Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại tp hồ chí minh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP.HCM

LÊ MINH CHIẾN

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRONG
ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG
TIN
TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ
MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: KẾ TOÁN
Mã số ngành: 60340301

TP.HỒ CHÍ MINH, tháng 3 năm 2014


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP.HCM

LÊ MINH CHIẾN

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRONG
ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG
TIN
TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ
MINH
LUẬN VĂN THẠC SĨ

Chuyên ngành: KẾ TOÁN
Mã số ngành: 60340301
CÁN BỘ HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS. TS PHẠM VĂN DƯỢC

TP.HỒ CHÍ MINH, tháng 3 năm 2014


i

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết
quả nêu trong Luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ
công trình nào khác.
Tôi xin cam đoan rằng mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện Luận văn này
đã được cảm ơn và các thông tn trích dẫn trong Luận văn đã được chỉ rõ nguồn
gốc.

Thành phố HCM, tháng 3 năm 2014
Học viên thực hiện Luận văn

Lê Minh Chiến


ii

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành Luận văn này, tôi đã nhận được nhiều sự giúp đỡ, động viên
vô cùng lớn lao từ nhiều bên. Trước tên tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành
đến PGS. TS Phạm Văn Dược, người hướng dẫn khoa học đã nhiệt tình hướng dẫn,
chỉ bảo, động viên và hỗ trợ tôi trong suốt thời gian và quá trình thực hiện Luận

văn.
Bên cạnh đó, tôi xin bày tỏ tấm lòng tri ân với tất cả Quý Thầy Cô trong
Khoa Kế toán thuộc Trường Đại học Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh đã có sự
ủng hộ và giúp đỡ tôi trong quá trình thực hiện Luận văn.
Cùng với sự hỗ trợ của các bạn học viên trong lớp, các đồng nghiệp cũng
như gia đình đã cho tôi có đủ sức khỏe và nghị lực, thời gian và không gian để tập
trung cho quá trình hoàn thành Luận văn.
Một lần nữa tôi xin gửi lời chúc sức khỏe, thành công và hạnh phúc đến Quý
Thầy Cô, tất cả các bạn học viên, đồng nghiệp đã đồng hành cùng tôi để
hoàn thành Luận văn này.

Thành phố HCM, tháng 3 năm 2014
Học viên thực hiện Luận văn

Lê Minh Chiến


iii

TÓM TẮT
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt
Nam không chỉ chịu sức ép cạnh tranh với các công ty trong nước mà gay gắt, quyết liệt
hơn từ các tập đoàn đa quốc gia, những công ty hùng mạnh cả về vốn, thương hiệu và
trình độ quản lý. Do vậy, để cạnh tranh được, các doanh nghiệp nhỏ và vừa phải tìm
được cho mình một hướng đi hợp lý để tồn tại và phát triển. Một trong số các giải
pháp cần phải làm là tết kiệm chi phí sản xuất, nâng cao hiệu quả quản lý…mà thông tn
để làm cơ sở không thể khác hơn ngoài thông tn kế toán. Chính vì vậy, các doanh
nghiệp nhỏ và vừa muốn phát triển bền vững thì đòi hỏi phải có bộ máy kế toán tốt,
hiệu quả.
Nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng phần mềm kế toán. Phục vụ công tác quản lý

đồng thời các công ty này cũng lập một số loại sổ dành cho ghi chép thủ công, đôi khi số
liệu và hành văn của các sổ này không rõ ràng mạch lạc, thậm chí còn tẩy xoá số liệu,
không thực hiện đúng theo phương pháp chữa sổ quy định. Đặc biệt, ở doanh nghiệp
siêu nhỏ, hệ thống kế toán rất manh mún, việc ghi chép các số liệu phát sinh gần như
mang tính tường thuật, không có logic trong chuẩn mực kế toán. Do vậy, báo cáo tài
chính của các doanh nghiệp này hầu như không đáp ứng được thông tin như công nợ,
tồn kho…Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt, việc chậm hoặc không có thông tn sẽ dẫn
đến việc Thủ trưởng đơn vị đưa ra những quyết định thiếu chính xác, sai lầm.
Để hoàn thiện hệ thống thông tn kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa trong
điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại Thành phố Hồ Chí Minh cần phải thực hiện
các giải pháp về chế độ kế toán, mức độ ứng dụng công nghệ thông tn, môi
trường thương mại điện tử, tần xuất đối chiếu Thông tn kế toán và vai trò của nhà
quản lý . Trên cơ sở những giải pháp này giúp cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa hoàn
thiện hơn công tác kế toán và công tác bảo mật, mã hóa dữ liệu trong điều kiện ứng
dụng công nghệ thông tn.
Vì vậy hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa
trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tn tại Thành phố Hồ Chí Minh là vấn đề cần
thiết và đáng quan tâm.


