Khảo sát, đánh giá vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu HT

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TÊN ĐỀ TÀI
KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng
Giảng viên giảng dạy: ThS Nguyễn Mạnh Cường
Mã phách:………………………………………….

HÀ NỘI - 2018


LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện bài tiểu luận “Khảo sát, đánh giá vai trò của Nhà quản trị
văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại Công ty Cổ phần Công nghệ
Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT”. Tôi xin cam đoan đây là bài tập tiểu luận tôi
nghiên cứu trong thời gian qua. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự
không trung thực về thông tin sử dụng trong bài tập nghiên cứu này này.
Hà Nội, ngày 15 tháng 7 năm 2018
Sinh viên

Nông Văn Chầm


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài tiểu luận này, tôi xin cảm ơn đến khoa Quản trị văn phòng

– Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã cho sinh viên có cơ hội được tiếp cận một học
phần bổ ích và cung cấp những kiến thức thực tế với chuyên ngành đang học.
Tôi xin chân thành cảm ơn Th.S Nguyễn Mạnh Cường, người đã tận tâm chỉ
bảo hướng dẫn tôi qua từng buổi học, từng buổi nói chuyện, thảo luận về đề tài.
Nhờ có những lời hướng dẫn, dạy bảo đó, bài tiểu luận của tôi đã dễ dàng thực
hiện hơn.
Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến công ty Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu
trữ - Số hóa tài liệu HT đã tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ tôi trong quá trình làm
bài tiểu luận.
Do kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thực tiến còn hạn chế nên bài tiểu
luận không thể tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong sự đóng góp của các thầy cô
để báo cáo này được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

Chữ viết tắt/Ký hiệu

Cụm từ đầy đủ

GS

Giáo sư

TS

Tiến sĩ

QTVP

Quản trị văn phòng

BHYT

Bảo hiểm y tế

BHXH

Bảo hiểm xã hội

CBNV

Cán bộ nhân viên

CP

Cổ phần

SXKD

Sản xuất kinh doanh

HC-NS

Hành chính – Nhân sự

NXB

Nhà xuất bản

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN....................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN..........................................................................................................2
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT......................................................................3
PHẦN MỞ ĐẦU......................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.............................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu..........................................................................................2
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài..............2
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.................................................................2
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng. 3
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài..........................................................3
7. Cấu trúc của đề tài..........................................................................................4
Chương 1..................................................................................................................5
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT...........................................5
1.1. Lịch sử hình thành.......................................................................................5
1.2. Cơ cấu tổ chức..............................................................................................6
1.3. Chức năng nhiệm vụ....................................................................................7
* Tiểu kết Chương 1..........................................................................................12
Chương 2................................................................................................................13
THỰC TRẠNG VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG
CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG
NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT......................................................13
2.1. Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định.................................13
2.2. Tổ chức thiết lập mục tiêu.........................................................................14


2.3. Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp..........................................15

2.3.1. Tuyển dụng nhân sự.............................................................................16
2.3.2. Đào tạo, phát triển nhân sự.................................................................19
2.3.3. Bố trí sử dụng nhân sự.........................................................................21
2.3.4. Đãi ngộ nhân sự...................................................................................22
2.3.5. Kiểm tra, đánh giá nhân sự.................................................................23
* Tiểu kết Chương 2..........................................................................................25
Chương 3................................................................................................................26
GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT.........................................26
3.1. Nhận xét, đánh giá......................................................................................26
3.1.1. Ưu điểm.................................................................................................26
3.1.2. Nhược điểm...........................................................................................27
3.1.3. Nguyên nhân........................................................................................27
3.2. Một số giải pháp.........................................................................................28
3.2.1. Về phía Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT. .28
3.2.2. Về phía Nhà quản trị............................................................................29
* Tiểu kết Chương 3..........................................................................................31
KẾT LUẬN............................................................................................................32


