9 - KỸ NĂNG QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC TRONG DỰ ÁN- LÊ HUỆ

September 17, 2010

Trình bày: KS LÊ HUỆ
Trung tâm đào tạo
Công ty APAVE ASIA PACIFIC

1/17/2019

Page
Page
1 1

MỤC ĐÍCH

Sau khi hoàn tất chuyên đề này, học viên
có thể thực hiện:
 Lập kế hoạch nhân lực cho dự án
 Thiết lập nhóm quản lý dự án
 Quản lý nhân viên
 Thiết lập quy trình quản lý nhân sự

1/17/2019

Page 2

1


September 17, 2010

NỘI DUNG

1

Lập kế hoạch nguồn nhân lực

2

Thiết lập nhóm QLDA

3 Phát triển nhóm dự án
4

Quản lý nhóm dự án

5

Tài liệu tham khảo

1/17/2019

Page 3

1- LẬP KẾ HOẠCH NGUỒN NHÂN LỰC

Quản lý nguồn nhân lực của dự án
 Bao gồm các tiến trình Tổ chức, Quản lý và
Lãnh đạo nhóm dự án
 Lợi ích của các thành viên trong nhóm có
liên quan tham gia ngay từ đầu:
 Thêm chuyên môn trong quá trình lập Kế

hoạch
 Tăng cường trách nhiệm của mình
 Nguồn nhân lực có thể chia theo nhiệm vụ
quản lý
 Quản lý và lãnh đạo bao gồm nhưng không
giới hạn:
 Ảnh hưởng đến nhóm dự án
 Hành vi chuyên nghiệp và đạo đức
1/17/2019

Page 4

2


September 17, 2010

1- LẬP KẾ HOẠCH NGUỒN NHÂN LỰC

1. Kế hoạch nguồn nhân lực là gì?
Quy trình xác định vai trò, trách nhiệm và kỹ năng cần thiết,
báo cáo mối quan hệ và tạo ra Kế hoạch quản lý nhân sự;
Nội dung kế hoạch nguồn nhân lực:
a. Liệt kê các yêu cầu về nhân lực
b. Vai trò và phân công trách nhiệm
c. Sơ đồ tổ chức
d. Lịch biểu (time table)
e. Nhu cầu huấn luyện
f. Chính sách về trang bị an toàn
g. Vấn đề khen thưởng

h. Kế hoạch quản lý nhân viên

1/17/2019

Page 5

1- LẬP KẾ HOẠCH NGUỒN NHÂN LỰC

CÔNG CỤ & KỸ THUẬT
1. Sơ đồ tổ chức & mô tả vị trí:
 Đảm bảo mỗi công việc có sở hữu chủ rõ ràng
 Tất cả các thành viên trong nhóm có sự hiểu
biết rõ ràng về vai trò và nhiệm vụ củ mình
 Các kiểu Sơ đồ tổ chức:
 Sơ đồ kiểu cấp bậc: kết cấu phân rã tổ chức
 Sơ đồ dựa trên ma trận: Ma trận phân bổ
trách nhiệm
 Định dạng theo hướng văn bản: Mô tả công
việc
Tham khảo
SĐTC

1/17/2019

Page 6

3


September 17, 2010

1- LẬP KẾ HOẠCH NGUỒN NHÂN LỰC

2. Networking:
Mạng là sự tương tác chính thức và không chính thức
với những người khác trong một tổ chức. Đó là một
cách mang tính xây dựng để hiểu các yếu tố chính trị
và cá nhân sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả của các
phương án quản lý nhân sự khác nhau. Lợi ích quản lý
nguồn nhân lực từ các mạng thành công bằng cách
nâng cao kiến thức và tiếp cận các tài sản tài nguyên
của con người như là thế mạnh, kinh nghiệm chuyên
môn, và cơ hội hợp tác bên ngoài. Ví dụ về các nguồn
nhân lực hoạt động kết nối mạng bao gồm thư từ chủ
động, các cuộc họp, các cuộc trò chuyện không chính
thức bao gồm cả các cuộc họp và các sự kiện, hội nghị
thương mại, chuyên đề.
1/17/2019

