Quy trình bảo dưỡng, sửa chữa máy móc, thiết bị công ty cổ phần xăng dầu dầu khí vũng áng

QUY TRÌNH BẢO DƯỠNG, SỬA CHỮA MÁY MÓC, THIẾT BỊ
CÔNG TY CỔ PHẦN XĂNG DẦU DẦU KHÍ VŨNG ÁNG

Công ty cổ phần xăng dầu dầu khí Vũng Áng (PV OIL Vung Ang) là đơn
vị chủ quản Xí nghiệp Tổng kho xăng dầu Vũng Áng thực hiện mục tiêu, chiến
lược của Tổng Công ty Dầu Việt Nam (PV OIL) và Tập Đoàn Dầu khí Quốc Gia
Việt Nam (PETROVIETNAM) nhằm đảm bảo nguồn an ninh năng lượng Quốc
gia và bao tiêu sản phẩm cho các nhà máy lọc dầu của PETROVIETNAM, phục
vụ một phần nhu cầu về tiêu thụ xăng dầu và sản phẩm hóa dầu cho các tỉnh ở
khu vực Bắc Trung Bộ đồng thời tham gia cung ứng cho thị trường xăng dầu của
CHDCND Lào.
Với quy mô gồm: 01 cầu cảng tiếp nhận tàu xuất nhập xăng dầu có tải
trọng: 25.000DWT và 01 bến xuất nhập LPG (Khí hóa lỏng) 5.000DWT;
01 Tổng kho xăng dầu có sức chứa 110.000m 3 trên diện tích 08 ha và có trên 50
Tổng Đại lý, đại lý, đội xe 20 chiếc vận tải xăng dầu chuyên nghiệp thực hiện
nhiệm vụ kinh doanh, tồn chứa, vận chuyển và cho thuê kho, cảng xăng dầu.
Được thành lập vào tháng 5/2006 và đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh
từ quý 4/2008, Công ty PV OIL Vung Ang đã nhanh chóng hội nhập được vòng
quay khắc nghiệt của thị trường xăng dầu trên khu vực Bắc Trung Bộ nhờ có
những lợi thế nhất định về uy tín và thương hiệu PV OIL của Tổng công ty dầu
Việt Nam là công ty con trực thuộc Tập đoàn dầu khí Quốc gia Việt Nam và nhờ
có những bước đột phá trong việc đầu tư quy mô hệ thống từ cầu cảng xuất nhập
xăng dầu cho tàu có trọng tải lớn, sức chứa của kho lớn, đội xe vận tải dịch vụ
chuyên nghiệp và hiện đại, hệ thống cửa hàng bán lẻ được đầu tư đạt tiêu chuẩn
song song với việc đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại theo hệ thống
liên kết chặt chẽ với nhau. Công ty cũng chú trọng xây dựng đồng bộ các quy
trình quản lý, quy trình tổ chức và hoạt động nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất
trong việc thực hiện quá trình tác nghiệp để thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý sản


xuất kinh doanh của Công ty, tận dụng tối đa các nguồn lực hay những yếu tố

quan trọng khác để làm tăng năng suất lao động và năng suất trong dịch vụ,
giảm trừ chi phí, loại bỏ lảng phí trong sản xuất kinh doanh. Với phương châm
cải tiến liên tuc: “Không có sự vĩnh cửu trong suy nghĩ, mọi sáng kiến đều được
tôn trọng và đóng góp vào sự thành công chung”. Vì thế Công ty đã xây dựng và
ban hành khá đầy đủ các quy trình tác nghiệp trong quản lý, điều hành các hoạt
động sản xuất kinh doanh. Theo nội dung yêu cầu của đề bài là lựa chon một
quy trình tác nghiệp thông thường nhất tại doanh nghiệp của bạn đang tham gia.
Trong số những quy trình của công ty đang sử dụng, tôi xin đề cập đến một quy
trình tác nghiệp nội bộ thông thường đó là: “Quy trình bảo dưỡng, sữa chữa máy
móc thiết bị” được mô tả theo các bước hiện đang thực hiện như sau:
Quy trình bảo dưỡng, sửa chữa máy móc, thiết bị Công ty cổ phần xăng
dầu dầu khí Vũng Áng.
1.

