Quy trình quản lý máy móc, thiết bị của công ty cao su việt trung

Quy trình quản lý máy móc, thiết bị của Công ty Cao su Việt Trung

Công ty Cao su Việt - Trung là một trong những Công ty có vai trò
quan trọng trong kinh tế tỉnh Quảng Bình.
Lĩnh vực kinh doanh:
- Sản xuất chế biến các sản phẩm từ cây cao su. Sản phẩm chính là
mủ cao su quy khô xuất khẩu, hàng mộc dân dụng và kinh doanh dịch vụ du
lịch.
- Nhập khẩu vật tư phục vụ sản xuất và tiêu dùng, sắt thép, phụ tùng
máy móc, hoá chất vật liệu điện, dụng cụ cơ khí, vật liệu xây dựng, phương
tiện vận tải và hàng tiêu dùng.
Công ty Cao su Việt - Trung vẫn chủ trương duy trì phát triển các mặt
hàng mở rộng kinh doanh vật tư tổng hợp ... xuất nhập khẩu.
Mấy năm vừa qua, Công ty đã nhanh chóng bám sát thị trường thế
giới mặc dù có nhiều biến động khó lường và hội nhập được vòng quay khắc
nghiệt của thị trường nhờ có những lợi thế nhất định về diện tích cây cao su
nhờ có những bước đột phá trong việc đầu tư quy mô hệ thống từ nhà
xưởng, công nghệ chế biến, dịch vụ chuyên nghiệp và hiện đại, hệ thống đại
lý giao dịch được đầu tư đạt tiêu chuẩn song song với việc đầu tư về cơ sở
vật chất, trang thiết bị hiện đại theo hệ thống liên kết chặt chẽ với nhau.
Công ty cũng chú trọng xây dựng đồng bộ các quy trình quản lý, quy trình
tổ chức và hoạt động nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất trong việc thực hiện
quá trình tác nghiệp để thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý sản xuất kinh doanh
của Công ty, tận dụng tối đa các nguồn lực hay những yếu tố quan trọng
khác làm tăng năng suất lao động và năng suất trong dịch vụ, giảm trừ chi
phí, loại bỏ lảng phí trong sản xuất kinh doanh. Vì thế Công ty đã xây dựng


và ban hành khá đầy đủ các quy trình tác nghiệp trong quản lý, điều hành
các hoạt động sản xuất kinh doanh.
Trong số những quy trình Công ty đang sử dụng, tôi xin đề cập đến

một quy trình tác nghiệp nội bộ thông thường đó là: Quy trình quản lý máy
móc thiết bị được mô tả theo các bước hiện đang thực hiện như sau:
Quy trình quản lý máy móc, thiết bị của Công ty Cao su Việt
Trung:
1. Mục đích y êu cầu:
Quy trình này được thiết lập để có sự thống nhất toàn bộ quy trình khai
thác, sử dụng máy móc thiết bị hiện có bao gồm: Nhà máy chế biến mủ quy
khô, nhà xưởng sản xuất đồ mộc dân dụng, lò sấy gỗ nguyên liệu… đảm bảo
các máy móc thiết bị này luôn được sử dụng đúng mục đích yêu cầu và thực
hiện trong phạm vi của từng đơn vị, có chế độ sửa chữa thích hợp nhằm đảm
bảo hỗ trợ tốt nhất hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và tuân thủ
đầy đủ các quy định của Nhà nước.
2. Phạm vi áp dụng
Quy trình này được áp dụng đối với toàn bộ hệ thống thiết bị, máy móc
của toàn Công ty do Phòng Kỹ thuật chịu trách nhiệm chủ trì thực hiện. Cụ
thể như sau:
- Quy trình Bảo dưỡng, sửa chữa hệ thống thiết bị kỹ thuật
- Quy trình quản lý thiết bị, phương tiện theo dõi và đo lường.
3. Nôi dung:
a. Quy định chung
- Tất cả những người trực tiếp tham gia vận hành, sử dụng máy móc
thiết bị đều phải được hướng dẫn trước khi thực hiện.
-

Trong quá trình sử dụng, người sử dụng phải thực hiện theo đúng tài

liệu hướng dẫn hiện hành, nếu phát hiện sự không phù hợp phải báo phòng
chức năng xem xét xử lý, không được phép tự ý sửa đổi các quy trình vận
hành đã được phê duyệt..

