Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính tại công ty kiểm toán việt nam

Mục lục
Phần I: Cơ sở lý luận của kiểm toán chu trình
mua hàng và thanh toán
I.1. Vị trí, vai trò, đặc điểm chu trình mua hàng và
thanh toán.
I.2. Nội dung kiểm toán chu trình mua hàng và thanh
toán.
I.2.1. Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng và thanh
toán.

Tran
g

5
11
12

- Mục tiêu chung
- Mục tiêu cụ thể

15

I.2.2. Lập kế hoạch thiết kế phơng pháp kiểm toán chu
trình mua hàng và thanh toán.
- Chuẩn bị kế hoạch kiểm toán
- Thu thập thông tin cơ sở
- Thu thập thông về nghiệp vụ của khách hàng
- Đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán

28

- Tìm hiểu cơ cấu KSNB, đánh giá rủi ro kiểm soát
I.2.3.Khảo sát các quá trình kiểm soát và khảo sát nghiệp
vụ mua vào và thanh toán.
I.2.4. Khảo sát chi tiết số d các tài khoản trong chu trình
mua hàng và thanh toán.

31
34

1.2.5. Đánh giá kết quả và lập Báo cáo kiểm toán

Phần II: thực hiện Kiểm toán chu trình mua hàng
và thanh toán trong quá trình kiểm toán Bctc
tại Công ty kiểm toán Việt Nam.

38

38

II.1. Giới thiệu về VACO
II.2. Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong 46
quá trình kiểm toán BCTC tại Công ty Kiểm toán Việt
Nam
Công việc thực hiện trớc kiểm toán
47
1


Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát
Lập kế hoạch kiểm toán cụ thể

Thực hiện kế hoạch kiểm toán
Kết thúc công việc kiểm toán và lập báo cáo
Các công việc thực hiện sau kiểm toán
Phần IIi: bài học kinh nghiệm và hớng hoàn thiện
kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

III.1. Nhận xét chung công tác kiểm toán tại Công ty Kiểm toán
Việt Nam
III. 2. Bài học kinh nghiệm từ thực tiễn hoạt động của Công ty
Kiểm toán Việt Nam
III.3. Phơng hớng phát triển kiểm toán chu trình mua hàng và
thanh toán tại VACO thông qua kế hoạch phát triển năm 2000
III.4. Một số kiến nghị hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng
và thanh toán tại Công ty kiểm toán Việt nam

2

50
61
67
76
79
81
81
83
84
85


Lời mở đầu

Đỉnh cao của sự phát triển đó chính là
việc phát hiện ra các công nghệ mới,
những ngành khoa học mới phục vụ nhu
cầu cải tạo thế giới cũng nh nâng cao chất
lợng cho mọi ngời bởi một lý do đơn giản
các phát kiến mới này đều bắt nguồn từ
những nhu cầu trong cuộc sống. Ngành
kiểm toán ra đời cũng không nằm ngoài
quy luật này. Trong nền kinh tế thị trờng
diễn ra thờng xuyên, môi trờng cạnh tranh
gay gắt, nhu cầu thông tin tài chính cũng
nh chính xác hoá thông tin trở nên cấp bách
hơn bao giờ hết, đòi hỏi lực lợng thứ 3,
khách quan độc lập đứng ra bảo đảm, đó
chính là kiểm toán. Kiểm toán đến nh là
một môn khoa học song nó xứng đáng là
một môn khoa học với đối tợng nghiên cứu,
phơng pháp nghiếnd cứu cụ thể.
Vào những năm đầu thập kỷ 90, sự ra đời
của các Công ty kiểm toán độc lập ở Việt
Nam và sự tham gia của các hãng kiểm toán
hàng đầu trên Thế giới đã thúc đẩy sự
phát triển của ngành Kiểm toán Việt Nam.
Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị
trờng, hoạt động kiểm toán đã thực sự trở
3


thành một nghề, một lĩnh vực hoạt động
nghiệp vụ độc lập.

Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của
nền kinh tế Thế giới, số ngời quan tâm
đến tình hình tài chính của doanh
nghiệp đã mở rộng. Cùng là sự quan tâm
đến các thông tin tài chính và cùng là sự
đòi hỏi phải đợc cung cấp những thông tin
chính xác song mỗi ngời lại chú ý đến một
khía cạnh không giống nhau. Để đáp ứng
tất cả các yêu cầu, kiểm toán đã đợc chia
nhỏ thành nhiều loại hình khác nhau.
Trong chuyên đề thực tập nnày, em chỉ
xin đề cập đến một khía cạnh của hoạt
động kiểm toán, đó là Kiểm toán Báo cáo
tài chính của tổ chức Kiểm toán độc lập.
Kiểm toán Báo cáo tài chính là hoạt động
chủ yếu của các tổ chức Kiểm toán độc
lập. Một cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính
bao gồm sự tổng hợp kết quả kiểm toán
của các chu trình nghiệp vụ kinh tế riêng
biệt, trong đó chu trình mua hàng và
thanh toán là một bộ phận cấu thành nên
Báo cáo tài chính, là một chu trình quan
trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh
tạo ra sản phẩm vật chất. Các tài khoản bị
chi phối bởi chu trình mua hàng và thanh
toán ảnh hởng rất lớn đến tính trung thực
và hợp lý của các Báo cáo tài chính.
4

