Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần thiết bị Điện – Điện tử Việt Nhật

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: Ths. Nguyễn Thị Mỹ

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU..................................................................................................1
CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT
LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ ĐIỆN – ĐIỆN TỬ................3
VIỆT NHẬT.....................................................................................................3
1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần thiết bị Điện – Điện
tử Việt Nhật..................................................................................................3
1.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần thiết bị Điện –
Điện tử Việt Nhật......................................................................................3
1.1.2 Danh mục nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần thiết bị Điện –
Điện tử Việt Nhật......................................................................................4
1.1.3 Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần thiết bị Điện – Điện tử
Việt Nhật....................................................................................................6
1.1.4 Phương pháp tính giá nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần thiết
bị Điện – Điện tử Việt Nhật......................................................................6
1.1.4.1 Giá thực tế vật tư nhập kho.......................................................6
1.1.4.2 Giá thực tế vật tư xuất kho........................................................7
1.2. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần thiết
bị Điện – Điện tử Việt..................................................................................8
1.2.1 Tổ chức công tác thu mua nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần
thiết bị Điện – Điện tử Việt Nhật.............................................................8
1.2.2 Tổ chức sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần thiết bị
Điện – Điện tử Việt Nhật........................................................................10
1.2.3 Tổ chức hệ thống kho tàng, bến, bãi tại Công ty Cổ phần thiết bị
Điện – Điện tử Việt Nhật........................................................................10
1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Cổ phần thiết bị Điện – Điện tử
Việt Nhật......................................................................................................11

Đoàn Thị Thanh: LT – KT11B


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: Ths. Nguyễn Thị Mỹ

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ ĐIỆN – ĐIỆN TỬ VIỆT NHẬT..........14
2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thiết bị Điện
– Điện tử Việt Nhật....................................................................................14
2.1.1. Chứng từ sử dụng:.......................................................................14
2.1.2 Thủ tục nhập - xuất kho nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần
thiết bị Điện – Điện tử Việt Nhật...........................................................14
2.1.2.1 Thủ tục nhập kho.....................................................................14
2.1.2.2 Thủ tục xuất kho......................................................................17
2.1.3. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ
phần thiết bị Điện – Điện tử Việt Nhật..................................................24
Trình tự luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau:..................................24
2.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thiết bị
Điện – Điện tử Việt Nhật...........................................................................29
2.2.1. Tài khoản sử dụng........................................................................29
2.2.2 Kế toán tổng hợp các trường hợp nhập kho Nguyên vật liệu.....30
2.2.3 Kế toán tổng hợp các trường hợp xuất kho Nguyên vật liệu.......34
2.2.4 Kế toán tổng hợp các trường hợp kiểm kê thừa, thiếu và không
sử dụng hết nguyên vật liệu...................................................................34
2.2.4.1 Trường hợp kiểm kê thừa nguyên vật liệu...............................34
2.2.4.2 Trường hợp kiểm kê thiếu nguyên vật liệu..............................34
2.2.4.3. Trường hợp vật tư đã xuất kho nhưng không sử dụng hết.....35

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ ĐIỆN – ĐIỆN TỬ VIỆT NHẬT..........42
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty
và phương hướng hoàn thiện...................................................................42
3.1.1. Ưu điểm.........................................................................................42

Đoàn Thị Thanh: LT – KT11B


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: Ths. Nguyễn Thị Mỹ

3.1.2. Nhược điểm...................................................................................45
3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ
phần Thiết bị Điện – Điện tử Việt Nhật...................................................46
3.2.1- Về công tác quản lý nguyên vật liệu............................................46
3.2.2 Về tài khoản sử dụng....................................................................49
3.2.3 Về phương pháp tính giá..............................................................53
3.2.4 Về phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu.........................53
KẾT LUẬN....................................................................................................57
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................59

Đoàn Thị Thanh: LT – KT11B


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: Ths. Nguyễn Thị Mỹ

DANH MỤC VIẾT TẮT TRONG BÁO CÁO

CHỮ VIẾT TẮT

CHỮ VIẾT ĐẦY ĐỦ

KD
NVL

Kinh Doanh
Nguyên vật liệu

CCDC

Công cụ dụng cụ

TSCĐ

Tài sản cố định

DN

Doanh nghiệp

QĐ

Quyết định

GTGT
VNĐ

BTC
NVL
NKC
TK
TT
TSCĐ

Giá trị gia tăng
Việt nam đồng
Bộ tài chính
Nguyên vật liệu
Nhật ký chung
Tài khoản
Thông tư
Tài sản cố định

HĐKD

Hoạt động kinh doanh

DN
CP
ĐK
CK
CT

Doanh nghiệp
Cổ phần
Đầu ky
Cuối ky

Công trình

DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1: Trích một số hạng mục công trình..................................................... 19
Biểu 1: Hóa đơn giá trị gia tăng......................................................................15

