CÁC GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN tại CÔNG TY điện tử HOÀN KIẾM

CÁC GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY
ĐIỆN TỬ HOÀN KIẾM

Việt Nam đang trên con đường hội nhậpWTO, điều đó đã tạo nên cho các doanh
nghiệp trong nước một sân chơi mới với nhiều mô hình kinh doanh mới mẻ hơn. Bên
cạnh đó là những thách thức mà các doanh nghiệp phải sẵn sàng đối phó để tồn tại và
phát triển một cách bền vững. Bởi lẽ trong sân chơi mới này, các doanh nghiệp Việt
Nam sẽ phải đối phó với nhiều đối thủ cạnh tranh có sức mạnh, có tiềm lực và có
chiến lược được xây dựng một cách hiệu quả hơn nhiều, các doanh nghiệp trong nước
vừa phải chiếm lĩnh cho mình thị trường của các đối thủ vừa phải giữ được thị trường
của mình.
Công ty TNHH (Trách nhiệm hữu hạn) Điện tử Hoàn Kiếm là một doanh nghiệp
có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh điện tử, điện máy.Với một bề
dày kinh nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh của mình, Công ty đã dần khẳng định
mình trong thị trường cạnh tranh gay gắt này. Co., Ltd. (Limited) Hoan Kiem
Electronics is a business that has years of experience in the field of electronic
business, phone may.Voi a thickness of experience in their field of business, the
Company has gradually asserted themselves in the market is fiercely competitive.
Trong tình hình đặc biệt hiện nay, khi mà sự cạnh tranh và đào thải của thị trường
hết sức khắc nghiệt để có thể tồn tại và phát triển, giữ được vị trí cao trên thị trường
đòi hỏi các doanh nghiệp phải có biện pháp nâng cao hiệu quả kinh tế, phát triển mở
rộng mô hình sản xuất kinh doanh. Từ năm 2009 đến nay, nền kinh tế nói chung và
các doanh nghiệp nói riêng đang đối mặt với những thách thức khó khăn. Thị trường
bán lẻ trong nước được mở cửa cho các nhà đầu tư nước ngoài, vì vậy các doanh
nghiệp thương mại trong nước đứng trước những khó khăn, thử thách rất lớn. Qua
đánh giá phân tích xu thế phát triển của lĩnh vực CNTT & TT trong thời gian tới tôi
1


xin trình bày kế hoạch phát triển CNTT&TT của phòng Quảng cáo và truy ền thông
thuộc Công ty TNHH Điện tử Hoàn Kiếm nơi tôi đang công tác và làm việc.

1. Giới thiệu về Công ty TNHH Điện tử Hoàn Kiếm
1.1. Lịch sử ra đời và phát triển
Tên công ty

: Công ty TNHH điện tử hoàn kiếm

Tên giao dịch Quốc tế

: HELE Co. Ltd

Trụ sở chính

: 38A - Hai Bà Trưng - Phường Tràng Tiền -

Quận

Hoàn kiếm - TP Hà Nội.

Địa chỉ E- mail

:

E-mail address: hatv.vn @ gmail.com
Điện thoại

: (84-4) 9 437100 – 9 437 103 - 9 437 024

Fax

: (84-4) 9 437 104
Công ty TNHH Điện tử Hoàn Kiếm được thành lập theo Luật doanh nghiệp

ngày 25/04/1994 tại Hà Nội với mức vốn điều lệ ban đầu là 2.000.000.000 đồng, đến
năm 2007 vốn điều lệ tăng lên là 10.000.000.000 đồng và đến năm 2012 vốn điều lệ
tăng lên 15.000.000.000 đồng.
Trải qua nhiều năm kinh doanh mặt hàng điện tử, điện lạnh, Công ty đã và đang
ngày càng phát triển một cách bền vững và hợp tác chặt chẽ với nhiều bạn hàng, nhiều
hãng điện tử lớn trong và ngoài nước nhằm phân phối hàng hóa tất cả các tỉnh miền
Bắc, các tỉnh miền Trung và trong thời gian tới sẽ tham gia thị trường miền Nam.
Hệ thống phân phối sản phẩm của Công ty hoạt động chủ yếu tại thị trường Hà
Nội và một vài tỉnh phía Bắc. Tại mỗi khu vực tỉnh thành, Công ty lựa chọn một nhà
2