Page 7

1- LẬP KẾ HOẠCH NGUỒN NHÂN LỰC

3. Organizational Theory:
Lý thuyết tổ chức cung cấp thông tin liên quan đến
cách thức mà những người, nhóm và đơn vị tổ chức
hành xử. Hiệu quả sử dụng của chủ đề phổ biến
được xác định trong lý thuyết tổ chức có thể rút ngắn
thời gian, chi phí, và nỗ lực cần thiết để tạo ra các kết
quả đầu ra quá trình quản lý Kế hoạch nhân lực và

nâng cao hiệu quả kế hoạch. Điều quan trọng là nhận
ra rằng cơ cấu tổ chức khác nhau có những phản
ứng khác nhau và đặc điểm mối quan hệ cá nhân.
Ngoài ra, lý thuyết tổ chức hiện hành có thể khuyên
bạn nên thực hiện một phong cách lãnh đạo linh
hoạt, thích nghi với những thay đổi trong mức độ
trưởng thành của một nhóm trong suốt vòng đời dự
án.
1/17/2019

Page 8

4


September 17, 2010

1- LẬP KẾ HOẠCH NGUỒN NHÂN LỰC

4. Expert Judgment: Phán đoán chuyên gia thường
được sử dụng để đánh giá các yếu tố đầu vào được
sử dụng để thiết lập Dự án đầu tư. Công cụ chuyên gia
được thực hiện dưới hình thức thuê tư vấn: Như TV
khảo sát, TV quy hoạch, TV thiết kế cơ sở, TV lập
ĐGTĐMT, TV lập dự án ...
5. Meetings: Các cuộc họp được sử dụng để thảo luận
và giải quyết các chủ đề thích hợp của dự án. Tham
dự cuộc họp có thể bao gồm Chủ dự án, Ban QLDA và
các Bên liên quan. Thực tiễn cho ta thấy đã sử dụng
nhiều cuộc họp trong dự án đầu tư xây dựng.

1/17/2019

Page 9

1- LẬP KẾ HOẠCH NGUỒN NHÂN LỰC

Đầu ra của Kế hoạch nguồn nhân lực:
 Vai trò và trách nhiệm:
 Vai trò
 Quyền lực
 Trách nhiệm
 Năng lực
 Sơ đồ tổ chức
 Kế hoạch quản lý bố trí nhân sự
 Tiếp nhận nhân sự
 Lịch trình nguồn nhân lực
 Kế hoạch giảm nhân sự
 Nhu cầu đào tạo
 Công nhận & khen thưởng
 Sự tuân thủ & an toàn
1/17/2019

Page 10

5


September 17, 2010

2.

THIẾT LẬP NHÓM QUẢN LÝ DỰ ÁN

2. Thiết lập Ban quản lý dự án
Quá trình xác nhận nguồn lực sẵn có và có được
đội ngũ cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ của
dự án.

1/17/2019

Page 11

2.

THIẾT LẬP NHÓM QUẢN LÝ DỰ ÁN

CÔNG CỤ & KỸ THUẬT
1. Pre-assigment: Nhiệm vụ đã được giao trước
đây.
2. Negotiation: Đàm phán với nguồn lực trong tổ
chức, nguồn bên ngoài như người bán hàng,
cung ứng, nhà thầu v.v.
3. Acquisition: Đạt được thêm được nguồn lực từ
bên ngoài
4. Virtual teams: Nhóm ảo là những người ít hoặc
thậm chí không có thời gian tham gia họp trực
tiếp.
5. Multi-Criteria decision Analysis: Phân tích đa
tiêu chí đưa ra quyết định như chi phí, kinh

nghiệm, khả năng, kiến thức, kỹ năng, thái độ,
các yêu tố Quốc tế ...
Video làm việc nhóm
1/17/2019

Page 12

6


September 17, 2010

3.

PHÁT TRIỂN NHÓM DỰ ÁN

3. Phát triển nhóm dự án
Quá trình nâng cao năng lực, tương tác nhóm, và
môi trường nhóm tổng thể để nâng cao hiệu quả
dự án

1/17/2019

Page 13

3.

PHÁT TRIỂN NHÓM DỰ ÁN

CÔNG CỤ & KỸ THUẬT

1. Interpersonal skill: Kỹ năng giao tiếp, đôi khi
được gọi là "kỹ năng mềm", là năng lực hành
vi đó bao gồm sự thông thạo như kỹ năng giao
tiếp, trí tuệ cảm xúc, giải quyết xung đột, đàm
phán, ảnh hưởng, xây dựng đội ngũ, và hỗ trợ
nhóm. Những kỹ năng mềm là những tài sản
có giá trị khi phát triển các nhóm dự án.
2. Training: Đào tạo bao gồm tất cả các hoạt
động để tăng cường năng lực của các thành
viên trong nhóm dự án. Ví dụ như đào tạo
nâng cao kỹ thuật, đào tạo kỹ năng, hướng
dẫn áp dụng Quy trình ...
1/17/2019