Đoàn Thị Thanh: LT – KT11B


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: Ths. Nguyễn Thị Mỹ

Biểu 2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư..............................................................16
Biểu 3: Phiếu nhập kho vật tư.........................................................................17
Biểu 4: Phiếu yêu cầu xuất vật tư....................................................................21
Biểu 5: Phiếu xuất kho...................................................................................23
Biểu 6: Thẻ kho...............................................................................................26
Biểu 7: Sổ chi tiết vật liệu tài khoản 152........................................................27
Biểu 8: Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn nguyên vật liệu...........................28
Biểu 9: Phiếu chi.............................................................................................31
Biểu 10: Hóa đơn giá trị gia tăng trả lại hàng mua.........................................33
Biểu 11: Phiếu báo vật tư còn lại cuối ky........................................................36
Biểu 12: Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu.....................................................37
Biểu 13: Phiếu nhập kho vật tư.......................................................................38
Biểu 14: Sổ nhật ký chung..............................................................................39
Biểu 15: Sổ cái Tài khoản 152........................................................................40
Biểu 16: Sổ cái Tài khoản 621........................................................................41
Biểu 17: Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ................................48
Biểu 18: Sổ chi tiết tài khoản 151...................................................................51

Biểu 19: Sổ cái Tài khoản 151........................................................................52
Biểu 20: Bảng kê nhập vật tư..........................................................................55
Biểu 21: Bảng kê xuất vật tư...........................................................................56

DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 3: Trình tự luân chuyển chứng từ nhập – xuất kho NVL......................24
Sơ đồ 1: Quy trình quản lý nguyên vật liệu nhập kho.....................................11
Sơ đồ 2: Quy trình quản lý nguyên vật liệu xuất kho......................................12

Đoàn Thị Thanh: LT – KT11B


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Đoàn Thị Thanh: LT – KT11B

GVHD: Ths. Nguyễn Thị Mỹ


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: Ths. Nguyễn Thị Mỹ

LỜI MỞ ĐẦU
Việt Nam trở thành thành viên chính thức của Tổ chức Thương mại thế
giới (WTO) tạo ra cơ hội mới cho các doanh nghiệp hội nhập với nền kinh tế
thị trường mở nhưng cũng đặt ra những thách thức buộc các doanh nghiệp tự
đổi mới để tồn tại và phát triển.
Để các doanh nghiệp sản xuất, xây lắp có thể phát huy được hết khả
năng, tiềm lực của mình và đảm bảo công tác sản xuất, thi công luôn ổn định

không bị gián đoạn thì một trong những vấn đề được quan tâm hàng đầu là
nguyên vật liệu cung cấp cho quá trình sản xuất, thi công phải được đáp ứng
một cách kịp thời, đầy đủ về cả số lượng và chất lượng mẫu mã chủng loại.
Một doanh nghiệp xây lắp nhất thiết phải có nguyên vật liệu, chi phí
nguyên vật liệu luôn chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Do đó
một trong những mối quan tâm của doanh nghiệp xây lắp là công tác tổ chức
ghi chép, phản ánh chi tiết, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển,
nhập, xuất và tồn kho vật liệu, tính toán giá thành thực tế của vật liệu thu mua
tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng vật liệu cả về số lượng, chất lượng về
mặt hàng.
Do vậy, để đảm bảo chi phí nguyên vật liệu cũng như chi phí sản xuất
được chính xác cũng như để bảo toàn vốn trong quá trình sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp thì kế toán nguyên vật liệu phải là một công cụ phục vụ đắc
lực cho công tác quản lý. Và để thực hiện được vai trò kiểm tra, giám sát chi
phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp thì kế toán cần thiết phải thực
hiện tốt chế độ kế toán hiện hành phù hợp với doanh nghiệp mình.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu,
trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần thiết bị Điện – Điện tử Việt Nhật
em đã mạnh dạn đi sâu vào nghiên cứu và tìm hiểu công tác kế toán nguyên
vật liệu với mục đích nhằm nâng cao hiểu biết về công tác kế toán nguyên vật

Đoàn Thị Thanh: LT – KT11B

1


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: Ths. Nguyễn Thị Mỹ

liệu và có cơ hội để so sánh đối chiếu thực tế với những kiến thức lý thuyết
chuyên ngành đã được học.
Dưới sự quan tâm, giúp đỡ của cô Nguyễn Thị Mỹ cùng các cô chú, anh
chị trong Công ty Cổ phần thiết bị Điện – Điện tử Việt Nhật, Em đã hoàn thành
bài chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Chuyên đề được chia làm 3 chương:
Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ
phần thiết bị Điện – Điện tử Việt Nhật
Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần thiết
bị Điện – Điện tử Việt Nhật
Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần
thiết bị Điện – Điện tử Việt Nhật

Đoàn Thị Thanh: LT – KT11B

2


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: Ths. Nguyễn Thị Mỹ

CHƯƠNG 1
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ ĐIỆN – ĐIỆN TỬ
VIỆT NHẬT
1.1.

Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần thiết bị Điện – Điện
tử Việt Nhật

1.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần thiết bị Điện – Điện tử
Việt Nhật
Nguyên vật liệu tại Công ty Cổ Phần thiết bị Điện – Điện tử Việt Nhật
được mua sắm chủ yếu bằng nguồn vốn lưu động.
Toàn bộ nguyên vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất, giá trị của nó
được bảo tồn và được dịch chuyển toàn bộ vào quá trình tạo lên sản phẩm xây
lắp.
Nguyên vật liệu thường đa dạng về mẫu mã, chủng loại từ các loại vật
liệu cồng kềnh đến các loại vật liệu nhỏ bé.
Do đặc điểm khác biệt ngành nghề chính của Công ty là lắp đặt hệ
thống điện – hệ thống cấp thoát nước công trình. Công ty không xây dựng
định mức cho nguyên vật liệu. Để tiến hành thi công công trình đáp ứng nhu
cầu của thị trường nói chung và của từng khách hàng nói riêng. Công ty cần
sử dụng một lượng rất lớn các vật tư khác nhau cả về mẫu mã và chủng loại.
Chẳng hạn: Những nguyên vật liệu của nghành điện như dây điện, bóng điện,
quạt điện, công tắc, ổ cắm,… Những nguyên vật liệu nghành nước như: ống
nước, ren, phao, vòi,… Ngoài sự đa dạng về các loại nguyên vật liệu, còn có
sự phong phú về chủng loại của mỗi nguyên vật liệu. Ví dụ: dây điện gồm có
các loại dây 1x6mm2, dây 1x2,5mm2, dây 2x6mm2,… ống nước gồm các
loại như ống Ø 75, ống Ø 48, ống Ø 34,…

Đoàn Thị Thanh: LT – KT11B

3


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: Ths. Nguyễn Thị Mỹ

1.1.2 Danh mục nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần thiết bị Điện – Điện tử
Việt Nhật
STT Nhóm NVL
I
Phần Điện
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
… …
II
Phần nước
1
2
3
4
5

6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

Mã NVL

Tên NVL

DAY1
DAY2
DAY3
DAY4
TUYP1
TUYP2
QUAT1
QUAT2
OCAM1
OCAM2
CTAC1
CTAC2
BANG1
BANG2
TU1

CAU1
PHAO1
…

Dây 1 x 6mm2
Dây 1 x 2,5mm2
Dây 2x1mm2
Dây cáp 2x6mm2
Bóng tuyp đôi 40W
Bóng tuyp đơn 40W
Quạt trần vinawind
Quạt tường vinawind
Ổ cắm đôi
Ổ cắm đơn
Công tắc đơn
Công tắc đôi
Bảng nhựa 20x30
Bảng nhựa 10x15
Tủ điện tôn
Cầu dao
Phao điện
…

ONGNHUA1
ONGNHUA2
ONGNHUA3
ONGNHUA4
CUT1
CUT2
CUT3

CUT4
TE1
CB1
ZACCO1
ZACCO2
VAN1
VAN2
REN1

Ống nhựa Ø 75
Ống nhựa Ø 48
Ống nhựa Ø 34
Ống nhựa Ø 27
Cút ren 75
Cút ren 48
Cút ren 34
Cút ren 27
Tê 48
Chuyển bộ 48/27
Zacco 48
Zacco 27
Van 48
Van 27
Ren ngoài 34/27

Đoàn Thị Thanh: LT – KT11B

Ghi chú

4

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
…

…

REN2
REN3
REN4
PHAO1
CHAU1
CHAU2
VOI1
VOI2
GIA1
BON1
…

GVHD: Ths. Nguyễn Thị Mỹ

Ren 27
Ren 48
Ren trong
Phao
Chậu đôi
Chậu đơn
Vòi chậu đôi
Vòi chậu đơn
Giá chậu
Bồn Inox 1500L
…

1.1.3 Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần thiết bị Điện – Điện tử Việt
Nhật
Trong các doanh nghiệp xây lắp, vật tư - thiết bị bao gồm rất nhiều loại
khác nhau. Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng
loại vật liệu phục vụ cho kế hoạch quản trị… cần thiết phải tiến hành phân
loại, phân nhóm nguyên vật liệu.
Trước hết đối với vật liệu, căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng
trong quá trình thi công xây lắp, căn cứ vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp
thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:
+ Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh
nghiệp xây lắp, là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể chính của sản phẩm.
Các nguyên vật liệu chính của công ty bao gồm: Các loại bóng đèn, dây cáp
điện, công tắc, ổ cắm, quạt điện, atomat,…
+ Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất,
không cấu thành thực thể chính của sản phẩm. Vật liệu phụ chỉ tác dụng phụ

