ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY Ô TÔ THÀNH CÔNG ĐÔNG ĐÔ QUA PHẦN MỀM ORANGEHRM

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU


DANH MỤC VIẾT TẮT
Ký hiệu viết tắt
HRM
CSDL

Tên đầy đủ
Human Resource Management (Hệ thống quản lý
nhân sự)
Cơ sở dữ liệu

DANH MỤC HÌNH ẢNH, BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ


ỜI NÓI ĐẦU
Hiện nay, công nghệ đang ngày càng phát triển trên mọi mặt, để có thể làm mọi việc
tốt nhất thì không thể thiếu sự giúp đỡ của công nghệ. Nó làm cho công việc trở nên dễ
dàng hơn, có thể thao tác nhanh và chính xác hơn. Trong các công việc hàng ngày hay
trong các tổ chức công ty, công nghệ giữ vai trò rất quan trọng. Hàng ngày bạn sử dụng
công nghệ để liên lạc, để học tập, nghiên cứu và các hoạt động khác, còn trong doanh
nghiệp để họ có thể tổ chức hoạt động được xuôn sẻ và chính xác thì sự giúp đỡ của công
nghệ sẽ làm cho điều này trở nên dễ dàng hơn. Để tìm hiểu rõ hơn các vấn đề trong doanh
nghiệp khi có sự giúp sức của công nghệ, nhóm tác giả đã lựa chọn Công ty TNHH ô tô
Thành Công Đông Đô (Huyndai Đông Đô) trong việc quản lí nhân sự. Nhân sự là một
vấn đề rất nhạy cảm khi quản lí con người không giống như quản lí máy móc, cần sự
mềm dẻo nhưng vẫn cương quyết làm cho họ hài lòng về công việc và làm việc hết sức
mình. Tâm lí nhân viên rất khó hiểu nhưng làm sao để có thể quản lí họ được tốt nhất.
Do đó, nhóm tác giả đã lựa chọn tìm hiểu phần mềm OrangeHRM, phần mềm

chuyên dùng cho việc quản lí nhân sự với rất nhiều tính năng khác nhau. Nhóm đã có
những nghiên cứu, tìm hiểu về cách thức sử dụng phần mềm cũng như hiệu quả và năng
suất của nó. Khi sử dụng phần mềm với sự chính xác về các tiêu chí sẽ làm cho nhân viên
thực hiện công việc được tốt hơn và có thể dựa vào đó để đưa ra các quyết định liên quan
đến vấn đề nhân sự của công ty. Với phần mềm OrangeHRM, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu
những lợi ích và hạn chế khi sử dụng phần mềm trong doanh nghiệp và từ đó có thể quyết
định có nên áp dụng phần mềm trong doanh nghiệp hay không.
Bài tập lớn của nhóm CNTTDN.2.1 gồm có 3 phần chính:
Phần 1: Giới thiệu chung, cơ cấu tổ chức, và quy trình quản lý nhân sự của Công ty
TNHH ô tô Thành Công Đông Đô.
Phần 2: Công ty TNHH ô tô Thành Công Đông Đô sử dụng phần mềm OrangeHRM
để quản lý nhân lực.
Phần 3: Tổng kết & Đánh giá.


PHẦN II. GIỚI THIỆU CHUNG, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ QUY TRÌNH
QUẢN LÝ NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY TNHH Ô TÔ THÀNH CÔNG
ĐÔNG ĐÔ
II.1. Giới thiệu chung về Công ty TNHH Ô tô Thành Công Đông
Đô
II.1.1.