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong thời buổi hội nhập kinh tế và phát triển cùng với đó là bùng nổ thông
tin, đẩy nhanh xu hướng toàn cầu hóa của các quốc gia nói chung, các tổ chức,
doanh nghiệp nói riêng trước những thời cơ và nhiều thách thức mới. Điều này đòi
hỏi các nhà lãnh đạo phải có óc sáng tạo, linh hoạt, áp dụng nhiểu chính sách phù
hợp và thích ứng kịp thời để đạt được nhiều mục tiêu của tổ chức. Để giúp lãnh
đạo, nhà quản trị văn phòng tập trung hoàn thành việc hoạch định cho cả tổ chức
nói chung và hoạch định về nhân sự trong tổ chức đó nói riêng có hiệu lực và hiệu

quả.
Có thể khẳng định rằng yếu tố con người chính là yếu tố đóng vai trò tiên
quyết giúp tổ chức vận hành và không ngừng phát triển theo tiến trình phát triển
của thời đại. Đặc biệt, trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa hiện này vai trò
của con người lại càng trở nên quan trọng hơn nữa. Bởi vậy, để có một đội ngũ
nhân sự thật sự chất lượng, hoàn thành tốt được mục tiêu của cơ quan, đơn vị, điều
quan trọng nhất là công tác hoạch địch nhân sự phải được thực hiện hiệu quả và
đòi hỏi sự phối hợp của nhiều bộ phận, sự phối hợp này lại càng thể hiện sự cần
thiết hơn nữa đối với một tổ chức có quy mô lớn.
Từ những vai trò của nguồn nhân lực đối với tổ chức thì vai trò của Nhà
quản trị văn phòng là không thể thiếu, có nhiệm vụ chủ yếu trong hoạt động nhân
sự là hoạch định nguồn nhân sự bao gồm các nhiệm vụ chi tiết như: Hoạch định về
số lượng, chất lượng, kỹ năng nguồn nhân sự; Hoạch định về phương án, giải pháp
tới mục tiêu nhân sự của tổ chức,… Công tác hoạch định nhân sự đòi hỏi sự tốn
kém về thời gian và chi phí nhưng nếu thực hiện tốt công tác này sẽ mang lại sẽ
mang lại vị thế cạnh tranh cho doanh nghiệp đảm bảo cho doanh nghiệp phát triển
bền vững.
Từ những kiến thức đã được trang bị trên lớp cùng với đó là quá trình tìm
hiểu, khảo sát thực tế tại công ty, tôi đã quyết định chọn đề tài “Khảo sát, đánh
1


giá vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại
Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT” làm đề tài bài tiểu
luận kêt thúc học phần Kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng.

2


2. Lịch sử nghiên cứu

Cho đến nay, đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về công tác văn phòng, văn
hóa công sợ tại cơ quan, công tác văn thư.... và các báo cáo thực tập của các anh
chị khóa trước. Tuy nhiên, những đề tài này chỉ đi sâu vào phân tích công tác văn
phòng trên các phạm vi không gian riêng biệt, không phải là Công ty Cổ phần
Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT.
- Giáo trình quản trị học, quản trị nhân lực và quản trị văn phòng có đề cập
đến đến vấn đề hoạch định nhân sự.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Về đối tượng nghiên cứu: Đề tài Nghiên cứu về vai trò của Nhà quản trị
văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự.
- Về phạm vi và giới hạn nghiên cứu: Văn phòng Công ty Cổ phần Công
nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT
Giai đoạn 2013-2017
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
4.1. Mục đích nghiên cứu
Nội dung bài nghiên cứu tập trung đi sâu vào tìm hiểu vai trò của Nhà quản
trị văn phòng công tác hoạch định nhân sự. Phân tích công tác tổ chức và hoạch
định nguồn nhân sự tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT từ
đó tìm ra điểm mạnh và điểm yếu và nguyên nhân của chúng.
Đặc biệt từ những nguyên nhân hạn chế bất cập đưa ra một số đề xuất, kiến
nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức và hoạch định nhận sự Công ty Cổ phần
Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT, từ đó nâng cao chất lượng nguồn nhân sự
đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của công việc.
4.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
3


Đề tài tập trung 3 nhiệm vụ sau:
Thứ nhất: Khái quát về tổ chức và hoạt động của cơ quan
Thứ hai: Khảo sát và đánh giá vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công

tác hoạch định nhân sự
Thứ ba: Đề xuất, kiến nghị giải pháp nâng cao vai trò của Nhà quản trị văn
phòng trong công tác hoạch định nhân sự.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng
5.1. Cơ sở phương pháp luận
Dựa vào các nghiên cứu của các GS, TS, các giảng viên Đại học đã từng
nghiên cứu đề tài như :
- “ Hoạch định nhân lực” của tác giả Vũ Thanh Hiếu giảng viên Đại học Mở
TP. Hồ Chí Minh.
- “ Vai trò của công tác Hoạch định” của T.S Hà Văn Hội.
5.2. Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tài liệu đã có;
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: là phương pháp được sử dụng trong
suốt quá trình làm đề tài;
- Phương pháp điều tra khảo sát, phỏng vấn trực tiếp các cán bộ, công chức
làm việc tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
6.1. Ý nghĩa lý luận
Đề tài góp phần làm sáng tỏ, bổ sung, nâng cao những kiến thức mà tác giả
đã học, đồng thời với mong muốn làm sáng tỏ những khúc mắc trong công tác
4