Đoàn Thị Thanh: LT – KT11B

5


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: Ths. Nguyễn Thị Mỹ

trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm: Làm tăng chất lượng vật liệu
chính và sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ thi công, cho nhu
cầu công nghệ kỹ thuật bao gói sản phẩm. Các vật liệu phụ của Công ty như:
Ren trong, ren ngoài, van, keo, vít nở, băng dính,…
+ Vật liệu khác: Là những vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất
( các phế liệu thu hồi từ quá trình thi công).
1.1.4 Phương pháp tính giá nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần thiết bị
Điện – Điện tử Việt Nhật
1.1.4.1 Giá thực tế vật tư nhập kho
Công ty Cổ phần thiết bị Điện – Điện tử Việt Nhật là doanh
nghiệp xây lắp với quy mô rộng nên việc nhập xuất nguyên
vật liệu diễn ra một cách thường xuyên, liên tục đối với từng
thứ, từng loại nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu ở Công ty được
hình thành từ mua ngoài, kế toán của Công ty đã sử dụng giá
thực tế để hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình nhập - xuất
kho nguyên vật liệu.
Giá gốc
NVL

Giá mua
=

Mua ngoài

ghi trên +

Các loại thuế
không được

hóa đơn

hoàn lại

Chi phí có liên
+

quan trực tiếp đến +
trình mua hàng

Các khoản
TM, GGHB

Ví dụ: Theo hóa đơn số 0052728 Ngày 2/11/2011. Công ty nhập kho
(theo PNK5838) 50 thiết bị quạt tường của Công ty TNHH Nhà Nước MTV
Điện cơ Thống Nhất với:
- Giá mua: 14.000.000 VND
- Thuế GTGT 10%: 1.400.000 VND

Đoàn Thị Thanh: LT – KT11B

6

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: Ths. Nguyễn Thị Mỹ

=> Giá thực tế nhập kho của số quạt tường trên là 14.000.000 VND
1.1.4.2 Giá thực tế vật tư xuất kho
Để phản ánh giá thực tế xuất kho, kế toán ở Công ty cổ phần Thiết bị
Điện – Điện tử Việt Nhật sử dụng cách tính giá thực tế vật liệu xuất kho bằng
phương pháp bình quân cả ky dự trữ. Theo đó, giá thực tế xuất kho căn cứ vào
tổng số lượng tồn đầu ky và tổng số lượng nhập trong ky.
Giá trị thực tế NVL tồn đầu ky + Giá trị thực tế NVL nhập trong ky
Đơn giá bình quân =
Số lượng NVL tồn đầu ky + Số lượng NVL nhập trong ky

=> Giá trị NVL thực tế xuất kho = Đơn giá bình quân x Số lượng NVL xuất kho

Đoàn Thị Thanh: LT – KT11B

7


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: Ths. Nguyễn Thị Mỹ

Ví dụ:
- Tồn đầu tháng 11/ 2011 của thiết bị Quạt điện là: 20 chiếc, thành tiền là
5.800.000 VND
- Ngày 03/11/2011, nhập: 50 chiếc, đơn giá 280.000 VND, thành tiền
14.000.000 VND

- Ngày 24/11/2011 nhập: 30 chiếc, đơn giá 290.000 VND, thành tiền
8.700.000 VND
5.800.000 + 14.000.000 + 8.700.000
= > Đơn giá bình quân =
hàng xuất kho trong ky

= 285.000 VND
20 + 50 + 30

=> Giá trị thực tế xuất kho ngày 03/11/2011:
= 24 x 285.000 = 6.840.000 VND
=> Giá trị thực tế xuất kho ngày 20/11/2011:
= 32 x 285.000 = 9.120.000 VND
=> Giá trị thực tế xuất kho ngày 26/11/2011:
= 18 x 285.000 = 5.130.000 VND
1.2.

Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần thiết
bị Điện – Điện tử Việt

1.2.1 Tổ chức công tác thu mua nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần thiết
bị Điện – Điện tử Việt Nhật
Ở Công ty Cổ phần thiết bị Điện - Điện tử Việt Nhật, kế hoạch thu mua
nguyên vật liệu được xây dựng dựa trên các hợp đồng mà công ty đã ký kết
được. Do vậy căn cứ vào hợp đồng mà bộ phận thu mua vật tư tiến hành thu
mua vật tư phục vụ kịp thời cho đội thi công hoàn thiện công trình.

