KẾ HOẠCH TỔNG THỂ TĂNG CƯỜNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN và THƯƠNG mại điện tử NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG QUẢN lý và KINH DOANH

KẾ HOẠCH TỔNG THỂ TĂNG CƯỜNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG
TIN VÀ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG
QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH
MỤC LỤC
Trang
1. Giới thiệu doanh nghiệp.

4

2. Thực trạng ứng dụng CNTT, HTTT, (TMĐT)

5

a. Thực trạng ứng dụng CNTT, Hệ thống thông tin

5

b. Thực trạng ứng dụng thương mại điện tử

6

3. Phân tích SWOT (liên quan đến CNTT, HTTT, TMĐT).

6

4. So sánh với đối thủ và phân tích môi trường kinh doanh.

9

a. Nhận diện và đánh giá đối thủ cạnh tranh
b. Phân tích môi trường kinh doanh

9
12

5. Phân tích kinh nghiệm, bài học.

12

6. Tìm hiểu các giải pháp ứng dựng CNTT.

13

a. Phân tích theo giải pháp

14

b. So sánh giữa ERP trong nước và ngoài nước

16

7. Chiến lược ứng dụng CNTT và TMĐT đến năm 2013-2020

17

8. Mục tiêu

18

a. Mục tiêu tổng quát

18

b. Mục tiêu cụ thể

18

9. Kế hoạch hành động

18

a. Kế hoạch triển khai

18

b. Kế hoạch về thời gian thực hiện

21

c. Tổng chi phí đầu tư

23

d. Các yếu tố đảm bảo thành công

23

KẾT LUẬN

24

TÀI LIỆU THAM KHẢO

24

1


KẾ HOẠCH TỔNG THỂ TĂNG CƯỜNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG
TIN VÀ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG
QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH
Sự phát triển của khoa học kỹ thuật đang làm gia tăng việc sử dụng công nghệ
trong quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Điều này đồng nghĩa với yêu cầu về chất
lượng của sản phẩm, dịch vụ công nghệ thông tin (CNTT) cũng cần được nâng cao
tương xứng, các ứng dụng phải hỗ trợ đa dạng hơn, đầy đủ hơn những hoạt động thiết
yếu trong doanh nghiệp.

Tuy vậy, với kho tài nguyên vô giá về khách hàng của mình, đa phần các doanh
nghiệp lại chưa quan tâm tới việc làm thế nào để quản lý và khai thác hiệu quả nhất.
Làm thế nào để doanh nghiệp có được cái nhìn toàn diện về các khách hàng của mình?
Làm thế nào để khai thác kho dữ liệu đã có về khách hàng của mình để tìm kiếm thêm
khách hàng mới, dự báo hay đánh giá xu hướng của thị trường? Làm thế nào để đánh
giá mức độ hiệu quả của bộ phận kinh doanh ? … Rất nhiều câu hỏi bị bỏ ngỏ làm ảnh
hưởng đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Sự kết hợp giữa CNTT cùng với bề dày kinh nghiệm quản lý trong đó đã cho
phép nhà quản lý tối ưu hoá quy trình hoạt động theo hệ thống quản trị tiêu chuẩn. Một
hệ thống hoạt động mang tính mạng lưới, do vậy yêu cầu người phát triển hệ thống
phải có cái nhìn sâu rộng, tổng quát không những về CNTT mà còn phải có tầm nhìn
chiến lược trong quản lý.

2

1.

Giới thiệu doanh nghiệp.
Tên công ty:

CÔNG TY TNHH MTV VIPCO HẠ LONG.

Tên Tiếng Anh: VIPCO HALONG COMPANY LIMITED.
Tên giao dịch:

VIPCO HẠ LONG

Công ty TNHH MTV VIPCO Hạ Long (trước đây là Chi nhánh Công ty Vận tải
xăng dầu đường thuỷ I “VIETPETROCO”) có trụ sở tại Thành phố Hạ Long với
ngành nghề cung cấp các dịch vụ hàng hải cho tàu. Năm 2006, Công ty TNHH VIPCO
Hạ Long được thành lập với mô hình là một Công ty con hoạt động độc lập (trực thuộc
Công ty Cổ phần vận tải xăng dầu VIPCO).
Hiện nay, VIPCO Hạ Long tập trung hoạt động ở hai lĩnh vực kinh doanh chính
là dịch vụ Cung cấp nhiên liệu trên biển (bunkering) và dịch vụ Đại lý hàng hải. Tổng
số lao động có 60 người trong đó khối văn phòng có 20 người bao gồm: Giám đốc,
Phó giám đốc, Phòng Kinh doanh, Phòng Đại lý Hàng hải, Phòng Tài chính Kế toán,
Phòng Tổng hợp và 40 người lao động làm việc trên 05 sà lan cấp dầu.
Tầm nhìn
Trở thành một trong những nhà cung cấp dịch vụ hàng đầu tại Việt nam trong
lĩnh vực bunker và là đầu mối của Đại lý tàu biển cho các công ty vận tải.
Sứ mệnh
VIPCO Hạ Long có sứ mệnh xây dựng thương hiệu thông qua dịch vụ Cung cấp
nhiên liệu và dịch vụ Đại lý hàng hải có tính chuyên nghiệp, chất lượng và hiệu quả

cao, thân thiện với môi trường.
Giá trị cốt lõi
-

Mẫn cán và chu đáo trong việc cung cấp các dịch vụ.

-

Cung ứng các dịch vụ phù hợp với luật bảo vệ môi trường của quốc tế cũng
như trong khu vực.

