Giả sử nhóm của bạn là một trong những nhóm được phân công tư vấn phân tích thiết kế để cập nhật một hệ thống thông

(2)

Khách hàng.

(4)

Bài thảo luận Hệ thống thông tin

Chu trình chi phí

(6)

(3)

ch vụ vận tải

LỜI MỞ
CHU TRÌNH
DOANH THU

ĐẦU

(8)

Xã hội ngày càng phát triển việc ứng dụng khoa học kỹ thuật
vào mọi lĩnh vực của đời sống càng trở nên phổ biến Ngân
hơn. Cùng
hàngvới sự
(7)

(9)

phát triển của nền(10)
kinh tế các doanh nghiệp hiện nay ngày càng khẳng
định được vị thế của mình với xã hội. Sự phát triển đó đòi hỏi một
trình độ quảnSổ
lý cái
tốt và
nhất.
Vìcáo
vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin
báo
vào quản lý là một phương pháp khoa học vừa tiết kiệm được chi phí
vừa hỗ trợ các các nhân viên trong doanh nghiệp giải quyết công việc
với hiệu quả cao trong thời gian ngắn.Trong việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào hoạt động quản lý phải kể đến việc áp dụng công nghệ
thông tin vào công tác kế toán trong doanh nghiệp. Việc ứng dụng này
đã giúp cho công tác kế toán quản lý tốt và làm việc hiệu quả hơn.
Với đề tài: “ Giả sử nhóm của bạn là một trong những nhóm
được phân công tư vấn phân tích thiết kế để cập nhật một hệ thống
thông tin cho một doanh nghiệp kinh doanh thương mại.
Dựa vào mô tả các hoạt động nghiệp vụ của chu trình doanh thu xử
lý thủ công, đặc điểm của hệ thống ứng dụng xử lý trên máy tính,
nhóm bạn phải thực hiện việc việc đưa ra bản phân tích xử lý sơ bộ
cho hệ thống mới xử lý nghiệp vụ trong chu trình này.”
Nhóm 6 đã lựa chọn CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI SỐ
TRẦN ANH để nghiên cứu và thiết lập một hệ thống thông tin kế
toán.
Bài thảo luận của nhóm 6 bao gồm các nội dung như sau:

Page 1 of 23

Bài thảo luận Hệ thống thông tin

Nội dung

Trang

LỜI MỞ ĐẦU

1

PHẦN 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY VÀ ĐẶC
ĐIỂM HẠCH TOÁN TRONG CÔNG TÁC
KẾ TOÁN CỦA DOANH NGHIỆP

3

PHẦN 2: THỰC HIỆN MÔ TẢ, PHÂN TÍCH
VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG XỬ LÝ NGHIỆP
VỤ TRONG CHU TRÌNH XỬ LÝ DOANH THU
2.1. Mô tả hệ thống mới được tin học hóa tối đa
trong các khâu xử lý nghiệp vụ
2.1.1. Các sự kiện kinh tế
2.1.2. Chứng từ, báo cáo, Sổ sách sử dụng
2.1.3. Tổ chức dữ liệu
2.2. Luân chuyển chứng từ và xử lý nghiệp vụ
2.2.1. Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng
cho hệ thống mới
2.2.2. Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu các mức

cho hệ thống mới này

6

KẾT LUẬN

22

TÀI LIỆU THAM KHẢO

23

6
6
9
10
11
11
12

Page 2 of 23


Bài thảo luận Hệ thống thông tin

PHẦN 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY VÀ ĐẶC ĐIỂM
HẠCH TOÁN TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA
DOANH NGHIỆP
1. Giới thiệu về công ty Cổ phần thế giới số Trần Anh
. Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI SỐ TRẦN ANH

