Câu hỏi ôn thi soạn thảo văn bản

CÂU HỎI ÔN THI

Câu 1: Kết cấu của thể thức văn bản bao gồm những yếu tố nào? Hãy cho biết Kỹ thuật trình bày các
thành phần thể thức văn bản sau:
a) Quốc hiệu
b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
c) Số, ký hiệu của văn bản
d) Địa danh và ngày, tháng, năm
Câu 2: Hãy trình bày các bước cơ bản trong quy trình soạn thảo văn bản hành chính và cho biết kết
cấu của thể thức văn bản bao gồm những yếu tố nào?
Câu 3: Hợp đồng có phải là văn bản hành chính không? Hãy trình bày những nguyên tắc khi soạn
thảo Hợp đồng và cho biết có bao nhiêu loại Hợp đồng, kể tên một số Hợp đồng mà Anh/chị biết.
Câu 4: Văn bản hành chính cá biệt là gì? Trình bày mẫu và chú giải về nội dung của Quyết định hành
chính cá biệt?
Câu 5: Hãy trình bày và chú giải các mẫu văn bản sau:
• Công văn
• Giấy giới thiệu
Câu 6: Hãy trình bày và chú giải các mẫu văn bản sau:
• Tờ trình
• Giấy giới thiệu

Câu 7: Hãy cho biết có bao nhiêu thể thức đề ký? Hãy trình bày nội dung của hình thức ký thay mặt?
Cho ví dụ minh họa.
Câu 8: Hãy cho biết có bao nhiêu thể thức đề ký? Hãy trình bày nội dung của hình thức ký thay?
Cho ví dụ minh họa.
Câu 9: Hãy cho biết có bao nhiêu thể thức đề ký? Hãy trình bày nội dung của hình thức ký thừa lệnh?
Cho ví dụ minh họa.
****************************

1
ĐÁP ÁN

Câu 1: Kết cấu của thể thức văn bản bao gồm những yếu tố nào? Hãy cho biết Kỹ thuật trình bày các
thành phần thể thức văn bản sau: (4 Điểm)
e) Quốc hiệu;
f) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
g) Số, ký hiệu của văn bản
h) Địa danh và ngày, tháng, năm
Kết cấu của thể thức văn bản (1 điểm)
1. Tiêu đề văn bản (Quốc hiệu);
2. Cơ quan ban hành;
3. Số /Ký hiệu;
4. Địa danh, ngày… tháng …năm;
5. Tên loại & trích yếu;
6. Nội dung;
7. Chữ ký, đóng dấu;
8. Nơi nhận;
9. Dấu hiệu văn thư khác.
a) Quốc hiệu (1 điểm)
Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1.
Dòng chữ trên: “Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ
từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm.
Dòng chữ dưới: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ
13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch
ngang nhỏ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.
b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (0,75 điểm)
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12
đến 13, kiểu chữ đứng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13,
kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của
dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

c) Số, ký hiệu của văn bản (0,75 điểm)
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3.
Từ “số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ
đứng; sau từ “số” có dấu hai chấm; giữa số, năm ban hành và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/);
giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối không cách chữ (-), ví dụ:
Số: 33/2009/NĐ-CP; Số: 15/QĐ-UBND; Số: 23/BC-BNV; Số: 234/SCN-VP.
d) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản (0,5 điểm)
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày tại ô số 4, bằng chữ in thường,
cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; sau địa danh có dấu phẩy.
Ví dụ: Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2010
2
Câu 2: Hãy trình bày các bước cơ bản trong quy trình soạn thảo văn bản hành chính và cho biết kết
cấu của thể thức văn bản bao gồm những yếu tố nào? (4 điểm)
A. Trình bày các bước cơ bản trong quy trình soạn thảo văn bản hành chính
1. Khái niệm (0,75 điểm)
• Quy trình soạn thảo văn bản quản lý là một tổng thể các bước soạn thảo được tổ chức theo
một trình tự nhất định, từ khi người quản lý hình thành ý tưởng ra một quyết định quản lý đến
khi văn bản quản lý hồn chỉnh, ban hành triển khai.
2. Các bước của quy trình soạn thảo văn bản
- Chuẩn bị;
- Làm dàn bài và đề cương;
- Viết thành văn;
- Duyệt và ký văn bản;
- Hòan chỉnh, ban hành và triển khai văn bản.
• Bước 1: Bước chuẩn bò (0,5 điểm)
- Xác đònh mục đích của văn bản: khi dự đònh ban hành một văn bản, cần xác đònh rõ văn
bản ban hành cần giải quyết vấn đề gì.
- Xác đònh nội dung và tên loại văn bản: xác đònh vấn đề cần trình bày, từ đó xác đònh biểu
mẫu trình bày của văn bản cần soạn thảo.
- Xác đònh được đối tượng nhận văn bản: xác đònh đối tượng mà văn bản sẽ tác động đến.