iv

ABSTRACT
In the context of international economic integraton today, small and medium
enterprises Vietnam not only under pressure to compete with companies in the country
that fiercely, fiercely over from the multinatonal corporatons, the company powerful
both in terms of capital, and brand management skills. Therefore, to be compettve, small
and medium-sized businesses looking to get yourself a proper directon to survive and
grow. One of the solutons is the need to save producton costs, improve the
eficiency of informaton management ... but not as a basis other than accountng

informaton. Therefore, small and medium enterprises want sustainable development, the
apparatus requires good accountng and eficiency.
Many businesses have accountng software applicatons. However, for convenience,
management, the company also established a number of registers for recording manually,
sometimes the data and the writing of this book clearly not coherent, even erasing data
not strictly comply with the remedies prescribed window. Especially in micro-enterprises,
the accountng system is highly fragmented, the recording of data generated almost
narratve, there is

no

logic in accountng standards. Therefore, the financial

statements of these companies hardly meet the informaton as liabilites, inventory ... In
the context of intense competton, the slow or no informaton will result in the directors
launched decisions inaccuracies or errors .
To complete the system of accountng information for small and medium
enterprises in terms of informaton technology applications in Ho Chi Minh City needs to
implement solutons to the accountng regime, application level informaton technology,
ecommerce environment, comparing the frequency of accountng informaton and the role
of managers. On the basis of these solutons help small and medium-sized enterprises
more complete accountng work and the work of security, encrypton of data in terms of
information technology applications.
So complete accounting informaton system for small and medium enterprises in
terms of informaton technology applicatons in Ho Chi Minh City is required and issues of
concern.


v

MỤC LỤC
Trang
LỜI CAM ĐOAN .......................................................................................................... i LỜI
CÁM ƠN ............................................................................................................... ii TÓM
TẮT

.....................................................................................................................

ABSTRACT

.................................................................................................................

iii
iv

MỤC LỤC ..................................................................................................................... v
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ............................................................................ vi DANH
MỤC CÁC HÌNH .......................................................................................... vii DANH MỤC
CÁC BẢNG ........................................................................................ viii Chương 1: Tổng
quan về đề tài nghiên cứu ...................................................................... 1
1.1 Đặt vấn đế - Tính cấp thiết của đề tài ............................................................................. 1
1.1.1 Đặt vấn đề ........................................................................................................................... 1
1.1.2 Tính cấp thiết của đề tài ..................................................................................................... 1
1.1.3 Mục tiêu nghiên cứu ........................................................................................................... 2
1.1.3.1 Mục têu tổng quát............................................................................................................ .2
1.1.3.2 Mục têu cụ thể: ................................................................................................................ .
2
1.1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ...................................................................................... 2
1.1.5 Kết cấu đề tài ...................................................................................................................... 3
1.2 Tổng quan các đề tài nghiên cứu ........................................................................................... 4

Kết luận chương 1 ..................................................................................................................... 5
Chương 2: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán ............................................ 6
2.1 Hệ thống thông tn kế toán ................................................................................................. 6
2.1.1 Khái niệm .......................................................................................................................... 6
2.1.2 Cấu trúc hệ thống thông tn kế toán ......................................................................... 8


2.1.2.1 Công nghệ thông tn.............................................................................................. 8
2.1.2.2 Hệ thống dữ liệu đầu vào ........................................................................................ 8
2.1.2.3 Quá trình xử lý ....................................................................................................... 10
2.1.2.4 Hệ thống thông tin đầu ra ........................................................................................ 10
2.1.2.5 Hệ thống lưu trữ dữ liệu .......................................................................................... 11
2.2 Chu trình kế toán .......................................................................................................... 12
2.2.1 Chu trình bán hàng (The sale process)..................................................................... 13
2.2.2 Chu trình mua hàng (The purchase process) ........................................................... 15
2.2.3 Chu trình quản lý nguồn lực .................................................................................... 17
2.2.4 Chu trình sản xuất ..................................................................................................... 18
2.2.5 Chu trình tài chính ...................................................................................................... 20