-

Tất cả máy móc thiết bị khi đưa vào sử dụng đều phải có nhật ký sử

dụng máy móc thiết bị theo mẫu của phòng nghiệp vụ kỹ thuật cung cấp.
Khi điều chuyển máy móc thiết bị cũng phải bao gồm cả nhật ký thiết bị đi
kèm để tiện cho việc theo dõi, quản lý.
- Tất cả những người trực tiếp tham gia vận hành, sử dụng máy móc thiết
bị đều phải được hướng dẫn trước khi thực hiện.
b.

Sơ đồ quy trình sửa chữa bảo dưỡng máy móc thiết bị:

Trách nhiệm
Lập kế hoạch
bảo dưỡng hàng
tháng
Các đơn vị, Các

Nội dung thực hiện

Biểu mẫu áp dụng

BM–02/QTQLTB

phòng, tổ, đội
Các, đơn vị,Trình
Các
duyệt

phòng, tổ, đội
Đơn vị xảy ra sự
Phiếu báo sự cố
cố
thiết bị
Công nhân cơ

BM–06/QTQLTB
BM–05/QTQLTB

điện

Kiểm tra tình
Nhân viên Phòng
trạng trước khi
kỹ thuật
sửa chữa
Phụ trách kỹ
TTr phương án
thuật
sửa chữa/ bảo
Công nhân bảo
dưỡng

BM–08/QTQLTB

BM–07/QTQLTB

dưỡng

Trình
duyệt
Đơn vị sửa chữa,
Đơn vị sử dụng
Lập phiếu bảo
dưỡng thiết bị
QTQLTB: Quy trình quản lý thiết bị
Nghiệm thu, bàn
giao
Lập kế hoạch:
Kiểm tra, báo cáo
định kỳ

Chỉ dẫn:

BM–04/QTQLTB


Vào quý IV hàng năm, người phụ trách các đơn vị, các phòng, tổ, đội tại
các nhà xưởng rà soát và lập lại lại danh mục các thiết bị cần bảo dưỡng và
sửa chữa cho năm tới. Việc lập danh mục các thiết bị cần bảo dưỡng sửa
chữa phải tuân thủ theo biểu mẫu BM-01/QTQLTB, cụ thể các thiết bị, máy
móc cần lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa như sau:
+ Lập kế hoạch nâng cấp, cải tạo các máy móc thiết bị đang sử dụng.
+ Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị định kỳ – Phát hiện
các trường hợp đột xuất:
+ Hàng năm các phòng, đơn vị được phân công thực hiện công tác bảo trì
máy móc thiết bị và phải lập kế hoạch bảo trì máy móc thiết bị gửi về
Phòng Kỹ thuật để xem xét trình Giám đốc Công ty phê duyệt.
- Ngoài ra, trong quá trình sử dụng nếu phát sinh hư hỏng đột xuất, đơn

vị sử dụng phải thông báo cho Phòng Kỹ thuật Công ty và lập ngay Phiếu đề
nghị sửa chữa (theo biểu mẫu đề nghị sửa chữa) trình Giám đốc phê duyệt,
Phòng Kỹ thuật có trách nhiệm cử người kiểm tra xác định nguyên nhân hư
hỏng và đưa ra hướng giải quyết trình Giám đốc Công ty duyệt.
- Đơn vị sử dụng làm giấy đề nghị sửa chữa, lập phiếu kiểm tra tình
trạng máy móc thiết bị và đề nghị phương án sửa chữa có xác nhận của
Phòng kỹ thuật để trình Giám đốc Công ty duyệt.
b. Trình duyệt kế hoạch
- Sau khi được Giám đốc Công ty duyệt, các đơn vị, phòng, tổ, đội nộp
lại bảng danh mục các thiết bị cần bảo dưỡng, sửa chữa trong tháng cho
Phòng kỹ thuật.
+ Đồng ý: triển khai thực hiện.
+ Không đồng ý: chỉ đạo khảo sát và lập lại kế hoạch cho phù hợp.
c. Quá trình thực hiện
- Công nhân phụ trách các bộ phận có trách nhiệm kiểm tra các thiết bị
có tên trong danh mục cần bảo dưỡng, sửa chữa của các Phòng gửi đến