Mục đích
Quy trình này được thiết lập để có sự thống nhất toàn bộ quy trình khai

thác, sử dụng MMTB hiện có bao gồm: Xí nghiệp Tổng kho xăng dầu Vũng
Áng, các của hàng xăng dầu bán lẽ của Công ty đảm bảo các MMTB này luôn
được sử dụng đúng mục đích, đúng yêu cầu và thực hiện trong phạm vi của từng
đơn vị, có chế độ sửa chữa thích hợp nhằm đảm bảo hỗ trợ tốt nhất hoạt động
SXKD của Công ty và tuân thủ đầy đủ các quy định của nhà nước, Tập đoàn
Dầu khí, Tổng Công ty Dầu Việt Nam.
2.

Phạm vi áp dụng
Các quy định trong chương này được áp dụng đối với toàn bộ hệ thống thiết

bị, thiết bị tự động, bồn bể, đường ống công nghệ, máy bơm, cột bơm xăng dầu,
máy bơm cứu hỏa, cần xuất xe bồn, máy nén khí, máy phát điện tại Xí nghiệp

Tổng kho xăng dầu Vũng Áng và các cửa hàng xăng dầu do Phòng Kỷ thuật –
Đầu tư tổng hợp chịu trách nhiệm chủ trì thực hiện với những quy trình cụ thể
như sau:


- Quy trình Bảo dưỡng, sửa chữa hệ thống thiết bị kỹ thuật
- Quy trình quản lý thiết bị, phương tiện theo dõi và đo lường.
3.

Các thuật ngữ, viết tắt
Một số từ, cụm từ viết tắt được giải thích hoặc định nghĩa sử dụng trong

suốt quy trình cụ thể như sau:
- MMTB - HTCN: Máy móc thiết bị phụ tùng – Hệ thống công nghệ
- Phòng NV: là tên gọi chung của các phòng: Phòng Kinh doanh, P.TCKT,
Phòng KTĐT, Phòng TCHC, đội Bảo vệ - PCCC; đội Giao nhận, cửa hàng
bán lẽ.
- TCKT: Phòng Tài chính Kế toán
- TCHC: Phòng TC-HC
- KTĐT: Phòng KTĐT
- KD: Phòng Kinh Doanh
- ĐGN : Đội Giao nhận
- ĐBV-PCCC : Đội Bảo vệ - PCCC
- CHBL: Cửa hàng bán lẽ
- ĐVSD : Đơn vị sử dụng
NVTH : Nhân viên thực hiện là những người trực tiếp vận hành sử dụng
những máy móc thiết bị được giao
- BTGĐ : Ban Tổng Giám đốc
- Đơn vị được phân công quản lý MMTB về mặt kỹ thuật: là tên gọi chung
của tất cả các phòng, đơn vị được phân công, về công tác quản lý kỹ thuật đối

với hệ thống MMTB được trang bị (bao gồm: các phòng nghiệp vụ, các đơn vị
trực thuộc).


- Đơn vị thực hiện bảo trì, sửa chữa: là các đơn vị trực tiếp thực hiện hoặc
chịu trách nhiệm thực hiện sửa chữa MMTB được phân công (bao gồm: các
phòng nghiệp vụ và các đơn vị thuê ngoài).
-

Đơn vị sử dụng: là các đơn vị trực tiếp khai thác, sử dụng MMTB được

trang bị.
- HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng
bảo tổng kho xăng dầu Vũng Áng, các cửa hàng xăng dầu,
- ĐơnLập
vị:kếXíhoạch
nghiệp
dưỡng hàng tháng

các phòng nghiệp vụ, các chi nhánh thuộc phạm vi áp dụng Hệ thống quản lý
chất lượng của Công ty.
4.

Nôi dung.
Trình duyệt

a. Quy định chung
- Tất cả những người trực tiếp tham gia vận hành, sử dụng MMTB đều phải
Phiếu báo sự cố

được hướng dẫn
trước
thiết
bị khi thực hiện.
- Trong quá trình sử dụng, người sử dụng phải thực hiện theo đúng tài liệu
hướng dẫn hiện hành, nếu phát hiện sự không phù hợp phải báo phòng chức
Kiểm tra tình trạng

năng xemtrước
xét khi
xửsửa
lý, chữa
không được phép tự ý sửa đổi các quy trình vận hành đã
được phê duyệt..
- Tất cả
đưa vào sử dụng đều phải có Sổ lý lịch MMTB theo mẫu
TTrMMTB
phương khi
án sửa
bảovụ
dưỡng
của phòngchữa/
nghiệp
kỹ thuật cung cấp. Khi điều chuyển MMTB cũng phải bao

gồm cả lý lịch thiết bị đi kèm để tiện cho việc theo dõi, quản lý.
- Tất cả những
Trình người trực tiếp tham gia vận hành, sử dụng MMTB đều phải được
duyệtkhi thực hiện.
hướng dẫn trước

b.