2.3 Ứng dụng CNTT trong các Doanh nghiệp.................................................................. 21
2.3.1 Các giai đoạn đầu tư CNTT ..................................................................................... 21
2.3.2. Yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tn trong hệ thống thông tin kế toán............. 24
2.3.3 Mức độ ứng dụng CNTT trong hệ thống thông tin kế toán ..................................... 25
2.3.3.1 Xử lý bán thủ công................................................................................................ 25
3.3.3.2 Tự động hóa công tác kế toán ............................................................................... 26
3.3.3.3 Tự động hóa công tác quản lý ............................................................................... 26
Kết luận chương 2 ............................................................................................................ 27
Chương 3: Thực trạng về tổ chức HTTTKT trong DNNVV tại TPHCM ................ 28
3.1 Tình hình hoạt động và quản lý trong DNNVV ở TPHCM ....................................... 28

3.1.1 Tình hình hoạt động của DNNVV ........................................................................... 28
3.1.2. Đặc điểm hoạt động và quản lý của DNNVV ở HCM ........................................... 30
3.1.3 Các khó khăn và thách thức đối với DNNVV trên địa bàn HCM hiện nay ............ 31
3.2 Các quy định pháp lý liên quan đến tổ chức công tác kế toán trong DNNVV ở Việt
Nam ................................................................................................................................... 32
3.2.1. Luật kế toán ............................................................................................................ 32
3.2.2. Chuẩn mực kế toán ................................................................................................. 33
3.2.3. Chế độ kế toán ........................................................................................................ 34
3.3 Đánh giá thực trạng tổ chức HTTTKT của DNNVV ................................................. 36
3.3.1 Thuận lợi .................................................................................................................. 36


3.3.2 Hạn chế .................................................................................................................... 37
3.3.3 Nguyên nhân ............................................................................................................ 39
Kết luận chương 3 ............................................................................................................ 40
Chương 4: Phương pháp và kết quả khảo sát HTTTKT cho các DNNVV trong điều kiện
ứng dụng CNTT tại TPHCM ............................................................................... 41
4.1 Khái quát về phương pháp khảo sát .......................................................................... 41
4.1.1 Đối tượng và mục têu khảo sát ............................................................................. 42
4.1.2 Thiết kế câu hỏi khảo sát ....................................................................................... 43
4.1.3 Phương pháp khảo sát .............................................................................................. 52
4.2 Đánh giá kết quả khảo sát ......................................................................................... 53
4.2.1 Độ tin cậy của mẫu khảo sát ................................................................................... 53
4.2.2 Kết quả khảo sát thực trạng ................................................................................... 53
4.2.2.1 Về khả năng vận dụng chế độ kế toán .................................................................. 53
4.2.2.2 Mức độ ứng dụng CNTT trong công tác kế toán .................................................. 55
4.2.2.3 Hệ thống kế toán trong môi trường thương mại điện tử
..................................................56
4.2.2.4 Tần xuất đối chiếu Thông tin kế toán ................................................................... 56
4.2.2.5 Vai trò của nhà quản lý trong HTTTKT ......................................................................... 58

4.3 Ưu và nhược điểm của kết quả khảo sát .................................................................... 59
4.3.1 Ưu điểm .................................................................................................................. 59
4.3.2 Nhược điểm ............................................................................................................. 60
Kết luận chương 4 ........................................................................................................... 62
Chương 5: Hoàn thiện giải pháp tổ chức HTTTKT của DNNVV trong điều kiện ứng dụng
CNTT tại TPHCM ................................................................................................ 63
5.1 Tổng quát chung các nhóm giải pháp cần hoàn thiện ................................................. 63
5.2 Các giải pháp cụ thể .................................................................................................... 63
5.2.1 Về khả năng vận dụng chế độ kế toán ..................................................................... 63
5.2.2 Mức độ ứng dụng CNTT trong công tác kế toán ..................................................... 66
5.2.2.1 Phần mềm kế toán chuyên dụng ........................................................................... 66
5.2.2.2 Việc bảo mật, mã hóa dữ liệu .............................................................................. 69
5.2.3 Hệ thống thông tin kế toán trong môi trường TMĐT .............................................. 70
5.2.4 Tần xuất đối chiếu thông tn kế toán........................................................................ 72


5.2.5 Vai trò của nhà quản lý trong HTTTKT .................................................................. 73
Kết luận chương 5 ............................................................................................................ 74
Kết luận và kiến nghị ..................................................................................................... 75
Tài liệu tham khảo.
Phụ lục 1 Bảng câu hỏi khảo sát.
Phụ lục 2 Kết quả khảo sát.
Phụ lục 3 Danh mục các công ty khảo sát.
Các mẫu báo cáo chế độ kế toán.


vi

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

DN

:

Doanh nghiệp.

DNNVV

:

Doanh nghiệp nhỏ và vừa.

CNTT

:

Công nghệ thông tn.

TPHCM

:

Thành phố Hồ Chí Minh

ATTT

:

An toàn thông tn.