Nhận thức về tầm quan trọng của việc
kiểm toán Báo cáo tài chính nói chung và
kiểm toán chu trình mua hàng và thanh
toán nói riêng, trong thời gian thực tập tốt
nghiệp tại Công ty Kiểm toán Việt Nam, em
đã chọn đề tài Kiểm toán chu trình mua
hàng và thanh toán trong quá trình kiểm
toán Báo cáo tài chính tại Công ty kiểm
toán Việt Nam để đi sâu vào nghiên cứu,
tìm tòi học tập.
Nội dung của chuyên đề thực tập bao gồm
phần cơ sở lý luận chung khi tiến hành
kiểm toán chu trình mua hàng và thanh
toán, tiếp đó là những công việc mà thực
tế các kiểm toán viên tại Công ty Kiểm toán
Việt Nam đã thực hiện khi kiểm toán chu
trình mua hàng và thanh toán và cuối cùng
là những đánh giá nhận xét, các bài học
kinh nghiệm cũng nh những kiến nghị cá
nhân góp phần hoàn thiện phơng pháp
luận và cách thức tiến hành quá trình
kiểm toán chu trình mua hàng và thanh
toán.
Kết cấu của chuyên đề, ngoài lời mở đầu
và kết luận, bao gồm ba phần chính nh
sau:
Phần I: Cơ sở lý luận của kiểm toán chu
trình mua hàng và thanh toán trong kiểm
toán Báo cáo tài chính.
5

PhÇn II: Thùc hiÖn kiÓm to¸n chu tr×nh
mua hµng vµ thanh to¸n trong qu¸ tr×nh
kiÓm to¸n B¸o c¸o tµi chÝnh t¹i C«ng ty
KiÓm to¸n ViÖt Nam
PhÇn III: Bµi häc kinh nghiÖm vµ ph¬ng híng hoµn thiÖn kiÓm to¸n chu tr×nh mua
hµng vµ thanh to¸n cña C«ng ty KiÓm to¸n
ViÖt Nam.

6


Phần I
cơ sở lý luận của kiểm toán
chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán
Bctc

I.1. vị trí, vai trò, đặc điểm chu trình
mua hàng và thanh toán
Cùng với sự phát triển của lịch sử, khái niệm về kiểm toán
cũng có những thay đổi, tuy nhiên nếu xét về bản chất có
thể định nghĩa: Kiểm toán là xác minh và bày tỏ ý kiến về
thực trạng hoạt động đợc kiểm toán, trớc hết là hoạt động tài
chính, bằng hệ thống phơng pháp kĩ thuật của kiểm toán
chứng từ và kiểm toán ngoài chứng từ, do những kiểm toán
viên có trình độ nghiệp vụ tơng xứng đảm nhiệm dựa theo
hệ thống pháp lý đang có hiệu lực. (TLTK4,tr38).
Theo IFAC (Liên đoàn kế toán quốc tế): Kiểm toán là việc
các Kiểm toán viên độc lập kiểm tra và trình bày ý kiến của

mình về BCTC. Kiểm toán độc lập là hoạt động dịch vụ , t
vấn đợc pháp luật thừa nhận và bảo hộ , đợc quản lý chặt chẽ
bởi các hiệp hội chuyên ngành về kế toán. Do s độc lập trong
hoạt động nên kết quả kiểm toán đợc sự tin cậy của những
ngời sử dụng. Trong nền kinh tế thị trờng thì vai trò của họ
trở nên rất cần thiết và khó có thể thay thế đợc. Mục đích
trực tiếp của kiểm toán độc lập là giúp các doanh nghiệp thực
hiện đúng chế độ pháp luật, chấn chỉnh sửa chữa sai sót,
phòng ngừa vi phạm tổn thất, phát hiện tiềm năng, phát triển
kinh doanh có hiệu quả .
Việt Nam, theo qui chế về kiểm toán độc lập trong nền
kinh tế quốc dân (NĐ số 07/CP ngày 21/9/1994 của Chính phủ
7


)..Kiểm toán độc lập là việc kiểm tra và xác nhận của KTV
chuyên nghiệp thuộc các tổ chức kiểm toán độc lập về tính
đúng đắn , hợp lý của các tài liệu. Có thể khẳng định
rằng kiểm toán độc lập là chỗ dựa cho cơ quan Nhà nớc chứ
không phải thay thế việc kiểm tra , kiểm soát của cơ quan
Nhà nớc. Và theo kinh nghiệm của nhiều nớc trên thế giới, nếu
kiểm toán độc lập phát triển đáng tin cậy sẽ góp phần giảm
đáng kể vào bộ máy hành chính nhà nớc.
Kiểm toán chính là sự xác nhận tính khách quan, tính
chuẩn xác của các thông tin mà kế toán đã thu thập và xử lý.
Vì vậy ngời kiểm toán viên trớc hết phải là ngời giỏi kế toán,
có kỹ năng nghề nghiệp và đạo đức, cũng nh để thực hiện
một cuộc kiểm toán BCTC trớc hết phải nắm vững những
nguyên tắc kế toán để lập nên các Báo cáo tài chính đó.
Chính vì vậy, trớc khi đi vào thực hiện kiểm toán Báo cáo tài

chính nói chung và kiểm toán chu trình mua hàng và thanh
toán nói riêng, cần phải hiểu bản chất của chu trình cũng nh
công tác hạch toán kế toán hay các biện pháp kiểm soát nội bộ
mà đơn vị thực hiện đối với các chức năng trong chu trình
mua hàng và thanh toán.
Báo cáo tài chính là bảng tổng hợp kết quả kinh doanh của
đơn vị giúp cho ngời lãnh đạo điều hành đa ra quyết định
đúng đắn. Vì vậy mà quá trình kinh doanh là một chuỗi các
nghiệp vụ kinh tế kế tiếp nhau. Khi tiến hành kiểm toán, kiểm
toán viên phải chia BCTC thành các phần nhỏ. Thông thờng có
hai cách phân chia:
Chia theo khoản mục (tài khoản). Ví dụ kiểm toán TK tiền,
TK nợ phải trả, TK doanh thu, TK phải thu...
Chia theo chu trình: các nghiệp vụ và tài khoản có liên quan
chặt chẽ với nhau đợc tiến hành kiểm toán đồng thời. VD kiểm
toán chu trình mua hàng và thanh toán, chu trình bán hàng
và thu tiền.
Cách chia thứ nhất tuy đon giản song không có hiệu quả. Mặt
khác , từ lâu mọi ngời sử dụng các thông tin từ BCTC đều
mong mỏi nhận đợc các thông tin trung thực , hợp lý do KTV thờng tiếp cận kiểm toán theo chu trình bởi cách làm đó lôgíc
8