phân phối khu vực, để từ đó triển khai đến các đại lý bán lẻ trực tiếp phục vụ đến
người tiêu dùng. Đặc biệt hiện nay, Công ty là nhà phân phối và bảo hành toàn quốc
của Công ty Điện tử Hà Nội (Hanel) và là đại lý chính thức, phân phối và bảo hành
của các hãng điện tử: LG, SONNY, DAEWOO, NIKKO, TOSHIBA, SAMSUNG,
SHARP.
1.2. Hoạt động kinh doanh chủ yếu Principal business activities
Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Công ty là các mặt hàng điện tử, điện lạnh

1.3. Cấu trúc tổ chức của công ty
Tổng
Tổnggiám
giámđốc
đốc

Phó

PhóTổng
Tổnggiám
giám
đốc
đốc

P.P.

Kế toán
Kế toán

Phó
PhóTổng
Tổnggiám
giám
đốc
đốc

P.KD
P.KD
XNK
XNK

P.
P.
Q.cáo&
Q.cáo&
T.
T.
Thông

Thông

Cửa hàng
Cửa hàng

Bộ phận
Bộ phận
kho
kho

1.4. Giới thiệu về phòng Quảng cáo & Truyền thông
Phòng có chức năng:
3

P.P.TC
TC
Nhân
Nhân
Sự
Sự

Đội xe
Đội xe


• Lập báo cáo khảo sát về thị trường tiềm năng trong cả nước;
• Phụ trách các hoạt động tuyên truyền, quảng bá hình ảnh của công ty và các
sản phẩm mới, phiên bản mới của các hãng điện tử do công ty phân phối ra
bên ngoài;
• Quản lý website của công ty.

• Thiết kế những băng rôn, tờ rơi quảng cáo và chịu trách nhiệm in ấn các
mẫu quảng cáo phục vụ cho các chương trình khuyển mại, giới thiệu sản
phẩm, của công ty hay các đơn đặt hàng từ bên ngoài.
2. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CNTT&TT
Về nhân sự: Tại phòng quảng cáo và truyền thông ( QC&TT) bao gồm 01 trưởng
phòng, 1 phó phòng và 8 nhân viên, tất cả đều sử dụng thành thạo máy vi tính và các
chức năng như soạn thảo văn bản ( Word, Excell,….), kiểm tra và gửi email bằng
phần mềm quản lý email outolook 2007, ngoài ra các nhân viên còn sử dụng thành
thạo các phần mềm thiết kế, chỉnh sửa hình ảnh như, Photoshop, Corel, vẽ 3Dmax…
Về cơ sở hạ tầng: Hiện nay phòng đang dùng chung mạng internet cùng với công
ty, các phòng ban chia sẻ dữ liệu, thông tin qua mạng nội bộ (LAN), phòng được trang
bị, 5 máy tính để bàn, 3 máy tính xách tay, 1 đầu phát Wifi, 01 máy in A4 đen trắng,
03 máy in mầu A4 của các hãng Epson, Canon, Hp, 02 máy in màu khổ lớn iPF
9000của hãng Canon.
Về các các phần mềm ứng dụng: Phòng QC&TT hiện nay toàn bộ hệ điều hành
dùng cho các máy tính là Win 7 phiển bản 32 và 64 bit, phần mềm diệt virut
Kaspersky, các phần mềm thiết kế, chỉnh sửa hình ảnh, các ứng dụng của Microsoft
office phiên bản 2010, tất cả đều được mua bản quyền.
3. ĐÁNH GIÁ, SO SÁNH CÁC ỨNG DỤNG PHÒNG BAN TRONG CÔNG
TY HOẶC ĐỐI THỦ CẠNH TRANH
Để đánh giá một cách khách quan vị thế của Công ty TNHH Điện tử Hoàn Kiếm
nói chung và phòng quảng cáo và truyền thông nói riêng về những điểm mạnh - điểm
4