 Tên giao dịch viết tắt : TRANANH DIGITAL WORLD., JSC
 Địa chỉ : 1174 Đường Láng, phường Láng Thượng, quận Đống Đa,
Hà Nội
 Giấy CNĐKKD và mã số doanh nghiệp số: 0101217009 – đăng ký
thay đổi lần thứ 3 – do sở Kế hoạch & Đầu tư thành phố Hà Nội cấp
ngày 25/5/2010
Đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp: Ông Trần Xuân Kiên –
Chủ tịch HĐQT
1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Trần Anh được thành
lập theo quyết định số 0102004703 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành
phố Hà Nội cấp ngày 11/03/2002. Công ty đã chính thức chuyển đổi
từ mô hình công ty TNHH sang mô hình công ty cổ phần với tên gọi
mới là: Công ty cổ phần Thế giới số Trần Anh kể từ ngày 08/08/2007
theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103018927 do Sở Kế
hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp.
Ngày đầu thành lập, Trần Anh chỉ có 05 người làm việc trong
một cửa hàng diện tích lớn hơn 60m2. Sau 7 năm hoạt động, hiện nay
quy mô công ty tăng lên với gần 500 nhân viên và 2 địa điểm kinh
doanh có diện tích gần 7000m2. Gắn liền với quá trình hoạt động và
phát triển của Trần Anh là những sự kiện và chính sách kinh doanh
Page 3 of 23


Bài thảo luận Hệ thống thông tin
mang tính đột phá, tiên phong trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị máy
vi tính như: chính sách kinh doanh "bán giá bán buôn đến tận tay
người tiêu dùng", chính sách bảo hành "1 đổi 1 trong vòng 6 tháng" &
"bảo hành cả trong trường hợp IC bị cháy, nổ", chính sách "cam kết
hoàn tiền khi có biến động giá"...Qua đó, Trần Anh luôn duy trì được

tốc độ tăng trưởng cao, toàn diện về mọi mặt một cách bền vững và
đáng kinh ngạc so với các công ty kinh danh cùng lĩnh vực. Hiện nay
Trần Anh là một trong những công ty hàng đầu Việt Nam trong lĩnh
vực công nghệ thông tin. Khách hàng luôn tin tưởng Trần Anh bởi các
chính sách, cam kết, dịch vụ...mà rất nhiều công ty máy tính khác
không làm được.
Sau một thời gian khẳng định được tên tuổi trên các lĩnh vực
kinh doanh Máy tính – linh kiện, Thiết bị giải trí số, Thiết bị văn
phòng và Điện thoại di động, ngày 10/10/2009, Trần Anh đã mở rộng
sang lĩnh vực Điện tử, Điện lạnh, thiết bị gia dụng với hệ thống Siêu
thị Điện máy – IT. Hệ thống siêu thị Điện máy – IT Trần Anh có
không gian rộng, phong cách bài trí gian hàng khoa học tạo điều kiện
thuận lợi cho khách hàng thăm quan và lựa chọn sản phẩm.
Công ty Trần Anh có một đội ngũ nhân viên hùng hậu và có
trình độ chuyên môn rất cao (hơn 50% đã tốt nghiệp Đại học, Cao
đẳng chuyên ngành Kinh tế, Kỹ thuật), đủ khả năng để có thể đáp ứng
mọi yêu cầu dù là khắt khe nhất của quý khách hàng.
Không những thế, đội ngũ nhân viên của Trần Anh còn là
những người đầy lòng nhiệt tình và có thái độ rất niềm nở trong cung
cách phục vụ khách hàng.

Page 4 of 23


Bài thảo luận Hệ thống thông tin
2. Đặc điểm hạch toán trong công tác kế toán của doanh nghiệp


Chế độ kế toán áp dụng: Quyết định số 15/ 2006/QD – BTC của Bộ
tài chính.



Phương pháp tính thuế: Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu
trừ



Hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên.

