Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ Phần Kiểm Định Việt Nam - Vinacity

Trường ĐH KTQD

Chuyên đề thực tập

MỤC LỤC
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU..............................................................iv
1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Kiểm Định Việt Nam...3
1.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu trong Công ty Cổ phần Kiểm Định Việt
Nam...........................................................................................................3
1.1.2. Phân loại nguyên vật liệu tại công ty Công ty cổ phần kiểm định
Việt Nam....................................................................................................4
1.2. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần kiểm định
Việt Nam........................................................................................................6
1.2.1. Lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu............................................6
1.2.2. Thu mua nguyên vật liệu.................................................................6
1.2.3. Dự trữ nguyên vật liệu.....................................................................7
1.2.4. Sử dụng nguyên vật liệu..................................................................7
1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty cổ phần kiểm định Việt
Nam...............................................................................................................8
CHƯƠNG 2....................................................................................................10
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI............................10
CÔNG TY CỔ PHẦN KIỂM ĐỊNH VIỆT NAM.......................................10
2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần kiểm định Việt
Nam.............................................................................................................10
2.1.1.Hệ thống chứng từ, sổ sách sử dụng:..............................................10
2.1.2. Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu...........................11
2.1.2.1. Trình tự thủ tục nhập kho nguyên vật liệu..............................12
2.1.2.2. Trình tự thủ tục xuất kho nguyên vật liệu...............................21

SV: Nguyễn Thị Thùy Vân - Lớp KT2-K12A

i


Trường ĐH KTQD

Chuyên đề thực tập

2.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty cổ phần kiểm định Việt
Nam.............................................................................................................32
2.2.1. Đánh giá nguyên vật liệu...............................................................32
2.2.2. Tài khoản sử dụng.........................................................................33
2.2.3.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu nhập kho...................................34
2.2.4. Kế toán tổng hợp xuất NVL:.........................................................34
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ
phần kiểm định Việt Nam............................................................................39
3.1.1. Ưu điểm.........................................................................................39
3.1.2. Nhược điểm...................................................................................42
3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần
kiểm định Việt Nam.....................................................................................44
3.2.1. Về công tác quản lý nguyên vật liệu.............................................44
3.2.2. Về tài khoản sử dụng, phương pháp tính giá và phương pháp kế
toán..........................................................................................................45
3.2.2.1. Tài khoản sử dụng..................................................................45
3.2.2.2. Phương pháp tính giá..............................................................46
3.2.2.3. Phương pháp kế toán..............................................................46
3.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ...........................................46
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................51
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN..........................................53

SV: Nguyễn Thị Thùy Vân - Lớp KT2-K12A

ii


Trường ĐH KTQD

Chuyên đề thực tập

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

TT

Ký hiệu viết tắt

Viết đầy đủ

01

GTGT

Giá trị gia tăng

02

TK

Tài khoản

03

NVL

Nguyên vật liệu

04

ĐVT

Đơn vị tính

05

BTC

Bộ tài chính

06

SH

Số hiệu

07

DN

Doanh nghiệp

08

QL

Quản lý

09

TN

Thí nghiệm

SV: Nguyễn Thị Thùy Vân - Lớp KT2-K12A

iii


Trường ĐH KTQD

Chuyên đề thực tập

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.1:

Trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi
thẻ song song............................Error: Reference source not found
Sơ đồ 3.1: Quy trình thực hiện công tác kế toán bằng phần mềm Misa tại
công ty Cổ Phần Kiểm Định Việt Nam. . .Error: Reference source
not found
BẢNG
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU..............................................................iv

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU..............................................................iv
CHƯƠNG 2....................................................................................................10
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI............................10
CÔNG TY CỔ PHẦN KIỂM ĐỊNH VIỆT NAM.......................................10
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................51
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................51
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN..........................................53
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN..........................................53

SV: Nguyễn Thị Thùy Vân - Lớp KT2-K12A

iv


Trường ĐH KTQD

Chuyên đề thực tập

LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát
triển nhất định phải có phương án kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế. Để đứng
vững và phát triển trong điều kiện: có sự cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp
phải nắm bắt và đáp ứng được tâm lý, nhu cầu của người tiêu dùng với sản
phẩm có chất lượng cao, giá thành hạ, mẫu mã phong phú, đa dạng chủng
loại. Muốn vậy các doanh nghiệp phải giám sát tất cả các quy trình từ khâu
thu mua vật liệu đến khâu sản xuất và tiêu thụ sản phẩm nhằm bảo toàn và
tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn, giữ uy tín với bạn hàng, thực hiện đầy đủ
nghĩa vụ với nhà nước, cải thiện đời sống vật chất và tinh thần của cán bộ
công nhân viên, doanh nghiệp đảm bảo có lợi nhuận để tích lũy và mở rộng
phát triển sản xuất kinh doanh.

