Quy trình nghiệm thu thanh toán

QUY TRÌNH THANH TOÁN
VỚI NHÀ THẦU

Tên quy
trình
Ngày ban
hành
Lần ban
hành

QT-KTTT-01
........................
01

Số trang 1/7

QUY TRÌNH THANH TOÁN
1. MỤC ĐÍCHVÀ PHẠM VI ÁP DỤNG
1.1 Mục đích
Quy định thống nhất về trình tự, nội dung xác nhận khối lượng và làm thủ tục
thanh toán cho các nhà thầu, thanh toán với chủ đầu tư nhằm đảm bảo vận hành
tốt hợp đồng và thanh toán đúng, đủ theo hợp đồng và thực tế.
1.2. Phạm vi áp dụng:
Quy trình thanh toán áp dụng cho toàn bộcác hợp đồng do Canary trực tiếp ký
hợp đồng hoặc Canary được ủy quyền để thực hiện hợp đồng.
2. THUẬT NGỮ
CANARY

Công ty CP Đầu tư CANARY

CĐT

Chủ đầu tư hoặc bên A của CANARY

NTP

Nhà thầu phụ

BQLDA

-Ban quản lý dự án đối với dự án do Công ty thực hiện
quản lý dự án
-Ban điều hành dự án đối với dự án do Canary làm nhà thầu
chính

CTHĐQT

Chủ tịch Hội Đồng Quản trị

P. KT-KT

Phòng Kinh tế - Kỹ thuật

P.KH-ĐT

Phòng Kế hoạch - Đầu tư

P. TCKT

Phòng Tài chính Kế toán

3. NỘI DUNG
3.1. Nội dung việc quản lý hợp đồng, xác nhận khối lượng và thanh toán
- Trực tiếp rà soát các hợp đồng do Công ty ký với đối tác khác;
- Thực hiện các thủ tục để giải quyết việc tạm ứng của các hợp đồng;
- Theo dõi các công việc tạm ứng, thanh toán theohợp đồng ký kết;
- Tiếp nhận hồ sơ đề nghị thanh toán; chủ động phối hợp lập các hồ sơ đề nghị
thanh toán;
- Kiểm tra, đánh giá và xác nhận thanh toán theo hợp đồng;
- Kiểm tra, rà soát hồ sơ, các sai xót của hồ sơ thanh toán;
- Xác nhận bảng khối lượng, giá trị của hồ sơ thanh toán (đảm bảo không có sai
xót về số học, đủ hồ sơ, hồ sơ hợp lệ);
1


QUY TRÌNH THANH TOÁN
VỚI NHÀ THẦU

Tên quy
trình
Ngày ban
hành
Lần ban
hành

QT-KTTT-01
........................
01

Số trang 2/7

- Thiết lập các biểu mẫu đề nghị thanh toán;
- Theo dõi và giải quyết theo hợp đồng như: thu hồi tiền tạm ứng, các khoản
khấu trừ, giữ lại, bảo lãnh….;
3.2. Quy trình:
3.2.1. Xác nhận khối lượng và thanh toán
3.2.1.1. Sơ đồ khối:

2


QUY TRÌNH THANH TOÁN
VỚI NHÀ THẦU

T
T

1

Trách
nhiệm

Nhà
thầu,
TVGS,
BQLDA

2

Thời
gian

CÁC BƯỚC THỰC HIỆN

Tên quy
trình
Ngày ban
hành
Lần ban
hành

QT-KTTT-01
........................
01

Số trang 3/7

Biểu mẫu

Theo
thực
tế
hiện
trườn
g
1

DA

3

DA

2-3

4

KH-ĐT

1

5

KH-ĐT

2-4

6

KH-ĐT

1

7

1-2
TGĐ

8

TCKT

9

1

2-3
TCKT

10

TCKT

1

11

TCKT

1-3

12

TCKT

3-5

Tổng

15-25
ngày

3


QUY TRÌNH THANH TOÁN
VỚI NHÀ THẦU

Tên quy
trình
Ngày ban
hành
Lần ban
hành

QT-KTTT-01
........................
01

Số trang 4/7

Hồ sơ thanh toán từ nhà thầu/ nhà cung cấp/ tư vấn

Không đạt

BQLDA
Phòng KT-KT

Kiểm tra
Không đạt

Đạt

Phòng KH-ĐT

Kiểm tra
Đạt

Chấp thuận, Trình Chủ tịch phê duyệt
Không đạt

CT Phê duyệt
Phòng TC - KT

Kiểm tra
Đạt

Yêu cầu xuất hóa đơn
Không đạt

Kiểm tra
Đạt

Làm thủ tục & Thanh toán

3.2.2.2. Mô tả:
4


QUY TRÌNH THANH TOÁN
VỚI NHÀ THẦU

Tên quy
trình
Ngày ban
hành
Lần ban
hành

QT-KTTT-01
........................
01

Số trang 5/7

Bước 1:Lập hồ sơ thanh toán:
 Trách nhiệm: BQLDA + Nhà thầu + TVGS
 Thời gian thực hiện: Từ lúc bắt đầu triển khai thi công, nghiệm thu. Việc kiểm tra
Hồ sơ thanh toán dưới BQLDA được các Bên xem xét và thảo thuận tùy thuộc vào
khối lượng công việc.
 Nội dung thực hiện:
-

Lập các hồ sơ thanh toán của các đợt thanh toán theo yêu cầu ghi trong hợp
đồng (riêng hóa đơn VAT cho lần thanh toán chỉ xuất khi hồ sơ đã được chấp
thuận của Phòng Tài chính Kế toán).BQLDA phải chịu trách nhiệm kiểm soát hồ
sơ (kiểm soát về khối lượng, các điều khoản thanh toán theo hợp đồng…) trước
khi chuyển hồ sơ để làm thủ tục thanh toán.

-

Số lượng hồ sơ cần lập: Theo Hợp đồng giữa Canary và CĐT, Canary và NTP

-

Chuyển hồ sơ thanh toán cho Phòng kỹ thuật.

Bước 2: P.Kinh tế-Kỹ thuật tiếp nhận Hồ sơ thanh toán:
-

Thời gian: 01 ngày làm việc.
Phòng Kỹ thuật tiếp nhận Hồ sơ thanh toán từ BQLDA thông qua biên bản bàn
giao Hồ sơ.

Bước 3: P. KT-Kỹ thuật kiểm tra Hồ sơ thanh toán
 Thời gian thực hiện: Từ 02-03 ngày làm việc
 Nội dung thực hiện:
-

Dựa trên hồ sơ thanh toán nhận được P.Kỹ thuật tiến hành kiểm tra hồ sơ, nội
dung kiểm tra gồm:
+ Kiểm tra số lượng hồ sơ.
+ Kiểm tra tính hợp lệ các biên bản nghiệm thu, hồ sơ chất lượng.
+ Kiểm tra khối lượng, các lỗi số học.

-

Đạt yêu cầu, Hồ sơ được chuyển sang P. KH-ĐT

-

Không đạt yêu cầu: Hồ sơ được chuyển lại BQLDA để xử lý

Bước 4:P.KH-ĐT tiếp nhận Hồ sơ thanh toán.
Thời gian: 01 ngày
P.KH-ĐT tiếp nhận Hồ sơ thanh toán từ P.Kỹ thuật thông qua phiếu xử lý công việc.
Lưu ý: Các biên bản bàn giao và phiếu xử lý công việc phải được kẹp theo Hồ sơ từ
phòng này sang phòng kia và được lưu sau khi thanh toán.
5


QUY TRÌNH THANH TOÁN
VỚI NHÀ THẦU

Tên quy
trình
Ngày ban
hành
Lần ban
hành

QT-KTTT-01
........................
01

Số trang 6/7

Bước 5:P.KH-ĐT kiểm tra Hồ sơ thanh toán.
 Thời gian thực hiện: Từ 02-04 ngày làm việc
 Nội dung thực hiện:
-

Kiểm tra, xem xét hồ sơ, xem xét các điều khoản thanh toán theo hợp đồng.