trước khi sửa chữa và lập biên bản kiểm tra tình trạng máy móc thiết bị
trước khi sửa chữa theo biểu mẫu BM-05/QTQLTB
- Căn cứ vào Biên bản kiểm tra tình trạng máy móc thiết bị trước khi
sửa chữa, nhân viên kế hoạch Phòng kỹ thuật lập tờ trình theo mẫu BM08/QTQLTB trình ban lãnh đạo phê duyệt
- Sau khi có kết quả phê duyệt:
+ Nếu được chấp thuận: Đơn vị thực hiện tiến hành bảo dưỡng và lập
vào phiếu bảo dưỡng thiết bị theo mẫu BM-07/QTQLTB
+ Nếu không chấp thuận: công nhân kiểm tra lại và làm lại các thủ tục
từ bước 4.
- Căn cứ theo phân cấp hoặc chỉ định của Giám đốc Công ty, các đơn
vị thực hiện tổ chức sửa chữa theo phương án đã được phê duyệt. Trường
hợp thuê ngoài cũng phải cử người theo dõi, giám sát chất lượng trong quá

trình thực hiện.
- Trong quá trình thực hiện sửa chữa nếu có phát sinh thêm công việc
ngoài dự kiến phải lập Biên bản ghi nhận công việc phát sinh để xác định
nguyên nhân và đề xuất hướng xử lý, trình các cấp lãnh đạo phê duyệt trước
khi thực hiện.
- Trong trường hợp đang thực hiện nếu có phát sinh đột xuất thì phải
tổ chức thực hiện theo đúng thủ tục đầu tư xây dựng cơ bản.
- Trong quá trình sửa chữa nếu cần vật tư, phụ tùng thay thế thì làm
thủ tục xuất trong kho vật tư theo mẫu BM-06/QTMH hoặc mua ngoài theo
qui trình mua sắm hàng hóa của Công ty.
- Đối với các thiết bị gặp sự cố, cần phải sửa chữa đột xuất, đơn vị có
thiết bị xảy ra sự cố lập phiếu báo sự cố theo mẫu BM-06/QTQLTB và
chuyển cho Phòng Kỹ thuật để thực hiện các bước tiếp theo như trong quy
trình sửa chữa này.
Sau khi nhận Phiếu báo sự cố Phòng kỹ thuật tiến hành thực hiện từ
bước 3


- Khi công việc sửa chữa, bảo dưỡng hoàn thành, công nhân sửa chữa
phải lập biên bản nghiệm thu bàn giao theo mẫu BM-04/QTQLTB.
- Việc nghiệm thu phải thực hiện tại hiện trường dưới sự chứng kiến
của các bên liên quan. Trong trường hợp nếu:
+ Kết quả thực hiện công việc bảo dưỡng yêu cầu ghi lại kết quả vào
phía dưới của Phiếu đề nghị sửa chữa (theo biểu mẫu) được lập lúc đầu,
hoặc lập Biên bản nghiệm thu kỹ thuật (theo biểu mẫu BM04/QTQLTB) với
đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên liên quan.
+ Trường hợp chất lượng không đạt yêu cầu hoặc số lượng thực hiện
không đầy đủ thì phải yêu cầu đơn vị thực hiện kiểm tra, tìm nguyên nhân
khắc phục.
- Sau khi nghiệm thu, đơn vị thực hiện phải bàn giao máy móc thiết

bị cho đơn vị sử dụng để đưa vào khai thác sử dụng ngay.
- Đơn vị thực hiện hoặc đơn vị sử dụng phải tổ chức cập nhật đầy đủ
kết qủa bảo dưỡng, sửa chữa vào Sổ lý lịch máy móc thiết bị sau mỗi lần
thực hiện.
- Trong thời gian bảo hành, nếu phát hiện những sự cố hỏng hóc, đơn
vị sử dụng phải báo ngay cho đơn vị thực hiện để khắc phục kịp thời.
d.Kiểm tra, báo cáo định kỳ công tác quản lý kỹ thuật.
- Đơn vị được phân công quản lý máy móc thiết bị về mặt kỹ thuật.
- Định kỳ hàng năm các cưửa hàng, tổ, đội, nhân viên, đơn vị sử
dụng lập các bảng Báo cáo kết quả thực hiện bảo dưỡng máy móc thiết bị
(theo biểu mẫu) báo cáo Giám đốc Công ty một bản để theo dõi.
- Tất cả hồ sơ liên quan đến công tác quản lý kỹ thuật đều phải được
lưu giữ theo qui trình lưu trữ của đơn vị sử dụng và hồ sơ của phòng Kỹ
thuật của Công ty.
Trên đây là một trong những quy trình quản lý thông thường của
Công ty Cao su Việt - Trung. Tuy vậy, qua kiến thức được học tập ở môn
học Quản trị hoạt động tôi nhận thấy quy trình sửa chữa, bảo dưỡng máy