hơn và tránh trùng lặp .Với cách chia nh vậy, một chu kỳ hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp có thể coi là sự liên kết
của các chu trình tiếp nhận và hoàn trả vốn, chu trình mua
hàng và thanh toán, chu trình tiền lơng và nhân sự, chu
trình hàng tồn kho, chu trình bán hàng và thu tiền... Các chu
trình đó có mối quan hệ mật thiết với nhau, giữa chúng
không có điểm bắt đầu hay điểm kết thúc. Mối quan hệ

này đợc thể hiện qua sơ đồ số 1 dới đây:

9


Sơ đồ số 1: Mối quan hệ giữa các chu trình nghiệp vụ kinh tế)

Tiền mặt

chu trình bán
hàng và thu
tiền

Chu trình huy
động và hoàn
trả vốn

chu trình
mua hàng và
thanh toán

chu trình
tiền lơng và
nhân sự

Chu trình
hàng tồn kho

Qua sơ đồ trên ta thấy, chu trình mua hàng và thanh toán
cùng với các chu trình khác là một khâu quan trọng trong quá

trình sản xuất kinh doanh.
Đối với các đơn vị sản xuất, quá trình kinh doanh bao gồm
ba giai đoạn: cung ứng, sản xuất và tiêu thụ. Còn ở các doanh
nghiệp thơng mại, quá trình kinh doanh bao gồm hai giai
đoạn mua và bán. Nh vậy, dù là loại hình doanh nghiệp nào
thì quá trình mua hàng, nghĩa là cung cấp các yếu tố đầu
vào đều hết sức quan trọng. Chi phí cho việc mua hàng
chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh.
Công việc của kiểm toán viên đối với quá trình mua hàng
và thanh toán chính là kiểm tra xem doanh nghiệp thực hiện
quá trình này đã hợp lý cha, có sai sót trọng yếu không và nếu
có thể, đa ra các ý kiến t vấn cho khách hàng.
Bản chất của chu trình mua hàng và thanh toán
Chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm các quyết định
và các quá trình cần thiết để có hàng hoá và dịch vụ cho
quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Chu kỳ này thờng
bắt đầu bằng sự khởi xớng của một đơn đặt mua của ngời
có trách nhiệm cần hàng hoá hoặc dịch vụ đó và kết thúc
bằng việc thanh toán cho quyền lợi nhận đợc. (TLTK1,tr414)
Trong luận văn này em chỉ giới hạn ở việc mua hàng hoá và
dịch vụ đầu vào phục vụ quá trình sản xuất ở các đơn vị
10


sản xuất sản phẩm vật chất, không bao gồm quá trình cung
ứng lao động hay quá trình tiếp nhận vốn.
Kiểm toán BCTC nói chung hay kiểm toán chu trình mua
hàng và thanh toán nói riêng thực chất là việc kiểm tra, đánh
giá số d của các tài khoản trên Bảng cân đối tài sản hay Báo
cáo kết quả kinh doanh. Chu kỳ mua hàng và thanh toán liên

quan đến rất nhiều tài khoản trên Bảng CĐTS nh các tài khoản
về tài sản, hàng tồn kho, tài khoản tiền, công nợ phải trả... và
nó cũng liên quan đến các tài khoản phí tổn trên Báo cáo
KQKD. Số lợng các tài khoản chịu ảnh hởng bởi chu kỳ mua
hàng và thanh toán đợc thể hiện tóm tắt qua sơ đồ số 1.2.
Tuy nhiên, quá trình mua hàng trong chu kỳ mua hàng và
thanh toán có hai loại: mua hàng trả tiền ngay và mua hàng trả
chậm. Sơ đồ
số 2 chỉ minh họa cho trờng hợp thứ hai, tức mua chịu.
Sơ đồ số 2: Các tài khoản trong chu trình mua hàng và thanh toán (TLTK1,tr414)

Tiền gửi ngân
hàng

Các khoản
phải trả

Nguyên liệu mua
vào

Hàng trả lại và
đợc giảm giá

Tài sản cố định

Chiết khấu
mua vào

Bảo hiểm trích
trớc

Phí tổn sản
xuất

Phí tổn lu
động

11

Phí tổn quản lý


Thủ tục Kiểm soát nội bộ với các chức năng trong chu
trình mua hàng và thanh toán
Đối với từng doanh nghiệp có nhu cầu cung cấp hàng hoá và
dịch vụ với quy mô nhiều hay ít, đơn giản hay phức tạp mà
các bớc của chu trình này có thể đợc thực hiện khác nhau.
Song thông thờng thì chu trình mua hàng và thanh toán
tuân theo các bớc cơ bản nh sau:
Xác định nhu cầu hàng hoá, dịch vụ cần cung cấp : Thông thờng mỗi doanh nghiệp thờng có một bộ phận chuyên nghiên
cứu nhu cầu nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cần thiết cho
sản xuất gọi là bộ phận kế hoạch. Bộ phận này có nhiệm vụ lên
kế hoạch cung ứng đảm bảo cung cấp đủ các yếu tố đầu vào
để quá trình sản xuất đợc liên tục nhng đồng thời cũng
không quá nhiều gây ứ đọng vốn. Ơnhững doanh nghiệp có
hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động tốt sẽ có những quy chế
cụ thể về việc cung cấp hàng.
Lập đơn kiến nghị mua hàng: Sau khi đã lên kế hoạch cung
ứng, bộ phận kế hoạch sẽ lập Đơn kiến nghị mua hàng để
trình Giám đốc hoặc ngời có trách nhiệm ký duyệt. Đơn kiến