Lập phiếu bảo
dưỡng
thiết
bị chữa bảo dưỡng MMTB
Sơ đồ quy
trình
sửa

Trách nhiệm
Nghiệm thu, bàn
giao

Kiểm tra, báo cáo định
kỳ

Nội dung thực hiện

Biểu mẫu áp dụng


Các đơn vị, Các

BM–02/QTQLTB-

phòng, tổ, đội

DKVA

Các, đơn vị, Các
phòng, tổ, đội
Đơn vị xảy ra sự

BM–06/QTQLTB-

cố

DKVA

Công nhân cơ

BM–05/QTQLTB-

điện

DKVA

NV Phòng KT-

BM–08/QTQLTB-

ĐT

DKVA

Phụ trách KTĐT
Công nhân bảo

BM–07/QTQLTB-

dưỡng

DKVA

Đơn vị sửa chữa,
ĐV sử dụng,

BM–04/QTQLTBDKVA

CNVH

DIỄN GIẢI LƯU ĐỒ
a. Lập kế hoạch:
-

Vào tháng 12 hàng năm người phụ trách các đơn vị, các phòng, tổ, đội tại

Xí nghiệp, cửa hàng bán lẽ rà soát và lập lại lại danh mục các thiết bị cần bảo


dưỡng và sửa chữa cho năm tới. Việc lập danh mục các thiết bị cần bảo dưỡng
sửa chữa phải tuân thủ theo biểu mẫu BM-01/QTQLTB- DKVA, cụ thể các thiết
bị, máy móc cần lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa như sau:
+

Lập kế hoạch nâng cấp, cải tạo các MMTB đang sử dụng.

+

Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng MMTB định kỳ – Phát hiện các trường

hợp SCN đột xuất:
+

Hàng năm các phòng, đơn vị được phân công thực hiện công tác bảo trì

MMTB và phải lập Kế hoạch bảo trì MMTB gửi về Phòng Kỷ thuật Đầu tư sau
đó trình Ban Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt.
-

Ngoài ra, trong quá trình sử dụng nếu phát sinh hư hỏng đột xuất, đơn vị

sử dụng phải thông báo cho Phòng Kỹ thuật - Đầu tư Công ty và lập ngay Phiếu
đề nghị sửa chữa (theo biểu mẫu đề nghị sửa chữa) trình Giám đốc phê duyệt,
Phòng KT- ĐT cử người kiểm tra xác định nguyên nhân hư hỏng và đưa ra
hướng giải quyết trình Ban TGĐ Công ty xét duyệt.
-

Đơn vị sử dụng làm giấy đề nghị sửa chữa, lập phiếu kiểm tra tình trạng

MMTB và đề nghị phương án sửa chữa có xác nhận của Phòng KT-ĐT để trình
Tổng giám đốc Công ty xem xét phê duyệt.
b.

Trình duyệt kế hoạch

-

Sau khi được Ban lãnh đạo Công ty duyệt, các đơn vị, Phòng, tổ, đội nộp

lại bảng danh mục các thiết bị cần bảo dưỡng, sửa chữa trong tháng cho Phòng
KT- ĐT.
+

Đồng ý: triển khai thực hiện.

+

Không đồng ý: chỉ đạo khảo sát và lập lại kế hoạch cho phù hợp.

c.