quản trị văn phòng về vấn đề hoạch định nhân sự,.. và khẳng định tầm quan trọng
của người quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự trong cơ quan, tổ
chức có quy mô lớn trong nền kinh tế thị trường nhiều biến động hiện nay.
6.2. Ý nghĩa thực tiễn
- Bài nghiên cứu đánh giá được vai trò của nhà QTVP trong công tác hoạch
định nhân sự và giúp chúng ta hiểu rõ hơn về người quản trị văn phòng trong công

tác hoạch định nhân sự và sự cần hiết phải hoạch định nguồn nhân sự trong cơ
quan, tổ chức.
- Giải pháp đưa ra có thể ứng dụng vào thực tế góp phần nâng cao hiệu quả
trong công tác này tại công ty.
- Sản phẩm đề tài là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho cho các nghiên cứu
sau đó cùng chuyên đề.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài Phần mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục, đề tài được
triển khai thành 3 chương:
Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Công
nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT
Chương 2: Thực trạng vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác
hoạch định nhân sự tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT
Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng trong
công tác hoạch định nhân sự tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài
liệu HT.

5


Chương 1
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA
TÀI LIỆU HT
Tên giao dịch: HT ARCHIVES., JSC
Mã số thuế: 0103916764
Trụ sở: Tầng 2, tòa nhà Phương Nga, số 15, ngõ 2, phố Thọ Tháp, P.Dịch
Vọng, Q.Cầu Giấy, TP.Hà Nội
Điện thoại: 024 6293 3388

Email:

1.1. Lịch sử hình thành
Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT, tiền thân là Công
ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ Lưu trữ, được thành lập ngày 26/5/2009.
Đến năm 2013, do nhu cầu phát triển Công ty đã chính thức đổi tên thành Công ty
Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT với hoạt động chủ yếu trong lĩnh
vực Lưu trữ - Số hóa tài liệu.
Sau một thời gian hoạt động và phát triển với sự cố gắng không ngừng,
Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT đã thực sự lớn mạnh và
vươn lên trở thành một trong những Công ty hàng đầu trong lĩnh vực dịch vụ Lưu
trữ - Số hóa tài liệu, với hàng loạt các dự án đã và đang thực hiện cho các Cơ quan,
ban, ngành trên toàn quốc.
Trong những năm qua, với đội ngũ cán bộ giàu kinh nghiệm, có chuyên môn
cao, giàu lòng nhiệt huyết, đam mê công việc và năng động, với các thiết bị máy
móc và công nghệ hiện đại cùng khả năng tài chính vững chắc, Công ty chúng tôi
luôn nỗ lực nhằm cung cấp các dịch vụ tốt nhất thỏa mãn các yêu cầu khắt khe của
khách hàng.
6


Với phương châm “Cốt cách tạo dựng thương hiệu” đề cao nhân cách của
lãnh đạo và đội ngũ nhân viên lấy sự tận tâm, tận tình làm tôn chỉ hành động. Công
ty chúng tôi luôn nhận được sự đánh giá cao về năng lực và uy tín từ các Cơ quan
quản lý nhà nước, sự tin tưởng, ủng hộ từ phía các khách hàng, đối tác, sự đoàn
kết, thống nhất từ phía các cán bộ nhân viên.
1.2. Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần số hóa tài liệu HT [Xem phụ lục
1]