-

Coi trọng giá trị thời gian của khách hàng khi lập kế hoạch cung cấp dịch vụ
cho tàu.

Chìa khóa thành công
Dựa trên tiêu chí luôn nâng cao chất lượng dịch vụ và lịch sử hoạt động kinh
doanh lâu dài cùng với danh tiếng tốt đã tạo nên sự thành công hiện nay của VIPCO
Hạ Long.

3


Sơ đồ mô hình tổ chức:
Ban
Hội đồng
quản trị

Chủ tịch

Công ty
Giám đốc
Phó giám đốc

Phòng
Kinh
doanh

Phòng
Đại lý
Hàng hải

Phòng
Tài chính
Kế toán

Phòng
Tổng hợp

Đội Tàu
TH 01
TH 08
TH 09
TH 10
H 24

2. Thực trạng ứng dụng CNTT, Hệ thống thông tin, Thương mại điện tử
(TMĐT) trong Công ty
a. Thực trạng ứng dụng CNTT, Hệ thống thông tin
Tất cả nhân viên làm việc trên văn phòng của Công ty đều được trang bị máy tính

nhưng cấu hình không cao do trang bị từ năm 2009. Công ty có xây dựng mạng nội bộ
với máy chủ có cài hệ thống email Exchange. Các nhân viên tuyển chọn vào làm việc
tại văn phòng công ty đều sử dụng thành thạo tin học văn phòng, kỹ năng sử dụng
internet, trình độ tiếng Anh giao tiếp, đọc, nghe, viết từ khá trở lên tùy từng vị trí công
tác (ví dụ: Phòng Kinh doanh, Phòng Đại lý Hàng hải).
Ứng dụng CNTT, Hệ thống thông tin tại doanh nghiệp như sau:
-

Tin học văn phòng: Các ứng dụng MS Word, Excel, Exchange, số hóa tài liệu
phục vụ kinh doanh, quản lý, phục vụ lưu trữ...

-

Xử lý thông tin giao dịch với khách hàng qua email, skype, Yahoo Messenger.
4


-

Khai thác dữ liệu (qua internet): đối tác, khách hàng, đối thủ, hội nghị, tạp chí
chuyên ngành, các thông tin tham khảo, các tài liệu nghiên cứu, chuyên
môn,..

-

Quản trị: thống kê, báo cáo số liệu, quản lý nghiệp vụ kinh doanh hàng hóa,
xuất nhập tồn, nghiệp vụ kế toán, tài sản cố định. Công ty hiện đang sử dụng
phần mềm chuyên dụng PBM - Quản trị kinh doanh kế toán ngành xăng dầu
do Trung tâm tin học Petrolimex (nay là Công ty cổ phần tin học và viễn
thông Petrolimex) triển khai.

-

Ngoài ra còn các ứng dụng bắt buộc của cơ quan thuế, Hải Quan, Cảng vụ
(thủ tục tàu biển), Biên phòng và các cơ quan quản lý nhà nước khác...

b. Thực trạng ứng dụng thương mại điện tử
-

Hiện tại Công ty đăng quảng bá thông tin Công ty trên một số trang như
;

;

;

;
-

Công

ty

đã

đăng

ký

tên

miền

/>
nhưng chưa xây dựng website quảng bá hình ảnh
công ty, dịch vụ, sản phẩm... cũng như chưa có chiến lược áp dụng CNTT
trong triển khai TMĐT B2B, eMarketing, quản trị quan hệ khách hàng, quản
trị chuỗi cung ứng và quản trị nhân sự...
-

Công ty đang trong giai đoạn phát triển Thương mại thông tin (i-Commerce).

-

Chưa có kế hoạch tuyển dụng người phụ trách về CNTT.

3. Phân tích SWOT (liên quan đến CNTT, HTTT, TMĐT).
Phân tích SWOT là một trong 5 bước hình thành chiến lược sản xuất kinh doanh
của một doanh nghiệp. Để lập chiến lược phát triển CNTT, hệ thống thông tin, TMĐT,
doanh nghiệp có đã phân tích những điểm mạnh, điểm yếu, thách thức, cũng như cơ
hội để từ đó xây dựng mô hình phù hợp để ứng dụng CNTT vào trong quản lý và kinh
doanh.

5


Điểm mạnh


Hầu hết cán bộ công nhân viên công ty

có trách nhiệm, tận tâm và đam mê

không thích hợp, sự hiểu biết về CNTT

công việc. Các kỹ năng có liên quan,

và tiếng Anh quá ít. Quản lý thiếu sự

kinh nghiệm công tác đều được đào tạo

đào tạo chính quy, bài bản.


Ban lãnh đạo công ty có mối quan hệ

Hạn chế về các mối quan hệ với khách
hàng nước ngoài.



Công ty thiếu sự định hướng, chưa có

dầu PETROLIMEX và các công ty đối

mục tiêu rõ ràng, không có chiến lược

tác.

kinh doanh cụ thể trong thới kỳ khủng

Có khả năng phản ứng nhạy bén nhanh

hoảng.

đối với công việc, thị trường.


Lãnh đạo cao nhất công ty chưa có
kinh nghiệm quản lý hoặc kinh nghiệm

rộng và vững chắc với Tập đoàn xăng





có trình độ chuyên môn khá đồng đều,

bài bản.


Điểm yếu



Hệ thống máy tính đồng bộ, vận hành
ổn định.

Kỹ năng nghề nghiệp của Trưởng
phòng Kinh doanh chưa cao.



