Chu trình bán hàng và thủ tục kiểm soát hoạt động bán hàng tại công ty cổ phần thương mại hà PHAN

KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
BỘ MÔN: HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

BÀI TẬP LỚN

TÊN ĐỀ TÀI:
Chu trình bán hàng và thủ tục kiểm soát hoạt động bán hàng tại công ty cổ
phần thương mại HÀ PHAN

Giáo viên: Nguyễn Thanh Tùng
Nhóm

*HÀ NỘI*
2017

: 24


MỤC LỤC

2


A. CƠ SỞ LÝ THUYẾT

I.

Lý thuyết chu trình doanh thu.

Chu trình doanh thu là tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý thông
tin liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nhận tiền thanh toán của

khách hàng.
Nội dung của các hoạt động thực hiện trong chu trình doanh thu sẽ được chuyển và
ghi nhận vào hệ thống xử lý, lập báo cáo và cung cấp thông tin theo yêu cầu của các
đối tượng sử dụng thông tin liên quan đến chu trình doanh thu.
Mối quan hệ giữa chu trình doanh thu và các chu trình, đối tượng khác được mô tả
khái quát ở sơ đồ sau:

II.

Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình

Quá trình bán hàng, cung cấp hàng hóa, dịch vụ và thu tiền sẽ trải qua bốn hoạt
động chính: (1) nhận đặt hàng, (2) Xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, (3) lập
hóa đơn, theo dõi công nợ, (4) thu tiền.

3


Trình tự thực hiện các hoạt động có thể thay đổi tùy theo đặc điểm kinh doanh của
từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, về mặt tổng quát, mỗi hoạt động đều thực hiện
những chức năng riêng, sẽ có các dòng thông tin, dữ liệu mang các nội dung nhất
định đi vào làm cơ sở cho việc thực hiện chức năng đó. Từ đó tạo ra các dòng thông
tin thể hiện chức năng của từng hoạt động và cung cấp cho các hoạt động khác bên
trong và bên ngoài chu trình.
1. Hoạt động đặt hàng

Hoạt động đầu tiên bắt đầu cho chu trình doanh thu là hoạt động nhận đặt hàng.
Hoạt động này sẽ tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng, xem xét khả năng, điều
kiện để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và thông tin cho khách hàng kết quả xử
lý yêu cầu đặt hàng của khách hàng.

2. Hoạt động xuất kho, cung cấp hàng hóa dịch vụ:

Hoạt động này sẽ tiến hành xuất kho, giao hàng hoặc thực hiện các lao vụ, dịch vụ
cung cấp cho khách hàng, đồng thời xác nhận được nội dung thực hiện thực tế của
quá trình cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
Dòng thông tin đi vào làm cơ sở cho hoạt động này thực hiện là dòng thông tin
mang nội dung cho phép nghiệp vụ bán hàng được thực hiện từ hoạt động đặt hàng
chuyển đến, đảm bảo cho sự vận động của hàng hóa, quá trình cung cấp dịch vụ cho
khách hàng đã được xét duyệt.
3. Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi công nợ:

Hoạt đông này sẽ tổ chức ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ đã được
thực hiện nhằm xác nhận, theo dõi, quản lý và đánh giá quá trình bán hàng, cung
cấp dịch vụ cho khách hàng. Cơ sở để thực hiện hoạt động này là dòng thông tin
cho phép nghiệp vụ bán hàng được thực hiện nhận từ hoạt động đặt hàng, và dòng
thông tin xác nhận nội dung công việc đã thực tế thực hiện từ hoạt động cung cấp
hàng hóa, dịch vụ chuyển đến.
4. Hoạt động thu tiền:

4


Căn cứ vào nội dung hoạt động bán hàng đã thực hiện và được tổ chức theo dõi để
thực hiện hoạt động thu tiền của khách hàng. Yêu cầu của hoạt động thu tiền là đảm
bảo thu đầy đủ, chính xác, kịp thời những hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ đã
thực hiện cũng như phản ánh đúng thực tế tình hình thanh toán của khách hàng.
III.

