Slide bài giảng: Quản lý hồ sơ bồi dưỡng QLNN chương trình chuyên viên

Chuyên đề

QUẢN LÝ HỒ SƠ

Ths. Vũ Tấn Phú
Phó Chủ tịch Liên hiệp các hội KH&KT tỉnh
12/31/18

1


NỘI DUNG
Các khái niệm cơ bản
Tầm quan trọng của hồ sơ
Yêu cầu đối với hồ sơ

Công tác lập hồ sơ
Giao nộp tài liệu vào lưu trữ

12/31/18

2


I- CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
1- Tài liệu: là vật mang tin được hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá
nhân.
 Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết
kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu
thống kê; phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình;

tài liệu điện tử; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút
tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm
và các vật mang tin khác.
12/31/18

3


I- CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
- Tài liệu lưu trữ: là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt
động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử
được lựa chọn để lưu trữ.
 Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính;
trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính
thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

12/31/18

4


I- CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
- Khái niệm "bản gốc văn bản" nào sau đây là đúng?
a- Là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt.
b- Là bản thảo đầu tiên của người soạn thảo.
c- Là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được
cơ quan tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của
người có thẩm quyền.
d- Là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và
được cơ quan tổ chức ban hành.

12/31/18

5


I- CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
- Khái niệm "bản chính văn bản" nào sau đây là đúng?
a- Là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt.
b- Là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được
cơ quan tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của
người có thẩm quyền.
c- Là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và
được cơ quan tổ chức ban hành.
d- Là bản được phô tô từ bản có chữ ký trực tiếp của người
có thẩm quyền.

12/31/18

6


I- CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
- Tài liệu lưu trữ có những đặc điểm chủ yếu sau:
 Nội dung tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá
khứ, liên quan đến các sự kiện, các hiện tượng xã hội và
tự nhiên, các nhân vật tiêu biểu, đã diễn ra và tồn tại
trong lịch sử.
 Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao. Nó là bản gốc, bản
chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính hợp pháp.

 Tài liệu lưu trữ là tài sản đặc biệt của quốc gia, do Đảng,
Nhà nước thống nhất quản lý; được đăng ký, bảo quản
và khai thác, sử dụng theo những quy định của pháp
luật.
12/31/18

7


I- CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
2- Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau
về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể
hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá
nhân.

12/31/18

8


I- CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
3- Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình
thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công
việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ
theo những nguyên tắc và phương pháp nhất
định.

12/31/18

9


I- CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
4- Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức hoặc của cá nhân.
 Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài
liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ thuộc
vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ
chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin.

12/31/18

10


I- CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
 Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam bao gồm
Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và
Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
 Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn
bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá
trình hoạt động của các tổ chức của Đảng Cộng
sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ
chức chính trị - xã hội; các nhân vật lịch sử, tiêu
biểu của Đảng và của tổ chức chính trị - xã hội.
12/31/18

11


I- CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
 Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài
liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt
động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính
trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức
xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự
nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch
sử, tiêu biểu và tài liệu khác được hình thành
qua các thời kỳ lịch sử của đất nước.

12/31/18

12


I- CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
 Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động
lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ
chức.
 Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động
lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản
vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và
từ các nguồn khác.

12/31/18

13

II- TẦM QUAN TRỌNG CỦA HỒ SƠ
1- Trong đời sống xã hội
Hồ sơ (Tài liệu lưu trữ) có ý nghĩa to lớn đối với tất cả
hoạt động xã hội như hoạt động chính trị, kinh tế, văn
hóa, khoa học của loài người.
 Ý nghĩa chính trị: Các quốc gia của mọi thời đại lịch sử
đều có ý thức sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền
lợi của mình, bởi lẽ mỗi tài liệu lưu trữ đều chứa đựng
những nội dung thông tin liên quan đến lợi ích của quốc
gia, của tầng lớp, giai cấp nhất định, các nội dung đó liên
quan đến an ninh, bí mật quốc gia, bảo vệ chủ quyền và
toàn vẹn lãnh thổ của đất nước.
12/31/18

14


II- TẦM QUAN TRỌNG CỦA HỒ SƠ
1- Trong đời sống xã hội
 Ý nghĩa kinh tế: tài liệu lưu trữ được sử dụng để điều tra
tài nguyên thiên nhiên, làm cơ sở cho việc lập quy hoạch
phát triển kinh tế, văn hóa trong từng vùng và toàn quốc,
làm căn cứ quan trọng để xây dựng kế họach phát triển
kinh tế hàng năm và dài hạn. Tài liệu lưu trữ đã được sử
dụng để quản lý tốt các công trình đó và tiết kiệm được
nhiều kinh phí khi sửa chữa lại các công trình bị hư
hỏng.