Để đạt được mục tiêu lợi nhuận: đạt lợi nhuận cao và an toàn trong hoạt
động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải tiến hành đồng bộ các biện pháp
quản lý, trong đó công tác hạch toán kế toán là công cụ quan trọng không thể
thiếu để tiến hành quản lý các hoạt động kinh tế, kiểm tra việc sử dụng, quản
lý tài sản, hàng hóa nhằm đảm bảo tính năng động, sáng tạo và tự chủ trong
hoạt động sản xuất kinh doanh, tính toán và xác định hiệu quả của từng hoạt
động sản xuất kinh doanh, làm cơ sở vạch ra chiến lược kinh doanh.
Sau thời gian tìm hiểu thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh cũng
như bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Kiểm Định Việt Nam - Vinacity, em
nhận thấy kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu là một bộ phận quan
trọng trong quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, nên luôn đòi
hỏi phải được hoàn thiện. Vì vậy em quyết định đi sâu nghiên cứu công tác kế
toán của Công ty với đề tài: “ Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty
Cổ Phần Kiểm Định Việt Nam - Vinacity”
Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài với kết cấu gồm 3 chương:

SV: Nguyễn Thị Thùy Vân - Lớp KT2-K12A

1


Trường ĐH KTQD

Chuyên đề thực tập

- Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty Cổ
phần Kiểm Định Việt Nam.
- Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần
Kiểm Định Việt Nam.
- Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần

Kiểm Định Việt Nam.
Để hoàn thiện được đề tài này em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của
Cô giáo Tiến Sỹ Nguyễn Thị Minh Phương và sự tạo điều kiện giúp đỡ của
ban lãnh đạo Công ty,cùng các anh chị phòng kế toán Công ty.
Tuy nhiên phạm vi đề tài rộng và kiến thức còn nhiều hạn chế nên đề tài
của em khó tránh khỏi những thiếu sót. Em kính mong nhận được sự giúp đỡ,
chỉ bảo của cô giáo hướng dẫn cùng các thầy cô giáo bộ môn kế toán, và các
anh chị phòng kế toán của Công ty để đề tài của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, Tháng 5 Năm 2013
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Thùy Vân

SV: Nguyễn Thị Thùy Vân - Lớp KT2-K12A

2


Trường ĐH KTQD

Chuyên đề thực tập

CHƯƠNG 1
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KIỂM ĐỊNH VIỆT NAM
VINACITY
1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Kiểm Định Việt
Nam
1.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu trong Công ty Cổ phần Kiểm Định Việt
Nam

Công ty cổ phần Kiểm Định Việt Nam là một đơn vị kinh doanh trong
lĩnh vực xây dựng nên vật liệu ở công ty có những đặc thù riêng. Để thực hiện
xây dựng những công trình lớn cần thiết phải sử dụng một khối lượng lớn về
vật liệu với những chủng loại khác nhau, quy cách phong phú đa dạng. Chẳng
hạn có những vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp như xi măng, sắt,
thép...
Có những sản phẩm của ngành lâm nghiệp như tre, nứa, gỗ làm xà gồ...
Có những sản phẩm của ngành khai thác như cát, đá, sỏi... những vật liệu này
có thể qua chế biến hoặc chưa qua chế biến tuỳ theo yêu cầu của từng công
trình. Cũng có loại sử dụng với khối lượng lớn như xi măng, sắt, thép... Có
loại chỉ cần một khối lượng nhỏ như vôi, ve, đinh...
Hầu hết các loại vật liệu được sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên thực
thể công trình. Chi phí về vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn, khoảng 70% tổng
chi phí xây dựng công trình. Do vậy chỉ cần có một sự thay đổi nhỏ về số
lượng cũng như giá mua của vật liệu cũng làm ảnh hưởng đến giá thành sản
phẩm ảnh hưởng lớn đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy công
tác kế toán vật liệu ở Công ty cổ phần Kiểm Định Việt Nam đòi hỏi phải được
hạch toán một cách chính xác, rõ ràng tránh nhầm lẫn và được coi là một phần

SV: Nguyễn Thị Thùy Vân - Lớp KT2-K12A

3


Trường ĐH KTQD

Chuyên đề thực tập

hành đặc biệt quan trọng.
1.1.2. Phân loại nguyên vật liệu tại công ty Công ty cổ phần kiểm định