- Thu thập và xử lý thông tin: tập hợp thông tin, cần phải lựa chọn những thông tin cần thiết
và chính xác, loại bỏ những thông tin không cần thiết, trùng lặp hoặc có độ tin cậy thấp.
• Bước 2: Bước làm dàn bài và đề cương (0,25 điểm)
- Dựa trên cơ sở những thông tin đã thu thập được và mục đích của văn bản, người soạn thảo
văn bản cần lựa chọn các thông tin để đưa vào từng phần trong cấu trúc của mẫu văn bản
đã lựa chọn.
- Cần chú ý sắp xếp các thông tin bằng hình thức tóm tắt những ý chính để tạo thành đề
cương.
• Bước 3: Bước viết thành văn (0,25 điểm)
- Dựa trên đề cương theo mẫu, người soạn thảo sẽ tiến hành viết thành văn từng phần từ thể
thức đến văn bản.
- Văn bản hình thành ở giai đoạn này gọi là bản thảo.
• Bước 4: Bước duyệt và ký biên bản (0,5 điểm)
- Khi văn bản hoàn chỉnh, người soạn thảo phải trình bày lại thành bản sạch sẽ để trình
duyệt. Bản thảo được duyệt gọi là bản gốc. Bản gốc là cơ sở pháp lý để hình thành bản
chính.
- Khi duyệt bản thảo thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng uỷ quyền sẽ duyệt các vấn đề
sau:
+ Thẩm quyền ban hành.
+ Thể thức của văn bản.
+ Nội dung văn bản.
3
• Trong văn bản được duyệt, người duyệt phải ghi ý kiến 4 nội dung: duyệt, số nhân bản để
ban hành, ngày duyệt, chữ ký người duyệt. Vò trí ghi ở phía lề trái, dưới số và ký hiệu của
văn bản.
• Bước 5: Bước hòan chỉnh, ban hành và triển khai văn bản (0,75 điểm)
- Các công vòêc ở giai đoạn này do nhân viên văn thư thực hiện, người soạn thảo có thể
phối hợp để hoàn thành quy trình.
- Từ bản gốc đã duyệt, hình thành bản trình ký phải tuyệt đối trung thành với bản gốc.
Trước khi trình ký phải kiểm tra kỹ văn bản về thể thức, về nội dung, về lối diễn đạt.