Page 14

7


September 17, 2010

3. PHÁT TRIỂN NHÓM DỰ ÁN

3. Team Building: Hoạt động xây dựng đội nhóm
có thể thực hiện khoản 5 phút cho một tiết mục,
chuyên nghiệp tạo điều kiện cho kinh nghiệm thiết
kế để cải thiện mối quan hệ giữa các cá nhân. Mục
tiêu của hoạt động xây dựng đội nhóm là giúp các
thành viên trong nhóm cá nhân làm việc với nhau
hiệu quả. Chiến lược xây dựng đội nhóm đặc biệt

có giá trị khi thành viên trong nhóm hoạt động từ
các địa điểm từ xa mà không có lợi ích của giao
tiếp mặt đối mặt. Truyền thông và các hoạt động
phi chính thức có thể giúp xây dựng lòng tin và
thiết lập quan hệ làm việc tốt.
TEAM BUILDING
1/17/2019

Page 15

3. PHÁT TRIỂN NHÓM DỰ ÁN

Giai đoạn hình thành và phát triển nhóm của
Tuckman.
 Hình thành/Forming: Nhóm găp gỡ và nghiên
cứu về dự án
 Sóng gió/Storming: Giải quyết công việc dự
án, xung đột/bất đồng có thể xảy ra.
 Chuẩn mực/Norming: làm việc cùng nhau và
điều chỉnh thói quen, hỗ trợ nhóm.
 Thành công/Performing: Là một đơn vị tổ
chức giỏi.
 Di chuyển/Adjourning: Hoàn thành công việc,
chuyển đến dự án khác
TUCKMAN’S STAGE
1/17/2019

Page 16

8

September 17, 2010

3.

PHÁT TRIỂN NHÓM DỰ ÁN

4. Ground Rules: Nguyên tắc cơ bản thiết lập những
kỳ vọng rõ ràng về hành vi chấp nhận được bởi các
thành viên nhóm dự án. Cam kết sớm để hướng dẫn
rõ ràng làm giảm sự hiểu lầm và tăng năng suất. Thảo
luận về quy tắc cơ bản các lĩnh vực như quy tắc ứng
xử, giao tiếp, làm việc với nhau, hay nghi thức cuộc
họp cho phép thành viên trong nhóm khám phá những
giá trị quan trọng đối với nhau. Tất cả các thành viên
trong nhóm dự án chia sẻ trách nhiệm thi hành các
quy định khi chúng được thành lập.

1/17/2019

Page 17

3.

PHÁT TRIỂN NHÓM DỰ ÁN

5. Recognition and rewards: Công nhận và khen
thưởng
 Sẽ có hiệu quả khi phù hợp với yêu cầu cá

nhân;
 Đây là một động lực để phát triển;
6. Personnel Assessment: Công cụ đánh giá nhân
viên:
 Khảo sát
 Đánh giá cụ thể
 Phỏng vấn
 Bài kiểm tra
1/17/2019

Page 18

9


September 17, 2010

3. PHÁT TRIỂN NHÓM DỰ ÁN

Thuyết động lực/Motivation Theory: Hệ thống cấp
bậc về nhu cầu của Maslow
LINK

1/17/2019

Page 19

4.

QUẢN LÝ NHÓM DỰ ÁN

4. Quản lý nhóm
Quản lý nhóm dự án là quá trình theo dõi hiệu
suất thành viên của nhóm, cung cấp thông tin
phản hồi, giải quyết vấn đề, và quản lý thay đổi để
tối ưu hóa hiệu suất của dự án. Các lợi ích quan
trọng của quá trình này là nó ảnh hưởng đến hành
vi của nhóm, quản lý xung đột, giải quyết vấn đề,
và thẩm định hiệu suất thành viên trong nhóm.

1/17/2019

Page 20

10


September 17, 2010

4.

QUẢN LÝ NHÓM DỰ ÁN

CÔNG CỤ & KỸ THUẬT
1. Observation and Conversation: Quan sát và đàm
thoại được sử dụng để giữ liên lạc với công việc
và thái độ của các thành viên nhóm dự án. Đội
ngũ quản lý dự án hướng tới sản phẩm được bàn
giao, những thành tích đó là một niềm tự hào cho
các thành viên của nhóm.

2. Project Performance Appraisals: Mục tiêu để tiến
hành đánh giá hiệu quả trong quá trình của một
dự án có thể bao gồm việc làm rõ vai trò và trách
nhiệm, góp ý xây dựng cho các thành viên, phát
hiện ra các vấn đề không biết hoặc chưa được
giải quyết, xây dựng kế hoạch đào tạo cá nhân, và
thiết lập các mục tiêu cụ thể cho các thời điểm
trong tương lai.
1/17/2019

Page 21

4.