nghị mua hàng là một bản yêu cầu về khối lợng cũng nh chủng
loại hàng hoá cần cung cấp, nó chỉ có giá trị khi đã có chữ ký
của Trởng phòng kế hoạch hay phòng tổ chức sản xuất. Sau
đó, Đơn kiến nghị này sẽ đợc chuyển cho bộ phận mua hàng.
Tìm nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng căn cứ vào Đơn kiến
nghị mua hàng để xem xét, tìm kiếm các nhà cung cấp. Về
nguyên tắc, trớc khi quyết định mua một mặt hàng nào thì
cũng phải tìm hiểu ít nhất là ba Đơn chào hàng của ba nhà
cung cấp khác nhau để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp nhất
đối với đơn vị.
Lựa chọn nhà cung cấp: Sau khi đã xem xét các đơn chào
hàng, đơn vị sẽ chọn ra một nhà cung cấp phù hợp nhất. Sự lựa
chọn này căn cứ vào giá cả, chất lợng của hàng hoá, các điều
kiện u đãi nh chiết khấu, giảm giá, phơng thức thanh toán...
5. Giao đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng là loại chứng từ trong
đó ghi rõ loại hàng, số lợng, các thông tin liên quan đến hàng
12


hoá mà doanh nghiệp định mua vào. Tất cả các Đơn đặt
hàng đều phải đánh số trớc, có đầy đủ chữ ký của những
ngời có thẩm quyền. Thủ tục khảo sát trong trờng hợp này là
kiểm tra các đơn đặt hàng xem có chữ ký của những ngời
có thẩm quyền hay không. Tất cả các đơn đặt mua phải đợc
đánh số trớc và bao gồm vừa đủ số cột và diện tích để hạn
chế tối đa khả năng có gian lận trên đơn đặt mua.. Về mặt
pháp lý thì Đơn đặt hàng đợc xem là một lời đề nghị chính
thức mua hàng.
6. Theo dõi việc đặt hàng: Bộ phận mua hàng vẫn phải
tiếp tục theo dõi xem các nhà cung cấp có tuân thủ đúng các

điều kiện đã ghi trong Đơn đặt hàng hay không, chẳng hạn
nh thời gian giao hàng, chất lợng hàng hoá, các mức chiết khấu
đợc hởng...
7. Giao nhận hàng: Khi tiếp nhận hàng tại kho, quá trình
KSNB thích hợp đòi hỏi phải có sự kiểm tra lô hàng về số lợng,
chất lợng, mẫu mã, chủng loại... theo Hoá đơn của ngời bán. Mọi
nghiệp vụ nhận hàng đều phải có Phiếu nhập kho hay Báo cáo
nhận hàng. Đó là các chứng từ chứng minh hàng đã đợc nhập
kho, chủ yếu theo dõi về mặt số lợng.
8.Ghi nhận khoản nợ: Các hoá đơn và phiếu nhập kho sau
khi đợc chuyển lên phòng kế toán, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ.
Tuỳ vào mỗi loại hình tổ chức DN mà chúng ta có thể sử dụng
các loại sổ sau.
Sổ nhật ký mua hàng: là quyển sổ để kế toán theo dõi
tất cả các nghiệp vụ mua hàng hoá và dịch vụ theo trình tự
thời gian
.Sổ nhật ký chi tiền: dùng để ghi tổng các khoản tiền đã
chi trong kỳ của đơn vị, trong đó bao gồm cả tiền chi để
trả cho ngời bán.
Sổ chi tiết các khoản phải trả: Theo dõi các khoản tiền
còn phải trả cho từng nhà cung cấp.
Sổ cái các tài khoản: là quyển sổ tổng hợp, đợc lập vào
cuối mỗi tháng, theo dõi tổng số tiền phát sinh của mỗi tài
khoản.
13


9. Thanh toán: Việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho
ngời bán sẽ do bộ phận tài vụ thực hiện. Chứng từ thanh toán
cho nghiệp vụ mua hàng khi kỳ thanh toán đến hạn là các

phiếu chi, séc, uỷ nhiệm chi. Trớc khi chuẩn chi, các chứng từ
này phải có sự phê chuẩn của Giám đốc. Quá trình kiểm soát
quan trọng nhất đối với chức năng này là việc ký chi phiếu
phải do đúng cá nhân có trách nhiệm. Trớc khi ký chi phiếu
phải xem kỹ lỡng các chứng từ minh chứng cho nghiệp vụ mua
hàng đã phát sinh và phải có sự tách biệt giữa ngời ký chi
phiếu với ngời chi tiền. Các chi phiếu đều phải đợc đánh số
thứ tự từ trớc.
Đó là toàn bộ 9 bớc công việc doanh nghiệp cần tiến hành
đối với chu kỳ mua hàng và thanh toán. Mỗi một chức năng
trong chu kỳ sẽ phải tuân theo những quy tắc nhất định và
có những biện pháp kiểm soát riêng. Nắm chắc các chức năng
của chu trình mua hàng và thanh toán nêu trên là cơ sở để
kiểm toán viên tiến hành cuộc kiểm toán.