yếu so với các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực điện tử, điện lạnh, quảng cáo,
tư vấn khách hàng, marketing tôi lựa chọn so sánh phòng Quảng cáo và truyền thông
của Công ty TNHH Điện tử Hoàn Kiếm với 03 doanh nghiệp có phòng chức năng
tương tự là phòng quảng cáo và thương mại điện tử - Công ty Cổ phần điện máy Hà
Nội; phòng thiết kế và quảng cáo - Công ty TNHH Xuân Hương, phòng Thiết kế Công Ty Cổ Phần sản xuất TM & DV Thái Sơn.

TT
1

Nội so sánh
Tốc độ đường

QC&TT

QC&TMĐT

TK&QC

TK

( Hoàn Kiếm) Điện máy HN Xuân Hương Thái Sơn
Cáp quang
Cáp quang
Cáp quang
Cáp quang

truyền internet
2
3

Mạng nội bộ
Phòng riêng cho

Chưa đồng bộ Đã có sẵn

Có

Hoạt
tốt
Có

Không có

Không có

Không có

Đầu tư về trang Trung bình

Còn sơ sài

Chưa

động

các máy in khổ
lớn, máy cắt đề
can, máy khắc laze
4

thiết bị máy móc
5

quan Rất hiện đại

tâm

Nhân sự quản lý Hợp

đồng Thuê

về IT cho phòng bên ngoài

bên Thuê

ngoài

bên Có nhân sự

ngoài

riêng

và công ty
6

Phần mềm

Dùng

các Chưa toàn bộ

phần

mềm

bản

quyền

được

Chỉ

những Tất cả đều

phần

lưu
5

mềm được

áp

chuyên

dụng đồng

ngành

bộ


hành rộng rãi
7

Kinh phí và các Đang dự tính Chưa có
khoản dự trù cho chuyển

Chưa có

từ

việc sửa chữa thay phòng

hành

thế ( thay mực, chính

cho

Luôn

cấp

kinh

phí

hàng năm

kim phun, lưỡi dao phòng
cắt...)

QC&TT cho

chủ động.

8

Các bước đặt hàng Chỉ cần gửi Không
và ra mẫu thiết kế email
cho khách hàng

nhận Gửi

email Thủ tục đơn

hoặc và làm các sau đó đến gian,

thời

gọi điện, sau thiết kế bên trực tiếp đặt gian 24h, sẽ
2-3 ngày sẽ ngoài

cọc mới có có bản thiết

có bản mẫu

sản

phẩm kế mẫu

mẫu
4. PHÂN TÍCH KINH NGHIỆM, BÀI HỌC TỪ CÁC DOANH NGHIỆP
Rất nhiều công ty đã thành công bằng chính sự thất bại của mình khi ngày đầu

lập nghiệp, hoặc tính toán sai đường đi nước bước khi tham ra vào môi trường cạnh
tranh khốc liệt như ngày nay, để đảm bảo không bị kéo vào guồng của cuộc chiến
thương hiệu, khuyến mại,... Phòng QC& TT tự ý thức và rút ra các bài học kinh
nghiệm như sau:
• Cần cố học hỏi, cố gắng tìm tòi áp dụng những thành tựu của CNTT vào
sản xuất, để tạo ra các mẫu thiết kế bắt mắt, đầy sáng tạo;
• Cần tiết kiệm nguyên vật liệu;
• Chú trọng đến công tác xây dựng hình ảnh của công ty nói chung và
phòng nói riêng;
6


