SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN QUẢN LÝ THÔNG THƯỜNG

VẤN ĐỀ 8:
SOẠN THẢO MỘT SỐ
VĂN BẢN QUẢN LÝ THÔNG THƯỜNG


1. Soạn thảo quyết định cá biệt
1.1. Khái niệm về Quyết định

QUYẾT
ĐỊNH


1. Soạn thảo quyết định cá biệt
Các loại Quyết định

Quyết định

Quyết định

Quyết định

chung

cá biệt

ban hành
quy chế,
nội quy,
điều lệ

1. Soạn thảo quyết định cá biệt

1.3. Bố cục của Quyết định cá biệt
4. Địa danh, ngày tháng

1. Tiêu ngữ

2. Tên cơ quan
ban hành

3. Số và KH VB


1. Soạn thảo quyết định cá biệt

Nêu quyền hạn, trách nhiệm
của cơ quan, cá nhân ban hành

Nêu căn cứ pháp lý

Nêu đề xuất

Căn cứ ra quyết định


1. Soạn thảo quyết định cá biệt

•Nội dung Quyết định: gồm các điều, khoản,…
Điều 1. (Là nội dung ở phần trích yếu đã ghi)
Điều 2. (Nêu quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm của đối tượng)

Các điều khác mỗi điều là 1 nội dung hoặc tác động của các đối tượng khác nhau.
Điều cuối:
(điều thi hành- nêu đối tượng thực hiện)
(điều hiệu lực- QĐ này có hiệu lực kể từ ngày…)


BÀI TẬP
Giám đốc đưa ra yêu cầu soạn Quyết định bổ
nhiệm vị trí kế toán trưởng. Anh/chị hãy thực hiện
nhiệm vụ trên?


Bảng chữ cái viết tắt tên loại văn bản

•
•
•
•
•
•
•
•

Nghị quyết (cá biệt): NQ
Quyết định (cá biệt): QĐ
Chỉ thị (cá biệt): CT
Quy chế: QC
Quy định: QyĐ
Thông báo: TB
Báo cáo: BC

Biên bản: BB


Bảng chữ cái viết tắt tên loại
văn bản

•
•
•
•
•
•
•
•

Thông tư: TT
Tờ trình: TTr
Hợp đồng: HĐ
Chương trình: CTr
Kế hoạch: KH
Dự án: DA
Đề án: ĐA
………………


2. Soạn thảo công văn
2.1. Khái niệm:

Công văn là loại văn bản dùng để trao đổi thông tin, dùng trong việc điều
hành của nhà quản lý, dùng để giao tiếp giữa các cơ quan với nhau, giữa cơ

quan với công dân.


2. Soạn thảo công văn
2.1. Phân loại công văn

 Công văn gửi lên cấp trên
Công văn đề nghị
Công văn xin ý kiến
Công văn gửi xuống
Công văn chỉ đạo
Công văn đôn đốc
Công văn yêu cầu, nhắc nhở,…


2. Soạn thảo công văn
2.1. Phân loại công văn

Công văn ngang cấp
Công văn phối hợp
Công văn giao dịch
Công văn trao đổi
Công văn gửi công dân
Công văn trả lời
Công văn hướng dẫn
Công văn giải thích


2. Soạn thảo công văn

2.3. Bố cục của công văn
1 công văn kết cấu gồm 3 phần:

-Phần mở đầu: Lý do mà cơ quan viết công văn
-Phần nội dung: Quan điểm, thái độ của cơ quan.
-Phần kết: Nghi thức
Bố cục của công văn gồm:

1.Tiêu ngữ
2.Tên cơ quan ban hành văn bản
3.Số và ký hiệu
4.Địa danh, ngày tháng
5.Trích yếu (ở dưới phần số và ký hiệu)
6.Nơi gửi
7.Nội dung
8.Nơi nhận
9.Phần chữ ký


2. Soạn thảo công văn
2.4. Ngôn ngữ của công văn
Công văn biểu thị thái độ của cơ quan công quyền nên ngôn ngữ cần phải:

-Nếu là tiếp thu ý kiến cần mềm dẻo
-Nếu là lời từ chối cần lịch sự, có tính động viên, nêu rõ nguyên tắc của cơ
quan

-Nếu là hướng dẫn cần rõ ràng, chi tiết, cặn kẽ
-Nếu là thăm hỏi tránh khách sáo, cần chân thành
-Nếu là đôn đốc cần phải nghiêm túc, nêu rõ hậu quả công việc nếu chậm trễ,

quan liêu


3. Soạn thảo biên bản
3.1. Khái niệm
Biên bản là văn bản được sử dụng để ghi lại đầy đủ, chính xác, trung thực diễn biến
sự việc hay 1 hoạt động.

