Nâng cao hiệu quả của việc ủy quyền trong quản trị doanh nghiệp – lý luận và thực tiễn ở việt nam

Đề 7: Nâng cao hiệu quả của việc ủy quyền trong quản trị doanh nghiệp –
Lý luận và thực tiễn ở Việt Nam.

MỞ ĐẦU
Ở Việt Nam nói riêng và trên thế giới nói chung, trong lĩnh lực quản trị
doanh nghiệp, việc điều chỉnh công việc của các cấp chỉ huy sao cho phù hợp với
các loại hình doanh nghiệp cụ thể, không bị chồng chéo, quá tải luôn là điều mà
các nhà quản trị học phải cân nhắc kỹ lưỡng. Việc cho ra đời khái niệm “uỷ quyền”
cho thấy một bước tiến trong ngành quản trị học hiện nay. Uỷ quyền là giao một
phần công việc cho người dưới quyền chịu trách nhiệm thi hành và đồng thời cho
họ quyền hành tương xứng với trách nhiệm được giao… Nghe tưởng như đơn giản,
nhưng khi các nhà quản trị học áp dụng vào thực tiễn lại gặp phải không ít khó
khăn, phức tạp, đòi hỏi thời gian để phân tích cặn kẽ vấn đề uỷ quyền trong từng
trường hợp riêng; hoặc áp dụng được nhưng lại không đảm bảo đúng trách nhiệm
được giao. Chính vì lý do trên, em xin phép chọn đề tài số 7: “Nâng cao hiệu quả
của việc ủy quyền trong quản trị doanh nghiệp – Lý luận và thực tiễn ở Việt Nam”
để làm rõ hơn về vấn đề uỷ quyền trong quản trị doanh nghiệp.

1


NỘI DUNG
I.

Uỷ quyền

1. Khái niệm uỷ quyền
Ủy quyền là việc cán bộ quản lý cấp trên cho phép cán bộ cấp dưới có quyền
ra quyết định về những vấn đề thuộc quyền hạn của mình, trong khi người cho
phép vẫn đứng ra chịu trách nhiệm. Ủy quyền là một phạm trù quan trọng, là một
công cụ quản trị sắc bén, là phong cách lãnh đạo dân chủ khá phổ biến ở nhiều

doanh nghiệp trên thế giới.
Sự ủy quyền có thể thể hiện dưới hai hình thức:
- Ủy quyền chính thức: qua sơ đồ cấu tạo bộ máy (mỗi bộ phận có những
chức năng và quyền hạn rõ ràng).
- Ủy quyền không chính thức: qua sự tín nhiệm cá nhân (Giám đốc ký quyết
định uỷ quyền cho cấp dưới được quyền hạn và trách nhiệm nào đó).
2


2. Sự cần thiết phải uỷ quyền
- Uỷ quyền giúp cho người quản lý đưa ra được những quyết định sáng suốt
hơn, tận dụng tối đa quỹ thời gian, và quản lý được một nhóm có đông thành viên,
Nâng cao hiệu quả công việc
- Việc ủy quyền tạo niềm tin giữa lãnh đạo doanh nghiệp với nhân viên.
Đồng thời, xây dựng cho doanh nghiệp một đội ngũ lãnh đạo có năng lực.
- Sự ủy quyền không phải là một công việc đơn giản, nó là một nghệ thuật
của quản trị sao cho công việc được giao hoàn thành theo ý muốn do đó phải dựa
vào một kỹ thuật nhất định. Sự khó khăn của uỷ quyền còn xuất phát từ những yếu
tố tâm lý của người uỷ quyền và người được uỷ quyền.
3. Quy trình uỷ quyền
Để ủy quyền có hiệu quả cần sử dụng kỹ thuật ủy quyền nhất định thích hợp
với đặc điểm của từng tổ chức. Vì vậy, ủy quyền cần có những quy trình nhất định.
Qui trình ủy quyền bao gồm những bước cơ bản sau:
- Xác định kết quả mong muốn. Việc giao quyền là nhằm cho người khác
có khả năng thực hiện được công việc. Nếu việc giao quyền mà người được giao
không thể thực hiện được thì công việc ủy quyền này là vô nghĩa. Do đó cần phải
ủy quyền tương xứng với công việc và tạo điều kiện cho họ thực hiện công tác
được giao.
- Chọn người và giao nhiệm vụ.
3

