Quy trình quản lý máy móc, thiết bị của công ty xăng dầu quảng bình

Quy trình quản lý máy móc, thiết bị của Công ty xăng dầu Quảng Bình
Công ty Xăng dầu Quảng Bình tiền thân là Công ty vật tư tổng hợp
Quảng Bình được thành lập năm 1965. Ngày 17/7/1989 được thành lập lại
khi tái lập tỉnh Quảng Bình. Công ty Vật
tư tổng hợp Quảng Bình được chuyển
giao trực thuộc Tổng Công ty Xăng dầu
Việt Nam (Petrolimex). Ngày 20/7/2000,
Bộ Thương mại có quyết định đổi tên
công ty vật tư tổng hợp Quảng Bình
thành Công ty Xăng dầu Quảng Bình.
Cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty không ngừng dầu tư đổi mới. Hệ thống
cửa hàng được nâng cấp theo tiêu chuẩn của ngành. Kho cảng Xăng dầu
Sông Gianh sức chứa 5000m3. Trạm chiết nạp GAS hóa lỏng có sức chứa
80tấn. Công nghệ quản lý được đổi mới, xây dựng theo tiêu chuẩn quốc tế
ISO 9001-2000.
Lĩnh v ực kinh doanh:
- Kinh doanh xăng dầu, sản phẩm hoá dầu, khí đốt hoá lỏng, bếp gas, phụ
kiện, dầu mở nhờn, nhựa đường, kim khí, vật liệu xây dựng và phân bón.
- Xuất khẩu cao su nguyên liệu, thép xây dựng hàng công nghiệp tiêu dùng,
cà phê, lạc.
- Nhập khẩu vật tư phục vụ sản xuất và tiêu dùng, sắt thép, phụ tùng máy
móc, hoá chất vật liệu điện, dụng cụ cơ khí, vật liệu xây dựng, phương tiện
vận tải và hàng tiêu dùng.
Công ty xăng dầu Quảng Bình vẫn chủ trương duy trì phát triển các
mặt hàng mở rộng kinh doanh vật tư tổng hợp như xi măng Nghi Sơn, xi
măng Bỉm Sơn, xi măng Quảng Bình,...... Thép Việt Hàn, Thép Việt úc,....
Xuất nhập khẩu.


Mấy năm vừa qua, Công ty đã nhanh chóng bám sát thị trường thế
giới mặc dù có nhiều biến động khó lường và hội nhập được vòng quay khắc

nghiệt của thị trường xăng dầu trên khu vực Bình - Trị - Thiên nhờ có những
lợi thế nhất định về uy tín và thương hiệu của PetroVietNam và nhờ có
những bước đột phá trong việc đầu tư quy mô hệ thống từ cầu cảng xuất
nhập xăng dầu cho tàu có trọng tải lớn, sức chứa của kho lớn, đội xe vận tải
dịch vụ chuyên nghiệp và hiện đại, hệ thống cửa hàng bán lẻ được đầu tư đạt
tiêu chuẩn song song với việc đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại
theo hệ thống liên kết chặt chẽ với nhau. Công ty cũng chú trọng xây dựng
đồng bộ các quy trình quản lý, quy trình tổ chức và hoạt động nhằm tạo điều
kiện thuận lợi nhất trong việc thực hiện quá trình tác nghiệp để thực hiện tốt
nhiệm vụ quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty, tận dụng tối đa các
nguồn lực hay những yếu tố quan trọng khác làm tăng năng suất lao động và
năng suất trong dịch vụ, giảm trừ chi phí, loại bỏ lảng phí trong sản xuất
kinh doanh. Vì thế Công ty đã xây dựng và ban hành khá đầy đủ các quy
trình tác nghiệp trong quản lý, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh.
Trong số những quy trình Công ty đang sử dụng, tôi xin đề cập đến
một quy trình tác nghiệp nội bộ thông thường đó là: “Quy trình quản lý
máy móc thiết bị” được mô tả theo các bước hiện đang thực hiện như sau:
Quy trình quản lý máy móc, thiết bị của Công ty xăng dầu Quảng Bình:
1.