I.2. nội dung kiểm toán chu trình mua
hàng và thanh toán trong quá trình kiểm
toán BCTC
Mặc dù các chu ký nghiệp vụ kinh tế có mối quan hệ chặt chẽ
với nhau song đối với bất c một số d tài khoản nào đợc xét
đến trong một chu kỳ đều có những đặc điểm riêng thuộc
về bản chất do đó đòi hỏi có những mục tiêu kiểm toán đặc
thù cần phải đợc thoả mãn.Chu trình mua hàng và thanh toán
đợc coi là một bộ phận cấu thành của BCTC và KTV cần xác
định mục tiêu đặc thù đối với chu trình này. Có thể khái quát
các bớc triển khai mục tiêu kiểm toán đối với chu trình mua
hàng và thanh toán theo sơ đồ sau.
sơ đồ số 3: triển khai mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

Các Báo cáo tài chính

14


Chu trình mua hàng và thanh toán Một bộ phận cấu thành của Báo cáo tài
chính
Xác nhận của Ban Quản trị về chu
trình mua hàng và thanh toán
Các mục tiêu kiểm toán chung đối với
chu trình mua hàng và thanh toán
Các mục tiêu kiểm toán đặc thù đối
với chu trình mua hàng và thanh toán

I.2.1. Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng và thanh
toán
Văn bản chỉ đạo kiểm toán số 1 nêu rõ: Mục tiêu của cuộc
kiểm tra bình thờng các Báo cáo tài chính của kiểm toán viên
độc lập là sự trình bày một nhận xét về mức trung thực mà
các Báo cáo tài chính phản ánh tình hình tài chính, các kết
quả

hoạt động và sự lu chuyển dòng tiền mặt theo các

nguyên tắc kế toán đợc thừa nhận

(TLTK1,tr106) .

Xác nhận của Ban quản trị đối với chu trình mua hàng và
thanh toán
Xuất phát từ trách nhiệm của Ban quản trị là phải thiết lập,

trình bày và công bố các BCTC theo đúng các chuẩn mực kế
toán hiện hành. Từ đó, căn cứ để xây dựng mục tiêu kiểm
toán cho chu trình mua hàng và thanh toán. Xác nhận của Ban
quản trị là căn cứ có giá trị cho kiểm toán viên tiến hành kiểm
toán. Đối với chu trình mua hàng và thanh toán cũng nh các chu
trình khác, chúng gồm 5 mục tiêu chung nh sau:

15


+Xác nhận về sự hiện hữu: Ban quản trị xác nhận các nghiệp
vụ mua hàng phản ánh trên sổ sách là thực sự xảy ra, số d tài
khoản hàng tồn kho trên Bảng CĐTS phải thực sự tồn tại, nghĩa
là phải có hàng hoá trong kho.

+Xác nhận về tính đầy đủ: Tất cả các khoản nợ phải trả nhà
cung cấp đều phải đợc ghi chép và trình bày trên Báo cáo tài
chính. Ban quản trị xác nhận không có khoản nợ phải trả nào
bị để ngoài sổ.

+Xác nhận quyền sở hữu và nghĩa vụ: Đơn vị có quyền sở
hữu với hàng hoá mua về và có nghĩa vụ thanh toán các khoản
nợ cho nhà cung cấp. Ban quản trị cần xác nhận hàng hoá
trong kho thực sự là của đơn vị và tơng ứng với nó, các khoản
phải trả là nghĩa vụ của đơn vị đối với các nhà cung cấp.

+Xác nhận về sự đánh giá và sự phân bổ: Đây là những xác
nhận đề cập đến việc các khoản phải trả có đợc phân loại
đúng bản chất kinh tế và đợc ghi sổ chính xác hay không.
Ban quản trị phải đảm bảo rằng các khoản phải trả thơng mại

đợc ghi sổ thực sự là các khoản tiền mua hàng hoá còn nợ nhà
cung cấp chứ không phải các khoản phải trả công nhân viên
hay phải trả cho một đối tợng nào khác.

+Xác nhận về sự trình bày: Ban quản trị xác nhận lợng hàng
hoá mua vào và các khoản nợ phải trả nhà cung cấp đợc trình
bày trung thực và đúng đắn trên các Báo cáo tài chính theo
đúng chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng và tuân thủ các
quy định kế toán hiện hành.
Các mục tiêu kiểm toán đối với chu trình mua hàng và thanh
toán
Trách nhiệm của KTV trớc hết là xem xét những xác nhận của
Ban Quản trị về các chức năng của chu trình mua hàng và
thanh toán trình bày ở trên có trung thực hay không. Chính
vì vậy, các mục tiêu kiểm toán đợc xây dựng đều có mối liên
hệ chặt chẽ với 5 loại xác nhận ở trên.
16


Việc xây dựng các mục tiêu kiểm toán nhằm mục đích giúp
KTV thu thập đợc các bằng chứng đầy đủ, có giá trị và đúng
lúc cho những khoản mục trọng yếu trong chu trình mua
hàng và thanh toán. Để dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm
bằng chứng, mục tiêu kiểm toán cho chu trình mua hàng và
thanh toán đợc chia ra mục tiêu kiểm toán chung và mục tiêu
kiểm toán đặc thù.
Mục tiêu kiểm toán chung: gồm hai loại là mục tiêu về tính
hợp lý chung và các mục tiêu khác. Mục tiêu về tính hợp lý
chung giúp KTV đánh giá xem các số d tài khoản đã hợp lý cha
xét trên toàn bộ các thông tin mà kiểm toán viên có đợc về

công việc kinh doanh của khách hàng.
Mục tiêu kiểm toán chung khác: Bao gồm 6 mục tiêu về: tính
hiện hữu, tính đầy đủ, tính đúng kỳ, tính chính xác, tính
đánh giá và tính trình bày. Các mục tiêu kiểm toán đặc thù
cho chu trình mua hàng và thanh toán xuất phát từ 6 mục tiêu
chung nêu trên.