Việt Nam
Trên cơ sở đặc điểm, yêu cầu quản lý chung cũng như công dụng của
nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, Công ty đã phân loại
nguyên vật liệu thành những loại sau:
*Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng chủ yếu khi tham gia vào quá trình
sản xuất sản phẩm góp phần cấu thành nên thực thể các công trình xây dựng của
Công ty cổ phần kiểm định Việt Nam . Nguyên vật liệu chính bao gồm: sắt, thép,
gạch xây, xi măng… chiếm khoảng 90% tổng số nguyên vật liệu.
*Nguyên vật liệu phụ: Tuy không cấu thành nên thực thể công trình
nhưng có tác dụng hoàn thiện hơn về hình dáng bề ngoài của các sản phẩm.
Nguyên vật liệu phụ bao gồm: các loại sơn, que hàn, đinh, gỗ…
*Nhiên liệu: Công ty thường dùng các loại nhiên liệu như: Xăng A92,
A76, dầu nhờn A90, dầu diezen, các loại mỡ.
*Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết máy móc dùng thay thế cho các máy
móc mà công ty đang sử dụng như: ống kẽm, ốc vít….
*Phế liệu thu hồi: Là các loại thép, sắt, gạch vỡ, luồng, cốt pha còn lại
sau quá trình sản xuất, xây lắp.
* Thiết bị xây dựng cơ bản: là những thiết bị được sử dụng cho công
việc xây dựng cơ bản như thiết bị vệ sinh, thiết bị thông gió …vvv
Trên cơ sở phân loại nguyên vật liệu như trên, Công ty tiến hành lập sổ
danh điểm vật liệu là sổ tổng hợp toàn bộ các loại vật liệu mà ở công ty đã và
đang sử dụng. Trong sổ danh điểm, nguyên vật liệu được theo dõi theo từng
loại, từng nhóm, từng quy cách, tất cả được sắp xếp một cách trật tự, rất chặt
chẽ và thuận tiện khi cần tìm những thông tin về một nhóm hoặc một loại vật
liệu nào đó, điều này góp phần giúp cho công tác quản lý và hạch toán nguyên
vật liệu tại Công ty được thuận lợi hơn.

SV: Nguyễn Thị Thùy Vân - Lớp KT2-K12A

4

Trường ĐH KTQD

Chuyên đề thực tập

Bảng 1.1: Sổ danh điểm vật tư Công ty cổ phần kiểm định Việt Nam
Đơn vị: Công ty cổ phần kiểm định Việt Nam
Địa chỉ: Thanh Xuân, Hà Nội
SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ
Danh điểm
Nhóm
Danh điểm
152
1521
1521.01
1521.01.01
1521.01.02
1521.02
1521.02.01
1521.02.02
…
1521.02.08
1521.02.09
……..
1522
1522.01
1522.02
…
1523

1523.01
1523.01.01
1523.01.02
1523.02
….
1524
1524.01
…
1525
…………

Tên quy cách, chất
lượng VL
Nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu chính
Tôn
Tôn tấm 10 ly
Tôn tấm 5 ly
Thép
Thép tròn φ 28
Thép φ 8

Đơn vị Đơn giá
tính
hạch toán
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg

Kg

Thép hình chữ U
Thép hình chữ I

Kg
Kg

Nguyên vật liệu phụ
Sơn
Que hàn

Lít
Kg

Nhiên liệu
Xăng
Xăng A92
Xăng A76
Dầu Diezen

Lít
Lít
Lít
Lít
Lít

Phụ tùng thay thế
Ống kẽm

Kg

Phế liệu thu hồi

Kg

SV: Nguyễn Thị Thùy Vân - Lớp KT2-K12A

Ghi
chú

5


Trường ĐH KTQD

Chuyên đề thực tập

1.2. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần kiểm
định Việt Nam
1.2.1. Lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu tại Công ty chủ yếu là mua ngoài. Công ty lập kế hoạch
thu mua nguyên vật liệu từ trước, căn cứ vào điều kiện, quy mô của công
trình, dự án mà phòng kế toán cân đối nhu cầu vật tư cho các dự án, công
trình và đối chiếu với kho nếu có nhu cầu phải mua loại vật tư nào đó. Ngay
sau khi trúng thầu và ký hợp đồng, người phụ trách công trình lập bảng kế
hoạch nhu cầu vật tư giao lên phòng kế toán vật tư. Nhân viên phụ trách tổng
hợp nhu cầu của tất cả các Công trình, dự án, căn cứ vào bảng giá hạch toán
phòng kế toán nộp lên để tiến hành tính toán đưa ra bảng dự trù nguyên vật
liệu, đưa lên ban giám đốc ký duyệt.