Mục đích y êu cầu:
Quy trình này được thiết lập để có sự thống nhất toàn bộ quy trình khai

thác, sử dụng máy móc thiết bị hiện có bao gồm: 25 cửa hàng tại 07 huyện,
thành phố trong tỉnh, các cửa hàng xăng dầu bán lẻ đảm bảo các máy móc
thiết bị này luôn được sử dụng đúng mục đích yêu cầu và thực hiện trong
phạm vi của từng đơn vị, có chế độ sửa chữa thích hợp nhằm đảm bảo hỗ trợ
tốt nhất hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và tuân thủ đầy đủ các
quy định của Nhà nước và Tổng Công ty Xăng Dầu Việt Nam.
2.

Phạm vi áp dụng


Quy trình này được áp dụng đối với toàn bộ hệ thống thiết bị, thiết bị tự
động, bồn bể, đường ống công nghệ, máy bơm, cột bơm xăng dầu, máy bơm
cứu hỏa, cần xuất xe bồn, máy nén khí tại các cửa hàng xăng dầu do Phòng
Kỹ thuật chịu trách nhiệm chủ trì thực hiện. Cụ thể như sau:
- Quy trình Bảo dưỡng, sửa chữa hệ thống thiết bị kỹ thuật
- Quy trình quản lý thiết bị, phương tiện theo dõi và đo lường.
3.

Nôi dung:
Lập kế hoạch
bảo dưỡng
a. Quy định
chung hàng
tháng
- Tất cả những người trực tiếp tham gia vận hành, sử dụng máy móc thiết
bị đều phải được hướng dẫn trước khi thực hiện.
Trình
- Trong quá
duyệttrình sử dụng, người sử dụng phải thực hiện theo đúng tài
liệu hướng dẫn hiện hành, nếu phát hiện sự không phù hợp phải báo phòng
chức năngPhiếu
xem báo
xét sự
xử cố
lý, không được phép tự ý sửa đổi các quy trình vận
bị

hành đã được thiết
phê duyệt..
-

Tất cả máy móc thiết bị khi đưa vào sử dụng đều phải có nhật ký sử

tra tình
dụng máy Kiểm
móc thiết
bị theo mẫu của phòng nghiệp vụ kỹ thuật cung cấp.
trạng trước
Khi điều chuyển
máykhi
móc thiết bị cũng phải bao gồm cả nhật ký thiết bị đi
sửa chữa
kèm để tiện cho việc theo dõi, quản lý.
TTr phương án
- Tất cả những người trực tiếp tham gia vận hành, sử dụng máy móc thiết
sửa chữa/ bảo
bị đều phải được
hướng dẫn trước khi thực hiện.
dưỡng
b.

Sơ đồ quy trình sửa chữa bảo dưỡng máy móc thiết bị:
Trình
duyệt
Trách nhiệm
Nội dung thực hiện
Biểu mẫu áp dụng

LậpCác
phiếu bảo
Các đơn vị,
dưỡng thiết bị
phòng, tổ, đội
Các, đơn vị, Các
Nghiệm thu, bàn
phòng, tổ, đội
giao
Đơn vị xảy ra sự
Kiểm tra, báo cáo
định kỳ