Tổ chức kế toán trong chu trình bán hàng

1. Yêu cầu quản lý và nhu cầu thông tin trong chu trình:

Liên quan tới các hoạt động trong chu trình doanh thu, người quản lý doanh nghiệp
cần những thông tin liên quan tới hoạt động thực hiện trong chu trình, tình trạng các
nguồn lực, đối tượng tham gia trong chu trình và kiểm soát quá trình xử lý thông tin
của chu trình. Sau đây là một số thông tin chủ yếu hệ thống cung cấp cho người sử
dụng để đáp ứng các yêu cầu quản lý
Đặt hàng của khách hàng và việc thực hiện đặt hàng
Mức độ hài long của khách hàng với đặt hàng
Phân tích doanh thu bán hàng theo thời gian, theo khách hàng , theo sản phẩm, theo
vùng khu vực v..v
Hàng tồn kho
Công nợ phải thu khách hàng theo khách hàng, theo thời hạn nợ,…
Ngoài ra, hệ thống cần cung cấp thông tin về kiểm soát hệ thống như báo cáo truy
cập hệ thống v..v
2. Tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông tin trong chu

trình
Mỗi hoạt động trong chu trình doanh thu khi thực hiện sẽ tạo ra dòng dữ liệu mang
nội dung, chức năng của hoạt động đó và chuyển đến các hoạt động khác có liên
quan. Dòng dữ liệu này có thể được thu thập bằng chứng từ hoặc lưu trữ trên các
tập tin dữ liệu trong môi trường máy tính. Do đó việc tổ chức thu thập, lưu trữ và
luân chuyển dữ liệu trong chu trình phải dựa trên cơ sở nội dung các hoạt động,
dòng dữ liệu của từng hoạt động, phương thức xử lý của từng hoạt động, chức năng

5


của các bộ phận trong doanh nghiệp tham gia thực hiện các hoạt động trong chu
trình doanh thu.

Hoạt động đặt hàng
Hoạt động nhận đặt hàng tạo ra dòng dữ liệu về hoạt động ban hàng cho phép thực
hiện theo khả năng hiện có của doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu của khách
hàng. Nội dung thu nhập và lưu trữ cho hoạt động đặt hàng bao gồm:
Nội dung hàng hóa, dịch vụ yêu cầu hàng hóa của khách hàng sẽ được thực hiện
Thông tin về khách hàng yêu cầu
Đối tượng xét duyệt hoạt động bán hàng được thực hiện
Nội dung này được thu nhập thông qua chứng từ và trên tập tin sau đây
•

Chứng từ

Ví dụ có thể sử dụng một hoặc một số chứng từ sau:
Đơn đặt hàng được xét duyệt: Sử dụng đơn đặt hàng của khách hàng để xác nhận và
xét duyệt cho phép đơn đặt hàng được thực hiện.
Lệnh bán hàng: Lập chứng từ mệnh lệnh thể hiện nội dung hàng hóa, dịch vụ sẽ
được thực hiện theo yêu cầu của khách hàng. Chứng từ này thường không đươc sử
dụng trong nội bộ doanh nghiệp và tên gọi có thể thay đổi tùy theo đối tượng nhận
thong tin để thực hiện mệnh lệnh: lệnh sản xuất, lệnh xuất kho lệnh giao hàng…
Hợp đồng bán hàng: Được sử dụng khi cần có sự cam kết, rang buộc giữa khách
hàng và doanh nghiệp về nội dung yêu cầu của khách hàng đã được cho phép thực
hiện. Đây là chứng từ có tính pháp lý cho hoạt động bán hàng.
•

Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ

Dữ liệu về hoạt động xử lí đặt hàng được thu nhập, lưu trữ trên các chứng từ và tập
tin, sau đó sẽ chuyển và cung cấp cho các bộ phận, đối tượng cần thông tin về tính
hợp lệ của nghiệp vụ bán hàng để thực hiện chức năng của mình. Cắn cứ vào bộ
phận có nhu cầu sử dụng thông tin từ hoạt động đặt hàng, phương thức chuyển

thông tin, phương thức xử lí để tô chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ cho
hoạt động đặt hàng
6