- Giao quyền hạn để thực hiện các nhiệm vụ đó.
- Yêu cầu người được ủy quyền phải chịu trách nhiệm.
- Giám sát và đánh giá.
4. Điều kiện để uỷ quyền có hiệu quả
Uỷ quyền có hiệu quả phải trên cơ sở có một tổ chức hợp lý thể hiện trên 6
điểm sau:
a) Biện pháp
Có những biện pháp kiểm soát rõ ràng không? Cho toàn bộ tổ chức hay cho
từng bộ phận?
b) Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức có được phác hoạ cẩn thận và rõ ràng không? Có được giải thích
đồng nhất không?
Mọi người có hiểu rõ các tuyến chỉ huy trực tiếp không?
Mối quan hệ giữa các ban điều hành trực tiếp và ban tham mưu có được mọi
người hiểu rõ không?
c) Bản mô tả chức năng – nhiệm vụ
Các chức năng – nhiệm vụ của tổ chức có được mô tả rõ ràng và chi tiết không?
Người nắm giữ các chức vụ có hiểu những nhiệm vụ của mình hay không?
Bản mô tả chức năng – nhiệm vụ có được cập nhật không?
d) Những tiêu chuẩn đánh giá việc hoàn thành công việc
4


Những tiêu chuẩn đánh giá công việc của các vị trí chức vụ có được triển khai
hay không?
Những tiêu chuẩn đó có giúp cho người phụ trách tự đánh giá được không?
e) Đánh giá định kỳ mức độ hoàn thành công việc
Kế hoạch đánh giá có hệ thống không?

Có sự xét duyệt lại thường xuyên cách đánh giá toàn bộ tổ chức và từng bộ
phận không?
f) Uỷ quyền
Sự uỷ quyền có thực sự giải phóng cấp chỉ huy để tập trung lo các việc quan
trọng hơn không?
Sự uỷ quyền có tác dụng nâng cao trình độ và năng lực của người dưới quyền
không?
Những kỹ thuật uỷ quyền có hiệu quả được vận dụng đạt mức độ nào?
5. Những điều cần chú ý về uỷ quyền
- Cần phân biệt rõ 3 khái niệm là phân cấp, phân quyền và uỷ quyền trong
doanh nghiệp.
+ phân quyền là giao quyền cho người chỉ huy cấp dưới. Uỷ quyền là
giao một phần việc của người chỉ huy cấp trên cho người chỉ huy cấp dưới làm.
Như vậy phân cấp, phân quyền mang tính chất tập thể còn uỷ quyền mang tính chất
cá nhân.
+ chỉ uỷ quyền khi có thực quyền đó.
5


+ có thể thu hồi sự uỷ quyền.
+ sự uỷ quyền không bao gồm thoái thác trách nhiệm, uỷ quyền xong
không có nghĩa là hết trách nhiệm.

II.

Thực tiễn của việc ủy quyền trong quản trị doanh nghiệp ở Việt
Nam.

1. Thực trạng chung của việc uỷ quyền trong quản trị doanh nghiệp ở Việt
Nam

Ủy quyền liên quan đến việc chia sẻ quyền lực vì thế đối với đa số các nhà
quản trị đó là một khái niệm đáng sợ vì họ không biết điều gì sẽ xảy ra một khi họ
từ bỏ quyền kiểm soát.
Theo nghiên cứu gần đây cho thấy việc thực hiện ủy quyền trong quản trị
doanh nghiệp ở Việt Nam diễn ra khá thường xuyên. Điển hình là các công việc ủy
quyền do lãnh đạo giao cho nhân viên trong công ty nhưng ở mức độ khá nhẹ,
thông thường chỉ là giải quyết giấy tờ, ký một số văn bản có tính không quan trọng
của công ty. Ngoài ra, công việc uỷ quyền còn được thực hiện theo Điều lệ công ty
trong từng doanh nghiệp cụ thể.
Tình trạng chung trong suy nghĩ và cách làm việc của lãnh đạo hiện nay là
tự mình quyết định hầu hết các vấn đề quan trọng của doanh nghiệp. Họ gần như
không tin tưởng vào năng lực của nhân viên; hoặc sợ bị cấp trên đánh giá và khiển
6


trách vì sao nhãng trách nhiệm; sợ bị quy trách nhiệm về những sai lầm của cấp
dưới; sợ bị coi là thiên vị, phân biệt đối xử, ưu ái với người này, thiếu quan tâm với
người khác… Điều này dẫn đến công việc bị ứ đọng bởi lẽ người quản trị không
thể làm tất cả mọi việc đồng thời tập trung vào thế mạnh của mình nếu như họ phải
ôm đồm quá nhiều việc.hơn thế nữa, các nhà quản trị không khuyến khích cấp dưới
làm việc tích cực, nhất là trong những việc đột xuất, ngoại lệ; tạo cho cấp dưới tâm
lý chờ đợi ỷ lại, thiếu tự tin vào bản thân. Về phía người nhân viên, họ không sẵn
sàng nhận trách nhiệm với công việc được giao, đùn đẩy trách nhiệm cho người
khác... Chính những điều trên gây khó khăn cho việc tiến hành công việc ủy quyền.
Theo báo cáo tổng kết của công tác công chứng, chứng thực tại UBND và
các Phòng công chứng trong cả nước, nhất là ở những tỉnh, thành phố lớn cho thấy,
việc công chứng, chứng thực hợp đồng uỷ quyền ngày càng tăng, đặc biệt tại một
số Phòng công chứng thì số lượng hợp đồng uỷ quyền chiếm 30% trong tổng số
hợp đồng, giao dịch được công chứng... Tuy nhiên, việc gia tăng số lượng hợp
đồng uỷ quyền cũng đồng nghĩa với việc phát sinh nhiều vấn đề liên quan đến