Tình hình tài chính đang khó khăn vì
khách hàng nợ kéo dài, hoặc mất khả
năng thanh toán (do thị ngành vận tải
biển đang đi xuống, tàu nhiều hàng ít,
cước thấp...).



Không có cán bộ chuyên trách về lĩnh
vực CNTT.

Cơ hội


Thách thức

Mấy năm gần đây CNTT là một trong



Sự sáp nhập và cơ cấu lại mô hình tổ

những ngành đạt được tốc độ tăng

chức công ty tạo ra nhiều lao động dư

trưởng cao nhất trong nền kinh tế Việt

thừa.

Nam. Trong suốt thập kỷ qua, tốc độ



Thị trường vận tải đang trầm lắng, tình

tăng trưởng trung bình của ngành là 20

tình khó khăn còn có thể kéo dài trong

– 25%, trong đó lĩnh vực phần mềm

mọt vài năm tới.

tăng trưởng 30 – 35%. Trong thời kỳ



Sự cạnh tranh gay gắt của các công ty

khủng hoảng hiện nay, nhu cầu về

môi giới cùng ngành nghề, thậm chí kể

ứng

cả nhà cung cấp.

dụng CNTT trong sản xuất và

kinh doanh không bị ảnh hưởng nhiều,



Các khách hàng trong nước chưa sẵn
6


thậm chí còn có thuận lợi hơn bởi

sàng với phát triển của công nghệ do

CNTT chính là một trong những giải

thói quen tâm lý, nhận thức.

pháp hữu hiệu để cắt giảm chi phí,



Hiếm doanh nghiệp hay ngân hàng nào

nâng cao hiệu quả của hoạt động sản

đứng ra bảo lãnh về tư cách tài chính

xuất và kinh doanh.

của người bán hàng và người mua, để

Thông tin quảng bá trên internet được

phòng ngừa rủi ro trong giao dịch

rộng rãi. Nhu cầu thanh toán các sản

TMĐT.

phẩm, dịch vụ qua mạng ngày càng
phát triển.






Hành lang pháp lý chưa hoàn thiện,
khó thực hiện.

Công ty đang tiếp cận các khách hàng
nước ngoài nên TMĐT cũng là một
trong những yếu tố tạo niềm tin, tạo
thuận tiện cho khách hàng trong giao
dịch và là một xu thế tất yếu trong thời
kỳ hội nhập.



Chính phủ Việt Nam đang có nhiều
chính sách khuyến khích thúc đẩy việc
phát triển TMĐT.

7


4. So sánh với đối thủ cùng ngành và phân tích môi trường kinh doanh.
a. Nhận diện và đánh giá đối thủ cạnh tranh
Công ty CP Đại lý Hàng hải Việt Nam (VOSA).
-

Công ty VOSA là đại lý hàng hải lâu đời nhất (thành lập từ năm 1957) có
nhiều thế mạnh trong kinh doanh đa ngành nghề với kinh nghiệm lâu
năm trên thị trường vận tải và có sự hỗ trợ từ các cơ quan quản lý cấp
cao trong lĩnh vực thuộc về hàng hải.Là đầu mối đại lý hàng hải được
nhiều chủ tàu biết đến và có chi nhánh tại hầu hết các cảng biển Việt
Nam.

-

Hệ thống máy tính không hiện đại, chỉ sử dụng email để giao dịch.

-

Website của công ty VOSA:

Website của VOSA mang tính giới thiệu thông tin, ít có cập nhật về tình hình thị
trường, thương vụ may chăng chỉ có một số thông tin nội bộ.
8


Fratelli Cosulich Bunkers (HK) Ltd
-

Đây là một trong nhưng công ty môi giới lớn trong ngành cấp dầu cho
tàu biển. Công ty này được thừa hưởng các mối quan hệ khách hàng từ
công ty mẹ có trụ sở tại Ý. Công ty mẹ là công ty gia đình được thành
lập cách đây 150 năm với nhiều kinh nghiệm và hoạt động đa ngành
nghề thuộc lĩnh vực vận tải.

-

Có chi nhánh tại Mỹ, Hông Kông, Singapore, Ấn Độ... và Việt Nam.

-

Hệ thống CNTT nội bộ khá tốt, ứng dụng vào các hoạt động kinh doanh
như nhận đơn hàng, xử lý đơn hàng... trên các chi nhánh.

-

Công ty không có Website riêng nhưng thường xuyên quảng bá trên các
trang web chuyên ngành có uy tín như ;
; ...

-

Website của công ty Fratelli Cosulich:

9


Công ty Xăng dầu B12 (B12).
-

Công ty B12 có thế mạnh trong kinh doanh xăng dầu trên đất liền với
kinh nghiệm lâu năm trong ngành xăng dầu và là nhà cung cấp xăng dầu
lớn nhất của toàn miền Bắc (Công ty B12 – thành lập từ năm 1973).

-

Nguồn lực dồi dào, hệ thống máy tính được trang bị và nâng cấp thường
xuyên. Ứng dụng CNTT vào quản lý, kinh doanh bằng hệ thống
PETROLIMEX-ERP do công ty FPT triển khai. Khả năng cạnh tranh cao
do điều chỉnh được giá bán.