NQL

:

Nhà quản lý

TMĐT

:

Thương mại điện tử.

IFRS

:

Hệ thống chuẩn mực BCTC quốc tế

KTTC

:

Kế toán tài chính

KTQT

: Kế toán quản trị PM

: Phần mềm
BCTC

: Báo cáo tài chính.

PMKT

: Phần mềm kế toán.

CMKT

: Chuẩn mực kế toán.


vii
DANH MỤC CÁC HÌNH
trang
Hình 2.1 Lưu đồ dùng để mô tả ba giai đoạn trong quá trình xử lý
7
Hình 2.2 Lưu đồ mô tả nhìn nhận hệ thống thông tn kế toán
7
Hình 2.3 Lưu đồ mô tả quá trình xử lý của chu trình bán hàng bên ngoài kế toán.
14
Hình 2.4 Lưu đồ mô tả quá trình xử lý của chu trình bán hàng bên trong kế toán.
15
Hình 2.5 Lưu đồ mô tả mô hình mua hàng
16
Hình 2.6 Lưu đồ chu trình quản lý nguồn lực
18
Hình 2.7 Lưu đồ mô tả chu trình sản xuất
19
Hình 2.8 Lưu đồ mô tả chu trình tài chính

21
Hình 4.1 Sơ đồ Tổng hợp các yếu tố ảnh hưởng đến công tác hoàn thiện HTTTKT
51
trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tn
Hình 4.1 Về qui mô lao động của các DN
53
Hình 4.2 Trình độ của nhân viên kế toán
54


viii


viii
DANH MỤC CÁC BẢNG
trang
Bảng 4.1 Thống kê các nhân tố của yếu tố 1

55

Bảng 4.2 Thống kê các nhân tố của yếu tố 4

57

Bảng 4.3 Thống kê các nhân tố của yếu tố 5

58

Bảng 4.4 Thống kê các nhân tố của yếu tố 5

59


1

CHƢƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
1.1 Đặt vấn đề - tính cấp thiết của đề tài:
1.1 Đặt vấn đề:
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, doanh nghiệp vưa va nho
(DNNVV) Việt Nam không chỉ chịu sức ép cạnh tranh với các công ty trong nước
mà gay gắt, quyết liệt hơn từ các tập đoàn đa quốc gia, những công ty hùng mạnh
cả về vốn, thương hiệu và trình độ quản lý. Do vậy, để cạnh tranh được, các
DNNVV phải tìm được cho mình một hướng đi hợp lý để tồn tại và phát triển. Một
trong số các giải pháp cần phải làm là tiết kiệm chi phí sản xuất, nâng cao hiệu quả
quản lý…mà thông tn để làm cơ sở không thể khác hơn ngoài thông tn kế toán.
Chính vì vậy, các DNNVV muốn phát triển bền vững thì đòi hỏi phải có bộ máy kế
toán tốt, hiệu quả.
Tuy nhiên, để thực hiện được mục têu đó, không phải các doanh nghiệp
nhỏ nào cũng làm được, vì phần lớn những doanh nghiệp này mới thành lập, hạn
chế về vốn. Để có một hệ thống kế toán tốt, doanh nghiệp cần phải đầu tư Hệ
thống CSDL cho đơn vị, do vậy ít doanh nghiệp có khả năng hoặc dám đầu tư cho
việc này. Vì vậy, giải pháp hiện nay các DNNVV thường dùng là thuê các kế
toán viên có nghiệp vụ giỏi làm ngoài giờ hoặc thuê những người có trình độ thấp
với chi phí có thể chấp nhận được. Hệ quả tất yếu là doanh nghiệp sẽ có một hệ
thống kế toán manh mún, hoạt động kém hiệu quả và thông tn cung cấp
không kịp thời để ra quyết định.
Hệ thống thông tn kế toán trong doanh nghiệp bao gồm cả KTTC và KTQT,
để thông tn cung cấp đúng chức năng lĩnh vực của người quan tâm thì việc xác lập
kênh thông tn rõ ràng trong doanh nghiệp là điều cần thiết và quan trọng.

