Chuong 4 to chuc tttt

Chương 4

TỔ CHỨC
và XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC


NỘI DUNG CHÍNH

 Tổng quan về tổ chức
 Cấp tổ chức và tầm quản trị
 Phân chia tổ chức thành các bộ phận
 Quyền hạn trong tổ chức
 Các loại hình cơ cấu tổ chức
 Nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức.


TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC
Tổ chức tiếp cận ở khía
cạnh một Danh từ

Tổ chức là một hệ
thống gồm hai hay
nhiều người cùng làm
việc vì mục đích chung
trong hình thái cấu trúc
ổn định.

Mục
tiêu

Con

người
Con
người

Tổ chức


TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC
Tổ chức tiếp cận ở khía cạnh một
Động từ theo nghĩa rộng
Đảm bảo
nguồn lực

Tổ chức là quá trình triển
khai các kế hoạch.

Chỉ đạo

Kiểm soát


TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC
Tổ chức tiếp cận ở khía cạnh
một Động từ theo nghĩa hẹp
Tổ chức là quá trình sắp xếp

Con
người

Kế

hoạch

nguồn lực con người và gắn liền
với con người là các nguồn lực
khác nhằm thực hiện thành
công kế hoạch.

Nguồn
lực
khác


TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC
Tổ chức là gì?
Tiếp cận theo danh từ tổ chức
Tiếp cận theo động từ tổ chức (nghĩa hẹp)
Tiếp cận theo động từ tổ chức (nghĩa rộng)
- Tổ chức là một hệ thống gồm hai hay nhiều người cùng
làm việc vì mục đích chung trong hình thái cấu trúc ổn
định.
- Tổ chức là quá trình sắp xếp nguồn lực con người và
gắn liền với con người là các nguồn lực khác nhằm thực
hiện thành công kế hoạch.


Tổ chức là quá trình…
 Xác lập nhiệm vụ
 Phân công người thực hiện nhiệm vụ

 Xác định chức trách, quyền hạn của các cá nhân,

các bộ phận
 Quy định mối liên hệ giữa các cá nhân và bộ phận

khi tiến hành công việc


TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC
Chức năng của tổ chức?
Phân chia
công việc

• Tiến tới phân chia ổn định, rõ ràng
và ngày càng chuyên môn hóa công
việc
Sắp xếp • Hình thành các bộ phận,
các nguồn
phân hệ trong cơ cấu tổ chức
lực
Phối hợp
các hoạt
động

• Hình thành cấp quản lý,
quyền hạn và trách
nhiệm, sự phối hợp,…


CƠ CẤU TỔ CHỨC
Quan niệm về cơ cấu tổ chức:

+ Cơ cấu tổ chức: là hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị việc
sắp xếp theo trật tự nào đó của mỗi bộ phận của tổ chức cùng các

mối quan hệ giữa chúng.
+ Cơ cấu tổ chức bộ máy: Là tổng hợp các bộ phận khác nhau có

mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và
có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo từng
cấp nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục
đích chung đã xác định của tổ chức.


CƠ CẤU TỔ CHỨC
Vai trò, ý nghĩa của cơ cấu tổ chức:
+ Cơ cấu tổ chức là giúp cho việc phân công lao động trong tổ
chức một cách hợp lý;

+ Cơ cấu tổ chức có tác động đến quá trình hoạt động của hệ
thống quản lý;
+ Cơ cấu tổ chức một mặt phản ánh tính chất, nhiệm vụ, chức
năng của tổ chức, mặt khác nó tác động trở lại đối với việc thực hiện
chức năng, nhiệm vụ và cao hơn là phát triển tổ chức.