Tùy vào tình hình cụ thể yêu cầu nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh trong từng
giai đoạn công ty cổ phần số hóa tài liệu HT đã phân chia cơ cấu tổ chức của mình
gồm những bộ phận sau:
- Hội đồng quản trị của công ty mà đại diện là chủ tịch hội đồng quản trị
người có quyền lực cao nhất trong công ty
- Tổng Giám Đốc: là người trực tiếp kiểm tra, giám sát, điều hành mọi hoạt
động của các phòng ban trong công ty. Là người chịu trách nhiệm trước chủ tịch
Hội đồng quản trị và công ty về tất cả các hoạt động của các phòng ban.
- Các phòng ban chức năng của công ty trực thuộc sự quản lý và điều hành
của tổng giám đốc.
+ Phòng Hành chính – Nhân sự: Căn cứ vào khối lượng và tính chất công
việc phòng hành chính kế toán gồm có một trưởng phòng, 02 nhân viên hành chính
nhân sự, 01 nhân sự, 01lái xe. Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm trước tổng
giám đốc và pháp luật về toàn bộ hoạt động của phòng. Việc bổ nhiệm miễn nhiệm
cách chức trưởng phòng và các chức danh khác theo quy định của công ty.
+ Phòng Kế hoạch – Tài chính: Căn cứ vào tính chất và khối lượng công
việc phòng kế hoạch kinh doanh gồm có 01 trưởng phòng và 02 nhân viên thực
hiện công việc. Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về
toàn bộ hoạt động của phòng, nhân viên chịu trách nhiệm trước trưởng phòng và
7


trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công phụ trách. Việc bổ nhiệm, miễn
nhiệm cách chức trưởng phòng, các chức danh khác trong của phòng kế hoạch kinh doanh thực hiện theo quy định của công ty.
+ Phòng Công nghệ Lưu trữ: Căn cứ vào khối lượng tính chất công việc
phòng lưu trữ gồm một chuyên gia quản lý chất lượng, 01 trưởng phòng, 01 phó
phòng , 02 nhân viên Lưu trữ, 03 đội trưởng đội chỉnh lý. Trưởng phòng là người
chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc và pháp luật về toàn bộ hoạt động của
phòng. Việc bổ nhiệm,miễn nhiệm, cách chức trưởng phòng, phó phòng và các
chức danh khác của phòng lưu trữ thực hiện theo quy định của công ty.

+ Phòng Công nghệ Số hóa: tùy thuộc vào số lượng tính chất công việc
phòng số hóa gồm có 01 trưởng phòng, 01 phó phòng và 02 nhân viên số hóa.
Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc và trước pháp luật về toàn bộ
hoạt động của phòng. Khi vị trí trưởng phòng vẫn khuyết phó phòng sẽ là người
chịu trách nhiệm đảm nhận công việc của trưởng phòng cho đến khi trưởng phòng
mới được bổ nhiệm. Việc bổ nhiệm,miễn nhiệm các chức trưởng phòng ,phó phòng
và các chức danh khác của phòng số hóa thực hiện theo quy định của công ty.
Hội đồng quản trị của công ty có thể chia tách hợp nhất thành lập phòng ban
mới tùy vào tình hình cụ thể yêu cầu của nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty
trong giai đoạn mới để phù hợp với yêu cầu cho sự phát triển tốt nhất
Bộ máy các phòng chức năng trong công ty vùng trưởng phòng phó phòng
và các nhân viên. Trưởng phòng và phó phòng có tổng giám đốc tuyển dụng, bổ
nhiệm ,miễn nhiệm, giải quyết từ nghiệm sau khi được hội đồng quản trị thỏa
thuận. Cấp nhân viên đó tổng giám đốc tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm theo
nhu cầu công tác đề nghị của trưởng phòng. Phó phòng là người trợ giúp trưởng
phòng điều hành quản lý tại phòng do trưởng phòng phân công. Cấp nhân viên
thực hiện công việc do trưởng phòng thành công.
1.3. Chức năng nhiệm vụ
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính – Nhân sự
8


* Chức năng: Tham mưu cho hội đông quản trị và tổng giám đốc công ty về:
- Tổ chức bộ máy
- Quản trị nhân sự
- Quản trị văn phòng
* Nhiệm vụ
- Về công tác nhân sự
+ Tham mưu về công tác tuyển dụng, đào tạo, bố trí, luân chuyển thi đua,
khen thưởng. Kỷ luật nhân sự trong công ty theo đúng pháp luật và quy chế của

công ty;
+ Tham mưu về quy chế chính sách trong lĩnh vực tổ chức và nhân sự;
+ Quản lý tiền lương và tiền thưởng, BHYT,BHXH theo đúng chính sách
chế độ, pháp luật. Quản lý hợp đồng lao động, sổ bảo hiểm CBCNV trong toàn
công ty.
- Về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ
+ Soạn thảo các văn bản, các tài liệu hành chính lưu hành nội bộ Công ty
cũng như gửi các cơ quan, các đơn vị bên ngoài;
+ Thực hiện công việc lễ tân khánh tiết, tổ chức Đại hội, hội nghị, hội thảo,
tiệc liên hoan cấp Công ty;
+ Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ;
+ Quản lý con dấu Công ty và các loại dấu tên, chức danh của Cán bộ trong
Công ty, cấp phát và quản lý theo chức năng các loại giấy giới thiệu, giấy đi đường
Công ty;
+ Quản lý xe con phục vụ đi công tác theo Quy chế Công ty;
9