+Tính có căn cứ hợp lý: Nghĩa là số tiền ghi trên Bảng CĐTS
phải thực sự là số tiền cần đợc ghi sổ
+ Tính đầy đủ:Tất cả số tiền phải ghi có thực sự đợc ghi sổ
không. Trái với mục tiêu về tính hiện hữu quan tâm đến các
nghiệp vụ có số tiền bị báo cáo thừa, tính đầy đủ đề cập
đến trờng hợp số tiền bị quên ghi sổ. Trong chu trình mua
hàng và thanh toán mục tiêu này tập trung vào tài khoản nợ
phải trả ngời bán. KTV cần lu ý trờng hợp các khoản công nợ phải
trả không đợc ghi sổ. Đối ứng với mục tiêu này là xác nhận về
tính đầy đủ của Ban quản trị.
+Quyền sở hữu: đối với hàng tồn kho, quyền sở hữu có thể
gắn với sự tồn tại nhng cũng có thể không trong trờng hợp hàng
mua đang đi đờng. Để đạt mục tiêu này, KTV cần kiểm tra
các hợp đồng mua bán, hoá đơn mua hàng... Đồng thời quyền
sở hữu gắn liền với nghĩa vụ nên song song với việc kiểm tra
hàng tồn kho, kiểm toán viên cũng cần kiểm tra xem các khoản
nợ phải trả có thực sự là nghĩa vụ của doanh nghiệp hay
không. Mục tiêu này đối ứng với xác nhận của Ban quản trị về
quyền sở hữu và nghĩa vụ.
17


+Sự định giá: Tiền và tài sản của doanh nghiệp phải đợc tính

toán đúng đắn trên hoá đơn và trên sổ sách kế toán. Đối với
mục tiêu này, kiểm toán viên cần thu thập bằng chứng để
xem các hàng hoá mua vào và các khoản công nợ có đợc đánh
giá đúng theo những chuẩn mực chung không, chính sách kế
toán có phù hợp và nhất quán không. Đây có thể là vấn đề
trọng yếu, phức tạp đòi hỏi nhiều đánh giá của KTV
+ Sự phân loại: Các nghiệp vụ phát sinh có đợc hạch toán vào
đúng tài khoản và các tài khoản đó có đợc trình bày đúng
trên Báo cáo tài chính không. Trong chu trình mua hàng và
thanh toán, các khoản công nợ phải đảm bảo phân loại rõ giữa
nợ phải trả nhà cung cấp với nợ phải trả công nhân viên, phải
trả bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; các nguyên vật liệu, công
cụ dụng cụ mua vào cũng cần đợc phân loại một cách đúng
đắn với các tài khoản sản phẩm dở dang hay thành phẩm
trong khoản mục hàng tồn kho. Đây cũng là mục tiêu đối ứng
với xác nhận về sự đánh giá và sự phân bổ của Ban quản trị.
+Tính đúng kỳ: Các nghiệp vụ kinh tế đợc ghi chép đúng kỳ
kế toán hay không, đặc biệt là các nghiệp vụ giáp ngày kết
thúc niên độ. Mục tiêu này đảm bảo tránh mọi hiện tợng báo
cáo thừa hoặc báo cáo thiếu. Trong chu trình mua hàng và
thanh toán, thờng các khoản nợ phải trả thờng bị ghi sổ chậm
so với kỳ thực tế phát sinh.
Mỗi cuộc kiểm toán BCTC dù ở quy mô lớn hay nhỏ, đơn giản
hay phức tạp thì quy trình kiểm toán đều tuân theo một
trình tự chung. ở đây khi kiểm toán chu trình mua hàng và
thanh toán, KTV tiến hành tuần tự theo 4 giai đoạn sau

18

Sơ đồ Số 4: Bốn giai đoạn kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

Lập kế hoạch và thiết kế phơng pháp
kiểm toán
chu trình mua hàng và thanh toán

Khảo sát các quá trình kiểm soát và
khảo sát nghiệp vụ chu trình mua
hàng và thanh toán

Khảo sát chi tiết số d tài khoản của
chu trình mua hàng và thanh toán

Hoàn tất công tác kiểm toán chu trình
mua hàng và thanh toán nói riêng.
Công bố báo cáo kiểm toán.

Để thu thập các bằng chứng có giá trị đầy đủ thì khi tiến
hành kiểm toán , kTV sẽ theo từng bớc theo sơ đồ số 4. Có thể
khái quát 4 giai doạn kiển toán nh sau
I.2.2. Lập kế hoạch và thiết kế ph ơng pháp kiểm toán
chu trình mua hàng và thanh toán
Lập kế hoạch kiểm toán là một công việc hết sức nghiêm
túc, thờng do những KTV cao cấp thực hiện. Mục đích của giai
đoạn này là phải lập ra đợc một kế hoạch kiểm toán tổng
quát, nghĩa là phải xây dựng một chiến lợc kiểm toán chung
và phơng pháp kiểm toán cụ thể phù hợp với bản chất, thời gian
và phạm vi của quy trình kiểm toán sẽ áp dụng. Có rất nhiều lý
do để KTV phải lập kế hoạch kiểm toán hợp lý. Việc lập kế
hoạch cho công tác kiểm toán một cách thích đáng đảm bảo