BM–02/QTQLTB

BM–06/QTQLTB


cố
Công nhân cơ

BM–05/QTQLTB

điện
Nhân viên Phòng

BM–08/QTQLTB

kỹ thuật
Phụ trách kỹ

thuật
Công nhân bảo

BM–07/QTQLTB

dưỡng
Đơn vị sửa chữa,
Đơn vị sử dụng

BM–04/QTQLTB

QTQLTB: Quy trình quản lý thiết bị
Chỉ dẫn:
Lập kế hoạch:
Hàng năm cứ vào ngày 15 tháng 12, người phụ trách các đơn vị, các phòng,
tổ, đội tại các cửa hàng cửa hàng bán lẽ rà soát và lập lại lại danh mục các
thiết bị cần bảo dưỡng và sửa chữa cho năm tới. Việc lập danh mục các thiết
bị cần bảo dưỡng sửa chữa phải tuân thủ theo biểu mẫu BM-01/QTQLTB,
cụ thể các thiết bị, máy móc cần lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa như sau:
+
+

Lập kế hoạch nâng cấp, cải tạo các máy móc thiết bị đang sử dụng.
Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị định kỳ – Phát hiện

các trường hợp đột xuất:
+

Hàng năm các phòng, đơn vị được phân công thực hiện công tác bảo trì

máy móc thiết bị và phải lập kế hoạch bảo trì máy móc thiết bị gửi về
Phòng Kỹ thuật để xem xét trình Giám đốc Công ty phê duyệt.
-

Ngoài ra, trong quá trình sử dụng nếu phát sinh hư hỏng đột xuất, đơn

vị sử dụng phải thông báo cho Phòng Kỹ thuật Công ty và lập ngay Phiếu đề


nghị sửa chữa (theo biểu mẫu đề nghị sửa chữa) trình Giám đốc phê duyệt,
Phòng Kỹ thuật có trách nhiệm cử người kiểm tra xác định nguyên nhân hư
hỏng và đưa ra hướng giải quyết trình Giám đốc Công ty duyệt.
-

Đơn vị sử dụng làm giấy đề nghị sửa chữa, lập phiếu kiểm tra tình

trạng máy móc thiết bị và đề nghị phương án sửa chữa có xác nhận của
Phòng kỹ thuật để trình Giám đốc Công ty duyệt.
b.

Trình duyệt kế hoạch

-

Sau khi được Giám đốc Công ty duyệt, các đơn vị, phòng, tổ, đội nộp

lại bảng danh mục các thiết bị cần bảo dưỡng, sửa chữa trong tháng cho
Phòng kỹ thuật.
+

Đồng ý: triển khai thực hiện.

+

Không đồng ý: chỉ đạo khảo sát và lập lại kế hoạch cho phù hợp.

c.

Quá trình thực hiện

-

Công nhân phụ trách các bộ phận có trách nhiệm kiểm tra các thiết bị

có tên trong danh mục cần bảo dưỡng, sửa chữa của các Phòng gửi đến
trước khi sửa chữa và lập biên bản kiểm tra tình trạng máy móc thiết bị
trước khi sửa chữa theo biểu mẫu BM-05/QTQLTB
-

Căn cứ vào Biên bản kiểm tra tình trạng máy móc thiết bị trước khi

sửa chữa, nhân viên kế hoạch Phòng kỹ thuật lập tờ trình theo mẫu BM08/QTQLTB trình ban lãnh đạo phê duyệt
-

Sau khi có kết quả phê duyệt:

+

Nếu được chấp thuận: Đơn vị thực hiện tiến hành bảo dưỡng và lập

vào phiếu bảo dưỡng thiết bị theo mẫu BM-07/QTQLTB
+

Nếu không chấp thuận: công nhân kiểm tra lại và làm lại các thủ tục từ

bước 4
-

Căn cứ theo phân cấp hoặc chỉ định của Giám đốc Công ty, các đơn vị

thực hiện tổ chức sửa chữa theo phương án đã được phê duyệt. Trường hợp


thuê ngoài cũng phải cử người theo dõi, giám sát chất lượng trong quá trình
thực hiện.
-

Trong quá trình thực hiện sửa chữa nếu có phát sinh thêm công việc

ngoài dự kiến phải lập Biên bản ghi nhận công việc phát sinh để xác định
nguyên nhân và đề xuất hướng xử lý, trình các cấp lãnh đạo phê duyệt trước
khi thực hiện.
-