-

Website công ty B12: />
Website của B12 được cập nhật thường xuyên về tình hình thị trường, thương vụ
và thông tin nội bộ.
10


b. Phân tích môi trường kinh doanh
Tình hình vận tải biển trong ngắn hạn khó dự báo, rủi ro cao. Năm 2012,

các tuyến vận tải quốc tế tiếp tục gặp khó khăn bởi nhiều lý do. Đó là cuộc khủng
hoảng nợ châu Âu vẫn chưa có tín hiệu kết thúc, khó khăn trong việc tìm kiếm
nguồn tài chính nhằm thoát khỏi nguy cơ suy thoái, thêm vào đó phải đang hứng
chịu những tác động nặng nề của cuộc khủng hoảng nợ công. Các nền kinh tế
khác vẫn trong tình trạng tăng trưởng chậm (đặc biệt là sự chậm lại của kinh tế
Trung Quốc)…
Theo đánh giá của các chuyên gia kinh tế, năm 2013 thực sự là một năm
đầy khó khăn đối với nền kinh tế toàn cầu. Thị trường vận tải biển tiếp tục suy
yếu, giá cước vận tải liên tục giảm trong thời gian dài. Tình trạng cung vượt cầu
của thị trường thế giới dự báo vẫn còn kéo dài đến hết năm 2013.
Do vậy, tình hình thị trường hiện tại ảnh hưởng rất nhiều đến doanh thu của
Công ty chưa kể sự cạnh tranh gay gắt từ các công ty có cùng lĩnh vực hoạt động.
5. Phân tích kinh nghiệm, bài học từ các Công ty khác trong và ngoài nước.
Hiện tại nhu cầu ứng dụng CNTT trong hoạt động kinh doanh, phân tích, theo
dõi nhu cầu khách hàng, nhận đơn hàng, xử lý đơn hàng... là rất cần thiết.
-

Tập đoàn xăng dầu Việt Nam (PETROLIMEX) đã vận hành thành công hệ
thống Petrolimex - ERP và đã triển khai tại hầu hết các công ty thành viên
trên toàn quốc. Hệ thống giúp cho ban lãnh đạo tập đoàn nắm rõ được tình
hình hàng hóa, đánh giá nhu cầu thị trường... từ đó đưa ra các quyết định
đúng đắn, chính xác trong quản lý và kinh doanh.

-

Tập đoàn Adaptec cải tiến hoạt động sản xuất thông qua TMĐT. Khi người
mua hàng nhập yêu cầu mua hàng, chương trình sẽ khởi động hệ thống mới
của họ và gửi đơn hàng cho nhà cung cấp. Quá trình chỉ mất vài phút so với
4-6 ngày như trước đây. Hàng năm tiết kiệm được khoản chi phí tồn kho đến
10 triệu đô la, đem lại cho công ty khả năng thay đổi các tiêu chuẩn kỹ thuật

dễ dàng hơn, cải thiện quan hệ kinh doanh... (Tài liệu tham khảo - Quản trị hệ
thống thông tin – PGSM)

-

Ngoài ra các công ty môi giới nước ngoài thuộc lĩnh vực xăng dầu đã có
những thành công nhất định trong việc áp dụng CNTT.
11


6. Tìm hiểu các giải pháp ứng dựng CNTT.
Theo nghiên cứu được tiến hành trên phạm vi toàn cầu, ngoài 3 giải pháp phổ
biến dành cho Công ty lớn và vừa là SAP, Oracle và Microsoft (phân khúc I), còn có
các giải pháp dành cho Công ty vừa và nhỏ (phân khúc II): Baan, Epicor, Exact, IFS,
Infor, Lawson, Netsuite, Sage, Syspro và nhiều giải pháp khác.
Thương hiệu ERP đang dẫn đầu trên thị trường hiện nay là SAP, tiếp đến Oracle
và Microsoft. Hơn 70% Công ty đã triển khai ERP phân khúc I, trong khi 23% còn lại
lựa chọn các giải pháp thuộc phân khúc II.
Thời gian trung bình để triển khai một dự án ERP từ 18 đến 22 tháng. Chi phí
triển khai ERP phụ thuộc phần lớn vào các yếu tố: giải pháp, mức độ tùy chỉnh, quy
mô triển khai, phạm vi triển khai, mức độ phức tạp của các quy trình sản xuất kinh
doanh, và chiến lược triển khai. Theo khảo sát, có sự chênh lệch đáng kể giữa SAP,
Oracle (những giải pháp có chi phí lớn nhất) so với Microsoft và các giải pháp thuộc
phân khúc II (chi phí nhỏ nhất). Tổng chi phí triển khai trung bình của một dự án ERP
là khoảng 8,5 triệu USD (khoảng 148 tỷ dồng); trong đó sự chênh lệch giữa SAP,
Oracle và các giải pháp phân khúc II lên tới 10 triệu USD (khoảng 175 tỷ dồng) (xem
bảng bên dưới). Số liệu trên không bao gồm chi phí triển khai tại các tổ chức đa quốc
gia với qui mô cực lớn, ước tính chi phí triển khai trung bình tại các tổ chức này lên tới
34 triệu USD (khoảng 595 tỷ đồng).
Tóm lược kết quả nghiên cứu giải pháp ERP

SAP

Oracle Microsoft

Phân
khúc II

Trung
bình

Thời gian (tháng)

20

18,6

17,8

19,8

19,8

Chi phí triển khai
(triệu USD)

16,8

12,6

2,6

3,5

8,5

Độ thỏa mãn (%)

73,0

62,0

69,0

70,0

67,0

Mức độ rủi ro (%)