Giới thiệu chung
Hình 1.1: Logo và slogan của Hyundai Đông Đô

Tên đầy đủ

: Công ty TNHH Ô Tô Thành Công Đông Đô

Tên viết tắt

: Hyundai Đông Đô

Địa chỉ

: Số 11 Hoàng Cầu mới, Quận Đống Đa, Hà Nội

Ngày hoạt động

: 19/10/2016

Hotline

: 0961 584 555

Tel

: 02432 045 888

Website

:

Email

:

Vốn điều lệ

: 10 tỷ đồng

Công ty TNHH Ô Tô Thành Công Đông Đô (Hyundai Đông Đô) chính thức đi vào
hoạt động ngày 19 tháng 10 năm 2016 tại địa chỉ số 11 Hoàng Cầu mới, Đống Đa, Hà
Nội. Hyundai Đông Đô là một đại lý của tập đoàn Thành Công tại Việt Nam, phân phối
các dòng xe ô tô con, dòng ô tô du lịch Hyundai và các dòng xe khác. Đóng góp một
phần không nhỏ vào doanh thu của Tập đoàn này tại thị trường Việt Nam, Hyundai Đông
Đô đã dần trở thành một phần quan trọng của Tập đoàn Hyundai.

4


Hình 1.2: Đại lý Hyundai Đông Đô tại phố Hoàng Cầu mới

Hyundai Đông Đô luôn nỗ lực hết sức đóng góp vào mục tiêu chung biến Hyundai
trở thành thương hiệu ô tô được yêu thích nhất tại Việt Nam. Hyundai đã đưa ra được
nhiều chương trình xúc tiến như tổ chức sự kiện chạy thử hàng tháng, gửi voucher
khuyến mãi cho khách hàng, hay chăm sóc khách hàng sau bán và các chương trình khác.
Cho đến nay, Hyundai Đông Đô được người tiêu dùng đánh gía cao - là một địa chỉ
đáng tin cậy để khách hàng đặt niềm tin khi mua sản phẩm, chất lượng xe đạt tiêu chuẩn
an toàn. Có một vị thế nhất định trên thị trường xe hơi trong nước.
II.1.2.

Slogan và giá trị cốt lõi

Slogan: Hyundai Đông Đô không bao giờ ngủ - “Hyundai Dong Do Never Sleep”.
Hyundai Đông Đô chúng tôi sẽ không ngủ được khi nào chưa mang lại những sản phẩm
với chất lượng toàn cầu tới tay khách hàng. Chúng tôi sẽ “Không bao giờ ngủ!” để luôn
đồng hành cùng quý khách trên mọi hành trình. Ngay cả khi quý khách đang ngủ ngon,
các thành viên Hyundai Đông Đô vẫn đang miệt mài thực hiện sứ mệnh phục vụ và làm
hài lòng 100% khách hàng trước, trong và sau bán hàng.

Giá trị cốt lõi:
–
–
–
–
–

Uy tín: Thực hiện đúng và cao hơn những cam kết với khách hàng, đối tác;
Năng lực: Tập hợp, huấn luyện và phát triển năng lực nhân sự;
Chia sẻ: Chia sẻ lợi ích với đối tác, khách hàng, nhân sự và xã hội;
Hệ thống: Hệ thống quản trị khoa học, hiện đại và luôn đổi mới để hoàn thiện;
Trung: Trung thực và minh bạch trong các hoạt động, trung thành và theo đuổi
mục tiêu tới cùng.

II.1.3.

Lĩnh vực kinh doanh

Hyundai Đông Đô hoạt động với lĩnh vực kinh doanh chính là bán lẻ vẻ bán buôn ô
tô và các xe có động cơ khác:
5


– Bán buôn và bán lẻ ô tô: Hyundai Đông Đô có các tư vấn bán hàng giới thiệu và
tư vấn về mẫu mã, giá cả, màu sắc, tính năng của các xe mà Hyundai đang phân
phối trên hệ thống toàn cầu. Ngoài những chiếc xe mang tính thể thao năng động,
xe dành cho gia đình, xe dành cho kinh doanh còn có các loại xe hạng sang thuộc
bản quyền của Hyundai.
– Ngoài những loại xe trên Hyundai Đông Đô còn cung cấp các loại xe cứu
thương, xe chở thuốc, che chở tiền trống đạn,…

Ngoài ra Hyundai Đông Đô còn có thêm các hạng mục liên kết như: Hỗ trợ, tư vấn
bảo hiểm, phụ kiện, vay ngân hàng, đăng ký đăng kiểm…
II.1.4.