+ Quản lý cấp phát văn phòng phẩm làm việc cho văn phòng, dự án Công ty
theo định mức quy định;
+ Quan hệ với các cơ quan địa phương và các đơn vị liên quan trong các vấn
đề liên quan đến Công ty về mặt hành chính;
+ Công tác trật tự, an ninh, vệ sinh môi trường: Quản lý công tác vệ sinh môi
trường trong phạm vi toàn Công ty (Nghiên cứu, hướng dẫn triển khai, kiểm tra, xử
lý vi phạm).
- Về công tác quản lý tài sản
+ Quản lý tài sản phục vụ làm việc của Văn phòng Công ty (tính toán nhu
cầu, tổ chức mua sắm, phân phối, cấp phát, định mức sử dụng, bàn giao sử dụng,
theo dõi, quản lý, sửa chữa, thay thế);
+ Quản lý toàn bộ tài sản cố định của Công ty.

2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của phòng Kế toán
* Chức năng
- Tham mưu cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Công ty trong lĩnh vực
Tài chính - Kế toán - Tín dụng của Công ty.
- Kểm soát dòng tiền, Các hoạt động liên quan đến dòng tiền, kinh tế trong
Công ty theo các quy định về quản lý kinh tế của Nhà nước và của Công ty.
- Quản lý chi phí của Công ty, các thủ tục liên quan đến hạch toán.
- Thực hiện công tác kiểm soát tài chính của các Phòng ban liên quan.
* Nhiệm vụ
- Công tác tài chính: Quản lý Hệ thống kế hoạch tài chính Công ty (Xây
dựng, điều chỉnh, đôn đốc thực hiện, tổng hợp báo cáo, phân tích đánh giá, kiến
nghị)
10


- Quản lý chi phí: Lập dự toán chi phí; Thực hiện chi theo dự toán, theo dõi
tình hình thực hiện, tổ chức phân tích chi phí của Công ty;
- Quản lý doanh thu: Tham gia đàm phán Hợp đồng kinh tế, nghiệm thu
thanh toán, thu hồi tiền bán hàng, theo dõi doanh thu từng dự án; Tham gia thanh
lý hợp đồng; lập báo cáo thu hồi tiền bán hàng hàng tháng và đột xuất;
- Quản lý tiền: Thực hiện quản lý tài khoản Công ty và giao dịch Ngân hàng,
thực hiện các thủ tục đặt cọc, thế chấp của Công ty; Quản lý tiền mặt;
- Quản lý công nợ: Tổ chức quản lý, thu hồi công nợ phải thu; Quản lý các
khoản công nợ phải trả; Dự kiến phương án quản lý nợ khó đòi hoặc nợ không ai
đòi;
- Quản lý các quỹ theo chế độ và Quy chế tài chính của Công ty.
- Công tác tín dụng, công tác hợp đồng
- Xây dựng kế hoạch huy động vốn trung, dài hạn; kế hoạch tín dụng vốn
lưu động để huy động vốn cho nhu cầu đầu tư và SXKD của Công ty .
- Xây dựng mức lãi xuất huy động và cho vay vốn trong nội bộ Công ty và

ngoài Công ty.
- Dự thảo, đàm phán các hợp đồng tín dụng của Công ty .
- Công tác kế toán:
+ Thu thập, xử lý thông tin, chứng từ kế toán theo đối tượng kế toán và nội
dung công việc kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán;
+ Lập báo cáo kế toán tổng hợp của Công ty;
+ Lập báo cáo đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty;
+ Tổ chức ứng dụng tin học trong công tác kế toán.
11