Page 5 of 23


Bài thảo luận Hệ thống thông tin

PHẦN 2: THỰC HIỆN MÔ TẢ, PHÂN TÍCH VÀ XÂY
DỰNG HỆ THỐNG XỬ LÝ NGHIỆP VỤ TRONG CHU
TRÌNH XỬ LÝ DOANH THU
2.1. Mô tả hệ thống mới được tin học hóa tối đa trong các khâu
xử lý nghiệp vụ
2.1.1. Các sự kiện kinh tế
2.1.1.1. Nhận và xử lý yêu cầu, đơn đặt hàng của khách hàng
 Bộ phận bán hàng hoặc dịch vụ khách hàng nhận yêu cầu,
đơn đặt hàng từ khách hàng, kiển tra những thông tin về hàng
yêu cầu:
→ Thông tin về hàng hóa cần bán: Tên hàng, số lượng cần bán, thời
gian giao hàng, đơn giá, địa điểm giao hàng.
→ Thông tin về hàng tồn kho: Tên hàng, số lượng
→ Thông tin về khách hàng: Tên, địa điểm, mã số thuế, số tài khoản,
số nợ phải thu.

→ Thông tin về nợ phải thu: Khách hàng, thời hạn thanh toán, số dư
nợ chi tiết của từng khách hàng.
 Các hoạt động bao gồm:
+ Nhận đơn hàng.
+ Xử lý đơn hàng.
+ Lập lệnh bán hàng: dựa trên yêu cầu mua hàng về chủng loại, số
lượng, chất lượng, giá cả, chuyển tới bộ phận tín dụng xem xét có
chấp thuận bán chịu hay không.
+ Gửi thông báo cho khách hàng.

Page 6 of 23


Bài thảo luận Hệ thống thông tin
2.1.1.2. Xuất kho và gửi hàng cho khách hàng
 Bộ phận kho hàng: Nhận lệnh bán hàng kiểm tra các thông
tin cần thiết như:
→ Thông tin về hàng cần xuất: Tên hàng, số lượng, dơn giá, thời gian
giao hàng, địa điểm giao hàng, người giao hàng.
→ Thông tin về khách hàng: Tên, địa chỉ.
 Các hoạt động bao gồm:
+ Xử lý lệnh bán hàng.
+ Lập phiếu xuất kho.
+ Gửi hàng, giao hàng cho khách hang.
+ Ghi thẻ kho, gửi chứng từ cho bộ phận kế toán.
2.1.1.3. Lập hóa đơn bán hàng
 Bộ phận quản lý: Phòng kế toán
 Sau khi hàng được xuất hoặc gửi cho khách. Phiếu xuất kho,
biên bản gửi hàng được chuyển tới bộ phận lập hóa đơn. Lúc
này bộ phận lập hóa đơn đã có đầy đủ chứng từ minh chứng

hoạt động bán hàng đã hoàn tất do đó bộ phận này tiến hàng
kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan và lập hóa đơn bán
hàng ghi nhận hoạt động bán hàng thực sự hoàn thành.
 Thông tin cần thiết cho quá trình lập hóa đơn:
+ Thông tin về hàng hóa: Tên hàng, đơn giá.
+ Thông tin về khách hàng: tên, địa chỉ, mã số thuế, thời hạn thanh
toán, phương thức thanh toán, số tài khoản, điện thoại.
+ Thông tin về nợ phải thu: khách hàng, thời hạn thanh toán, số dư nợ
chi tiết theo từng mã khách hàng.
+ Tổng hợp chi tiết về số hóa đơn, theo dõi số dư tổng hợp.
 Các hoạt động bao gồm:
+ Nhận chứng từ xuất kho, biên bản gửi hàng, kiểm tra, đối chiếu các
chứng từ liên quan.
+ Lập hóa đơn bán hàng.
+ Gửi hóa đơn cho khách hàng.
+ Lưu chứng từ và theo dõi sổ chi tiết phải thu của khách hàng chưa
thanh toán trên tổng số nợ phải thu.
Page 7 of 23