Quy mô

Hyundai Đông Đô là một trong số đại lý bán hàng của Hyundai Thành Công với
quy mô vừa. Ngay khi đi vào hoạt động Hyundai gặp khá nhiều khó khăn đối với đối thủ
cạnh tranh tực tiếp và gián tiếp. Sau hơn 2 năm hoạt động thì Hyundai Đông Đô đã cho
thấy quy mô của họ được mở rộng khá nhanh. Doanh thu bán hàng của họ đang đứng thứ
3 so với các đại lý Hyundai miền Bắc.
Hyundai Đông Đô quy tụ hơn 30 nhân viên ưu tú, có trình độ và kỹ năng tốt.
Hyundai Đông Đô ban đầu được biết đến là 1 thành viên nhỏ trong hệ thống các đại lý
bán hàng. Nhưng với sự nỗ lực và cố gắng cùng với sự may mắn thì Hyundai Đông Đô
một lần nữa khẳng định được quy mô mở rộng hơn của mình bằng việc tạo ra các chiến
dịch đẩy mạnh bán hàng giúp cho “Hyundai công ty mẹ” có thể đứng đầu trên thị trường
ô tô Việt Nam.

6


II.2. Tổ chức nhân sự
1

Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức của Hyundai Đông Đô
Tổng giám đốc

Phó giám đốc

Phòng Hành chính

Trưởng phòng hành
chính nhân sự

Phòng Bán hàng

Phòng Marketing & CSKH

Trưởng phòng bán hàng

Bộ phận IT

Trưởng nhóm bán hàng

Bảo vệ

Nhân viên bán hàng

Phòng Tài chính - Kế toán

Trưởng phòng marketing
& CSKH

Nhân viên marketing

Kế toán trưởng

Kế toán viên

Nhân viên chăm sóc
khách hàng

(Nguồn: Phòng Hành chính)
Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Ô tô Thành Công Đông Đô theo mô hình quản
trị trực tuyến chức năng, là một hệ thống các bộ phận có mối liên hệ mật thiết với nhau.
Các bộ phận của công ty hoạt động vừa có tính độc lập vừa có sự liên kết chặt chẽ với
nhau. Với một công ty thuộc loại mô hình kinh doanh vừa và nhỏ như Hyundai Đông Đô
thì việc tổ chức, phân bổ nhiệm vụ các bộ phận như trên là khá hợp lý. Tuy nhiên lực
lượng lao động của toàn công ty vẫn còn mỏng, cần tuyển dụng thêm trong thời kỳ kinh
tế đang ngày một phát triển như hiện nay.

7


II.2.1.

Phân bổ nguồn nhân lực theo từng bộ phận phòng

ban
Theo thống kê của phòng hành chính nhân sự, hiện tại công ty Hyundai Đông Đô
đang có số lượng nhân viên được phân bổ vào từng bộ phận phòng ban như sau:
Bảng 1.1: Phân bổ nguồn nhân lực vào từng phòng ban
Phòng ban

Số lượng
(người)

Ban Quản lý
Phòng Hành chính nhân

sự
Phòng Bán hàng
Phòng Tài chính – Kế
toán
Phòng
Marketing
&
CSKH
Tổng

Tỷ trọng (%)
2
3

20
3
5
33

9,09
9,09
60,61
9,09
15,15
100,00
(Nguồn: Phòng Hành chính)

Biểu đồ 1.1: Phân bổ nguồn nhân lực vào từng phòng ban
Hyundai Đông Đô đang có nhu cầu tuyển thêm nhân sự cho phòng Bán hàng vì
chiến dịch bán hàng sắp tới đang cần rất nhiều nhân sự: khoảng 25 nhân sự Bán hàng,