- Công tác thuế:
+ Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp. Phát
hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm Pháp luật về tài chính kế toán tại Công ty.
+ Phân tích báo cáo kế toán hàng quý, năm của Công ty ; Đánh giá và kiến
nghị, xử lý.
2.2.3. Phòng Kế hoạch – Tài chính
* Chức năng
Tham mưu cho Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc về:
- Công tác kế hoạch và chiến lược phát triển kinh doanh;
- Công tác thống kê, tổng hợp sản xuất;
- Công tác điều động, sản xuất kinh doanh;
- Công tác triển khai hợp đồng kinh tế, thanh quyết toán các hợp đồng kinh
tế;
- Công tác đấu thầu;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc chỉ đạo.
* Nhiệm vụ
- Công tác kế hoạch:
+ Xây dựng chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty trong
từng giai đoạn cụ thể;

+ Tham mưu xây dựng kế hoạch đầu tư và thực hiện lập các dự án đầu tư;
+ Chủ trì lập kế hoạch SXKD của Công ty trong từng tháng, quý, năm và kế
hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty;
12


+ Thống kê, tổng hợp tình hình thực hiện các công việc sản xuất kinh doanh
của Công ty và các công tác khác được phân công theo quy định;
+ Phân tích đánh giá kết quả việc thực hiện kế hoạch tháng, quý, năm. Trên
cơ sở đó dự thảo báo cáo tổng kết kế hoạch quý, năm, rút ra những mặt mạnh, yếu,
tìm ra nguyên nhân để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm;
- Công tác hợp đồng:
+ Chủ trì soạn thảo và quản lý các hợp đồng kinh tế, phối hợp cùng các
phòng nghiệp vụ kiểm tra, theo dõi các công tác liên quan đến việc thực hiện các
Hợp đồng kinh tế;
+ Tham mưu về Hợp đồng kinh tế đối với các dự án, phối hợp cùng các
Phòng ban thực hiện công tác nghiệm thu, thanh toán, quyết toán;
- Công tác đấu thầu:
+ Chủ trì, tham mưu và thực hiện việc tìm kiếm, tham gia đấu thầu các dự án
nhằm tại doanh thu và lợi nhuận cho Công ty;
+ Phối hợp cùng các phòng ban thực hiện lập hồ sơ dự thầu và tham gia đấu
thầu các dự án.
2.2.4. Phòng Công nghệ Lưu trữ
* Vị trí và chức năng
Phòng Lưu trữ trực thuộc Công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu
HT có chức năng tham mưu cho Tổng Giám đốc trong điều hành, triển khai các dự
án và tổ chức thực hiện các dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
* Nhiệm vụ
- Xây dựng trình Giám đốc kế hoạch và chương trình của Phòng, đảm bảo
đúng quy định, chất lượng và hiệu quả của công tác tham mưu;

13


- Quản lý, thực hiện triển khai dự án theo “Quy trình quản lý dự án chỉnh lý
tài liệu lưu trữ”;
- Tư vấn lập dự toán nhân công chỉnh lý, vật tư, Văn phòng phẩm, lựa chọn
hình thức triển khai dự án;
- Báo cáo tiến độ và chất lượng các dự án cho Giám đốc;
- Xây dựng mạng lưới các đội khoán;
- Tư vấn tuyển dụng nhân sự;
- Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của Giám đốc
2.2.5. Phòng Công nghệ Số hóa
* Vị trí chức năng
Phòng Số hóa trực thuộc Công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT
có chức năng tham mưu cho Tổng Giám đốc trong điều hành, triển khai các dự án
và tổ chức thực hiện các dự án số hóa tài liệu lưu trữ.
* Nhiệm vụ
- Xây dựng trình Tổng Giám đốc kế hoạch và chương trình của Phòng, đảm
bảo đúng quy định, chất lượng và hiệu quả của công tác tham mưu;
- Quản lý, thực hiện triển khai dự án theo “Quy trình quản lý dự án số hóa tài
liệu lưu trữ”;
- Tư vấn lập dự toán nhân công, số hóa, vật tư, Văn phòng phẩm, lựa chọn
hình thức triển khai dự án;
- Báo cáo tiến độ và chất lượng các dự án cho Giám đốc;
- Xây dựng mạng lưới các đội khoán;
- Tư vấn tuyển dụng nhân sự;
14


- Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của Giám đốc.

* Tiểu kết Chương 1
Trong chương 1 tôi đã trình bày về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và
chức năng, nhiệm vụ của công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT.
Trên đây là cơ sở để tôi khảo sát, triển khai và phân tích nội dung vai vai trò của
nhà QTVP trong công tác hoạch định nhân sự tiếp ở chương 2.

