Quy trình xử lý văn bản đến và đi của sở tài chính

Quy trình xử lý văn bản đến và đi của Sở Tài chính
Sở Tài chính tỉnh Cao Bằng là cơ quan tham mưu, giúp Uỷ ban nhân
dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tài chính, ngân sách nhà
nước, thuế, phí, lệ phí và thu khác của ngân sách nhà nước, vác quỹ tài chính
nhà nước, đầu tư tài chính phát triển, tài chính doanh nghiệp, kế toán, kiểm
toán, giá cả và hoạt động dịch vụ tài chính tại địa phương theo qui định của
pháp luật.
Cơ cấu bộ máy của Sở Tài chính Cao Bằng có Ban giám đốc: Gồm
giám đốc 03 phó giám đốc ( ban giám đốc từng đồng chí được phân công cụ
thể từng người và phụ trách từng lĩnh vực cụ thể ); Cơ quan có 7 phòng, ban
trực thuộc; các phòng, ban được phân công thực hiện nhiệm vụ theo qui định
của Bộ Tài chính, Uỷ ban nhân dân Tỉnh; Tổng số biên chế cán bộ công
chức viên chức là 100 người. Về ngạch bậc công chức phân cấp: Chuyên
viên cao cấp, Chuyên viên chính; Thanh tra viên chính và Thanh tra viên;
chuyên viên; cán sự...
Sở Tài chính làm việc theo chế độ Thủ trưởng, thực hiện nguyên tắc
tập trung dân chủ đi đôi với việc phát huy trách nhiệm cá nhân của Cán bộ
công chức viên chức trong Sở. (gồm Giám đốc, các Phó giám đốc, các
Trưởng phòng, phó phòng, các chuyên viên, cán sự…).
Cán bộ, công chức, nhân viên thuộc Sở phải xử lý, giải quyết công
việc theo đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm.
Tuân thủ trình tự, thủ tục và thời gian giải quyết công việc theo đúng
quy định.
Trong những năm gần đây, cùng với sự đổi mới cải tiến về công tác
cải cách thủ tục hành chính của Ngành Tài chính nói chung và Cơ quan Sở
Tài chính tại các địa phương nói riêng, công tác đánh giá kết quả công việc
qui trình sử lý tác nghiệp công việc được coi trọng, bắt đầu đi vào nề nếp và
luôn được cải tiến và hoàn thiện .


Qua việc nghiên cứu môn học Quản trị hoạt động của chương trình

MBA, trong bài viết này vận dụng những kiến thức đã học để mô tả và đánh
giá Quy trình tác nghiệp xử lý văn bản đến và văn bản đi của Sở Tài chính,
đây là một trong những công việc quan trọng của Sở. Qua mô tả quy trình
tác nghiệp này theo các bước công việc hiện nay đang được thực hiện từ đó
thấy được những bất cấp, nhược điểm của quy trình trong công tác quản lý.
đồng thời có những giải pháp để việc thực hiện qui trình tác nghiệp phục vụ
công tác quản lý được tốt hơn.
1- Quy trình xử lý văn bản đến và đi của Sở Tài chính
- Văn bản của Sở Tài chính bao gồm:
Văn bản đến là những công văn, tài liệu, bản fax, công thư, công điện,
điện mật... được gửi đến Cục từ Văn phòng Bộ và các cơ quan, tổ chức, cá
nhân bên ngoài.
Văn bản đi là những công văn, tài liệu, bản fax, … do Sở Tài chính phát
hành gửi đi các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài.
Các bước qui trình xử lý văn bản cụ thể:
- Tiếp nhận và xử lý văn bản:
Khi ký nhận văn bản, bộ phận văn thư phải kiểm tra, đối chiếu nơi gửi,
nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), số và ký hiệu công văn ghi trên bì phải
đúng với sổ giao nhận; văn thư không được bóc những bì thư gửi đích danh
tên người nhận nhưng phải vào sổ theo dõi công văn và chuyển tới địa chỉ
ghi trên bì thư đó.
Các phòng ban, cá nhân khi nhận được những văn bản chuyển đến hoặc
trực tiếp nhận từ các cơ quan bên ngoài đều phải chuyển cho văn thư làm thủ
tục tiếp nhận.
Tài liệu mật do các cơ quan bộ, ban, ngành Trung ương và địa phương
gửi đến Sở bằng bất cứ nguồn nào, đều phải qua văn thư vào sổ theo dõi
riêng rồi chuyển đến Giám đốc Sở chỉ đạo xử lý. Trường hợp ghi trên bì cụ
thể tên người nhận thì văn thư ghi sổ và chuyển ngay đến người có tên. Đối