50,0

56,9

57,7

61,8

54,0

12


a. Phân tích theo giải pháp

SAP - Ngày 30/07/2008, SAP đã tuyên bố trở thành nhà cung cấp chiếm thị
phần lớn nhất (35% thị phần trên thị trường ERP). SAP có thời gian triển khai
kéo dài nhất – 20 tháng so với các giải pháp khác. Độ chênh lệch trong thời gian
triển khai ứng với từng dự án của SAP cũng rất lớn so với tất cả các giải pháp
còn lại (trừ Microsoft). Tuy nhiên, ứng với mức chi phí và thời gian triển khai
lớn nhất thì mức độ thỏa mãn và các lợi ích thực tế thu được của SAP thì không
giải pháp nào bằng.
Oracle eBusiness Suite (EBS) - Oracle đang chiếm giữ 28% thị phần ERP,
đứng thứ 2 sau SAP. Chi phí triển khai trung bình của Oracle là 12,6 triệu USD
(khoảng 220 tỷ đồng). Thời gian triển khai trung bình của Oracle là 18,6 tháng,
độ chênh lệch trong thời gian triển khai ứng với các dự án khác nhau không
nhiều (ổn định).
Microsoft Dynamics - Theo số liệu nghiên cứu, Microsoft đang có 14% thị
phần ERP, tương đương với tổng thị phần của Baan, Epicor, IFS, Infor, Sage và
các giải pháp thuộc phân khúc II cộng lại. Sự phổ biến của Microsoft có liên
quan đến chính sách giá bản quyền phần mềm phù hợp với các Công ty vừa và
nhỏ. Chi phí tổng sở hữu (TCO) trung bình của Microsoft là 2,6 triệu USD
(khoảng 45 tỷ đồng). Trung bình thời gian triển khai là 18 tháng cho một dự án
ERP.
13


Các giải pháp phân khúc II
Bản nghiên cứu bao gồm cả các giải pháp ERP thuộc phân khúc II: Baan,
Epicor, Exact, IFS, Infor, Lawson, Netsuite, Sage, Syspro và các giải pháp khác.

Tổng thị phần của phân khúc II là 22,7%. Trong đó phân chia như sau: Infor
(2.9%), Baan (2.3%), Epicor (1.7%), IFS (1.7%) and Sage (1.3%). Chi phí triển
khai trung bình 3,46 triệu USD (khoảng 59 tỷ đồng) thấp hơn nhiều so với SAP
và Oracle nhưng cao hơn Microsoft. Tuy nhiên, chi phí này có mức chênh lệch
rất lớn, có thể thay đổi từ mức dưới 0,1 triệu USD cho tới 65 triệu USD, kết quả
của việc tùy chỉnh giải pháp trong từng dự án. Thời gian triển khai trung bình của
phân khúc II cũng ngắn nhất (18 tháng).

Các giải pháp ERP nội (ERP Việt Nam)
Cho đến giữa năm 2006, trên thị trường Việt nam đã xuất hiện những giải
pháp ERP nội địa. Xuất phát điểm là các phần mềm kế toán được phát triển và
sửa đổi nên có ưu điểm là thân thiện và dễ sử dụng. Tuy nhiên chưa có được quy
trình tác nghiệp chuẩn quốc tế nên khi triển khai không thừa hưởng được kinh
nghiệm quản lý tiên tiến, bên cạnh đó công nghệ lập trình còn yếu nên việc tích
hợp với các hệ thống khác khi cần là rất khó khăn.
Giá cả
Đây cũng là ưu điểm lớn nhất của các hệ thống ERP nội đối với thị trường
Việt nam so với các sản phẩm ngoại. Do được sản xuất tại chỗ nên các nhà tư vấn
triển khai ERP nội thông thường cũng là nhà sản xuất phần mềm nên doanh
nghiệp chỉ phải bỏ ra chi phí chỉ cho một đối tác duy nhất cả tiền bản quyền và
tiền tư vấn triển khai và tổng 2 khoản tiền này cũng chỉ bằng một phần của chi
phí mua các giải pháp ngoại.

14


Hệ thống kế toán Việt nam
Một trong những thế mạnh hiển nhiên của các giải pháp ERP nội là các quy
trình xử lý tài chính kế toán trên phần mềm đều dễ dàng tuân thủ hệ thống kế
toán theo chế độ Việt nam. Sự ra đời liên tục của các thông tư, quyết định, hướng

dẫn về các thay đổi của chế độ kế toán cũng ảnh hưởng rất lớn đến các doanh
nghiệp áp dụng phần mềm ngoại khi không được hỗ trợ kịp thời.
Sự năng động và dễ dàng trong việc sửa đổi phần mềm`
Vì được sản xuất tại Việt nam và được triển khai bởi chính các nhà sản xuất
này nên việc chủ động thay đổi phần mềm trong trường hợp cần thiết của các giải
pháp ERP nội tỏ ra hơn hẳn các giải pháp ngoại. Doanh nghiệp cùng nhà cung
cấp có thể dễ dàng thống nhất khi có sự khác biệt giữa quy trình đang áp dụng và
quy trình trên phần mềm và do đó tạo thuận lợi cho dự án ERP thành công.
Một số giải pháp ERP tiêu biểu trong nước
Giải pháp phần mềm FPT.Success
Giải pháp phần mềm ERP Fast Business
Giải pháp phần mềm Perfect ERP
Giải pháp phần mềm EFFECT-ERP
Giải pháp phần mềm AccNet ERP
b. So sánh giữa ERP trong nước và ngoài nước
Thuận lợi và khó khăn với thị trường Việt nam
Giá cả là cản trở đầu tiên vì các hệ thống ERP ngoại rất đắt đỏ. Ngoài chi
phí tư vấn, triển khai phần mềm, doanh nghiệp còn phải trả khoản tiền bản quyền
tương đối lớn cho nhà sản xuất ERP ngoại, ước chừng thêm số tiền bằng số tiền
cho nhà tư vấn triển khai phần mềm nữa. Đối với doanh nghiệp cỡ vừa ở Việt
nam chi phí này cũng đã có thể lên tới vài trăm ngàn USD. Dự án trang bị ERP
ngoại thấp nhất cũng phải có giá trị khoảng vài chục ngàn USD. Hiện nay giá cả
có thể là rào cản lớn nhất cho các phần mềm ERP ngoại vào Việt nam.
Khác biệt về hệ thống kế toán Việt nam và hệ thống kế toán trên phần mềm
Các sản phẩm ERP bao giờ cũng có một module quan trọng là module kế
toán tổng hợp. Thường thì module kế toán nhận rất nhiều dữ liệu từ các modules
khác trong phần mềm ERP và đặt các hạch toán tự động. Chính hạch toán tự
động này tạo ra sự không tương thích với chế độ kế toán Việt nam của các phần
15