15


Chương 2
THỰC TRẠNG VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG
CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG
NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT
2.1. Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định
Trước hết, chúng ta phải khẳng định chắc chắn rằng phương tiện được sử
dụng đặc trưng cho hoạt động quản lý là thông tin. Các tác động quản lý được
chuyển tới người chấp hành đều thể hiện dưới hình thức bằng thông tin.
Thông tin rất phong phú, phức tạp và được tạo ra từ nhiều nguồn, nhiều loại
hình thức khác nhau. Do đó, nhà QTVP thường đóng vai trò chính trong thực hiện
phân tích công việc thường đóng vai trò chính cần bảo đảm sự phù hợp của các
thông tin với yêu cầu thu thập, phục vụ cho công tác hoạch trong hoạt động của cơ
quan. Thông tin là chất liệu để nhà QTVP phân tích, đánh giá tình hình do đó phải
bảo đảm tính chính xác của thông tin. Nếu thông tin sai lệch sẽ làm cho kết quả
phân tích không chính xác, từ đó quyết định có thể sai lầm, gây hậu quả xấu.
Thông tin phải đầy đủ mới mô tả trọn vẹn được sự vật, hiện tượng, thông tin phải
kịp thời nếu không kịp thời thì sẽ không có giá trị trong việc ra quyết định, nhất là
trong thời đại ngày nay các đơn vị đểu chạy đua để tìm kiếm thông tin thì tính kịp
thời. Trong hoạch định nói chung và hoạch định nhân sự nói riêng bao gồm các căn
cứ: Căn cứ pháp lý, căn cứ thực tiễn và căn cứ khoa học.
Vì lý do trên mà việc thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định nhân sự được

chú ý đến và 2 loại thông tin sau được trưởng phòng Hành chính - Nhân sự thu
thập.
* Thông tin từ bên ngoài môi trường
Thông tin từ môi trường bên ngoài bao gồm những thông tin về hoàn cảnh
hiện tại ở Việt Nam và khung cảnh kinh tế, dân số và lực lượng lao động trong xã
hội, luật lệ của nhà nước, văn hóa và xã hội, đối thủ cạnh tranh, khoa học kỹ thuật,
khách hàng, và chính quyền/đoàn thể. Sau khi phân tích kỹ môi trường bên ngoài,
16


công ty sẽ đề ra sứ mạng (mission) và mục tiêu của toàn doanh nghiệp. Từ mục
tiêu này, ban lãnh đạo sẽ đề ra chiến lược và chính sách nhân lực cho toàn doanh
nghiệp. Sở dĩ, cần thu thập những thông tin này bởi vì khi có sự thay đổi bất ký
nhân tố nào trong môi trường bên ngoài cũng ảnh hưởng đến các kế hoạch kinh
doanh của Công ty, từ đó ảnh hưởng đến nhu cầu nhân lực.
Một thông tin nữa mà văn phòng của công ty thu thập để làm căn cứ hoạch
định nhân sự đó là tình hình thi trường lao động như: tỷ lệ thất nghiệp, sự sẵn sàng
về kỹ năng làm việc, độ tuổi và giới tính của lực lượng lao động.
Cuối cùng là một yếu tố quan trọng mà văn phòng công ty thu thập đó là các
quy định chung của Chính phủ về lao động ở nước ta được quy định trong bộ luật
Lao động như quy định độ tuổi lao động, các thủ tục tuyển dụng, quy định về hợp
đồng lao động, thời gian thử việc, các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động của
người lao động; quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động của người lao
động, thời gian làm việc, bảo hiểm xã hội, mức lương…
* Thông tin bên trong Công ty
Đối với những thông tin bên trong Công ty thì Nhà QTVP sẽ chỉ đạo thu
thập thông tin từ chiến lược phát triển của công ty, các kế hoạch kinh doanh, nguồn
nhân lực hiện tại và tỷ lệ thay thế nhân viên.
Những thông tin trên sẽ ảnh hưởng đến nhu cầu nhân lực của Công ty.
2.2. Tổ chức thiết lập mục tiêu

Bất kỳ công việc nào, việc hoạch định có thành công hay không, phần lớn là
do công tác thiết lập mục tiêu hoạch định có tốt hay không. Trong quá trình hoạch
định nhân sự cũng vậy, bước thiết lập mục tiêu có vai trò vô cùng quan trọng.
Trên cơ sở các thông tin thu thập làm căn cứ hoạch định Nhà QTVP phải tổ
chức thiết lập mục tiêu về nhân sự cho cơ quan. Trong hoạch định nhân sự cho cơ
quan Nhà QTVP phải thiết lập các mục tiêu về nhân sự, mục tiêu trong hoạch định
nhân sự bao gồm:
17