-

Kiểm tra về đơn giá, giá trị Hợp đồng. Trường hợp phát hiện sai sót thuộc
phòng Kỹ thuật, phòng KH-ĐT thông báo cho phòng kỹ thuật nắm bắt và hoàn
thiện.
Đạt yêu cầu: Thiết lập các biểu mẫu đề nghị thanh toán và trình Chủ Tịch xem
xét, chấp thuận.
Không đạt yêu cầu: Hồ sơ được chuyển cho Nhà Thầu sửa chữa và có thông
báo cho phòng kỹ thuật nắm bắt công việc.

Bước 6:Trình Chủ tịch/ Tổng giám đốc xem xét, phê duyệt:
Thời gian: 01 ngày
Hồ sơ thanh toán được P.KH-ĐT trình CT/TGĐ sau khi các thủ tục thanh toán đạt
yêu cầu.
Ngày trình được ghi trong trong phiếu yêu cầu xử lý công việc.
Bước 7:Chủ Tịch/Tổng giám đốc xem xét, phê duyệt:
Thời gian thực hiện: Từ 01-02 làm việc.
 Nội dung thực hiện:
CT/TGĐ xem xét và ký duyệt.
Nếu còn vướng mắc hay tồn tại thuộc bộ phận nào, CT/TGĐ sẽ yêu cầu bộ phận đó
giải trình hoặc hiệu chỉnh trước khi ký.
Bước 8: Phòng TC-KT tiếp nhận Hồ sơ thanh toán.
-

Thời gian: 1 ngày
Hồ sơ được duyệt sẽ được thư ký CT/TGĐ chuyển cho phòng KH-ĐT. Phòng
KH-ĐT sẽ chuyển Hồ sơ thanh toán sang phòng kế toán bằng phiếu xử lý công

việc.

Bước 9: Phòng TC-KT rà soát Hồ sơ thanh toán.
-

Thời gian: 02 - 03 ngày làm việc

-

Phòng TC-KT kiểm tra, rà soát tính đầy đủ hồ sơ thủ tục thanh toán lần cuối

-

Nếu còn vướng mắc sẽ báo cáo CT/TGĐ xem xét, giải quyết

-

Chủ tịch/Tổng giám đốc sẽ cho ý kiến giải quyết cuối cùng.
6


QUY TRÌNH THANH TOÁN
VỚI NHÀ THẦU

Tên quy
trình
Ngày ban
hành
Lần ban
hành

QT-KTTT-01
........................
01

Số trang 7/7

Bước 10: Phòng TC-KT yêu cầu xuất hóa đơn.
-

Thời gian: 01 ngày
Nếu không còn vướng mắc, phòng TC-KT hướng dẫn và yêu cầu Nhà thầu
xuất hóa đơn đảm bảo các yêu cầu của phòng.

Bước 11: Phòng TC-KT tiếp nhận và kiểm tra hóa đơn.
Thời gian: 01-02 ngày làm việc
-

Nếu hóa đơn nhà thầu hợp lệ thì Phòng tài chính sẽ làm các thủ tục thanh toán,
nếu không hợp lệ thì yêu cầu nhà thầu xuất lại hóa đơn.

Bước 12: Phòng TC-KT làm các thủ tục thanh toán.
Thời gian 3-5 ngày làm việc
Lưu ý:
Tổng thời gian thực hiện hồ sơ thanh toán từ khi tiếp nhận từ P.Kinh tế - kỹ
thuật đến khi thực hiện xong các thủ tục thanh toán là từ 15-25 ngày làm việc.

7