2

với văn bản mật phải có sổ theo dõi và chữ ký người nhận theo quy định
quản lý văn bản mật.
- Đăng ký văn bản:
Tất cả các văn bản đến Sở được đóng dấu công văn đến và vào sổ đăng
ký văn bản đến của Sở. Những bì thư không được phép mở, văn thư chỉ vào
sổ đăng ký số và ký hiệu trên phòng bì và chuyển ngay đến người có thư và
Lãnh đạo Sở để xem xét, xử lý.
Bản fax do các cá nhân, đơn vị gửi đến không đóng dấu công văn đến
mà chỉ vào sổ theo dõi riêng.
- Chuyển giao văn bản:
Tất cả văn bản đến sau khi văn thư vào sổ đăng ký công văn đến và
được quản lý trên mạng hệ thống quản lý văn bản hồ sơ công việc, sau đó
chuyển đến giám đốc Sở phân công xử lý hoặc phó giám đốc nếu được uỷ
quyền. Giám đốc Sở xem xét văn bản, chuyển đến Phó giám đốc phụ trách
chỉ đạo các phòng chuyên môn, cá nhân trực tiếp xử lý. Người nhận cuối
cùng văn bản để xử lý, ký vào sổ giao nhận công văn đến. Đối với công văn
hỏa tốc, khẩn, Văn phòng Sở phải báo ngay cho Giám đốc Sở hoặc Phó giám
đốc Sở và chuyển kịp thời đến địa chỉ cần chuyển.
Đối với các văn bản cần xử lý được chuyển từ Văn phòng Ủy ban nhân
dân tỉnh đến (thường có ghi thời hạn xử lý), Giám đốc Sở xem xét và giao
phòng chuyên môn xử lý khi nhận được, Lãnh đạo phòng chủ trì phải khẩn
trương xử lý căn cứ ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Sở theo đúng nội dung và
thời gian qui định.
Trường hợp văn bản gửi đến phòng chuyên môn nhưng do nhầm lẫn
hoặc không đúng chức năng giải quyết, các phòng chuyên môn nhận văn bản
phải chuyển trả lại văn thư Sở, không giữ lại hoặc chuyển từ phòng này sang
phòng khác. Văn thư Sở có trách nhiệm nhận lại văn bản và chuyển đến
phòng chuyên môn xử lý theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạp Sở ( người duyệt

và phân công xử lý văn bản ).

3


Tất cả các văn bản đến và đi đều phải xử lý trên mạng hệ thống quản lý
văn bản hồ sơ công việc theo đúng các chức năng quản lý do mạng cung cấp,
như: Chỉnh sửa văn bản, văn bản cuối cùng trước khi trình Lãnh đạo Sở gửi
đi.
Hàng ngày, văn thư có trách nhiệm chuyển công văn đến từng phòng
theo như vị trí đã qui định tại Văn phòng Sở, các phòng chịu trách nhiệm
đến nhận văn bản tại nơi qui định.
- Soạn thảo văn bản:
Tất cả các văn bản của Sở khi ban hành phải đúng thể thức và yêu cầu
về công tác ban hành văn bản, giấy tờ theo quy định.
- Ký các văn bản của Sở:
+ Danh mục các văn bản ký trình hoặc ký ban hành
Tờ trình các văn bản do Lãnh đạo Sở ký.
Công văn hướng dẫn nghiệp vụ về công tác chuyên môn, nhắc nhở
các cơ quan, tổ chức thực hiện đúng các qui định về quản lý nhà nước lĩnh
vực tài chính.
Công văn hướng dẫn triển khai kế hoạch kiểm tra thực hiện công tác
lập dự toán; quyết toán ngân sách…và yêu cầu bổ sung hồ sơ, tài liệu liên
quan tới việc kiểm tra sau khi được lãnh đạo Sở phê duyệt;
Công văn đề nghị các cơ quan liên quan tham gia ý kiến liên quan đến
công tác quản lý nhà nước lĩnh vực tài chính.
Công văn yêu cầu nộp báo cáo quyết toán ngân sách hàng năm…;
Các văn bản qui định tại Quyết định của Uỷ ban nhân dân tỉnh về việc
phân cấp quản lý cán bộ, công chức, viên chức hành chính, sự nghiệp thuộc
tỉnh quản lý.