- Trình bày văn bản cho trưởng phòng, hoặc thủ trưởng trực tiếp kiểm tra và ký tắt về phía
bên phải thành phần thể thức ký của bản trình ký.
- Trình thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng uỷ quyền ký chính thức.
- Đóng dấu lên chữõ ký, đăng ký vào sổ công văn đi, ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm
ban hành văn bản.
- Chuyển văn bản đến các cá nhân và phòng ban có liên quan trong nội bộ và bên ngoài cơ
quan, doanh nghiệp.
- Sau khi văn bản đã được triển khai, cân có kế hoạch theo dõi việc tổ chức thực hiện của
các bộ phận để kòp thời điều chỉnh cho phù hợp với thực tế, rút kinh nghiệm trong việc ban
hành văn bản mới.
B. Kết cấu của thể thức văn bản (1 điểm)
10. Tiêu đề văn bản (Quốc hiệu);
11. Cơ quan ban hành;
12. Số /Ký hiệu;
13. Địa danh, ngày… tháng …năm;
14. Tên loại & trích yếu;
15. Nội dung;
16. Chữ ký, đóng dấu;
17. Nơi nhận;
18. Dấu hiệu văn thư khác.
Câu 3: Hợp đồng có phải là văn bản hành chính khơng? Hãy trình bày những ngun tắc khi soạn
thảo Hợp đồng và cho biết có bao nhiêu loại Hợp đồng, kể tên một số Hợp đồng mà Anh/chị biết.
(3,5 điểm)
Hợp đồng: là văn bản hành chính phục vụ giao dịch giữa hai hay nhiều bên trên cơ sở thỏa thuận với
nhau. (0,5 điểm)
• Những ngun tắc khi soạn thảo hợp đồng: (0,75 điểm)
– Sử dụng từ ngữ chính xác, cụ thể, từ ngữ đơn nghĩa, từ ngữ phổ thơng.
– Khơng dùng cách viết theo kiểu bỏ lửng (… hay .v.v…).
– Khơng tùy tiện ghép chữ, ghép tiếng hay thay đổi thật ngữ pháp lý.
– Hành văn nghiêm túc, rõ ràng.

– Nội dung hợp đồng phù hợp u cầu pháp lý.
• Các loại hợp đồng: Hợp đồng dân sự; Hợp đồng kinh tế; Hợp đồng lao động; Hợp đồng dịch vụ;
Hợp đồng đại lý…(0,5 điểm)
• Một số hợp đồng như sau:
• Hợp đồng dân sự: (0,5 điểm)
– Hợp đồng song vụ;
– Hợp đồng đơn vụ;
– Hợp đồng có đền bù;
– Hợp đồng khơng có đền bù.
– V.v…
4
• Hợp đồng kinh tế: (0,75 điểm)
– Hợp đồng mua bán hàng hóa;
– Hợp đồng mua bán ngọa thương;
– Hợp đồng ủy thác, xuất nhập khẩu;
– Hợp đồng vận chuyển hàng hóa;
– Hợp đồng giao nhận thầu xây dựng;
– Hợp đồng gia cơng đặt hàng;
– Hợp đồng nghiên cứu hoa học – kỹ thuật;
– Hợp đồng hợp tác kinh doanh;
– V.v…
• Hợp đồng lao động: (0,5 điểm)
– Hợp đồng xuất khẩu lao động;
– Hợp đồng cung ứng lao động;
– Hợp đồng đào tạo;
– V.v…
Câu 4: Văn bản hành chính cá biệt là gì? Trình bày mẫu và chú giải về nội dung của Quyết định hành
chính cá biệt? (3,5 điểm)
Văn bản hành chính cá biệt: là loại Quyết đònh hành chính cá biệt do các cơ quan tổ chức, cá
nhân có thẫm quyền ban hành. Quyết đònh cá biệt được ban hành để được giải quyết các vụ việc

cụ thể đối với những đối tượng cụ thể. Đó là quyết đònh lên lương, khen thường, kỉ luật, điều động
công tác, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ, công chưc, xử phạt vi phạm hành chính, phê duyệt dự án
…(1 điểm)
Chủ thể ban hành văn bản cá biệt: (0,5 điểm)
– Các Cơ quan nhà nước (cơ quan nhà nước thẩm quyền chung, cơ quan nhà nước thẩm
quyền riêng);
– Các Tổ chức xã hội;
– Các Xí nghiệp, Nhà máy, Cơng ty;
Trình bày phần mẫu Quyết định
Phần mẫu: (1 điểm)
Phần chú giải: (1 điểm)
TÊN CƠ QUAN (2) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc (1)
Số: .../QĐ-...(3)
…(4)…, ngày … tháng … năm …
QUYẾT ĐỊNH
Về việc tuyển dụng và phân bố công tác
……(5)…….
Căn cứ ………………………(6) …………………………………… ;
Căn cứ ………………………………………………………………. ;
Theo đề nghò của Hội đồng tuyển dụng……………… (2).................. ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1:Tuyển dụng ông (bà) : ……………….(7)……………, sinh ngày……, quê quán ……. về công tác tại
………………..kể từ ngày……………………
5