Cơ cấu tổ chức hợp lý => gia tang sức mạnh của tổ chức


CƠ CẤU TỔ CHỨC
Phân loại cơ cấu tổ chức
Cơ cấu
Tổ chức

Cơ cấu tổ

Cơ cấu tổ

chức chính
thức và phi
chính thức

chức bền vững
và tạm thời


CƠ CẤU TỔ CHỨC
Phân loại cơ cấu tổ chức
Cơ cấu
Tổ chức

Cơ cấu tổ

Cơ cấu tổ

chức chính

chức

thức

phi chức
chính

CƠ CẤU TỔ CHỨC
Phân loại cơ cấu tổ chức
Cơ cấu
Tổ chức

Cơ cấu tổ

Cơ cấu tổ

chức bền vững

chức tạm thời


CƠ CẤU TỔ CHỨC

Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
1. Chuyên môn hóa công việc
2. Hình thành các bộ phận
3. Cấp quản lý và tầm quản lý
4. Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức
5. Tập trung và phi tập trung
6. Phối hợp các bộ phận khác của tổ chức


CƠ CẤU TỔ CHỨC
Giám đốc

Thuận lợi
•Thúc đẩy CMH kỹ năng,
tay nghề
•Chú trọng tiêu chuẩn nghề
nghiệp
•Các nhóm làm việc gắn bó
•Kiểm soát chặt chẽ của
cấp trên

Bất lợi
•Có thể tạo ra xung đột về
thứ tự ưu tiên giữa các bộ
phận
•Chỉ có nhà quản trị cấp cao
chịu trách nhiệm về lợi
nhuận
•Khó phát triển những nhà
quản trị tổng hợp

Phòng
Marketing

Phòng
Kỹ thuật

Phòng
sản xuất

Phòng
tài chính

- Nghiên cứu thị
trường
- Lập kế hoạch
Mar
- Quảng cáo
truyền thông
- Quản lý bán
hàng

- Quản lý kỹ
thuật
- Thiết kế
- Kỹ thuật điện
- aKỹ thuật cơ
khí
- Bao gói

- Lập kế hoạch
sản xuất
- Kỹ thuật công
nghệ
- Kỹ thuật sản
xuất

- Kế hoạch tài
chính
- Ngân quỹ
- Kế toán thuế
- Thống kê

Theo
chức
năng

Là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá
nhân thực hiện các hoạt động mang tính chất
tương đồng (như marketing, R&D, sản xuất,
tài chính, QTNNL . . .), được hợp nhóm trong
cùng một đơn vị cơ cấu


CƠ CẤU TỔ CHỨC
Trụ sở
chính

Theo địa dư
Tại mỗi khu vực địa lý, ban
lãnh đạo giao quyền cho nhà
quản lý đứng đầu bộ phận
đảm nhận tất cả các chức
năng- Một nhà quản lý đảm
nhận hay tập trung tất cả
mọi công việc về trung tâm

Khu vực
miền Bắc

Khu vực
miền Trung

Khu vực
miền Nam

Tỉnh A

Tỉnh A

Tỉnh A

Tỉnh B

Tỉnh B

Tỉnh B

Thuận lợi

Bất lợi

•Nguồn nguyên liệu, lao động … được
sử dụng tại chỗ => tiết kiệm thời gian,
chi phí trong sản xuất
•Nhà quản trị được tự do phát triển kỹ
năng chuyên môn
•Hiểu rõ, đáp ứng được nhu cầu khách
hàng trên địa bàn

•Cơ cấu bộ máy tổ chức cồng kềnh
•Dễ gây xung đột giữa mục tiêu của

văn phòng khu vực với mục tiêu chung
của tổ chức
•Không khuyến khích phát triển kỹ
năng giải quyết vấn đề của khu vực
khác


CƠ CẤU TỔ CHỨC
Thuận lợi

Bất lợi

Thích ứng nhanh với sự thay đổi thị
hiếu người tiêu dùng
Xác định chính xác các yếu tố liên quan
đến sản xuất sản phẩm
Xác định rõ trách nhiệm. Có ý thức
hướng ra thị trường

Có thể gây ra tình trạng sử dụng không hiệu
quả nguồn lực, sự tranh chấp các nguồn lực
Không thúc đẩy sự hợp tác chặt chẽ giữa các
tuyến sản phẩm
Hạn chế khả năng thuyên chuyển nhân viên

Theo sản phẩm
hay dịch vụ

www.themegallery.

Company name

Tổ chức được phân chia
thành những đơn vị
chuyên trách thiết kế, sản
xuất và tiêu thụ một sản
phẩm hay dịch vụ nào đó


CƠ CẤU TỔ CHỨC
Thuận lợi
 Tạo điều kiện để tập trung sự chú ý
vào yêu cầu của khách hang.
Tạo cho khách hàng cảm giác được
phục vụ một cách chuyên biệt
Phát triển sự chuyên môn hóa cho từng
khu vực khách hàng.