Trong trường hợp đang thực hiện nếu có phát sinh đột xuất thì phải tổ

chức thực hiện theo đúng thủ tục đầu tư xây dựng cơ bản.
-

Trong quá trình sửa chữa nếu cần vật tư, phụ tùng thay thế thì làm thủ

tục xuất trong kho vật tư theo mẫu BM-06/QTMH hoặc mua ngoài theo qui
trình mua sắm hàng hóa của Công ty.
-

Đối với các thiết bị gặp sự cố, cần phải sửa chữa đột xuất, đơn vị có

thiết bị xảy ra sự cố lập phiếu báo sự cố theo mẫu BM-06/QTQLTB và
chuyển cho Phòng Kỹ thuật để thực hiện các bước tiếp theo như trong quy
trình sửa chữa này.
Sau khi nhận Phiếu báo sự cố Phòng kỹ thuật tiến hành thực hiện từ bước 3
-

Khi công việc sửa chữa, bảo dưỡng hoàn thành, công nhân sửa chữa

phải lập biên bản nghiệm thu bàn giao theo mẫu BM-04/QTQLTB.
-

Việc nghiệm thu phải thực hiện tại hiện trường dưới sự chứng kiến

của các bên liên quan. Trong trường hợp nếu:
+

Kết quả thực hiện công việc bảo dưỡng yêu cầu ghi lại kết quả vào

phía dưới của Phiếu đề nghị sửa chữa (theo biểu mẫu) được lập lúc đầu,
hoặc lập Biên bản nghiệm thu kỹ thuật (theo biểu mẫu BM04/QTQLTB) với
đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên liên quan.
+

Trường hợp chất lượng không đạt yêu cầu hoặc số lượng thực hiện

không đầy đủ thì phải yêu cầu đơn vị thực hiện kiểm tra, tìm nguyên nhân
khắc phục.


-

Sau khi nghiệm thu, đơn vị thực hiện phải bàn giao máy móc thiết

bị cho đơn vị sử dụng để đưa vào khai thác sử dụng ngay.
-

Đơn vị thực hiện hoặc đơn vị sử dụng phải tổ chức cập nhật đầy đủ

kết qủa bảo dưỡng, sửa chữa vào Sổ lý lịch máy móc thiết bị sau mỗi lần
thực hiện.
-

Trong thời gian bảo hành, nếu phát hiện những sự cố hỏng hóc, đơn vị

sử dụng phải báo ngay cho đơn vị thực hiện để khắc phục kịp thời.
d.

Kiểm tra, báo cáo định kỳ công tác quản lý kỹ thuật.

-

Đơn vị được phân công quản lý máy móc thiết bị về mặt kỹ thuật.

-

Định kỳ hàng năm các cưửa hàng, tổ, đội, nhân viên, đơn vị sử dụng

lập các bảng Báo cáo kết quả thực hiện bảo dưỡng máy móc thiết bị (theo
biểu mẫu) báo cáo Giám đốc Công ty một bản để theo dõi.
-

Tất cả hồ sơ liên quan đến công tác quản lý kỹ thuật đều phải được

lưu giữ theo qui trình lưu trữ của đơn vị sử dụng và hồ sơ của phòng Kỹ
thuật của Công ty.
Trên đây là một trong những quy trình quản lý thông thường của
Công ty Xăng dầu Quảng Bình. Tuy vậy, qua kiến thức được học tập ở môn
học Quản trị hoạt động tôi nhận thấy quy trình sửa chữa, bảo dưỡng máy
móc thiết bị của Công ty còn có một số nhược điểm hay những vấn đề bất
cập cần được bổ sung chỉnh sửa để cải tiến tốt hơn cho công tác quản lý
như sau:
Nhược điểm:
1. Một số công đoạn thực hiện thủ tục còn mang tính chung chung
chưa quy trách nhiệm cụ thể cho từng đơn vị, bộ phận thực hiện nhiệm vụ.
2. Trong quy định về thủ tục sửa chữa định kỳ ở các đơn vị trực thuộc
Công ty đang thực hiện qua báo cáo và đề nghị sửa chữa, bảo dưỡng máy
móc thiết bị của thủ trưởng các đơn vị vào tháng 12 hàng năm nhưng không
nêu thực trạng cụ thể của các loại máy móc thiết bị kèm theo Biên bản kiểm