1.2 Tính cấp thiết của đề tài:
Trong bối cảnh cạnh tranh toàn cầu của các Công ty trong nước và của các
Công ty đa quốc gia ngày càng khốc liệt, nhằm mở rộng và nâng cao vị thế của
mình và nhằm tối đa hoá lợi nhuận, thì cần phải quản lý và kiểm soát được chi phí
thì mới thực hiện được tốt tất cả các mục têu của các Doanh nghiệp. Vì vậy, đối với
các DNNVV thì bên cạnh hệ thống KTTC là công cụ cần thiết để quản lý Doanh
nghiệp, còn phải tổ chức hệ thống KTQT, để hổ trợ cho nhà quản lý trong việc


2

hoạch định, tổ chức điều hành, kiểm soát và đưa ra những quyết định đúng đắn,
phù hợp với các mục tiêu DNNVV đặt ra.
Trong điều kiện công nghệ thông tn ngày càng phát triển thì việc áp dụng
công nghệ thông tn là điều cần thiết và quan trọng làm giảm nhẹ công việc kế toán,
thời gian cung cấp thông tn nhanh chóng tiện lợi. Đối với DNNVV ở những khâu
nào có thể áp dụng được công nghệ máy tính, có các phần mềm kế toán phù hợp
thì DNNVV nên áp dụng, dần dần hiện đại hoá công tác kế toán cũng như tổ chức
quản lý DNNVV.
Chính những mục đích như vậy mà đề tài luận văn “Hoàn thiện hệ thống
thông tn kế toán DNNVV trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại
TP.HCM” được thực hiện.
1.1.3. Mục tiêu nghiên cứu
1.1.3.1 Mục tiêu tổng quát: Phân tích thực trạng HTTTKT của các DNNVV và
giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện HTTTKT của các DNNVV trong điều kiện ứng dụng
CNTT.
1.1.3.2 Mục tiêu cụ thể:
- Hệ thống hoá các cơ sở lý luận liên quan đến những nội dung về HTTTKT.
- Phân tích làm rõ HTTTKT của các DNNVV trong điều kiện ứng dụng
CNTT tại TPHCM .

- Đưa ra những giải pháp cụ thể và các kiến nghị để hoàn thiện HTTTKT của
các DNNVV trong điều kiện ứng dụng CNTT tại TPHCM .
1.1.4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
1.1.4.1 Đối tƣợng nghiên cứu:
- Nghiên cứu tổng quan về HTTTKT của các DNNVV
- Luận văn này tập trung nghiên cứu HTTTKT của các DNNVV trong điều
kiện ứng dụng CNTT.
1.1.4.2 Phạm vi nghiên cứu:


3

- Về không gian: Khảo sát của đề tài được thực hiện tại DNNVV và một số
đơn vị sử dụng CNTT trong việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán.
- Về thời gian: thu thập khảo sát từ tháng 9/2013- 2/2014.
1.1.4.3 Phƣơng pháp nghiên cứu


4

Trong phần đánh giá thực trạng cần phải tiến hành các cuộc khảo sát như
sau:
- Sử dụng bảng câu hỏi về HTTTKT để khảo sát thực trạng HTTTKT tại các
DN trên địa bàn TPHCM.
- Thảo luận với nhân viên kế toán và thủ trưởng các DN tại TPHCM về một
số thuận lợi và khó khăn trong việc thực hiện HTTTKT trong điều kiện ứng dụng
CNTT. Đồng thời trao đổi các biện pháp nhằm hoàn thiện HTTTKT trong điều kiện
ứng dụng CNTT.
- Tổng hợp các tài liệu nghiên cứu khoa học, các tạp chí quản lý liên quan
đến HTTTKT để rút ra những biện pháp nhằm hoàn thiện HTTTKT trong điều kiện

ứng dụng CNTT.
Nói chung luận văn sẽ được thực hiện trên cơ sở phương pháp nghiên cứu
lý luận như khái quát hóa thu thập, tổng hợp và phân tích để đưa ra các nhận định
đánh giá cụ thể về những giải pháp đề ra. Luận văn có sự kết hợp giữa lý luận thực
tễn dựa trên những quy luật phát triển khách quan của kinh tế xã hội, các quan
điểm và quy định về HTTTKT. Tóm lại, toàn bộ đề tài sử dụng chủ yếu phương
pháp thống kê khảo sát để rút ra một số nguyên tắc chung và kết hợp một số kỹ
thuật thống kê phân tích để làm cơ sở cho các kết luận.
1.1.5 Kết cấu đề tài
Kết cấu luận văn gồm có 5 chương:
* Chương 1: Tổng quan về đề tài nghiên cứu
* Chương 2: Cơ sở lý luận về Hệ thống thông tin kế toán.
* Chương 3: Thực trạng về hệ thống thông tin kế toán tại TPHCM.