12/31/18

15


II- TẦM QUAN TRỌNG CỦA HỒ SƠ
1- Trong đời sống xã hội
 Ý nghĩa khoa học: tài liệu lưu trữ được sử dụng để làm
tư liệu tổng kết các quy luật vận động và phát triển của
sự vật, hiện tượng trong tự nhiên, xã hội và tư duy. Tài
liệu lưu trữ có ý nghĩa và tác dụng đặc biệt trong nghiên
cứu lịch sử, là nguồn sử liệu quan trọng nhất, chính xác
nhất.

12/31/18

16


II- TẦM QUAN TRỌNG CỦA HỒ SƠ
1- Trong đời sống xã hội
 Ý nghĩa văn hóa: tài liệu lưu trữ phản ánh thành quả lao
động sáng tạo về vật chất và tinh thần, phản ánh nhận
thức về xã hội và tự nhiên của mỗi dân tộc qua các thời
kỳ lịch sử. Tài liệu lưu trữ được bảo quản từ thế hệ này
qua thế hệ khác là nguồn thông tin hữu ích, xây dựng
nên nền văn hóa đậm đà bản sắc dân tộc, là di sản của
dân tộc.

12/31/18

17


II- TẦM QUAN TRỌNG CỦA HỒ SƠ
2- Đối với hoạt động quản lý nhà nước
 Góp

phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động
quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin
cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã
hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những
căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản
lý của các cơ quan.
Các cán bộ lãnh đạo, quản lý phải thường xuyên khai
thác và sử dụng những thông tin trong tài liệu lưu trữ để
hoạch định các chương trình, kế hoạch và ban hành các
quyết định quản lý cho phù hợp.
12/31/18

18


II- TẦM QUAN TRỌNG CỦA HỒ SƠ
2- Đối với hoạt động quản lý nhà nước
 Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các
cơ quan, tổ chức, cá nhân. Góp phần giữ gìn những căn
cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc
kiểm tra, thanh tra giám sát.
 Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công

việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể
kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các
mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả.
 Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến
cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia.
12/31/18

19


III- YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỒ SƠ
1- Vị trí:
Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác
văn thư, giải quyết xong công việc nhưng chưa lập hồ sơ
coi như chưa hoàn thành công việc.
 Lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với
công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác
lưu trữ.
2- Tác dụng
 Tra tìm nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải
quyết công việc kịp thời, hiệu quả.
 Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà
nước, cơ quan, đơn vị.
 Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ
cho công tác nghiên cứu trước mắt và lâu dài.


12/31/18

20

III- YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỒ SƠ
3- Yêu cầu đối với hồ sơ:
a) Hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, đơn vị.
b) Công văn giấy tờ trong hồ sơ phải có mối liên hệ chặt
chẽ với nhau và phải phản ánh đúng trình tự diễn biến của
sự việc.
c) Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị và giá trị
tương đối đồng đều.

12/31/18

21


IV- CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ
Lập hồ sơ thuộc trách nhiệm của ai?
A- Cán bộ văn thư.
B- Cán bộ lưu trữ.
C- Người được giao giải quyết công việc.
D- Cả 3 đối tượng trên.
 

12/31/18

22

IV- CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ
1- Danh mục hồ sơ
1.1- Lập danh mục hồ sơ:
a) Khái niệm.
Danh mục hồ sơ là bản kê (dự kiến) những hồ sơ mà cơ
quan, đơn vị cần phải lập trong một thời gian nhất định
(thường là 1 năm).
b) Tác dụng:
 Danh mục hồ sơ giúp cho việc phân loại, sắp xếp tài liệu
và lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị được chủ động, hợp lý,
khoa học, thuận tiện.
12/31/18

23


IV- CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ
1.1- Lập danh mục hồ sơ:
b) Tác dụng:
 Giúp cho cán bộ trong cơ quan lập được hồ sơ đầy đủ,
chính xác; là căn cứ cho cán bộ lưu trữ kiểm tra, đôn đốc
việc lập hồ sơ của cán bộ, chuyên viên.
 Nêu cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên
trong cơ quan đối với việc lập hồ sơ và là cơ sở cho việc
nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

12/31/18

24

IV- CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ
1.2- Căn cứ lập Danh mục hồ sơ
- Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức và các đơn vị
trong cơ quan tổ chức;
- Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; Quy chế công tác
văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức;
- Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, tổ
chức, của các đơn vị và của mỗi cá nhân;
- Danh mục hồ sơ của những năm trước;
- Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và Mục lục hồ sơ của cơ
quan, tổ chức (nếu có).
12/31/18

25