nhưng hiện tại có 3 nhân viên mới nghỉ và 2 nhân viên đang trong kỳ nghỉ phép.
Có thể dễ dàng nhận thấy phần lớn nguồn nhân lực tập trung chủ yếu vào phòng
Bán hàng mặc dù tại bộ phận này đang còn thiếu nhân sự, có nghĩa là hoạt động bán hàng
là hoạt động vô cùng quan trọng và diễn ra chủ yếu trong công ty, cần tập trung nguồn
lực vào đội ngũ này, vì đây là bộ phận đem lại nguồn thu chủ yếu cho công ty. Nhận thấy
Hyundai Đông Đô đang có nguồn lực khá mỏng tại phòng hành chính nhân sự, bộ phận
này cần được trú trọng hơn vì đòi hỏi có một lực lượng nhân sự đủ để có thể quản lý một
số lượng lớn nhân sự của phòng Bán hàng, cũng như điều phối các bộ phận liên quan
khác. Vì vậy, phòng Hành chính cũng cần tuyển thêm nhân sự.

8


II.2.2.

Thu nhập bình quân của nhân viên tại Hyundai Đông

Đô
Bảng 1.2: Thu nhập bình quân tại Công ty TNHH Ô tô Thành Công Đông
Đô
Đơn vị tính: Đồng

Cấp bậc
Quản lý
Trưởng phòng
Trưởng nhóm
Nhân viên

Mức lương trung bình
30.000.000

13.500.000
10.000.000
6.000.000
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)

Xét về mặt bằng chung có thể thấy thu nhập trung bình của nhân viên làm việc tại
Hyundai Đông Đô khá phù hợp với mức lương bình quân hiện tại, họ đều có thu nhập
vừa khá. Mức lương được thay đổi dựa theo cấp bậc trong Công ty, cấp bậc càng cao
càng thấy nhiều sự khác biệt về mức lương trung bình nhận được.
Trên thực tế thu nhập của người lao động tại đây còn có thể cao hơn nhiều lần vì
còn có thêm các khoản lương dựa theo doanh thu bán được và các khoản thu nhập khác
khi có thêm các chương trình sự kiện được tổ chức cho khách hàng
II.3. Quy trình quản lý nhân sự tại Công ty ô tô Thành Công
Đông Đô
1

Quy trình quản lý nhân viên
Sơ đồ 1.2: Quy trình quản lý nhân viên

Lập kế hoạch
nhân sự

So sánh nhu cầu
Dự báo nhân lực

Lập sơ đồ tổ chức

với nguồn nhân
lực hiện tại

9

Nhập thông tin
của nhân viên

Theo dõi lao động


(Nguồn: Phòng Hành chính)
– Bước 1: Lập kế hoạch nhân sự: Trưởng phòng hành chính nhân sự dựa vào mục
tiêu chiến lược mà Hyundai đưa ra mà lập kế hoạch nhân sự.
– Bước 2: Từ đó dự báo nguồn nhân lực cụ thể theo từng phòng ban khác nhau.
– Bước 3: So sánh nhu cầu ở mục tiêu ban đầu và nguồn lực hiện tại:
+ Nếu thiếu nguồn nhân lực (Cung > Cầu): Phòng Hành chính triển khai quy
trình tuyển dụng để tìm kiếm nhân sự;
+ Nếu đáp ứng được mục tiêu nhân lực hiện tại (Cầu = Cung): Phòng Hành
chính không cần phải tuyển dụng nữa, tập trung vào các kế hoạch nhân sự thay
thế và tập trung vào quản lý nhân sự trong công ty;
+ Nếu thừa nhân lực (Cung > Cầu): Phòng Hành chính áp dụng các biện pháp
cắt giảm như giảm giờ làm, về hưu non, hay bắt buộc sa thải.
Sơ đồ 1.3: Quá trình lập kế hoạch nhân sự của Hyundai Đông Đô

Lập kế hoạch nhân sự

Dự báo nhân lực

So sánh nhu cầu với nguồn nhân lực hiện tại

Thừa nhân lực

Đáp ứng

(Cung > Cầu)

(Cung = Cầu)

Hạn chế thuê, giảm giờ làm, hưu non, sa
thải

Không phải làm gì

Thiếu nhân lực (Cung < Cầu)

Tuyển dụng

(Nguồn: Phòng Hành chính)