Đoàn Thị Thanh: LT – KT11B

8

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: Ths. Nguyễn Thị Mỹ

Nguồn cung cấp vật tư: Vật tư phục vụ cho công tác sản xuất của Công
ty ở trong nước không phải nhập khẩu. Đây là điều kiện khá thuận lợi cho
công tác thu mua vật liệu. Bởi nơi thu mua sẽ ảnh hưởng đến giá cả thu mua
nguyên vật liệu, từ đó sẽ ảnh hưởng đến chi phí sản xuất, giá thành, thu nhập
và lợi nhuận. Những ảnh hưởng trên có quan hệ tỷ lệ nghịch với nhau, nếu nơi
cung cấp nguyên vật liệu của Công ty ở xa ngoài những chi phí chung như
nhà kho, bến bãi Công ty còn phải trả khoản chi phí vận chuyển, nếu ở gần thì
chi phí vận chuyển thấp, giá thành của sản phẩm thấp, sản phẩm được khách
hàng tin dùng được nhiều lợi nhuận và thu nhập bình quân đầu người cao, tạo
nhiều công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên. Còn nếu chi phí vận
chuyển, cộng các chi phí liên quan cao thì nó sẽ đội giá thành của công trình
lên, sản phẩm không đủ sức cạnh tranh với thị trường về giá cả thì dẫn đến
tình trạng sản phẩm của Công ty sản xuất ra không được khách hàng tin dùng,
dẫn đến lợi nhuận giảm và thu nhập bình quân người/tháng giảm xuống. Do
đó vấn đề mua sản phẩm ở đâu và như thế nào đó cũng là vấn đề cần quan
tâm ở Công ty. Do đó mà công ty đã xây dựng cho mình một số các nhà cung
cấp thân thiết. Các đơn vị thường xuyên cung cấp vật liệu cho Công ty:
+ Công ty TNHH ELECOM ( Thiết bị điện)
+ Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ 358
+ Công ty Thương mại Đại An
+ Công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật ( TSC): Nhà cung thiết bị cấp thoát
nước

Đoàn Thị Thanh: LT – KT11B

9


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: Ths. Nguyễn Thị Mỹ

Với những khách hàng thường xuyên có ký các hợp đồng mua bán, Công
ty chủ yếu áp dụng theo phương thức mua hàng trả chậm, đôi khi mua theo
phương thức trả tiền ngay.
Theo quy định của Công ty, khi mua nguyên vật liệu yêu cầu cần phải có
hoá đơn GTGT do bộ tài chính phát hành kèm theo, trong ít trường hợp mua
của cá nhân không có hoá đơn đỏ thì người bán phải viết giấy biên nhận ghi
rõ loại vật liệu mua về, số lượng, đơn giá, thành tiền
Phòng kế hoạch kinh doanh tìm kiếm nguồn cung cấp thích hợp, đảm
bảo nguyên vật liệu đúng chất lượng, đủ số lượng và hợp lý về giá cả:
- Giao dịch, thu mua nguyên vật liệu theo yêu cầu
- Theo dõi, kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu
- Đưa hàng về kho hoặc về chân công trình.
- Theo dõi các đơn đặt hàng và tình hình thanh toán cho các nhà cung cấp
1.2.2 Tổ chức sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần thiết bị Điện –
Điện tử Việt Nhật
Mỗi công trình đều đã có hạng mục riêng dựa trên hợp đồng và thiết kế
của khách hàng. Từ các hạng mục này, bộ phận kỹ thuật thi công tiến hành
thiết lập các mẫu mã chủng loại các loại vật tư – thiết bị cần sử dụng cho mỗi
công trình. Theo đó, vật tư được đưa vào sử dụng hợp lý và đáp ứng đúng nhu
cầu công trình.
1.2.3 Tổ chức hệ thống kho tàng, bến, bãi tại Công ty Cổ phần thiết bị Điện
– Điện tử Việt Nhật

Nếu như khâu thu mua ảnh hưởng đến số lượng sản phẩm được sản xuất
ra, nguồn cung cấp vật tư ảnh hưởng đến giá thành, lợi nhuận, thì nhân tố kho
tàng cũng tác động đến chất lượng của công trình hoàn thành. Chính vì vậy, tổ
chức hệ thống kho tàng để bảo quản vật tư là điều kiện cần thiết và không thể
thiếu được ở bất ky doanh nghiệp nào. Ở Công ty cổ phần thiết bị Điện – Điện
Đoàn Thị Thanh: LT – KT11B