1/17/2019

QUẢN LÝ NHÓM DỰ ÁN

3. Quản lý sự xung đột
 Xung đột có thể có lợi (một cơ hội đổi mới)
 Xung đột là hệ quả tất yếu của sự tương tác tổ
chức
 Nguyên nhân xảy ra xung đột:
 Tiến độ
 Ưu tiên dự án
 Nguồn lực
 Ý kiến kỹ thuật
 Yếu tố ảnh hưởng đến PP giải quyết xung đột:
 Cường độ xung đột
 Áp lực thời gian

 Được chấp nhận
 Động lực để giải quyết xung đột
 Nguyên nhân chính liên quan đến tiến độ
 Giải quyết xung đột

Page 22

11


September 17, 2010

4.

QUẢN LÝ NHÓM DỰ ÁN

Hành vi tập trung vào một người

Có 5 kỹ thuật chung để giải quyết xung đột

Sự bắt buộc

Video

Sự hợp tác

Sự thỏa hiệp

Dàn xếp

Rút lui

Hành vi tập trung vào những người khác
1/17/2019

Page 23

4.

QUẢN LÝ NHÓM DỰ ÁN

4. Giải quyết vấn đề
 Điều quan trong để nhận thức rõ những vấn đề là
nếu chúng không được giải quyết hoàn toàn,
chúng sẽ trở lại lần nữa.
 Quá trình giải quyết vấn đề có những bước sau:
 Xác định nguyên nhân của vấn đề
 Phân tích vấn đề
 Xác định giải pháp
 Thực hiện quyết định
 Xem xét quyết định, và xác nhận vấn đề được
giải quyết

1/17/2019

Page 24

12

September 17, 2010

4.

QUẢN LÝ NHÓM DỰ ÁN

5.Interpersonal skills: Kỹ năng giao tiếp- Giám đốc dự
án sử dụng sự kết hợp của kỹ năng kỹ thuật, cá
nhân, và khái niệm để phân tích tình huống và tương
tác một cách thích hợp với các thành viên trong
nhóm. Sử dụng kỹ năng giao tiếp thích hợp cho phép
các Giám đốc dự án tận dụng những thế mạnh của
tất cả các thành viên trong nhóm. Ví dụ một số kỹ
năng mà Giám đốc dự án áp dụng:
Leadership: Dự án thành công đòi hỏi kỹ năng lãnh
đạo mạnh mẽ. Lãnh đạo là thông qua tất cả các giai
đoạn của vòng đời dự án. Có nhiều lý thuyết lãnh đạo
xác định phong cách lãnh đạo nên được sử dụng khi
cần thiết cho từng tình huống. Nó đặc biệt quan trọng
để truyền đạt tầm nhìn và truyền cảm hứng cho các
nhóm dự án để đạt được hiệu suất cao.
1/17/2019

Page 25

4.

QUẢN LÝ NHÓM DỰ ÁN

 Influencing/ Ảnh hưởng: Bởi vì các nhà quản lý dự

án thường có ít hoặc không có thẩm quyền trực
tiếp với các thành viên nhóm nghiên cứu trong một
môi trường ma trận, khả năng ảnh hưởng đến các
bên liên quan trên cơ sở kịp thời là rất quan trọng
cho sự thành công của dự án. Kỹ năng ảnh hưởng
đến chính bao gồm:
 Effective decision making: Ra quyết định hiệu quả,
điều này bao gồm khả năng thương lượng và ảnh
hưởng đến tổ chức và đội ngũ quản lý dự án.

1/17/2019

Page 26

13


September 17, 2010

4.

QUẢN LÝ NHÓM DỰ ÁN

Quyền lực của Quản lý dự án
 Chính thức/ Formal: Dựa vào vị trí QLDA
 Thưởng/Reward: Bắt nguồn từ việc nhận thưởng
 Hình phạt/Penalty
 Chuyên gia kỹ thuật/Expert: Trở thành chuyên gia
dự án.
 Ám chỉ/Referent: Quyền lực từ uy tín và danh

tiếng
1/17/2019

Page 27

4.