• Cần có kế hoạch kiểm tra, bảo dưỡng máy tính, máy in các loại định kỳ;
• Tuyệt đối không sử dụng các phần mềm chuyên ngành, các hệ điều hành
miễn phí ;
• Luôn làm mới website của mình;
• Cần có chiến lược phát triển cụ thể cho từng đợt quảng cáo ( kinh phí,
vật tư, khu vực cần phát triển ...)
• Cần cho cán bộ công nhân viên đi tấp huấn về nghiệp vụ;
• Cần tính toán các chi phí để làm sao cho giá sản phẩm được hợp lý nhất.
5. TÌM HIỂU CÁC GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Việc ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành và các hoạt động SXKD ở một
doanh nghiệp đã trở nên phổ biến ở rất nhiều doanh nghiệp và các phòng ban, nó đem
lại lợi ích thiết thực và giảm được nhiều chi phí tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tuy
nhiên đối với Công ty TNHH điện tử hoàn kiếm đã nhận thức ra vấn đề này nhưng do
rất nhiều nguyên nhân cả chủ quan và khách quan đến nay việc ứng dụng CNTT còn
một số vấn đề còn thực hiện chưa tốt; hiện nay chúng tôi cũng đã áp dụng TMĐT trên
một số trang web của công ty để quảng cáo, giới thiệu sản phẩm đến khách hàng.
Nhưng để thực sự biến CNTT&TT thành công cụ quảng cáo hiệu quả thì cần một số
giải pháp cụ thể như sau:

Giải pháp thứ nhất: Hệ thống ERP là một bộ các gói phần mềm module trên máy
tính tự động hóa các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp bao trùm gần
như tất cả các hoạt động kinh doanh nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và
quản lý của doanh nghiệp. Trên thị trường có nhiều hệ thống ERP do các đơn vị khác
nhau cung cấp. Công ty nên lựa chọn sử dụng phần mềm AMOS, phần mềm này được
VietSoftware phát triển dựa trên công nghệ của Compiere. Giải pháp giúp sản phẩm
có đầy đủ nền tảng ERP cần thiết để có thể thiết kế phù hợp với đặc thù riêng của môi
trường kinh doanh Việt Nam. Phầm mềm này cho phép điều hành và quản lý doanh
7


nghiệp từ những nghiệp vụ cơ bản như bán hàng, mua hàng, tài chính đến giao dịch
thương mại điện tử.
Giải pháp thứ hai. Bên cạnh lợi thế về dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng sản phẩm, công
ty nên hoàn thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng tổng thể. Phục vụ cho lợi ích đó,
Công ty nên đầu tư và lắp đặt một Call-Center. Chi phí đầu tư không cao khoảng 20
triệu đồng.
6. LẬP KẾ HOẠCH ỨNG DỤNG CNTT&TT
Trong những năm sắp tới khi công nghệ thông tin sẽ có rất nhiều những thay
đổi về mặt chất và lượng, các hãng sản ngày càng xuất tung ra các dòng sản phẩm cao
cấp có các ứng dụng hiện đại, giá cả lại cạnh tranh nhau, một vấn đề nữa là tại Việt
Nam số lượng các công ty chuyên bán lẻ các sản phẩm điện máy rất nhiều, cho nên
việc kinh doanh trở lên rất khó khăn, các công ty đua nhau đưa ra các đợt khuyến mại,
quảng cáo để kích cầu. Vì vậy cần phải cần có chiển lược phát triển và giai đoạn thực
hiện cụ thể như sau như sau :
- Công nghệ thông tin và thương mại điện tử sẽ là xu thế mua sắm mới của
người dân, vì vậy phòng QC&TT cần thúc đẩy các các chương trình quảng
cáo, gới thiệu sản phẩm, hay các đợt khuyến mại trên các trang web của
doanh nghiệp và các trang liên kết khác;
- Cần phải đảm bảo hệ thống CNTT&TT phải hoạt động tốt, không để xảy ra

gián đoạn, bằng cách nâng cấp cơ sở hạ tầng, kiểm tra, thay thế các máy
móc, trang thiết bị công nghệ…
- Nguồn nhân lực cần thường xuyên bồi dưỡng, tập huấn các kiến thức về
công nghệ thông tin;
- Lập các phiếu nhận xét đánh giá điện tử, phản hồi về chất lượng dịch vụ;
- Nâng cấp mạng nội bộ cho đồng bộ;
- Liên kết các ngân hàng, triển khai dịch vụ thanh toán điện tử cho khách
hàng thuận lợi nhất
8