10


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: Ths. Nguyễn Thị Mỹ

tử Việt Nhật vật tư mua về đưỡc chuyển về kho công ty hoặc chuyển thẳng về
công trình. Đối với kho công ty hay kho công trình thì đều được để riêng rẽ
giữa vật liệu ngành điện và vật liệu ngành nước. Kho công ty do thủ kho có
trách nhiệm quản lý, bảo quản, kiểm kê kho. Kho công trình do bộ phận kỹ
thuật – thi công tự quản lý, bảo quản và kiểm kê.
Kho tại công ty gồm 2 nhà kho phục vụ trực tiếp:
+ Kho vật liệu ngành điện: Dây điện, ổ cắm, tủ điện, ghen nhựa…
+ Kho vật liệu ngành nước: Ống nhựa, van, cút, ren, chuyển bộ …
Mỗi loại vật liệu đều được sắp xếp 1 cách khoa học hợp lý, đảm bảo chất
lượng các vật liệu được bảo quản tốt nhất.
Riêng đối với các nguyên vật liệu đã xuất cho bộ phận thi công công
trình, trong quá trình thi công mà chưa sử dụng hết thì phải hoàn lại kho công
ty hoặc nếu còn cần sử dụng thêm cho công trình thì phải bảo quản vào kho
riêng của chính công trình sao cho vật tư thiết bị được đảm bảo về số lượng
và chất lượng tốt nhất.
1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Cổ phần thiết bị Điện – Điện tử Việt

Nhật

Sơ đồ 1: Quy trình quản lý nguyên vật liệu nhập kho
Cán
bộ thu
mua

1
Thu
mua
NVL

Ban
kiểm
nghiệm

Thủ kho

2

3

Kiểm
nghiệm
vật tư
nhập kho

Đoàn Thị Thanh: LT – KT11B

- Nhập kho

- Bảo quản
và kiểm kê
kho

Kế toán vật tư

4
- Tập hợp PNK,
Hóa đơn, chứng từ
- Lập sổ chi tiết và
tổng hợp NVL

11


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: Ths. Nguyễn Thị Mỹ

Sơ đồ 2: Quy trình quản lý nguyên vật liệu xuất kho
Bộ phận
kỹ thuật –
thi công

1
- Yêu cầu
xuất NVL
- Kiểm,
nhận NVL

Giám
đốc,
KTT

Thủ kho

3

2
- Kiểm tra
- Duyệt
lệnh xuất

- Xuất kho
- Kiểm tra số
lượng tồn
- Bảo quản và
kiểm kê kho

Kế toán vật tư

4
- Tập hợp PXK,
Hóa đơn, chứng từ
- Lập sổ chi tiết và
tổng hợp NVL

5
Nhìn vào 2 sơ đồ trên, ta có thể thấy được chức năng và nhiệm vụ của mỗi bộ
phận, cán bộ nhân viên trong công ty trong quá trình quản lý nguyên vật liệu.

Từ đó cho thấy, mỗi cán bộ phòng ban liên quan đều phải hoàn thành đúng
nhiệm vụ của mình. Đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh và việc quản lý
nguyên vật liệu đạt hiệu quả cao nhất:
- Phòng kinh doanh: Là bộ phận trực tiếp tìm hiểu nhà cung cấp nguyên
vật liệu cho công ty. Sau khi đã có các thông tin đầy đủ về nhà cung cấp,
phòng kinh doanh căn cứ vào báo cáo tồn kho cho các công trình, hạng mục
công trình để báo cáo lên Giám đốc, Giám đốc duyệt thì sẽ làm hợp đồng kinh
tế mua bán nguyên vật liệu với nhà cung cấp. Đồng thời, thu mua và cung ứng
nguyên vật liệu về kho và tới công trình.
- Bộ phận kỹ thuật – thi công: Có nhiệm vụ thiết kế các công trình, hạng
mục công trình theo hợp đồng với khách hàng, từ đó đưa ra số lượng nguyên
vật liệu cần thiết và lập phiếu yêu cầu cấp vật tư, sử dụng nguyên vật liệu một
cách tương đối chính xác. Đồng thời phải có trách nhiệm bảo quản những
nguyên vật liệu tại công trình, hạng mục công trình đang thi công.

Đoàn Thị Thanh: LT – KT11B

12


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: Ths. Nguyễn Thị Mỹ

- Thủ kho, kế toán vật tư: Có trách nhiệm báo cáo lên kế hoạch hàng tháng
về tình hình sử dụng nguyên vật liệu của công ty, luôn phải nắm bắt một cách
kịp thời để phục vụ cho công tác quản lý và thu mua nguyên vật liệu. Đặc biệt
là thủ kho phải có độ nhanh, nhạy, chính xác cao về tổng số nguyên vật liệu
nhập – xuất – tồn trong ngày, tháng, qua đó là căn cứ báo cáo lên kế toán vật
tư. Còn kế toán vật tư thì kiểm tra độ chính xác các hóa đơn chứng từ của bộ

phận thu mua nguyên vật liệu, kết hợp với các phiếu nhập kho – xuất kho bên
thủ kho căn cứ vào đó để hạch toán và thanh toán tiền hàng.