•

Dữ liệu lưu trữ

Dữ liệu khách hàng (mã khách hàng, tên, địa chỉ, mã số thuế, giới hạn nợ…)
Dữ liệu hàng hóa (mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, sô lượng tồn tối thiểu…)
Dữ liệu đặt hàng đã xử lí ( Số đơn hàng, ngày, khách hàng, mặt hàng số lượng, đơn
giá, ngày giao hàng, địa chỉ giao hàng…)
a) Hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ

Hoạt động này sẽ xác nhận hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp, hoặc hoàn thành chuyển
giao cho khách hàng thông qua chứng từ hoặc tập tin lưu trữ dữ liệu.
•

Chứng từ

- Phiếu xuất kho đã xác nhận nội dung hàng hóa thực tế xuất kho
- Phiếu giao hàng xác nhận nội dung hàng hóa thực tế đã giao cho khách hàng hoặc
cho đơn vị vận chuyện đệ giao đến khách hàng.
- Biên bản nghiệm thu dịch vụ hoàn thành: Xác nhận mức độ và khối lượng công
việc đã hoàn thành cho khách hàng.
•

Tổ chức dòng dữ liệu và lưu chuyển chứng từ

Dữ liệu thu thập, lưu trữ trên các chứng từ và tập tin sẽ được chuyển và cung cấp
cho các bộ phận, đối tượng cần thong tin về thực tế thực hiện của nghiệp vụ bán
hàng để thực hiện chức năng của mình.
•

Dữ liệu lưu trữ

- Xuất kho ( Số phiếu xuất, ngày xuất, kho hàng, mặt hàng, số lượng, giá xuất,
người nhận, người xuất, số đơn hàng)
- Giao hàng ( Số phiếu giao hàng, ngày giao, địa điểm, mặt hàng, số lượng, người
nhận, người giao, số đơn hàng, số phiếu xuất)
b) Hoạt động ghi nhận theo dõi quá trình bán hàng

Hoạt động này xác định nội dung hoạt động bán hàng hợp lệ và thực tế thực hiện
giữa doanh nghiệp với khách hàng. Nội dung này được thu thập thong qua chứng từ
và trên tập tin

7


•

Chứng từ

- Các hóa đơn bán hàng, dịch vụ, các bản kê bán hàng có xác nhận nghiệp vụ cung
cấp hàng hóa, nghiệp vụ đã được cho phép thực hiện và thực tế thực hiện.
- Các thông báo nợ, giấy xác nhận nợ xác nhận nghĩa vụ thanh toán của khách hàng
•

Dữ liệu lưu trữ.

- Hóa đơn bán hàng ( số hóa đơn, ngày, khách hàng, mặt hàng, số lượng, giá bán,
thuế suất, giá trị, điều khoảng, thanh toán, tài khoản nợ, tài khoản có…)
•

Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ.

Dữ liệu thu nhập, lưu trữ trên các chứng từ và tập tin sẽ được chuyển và cung cấp
cho các hoạt động xử lí các nội dung liên quan ( ghi sổ, theo dõi kho, theo dõi nợ).
Bộ phận, đối tượng thực hiện chức năng xử lí nội dung nào sẽ nhận được chứng từ
hoặc truy xuất vào các tập tin dữ liệu tương ứng.
c) Hoạt động thu tiền

Hoạt động này phàn anh nội dung thực tế thực hiện quá trình thanh toán của khách
hàng đối với các hàng hóa, dịch vụ đã được cung cấp. Các chứng từ và tập tin sử
dụng có thể là:
•

Chứng từ

- Bảng đối chiếu công nợ, thong báo trả nợ: xác nhận tình trạng nợ của khách hàng.
- Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng xác nhận thu tiền
•

Dữ liệu lưu trữ

- Dữ liệu thanh toán ( Số chứng từ, ngày, khách hàng, số tiền, hóa đơn thanh toán,
tài khoản nợ, tài khoản có…)
•

Tố chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ

Dữ liệu thu nhập, lưu trữ trên các chứng từ và tập tin sẽ được chuyển và cung cấp
cho các hoạt động xử lí các nội dung liên quan ( lựa chọn thanh toán, lập chứng từ
thanh toán, xác nhận thanh toán, ghi sổ).