- Phát triển hình thức giao, nhận hàng bằng mã điện tử.
- Kinh phí cho phát triển công nghệ thông tin cần được dự trù và bổ sung.
7. MỤC TIÊU, NGUỒN LỰC, THỜI GIAN VÀ CHƯƠNG TRÌNH HÀNH
ĐỘNG CỦA NĂM 2015 ĐẾN 2016
Mục tiêu:
- Phân phối bán hàng, giới thiệu sản phẩm và các chương trình khuyến mại
của công qua hình thức thương mại điện tử (thanh toán trực tuyến, mua
hàng trực tuyến...)
- Áp dụng mô hình quản lý bán hàng, chế độ bảo hành cho các sản phẩm
bằng phần mềm,
- Tăng cường đầu tư về CNTT, mở rộng sản xuất, cải tiến trang thiết bị
máy móc.
- Nâng cấp các phần mềm chuyên ngành, sử dụng các phần mềm bản
quyền.
Nguồn lực:
- Tài chính: Dự trù kinh phí cho các chiến lược phát triển CNTT&TT hàng
năm.
-

Nhân lực:Thường xuyên và không ngừng đào tạo nâng cao năng lực
chuyên môn của nhân viên thông qua các khóa học về tính năng sản
phẩm mới, phần mềm mới của CNTT.

Thời gian và kế hoạch của giai đoạn 2014 đến 2019 và chương trình hành động
2015 đến 2016.
STT
1
2
3

Nội Dung
Đào tạo nguồn nhân lực
Nâng cấp cơ sở hạ tầng
Phần cứng:

Thời gian
Năm 2015 -2016
Năm 2015 -2016
Năm 2015- 6/2016

- Mua máy tính
- Mua máy in màu khổ lớn
9

Kinh phí
30.000.000
20.000.000
100.000.000

- Sửa chữa thay thế ...
Phần mềm:
- Mua các phần mềm chuyên
ngành
4

- Hệ điều hành phiên bản mới

Năm 2015 – 2019

70.000.000

Năm 2015 -2016

50.000.000

Năm 2015 -2016

50.000.000

nhất
- Lăp đặt hệ thống ERP và Call

5
6

center
Chi phí liên kết các website,
đăng tin, quảng cáo

Dự trù kinh phí

8. KẾT LUẬN
Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày càng khốc liệt với những cơ hội và
thách thức liên tục xuất hiện, để có thể đạt được các mục tiêu đã đặt ra thì việc theo
dõi sát các diễn biến của môi trường xung quanh cũng như luôn định vị được vị trí
của doanh nghiệp trên thị trường để trên cơ sở đó có những giải pháp điều chỉnh chiến
lược kịp thời luôn phải được lãnh đạo các doanh nghiệp coi như những nhiệm vụ ưu
tiên hàng đầu.
Chiến lược phát triển CNTT &TT của một công ty có vai trò rất quan trọng với mỗi
một công ty. Nhưng để có thể xây dựng một phát triển CNTT &TT hoàn chỉnh, đầy
đủ và phát huy được hiệu quả của nó cần có một quy trình nghiên cứu, xây dựng sáng
tạo và phù hợp với tình hình thực tế mỗi phòng ban trong mỗi doanh nghiệp, quy trình
đó phải mang tính khoa học, logic và chặt chẽ. Đồng thời khi lựa chọn cũng cần phải
cần nhắc và phân tích đúng đắn để lựa chọn, nếu không sẽ vướng phải sự sai lầm về
chiến lược sẽ là rất nguy hiểm đối với sự phát triển của doanh nghiệp.
9. TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Giáo trình Quản trị Hệ thống Thông tin
10


- Trang web của công ty TNHH điện tử Hoàn Kiếm
- Thông tin trên website của các Công Ty: Công ty cổ phần điện máy Hà Nội;
Công Ty Cổ Phần sản xuất TM & DV Thái; Công ty TNHH Xuân Hương.

11