móc thiết bị của Công ty còn có một số nhược điểm hay những vấn đề bất
cập cần được bổ sung chỉnh sửa để cải tiến tốt hơn cho công tác quản lý
như sau:
Nhược điểm:
1. Một số công đoạn thực hiện thủ tục còn mang tính chung chung
chưa quy trách nhiệm cụ thể cho từng đơn vị, bộ phận thực hiện nhiệm vụ.
2. Trong quy định về thủ tục sửa chữa định kỳ ở các đơn vị trực thuộc
Công ty đang thực hiện qua báo cáo và đề nghị sửa chữa, bảo dưỡng máy
móc thiết bị của thủ trưởng các đơn vị vào tháng 12 hàng năm nhưng không
nêu thực trạng cụ thể của các loại máy móc thiết bị kèm theo Biên bản kiểm
tra của các phòng ban chức năng Công ty để lập kế hoạch sửa chữa bảo

dưỡng máy móc thiết bị đạt hiệu quả cao nhất.
3. Khi có những hư hỏng đột xuất các bộ phận trực thuộc sử dụng
máy móc thiết bị cần phải làm rõ nguyên nhân và quy trách nhiệm về vật
chất đối với người trực tiếp sử dụng để công tác bảo quản được thực hiện
tốt hơn.
4. Chưa phân công cán bộ phòng Kỷ thuật kiểm tra định kỳ và đột
xuất về việc sử dụng và bảo quản, bảo trì maý móc thiết bị trực thuộc mà
chỉ thực hiện công việc xác minh sự cố hư hỏng máy móc thiết bị.
Giải pháp khắc phục, cải tiến quy trình:
1. Tất cả quá trình thực hiện cần phải quy định rõ việc phân công
nhiệm vụ và gắn trách nhiệm của từng đơn vị, bộ phận và thời gian thực
hiện công việc để quy trình không bị vướng mắc trong các công đoạn thực
hiện nhiệm vụ.
2. Công ty cần cử đoàn kiểm tra công tác định kỳ và đột xuất việc
thực hiện sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị và thực trạng sử
dụng máy móc thiết bị tại thời điểm kiểm tra, lập biên bản xác nhận để quản
lý kế hoạch sửa chữa bảo trì, bảo dưỡng của các đơn vị trực thuộc thực hiện
tốt hơn.


3. Công ty cần phải quy định rõ trách nhiệm đối với đơn vị quản lý và
người trực tiếp sử dụng máy móc thiết bị, quy định cụ thể kế hoạch bảo trì,
bảo dưỡng định kỳ của từng loại Máy móc thiết bị để dễ dàng tìm ra nguyên
nhân hư hỏng và quy trách nhiệm về vật chất nhằm thực hiện công tác sử
dụng, bảo quản được tốt hơn.
4. Phòng Kỷ thuật của Công ty là bộ phận chủ trì trong việc thực hiện
kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị cho nên cần phải có sự phân
công công tác kiểm tra định kỳ và đột xuất việc sử dụng và thực hiện công
tác bảo trì, bảo dưỡng, công tác báo cáo ở các đơn vị trực thuộc nhằm nâng
cao ý thức trách nhiệm của các tổ chức và cá nhân thực hiện quy trình này.

Môn học Quản trị hoạt động giúp chúng ta có những cái mới, cái hay
của một phương pháp quản lý điều hành hiện đại. Thế giới đang vận động
không ngừng... Và trong sự vận động ấy, chúng ta sẽ phải tìm ra chỗ đứng,
vị trí của mình, nếu không sẽ sớm bị đào thải. Đó là quy luật.
Việc cải tiến liên tục các hoạt động quản trị tác nghiệp và sản xuất,
Công ty Cao su Việt - Trung sẽ nhanh chóng hoàn thiện đầy đủ các quy trình
quản trị hoạt động để phục vụ công tác quản lý, điều hành sản xuất kinh
doanh của công ty đạt hiệu quả tốt nhất hướng tới mục tiêu hội nhập và phát
triển bền vững.