10


– Bước 4: Lập sơ đồ tổ chức của công ty theo sơ đồ cơ cấu tổ chức, chức vụ, quyền
hạn...
– Bước 5: Nhập thông tin nhân viên, bao gồm: mã số nhân viên, ngày sinh, nơi
sinh, số bảo hiểm, địa chỉ, số điện thoại, chức danh vị trí công việc,…
– Bước 6: Theo dõi lao động: đảm bảo doanh nghiệp có đủ số lượng và chất lượng
lao động phục vụ cho hoạt động của mình. Phát huy năng lực hiện có, bảo đảm
người lao động gắn bó với doanh nghiệp.
+ Quản lí chi tiết về trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, tin học,….
+ Quản lí lưu trữ hồ sơ nhân sự;
+ Theo dõi quá trình khen thưởng, kỉ luật khi làm việc để biết năng suất làm việc

của nhân viên trong quá trình làm việc.
II.3.1.

Quy trình Đào tạo và Phát triển của Công ty Hyundai

Đông Đô
Sơ đồ 1.4: Quy trình đạo tạo và Phát triển nhân viên của Công ty
Hyundai Đông Đô

Xác định nhu cầu đào tạo

Lập kế hoạch đào tạo

Thực hiện đào tạoĐánh giá chương trình đào tạo

– Bước 1: Đánh giá nhu cầu đào tạo để nhận biết những nhu cầu đào tạo thích hợp
còn chưa được đáp ứng và để xác định mục tiêu đào tạo.
– Bước 2: Lên kế hoạch và phát triển chương trình đào tạo (nội dung đào tạo, các
nguyên tắc đào tạo, địa điểm của học viên, giới hạn của tổ chức, các phương
pháp đào tạo.
– Bước 3: Cần phải tìm ra các hình thức và các phương pháp thích hợp nhằm tối ưu
hóa quá trình đài tạo.
– Bước 4: So sánh hiệu quả làm việc của nhân viên trước và sau khi được đào tạo
để xác định chương trình đào tạo có đáp ứng được mục tiêu đào tạo hay không.
Trong đánh giá có các vấn đề như: phản ứng của người học, kết quả học, áp dụng
kết quả học trong công việc...Để đo lường phản ứng của nhân viên chúng ta thăm
do ý kiến qua phiếu điều ra đánh giá về khoa học.
11

II.3.2.

Quy trình tính lương cho nhân viên
Sơ đồ 1.5: Quy trình chấm công, tính lương cho nhân viên

nhânviên
viên theo các thành phần lư
Phândự
tích
chi phí và ngânTính
sáchlương
cho nhân
Kế hoạch ngân sách tiền lương
Lập kế hoạch lương
kiến

(Nguồn: Phòng Hành chính)
– Bước 1: Cứ 1 năm một lần ban quản trị sẽ lên kế hoạch ngân sách tiền lương một
lần, bao gồm: tổng quỹ lương sử dụng để tả cho người lao động trong một thời kì
(thường là 1 năm) về những khoản có tính chất lượng bao gồm lương chính, phụ
cấp, và các khoản phải trả khác.
– Bước 2: Dự báo tiền lương: tính tiền lương bình quân cho một nhân viên theo
doanh thu, sản phẩm, nhân viên chính thức, nhân viên thực tập…
– Bước 3: Phân tích chi phí và ngân sách cho nhân viên:
+ Phân tích lương theo doanh thu, lợi nhuận, tổng chi phí;
+ Xác định tỉ lệ lương, cơ chế phạt thưởng, chế độ phúc lợi dành cho người lao
động cũng như thời gian nghỉ phép năm;
+ Chế độ phúc lợi: nghỉ ốm, nghỉ phép, thai sản, bảo hiển xã hội, bảo hiểm y
tế...;
+ Xác định chi phí đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.

– Bước 4: Các khoản lương có chứa nhiều thành phần phụ thuộc vào Performance,
số Shift đi làm, thưởng, phạt của nhân viên; thuế, các quỹ khác của công ty.
II.3.3.