Khi kết thúc một kỳ kế toán, Công ty lập phiếu yêu cầu cung cấp vật tư
cho các đơn vị.
1.2.2. Thu mua nguyên vật liệu
Nguồn mua và yêu cầu bảo quản vận chuyển các loại vật liệu rất khác
nhau. Có loại vật liệu mua ngay ở cửa hàng đại lý vận chuyển rất nhanh
chóng và thuận tiện như sắt, thép, xi măng... Có loại phải đặt làm theo thiết kế
như cửa gỗ, cửa sắt, lan can... Có loại phải mua ở xa vận chuyển phức tạp như
vôi, cát, sỏi... Có loại vật liệu có thể bảo quản trong kho như xi măng, sắt,
thép... nhưng có loại không thể bảo quản trong kho được như gạch, cát, đá...
gây khó khăn cho việc trông coi bảo quản, dễ mất mát hao hụt ảnh hưởng tới
quá trình thi công và giá thành công trình hay hạng mục công trình đồng thời
làm giảm chất lượng công trình. Ở Công ty Cổ Phần Kiểm Định Việt Nam
còn có một đặc thù nữa là việc thu mua vật liệu vừa do đội xây dựng tự mua
vừa do phòng kỹ thuật vật tư mua. Nhưng bắt đầu từ năm 2005 cho đến nay,
Công ty đã thực hiện chính sách giao khoán toàn bộ khâu mua bán vận

SV: Nguyễn Thị Thùy Vân - Lớp KT2-K12A

6


Trường ĐH KTQD

Chuyên đề thực tập

chuyển vật liệu cho các đội tự lo, các cán bộ trong phòng vật tư chịu trách
nhiệm đi theo các đội trợ giúp. Các đội thi công công trình căn cứ vào nhiệm
vụ sản xuất thi công để tính toán lượng vật tư cần thiết phục vụ cho công trình
được kịp thời. Trong quá trình thi công những vật tư nào cần sử dụng thì có
kế hoạch để lập danh sách vật tư cần cấp sau đó gửi lên phòng kỹ thuật vật tư

xem xét, rồi chuyển sang phòng giám đốc ký xác nhận xin cấp vật tư. Công ty
sẽ tạm ứng tiền cho các đội và đội cử người cùng với người của phòng vật tư
đi mua vật tư, các đội phải lập phiếu nhập, phiếu xuất tập hợp các hoá đơn
chứng từ định kỳ gửi về phòng kế toán để kế toán tổng hợp ghi sổ tập hợp chi
phí và tính giá thành cho từng công trình
1.2.3. Dự trữ nguyên vật liệu
Hiện nay do trên thị trường vật liệu xây dựng khá phong phú về chủng
loại, chất lượng đồng thời giá cả cũng khá ổn định vì vậy Công ty nhận thấy
rằng việc dự trữ vật liệu trong kho là không cần thiết. Bắt đầu từ năm 2005
Công ty đã thực hiện chính sách không dự trữ hàng hoá vật tư trong kho mà
tiến hành mua trực tiếp nguyên vật liệu ngay tại nơi thi công công trình và
chuyển tới tận chân công trình. Như vậy sẽ giảm được những chi phí về bảo
quản cũng như hao hụt trong quá trình dự trữ.
1.2.4. Sử dụng nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu tham gia trực tiếp vào quá trình sản
xuất, ít được sử dụng cho mục đích nội bộ.
Việc xuất kho vật liệu để sử dụng Công ty luôn yêu cầu tính hợp lí, tiết
kiệm trên cơ sở các định mức vật liệu và dự toán chi phí. Trong quá trình sử
dụng sẽ tồn tại nguyên vật liệu không sử dụng hết là phế liệu thu hồi, thì Công
ty cũng đã theo dõi cụ thể về mặt số lượng và giá trị.

SV: Nguyễn Thị Thùy Vân - Lớp KT2-K12A

7


Trường ĐH KTQD

Chuyên đề thực tập

1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty cổ phần kiểm định
Việt Nam
Là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực xây dựng nên giá trị vật liệu chiếm tỷ
trọng lớn trong toàn bộ giá trị công trình. Hơn nữa đặc điểm của vật liệu có
những loại dễ mất mát dễ hao hụt (vôi, cát..) làm ảnh hưởng đến tiến độ thi
công công trình và tính giá thành toàn bộ công trình nên Công ty đã cố gắng
làm tốt công tác quản lý vật liệu bằng nhiều cách khác nhau. Những loại vật
liệu dễ bảo quản như sắt, thép... được sắp xếp gọn gàng không lẫn lộn dễ lấy,
những loại vật liệu xuất sử dụng ngay tại chân công trình là loại dễ mất mát
hao hụt thì Công ty làm bạt che trông coi cẩn thận. Công ty thực hiện chính
sách xuất thẳng vật liệu đến chân công trình thi công nên vừa tránh mất mát
hao hụt khi bảo quản cho vay vừa giảm được chi phí bốc xếp, vận chuyển,
bảo quản ở kho của đội và Công ty.
Nếu vật liệu bị hao hụt thì tuỳ từng trường hợp xử lý. Nếu hao hụt trong
định mức thì tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, nếu hao hụt ngoài định
mức do thủ kho gây nên thì thủ kho phải chịu bồi thường còn nếu chưa rõ
nguyên nhân thì phải chờ xử lý.