Yêu cầu đối với 1 Biên bản:
-Đầy đủ diễn biến sự việc
-Chính xác về không gian, thời gian
-Trung thực, khách quan về tính chất của sự việc.


3. Soạn thảo biên bản

Vai trò của biên bản

Là căn cứ để nhà quản

Là cơ sở pháp lý để

lý đưa ra

ban hành Nghị quyết,

quyết định

Quyết định, Chỉ thị…

www.themegallery.com

Company Logo


3. Soạn thảo biên bản
3.2. Phân loại văn bản

Biên bản
Biên bản ghi lại

bàn giao,

sự kiện, sự cố

nghiệm thu,
hội nghị
…

www.themegallery.com

Company Logo

Biên bản
thanh lý
hợp đồng


3. Soạn thảo biên bản
3.3. Bố cục của biên bản

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Tiêu ngữ
Tên cơ quan ban hành
Số và ký hiệu
Địa danh, ngày tháng
Tên văn bản
Trích yếu
Nội dung
Nơi nhận
Chữ ký


3. Soạn thảo biên bản
3.4. Biên bản hội nghị
Bố cục biên bản hội nghị:

1.
2.
3.
4.

5.
6.
7.
8.
9.
10.

Thời gian, địa điểm diễn ra hội nghị
Thành phần tham gia
Đoàn chủ tịch, ban thư ký
Các vấn đề thảo luận, ý kiến tham luận
Kết quả bỏ phiếu, biểu quyết
Ghi tóm tắt các ý kiến đóng góp của đại biểu cấp trên đến cấp dưới
Thời gian kết thúc hội nghị
Thông qua hội nghị, biên bản
Chữ ký (chủ tọa và thư ký)
Đóng dấu cơ quan


3. Soạn thảo biên bản
3.5. Biên bản thanh lý hợp đồng:
Nội dung chi tiết của biên bản thanh lý hợp đồng như sau:

(1) Căn cứ: Chính là HĐ đã ký kết giữa bên A và B
(2) Ngày tháng, địa điểm
(3) Đại diện bên A (tên cơ quan)
Ông (Bà)….
Chức vụ….
Địa chỉ ….
Điện thoại ….

Số TK …


3. Soạn thảo biên bản
3.5. Biên bản thanh lý hợp đồng:
(4) Đại diện cho bên B (tên cơ quan)
Ông (Bà)….
Chức vụ….
Địa chỉ ….
Điện thoại ….
Số TK …
(5) Cùng nhau thanh lý hợp đồng số … ngày… tháng … năm … theo nội dung sau:

a.

b.
c.

Hai bên khẩn trương và kết hợp chặt chẽ triển khai thực hiện hợp đồng đúng
tiến độ, đảm bảo đúng điều khoản cam kết.
Bên B đã giao… cho bên A
Bên A thanh toán … cho bên B ngay sau khi ký biên bản thanh lý này

Biên bản được lập thành 2 (4) bản, mỗi bên giữ 1 bản có giá trị pháp lý như nhau.
Đại diện bên A

Đại diện bên B


4. Soạn thảo báo cáo

4.1. Khái niệm
Báo cáo là loại văn bản trình bày kết quả đạt được trong 1 hoạt động để đánh giá kết quả
của 1 công tác lớn hoặc phản ánh 1 sự việc bất thường lên cấp trên.
4.2. Phân loại báo cáo


4. Soạn thảo báo cáo
4.3. Yêu cầu đối với báo cáo
Trung thực, chính xác, có trọng tâm, trọng điểm, kịp thời.
4.4. Bố cục của báo cáo

•
-

Loại báo cáo sơ kết, tổng kết có bố cục như sau:
Mở đầu: Thành phần, điều kiện,…
Nội dung
+ Đặc điểm của tổ chức
+ Những thành tích đạt được
+ Những khuyết điểm còn mắc phải, kiểm điểm
+ Đề xuất, kiến nghị, phương hướng hoạt động
+ Giải pháp


4. Soạn thảo báo cáo
4.4. Bố cục của báo cáo:
Loại báo cáo về vụ việc có bố cục như sau:


5. Soạn thảo tờ trình

5.1. Khái niệm:
Tờ trình là loại văn bản dùng để trình cấp trên để được phê chuẩn 1 chủ trương
lớn, 1 đề án mới hoặc thay thế quy chế, định mức, chỉ tiêu,… và trên nguyên tắc tổ
chức chỉ khi cấp trên phê duyệt mới được thực hiện.