Quy trình tuyển dụng:

Sơ đồ 1.6: Quy trình tuyển dụng tại công ty Hyundai Đông Đô

Xác định nhu cầu tuyển dụng
hồ sơ,dụng
đánh giá ứng viên qúa trình
tuyển
chọn viên chính thức
Thông Nhận
báo tuyển
Thử
việc Nhân
(Cầu > Cung)

12


(Nguồn: Phòng Hành chính)
– Bước 1: Khi công ty thiếu nguồn nhân lực (Cung > Cầu): Phòng Hành chính triển
khai quy trình tuyển dụng để tìm kiếm nhân sự;
– Bước 2: Việc tuyển dụng thông qua các kênh tuyển dụng;
– Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ, ứng viên trải qua các vòng tuyển chọn:
+ Nhận hồ sơ qua hai hình thức: Nhận hồ sơ trực tiếp hay thông qua bản mẫu.
+ Xem xét hồ sơ xin việc: đầy đủ, hợp pháp, phù hợp với vị trí tuyển dụng, phân
loại hồ sơ.

+ Theo dõi quá trình phỏng vấn, sơ tuyển: thực hiện phỏng vấn dực trên hệ
thống các câu hỏi tuyển dụng hoặc theo kinh nghiệm bản thân người phỏng
vấn.
+ Phòng NC - NS làm thủ tục cho người lao động nhận việc và phòng ban tuyển
dụng bố trí công việc cho người lao động. tiếp tục giám quá trình thử việc để
đánh giá nhân sự chính xác hơn.
– Bước 4: Duyệt quá trình thử việc nếu đạt sẽ kí hợp đồng lao động và lưu hồ sơ.
 Nhận xét: Để có thể quản lý được chuỗi các quy trình phức tạp, cũng như hỗ trợ
cho nhà quản trị nguồn nhân lực quản lý một cách dễ dàng, tận dụng một cách
tối đa hiệu quả quản lý, quản lý có quy hoạch, không mất giấy tờ, thủ tục nhanh
chóng bằng một cú nhấp chuột. Công ty ô tô Hyundai Đông Đô có thể sử dụng
công nghệ. Nhóm tác giả xin giới thiệu giải pháp khá hiệu quả để giúp công ty
quản lý được hệ thống nhân sự của mình, đó chính là sử dụng phần mềm
OrangeHRM

13


PHẦN III. CÔNG TY TNHH Ô TÔ THÀNH CÔNG ĐÔNG ĐÔ SỬ
DỤNG PHẦN MỀM ORANGEHRM ĐỂ QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC
III.1. Giới thiệu phần mềm OrangeHRM
III.1.1.

Khái quát chung về phần mềm OrangeHRM

OrangeHRM là phần mềm quản lí nhân lực được sử dụng rộng rãi và phổ biến trên
Thế giới. Bộ sản phẩm OrangeHRM nguồn mở bao gồm một loạt các mô-đun cung cấp
quản lý thông tin cá nhân (PIM), nhân viên tự phục vụ (ESS), quản lý theo dõi thời gian
và việc tham gia (PTO), đánh giá hoạt động và tuyển dụng và tất cả đều miễn phí.
Phần mềm này thường được sử dụng phổ biến cho các công ty khởi nghiệp, các

doanh nghiệp vừa và nhỏ. Giải pháp này được sử dụng bởi hàng ngàn công ty trên toàn
cầu bao gồm các tên hàng đầu như Đại học Duke, RedHat và PricewaterhouseCoopers.
Còn đối với các doanh nghiệp lớn hơn có nhu cầu lớn hơn có thể chọn mua dịch vụ lưu
trữ, tùy chỉnh, tiện ích bổ sung và hỗ trợ. Họ có thể nhận được báo giá tùy chỉnh cho các
yêu cầu của họ.
OrangeHRM được thành lập năm 2005 bởi anh em Sujee và Dinesh Saparamadu.
Công ty có trụ sở chính tại Hoa Kỳ và có các công ty con và đối tác ở Châu Á và Châu
Âu.
III.1.2.