Đoàn Thị Thanh: LT – KT11B

13


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: Ths. Nguyễn Thị Mỹ

CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ ĐIỆN – ĐIỆN TỬ VIỆT NHẬT
2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thiết bị Điện –
Điện tử Việt Nhật
2.1.1. Chứng từ sử dụng:
Để tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán vật liệu nói chung và
kế toán chi tiết vật liệu nói riêng, thì trước hết phải bằng phương pháp chứng
từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ có liên quan đến nhập xuất vật
liệu. Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Tại Công ty cổ
phần thiết bị Điện – Điện tử Việt Nhật chứng từ kế toán được sử dụng trong
phần hạch toán kế toán chi tiết vật liệu là:
- Phiếu nhập kho vật liệu.
- Phiếu xuất kho vật liệu.
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
- Số (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu.
- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu.
2.1.2 Thủ tục nhập - xuất kho nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần thiết bị

Điện – Điện tử Việt Nhật
2.1.2.1 Thủ tục nhập kho
Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, khi hàng về đến nơi xét thấy cần thiết có
thể lập bản kiểm nghiệm để kiểm nhận và đánh giá vật liệu mua về ,cả về số
lượng ,chất lượng và quy cách từng mặt hàng .
Đội thu mua và nhập kho Nguyên vật liệu theo chế độ ban đầu chứng từ
gồm có:
+ Hóa đơn GTGT hàng mua
+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư

Đoàn Thị Thanh: LT – KT11B

14


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: Ths. Nguyễn Thị Mỹ

+ Phiếu nhập vật tư
+ Khi nhận được hoá đơn bán hàng, giấy báo nhận hàng của người bán
hàng gửi. Đội thu mua lập ban kiểm nghiệm để kiểm nghiêm số luợng, chất
lượng, quy cách vật tư. Cùng với hoá đơn GTGT, Thủ kho tiến hành nhập kho
sau khi kiểm nghiệm và bảo quản vật tư theo yêu cầu quản lý của Công ty.
Để hiểu rõ hơn về thủ tục nhập kho Nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần
thiết bị Điện – Điện tử Việt Nhật. Chúng ta đi vào nghiên cứu một số chứng
từ, số liệu thực tế về nguyên vật liệu tháng 11 năm 2011 như sau:
Biểu 1: Hóa đơn giá trị gia tăng
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Mẫu số 01GTKT3/001

Liên 2 : Giao cho khách hàng
Ngày 02/11/2011

Ký hiệu: AA/11P
Số: 0052728

Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Nhà nước MTV Điện cơ Thống Nhất
Địa chỉ
: 164 Nguyễn Đức Cảnh, Tương mai, Hoàng mai, HN
Họ và tên người mua hàng :
Tên đơn vị
: Công ty CP Thiết bị Điện – Điện tử Việt Nhật
Địa chỉ
: 9A Lê Quý Đôn, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Mã số thuế
: 0100100449
Hình thức thanh toán : TM/CK
STT
Tên hàng hóa ,dịch vụ
ĐVT Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
A
B
C
1
2
3 =1x2

01 Quạt treo tường Vinawind
C
50
280.000
14.000.000
Cộng tiền hàng
14.000.000
Thuế GTGT :
10%
1.400.000
Tổng tiền thanh toán :
15.400.000

Viết bằng chữ : Mười lăm triệu, bốn trăm nghìn đồng chẵn./.
Người mua hàng
Kế toán
Thủ trưởng đơn vị
(ký, ghi rõ họ tên)
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Sau khi đã có hoá đơn bán hàng, giấy báo nhận hàng về bộ phận thu mua
tiến hành kiểm nghiệm vật tư, sau đó thủ kho nhập kho vật tư. Ban kiểm
nghiệm gồm có người phụ trách vật tư và kế toán trên công ty và thủ kho.

Đoàn Thị Thanh: LT – KT11B

15


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: Ths. Nguyễn Thị Mỹ

Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty là thi công lắp đặt hệ thống
điện – hệ thống cấp thoát nước cho cả công trình nên hầu hết các vật tư mua
về đến đâu sử dụng hết đến đó. Đội luôn hạn chế tối đa việc tồn vật liệu.
Biểu 2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư
Công ty Cổ phần thiết bị Điện – Điện tử Việt Nhật

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Ngày 02/11/2011
Ban kiểm nghiệm gồm :
Ông : Nguyễn Minh Hà - Phó Giám Đốc - Trưởng ban
Bà

: Nguyễn Ngọc Lan - Kế toán vật tư - Thành viên

Bà

: Cao Thị Huyền - Thủ kho - Thành viên
Số lượng
Theo Thực Đúng

Tên mặt hàng, quy

STT

cách, phẩm chất
Quạt treo tường

1

vinawind

Thành viên

ĐVT

CT

nhập

Nhận xét

qc
Hàng mới

Chiếc

50

50

50

100%, chất
lượng tốt

Thành viên

Trưởng ban

Sau khi kiểm nghiệm thấy vật tư đủ về số lượng, đúng về quy cách.
Ban kiểm nghiệm chấp nhận cho nhập kho lô hàng. Thủ kho tiến hành nhập
kho vật tư:
Biểu 3: Phiếu nhập kho vật tư