đợc rằng mọi phơng diện trọng yếu của công tác kiểm toán sẽ
đợc quan tâm đến một cách hợp lý, những vấn đề còn tiềm
tàng có thể đợc phát hiện và cuối cùng công tác kiểm toán có
thể đợc hoàn thành một cách nhanh chóng. Ngoài ra việc lập
kế hoạch cho công tác kiểm toán cũng hỗ trợ cho việc phân
công các cộng tác viên tham gia vào công tác kiểm toán và
việc phối hợp công việc đợc thực hiện bởi các chuyên gia kiểm
19


to¸n kh¸c vµ c¸c chuyªn gia trong c¸c lÜnh vùc kh¸c.” (ISA300
®o¹n 4)

Qu¸ tr×nh lËp kÕ ho¹ch kiÓm to¸n cã thÓ chia ra c¸c c«ng viÖc
chÝnh nh sau:

20


sơ đồ số 5: lập kế hoạch cuộc kiểm toán và thiết kế phơng pháp kiểm toán

Chuẩn bị kiểm toán
Thu thập thông tin cơ
sở
Thu thập thông tin về các nghĩa vụ pháp lý
của khách hàng
Đánh giá trọng yếu và rủi ro
kiểm toán
Tìm hiểu cơ cấu KSNB và đánh giá rủi
ro kiểm soát

Triển khai kế hoạch kiểm toán toàn bộ và chơng
trình kiểm toán

*0

Chuẩn bị kế hoạch kiểm toán

Nếu nh việc xác định mục tiêu kiểm toán là rất quan trọng
thì lập kế hoạch kiểm toán là công việc cần thiết , không thể
thiếu đợc . hơn nữa quá trình chuẩn bị kiểm toán bao gồm
tất cả các công việc mà KYV tiến hành để đi đến quyết
định có nên thực hiện kiểm toán cho khách hàng không ?.Do
đó , KTV sẽ thực hiện một số công việc nh sau.
Tiếp cận khách hàng để quyết định xem có nên chấp nhận
kiểm toán (đối với các khách hàng mới) hay tiếp tục kiểm toán
(đối với khách hàng cũ). Trên thực tế, không phải bất cứ lời mời
kiểm toán nào cũng đợc chấp nhận ngay mà còn phải căn cứ
vào khả năng của công ty kiểm toán cũng nh các điều kiện
của doanh nghiệp.
Đánh giá các lý do của khách hàng đối với cuộc kiểm toán.
Kiểm toán viên cần tìm hiểu lý do doanh nghiệp mời kiểm
toán vì điều đó ảnh hởng đến việc đánh giá rủi ro kiểm
toán. Với mỗi lý do khác nhau sẽ tơng ứng với khối lợng ngời sử
21


dụng kết quả kiểm toán khác nhau, và mức độ thu thập bằng

chứng kiểm toán cũng sẽ khác nhau.
Bố trí nhóm kiểm toán. Một nhóm kiểm toán thích hợp là

điều kiện quan trọng để cuộc kiểm toán đạt hiệu quả cao.
Tuỳ quy mô cũng nh mức độ phức tạp của cuộc kiểm toán, BGĐ
sẽ bố trí số lợng kiểm toán viên cần thiết đảm bảo thoả mãn
Quá trình kiểm tra sẽ đợc thực hiện bởi một hoặc nhiều ngời đã đợc đào tạo nghiệp vụ đầy đủ và thành thạo nh một
kiểm toán viên(TLTK1,tr150).
Việc tìm hiểu khách hàng ít hay nhiều tuỳ thuộc vào tính
chất phức tạp hay đơn giản của đối tợng kiểm toán nhng cần
phải xác định nội dung, thời gian kiểm toán.
Hợp đồng kinh tế là căn cứ pháp lý thoả thuận nội dung, yêu
cầu các điều kiện thực thi kiểm toán.
Nh vậy mục đích chủ yếu của th hẹn kiểm toán là nhằm
giảm tối thiểu sự hiểu lầm giữa hai bên. Khi Th hẹn kiểm toán
đợc ký kết thì cuộc kiểm toán đợc coi nh chính thức bắt
đầu.
Thu thập thông tin cơ sở của khách hàng
Thông tin cơ sở là những hiểu biết khái quát về khách hàng
nh công việc kinh doanh, ngành nghề kinh doanh, các chính
sách chủ yếu của công ty, các bên liên quan... Còn thông tin về
nghĩa vụ pháp lý của khách hàng bao gồm các thông tin nh
quyền phê chuẩn của HĐQT, các văn bản pháp quy, biên bản
các cuộc họp quan trọng, các hợp đồng kính tế, các quy chế
hoạt động... Trong giai đoạn này KTV thu thập các thông tin
khái quát về toàn bộ tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, bên cạnh đó các thông tin liên quan đến từng chu
trình cụ thể cũng sẽ đợc chú ý thu thập. Các thông tin về
khách hàng có thể đợc thu thập bằng nhiều cách. Chẳng hạn
đối với chu trình mua hàng và thanh toán, các thông tin cơ sở
và thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng có thể thu
thập đợc qua những cách sau:

Qua việc thu thập kiến thức về ngành kinh doanh và công
việc kinh doanh của khách hàng.
22


Để có thể thu thập đợc những bằng chứng xác đáng, KTV
cần phải có những kiến thức về lĩnh vực kinh doanh của
khách hàng. Sự hiểu biết thấu đáo về hoạt động kinh doanh
của khách hàng cũng nh ngành nghề kinh doanh mà khách
hàng đang hoạt động sẽ giúp KTV phân biệt các sự kiện,
nghiệp vụ, thực tiễn và xét đoán chính xác các thông tin tài
chính(IAG 4). Riêng đối với chu trình mua hàng và thanh toán,
với những kiến thức về công việc kinh doanh của khách hàng,
KTV có thể dễ dàng nhận biết đợc những chủng loại hàng hoá
mà doanh nghiệp mua vào có thực sự phục vụ cho mục đích
sản xuất kinh doanh đúng nh trong các cam kết bằng văn bản,
trong giấy phép đầu t... hay không.Mặt khác là điều kiện
cần để KTV lập kế hoạch và tiến hành kiểm toán

Qua thảo luận, phỏng vấn
Kểm toán viên thảo luận với các nhà quản lý doanh nghiệp và
những ngời có trách nhiệm khác để thu thập thông tin. Qua
các cuộc thảo luận, kiểm toán viên sẽ thu thập đợc các thông
tin nh các quy định hiện hành ảnh hởng gì đến quá trình
mua hàng hay tình hình tài chính hiện tại có ảnh hởng gì
đến việc thanh toán của đơn vị. Những kiến thức đó sẽ giúp
KTV nhận dạng việc nghiên cứu các trọng điểm đặc biệt khi
kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán.