Quá trình thực hiện

-

Công nhân phụ trách các bộ phận có trách nhiệm kiểm tra các thiết bị có

tên trong danh mục cần bảo dưỡng, sửa chữa của các Phòng gửi đến trước khi


sửa chữa và lập biên bản kiểm tra tình trạng MMTB trước khi sửa chữa theo
biểu mẫu BM-05/QTQLTB- DKVA
-

Căn cứ vào Biên bản kiểm tra tình trạng MMTB trước khi sửa chữa, Nhân

viên kế hoạch Phòng KT-ĐT lập tờ trình theo mẫu BM-08/QTQLTB- DKVA

trình ban lãnh đạo phê duyệt
-

Sau khi có kết quả phê duyệt:

+

Nếu được chấp thuận: đơn vị thực hiện tiến hành bảo dưỡng và lập vào

phiếu bảo dưỡng thiết bị theo mẫu BM-07/QTQLTB- DKVA
+

Nếu không chấp thuận: công nhân kiểm tra lại và làm lại các thủ tục từ

bước 4
-

Căn cứ theo phân cấp hoặc chỉ định của Tổng giám đốc Công ty, các đơn

vị thực hiện tổ chức sửa chữa theo phương án đã được phê duyệt. Trường hợp
thuê ngoài cũng phải cử người theo dõi, giám sát chất lượng trong quá trình thực
hiện.
-

Trong quá trình thực hiện sửa chữa nếu có phát sinh thêm công việc ngoài

dự kiến phải lập Biên bản ghi nhận công việc phát sinh để xác định nguyên nhân
và đề xuất hướng xử lý, trình các cấp lãnh đạo phê duyệt trước khi thực hiện.
-

Trong trường hợp đang thực hiện SCN, nếu có phát sinh chuyển thành

SCL đột xuất thì phải tổ chức thực hiện theo đúng thủ tục đầu tư xây dựng cơ
bản (TT/6.3/03).
-

Trong quá trình sửa chữa nếu cần vật tư, phụ tùng thay thế thì làm thủ tục

xuất trong kho vật tư theo mẫu BM-06/QTMH- DKVA hoặc mua ngoài theo qui
trình mua sắm hàng hóa của Công ty.
-

Đối với các thiết bị gặp sự cố, cần phải sửa chữa đột xuất, đơn vị có thiết

bị xảy ra sự cố lập phiếu báo sự cố theo mẫu BM-06/QTQLTB- DKVA và
chuyển cho Phòng KTĐT để thực hiện các bước tiếp theo như trong quy trình
sửa chữa này.


-

Sau khi nhận Phiếu báo sự cố Phòng KTĐT tiến hành thực hiện từ bước 3.

-

Khi công việc sửa chữa, bảo dưỡng hoàn thành, công nhân sửa chữa phải

lập biên bản nghiệm thu bàn giao theo mẫu BM-04/QTQLTB- DKVA.
-

Việc nghiệm thu phải thực hiện tại hiện trường dưới sự chứng kiến của

các bên liên quan. Trong trường hợp nếu:
+

Kết quả thực hiện công việc bảo dưỡng hoặc SCN đạt yêu cầu thì ghi lại

kết quả vào phía dưới của Phiếu đề nghị sửa chữa (theo biểu mẫu) được lập lúc
đầu, hoặc lập Biên bản nghiệm thu kỹ thuật (theo biểu mẫu BM04/QTQLTBDKVA) với đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên liên quan.
+

Trường hợp chất lượng không đạt yêu cầu hoặc số lượng thực hiện không

đầy đủ thì phải yêu cầu đơn vị thực hiện kiểm tra, tìm nguyên nhân khắc phục.
-

Sau khi nghiệm thu, đơn vị thực hiện phải bàn giao MMTB cho đơn vị sử

dụng để đưa vào khai thác sử dụng ngay.
-

Đơn vị thực hiện hoặc đơn vị sử dụng phải tổ chức cập nhật đầy đủ kết

qủa bảo dưỡng, sửa chữa vào Sổ lý lịch MMTB sau mỗi lần thực hiện.
-

Trong thời gian bảo hành, nếu phát hiện những sự cố hỏng hóc, đơn vị sử

dụng phải báo ngay cho đơn vị thực hiện để khắc phục kịp thời.
d.

Kiểm tra, báo cáo định kỳ công tác quản lý kỹ thuật.

-

Đơn vị được phân công quản lý MMTB về mặt kỹ thuật.