SV: Nguyễn Thị Thùy Vân - Lớp KT2-K12A

8


Trường ĐH KTQD

Chuyên đề thực tập

Biểu 1.1: Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu
Đơn vị: Công ty cổ phần kiểm định Việt Nam
Địa chỉ: Thanh Xuân, Hà Nội

BIÊN BẢN KIỂM KÊ NGUYÊN VẬT LIỆU
Thời gian kiểm kê:…giờ….ngày….tháng…năm
Ban kiểm kê bao gồm:….

STT

Danh

Tên,

Đơn

Đơn

điểm

nhãn

vị

giá

Nguyên

hiệu, quy tính

vật liệu

cách vật
tư

Theo sổ kế toán

Theo kiểm kê

Số

Thành

Số

Thành

lượng

tiền

lượng

tiền

Chênh lệch

Thừa

Phẩm chất

Thiếu

Số

Thành

Số

Thành

lượng

tiền

lượng

tiền

Còn

Kém

Mất

tốt

phẩm

phẩm

100%

chất

chất

Đã kiểm kê các mặt hàng dưới đây

Ngày tháng năm
Giám đốc

Phụ trách kế toán

SV: Nguyễn Thị Thùy Vân - Lớp KT2-K12A

Thủ kho

Trưởng ban kiểm kê

9


Trường ĐH KTQD

Chuyên đề thực tập

CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN KIỂM ĐỊNH VIỆT NAM
2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần kiểm định
Việt Nam
2.1.1.Hệ thống chứng từ, sổ sách sử dụng:
Để tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán vật liệu, công cụ

dụng cụ nói chung và kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng, thì
trước hết phải bằng phương pháp chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các
nghiệp vụ có liên quan đến nhập xuất vật liệu, công cụ dụng cụ. Chứng từ kế
toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Tại Công ty Cổ phần kiểm định Việt
Nam chứng từ kế toán được sử dụng trong phần hạch toán kế toán chi tiết vật
liệu là:
* Chứng từ Nhập:
− Hoá đơn bán hàng thông thường hoặc hoá đơn giá trị gia tăng
− Phiếu nhập kho
− Phiếu giao nhận chứng từ nhập
− Biên bản kiểm nghiệm
* Chứng từ Xuất:
−Giấy đề nghị xuất vật tư
−Phiếu xuất kho
−Thẻ kho
−Phiếu giao nhận chứng từ xuất
−Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu
* Sổ kế toán sử dụng:
− Thẻ kho

SV: Nguyễn Thị Thùy Vân - Lớp KT2-K12A

10


Trường ĐH KTQD

Chuyên đề thực tập

− Sổ kế toán chi tiết vật liệu.

− Sổ tổng hợp nguyên vật liệu.
Mọi trường hợp nhập-xuất vật liệu, công cụ dụng cụ đều phải tuân thủ
theo những quy định riêng của công ty.
2.1.2. Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết
nguyên vật liệu.
*Trình tự phương pháp ghi thẻ song song:
Sơ đồ 2.1: Trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương
pháp ghi thẻ song song
Thẻ
Thẻ kho
kho

Phiếu
Phiếu nhập
nhập kho
kho

Sổ
Sổ chi
chi tiết
tiết NVL
NVL

Phiếu
Phiếu xuất
xuất

Sổ
Sổ tổng

tổng hợp
hợp X,
X, N,
N, TT
Ghi chú Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng:
Đối chiếu

:

Kế toán chi tiết vật liệu được tiến hành dựa trên cơ sở các chứng từ sau:
+ Phiếu nhập kho (mẫu 01 VT).
+ Phiếu xuất kho (mẫu 02 VT).
Mặc dù trên thực tế vật liệu không được nhập kho nhưng thủ kho của đội
xây dựng vẫn theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu hàng ngày trên thẻ kho.

SV: Nguyễn Thị Thùy Vân - Lớp KT2-K12A

11


Trường ĐH KTQD

Chuyên đề thực tập

Mẫu thẻ kho được quy định rõ thống nhất. Khi nhận các chứng từ xuất nhập
vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ rồi ghi chép
số thực nhập thực xuất vào chứng từ, trên cơ sở số liệu trên chứng từ tiến
hành ghi thẻ kho. Thẻ kho chỉ theo dõi việc xuất nhập tồn vật liệu về mặt số
lượng. Do vật liệu chỉ được mua khi phát sinh nhu cầu, mua về bao nhiêu xuất