Bài thảo luận Hệ thống thông tin

2.1.1.4: Nhận tiền thanh toán
 Bộ phận quản lý: Phòng kế toán
 Thông tin cần thiết cho quản lý:
+ Thông tin về khách hàng: được kế toán kiểm tra qua danh mục
khách hàng đa lập ở phần trên.
+ Thông tin về số nợ phải thu: kiểm tra trên sổ chi tiết phải thu theo
mã khách của khách hàng.
+ Thông tin về hóa đơn: Số hóa đơn, ngày hóa đơn, khách hàng, tên

hàng, số lượng, tổng tiền.
+ Thông tin về phương thức thanh toán
+ Tổng hợp quá trình thu tiền cho từng khách hàng.
 Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, gửi séc, chuyển khoản
qua ủy nhiệm chi thanh toán, và giấy báo trả tiền, bộ phận
thư tín sẽ theo dõi và lập bảng kê nhận và check thanh
toán,chuyển check thanh toán cho thủ quỹ, giấy báo và bảng
kê cho kế toán phải thu. Thủ quỹ sẽ làm thủ tục thu tiền,
kiểm tra tiền trên TK ngân hàng. Kế toán phải thu ghi sổ chi
tiết phải thu khoản tiền khách hàng thanh toán.
 Các hoạt động bao gồm:
+ Tiếp nhận nhận yêu cầu về chiết khấu, giảm giá, hay trả lại hàng
của khách.
+ Xét duyệt khoản giảm nợ, xóa nợ phải thu.
+ Thu tiền, nộp tiền vào ngân hàng.
+ Nhập dữ liệu, lưu chứng từ theo dõi trên sổ.
2.1.2. Chứng từ, báo cáo, Sổ sách sử dụng
→ Chứng từ sử dụng:
 Đơn đặt hàng
 Lệnh bán hàng
 Phiếu xuất kho
 Phiếu giao hàng
 Biên bản gửi hàng
Page 8 of 23


Bài thảo luận Hệ thống thông tin
 Hóa đơn GTGT
 Hóa đơn dịch vụ
 Phiếu nhập hàng trả lại

 Hóa đơn giảm giá
 Chứng từ bù từ công nợ
 Phiếu thu
 Séc
 Uỷ nhiệm chi ( nhận của khách hàng)
→ Sổ kế toán:
 Sổ nhật ký bán hàng
 Sổ nhật ký thu tiền
 Sổ nhật ký chung
 Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng
 Sổ đối chiếu công nợ
 Sổ chi tiết phải thu (TK131)
 Sổ cái (TK 131, 511, 521, 531,..)
 Sổ tổng hợp chữ T một TK
→ Báo cáo:
 Báo cáo tổng hợp bán hàng
 Bảng tổng hợp công nợ
 Báo cáo công nợ theo khách hàng
 Báo cáo công nợ theo hóa đơn
 Báo cáo về hợp đồng đơn hàng
 Báo cáo tổng hợp hàng bán trả lại
 Báo cáo kiểm soát
 Báo cáo phân tích bán hàng…
2.1.3. Tổ chức dữ liệu
→ Lệnh bán hàng: Số lệnh bán hàng, ngày, mã khách hàng, điều
khoản thanh toán, ngày giao hàng
→ Chi tiết lệnh bán hàng: Mã hàng, số lệnh bán hàng, số lượng
→ Phiếu xuất kho: Số phiếu xuất kho, ngày tháng, số lệnh bán
hàng, số nhân viên bán hàng, mã nhân viên gửi hàng.
→ Chi tiết phiếu xuất kho: Mã hàng, số phiếu xuất kho, số lượng

→ Gửi hàng: Số phiếu gửi hàng, ngày gửi hàng, số lệnh bán hàng
hoặc số phiếu xuất kho.
Page 9 of 23


Bài thảo luận Hệ thống thông tin
→ Chi tiết giấy gửi hàng: Mã hàng, số phiếu gửi hàng, số lượng
→ Hóa đơn bán hàng: Số hóa đơn, ngày hóa đơn, ngày thanh
toán, mã khách hàng, Số lệnh bán hàng, số phiếu xuất kho, số
phiếu gửi hàng.
→ Chi tiết hóa đơn: Mã hàng, số hóa đơn, số lượng
→ Nhận tiền: Số giấy báo trả tiền, ngày giấy báo, số hóa đơn, mã
khách hàng, số tài khoản ngân hàng.
→ Hàng hóa: Mã hàng, mô tả, đơn giá tồn, số lượng tồn, điểm đặt
hàng.
→ Tiền: Số tài khoản ngân hàng, mã ngân hàng, số tiền
→ Khách hàng: Mã khách hàng, tên, địa chỉ, nợ phải thu.
2.2. Luân chuyển chứng từ và xử lý nghiệp vụ
 Tác nhân ngoài:
+ Khách hàng
+ Dịch vụ vận tải
+ Ngân hàng
+ Sổ cái, báo cáo
+ Chu trình chi phí
 Kho dữ liệu:
+ Danh mục khách hàng
+ Danh mục bộ phận, nhân viên bán hàng
+ Danh mục thời hạn chiết khấu
+ Danh mục kho hàng
+ Hệ thống sổ cái báo cáo