mềm ERP ngoại. Sự khác nhau còn thể hiện ở hệ thống tài khoản kế toán, các
quy trình xử lý và quản lý tài chính kế toán như chế độ kế toán thuế, các quy định
về kết chuyển, phân bổ chi phí và xác đinh kết quả kinh doanh...
Nhà tư vấn không thể chủ động hoàn toàn về kỹ thuật đối với ERP
Các nhà tư vấn triển khai các sản phẩm ERP ngoại cần phải có trình độ
nghiệp vụ và tin học rất cao. Không như các nhà triển khai ERP nội, các nhà tư
vấn triển khai ERP ngoại không có khả năng chủ động thay đổi phần mềm về mặt
lập trình nền tảng của sản phẩm.
7. Chiến lược ứng dụng CNTT và TMĐT đến năm 2013-2020.
-

Công ty sẽ lên kế hoạch huy động từ nhiều nguồn vốn khác nhau nhằm thực
hiện ứng dụng CNTT trong hoạt động cơ quan có hiệu quả và tiết kiệm chi
phí.

-

Ứng dụng, khai thác có hiệu quả CNTT, phát huy hết tiềm năng, lợi thế để
tiến tới phát triển TMĐT nhằm nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp,
thực hiện tốt công tác quảng bá, giới thiệu và tìm kiếm thị trường cho hàng
hoá, sản phẩm trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế.

-

Dự kiến đến hết năm 2015 sẽ nâng cấp đường truyền, hệ thống mạng máy
tính công ty cho các bộ phận theo tiêu chuẩn thống nhất. Đào tạo CNTT,
TMĐT và ngoại ngữ cho các nhân viên thuộc lĩnh vực liên quan.

-

Lập chiến lược kinh doanh phù hợp với tình hình thị trường, lập và triển khai
chiến lược CNTT theo định hướng công nghệ và kinh doanh. Nghiên cứu, tìm
hiểu và thường xuyên cập nhật xu hướng CNTT trong tương lai để đầu tư
đúng hướng.

Iphone của năm 2020

16


Thực hiện theo nguyên tắc: “Tư duy lớn – Khởi đầu nhỏ - Hành động nhanh”.
Đến năm 2017 phấn đấu hoàn thành áp dụng hệ thống ERP và ứng dụng các công
nghệ mới phục vụ quản lý và kinh doanh.
8. Mục tiêu
a. Mục tiêu tổng quát:
-

Từng bước ứng dụng rộng rãi CNTT trong hoạt động của cơ quan để nâng
cao năng lực, hiệu quả hoạt động, quản lý, nhanh, thuận tiện, tiết kiệm, hiệu
quả hơn.

-

Đầu tư hạ tầng CNTT đồng bộ, đưa vào sử dụng giải pháp ERP nâng cao
năng lực cạnh tranh, hiệu quả điều hành quản lý, kinh doanh.

b. Mục tiêu cụ thể:
-

Đầu tư nâng cấp hệ thống máy tính của cơ quan, phấn đấu đến hết năm 2015
xây dựng mới hệ thống mạng máy tính công ty cho các bộ phận theo tiêu
chuẩn thống nhất, tuyển dụng cán bộ có trình độ và hiểu biết về CNTT và
TMĐT.

-

Đào tạo CNTT và TMĐT cho đội ngũ cán bộ lãnh đạo nâng cao nhận thức về
vai trò và vị trí của CNTT trong phục vụ kinh doanh, phát triển kinh tế, đào
tạo năng lực lãnh đạo thông tin, năng lực quản lý hệ thống CNTT theo định
hướng chiến lược kinh doanh và CNTT.

-

Xây dựng website, khai thác, quảng bá trên nhiều tạp chí và các website
chuyên ngành bunker.

-

Đầu tư phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp,... để nâng cao năng lực
cạnh tranh.

-

Phát triển và nâng cao chất lượng dịch vụ, tối đa hóa lợi ích, tạo sự khác biệt.

9. Kế hoạch hành động
a. Kế hoạch triển khai
Phần mềm ERP cần phải thể hiện được tất cả các chu trình kinh doanh, qua
đó có thể quản lý được các tài nguyên Công ty. Các chức năng cần thiết của phần

mềm hoạch định tài nguyên Công ty bao gồm:
 Quản lý Bán hàng và quan hệ khách hàng
 Quản lý Tài chính – Kế toán
17


 Quản lý Mua hàng và kiểm soát nhà cung ứng
 Quản lý Nguồn nhân lực
 Quản lý Tài sản cố định, cơ sở vật chất
Cơ cấu tổ chức quản lý dự án, nhân lực triển khai
Thành lập Ban quản lý dự án dự kiến 20 người bao gồm các bộ phận sau:
Ban điều hành dự án, nhóm quản trị dự án, nhóm xây dựng chính sách, nhóm kĩ
thuật, nhóm kiểm tra, đại diện người sử dụng các phân hệ.
Quy trình lựa chọn hệ thống ERP
Điều quan trọng nhất với doanh nghiệp là phải cân nhắc kỹ trước khi lựa
chọn một giải pháp phù hợp với các đặc thù sản xuất kinh doanh của Công ty
mình. Chi phí cho việc triển khai phụ thuộc rất nhiều vào quy mô doanh nghiệp
cũng như yêu cầu công việc.