bấy nhiêu nên ít có vật liệu tồn kho. Thẻ kho được mở riêng cho từng loại vật
liệu, định kỳ đem đối chiếu với Sổ chi tiết vật liệu về mặt số lượng.
Phòng kế toán: định kỳ kế toán vật liệu nhận được các chứng từ do kế
toán đội gửi lên. Sau khi tiến hành kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của chứng
từ, kế toán phải ghi vào Sổ chi tiết vật liệu theo số lượng, đơn giá, thành tiền.
Kế toán chi tiết vật tư định kỳ phải đối chiếu số liệu trên Sổ chi tiết với số liệu
trên thẻ kho do kế toán đội lập, đồng thời phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết
từ Sổ chi tiết vào Sổ tổng hợp xuất, nhập, tồn kho vật liệu theo từng nhóm,
loại vật liệu.
Trên cơ sở số liệu của các sổ trên, kế toán ghi sổ cái tài khoản 152, 621,
627. Đó là căn cứ để tính ra chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong chi phí sản
xuất và giá thành công trình.
2.1.2.1. Trình tự thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Từ năm 2005 trở về trước vật liệu dùng cho thi công vừa do đội xây
dựng tự mua vừa do bộ phận kinh doanh phòng kỹ thuật vật tư của công ty
mua. Nếu vật liệu do bộ phận kỹ thuật vật tư mua thì phiếu nhập kho được
viết thành 3 liên:
+ Một liên giao cho thủ kho.
+ Một liên giao cho kế toán vật liệu để hạch toán.
+ Một liên thì kế toán thanh toán cho bộ phận kinh doanh.
Vật liệu do đội xây dựng tự mua thì phiếu nhập kho được viết thành một
liên luân chuyển qua thủ kho sang kế toán đội sau đó kế toán đội lưu đến cuối

SV: Nguyễn Thị Thùy Vân - Lớp KT2-K12A

12


Trường ĐH KTQD

Chuyên đề thực tập

tháng tập hợp gửi lên phòng kế toán của Công ty. Theo cơ chế mới hiện nay
thì đội xây dựng tự mua vật liệu về rồi chuyển thẳng đến chân công trình để
thi công không nhập kho của công ty hay đội nữa vì thế việc tổ chức nhập vật
tư chỉ diễn ra trên danh nghĩa. Trên thực tế khi cán bộ vật tư của đội đem hoá
đơn cho người bán lập và các hoá đơn chi phí vận chuyển (nếu có) về thì kế
toán đội sau khi kiểm tra kiểm nhận xong thì viết phiếu nhập kho. Thủ kho
sau khi kiểm hàng nếu thấy phù hợp với số lượng thực tế thì ký vào phiếu
nhập kho, biên bản kiểm nghiệm, sau đó tổ chức bảo quản vật tư ngay tại
chân công trình. Các chứng từ sau khi được chuyển cho phòng kế toán của
Công ty, sẽ được giao cho kế toán vật tư và kế toán thanh toán.
Bảng 2.1: Trình tự thủ tục nhập kho nguyên vật liệu mua ngoài
STT

1
2
3
4

Bộ phận chịu trách nhiệm

Ban

Cán bộ

Phụ trách

Thủ

Thủ tục nhập kho

kiểm

phòng vật

phòng vật tư

kho

nghiệm
X

tư

Lập biên bản kiểm nghiệm
Lập phiếu nhập kho
Kí phiếu nhập kho
Nhập kho

X
X
X

Biểu 2.1: Hóa đơn GTGT
SV: Nguyễn Thị Thùy Vân - Lớp KT2-K12A

13

Trường ĐH KTQD

Chuyên đề thực tập

HOÁ ĐƠN (GTGT)

Mẫu số 01GTKT3/001

Liên 2: giao khách hàng

Kí hiệu: MB/HP

Ngày 12 tháng 03 năm 2012

Số: 0000147

Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Vật Tư Thương Mại Quang Anh
Địa chỉ: Hai Bà trưng, Hà Nội
MST: 0104876987
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Toàn
Tên đơn vị : Cty Cổ Phần kiểm định Việt Nam
Địa chỉ : 105 Chính Kinh, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội
Hình thức thanh toán: chuyển khoản

ĐVT: Đồng
Tên hàng hoá,dịch vụ

ĐVT

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền

Xi măng

Tấn

30

1.350.000

40.500.000

Tổng cộng

40.500.000

Thuế suất GTGT :10%
Tổng cộng tiền thanh toán

4.050.000
44.550.000

Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi bốn triệu năm trăm năm mươi ngàn đồng.