Bất lợi
 Khó kết hợp được hoạt động giữa các nhu
cầu khách hàng khác nhau.
Cần có người quản lý và chuyên gia tham
mưu về các vấn đề của khách hàng.
Các nhóm khách hàng có thể không phải
luôn xác định rõ ràng

Giám đốc

Ngân
hàng

phục vụ
người
nghèo

Ngân
hàng
hợp tác
xã

Ngân
hàng sự
nghiệp

Theo khách
hàng
Ngân
hàng
thương
mại

Ngân
hàng
nông
nghiệp

Tổ chức được
phân chia thành
những đơn vị phục
vụ cho từng khách
hàng cụ thể.

CƠ CẤU TỔ CHỨC
Ma trận

Mỗi người lao động sẽ báo cáo cho nhà quản lý
bộ phận mà họ là nhân lực cơ hữu và nhà quản
lý chương trình, dự án

Thuận lợi
•Linh hoạt và hiệu quả trong việc điều động
nhân sự
•Thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận
trong tổ chức
•Tập trung được nguồn lực vào các khâu
xung yếu
• Đem lại những kiến thức chuyên sâu về
các loại dự án, sản phẩm

Bất lợi
•Quá trình thực hiện làm phát sinh các
chi phí
•Mối quan hệ phức tạp
•Vi phạm chế độ 1 thủ trưởng
•Có thể tạo ra tranh cãi, xung đột


CƠ CẤU TỔ CHỨC

Ưu

điểm

Nhược
điểm

Sự kết hợp nhiều mô hình cho phép
tổ chức lợi dụng được các ưu thế
của mô hình tổ chức chính, đồng
thời giảm được ảnh hưởng của các
nhược điểm
Giúp xử lý được các tình huống
phức tạp, có tác dụng tốt đối với các
tổ chức lớn, và cho phép chuyên
môn hóa một số cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức có thể phức
tạp, có thể dẫn đến việc hình
thành các bộ phận, phân hệ
quá nhỏ và có thể làm tăng
thêm yếu điểm của mỗi loại
mô hình hơn là ưu điểm
Mô hình tổ chức hỗn hợp


CƠ CẤU TỔ CHỨC


CƠ CẤU TỔ CHỨC

- Qu¶n lý dựa vào mối quan

hệ hợp đồng giữa các đối
tác độc lập
- Chuyªn m«n ho¸ ho¹t ®éng:
tập trung vào năng lực vượt
trội
- Quan hệ linh hoạt gi÷a c¸c
đối tác


CƠ CẤU TỔ CHỨC
3. Cấp quản lý và tầm quản lý
 Cấp quản lý và Tầm quản lý:
 Cấp quản lý: vị trí quản lý được phân thứ bậc để triển
khai công việc.
 Tầm quản lý: số thuộc cấp mà NQL có thể quản lý trực
tiếp và có hiệu quả.

 Sở dĩ có các cấp quản lý trong tổ chức là do giới
hạn của tầm quản lý (hay tầm kiểm soát). Tầm
quản lý rộng sẽ cần ít cấp quản lý, còn tầm quản lý
hẹp dẫn đến nhiều cấp.
 Xu hướng nào về mối quan hệ giữa cấp quản lý và
tầm quản lý?


CƠ CẤU TỔ CHỨC
3. Cấp quản lý và tầm quản lý
 Các yếu tố ảnh hưởng đến tầm quản lý:
 Năng lực của NQL
 Tính phức tạp của hoạt động quản lý

 Năng lực, ý thức tôn trọng, tuân thủ mệnh lệnh
của cấp dưới
 Sự rõ ràng trong xác định nhiệm vụ, quyền hạn
 Năng lực MIS

 Mối quan hệ như thế nào đối với tầm quản
lý?


CƠ CẤU TỔ CHỨC
4. Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức
 Quyền hạn là quyền tự chủ trong hành động, trong
quá trình quyết định và đòi hỏi sự tuân thủ quyết
định gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản lý
nhất định trong tổ chức.
 Trách nhiệm là bổn phận phải hoàn thành những
hoạt động được phân công và đạt được mục tiêu
xác định.