+ Danh mục chứng từ và các phiếu thanh toán
+ Hệ thống hóa đơn
+ Danh mục hợp đồng, đơn hàng.

Page 10 of 23


Bài thảo luận Hệ thống thông tin

Page 11 of 23


Bài thảo luận Hệ thống thông tin

Page 12 of 23
BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG:


Bài thảo luận Hệ thống thông tin

Ghi chú:
(1) - Yêu cầu đặt hàng.
(2) - Thông tin thanh toán.
(3) - Đơn đặt hàng được chấp nhận.
(4) - Hoá đơn.
(5) - Thông tin hàng hoá.
(6) - Hàng hoá.
(7) - Vận đơn.
(8) - Giấy báo có.
Page

13
ofC23
- NG
GiấyDchuy
ển
ền.
BIỂU ĐỒ(9)
LUỒ
Ữ LI
Ệ
U tiNG
Ữ
ẢNH:
(10) - Dữ liệu.


Bài thảo luận Hệ thống thông tin

3
Hãng vận tải
1
Khách
hàng

2

BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC ĐỈNH
1.2. Xuất
kho và
gửi hàng

cho
khách
hàng

Danh mục hàng hóa

1.1.
Nhận và
xử lý yêu
cầu đặt
hàng của
khách
hàng

Danh mục khách hàng

4

5

Danh mục ĐĐH

Chu trình chi phí
6

9

Danh mục kho hàng
Danh mục bộ
phận

Danh mục thời hạn

1.3. Lập
hóa đơn
bán hàng
và theo
dõi nợ
phải thu

1.4.
Nhận
tiền
thanh
toán

Danh mục chứng từ
& các phiếu thanh toán
Danh mục hợp đồng
7

10

11

14

Ngân hàng

Hệ thống sổ, Báo cáo
8

15
Sổ cái, báo cáo

13

Page 14 of 23
12


Bài thảo luận Hệ thống thông tin

Giải thích:
1. khách hàng yêu cầu đặt hàng, đến mua hàng.
2. Chấp nhận bán hàng, căn cứ hợp đồng cho khách hàng.
3. Vận chuyển theo đơn hàng
4. Yêu cầu vận chuyển theo đơn hàng và thanh toán vận chuyển.
5. Cung cấp thông tin liên quan tới chi phí.
6. Yêu cầu cung cấp thông tin về chi phí.
7. Cung cấp thông tin về tình hình thanh toán.
8. Cung cấp số liệu để ghi sổ, báo cáo.
9. Gửi hóa đơn bán hàng cho khách hàng.
10. Nộp tiền vào Ngân Hàng.
11. Ngân hàng cung cấp thông tin về thanh toán của khách hàng qua chuyển khoản, séc, ủy nhiện chi.
12. Khách hàng thanh toán tiền hàng cho công ty hay kiến nghị của khách hàng
13. Phản hồi kiến nghị của khách hàng, thông báo về công nợ.
14. Căn cứ về tình hình công nợ của khách hàng.
15. Căn cứ số liệu ghi sổ, báo cáo.