QUẢN LÝ NHÓM DỰ ÁN

Phong cách quản lý dự án
 Độc tài/Autocratic
 Có quyền làm bất cứ điều gì họ muốn
 Thích hợp cho tình huống khẫn cấp hoặc áp lực
thời gian
 Dân chủ/Democratic
 Khuyến khich sự tham gia của nhóm
 Dùng tốt nhất cho những người thích phấn đấu
vương lên
 Trung dung/Laissez-faire:
 Hiệu quả với đội ngũ có kỹ năng cao
1/17/2019

Page 28

14


September 17, 2010

TÓM TẮT

 Muốn hoàn tất dự án có hiệu quả, các nguồn lực:
Nhân lực, thiết bị, vật tư cần được quản lý chặt
chẽ.
 Nguồn nhân lực phải sẵn có, không thiếu hụt
theo vụ mùa, tranh chấp lao động, máy móc
hỏng, chậm trễ giao hàng …
 Lên lịch biểu yêu cầu nhân lực.
 Lên lịch biểu cho sử dụng thiết bị.
1/17/2019

Page 29

TÓM TẮT

 Lên lịch biểu sử dụng nguyên vật liệu.
 Lên lịch cho nhà thầu phụ.
 Nhà quản lý phải biết nguồn lực nào cần
thiết, khi nào, bao nhiêu.
 Có những giải pháp kịp thời và hiệu quả khi
thiếu nhân lực.
 Có Kế hoạch dự phòng về nguồn lực.
Video Pro. Human Resource
Management- PMP
1/17/2019

Page 30

15

September 17, 2010

THÔNG TIN LIÊN HỆ

Để trao đổi thông tin xin liên hệ:
Mr. LÊ – HUỆ
Công ty APAVE ASIA - PACIFIC
ĐT: 0907.545253
Email:

1/17/2019Page 32

Page 31

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1/17/2019

Page 32

16


September 17, 2010

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1/17/2019

Page 33

TÀI LIỆU THAM KHẢO

SĐTC NHÀ THẦU EPC
1/17/2019

Page 34

17


September 17, 2010

TÀI LIỆU THAM KHẢO

SĐTC NHÀ THẦU EPC- Dự án vừa
1/17/2019

Page 35

TÀI LIỆU THAM KHẢO
TỔ CHỨC FUNCTIONAL
Là một trong những tổ chức dự án, cấu trúc này lấy từ các Phòng chức năng, lập
thành Ban quản lý dự án phù hợp với chuyên môn của phòng đó.

1/17/2019

Page 36

18


September 17, 2010

TÀI LIỆU THAM KHẢO
TỔ CHỨC PROJECTIZED
Là một trong những tổ chức dự án, cấu trúc này thiết lập riêng một Ban quản
lý dự án độc lập và dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Ban Giám đốc.

1/17/2019

Page 37

TÀI LIỆU THAM KHẢO
TỔ CHỨC MA TRẬN
Là một trong những tổ chức dự án, cấu trúc này thiết lập nhiều Ban quản lý dự
án, mà nhân viên là lấy từ các Phòng chức năng theo yêu cầu chuyên môn của
phòng đó. Đây là cấu trúc tiên tiến nhất hiện nay.

1/17/2019

Page 38

19


September 17, 2010

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Ví dụ: Apave tổ chức QLDA theo Ma trận

1/17/2019

Page 39

TÀI LIỆU THAM KHẢO

BiỂU: DANH SÁCH NHÂN SỰ

1/17/2019

Page 40

20


September 17, 2010

TÀI LIỆU THAM KHẢO

BiỂU: PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ

1/17/2019

Page 41

TÀI LIỆU THAM KHẢO

LỊCH BiỂU YÊU CẦU NHÂN LỰC

1/17/2019

Page 42

21


September 17, 2010

TÀI LIỆU THAM KHẢO

TiẾN ĐỘ & MỐC THỜI GIAN
1/17/2019

Page 43

QUY TRÌNH QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC
Bước

Lưu đồ

Biểu mẫu

1

Lập Kế hoạch quản lý nhân sự

2

Phê duyệt

•Kế hoạch nhân sự được phê duyệt

3

Thành lập Ban QLDA

•Sơ đồ tổ chức quản lý nhân sự -M1
•Danh sách nhân sự -M2
•Phân công trách nhiệm-M3

4

Quản lý nhân sự

5

Thực hiện công việc và báo cáo

6

Kết thúc Dự án

1/17/2019

•Kế hoạch quản lý nhân sự

•Danh mục QĐ điều động nhân sự-M4
•Lịch nhân sự theo tiến độ-M5

•Báo cáo kết quả thực hiện ngà
•Báo cáo kết quả thực hiện tuần
•Báo cáo kết quả thực hiện tháng
•Báo cáo kết thúc dự án
•Bảng chấm công
•Tổng kết rút kinh nghiệm
Page 44

22