* Chương 4: Phương pháp và kết quả nghiên cứu về thực trạng hệ thống
thông tin kế toán tại TPHCM
* Chương 5: Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng
CNTT tại TPHCM
1.2 Tổng quan các đề tài nghiên cứu
Trong những năm gần đây, HTTTKT luôn chiếm một vị trí quan trọng trong
mọi quy trình quản lý và được thực hiện bởi những công cụ chủ yếu là HTTTKT
của đơn vị. Điều đó cho thấy HTTTKT được thiết lập để giúp cho kế toán và chủ
DN thực hiện hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn. Trên cơ sở HTTTKT các doanh
nghiệp sẽ ứng dụng CNTT nhằm giúp cho DN và kế toán cập nhật thông tn một
cách chính xác và nhanh chóng. Tuy nhiên, hiện nay các đề tài đã thực hiện nhiều
về HTTTKT nhưng không đề ra nhưng rủi ro trong điều kiện ứng dụng CNTT, các đề
tài đã kham thảo, như sau:
Nguyễn Văn Thông, Tổ chức hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp trong
điều kiện tin học hóa. Luận văn thạc sỹ. Trường Đại học kinh tế Thành phố Hồ Chí

Minh. Luận văn đã phân tích đánh giá thực trạng về HTTTKT tại các doanh nghiệp.
Những đề xuất này mang tính chất chung chung cho tất cả các loại hình doanh
nghiệp. [1]
Phạm Văn Trà, Tổ chức hệ thống thông tin kế toán áp dụng trong doanh
nghiệp nhỏ và vừa ở VN. Luận văn thạc sỹ. Trường Đại học kinh tế Thành phố Hồ
Chí Minh. Luận văn đã phân tích đánh giá thực trạng về HTTTKT tại các DNNVV tại
VN và đề ra các giải pháp tổ chức HTTTKT áp dụng cho các DNNVV tại VN.[2]
Trần Thanh Thuý, 2011. Tình hình ứng dụng ERP và sự tác động của ERP đến tổ
chức hệ thống thông tn kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam. Luận văn thạc
sỹ. Đại học kinh tế thành phố Hồ Chí Minh. Luận văn đã đề cập ERP là giải pháp
giúp cho công tác kế toán khắc phục được những hạn chế về mặt không gian và
thời gian nhờ khả năng chia sẻ và liên kết cao giữa các bộ phận, từ đó, giúp cho
quá


trình cung cấp thông tn mang tính kịp thời và đáng tn cậy. Trong hệ thống ERP,
phân hệ kế toán được xem là cốt lõi, do đó, yêu cầu đặt ra là cần được tổ chức
hiệu quả nhằm tạo ra những thông tn hữu ích, phù hợp với yêu cầu quản lý.[3]
Như vậy các công trình nghiên cứu trên đã nghiên cứu các vấn đề chủ yếu sau:
Thực trạng HTTTKT tại VN và các công ty nhỏ và vừa… nhận thấy mặt tồn tại của
đơn vị từ đó đề ra các giải pháp để hoàn thiện. Tuy nhiên tác giả đề xuất những
giải pháp về HTTKT trong các công trình này là những đề xuất mang tính chất
chung cho các đơn vị doanh nghiệp, tác giả chưa đưa ra được những giải pháp
thiết thực để các đơn vị vận dụng nhằm đóng góp nhất định vào việc hạn chế
rủi ro , ngăn ngừa đến mức thấp nhất những sai sót có thể xảy ra trong HTTTKT
trong điều kiện ứng dụng CNTT.
Mặc dù vậy các luận văn nghiên cứu về HTTTKT trong điều kiện ứng dụng
CNTT đã công bố nhưng hiện nay tại TPHCM việc hoàn thiện và đề ra các giải
pháp để ngăn ngừa các rủi ro trong việc áp dụng CNTT chưa có công trình nào
nghiên cứu chuyên về nội dung. Vì vậy, tác giả đã thực hiện đề tài: “Hoàn thiện hệ

thống thông tin kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa trong điều kiện ứng dụng
công nghệ thông tn” nhằm góp phần nâng cao chất lượng hệ thống thông tn
kế toán và tăng tính hiệu quả an toàn thông tn trong việc ứng dụng công nghệ
thông tn tại Thành phố Hồ Chí Minh.

KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Chương một trình bày tổng quan về đề tài nghiên cứu, trong đó nêu rõ vấn
đề về tính cấp thiết của đề tài, mục têu nghiên cứu; đối tượng nghiên cứu là các
DNNVV trên địa bàn TP.HCM; phương pháp nghiên cứu sử dụng bảng câu hỏi để
khảo sát thực trạng của các DNNVV. Đề tài đề ra kết cấu được thực hiện trong 5
chương, làm sao bảo đảm có sự kết hợp giữa lý luận thực tễn dựa trên những quy
luật phát triển khách quan của kinh tế xã hội, các quan điểm và quy định về
HTTTKT.