Bước 1: Xác định mục tiêu dự án triển khai ERP
Để xác định mục tiêu của dự án ERP, chúng ta thường bắt đầu từ những khó
khăn thực tế trong việc quản lý kinh doanh của Công ty. Chính những khiếm
khuyết của hệ thống quản lý hiện tại sẽ giúp Công ty nhận diện ra những mục
tiêu và yêu cầu cần thiết cho hệ thống ERP. Bên cạnh đó, mục tiêu của dự án còn
được xác định dựa trên nền tảng chiến lược kinh doanh tổng thể của Công ty, bao
gồm các chiến lược phát triển trong ngắn hạn và dài hạn...
Bước 2: Xác định hiện trạng hệ thống
Để xác định hiện trạng hệ thống thông tin quản lý, chúng ta thường đánh
giá dựa trên 4 yếu tố cơ bản sau: Quy trình kinh doanh, cơ cấu tổ chức, hệ thống,
chính sách kinh doanh.

Tùy trường hợp, Công ty còn có thể mở rộng tổ chức khảo sát, đánh giá
hiệu năng hoạt động của hệ thống hiện tại.
18


Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ yêu cầu dự thầu
Dựa trên mục tiêu của dự án và hiện trạng chi tiết về hệ thống được xác
định ở 2 bước trên, nhóm đánh giá dự án ERP sẽ tổ chức thảo luận, chuẩn bị hồ
sơ yêu cầu dự thầu. Hồ sơ này bao gồm 2 nội dung chính:
-

Bảng liệt kê, mô tả các yêu cầu nghiệp vụ.

-

Bảng liệt kê, mô tả các yêu cầu kỹ thuật, hệ thống.

Bước 4: Xây dựng các tiêu chí đánh giá
Bên cạnh các tiêu chí đánh giá cho yêu cầu chức năng, các tiêu chí đánh giá
cho yêu cầu phi chức năng như ngân sách, năng lực nhà cung cấp và lịch trình dự
án cũng được xem xét. Song song với các tiêu chí đánh giá là những trọng số cho
biết mức độ quan trọng của mỗi tiêu chí.
Bảng tiêu chí đánh giá phần mềm và đánh giá năng lực nhà cung cấp là cơ
sở quan trọng để Công ty có được quyết định lựa chọn ERP khách quan, công
bằng và nhanh chóng.
Bước 5: Thực hiện đánh giá các hệ thống ERP
Sau khi hồ sơ yêu cầu dự thầu được gửi đi, thường vài tuần sau các nhà
cung cấp sẽ nộp bảng trả lời cho yêu cầu dự thầu và hồ sơ dự thầu chính thức.
Nhóm đánh giá, lựa chọn ERP sẽ tiến hành phân tích, đánh giá và cho điểm các
bảng trả lời của các nhà cung cấp dựa trên cơ sở từ bảng tiêu chí đánh giá (được

nêu trong bước 4).
Dựa trên kết quả tính điểm này, nhóm đánh giá ERP sẽ chọn ra từ 3 đến 5
nhà cung cấp ERP để mời đến trình diễn phần mềm (demo). Đây là cơ hội tiếp
xúc, chất vấn trực tiếp giữa nhóm đánh giá ERP với các nhà cung cấp ERP nhằm
xác định rõ hơn khả năng đáp ứng của các hệ thống ERP đối với yêu cầu nghiệp
vụ, kỹ thuật và yêu cầu khác đã được Công ty xác định.
Sau cùng, nhóm đánh giá ERP sẽ lập bảng so sánh, lập biểu đồ khả năng
đáp ứng yêu cầu giữa các nhà cung cấp với nhau, để từ đó đưa ra đề xuất lựa
chọn ERP phù hợp.
Bước 6: Đề xuất và quyết định chọn lựa ERP
Dựa trên kết quả thực hiện ở bước 5, nhóm đánh giá ERP sẽ có văn bản
trình bày các đề xuất chọn lựa, trình lên ban lãnh đạo Công ty để lấy ý kiến phê
duyệt. Kết thúc việc đánh giá, chọn lựa ERP và có ý kiến phê duyệt của ban lãnh
19


đạo Công ty, đội đánh giá dự án ERP sẽ bắt tay vào chuẩn bị lộ trình triển khai dự
án ERP.
Những điểm cần lưu ý khi áp dụng quy trình:`
Gặp gỡ những người mà có thể sẽ cùng làm việc với họ trong dự án triển
khai ERP và xem các tiện nghi làm việc của họ. Liệu họ có đủ nguồn lực và tài
năng cần thiết cho việc triển khai ERP tại Công ty hay không?
Bên cạnh đó, lựa chọn ERP cần có sự tham gia của những cá nhân đại diện
cho các phòng, ban chức năng và đơn vị thành viên trong Công ty.
Công ty có thể tự thực hiện quy trình đánh giá, lựa chọn ERP hoặc thuê
Công ty tư vấn độc lập bên ngoài để hỗ trợ thực hiện quá trình này.
b. Kế hoạch về thời gian thực hiện
Các mốc này chỉ là giả định và phụ thuộc vào yêu cầu về tiến độ triển khai
của Chủ đầu tư cũng như năng lực của Nhà thầu.
Giai đoạn I

Dự kiến triển khai trong 12 tháng
-

Triển khai hệ thống máy chủ và thiết bị mạng

-

Triển khai các phân hệ phần mềm


Quản lý Bán hàng và quan hệ khách hàng



Quản lý Tài chính - Kế toán



Hệ thống báo cáo quản trị phục vụ lãnh đạo.