Các văn bản khác thuộc thẩm quyền của Sở theo quy định của pháp
luật.
+ Quy định về thẩm quyền ký văn bản

4


Giám đốc Sở ký các văn bản trình Lãnh đạo Tỉnh và các văn bản thuộc
lĩnh vực phụ trách trực tiếp. Trường hợp Giám đốc Sở đi vắng thì Phó giám
đốc được uỷ quyền thay mặt giám đốc ký các văn bản này.
Phó giám đốc ký các văn bản thuộc nhiệm vụ, quyền hạn được giám
đốc phân công hoặc uỷ quyền.
Trưởng các phòng chuyên môn ký các phiếu trình Lãnh đạo Sở, ký
đuôi văn bản do lãnh đạo các Phòng chuyên môn soạn thảo, văn bản do Lãnh
đạo Sở ký.
Chánh Văn phòng Sở ngoài việc ký các văn bản thuộc chức năng,
nhiệm vụ của Văn phòng, được thừa lệnh giám đốc ký các thông báo, báo
cáo công tác hàng tháng, quý, năm có liên quan đến nội bộ Sở; giấy mời họp
của Sở, các văn bản, các giấy tờ hành chính, tài chính và tổ chức không
thuộc thẩm quyền của đơn vị.
- Phát hành văn bản:
Khi trình ký văn bản lên lãnh đạo, các phòng chuyên môn lập Phiếu
trình giải quyết công việc và kèm tài liệu trình. Tài liệu trình gồm: dự thảo
văn bản và phụ lục kèm theo (nếu có), văn bản đến (bản chính), ý kiến góp ý
của các đơn vị liên quan và các văn bản pháp lý liên quan (nếu có). Phiếu
trình giải quyết công việc được ghi rõ ràng, tóm tắt nội dung trình đề xuất ý
kiến giải quyết và được thực hiện như sau:
+ Đối với văn bản trình Lãnh đạo Tỉnh ký
Trưởng phòng chuyên môn soạn thảo phiếu trình lãnh đạo Sở kiểm
duyệt và phải có chữ ký của Lãnh đạo Sở (Giám đốc Sở hoặc Phó giám đốc

uỷ quyền ) ký khoá đuôi văn bản.
+ Đối với văn bản do Lãnh đạo Sở ký
Chuyên viên phòng chuyên môn soạn thảo phiếu trình và phải có chữ
ký của Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng (nếu Trưởng phòng đi vắng
và uỷ quyền phó trưởng phòng) và Lãnh đạo Sở (người ký văn bản là giám

5


đốc hoặc Phó giám đốc phụ trách ). Lãnh đạo Phòng chuyên môn ký khoá
đuôi văn bản.
Trường hợp bảo lưu ý kiến thực hiện theo quy định hiện hành, ghi cụ
thể ý kiến bảo lưu vào phiếu trình.
Đối với văn bản do Lãnh đạo Sở ký, trước khi đóng dấu, phát hành,
Văn thư Sở có trách nhiệm kiểm tra lại lần cuối về hình thức, thủ tục hành
chính nếu cần chỉnh sửa phải báo với phòng chuyên môn soan thảo văn bản
xử lý.
Tất cả các loại văn bản của Sở khi được người có thẩm quyền ký chính
thức đều tập trung một đầu mối là văn thư Sở làm thủ tục phát hành. Văn thư
có trách nhiệm kiểm tra lại lần cuối về thể thức văn bản, thủ tục hành chính
và nơi nhận, số lượng bản, độ mật, độ khẩn của văn bản; văn thư không chịu
trách nhiệm về nội dung văn bản gửi đi.
Văn bản phát hành được thực hiện bằng đường công văn bưu điện và
nhân viên văn thư.
- Chuyển công văn:
Văn thư Sở chuyển công văn đi đến bưu điện tỉnh 2 lần trong một ngày
vào 10h và 15h. Đối với văn bản khẩn, tuỳ theo mức độ khẩn, văn thư
chuyển theo yêu cầu của người giao công văn. Những công văn khẩn phải
chuyển trong ngày và phát sinh sau 16 giờ 30 hàng ngày hoặc ngày nghỉ,
Văn phòng Sở hoặc chuyên viên xử lý của các phòng có trách nhiệm chuyển