tra của các phòng ban chức năng Công ty để lập kế hoạch sửa chữa bảo
dưỡng máy móc thiết bị đạt hiệu quả cao nhất.
3. Khi có những hư hỏng đột xuất các bộ phận trực thuộc sử dụng

máy móc thiết bị cần phải làm rõ nguyên nhân và quy trách nhiệm về vật
chất đối với người trực tiếp sử dụng để công tác bảo quản được thực hiện
tốt hơn.
4. Chưa phân công cán bộ phòng Kỷ thuật kiểm tra định kỳ và đột
xuất về việc sử dụng và bảo quản, bảo trì maý móc thiết bị trực thuộc mà
chỉ thực hiện công việc xác minh sự cố hư hỏng máy móc thiết bị.
Giải pháp khắc phục, cải tiến quy trình:
1. Tất cả quá trình thực hiện cần phải quy định rõ việc phân công
nhiệm vụ và gắn trách nhiệm của từng đơn vị, bộ phận và thời gian thực
hiện công việc để quy trình không bị vướng mắc trong các công đoạn thực
hiện nhiệm vụ.
2. Công ty cần cử đoàn kiểm tra công tác định kỳ và đột xuất việc
thực hiện sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị và thực trạng sử
dụng máy móc thiết bị tại thời điểm kiểm tra, lập biên bản xác nhận để quản
lý kế hoạch sửa chữa bảo trì, bảo dưỡng của các đơn vị trực thuộc thực hiện
tốt hơn.
3. Công ty cần phải quy định rõ trách nhiệm đối với đơn vị quản lý và
người trực tiếp sử dụng máy móc thiết bị, quy định cụ thể kế hoạch bảo trì,
bảo dưỡng định kỳ của từng loại Máy móc thiết bị để dễ dàng tìm ra nguyên
nhân hư hỏng và quy trách nhiệm về vật chất nhằm thực hiện công tác sử
dụng, bảo quản được tốt hơn.
4. Phòng Kỷ thuật của Công ty là bộ phận chủ trì trong việc thực hiện
kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị cho nên cần phải có sự phân
công công tác kiểm tra định kỳ và đột xuất việc sử dụng và thực hiện công
tác bảo trì, bảo dưỡng, công tác báo cáo ở các đơn vị trực thuộc nhằm nâng
cao ý thức trách nhiệm của các tổ chức và cá nhân thực hiện quy trình này.


Môn học Quản trị hoạt động giúp chúng ta có những cái mới, cái
hay của một phương pháp quản lý điều hành hiện đại. Bạn cũng như tôi thôi,

chúng ta đang sống trong một sự vận động không ngừng của thế giới, của
nền kinh tế, của xã hội, của nền văn minh... Và trong sự vận động ấy, chúng
ta sẽ phải tìm ra chỗ đứng, vị trí của mình, nếu không chúng ta sẽ sớm bị
đào thải.
Việc cải tiến liên tục các hoạt động quản trị tác nghiệp và sản xuất,
Công ty Xăng dầu Quảng Bình sẽ nhanh chóng hoàn thiện đầy đủ các quy
trình quản trị hoạt động để phục vụ công tác quản lý, điều hành sản xuất
kinh doanh của công ty đạt hiệu quả tốt nhất hướng tới mục tiêu hội nhập và
phát triển bền vững.