Người mua hàng

Người bán hàng

Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

Đối với các nguyên vật liệu chính, phòng quản lý kỹ thuật- phòng thí
nghiệm và kiểm định công trình tiến hành kiểm nghiệm xem có đúng quy
cách, phẩm chất hay không. Kết quả được phản ánh trên Biên bản kiểm
nghiệm vật tư:

SV: Nguyễn Thị Thùy Vân - Lớp KT2-K12A

14


Trường ĐH KTQD

Chuyên đề thực tập

Biểu 2.2: Mẫu biên bản kiểm nghiệm vật tư

Công ty cổ phần

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ

Kiểm định Việt Nam

Ngày 12 tháng 03 năm 2012

Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0000147 ngày 12/03/2012 của ban kiểm nghiệm
Ban kiểm nghiệm gồm:
Ông: Đặng Quang Hiếu: Trưởng phòng quản lý kỹ thuật – phòng thí nghiệm và
kiểm định công trình - trưởng ban
Ông: Phan Công Thanh: Nhân viên thu mua phòng vật tư - uỷ viên
Đã kiểm nghiệm các loại:
Tên nhãn

STT

Đơn vị

hiệu vật liệu

Không đúng

Số lượng
Theo chứng

Đúng quy

quy cách

từ

cách phẩm

phẩm chất

chất
Xi măng

1

Tấn

30

30

0

Kết luận của ban kiểm nghiệm.
Trưởng ban
(Ký, họ tên)

Uỷ viên
(Ký, họ tên)

Uỷ viên
(Ký, họ tên)

Căn cứ vào hoá đơn số 0000147 và biên bản kiểm nghiệm vật tư số hàng
thực tế đã về, phòng kỹ thuật vật tư viết phiếu nhập kho ngày 12/03/2012 - Số
50. Thủ kho xác định số lượng và đơn giá tiến hành nhập kho.

SV: Nguyễn Thị Thùy Vân - Lớp KT2-K12A

15


Trường ĐH KTQD

Chuyên đề thực tập

Biểu 2.3: Phiếu Nhập kho
Đơn vị: Công ty cổ phần kiểm định Việt Nam

Mẫu số: 01_VT

Địa chỉ: Thanh Xuân, Hà Nội

Ban hành theo QĐ số:
15/2006/QĐ-BTC

PHIẾU NHẬP KHO

Nợ TK 152,133

Ngày 12/03/2012

Có TK 112

Số 50
Họ tên người giao: Phạm Quang Phượng
Theo phiếu nhập kho ngày 12/03/2012
Nhập tại: Kho công trình khu thương mại- dịch vụ - nhà ở C1

ĐVT: Đồng
STT Tên quy

1
1

cách,nhãn hiệu,

Mã

phẩm chất

số

vật tư
2
Xi măng

ĐVT

Số lượng
Theo
Thực

Đơn giá

chứng

(VNĐ)

nhập

Thành tiền

từ
3

4
Tấn

5
30

6
30

7
1.350.000

Tổng cộng

8
40.500.000
40.500.000

(Bằng chữ: Bốn mươi triệu năm trăm ngàn đồng).
Ngày 12 tháng 03 năm 2012
Người lập phiếu
(Ký, họ tên)

Thủ kho

Người giao hàng

(Ký, họ tên)

SV: Nguyễn Thị Thùy Vân - Lớp KT2-K12A

(Ký, họ tên)

Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)

16


Trường ĐH KTQD

Chuyên đề thực tập

*Đối với vật liệu là thành phẩm do công ty tự sản xuất nhập kho :
Đó là các loại thép, Công ty tiến hành gia công chế tạo kết cấu thép
khung nhà xưởng, nhà kho…và các ngành công nghiệp khác. Sau khi thành
phẩm được sản xuất xong, quản đốc phân xưởng kiểm tra và phòng vật tư viết
phiếu nhập kho giống như phiếu nhập kho của nguyên vật liệu mua ngoài.
Biểu 2.4: Phiếu nhập kho thành phẩm
Đơn vị: Công ty cổ phần kiểm định Việt Nam
Địa chỉ: 105 Chính kinh, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội.
PHIẾU NHẬP KHO

ngày 12 tháng 03 năm 2012
Số 01
Họ và tên người nhập: Nguyễn Anh Phương
Nhập tại kho: Xi măng, sắt thép
Đơn vị tính: đồng
STT
1

Tên nhãn hiệu,
quy cách phẩm
chất, vật tư (sản
phẩm hàng hoá
Thép hình chữ U

Đơn
vị
tính
Kg

Số lượng
Chứng
Thực
từ
nhập
1.400
1.400

Cộng

Đơn giá

18.200

Thành tiền
25.480.000
25.480.000

Tổng số tiền: Hai mươi lăm triệu bốn trăm tám mươi nghìn đồng.
Phụ trách cung
ứng
(Đã ký)

Người giao
hàng
(Đã ký)

Thủ kho
(Đã ký)

SV: Nguyễn Thị Thùy Vân - Lớp KT2-K12A

Kế toán trưởng Thủ trưởng
đơn vị
(Đã ký)
(Đã ký)

17


Trường ĐH KTQD

Chuyên đề thực tập

Biểu 2.5: Bảng kê phiếu nhập
Đơn vị: Công ty cổ phần kiểm định Việt Nam
Địa chỉ: 105 Chính kinh, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội.