Lợi ích từ việc sử dụng phần mềm OrangeHRM

– Bộ mô-đun đầy đủ của OrangeHRM để quản lý vốn con người bao gồm nhân sự
cốt lõi, quản lý lợi ích, quản lý vắng mặt, đánh giá hiệu suất, tuyển dụng ứng cử
viên, thời gian và tham dự, v.v. Tất cả các mô-đun này được kết hợp trong một
nền tảng duy nhất cho phép tái thiết kế và căn chỉnh các quy trình nhân sự phù
hợp với mục tiêu của công ty . Ngoài ra, cũng có thể thử giải pháp OrangeHRM
Live SaaS cho các nhu cầu quản lý nhân sự của .
– Điều làm cho OrangeHRM nổi bật so với đám đông là bản chất nguồn mở vô lý
của nó. Nhà cung cấp nhận phản hồi từ các thành viên trong cộng đồng và sử
dụng nó để liên tục cải thiện các tính năng của giải pháp nhằm cung cấp nền tảng
tiên tiến cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô.
– Các giao diện của OrangeHRM thân thiện với người dùng cho cả quản trị viên
cũng như nhân viên có thể sử dụng mô-đun tự phục vụ. Ngoài ra, các doanh
14


nghiệp có thể hưởng lợi từ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp và am hiểu. Giải
pháp SaaS lý tưởng cho các công ty muốn tránh sự phức tạp của phần cứng và cài
đặt tốn kém.

– Lợi ích chính của các công ty vừa và nhỏ là giải pháp miễn phí vì nó là một hệ
thống nguồn mở. Tổng chi phí sở hữu thấp ngay cả đối với giải pháp
OrangeHRM Live SaaS.
III.1.3.

Chức năng của phần mềm OrangeHRM

– Quản lý thông tin nhân viên (Admin): Giúp Nhà quản trị có thể dễ dàng quản
lý hệ thống nhân sự của mình thông qua hệ thống cơ cấu tổ chức trong
OrangeHRM từ đó phân quyền cho nhân viên. Nắm bắt cơ sở dữ liệu của nhân
viên như: thông tin công ty, tổ chức; thông tin công việc; thông tin yêu cầu đối
với nhân viên. Từ đó có khả năng báo cáo hoặc khai thác dữ liệu.
– Quản lý nhân sự (PIM): Giúp có thể quản lý các trường thông tin về nhân viên
như: Đơn vị đang làm việc, chức danh, Họ & tên, trình độ học vấn...
OrangeHRM cho phép xem và chỉnh sửa mọi chi tiết liên quan về một nhân viên
nào đó. Cho phép chỉnh sửa. Tạo các trường người dùng tự định nghĩa để theo
dõi các dữ liệu chưa được theo dõi.
– Quản lý nghỉ phép (Leave): Giúp đánh giá & khen thưởng chính xác. Một hệ
thống tốt giúp theo dõi sự tiến triển của mỗi nhân viên và phát triển các thực tiễn
chất lượng để đánh giá công việc, khen thưởng xứng đáng cho nhân viên. Một
vài hệ thống còn giúp phát hiện các xu hướng hay hình mẫu tiêu cực.
– Theo dõi thời gian làm việc (Time): Giám sát thời gian làm việc của nhân viên,
những ngày vắng mặt hay làm giờ làm thêm…Giám sát sự quản lý một cách hiệu
quả nhất đồng thời giám sát hiệu suất làm việc của mỗi nhân viên.
– Giúp nhà quản trị quản lý đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên
(Performance): Thiết lập nhằm quản lý năng lực làm việc qua giao diện admin,
giúp nhà quản lý đánh giá chặt chẽ hiệu quả làm việc của nhân viên dựa vào chỉ
số KPI đã được lên kế hoạch từ trước.
– Tuyển dụng (Recruiment): OrangeHRM cho quản lý quy trình tuyển dụng. Từ
việc đăng vị trí cần tuyển đến việc quản lý đơn xin việc, danh sách xin việc và

quy trình tuyển dụng. Không những vậy, hỗ trợ ứng viên nộp đơn xin việc trực
15


tiếp thông qua mẫu đơn có sẵn, thiết lập hồ sơ ứng tuyển và theo dõi trạng thái
của mình.
III.2. Cách thức sử dụng để phần mềm để giải quyết bài toán
1