8


Bộ phận, đối tượng thực hiện chức năng xử lí nội dung nào sẽ nhận được chứng từ
hoặc truy suất vào các tập tin dữ liệu tương ứng.
a) Theo dõi chi tiết công nợ phải thu

Nợ phải thu phát sinh trong trường hợp thực hiện ban chịu cho khách hàng.
Việc tồ chức theo dõi chi tiết nợ phải thu được thực hiện theo 2 cách thức:
a) Quản lý nợ phải thu theo khách hàng

Tất cả các nghiệp vụ ghi nhận nợ hoặc giảm nợ đều quản lí chi tiết cho từng khách
hàng thông qua các sổ chi tiết nợ phải thu hoặc tập tin chi tiết nợ phải thu của khách
hàng. Cách này thường áp dụng cho doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ bán chịu cho
từng khách hàng và giá trị nội giao dịch không lớn do đó khi thanh toán, hách hàng
có thể tổng hợp để thanh toán 1 lần cho nhiều nghiệp vụ bán hàng.
b) Quản lí nợ phải thu chi tiết từng chứng từ

Tất cả các nghiệp vụ ghi nhận nợ, và giảm nợ đều được theo dõi chi tiết từng nghiệp
vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ. Bên cạnh sổ chi tiết khách hàng hoặc tập tin chi tiết
nợ phải thu khách hàng, còn phải tổ chức các sổ chi tiết nợ phải thu của từng hóa
đơn cảu từng khách hàng hoặc tập tin chi tiết nợ của từng hóa đơn. Cách thức này
áp dụng trong doanh nghiệp có giá trị các nghiệp vụ bán hàng lớn, cần phải theo dõi
chi tiết từng nghiệp vụ. Đặc biệt, những doanh nghiệp thực hiện chính sách chiết

khấu thanh toán cho khách hàng phải tổ chức theo dõi nợ phải thu và quá trình
thanh toán chi tiết từng giao dịch để xử lí chiết khấu thanh toán cho từng hoạt động
bán.

B. CHU TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ PHAN
I. Giới thiệu về đơn vị
- Đơn vị, doanh nghiệp lựa chọn: Công CPTM Hà Phan
- Loại hình kinh doanh: nhà cung cấp hàng đầu về lĩnh vực thiết bị đọc mã
vạch, thiết bị in ấn tem nhãn, mực ribbon in ấn mã vạch và máy in văn phòng

9


- Trụ sở: 456 Phan Xích Long – Thành phố Hồ Chí Minh
- Sơ đồ bộ máy công ty gồm: Giám đốc, Bộ phận kế toán, Bộ phận bán hàng

II. Mô tả quá trình thu tiền bán hàng của công ty
1. Mô tả bằng văn bản

Bước 1: Khách hàng B có nhu cầu mua hàng của bên A sẽ liên hệ với bên A bằng
điện thoại hoặc 2 bên sẽ có cuộc họp trao đổi trực tiếp về hàng hóa.
Bước 2: Bên A gửi báo giá cho bên B, bên B xem xét và thỏa thuận (nếu có).

10


11


Bước 3 : Sau khi đã thống nhất về giá cả và các điều kiện trong báo giá, hai bên sẽ

tiến hành kí kết hợp đồng và làm đơn đặt hàng kèm theo ( mỗi bên giữ lại ít nhất 1
bản)

12


13


14


Bước 4: Bên A tiến hành giao hàng theo đơn đặt hàng mà bên B đã gửi, kèm theo
phiếu bảo hành (nếu có), bên B kiểm tra và kí nhận hàng hóa khi bên A đã đảm bảo
đúng yêu cầu và biên bản nghiệm thu sản phẩm (mỗi bên giữ lại ít nhất 1 bản )

15


Bước 5: Hai bên sẽ tiến hành làm thủ tục thanh toán khi đã kết thúc đơn đặt hàng.
Bên A sẽ gửi toàn bộ chứng từ gốc liên quan đến việc thanh toán cho bên B bao
gồm (Hóa đơn đỏ, Invoice, Packing list, tờ khai xuất khẩu đã thông quan) để bên B
làm thủ tục thanh toán cho bên A theo như hợp đồng đã ký.