6

CHƢƠNG 2.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
2.1 Hệ thống thông tin kế toán:
2.1.1 Khái niệm:
Hệ thống:
Hệ thống là môt tập hợp các thành phần phối hợp với nhau để hoàn thành
một loạt các mục têu. Một hệ thống bất kỳ đều có 3 đặc điểm sau:
Có các thành phần bộ phận (hoặc các đặc điểm hữu hình).


Tiến trình xử lý (hay phương pháp) để phối hợp các thành phần theo các đã

quy định.

Mục têu hoặc đối tượng của hệ thống.
Hệ thống con và hệ thống cha: Từ định nghĩa trên cho ta thấy hệ thống sẽ tồn
tại ở nhiều cấp bậc khác nhau. Các thành phần của nó cũng có thể là hệ thống
với các đặc điểm của một hệ thống phải có. Các hệ thống cấp thấp hơn trong một
hệ thống là những hệ thống con, nó cũng có những tến trình phối hợp các thành
phần bộ phận để đạt được mục têu của nó. Khái niệm hệ thống con, hệ thống cha
phụ thuộc vào cách nhìn nhận của mỗi cá nhân khi tiếp cận hệ thống đó.
Phân loại hệ thống: Hệ thống có nhiều dạng khác nhau nhưng có thể
được phân loại thành bốn dạng cơ bản sau:


Hệ thống đóng: là hệ thống cô lập với môi trường, nó không có nơi giao tiếp

với bên ngoài, không tác động khỏi đường biên và các tiến trình xử lý sẽ không bị
môi trường tác động.


Hệ thống đóng có quan hệ: là hệ thống có sự tác dụng của môi trường, có nơi

giao tếp với bên ngoài và có sự kiểm soát ảnh hưởng của môi trường lên tiến
trình. Quan hệ ở đây được thể hiện qua các nhập liệu và kết xuất.


Hệ thống mở: là hệ thống không kiểm soát sự tác động qua lại của nó với

môi trường. Ngoài việc thể hiện quan hệ qua quá trình nhập liệu và kết xuất, hệ
thống thường bị nhiễm loạn hoặc không kiểm soát được, ảnh hưởng đến tến
trình xử lý của nó. Hệ thống được thiết kế tốt sẽ hạn chế tác động của sự nhiễm
loạn.

7

 Hệ thống kiểm soát phản hồi: là hệ thống có các nhập liệu có thể là kết xuất
của nó.
Hệ thống thông tin:
Thông tin là dữ liệu được sắp xếp và xử lý để cung cấp một cách có ý nghĩa
cho người sử dụng.
Hệ thống thông tin (information system) là một hệ thống mà mục têu tồn
tại của nó là cung cấp thông tn phục vụ cho hoạt động của con người trong
một tổ chức nào đó. Ta có thể hiểu hệ thống thông tin là hệ thống mà mối liên hệ
giữa nó
với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tn.

Đầu vào

Xử lý

Đầu ra


8

Dữ liệu thông
tin từ các
nguồn
nhập xuất

Sắp xếp, tổ
chức và tính

toán

Thông tin cho
việc ra quyết
định
nhập/xuất

Hình 2.1. Lƣu đồ dùng để mô tả ba giai đoạn trong quá trình xử lý
Hệ thống thông tin kế toán:

Kế toán

Hệ thống thông
tin kế toán

Hệ thống
thông tin

Hình 2.2. Lƣu đồ mô tả nhìn nhận hệ thống thông tin kế toán
Kế toán bao gồm các lĩnh vực về kế toán tài chính, kế toán quản trị, kế toán
chi phí và kế toán thuế. Hiện nay hệ thống thông tn kế toán được thiết lập để
cung cấp thông tn cho các lĩnh vực này. Thách thức lớn nhất của kế toán là làm sao
đưa được các thông tn tốt nhất cho những người cần thông tn (bên trong doanh
nghiệp


và bên ngoài doanh nghiệp). Kế toán còn giúp giải quyết các thông tn không liên
quan đến kế toán như, lập dự toán về các khoản thu chi tiền mặt của doanh
nghiệp, tổng hợp và phân tích các thông tn về doanh thu, chi phí và dự đoán
doanh số các thị trường của doanh nghiệp, phân tích các chi phí về lương và các lợi

