QUI ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ GV VÀ HS..

UBND TP. CẦN THƠ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: 842 /SGDĐT-TCCB Cần Thơ, ngày 9 tháng 4 năm 2009
V/v hướng dẫn thực hiện việc
QLHS cán bộ, công chức, viên chức.
Kính gởi: Các đơn vị trực thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo.
Căn cứ Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày 06 tháng 11 năm 2006 của
Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công
chức; Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18 tháng 6 năm 2007 của Bộ
trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và mẫu
biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức;
Thực hiện công văn số 330/SNV-TCCBCC ngày 24 tháng 3 năm 2009
của Sở Nội vụ về việc tổ chức quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức thành
phố Cần Thơ;
Sở Giáo dục và Đào tạo hướng dẫn việc tổ chức quản lý hồ sơ cán bộ,
công chức, viên chức các đơn vị trực thuộc như sau:
I. Phân cấp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức:
1. Sở Nội vụ thành phố Cần Thơ quản lý hồ sơ đối với các chức danh sau:
a/ Sở Giáo dục và Đào tạo:
- Giám đốc, Phó giám đốc, các Trưởng, Phó phòng chuyên môn sở Giáo
dục và Đào tạo.
b/ Đơn vị trực thuộc sở Giáo dục và Đào tạo:
- Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng, Giám đốc, Phó Giám đốc trung tâm.
- Cán bộ, công chức, viên chức có trình độ thạc sỹ trở lên.
2. Đối với các chức danh còn lại: Thủ trưởng đơn vị trực tiếp quản lý hồ sơ
cán bộ, công chức, viên chức của đơn vị mình.
II/ Thành phần hồ sơ bao gồm:
Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức bao gồm các tài liệu sau:
1. Quyển "Lý lịch cán bộ, công chức" do cán bộ, công chức tự kê khai và
được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức thẩm tra, xác minh,
chứng nhận.

2. Bản "Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức" : Phản ánh tóm tắt về bản thân
cán bộ, công chức và các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ, công chức.
3. Bản "Bổ sung lý lịch cán bộ, công chức" do cán bộ, công chức khai bổ
sung theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ,
công chức được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức thẩm tra, xác
minh, chứng nhận.
4. Bản "Tiểu sử tóm tắt" do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý cán
bộ, công chức tóm tắt từ Quyển lý lịch của cán bộ, công chức .
5. Bản sao giấy khai sinh; giấy chứng nhận sức khỏe do đơn vị y tế từ cấp
huyện trở lên cấp và các văn bản có liên quan đến nhân thân của cán bộ, công
chức; các loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo của cán bộ, công chức
như: bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận
chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền
chứng nhận,... Trường hợp, văn bằng chứng chỉ được cấp bằng tiếng nước ngoài
phải được dịch sang tiếng Việt Nam theo quy định của pháp luật.
6. Các quyết định về việc tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, biệt phái, luân
chuyển, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật,... của cán bộ, công chức.
7. Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán bộ, công chức theo định kỳ
hoặc theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền.
8. Các bản nhận xét đánh giá của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền
đối với cán bộ, công chức (hằng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ nhiệm,
giới thiệu ứng cử, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công
tác, tổng kết học tập...).
9. Bản kê khai tài sản theo quy định của pháp luật.
10. Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận
của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến cán
bộ, công chức và gia đình cán bộ, công chức được phản ánh trong đơn thư.
11. Những văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác và
quan hệ xã hội của cán bộ, công chức.
12. Đối với cán bộ, công chức được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo phải bổ

sung đầy đủ các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ của cán bộ,
công chức đó.
III/. Mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
Các mẫu biểu phục vụ công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức bao gồm:
1. Sổ đăng ký hồ sơ cán bộ, công chức: là sổ ghi các tiêu chí cơ bản theo
hồ sơ gốc của cán bộ, công chức phục vụ công tác quản lý.
2. Sổ giao, nhận hồ sơ cán bộ, công chức: là sổ theo dõi hồ sơ cán bộ,
công chức do cơ quan, tổ chức, đơn vị khác chuyển đến hoặc do cơ quan, tổ
chức, đơn vị trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức chuyển giao cho cơ quan,
tổ chức, đơn vị khác tiếp tục quản lý.
3. Sổ theo dõi khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức: là sổ theo dõi
người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ, công chức.
4. Phiếu chuyển hồ sơ cán bộ, công chức: là phiếu liệt kê đầy đủ thành
phần, số lượng các tài liệu trong hồ sơ cán bộ, công chức khi chuyển giao hồ sơ
cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị khác quản lý.
5. Phiếu yêu cầu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức: là phiếu dùng cho
người đến nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức. Phiếu yêu cầu nghiên cứu hồ sơ
cán bộ, công chức nào, thì được lưu trong thành phần hồ sơ của cán bộ, công
chức đó.
6. Mục lục tài liệu là bảng ghi danh mục các thành phần tài liệu có trong
hồ sơ cán bộ, công chức. Mục lục tài liệu được lưu trong thành phần hồ sơ cán
bộ, công chức.
7. Niêm phong hồ sơ là tem dán ngoài bì hồ sơ cán bộ, công chức dùng để
bảo mật hồ sơ cán bộ, công chức trong quá trình vận chuyển.
8. Bì hồ sơ là túi chứa tất cả các tài liệu trong hồ sơ của một cán bộ, công
chức.
IV/ Tổ chức thực hiện:
Thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm phổ biến và kiểm tra hồ sơ cán
bộ, công chức, viên chức tại đơn vị mình và thực hiện việc quản lý hồ sơ theo
đúng Quy định.

Thực hiện việc báo cáo định kỳ hằng năm vào ngày 01 tháng 12 hằng năm
và vào ngày 30 tháng 01 năm sau về Sở Giáo dục và Đào tạo để tổng hợp báo
cáo về Sở nội vụ.
Trong quá trình thực hiện nếu có gì vướng mắc, các đơn vị phản ánh về Sở
Giáo dục và Đào tạo ( Phòng Tổ chức cán bộ) cùng phối hợp, giải quyết.
Ghi chú: - Liên hệ Phòng Tổ chức cán bộ nhận bộ hồ sơ mẫu.
- Các chức danh thuộc Sở Nội vụ quản lý ( Hiệu trưởng, Phó hiệu
trưởng, Giám đốc, Phó giám đốc các trung tâm) tiến hành làm hồ sơ theo mẫu
và nộp về Sở Giáo dục và Đào tạo chậm nhật là ngày 15/04/2009.
GIÁM ĐỐC
Nơi nhận:
- Như trên; (Đã ký)
- Lưu: VT, TCCB. Huỳnh Thị Ngô Minh