-

Định kỳ hàng năm các tổ đội NV, đơn vị sử dụng lập các bảng Báo cáo kết

quả thực hiện bảo dưỡng MMTB (theo biểu mẫu) gửi Tổng giám đốc Công ty
một bản để theo dõi.
-

Tất cả hồ sơ liên quan đến công tác QLKT đều phải được lưu giữ theo

qui trình lưu trữ của đơn vị sử dụng và hồ sơ của phòng KTĐT Công ty.
Trên đây là một trong những quy trình quản lý thông thường của Công ty
cổ phần xăng dầu dầu khí Vũng Áng tuy nhiên qua kiến thức được học tập ở


môn học Quản trị hoạt động tôi nhận thấy quy trình sữa chữa, bão dưỡng máy
móc thiết bị của Công ty còn có một số nhược điểm hay những vấn đề bất cập
cần được bổ sung chỉnh sửa để cải tiến tốt hơn cho công tác quản lý như sau:
Nhược điểm:
1. Một số công đoạn thực hiện thủ tục còn mang tính chung chung chưa
quy trách nhiệm cụ thể cho từng đơn vị, bộ phận thực hiện nhiệm vụ.
2. Trong quy định về thủ tục sửa chữa định kỳ ở các đơn vị trực thuộc
Công ty đang thực hiện qua báo cáo và đề nghị sửa chữa, bảo dưỡng máy móc

thiết bị của thủ trưởng các đơn vị vào tháng 12 hàng năm nhưng không nêu thực
trạng cụ thể của các loại MMTB kèm theo Biên bản kiểm tra của các phòng ban
chức năng Công ty để lập kế hoạch sửa chữa bảo dưỡng MMTB đạt hiệu quả
cao nhất.
3. Khi có những hư hỏng đột xuất các bộ phận trực thuộc sử dụng máy
móc thiết bị cần phải làm rõ nguyên nhân và quy trách nhiệm về vật chất đối với
người trực tiếp sử dụng để công tác bảo quản được thực hiện tốt hơn.
4. Chưa phân công cán bộ phòng Kỷ thuật – Đầu tư kiểm tra định kỳ và
đột xuất về việc sử dụng và bảo quản, bảo trì MMTB ở từng đơn vị trực thuộc
mà chỉ thực hiện công việc xác minh sự cố hư hỏng MMTB.
Giải pháp khắc phục, cải tiến quy trình:
1. Tất cả quá trình thực hiện cần phải quy định rõ việc phân công nhiệm
vụ và gắn trách nhiệm của từng đơn vị, bộ phận và thời gian thực hiện công việc
để quy trình không bị vướng mắc trong các công đoạn thực hiện nhiệm vụ.
2. Công ty cần cử đoàn kiểm tra công tác định kỳ và đột xuất việc thực
hiện sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng MMTB và thực trạng sử dụng MMTB tại thời
điểm kiểm tra, lập biên bản xác nhận để quản lý kế hoạch sửa chữa bảo trì, bảo
dưỡng Máy móc thiết bị của các đơn vị trực thuộc thực hiện tốt hơn.


3. Công ty cần phải quy định rõ trách nhiệm đối với đơn vị quản lý và
người trực tiếp sử dụng máy móc thiết bị, quy định cụ thể kế hoạch bảo trì, bảo
dưỡng định kỳ của từng loại Máy móc thiết bị để dễ dàng tìm ra nguyên nhân hư
hỏng và quy trách nhiệm về vật chất nhằm thực hiện công tác sử dụng, bảo quản
MMTB tại các cơ sở được tốt hơn.
4. Phòng Kỷ thuật Đầu tư của công ty là bộ phận chủ trì trong việc thực
hiện kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng MMTB cho nên cần phải có sự phân công
công tác kiểm tra định kỳ và đột xuất việc sử dụng và thực hiện công tác bảo trì,
bảo dưỡng, công tác báo cáo ở các đơn vị trực thuộc nhằm nâng cao ý thức trách
nhiệm của các tổ chức và cá nhân thực hiện quy trình này.

Như vậy với việc cải tiến liên tục các hoạt động quản trị tác nghiệp và sản
xuất, Công ty cổ phần xăng dầu dầu khí Vũng Áng sẽ nhanh chóng hoàn thiện
đầy đủ các quy trình quản trị hoạt động để phục vụ công tác quản lý, điều hành
sản xuất kinh doanh của công ty đạt hiệu quả tốt nhất hướng tới mục tiêu hội
nhập và phát triển bền vững.


The end