16


Bước 6: .Căn cứ vào các chứng từ, kế toán ghi nhận vào các tài khoản liên quan và
theo dõi thời gian công nợ.

17


18


19


20


2. Mô tả bằng sơ đồ

Khách hàng B

Hàng hóa
Phiếu thu

ĐĐH

Tiền

3.

Công ty
(bên A)

Mô tả bằng lưu đồ

21


Lưu đồ hoạt động cung cấp sản phẩm

22


Lưu đồ hoạt đông lập hóa đơn, ghi nhận và theo dõi công nợ
* Nghiệp vụ thu tiền qua Ngân hàng

23


Lưu đồ hoạt động thu tiền
III. Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng tại công ty cổ phần thương
mại Hà Phan
1. Kiểm soát hoạt động nhận đặt hàng :

Căn cứ vào các yêu cầu từ khách hàng, phòng bán hàng sẽ thực hiện các nội dung
xử lý sau:
- Xem xét khả năng ñáp ứng yêu cầu về SP của khách hàng .
- Xem xét khả năng của khách hàng ñối với ñiều kiện, tiêu chuẩn đặt ra của công ty
như khả năng thanh toán, giới hạn nợ hoặc các điều kiện về pháp luật.

24


- Thông tin kết quả xử lý yêu cầu ñặt hàng của khách hàng là chấp thuận hay không
chấp thuận yêu cầu của khách hàng. Nếu chấp thuận yêu cầu đặt hàng thì các hoạt

động tiếp theo của chu trình doanh thu sẽ ñược thực hiện.
2.

Kiểm soát xuất kho, cung cấp sản phẩm

Hoạt động này sẽ thực hiện các nội dung:
- Thực hiện xuất kho
- Thực hiện giao hàng, cung cấp sản phẩm cho khách hàng
3. Kiểm soát hoạt động lập hóa đơn, theo dõi công nợ
Hoạt động này sẽ được kế toán tiêu thụ kiêm công nợ phải thu ghi nhận nghiệp vụ
bán hàng, cung cấp sản phẩm nhằm xác nhận, theo dõi, quản lý và đánh giá quá
trình bán hàng cho khách hàng. Hoạt động này sẽ thực hiện các nội dung sau:
- Xác nhận hoạt động bán hàng hợp lệ và thực tế thực hiện giữa công ty với khách
hàng.
- Lập hóa đơn bán hàng: ghi nhận nội dung nghiệp vụ bán hàng đã được thực hiện
- Tổ chức theo dõi nghiệp vụ bán hàng: theo dõi các nội dung sau khi thực hiện bán
hàng (trả lại, giảm giá), theo dõi nghĩa vụ thanh toán của khách hàng. giữa công ty
với khách hàng.
- Lập hóa đơn bán hàng: ghi nhận nội dung nghiệp vụ bán hàng đã được thực hiện
- Tổ chức theo dõi nghiệp vụ bán hàng: theo dõi các nội dung sau khi thực hiện bán
hàng (trả lại, giảm giá), theo dõi nghĩa vụ thanh toán của khách hàng.
4. Kiểm soát hoạt động thu tiền
•
-

Nghiệp vụ thu tiền mặt
Yêu cầu khách hàng nộp trực tiếp tại phòng Tài chính–Kế toán
Ghi chép đầy đủ và kịp thời số thu
Nộp ngay số tiền thu ñược trong ngày vào quỹ hay Ngân hàng
Có biện pháp khuyến khích các người nộp tiền yêu cầu cung cấp biên lai

hoặc phiếu thu tiền.
25