ích mang lại của người lao động, tổng hợp về vấn đề hàng tồn kho, phân tích biến
động chi phí sản xuất. Bên cạnh đó thông tn kế toán còn cung cấp những thông tin
rất hữu dụng cho những người là công việc không liên đến quan kế toán như tài
chính, nghiên cứu thị trường, nhân sự.
Mặc dù thông tn là quan trọng nhưng các thông tn cần phải được xử lý vì
người sử dụng cần các thông tn tài chính đã được tổng hợp, hay tổng kết thống
kê, hay các thông tin mang tính dự toán là cơ sở cho việc ra quyết định. Công việc
xử lý dữ liệu thường trải qua các bước sau: Thứ nhất, nhập liệu các thông tn thô
vào; Thứ 2, tến hành xử lý các thông tin; Cuối cùng, cho các thông tn có ý nghĩa.
Theo như các tài liệu Hệ thống thông tn kế toán, được định nghĩa, như sau:


Hệ thống thông tin kế toán là một tập hợp bao gồm các xử lý, các hoạt động

và hệ thống con nhằm thu thập, xử lý dữ liệu kế toán bằng cách phân loại, tổng
hợp, hợp nhất và tạo thông tn truyền đạt đến đối tượng sử dụng bên trong và bên
ngoài doanh nghiệp [4].
 Hệ thống thông tn kế toán: Là việc thu thập các dữ liệu và xử lý các thông tn
này theo một trình tự, từ đó có thể cung cấp các thông tn cần thiết cho người sử
dụng [5].
Vì vậy hệ thống thông tin kế toán đó là việc thu thập các thông tin kế toán,
lưu trữ nó để sử dụng trong tương lai và cung cấp thông tin cần thiết cho người
sử dụng.
2.1.2 Cấu trúc hệ thống thông tin kế toán:
2.1.2.1 Công nghệ thông tin (Information Technology – IT)
Công nghệ thông tn (IT) là khái niệm dùng để chỉ các thiết bị phần cứng và
phần mềm được sử dụng trong hệ thống thông tn được vi tính hóa, là một nhân
tố quan trọng làm thay đổi hoạt động xã hội ngày nay. Và chính yếu tố này cũng
làm thay đổi hoạt động thương mại trong thời đại mới. Trong thời đại thông tn
hiện

nay, IT đã tác động đáng kể đến công việc của kế toán và người làm kế toán được
xem như các nhân viên xứ lý dữ liệu, và đòi hỏi các thông tn được xử lý phải có độ
chính xác cao tổng hợp và trình bày phù hợp cho từng người sử dụng thông tn. Hệ
thống kế toán bản thân là một hệ thống thông tin được giúp đỡ bởi IT đã giúp đỡ
rất nhiều người làm kế toán trong việc thu thập, lưu trữ, xử lý cung cấp thông tn.
Ngày nay, hệ thống thông tn kế toán theo dõi các thông tn phi tài
chính cũng được coi trọng nhưng các thông tn tài chính. Do đó, chúng ta cần định
nghĩa một hệ thống thông tin kế toán của một doanh nghiệp là việc thu thập xem
xét các nghiệp vụ kinh tế của một doah nghiệp, xử lý chúng và truyền các thông
tn này dưới mọi hình thức khác nhau cho nhiều đối tượng với một cách thích hợp
nhất.
Một hệ thống thông tn kế toán là rất cần thiết và hữu dụng cho một doanh
nghiệp. Tuy nhiên cần chú ý rằng không phải một hệ thống thông tin (HTTT) được
trang bị hiện đại sẽ cho kết quả tốt mà đôi khi còn cho kết quả ngược lại. Đây là
trường hợp khá phổ biến mà nhiều công ty không tìm ra được nguyên nhân. Vấn
đề có thể nằm ở phần cứng, phần mềm, dữ liệu cần thu thập, quy trình xử lý hay
bất cứ yếu tố nào trong hệ thống.
Công nghệ không dây (wifi): Một trong những thay đổi có tác động đáng kể
đến hoạt động kinh doanh hiện nay là có thể kết nối thông tn dễ dàng để xử lý
công việc bằng công nghệ di động (moblie technology). Điều này có nghĩa là việc
truyền và nhận dữ liệu được kết nối không cần các đường dây hay các thiết bị
phần cứng hỗ trợ. Điều này sẽ thay đổi tương lai của ngành kế toán.
2.1.2.2 Hệ thống dữ liệu đầu vào:
Đầu vào của hệ thống thông tn kế toán chủ yếu bao gồm các chứng từ và
các dữ liệu khác liên quan. Để thu thập đầy đủ dữ liệu từ các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh cho hệ thống thông tn kế toán, cần trả lời các câu hỏi sau:
+ Những loại chứng từ nào hệ thống cần thu thập ?.
+ Chứng từ cần thu thập đó là chứng từ bằng giấy, chứng từ điện tử hay cả