tranh chấp, kiện tụng…
Ngoài ra, trong vấn đề “uỷ quyền” còn phải kể đến nhiều loại luật chồng
chéo gây khó khăn cho các nhà tư vấn luật nói riêng và các cơ quan nhà nước nói
chung khi tham gia tư vấn và giải quyết tranh chấp hợp đồng uỷ quyền. Điều này
rất cần sự góp sức của các nhà làm luật và xây dựng luật tương lai để đảm bảo
7


quyền và nghĩa vụ của các bên khi tham gia giao kết hợp đồng uỷ quyền đúng với
tinh thần pháp luật.
2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của uỷ quyền trong lĩnh vực
quản trị doanh nghiệp ở Việt Nam
Để việc ủy quyền được thành công trước hết phải được tiến hành một cách
có ý thức từ 2 phía: người uỷ quyền và người được uỷ quyền.
Về phía người uỷ quyền:
Thứ nhất, người uỷ quyền phải rất hiểu biết bản thân và đặt niềm tin vào
năng lực của cấp dưới.
Thứ hai, người uỷ quyền cần sắp xếp công việc cụ thể, hướng dẫn chi tiết
các công việc cần ủy quyền cho nhân viên hoặc người ủy quyền để công việc được
thực hiện một cách hiệu quả.
Thứ ba, người uỷ quyền một mặt đòi hỏi hệ thống chỉ huy phải rõ ràng,
nhưng không nên đòi hỏi sự tuân thủ máy móc của người được uỷ quyền, phải cho
họ được linh hoạt giải quyết công việc, thậm chí được phép điều chỉnh, sửa đổi nội
dung công việc khi cần thiết.
Thứ tư, người ủy quyền cũng phải biết chấp nhận một vài thất bại do người
được uỷ quyền phạm phải. Nếu họ phạm sai lầm chỉ là do muốn học hỏi và muốn
tiến bộ trong công tác ở doanh nghiệp.
Về phía người được uỷ quyền:

8

Cấp dưới được uỷ quyền phải xác định được trách nhiệm trước cấp trên khi
được giao quyền và phải thấy rõ những giới hạn trong quyền lực của mình để
không vượt qua giới hạn đó.
KẾT LUẬN
“Ủy quyền là nghệ thuật hoàn thành công việc thông qua nỗ lực của người
khác. Điều này thể hiện lòng tin của bạn vào người khác để giao phó công việc
mà, nếu không,chính bạn phải làm” Theo Dickinson.
Uỷ quyền là một trong những kỹ năng được ưu tiên hàng đầu trong công tác
lãnh đạo doanh nghiệp. Ủy quyền là một trong những nghệ thuật mà một nhà lãnh
đạo giỏi phải nắm vững. Không ủy quyền thì nhà lãnh đạo có nguy cơ ngập lụt
trong những công việc lẽ ra họ không phải làm; còn ủy quyền không tốt sẽ khiến
công ty tốn nhiều nguồn lực nhưng không đạt được kết quả mong muốn, còn tinh
thần của nhân viên thì trở nên sa sút.
Trên đây là bài làm của em về đề tài: “Nâng cao hiệu quả của việc ủy quyền
trong quản trị doanh nghiệp – Lý luận và thực tiễn ở Việt Nam”. Do kiến thức còn
hạn hẹp nên em chưa thể trình bày đầy đủ nội dung của đề tài. Em mong nhận
được sự góp ý khoa học từ các thầy cô giáo bộ môn Quản trị doanh nghiệp để bài
làm của em được trọn vẹn hơn.
Em xin trân thành cảm ơn!

9


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Giáo trình quản trị doanh nghiệp, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, năm
2013.
2. Nghị định 102/2010/NĐ-CP ngày 01/10/2010 của Chính phủ hướng dẫn chi
tiết thi hành một số điều của Luật Doanh nghiệp.

3. Luật doanh nghiệp năm 2005.
4. Các trang web:
+ quantri.vn
+ viettinlaw.com
+ danluat.thuvienphapluat.vn

10