Giai đoạn II
Dự kiến triển khai trong 8 tháng với các phân hệ sau:


Quản lý Nguồn nhân lực



Quản lý mua hàng và kiểm soát nhà cung ứng



Quản lý Tài sản cố định, cơ sở vật chất

20


Lịch trình triển khai
Dự kiến lịch trình triển khai giai đoạn I như sau:

STT

Công việc

I

Triển khai

I.1

Chuẩn bị dự án, khảo sát

I.2

Phân tích thiết kế

I.3

Xây dựng và triển khai hệ
thống (phần cứng và phần

mềm)

I.4

Vận hành

II

Bảo hành và hỗ trợ

Tháng
2

4

6

Năm

8

10

12

2015

Dự kiến lịch trình triển khai giai đoạn II như sau:

STT

Công việc

I

Triển khai

I.1

Chuẩn bị dự án, khảo sát

I.2

Phân tích thiết kế

I.3

Xây dựng và triển khai hệ thống

I.4

Vận hành

II

Bảo hành và hỗ trợ

Tháng
2

4

6

Năm
8

2016

Việc tính toán chi phí được dựa trên các tiêu chí như đã nêu ra ở trên.

21


c. Tổng chi phí đầu tư
Trên cơ sở hồ sơ dự thầu của các đơn vị cung cấp, triển khai giải pháp ERP
tại Việt Nam cũng như tham khảo thực tế chi phí triển khai các giải pháp ERP
cho các doanh nghiệp khác và dự kiến chi phí triển khai dự án ERP tương ứng
với mỗi giai đoạn của Công ty như sau:
STT
A

Nội dung

Giá trị (USD)

Tổng chi phí triển khai giai đoạn I

107.000

1

Chi phí mua sắm phần cứng

40.000

2

Chi phí mua sắm bản quyền phần mềm

60.000

3

Chi phí triển khai phần cứng

2.000

4

Chi phí triển khai phần mềm

5.000

B

Tổng chi phí triển khai giai đoạn II
1

Chi phí mua sắm bản quyền phần mềm

2

Chi phí triển khai phần mềm

43.000
40.000
3.000

C

Chi phí khác

10.000

D

Chi phí dự phòng (A+B+C)*10%

16.000

E

Tổng chi phí dự án đầu tư (A+B+C+D)

176.000

d. Các yếu tố đảm bảo thành công
-

Yếu tố đầu tiên là sự quyết tâm cao và chỉ đạo sát sao của cấp lãnh đạo cao
nhất của Công ty với một dự án liên quan đến những quy trình nghiệp vụ
nhạy cảm, đòi hỏi có nhiều thay đổi ngay cả trong cách nghĩ, cách quản lý
chắc chắn sẽ có nhiều khó khăn.

-

Chuẩn bị đủ nguồn lực. Đây là một hệ thống mà việc triển khai đòi hỏi tập
trung cao về cả tài chính và con người. Hơn nữa, còn phải tính đến các dự án
khác đang triển khai trong Công ty cũng đòi hỏi nguồn lực.

-

Quy trình nghiệp vụ hiện có sẽ vẫn được tôn trọng trong quá trình triển khai,
tuy vậy cần có những thay đổi về nghiệp vụ để phù hợp với hệ thống. Do vậy,
cần có những bước chuẩn bị kỹ càng, có sự thoả hiệp cần thiết.

-

Giải quyết kịp thời những sự khúc mắc trong quá trình triển khai. Quản trị tốt
sự thay đổi, đặc biệt là thay đổi suy nghĩ, tư duy nghiệp vụ trong cả tổ chức
và mỗi cá nhân.
22


-

Sự phối hợp tốt ở các nhóm dự án, giữa Công ty với đơn vị tư vấn cũng như
với đơn vị triển khai.

-

Đội ngũ dự án của Công ty phải có trình độ và kinh nghiệm về ứng dụng,
phần mềm, quản lý hệ thống và phát triển, có kiến thức về quản lý tài chính.
KẾT LUẬN
Hiểu và ứng dụng phù hợp CNTT sẽ giúp cho người quản lý có phương hướng

và quyết định thích hợp để đạt được kết quả mong muốn.
Trên đây là những phân tích và giải pháp dựa trên sự hiểu biết nhóm IV sau khi
học xong môn học Quản trị Hệ thống thông tin. Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn Tiến
sỹ Nguyễn Văn Thoan đã giúp chúng tôi có thêm những cơ sở khoa học, các kỹ năng
trong quản lý. Bằng kiến thức đã học được của Thầy, chúng tôi sẽ cố gắng hoàn thiện
lại hệ thống quản lý, quy trình, tạo ra một môi trường làm việc tốt hơn cho người lao
động và định hướng công ty phát triển bền vững trong tương lai.

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.

Giáo trình Quản trị hệ thống thông tin –

2.

Tài liệu tham khảo - Quản trị hệ thống thông tin

3.



4.

5.



6.



7.



8.



9.



10. Tài liệu nội bộ của VIPCO HẠ LONG

23