- Mục tiêu về số lượng nhân sự:
+ Các đơn vị bộ phận trong cơ quan cần bao nhiêu nhân sự;
+ Xác định được số lượng nhân sự đáp ứng được yêu cầu của công việc;
+ Dự kiến được những thay đổi về quy mô công ty;
+ Dự kiến được những nhân sự sẽ nghỉ hoặc thuyên chuyển để có thể thay
thế;
+ Dự đoán về số lượng lao động trên thị trường lao động để có những kế
hoạch tuyển dụng hợp lý;
+ Xây dựng kế hoạch để cân đối cung cầu nhân lực trong công ty khi cung
nhân lực lớn hơn cầu nhân lực và ngược lại;
+ Chỉ đạo xây dựng kế hoạch hoá nguồn nhân lực kế cận khi xác định được
nhu cầu về số lượng nhân sự của cơ quan trong tương lai.
- Mục tiêu về độ tuổi, giới tính:
+ Xác định được độ tuổi trung bình, tỷ lệ giới tính của công ty để có biện
pháp cân bằng hợp lý;
+ Dự đoán được nguồn nhân sự sẽ nghỉ hưu hoặc thuyên chuyển;
+ Xây dựng các hoạt động khuyến khích động viên nhân sự tuỳ theo độ tuổi,
giới tính.
- Mục tiêu về trình độ chuyên môn của nhân sự, nhân sự phải đảm bảo trình
độ như thế nào bằng cấp hay kiến thức thế nào, năng lực phải đáp ứng được yêu

cầu của công việc hơn nữa đòi hỏi nhân sự phải có được các kỹ năng để vân dụng
kiến thức chuyên môn vào thực tế công việc.
- Mục tiêu về thái độ, ý thức nghề nghiệp, làm việc trong cơ quan tổ chức là
làm việc trong một tập thể vì vậy khi hoạch định nhân sự nhà nhà QTVP còn phải
18


chú ý đến thái độ, ý thức của nhân sự. Thái độ ý thức rất quan trọng trong khi làm
việc vì nó thuộc bản tính vốn có của mỗi cá nhân, rất khó có thể thay đổi, nếu thái
độ ý thức mang tính tiêu cực sẽ ảnh hưởng đến công việc đến hoạt động của cơ
quan.
Ngoài các mục tiêu trên còn có mục tiêu khác như kỹ năng nghề nghiệp,...
Tùy vào tính chất của các công việc trong cơ quan mà có sự đòi hỏi khác nhau. Sau
khi đã xác định được các mục tiêu trong hoạch định nhân sự Nhà QTVP sẽ tiến
hành tổ chức thực hiện các mục tiêu, lên kế hoạch cụ thể chi tiết để việc thực hiện
mang tính khả thi, đạt hiệu quả.
2.3. Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp
Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp trong công tác hoạch định nhân
sự là quá trình xác định yếu tố rủi ro, hạn chế, nhược điểm trong quá trình hoạch
định để chủ động giải quyết kịp thời những vấn đề phát sinh, nhằm đảm bảo và duy
trì nguồn nhân lực, chính sách phù hợp với sự phát triển của tổ chức.
Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp là một quá trình gồm nhiều
bước với mức độ phức tạp khác nhau đòi hỏi nhà QTVP cần thực hiện đúng mục
tiêu và hỗ trợ các phòng ban khác tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp
hoạch định nhân sự phù hợp.
2.3.1. Tuyển dụng nhân sự
Tuyển dụng lao động là một qúa trình thu hút, nghiên cứu, lựa chọn và quyết
định tiếp nhận một cá nhân vào một vị trí của tổ chức. Mục đích của một cuộc
tuyển dụng là rất rõ ràng: trong số những người tham gia dự tuyển, doanh nghiệp
sẽ tìm chọn một hoặc một số người phù hợp nhất với các tiêu chuẩn và yêu cầu của

các vị trí cần tuyển.
Tại Công ty Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT không
có phòng Quản trị nhân sự riêng, chức năng quản lý nhân sự, lao động được phân
công cho phòng HC-NS thực hiện.
19