BẢNG KÊ PHIẾU NHẬP
Từ ngày: 01/03/2012 đến ngày: 31/03/2012
ĐVT: Đồng
Chứng từ
Ngày Số
01/03 PNK05

Diễn giải
Nhập kho Xi

ĐVT

Số

Đơn giá

Thành

Tấn

lượng
10
1.350.000

tiền
13.500.000

Tấn

30

1.350.000

40.500.000

kg

2000

15.100

30.200.000

….

….

…..
……
105.257.486 652.769.550

măng thi công
cầu Bến Lức
Quảng Bình

12/03 PNK50

Nhập kho xi măng
thi công khu
thương mại – dịch

14/03 PNK52

vụ - nhà ở C1
Nhập kho Sắt thi
công khu thương
mại – dịch vụ - nhà
ở C1

….
…
Cộng

…..….

*Đối với phế liệu thu hồi:

SV: Nguyễn Thị Thùy Vân - Lớp KT2-K12A

18


Trường ĐH KTQD

Chuyên đề thực tập

Phế liệu thu hồi của công ty là những mẫu tôn, mẫu thép, gạch vỡ…thừa
trong quá trình sản xuất. Mặc dù chúng không còn giá trị sử dụng trong công
ty nhưng vẫn có thể bán cho các của hàng phế liệu. Do đó phế liệu trong công
ty vẫn được gom lại để thanh lý, tạo ra một khoản thu nhập được đầu tư vào
các quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi của công ty.
Ví dụ: vào ngày 25 tháng 03 năm 2012, Công ty đã tiến hành bán 1.900
Kg sắt vụn, đơn giá 8.500 đồng/Kg và 1.100 Kg tôn vỡ, đơn giá 10.200
đồng/Kg cho Công ty xây dựng số 2 Thăng Long. Tổng số tiền thu được là
30.107.000 đồng. Khoản thu nhập từ số phế liệu này được đầu tư vào quỹ
phúc lợi của Công ty. Dưới đây là Hóa đơn GTGT liên 1 lưu tại cuống của
nghiệp vụ bán hàng vào ngày 25/03/2012.

SV: Nguyễn Thị Thùy Vân - Lớp KT2-K12A

19


Trường ĐH KTQD

Chuyên đề thực tập

Biểu 2.6: Hóa đơn GTGT- Liên 1 (Lưu)
HÓA ĐƠN (GTGT)
Liên 1: Lưu
Ngày 25 tháng 03 năm 2012

Mẫu số:01 GTKT- 3LL
Ký hiệu :PU/10P

Số 0054951

Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần kiểm định Việt Nam
Địa chỉ:Thanh Xuân, Hà Nội
MST: 01.03.745.621
Họ tên người mua hàng: Lê Nam Tiến
Đơn vị: Công ty Cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long
Hình thức thanh toán: Tiền mặt
Đơn vị tính: đồng
Đơn vị
tính

STT

Tên hàng hoá, dịch vụ

Số lượng

1.

Sắt

Kg

1.900

2

Tôn
Cộng tiền hàng

Thuế GTGT 10%

Kg

1.100

Đơn giá
8.500
10.200

Thành tiền
16.150.000
11.220.000
27.370.000
2.737.000

Tổng cộng tiền thanh toán

30.107.00

Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi triệu một trăm linh bảy ngìn đồng
Người mua hàng
(Đã ký)

Người bán hàng
(Đã ký)

SV: Nguyễn Thị Thùy Vân - Lớp KT2-K12A

Thủ trưởng đơn vị

(Đã ký)

20


Trường ĐH KTQD

Chuyên đề thực tập

2.1.2.2. Trình tự thủ tục xuất kho nguyên vật liệu
Căn cứ vào phiếu yêu cầu cung ứng vật tư từ công trình gửi về công ty;
phòng vật tư thiết bị trình lên Giám Đốc xem xét và ký duyệt. Sau đó phòng
kỹ thuật tiến hành kiểm tra vật tư yêu cầu có cần thiết dùng cho công trình đó
hay không nếu đồng ý cấp và lập phiếu xuất kho. Trường hợp mua nguyên vật
liệu chuyển thẳng về cho công trình thì phiếu xuất kho được lập cùng với
phiếu nhập kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên :
- Liên 1 : lưu tại phòng vật tư thiết bị .
- Liên 2: do thủ kho giữ làm cơ sở để ghi thẻ kho sau đó chuyển lên
phòng tài chính-kế toán.
- Liên 3 : Do người nhận vật liệu giữ.
Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu các chứng từ được sử dụng là :
- Phiếu đề nghị cấp vật tư
- Phiếu xuất kho

SV: Nguyễn Thị Thùy Vân - Lớp KT2-K12A

21