Đoàn Thị Thanh: LT – KT11B

16


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: Ths. Nguyễn Thị Mỹ

Công ty Cổ phần Thiết bị Điện – Điện tử Việt Nhật

PHIẾU NHẬP KHO

Mẫu số 01 – VT

Ngày 02/11/2011
số :

5838

Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Minh Tuấn
Theo hoá đơn số : 0052728 ngày 02/11/2011
Nhập tại kho : Công ty
STT

01

Tên nhãn hiệu,quy cách

Mã

phẩm chất vật liệu

số

Quạt treo tường vinawind

ĐVT

Chiếc

Số lượng
theo

Thực

CT
50

nhập
50

Đơn giá

280.000

Tổng cộng

Thành tiền

14.000.000

14.000.000

Viết bằng chữ : Mười bốn triệu đồng chẵn./.
Số chứng từ gốc kèm theo: 01 hóa đơn GTGT
Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho
(ký, họ tên )

(Ký, họ tên )

Kế toán trưởng

Giám đốc

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

2.1.2.2 Thủ tục xuất kho
Căn cứ vào kế hoạch thi công công trình, các bộ phận quản lý thi công
công trình viết phiếu yêu cầu cấp vật tư, căn cứ vào đó thủ kho viết phiếu xuất

kho và tiến hành xuất kho cho bộ phận thi công.

Đoàn Thị Thanh: LT – KT11B

17


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: Ths. Nguyễn Thị Mỹ

Chứng từ xuất kho có nhiều loại, phụ thuộc vào mục đích xuất kho ở bộ
phận thi công. Khi các đội thi công ở các công trình có nhu cầu sử dụng vật tư
thì đến gặp thủ kho xin cấp vật tư, khi nhận được phiếu yêu cầu cấp vật tư thủ
kho viết phiếu xuất kho: 1liên thủ kho giữ, 1liên cho đội thi công xin cấp vật
tư giữ, đồng thời gửi lên các bộ phận liên quan ký duyệt.
Dựa vào nhu cầu sử dụng vật tư cho công trình. Bộ phận kỹ thuật – thi
công khi nhận được lệnh thi công tại công trình mới, tiến hành thiết kế các
hạng mục công trình theo mẫu hợp đồng. Đồng thời lập phiếu yêu cầu xuất
vật tư gửi về Phòng giám đốc ký duyệt. Sau khi Giám đốc đã ký duyệt, thủ
kho tiến hành xuất kho vật tư cho từng bộ phận thi công, từng công trình để
tiến hành thi công cho đúng tiến độ của công trình.
Cụ thể, vào ngày 28/10/2011, Công ty ký kết hợp đồng thi công lắp đặt
hệ thống điện và hệ thống cấp thoát nước cho Công trình dãy nhà C, Trường
THPT Mao Điền, Huyện Cẩm Giàng, Tỉnh Hải Dương.
Trích từ hợp đồng, Công trình dãy nhà C, Trường THPT Mao Điền gồm
1 dãy nhà 03 tầng, mỗi tầng gốm 4 phòng học, 1 phòng chờ, 2 nhà vệ sinh.
Một số yêu cầu về hạng mục công trình như sau:

Đoàn Thị Thanh: LT – KT11B

18


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: Ths. Nguyễn Thị Mỹ

Bảng 1: Trích một số hạng mục công trình
STT

1

2
3
4

5

Hạng mục

Yêu cầu

Bóng đèn tuyp đôi
Bóng đèn tuyp đơn
Quạt trần
Phòng học
Quạt treo tường
Bảng điện
Atomat

Bóng đèn tuyp đôi
Quạt treo tường
Phòng chờ
Ổ điện
Atomat
Bóng điện ốp tường
Hành lang
Công tắc
Bóng đèn ốp tường
Cầu thang Công tắc
Atomat
Bóng đèn ốp tường
Bồn cầu
Bệ tiểu tiện
Chậu rửa mặt
Nhà vệ sinh Gương

Số
lượng
4
2
4
1
3
2
2
4
2
1
8

3
2
2
5
2
2
5
1
1

Ghi chú
Gồm 12 phòng học

Gồm 3 phòng chờ

Gồm 3 dãy hành lang
Cho 3 tầng
Gồm 6 nhà vệ sinh ( 3 cho
nam, 3 cho nữ)
- Đối với Phòng vệ sinh của
Nữ là bệ xổm
- Đối với Phòng vệ sinh nam
là bệ đứng

…

…
…
…
Và lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước cho toàn công trình ( dãy nhà C)

Đoàn Thị Thanh: LT – KT11B

19