_15_

_15_

Page 15 of 23


Bài thảo luận Hệ thống thông tin

SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC DƯỚI Đ1.2.1.
ỈNH: Xử lý lệnh
bán hàng
1. Chức năng nhận và xử lý yêu cầu đặt hàng của khách hàng
Danh mục kho hàng
Đơn đặt hàng

1.1.1
Nhận xử lý đơn
1.2.2.
ập phiếu
đặt L
hàng
xuất kho

Danh mục khách hàng

(1)

Khách
Khách
hànghàng

(2)

1.1.2
Xử lý đơn đặt
hàng
1.2.3.
Gửi hàng,
giao hàng cho khách
hàng

(3)ất kho và gửi hàng cho khách hàng
2. Chức năng xu
1.1.3
Lập lệnh bán
hàng
1.2.4. Ghi thẻ kho,
chuyển chứng từ
Công ty vân tải
cho bộ phận kế
toán
(5) hàng
Thông tin trả lời đơn

Thông tin bán hàng

1.1.4
Gửi thông báo cho
khách hàng

Danh mục hàng hóa

Danh mục kho hàng

Danh mục khách hàng

Danh mục hàng
Hệhóa
thống sổ cái, báo cáo

Page 16 of 23


Bài thảo luận Hệ thống thông tin

Page 17 of 23


Bài thảo luận Hệ thống thông tin

Giải thích:
1. Thông tin cho khách hàng
2. Giao hàng và chứng từ cho khách hàng
3. Hóa đơn vận chuyển, biên bản giao nhận
4. Hàng hóa, biên bản giao nhận
5. Trả phí vận chuyển

Page 18 of 23


Bài thảo luận Hệ thống thông tin

3. Chức năng lập hóa đơn
1.3.1. Nhập chứng từ
phiếu xuất kho, biển
bản gửi hàng, kiểm
tra đối chiếu các
chứng từ liên quan

Danh mục chứng từ và phiếu thanh toán

Danh mục hàng hóa

Hóa đơn gửi ký

1.3.2. Lập hóa đơn
bán hàng

Giám đốc

Hệ thống hóa đơn

Hóa đơn đã ký

Gửi hóa đơn cho khách
hàng

1.3.3. Gửi hóa đơn
cho khách hàng

Khách hàng

Cung cấp số liệu cho lập báo
cáo

Sổ cái, báo cáo

Phòng kế toán

Danh mục khách hàng

1.3.4. Lưu chứng từ,
theo dõi sổ chi tiết
phải thu khách hàng

Phòng kế toán

Page 19 of 23


Bài thảo luận Hệ thống thông tin

4. Chức năng nhận thanh toán
Danh mục KH
1.4.1
Tiếp nhận yêu cầu về
chiết khấu, giảm giá
hàng trả lại của khách
hàng.

(1)

Khách hàng

Danh mục thời
hạn chiết khấu

(2)
1.4.2
Xét duyệt giảm nợ, xóa
nợ phải thu.

(3)

Hệ thống hóa đơn

Ngân hàng
(4)
1.4.3
Thu tiền, nộp tiền vào
ngân hàng.

(5)

Giải thích:
1: Thông tin yêu cầu về
(6)chiết khấu, giảm giá.
2: Thông tin trả lời.
3: Thanh toán tiền.
c
1.4.4

4: Giấy báo Giám
có, ủyđốnhiệm
chi.
(7) 5.Nộp tiền vào ngân hàng.
Nhập dữ liệu, lưu
Sổ cái, báo cáo

(8)

chứng từ theo dõi trên
sổ.

Danh mục chứng từ và các
phiếu thanh toán

(9)
Phòng kế toán

Hệ thống sổ cái, báo cáo

Page 20 of 23


Bài thảo luận Hệ thống thông tin

6. Ký duyệt
7: Chứng từ thu tiền.
8: Cung cấp số liệu vào sổ cái, báo cáo.
9: Cung cấp chứng từ thanh toán.

Page 21 of 23


Bài thảo luận Hệ thống thông tin

Page 22 of 23


Bài thảo luận Hệ thống thông tin

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Slide Bài giảng môn HTTTKT – Hàn Minh Phương – ĐHTM.
2. Hệ thống thông tin kế toán – Nguyễn Thế Hưng – NXB Thống
Kê – 2008.
3. Phần mền kế toán Fast accounting

Page 23 of 23