Qua quan sát, tham quan

23


Ngoài ra KTV cũng có thể thu thập thông tin qua việc quan
sát các hoạt động sản xuất kinh doanh, tham quan nhà xởng,
văn phòng làm việc... Việc làm này giúp KTV tiếp cận với hệ
thống kiểm soát nội bộ, có sự hình dung về quá trình sản
xuất sản phẩm cũng nh phong cách kinh doanh của khách
hàng từ đó sẽ có những đánh giá về tính hợp lý chung.
Chẳng hạn qua thị sát, KTV có thể đánh giá chủng loại hàng
hoá doanh nghiệp mua vào có còn phù hợp với nhu cầu sản xuất
hay đã lỗi thời; lợng hàng hoá còn tồn đọng trong kho là quá
nhiều hay ngợc lại quá ít gây gián đoạn sản xuất; máy móc,
trang thiết bị có hiện đại hay không...
Cách quan sát thực tế các hàng hoá vật chất đợc mua vào rất
có ích cho KTV khi tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng
và thanh toán.

Qua phân tích sơ bộ
Với các thông tin cơ sở thu thập đợc, bằng các thủ tục phân
tích sơ bộ nh so sánh các số liệu năm nay với số liệu năm trớc
đã đợc kiểm toán, KTV có thể phát hiện ra những biến động
hoặc những thay đổi bất thờng, từ đó lập một kế hoạch
kiểm toán thích hợp.
Theo IAG12, phơng pháp phân tích bao gồm việc so sánh
thông tin tài chính năm nay với:
Thông tin có thể so sánh đợc của năm trớc hoặc giữa các kỳ
với nhau
Những kết quả có thể biết trớc, chẳng hạn nh ngân sách và

các dự đoán
Thông tin trong ngành, tơng tự nh việc so sánh tỷ lệ giữa
doanh số bán hàng và các khoản phải thu của doanh nghiệp với
tỷ lệ trung bình trong ngành hoặc với các doanh nghiệp khác
có quy mô tơng đơng trong cùng một ngành
Phơng pháp phân tích cũng bao gồm việc nghiên cứu các mối
quan hệ:
Giữa các yếu tố của thông tin tài chính đã đợc cho là sẽ phù
hợp với một mô hình đã dự kiến bằng kinh nghiệm của doanh
nghiệp nh việc nghiên cứu các tỷ lệ chiết khấu


24


Giữa thông tin tài chính và những thông tin tơng tự không
mang tính chất tài chính nh việc nghiên cứu quan hệ giữa chi
phí tiền lơng và số lợng lao động.
Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, thủ tục phân tích
sơ bộ thờng đợc thực hiện bằng cách so sánh số d tài khoản
phải trả nhà cung cấp năm nay với năm trớc, đối chiếu số chênh
lệch đó với lợng hàng hoá mua vào của năm nay tăng hay giảm
hơn so với năm trớc để tìm ra những điều bất hợp lý.
Nh vậy, để có thể xây dựng đợc một kế hoạch kiểm toán,
việc thu thập các thông tin về khách hàng là hết sức quan
trọng Thu thập thông tin về khách hàng không phải chỉ tiến
hành trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán mà nó đợc thực hiện
trong suốt cuộc kiểm toán. Việc tìm tòi những thông tin cần
thiết về hoạt động của đơn vị là một quá trình liên tục và
tích lũy(ISA310 đoạn 6).

Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro kiểm toán
Tính trọng yếu
Khi tiến hành kiểm toán, kiểm toán viên không thể tiến hành
kiểm tra tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ mà chỉ có
thể tiến hành kiểm tra những khoản mục mà kiểm toán viên
cho là dễ có khả năng xảy ra sai sót. Do đó trớc khi lập kế
hoạch, chuyên gia kiểm toán cần cân nhắc tới tính trọng
yếu của một số thông tin và mối quan hệ của nó với rủi ro
kiểm toán(ISA320 đoạn
2). Mặt khác khái niệm trọng yếu đợc nêu trong IAG 25 nh
sau:Trọng yếu là khái niệm chỉ về tầm cỡ, bản chất các sai
phạm (kể cả bỏ sót) thông tin tài chính hoặc là đơn lẻ hoặc
là từng nhóm, mà trong bối cảnh cụ thể nếu dựa vào các
thông tin này để xét đoán thì sẽ không chính xác hoặc là sẽ
rút ra những kết luận sai lầm. Khi lập kế hoạch và thực hành
kiểm toán, kiểm toán viên phải dự kiến hợp lý việc tìm ra các
sai phạm, hoặc đơn lẻ hoặc từng nhóm. Đó là những sai sót
nghiêm trọng trong mối tơng quan với các thông tin tài chính
mà kiểm toán viên phải nhận xét và báo cáo.(TLTK9)
- Mức độ trọng yếu là giá trị của các sai sót dự tính nếu có
thì có thể sẽ gây ảnh hởng tới tính sát thực của việc trình


25