Quản lý thông tin nhân viên (Admin)

Trong tab Admin, có các tab con gồm User Management, Job, Organization,
Qualifications, Nationalities và Configuration. Thiết lập giờ làm việc trong tab Job, quốc
tịch nhân viên trong Nationalities. Configuration cho bật/tắt các module, cấu hình email,
đăng ký thông báo qua email...
Nhìn chung, các mục đều rõ ràng nhưng cần chú ý điểm này: User Management cho
quản lý người dùng truy cập hệ thống nên không thể trực tiếp thêm được một người dùng
trong mục này. Đầu tiên, cần thêm nhân viên thì sau đó mới có thể thêm người dùng hệ
thống trong mục User Management này được. Một người dùng có hai vài trò (role): ESS
(employee self service) và admin. không nên lẫn lộn role với chức danh (job title). có thể
tạo chức danh trong mục Job.
•Tạo Work Shifts

16


•Tạo Employment Status

•Tạo Education

17


•Tạo Pay Grade

18


19


•Tạo Job Category

•Tạo Job Title

20


•Tạo thông tin chung về công ty

•Thiết lập cấu trúc phòng ban trong công ty

•

21


III.2.1.

Quản lý nhân sự

Mục PIM, viết tắt của Personal Information Management, là nơi có thể quản lý dữ
liệu nhân viên. Nhấn vào link Add Employee và điền vào các mục liên quan. Nếu chọn
Create Login Details, có thể tạo cho nhân viên đó quyền truy cập hệ thống OrangeHRM
(system user), hoặc có thể thực hiện điều này ở tab Admin. Có thể lần đầu nghĩ rằng các
trường thông tin về nhân viên quá ít, nhưng hãy nhấn nút Save để lưu lại, ngay lập tức sẽ
thấy trang chi tiết nhân viên. Trang này cho xem và chỉnh sửa mọi chi tiết liên quan về
một nhân viên nào đó, như chi tiết cá nhân, thông tin liên lạc, người phụ thuộc, lương
bổng, vị trí trong cơ cấu tổ chức... cũng có thể thêm trường tuỳ biến bằng cách chuyển
sang tab Configuration trong mục PIM và nhấn Custom Fields.
•Add Employee

22


III.2.2.

Quản lý nghỉ phép(Leave)

Trong tab này có các mục con như: Entitlements, Reports, Configuration, Leave List và
Leave Assignment. Tab Configuration để thêm vào các mục về lý do nghỉ phép, như Nghỉ
bệnh, Nghỉ phép cá nhân, Các ngày nghỉ lễ trong năm, số ngày làm việc trong tuần... Sau
tab Configuration, có thể sang mục Entitlements, là nơi cho biết số ngày nghỉ phép còn
lại của nhân viên. Mục Leave List hiển thị dữ liệu tổng thời gian nghỉ phép.
•Tạo Leave Entitlement

23


•Tạo Leave Type

•Tạo ngày nghỉ

24


III.2.3.

Theo dõi thời gian làm việc

Đây là vấn đề rất nhạy cảm, vì chỉ cần một lỗi nhỏ về thời gian vào/ra có thể gây ra
nhiều vấn đề nghiêm trọng, ít nhất là đụng chạm đến danh dự của nhân viên.
OrangeHRM đưa ra cách xử lý khá gọn gàng. vào tab Time sẽ thấy được mục Attendance
bên trong. Tại đây, có thể xem dữ liệu vào/ra hoặc cấu hình vài thứ như một nhân viên
hoặc người giám sát có thể chỉnh sửa dữ liệu này hay không.
•Sắp xếp thời gian biểu cho nhân viên
Có thể thêm hoặc xem timesheet của mọi nhân viên bằng cách vào mục Time >
Timesheets > Employee Timesheets. Trang này cũng hiển thị thời gian biểu và những
hoạt động chưa làm xong. Ở tài khoản ESS, người dùng có thể thêm và chỉnh timesheet
của mình.
•Thêm Timesheet

•Tạo Employee Record

25