đến địa chỉ cần chuyển.
Đối với công văn tài liệu có khối lượng lớn và công văn khẩn cần
chuyển đến nơi nhận trong ngày, Văn phòng Sở được sử dụng ô tô để
chuyển.
- Lưu trữ hồ sơ lưu tại Sở:
+ Cán bộ, công chức, viên chức trong Sở có trách nhiệm bảo quản và
lưu trữ hồ sơ thuộc phạm vi mình quản lý theo đúng quy định của Nhà nước.

6


+ Các tài liệu đóng dấu mật, tuyệt mật, tối mật được lưu trữ theo quy
định bảo mật của Chính phủ. Khi giao nhận tài liệu mật, văn thư phải có sổ
theo dõi và ký nhận rõ ràng. Chánh Văn phòng Sở có trách nhiệm theo dõi
việc bảo quản các tài liệu mật, tuyệt mật, tối mật, theo quy định.
+ Đối với công văn đi đóng dấu Sở, Văn phòng Sở lưu bản sao, bản
chính phòng chuyên môn; lãnh đạo Sở lưu.
+ Các báo cáo tổng hợp định kỳ, đột xuất và các văn thư khác do Lãnh
đạo Sở ký, đóng dấu Sở, lưu bản chính tại Văn phòng Sở.
+ Việc lưu trữ hồ sơ cần được tuân thủ theo các bước:
> Chỉnh lý lại các hồ sơ cần lưu;
> Lập danh mục các hồ sơ đưa vào lưu trữ;
> Làm thủ tục chuyển giao hồ sơ.
Việc lưu trữ và tiêu huỷ hồ sơ lưu phải được thực hiện theo quy định
của Nhà nước và của Bộ Tài chính về công tác văn thư - lưu trữ.
1.2- Một số số nhận xét về quy trình tác nghiệp xử lý văn bản
Qua các bước qui trình xử lý văn bản trên có thể nói quy trình tác
nghiệp xử lý văn bản của Sở tài chính khá chặt chẽ và khoa học.
Các bước duyệt, xử lý, trình ký, phát hành lưu trữ văn bản đúng theo
thẩm quyền và theo nguyên tắc thủ trưởng.

Quy trình tác nghiệp xử lý theo một chuẩn mực và theo các bước được
phân cấp một cách cụ thể.
1.3- Một số nội dung cần cải thiện qui trình
- Cần áp dụng công nghệ thông tin để phân loại văn bản, rút ngắn thời
gian, quy trình xử lý văn bản.
- Việc quy định cần làm rõ thêm về định mức như thời gian xử lý cho
từng loại văn bản.
2- Áp dụng nội dung kiến thức của môn học Quản trị tác nghiệp
vào Quy trình xử lý văn bản của Sở Tài chính Cao Bằng.

7


- Áp dung mô hình hệ thống sản xuất LEAN để loại bỏ các lãng phí:
sản xuất thừa, đợi chờ, vận chuyển, lưu kho, thao tác, gia công thừa, sản
phẩm hỏng.
- Việc vận chuyển, đợi chờ: Các vị trí phòng ban của Sở chưa hợp lý,
do vị trí Văn phòng Sở không được đặt ở vị trí cùng tầng của Lãnh đạo Sở
điều này không hợp lý, về thời gian và công sức cho việc trình lãnh đạo Sở
ký và ký duyệt.
- Mất thời gian tìm kiếm: Các văn bản chưa được phân loại, lưu kho,
hoặc kẹp vào tập hồ sơ theo một quy định cụ thể.
- Sản phẩm hỏng: Chưa áp dụng mạnh công nghệ thông tin cho việc
soạn thảo văn bản, nên việc lãng phí giấy tờ, mực in, thời gian, công sức còn
nhiều...
Qua nghiên cứu nội dung môn học Quản trị hoạt động cho tôi một cách
nhìn tổng thể và toàn diện hơn đối với quy trình tác nghiệp xử lý văn bản
của Sở Tài chính Cao Bằng. Một quy trình, bố trí vị trí các phòng ban, dụng
cụ, tác phong làm việc tưởng như đã khoa học và chặt chẽ nhưng vẫn còn
phải hoàn thiện và cải tiến hơn.

