâng cao trình độ của nhân viên mua hàng: bằng cách cử nhân viên
đi học lớp bồi dưỡng ngắn hạn, đào tạo huấn luyện nội bộ ngay tại chỗ, sử
dụng công nghệ mới... .
Thứ tư: tăng cường công tác theo dõi kiểm tra giao nhận hàng hóa
15
GVHD: Phạm Hoàng Phương
Nhóm 10_K5HK1C
Kinh tế doanh nghiệp thương mại, dịch vụ
mại
Đại học thương
- Phân công cán bộ có trình độ, kinh nghiệm về mặt hàng cần nhập để
giám sát quá trình nhập hàng. Không phải bất kỳ một nhân viên mua hàng
nào cũng có kiến thức về tất cả các loại hàng hoá mà mình đảm nhiệm.
- Xây dựng các tiêu chuẩn mẫu về các sản phẩm hàng hoá. Việc xây
dựng tiêu chuẩn giúp cho việc giao nhận hàng hoá nhanh hơn, chính xác
hơn.
- Xác định hình thức, các phương pháp kiểm tra chất lượng, số lượng
hàng hoá : Với mỗi mặt hàng có các phương pháp để kiểm tra số lượng
khác nhau.
Thứ năm: cải tiến công tác đánh giá kết quả mua hàng
- Tổ chức việc đánh giá thường xuyên và định kì: Đánh giá thường
xuyên đối với những lô hàng có giá trị lớn, những lô hàng có khối lượng
lớn. Kiểm tra định kỳ với những mặt hàng mà mẫu mã ít có sự thay đổi.
Việc đánh giá thường xuyên hay định kỳ giúp Trần Anh nhận rõ những
thành công cũng như những mặt hạn chế của công tác mua hàng.
- Đánh giá kết quả mua hàng:
Sau khi hàng hoá mua về được nhập kho, Trần Anh tiến hành đánh
giá, kiểm tra hàng hoá được mua. Bằng cách so sánh với mục tiêu mua
hàng, kế hoạch mua hàng và kết quả tiêu thụ. Kết quả của việc đánh giá đó
có thể thoả mãn hoặc không thoả mãn.
+ Nếu việc mua hàng không thoả mãn so với mục tiêu đề ra công ty đi
xác định nguyên nhân của việc không thoả mãn
Nếu như từ phía nhà cung cấp, Trần Anh vẫn muốn duy trì mỗi
quan hệ với nhà cung cấp đó thì công ty sẽ cùng nhà cung cấp tìm ra
nguyên nhân và cùng nhau khắc phục. Còn nếu Trần Anh không muốn có
quan hệ với nhà cung cấp đó nữa thì bỏ đi tìm nhà cung cấp mới.
Nếu như nguyên nhân đó từ phía Trần Anh thì công ty sẽ tìm
cách khắc phục. Việc khắc phục sai lầm trên nhiều khi khó quá công ty có
thể yêu cầu nhà cung cấp giúp đỡ.
16
GVHD: Phạm Hoàng Phương
Nhóm 10_K5HK1C
Kinh tế doanh nghiệp thương mại, dịch vụ
mại
Đại học thương
+ Nếu việc mua hàng thoả mãn nhu cầu của Trần Anh thì công ty vẫn
tiến hàng mua hàng của nhà cung cấp đó.
IV. Kết luận
Mua hàng là một phần quan trọng trong quá trình kinh doanh của
doanh nghiệp. Nó góp phần không nhỏ vào hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp. Do vậy, nhóm 10 đã đi sâu nghiên cứu nhằm hiểu rõ hơn về
quy trình này với mong muốn học hỏi, tìm tòi và so sánh được sự khác
nhau giữa lý thuyết và thực tế.
Được sự giúp đỡ tận tình của cô Phạm Hoàng Phương, các anh chị
phòng Vật tư, nhóm 10 đã đi sâu vào tìm hiểu quy trình mua hàng của
Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh, từ đó mạnh dạn đưa ra những đề
xuất nhằm hoàn thiện hơn trong quy trình mua hàng của công ty nói riêng
và của hoạt động công ty nói chung.
Tuy nhiên, với thời gian tìm hiểu chưa dài, kinh nghiệm thực tế còn ít,
lần đầu đi sâu vào tìm hiểu quy trình mua hàng nên bài thảo luận của nhóm
vẫn còn nhiều hạn chế và không thể tránh khỏi những sai sót. Nhóm 10 rất
mong nhận được sự đóng góp, sửa chữa của thầy cô, các anh chị phòng Vật
tư và các bạn để bài thảo luận của nhóm được hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn!
17
GVHD: Phạm Hoàng Phương
Nhóm 10_K5HK1C
Đánh giá
kết quả
Kinh tế doanh nghiệp thương mại, dịch vụ
mại
Đại học thương
18
GVHD: Phạm Hoàng Phương
Nhóm 10_K5HK1C