Quy trình cần tiếp nhận chuyển giao công nghệ mới về thông tin trong
công tác quản lý, nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống Mạng LAN,
trong tiếp nhận thông tin, xử lý và lưu trữ văn bản để tránh những lãng phí
không cần thiết.
Để thực hiện tốt qui trình xử lý văn bản của Sở tài chính Cao Bằng cần
phải đưa ra một số giải pháp như:
Bố trí lại ví trí các phòng ban, các phòng chuyên môn ở vị trí hợp lý với
quy trình ra văn bản.
Trong quy trình cần phải có định mức rõ ràng cho từng loại văn bản: thời
gian phân loại của bộ phận tiếp nhận, thời gian soạn thảo, trình ký, ký
duyệt...

8


Áp dụng công nghệ thông tin trong quy trình.
Tăng chất lượng nguồn nhân lực: Cán bộ công chức viên chức thực hiện
các công việc có ảnh hưởng tới chất lượng của cơ quan đều phải đảm bảo
đáp ứng các yêu cầu phù hợp về trình độ học vấn, kỹ năng kinh nghiệm và
phải nắm rõ từng bước, từng quy trình xử lý văn bản, cũng như công tác lưu
trữ văn bản.
3- Kết luận:
Tiếp thu từ kiến thức đã được học môn học Quản trị hoạt động trong
thời gian qua do giảng viên TS. Nguyễn Danh Tuyên truyền đạt rất nhiệt
tình, tâm huyết và nội dung bài giảng có chất lượng cao đồng thời đưa ra
những ví dụ chững minh thực tế hiện nay trong các tổ chức, cơ quan, đơn vị
, đã cho tôi nắm bắt được kiến thức để áp dụng trong thực tiễn, tôi hiểu sâu
sắc hơn về kiến thức Quản trị Hoạt đông trong các tổ chức, cơ quan, đơn vị
đồng thời kết hợp liên hệ với thực tiễn công tác tại cơ quan quản lý nhà
nước Sở Tài chính Cao Bằng, với nhiệm vụ được giao là phó giám đốc Sở

tôi luôn mong muốn bản thân có thể nắm được kiến thức quản trị hoạt động
một cách tốt nhất để vận dụng trong công tác đặc biệt là thực hiện chức năng
quản lý nhà nước đối với các Doanh nghiệp. Đối với lĩnh vực công tác hiện
nay tại cơ quan Sở Tài chính, cụ thể qua mô tả Quy trình tác nghiệp xử lý
văn bản, thực trạng công việc tại cơ quan để có những giải pháp tốt hơn
phục vụ trong công tác. Cho dù ở bất kỳ vị trí nào trong tổ chức, đều cần
phải luôn luôn vận động, học hỏi sáng tạo nhằm không ngừng tăng hiệu quả
công việc, lãnh đạo để giúp ích cho tổ chức của mình luôn có nhiều thành
công hơn trong tương lai.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1- Giáo trình môn học Quản trị hoạt động của Đại học Griggs; Slide môn
Quản trị hoạt động của Trường ĐH Griggs. và một số kiến thức tài liệu được
Giảng viên TS. Nguyễn Danh Nguyên cung cấp nghiên cứu, truyền đạt trong
khóa học.

9


Chức năng, quy chế của Cục Quản lý đấu thầu – Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
2- Chức năng, quy chế Của Sở Tài chính Cao Bằng; thực trạng về qui trình
xử lý văn bản đến và văn bản đi của cơ quan Sở Tài chính tỉnh Cao Bằng.

10