Quy trình sản xuất và kinh doanh thức ăn gia súc

Quy trình sản xuất và kinh doanh thức ăn gia súc
Tên chủ đề: Lý thuyết soi đường cho sản xuất.
Hoạt động khẳng định tính hiệu quả của lý thuyết.
Khái niệm về quản trị sản xuất và tác nghiệp: Quản trị sản xuất và tác
nghiệp bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến quản trị các yếu tố đầu vào,
tổ chức, phối hợp, các yếu tố đó nhằm chuyển hoá chúng thành các sản phẩm vật
chất hoặc dịch vụ có hiệu quả cao nhất.

CHUYỂN HOÁ

ĐẦU VÀO
- Nguồn nhân lực
- Nguyên liệu
- Công nghệ
- Máy móc thiết bị
- Tiền vốn
- Khoa học và công nghệ quản trị

ĐẦU RA

- Làm biến đổi
- Tăng thêm giá trị

- Hàng hoá
- Dịch vụ

Thông tin phản hồi

Hình 1: Quá trình quản trị sản xuất

Công ty Chế biến thức ăn gia súc Thiên Lộc, sản phẩm sản xuất, tung sản

phẩm ra thị trường năm 2007. Công nghệ Mỹ, máy móc, thiết bị nhập của Trung
Quốc là chính. Công suất đạt 120 nghìn tấn/năm. Có công nghệ hiện đại, điều
khiển bằng tự động hoá (lập trình) sản phẩm có chất lượng ổn định.
Sản phẩm của Công ty CBTAGS Thiên Lộc: Chủ yếu là thức ăn gia súc, gia
cầm. Có hai dạng sản phẩm: Dạng bột và dạng viên.
* QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP VỀ XUẤT BÁN SẢN PHẨM:
- Công ty không bán lẻ. Chỉ bán hàng qua các hệ thống đại lý hoặc phục vụ
các công ty chăn nuôi, các trang trại lớn. Ở mỗi đoạn thị trường đều có một
nhóm nhân viên thị trường làm nhiệm vụ, nắm bắt biến động của thị trường, giá
cả, chất lượng, mong muốn của khách hàng (sự góp ý của khách hàng) lên đơn
1


hàng theo yêu cầu của khách hàng, báo về phòng kinh doanh của Công ty. Cuối
mỗi ngày phòng kinh doanh tập hợp tất cả các đơn hàng của các bộ phận thị
trường báo về. Lên kế hoạch đưa sang phòng kế toán làm hoá đơn, kế hoạch
điều xe vận tải.
(Nếu khách hàng có xe tự chở thì được hưởng cước phí vận chuyển) Công
ty có một đội xe. Sáng hôm sau khi các tài xế đến làm việc, lúc đó mới phân
công cho xe tải đi theo luồng.
Sơ đồ vào lấy hàng

Nhà
bảo vệ
50m

Trạm cân điện tử
Kho
thành
phẩm

Vào cổng nhà máy
Xe tải
70m

60m

Phòng PGĐ
(Phòng cân)

P. Kế toán

Văn phòng
Nhà làm việc
của Công ty

P. KDoanh
Phòng họp
Hình 2.

Phòng GĐ

Mô tả quy trình vào lấy hàng:
Bước 1: Xe tải đến đậu ngoài cổng nhà máy.
Bước 2: Chủ hàng (hoặc tài xế) vào cổng bảo vệ báo số xe đến nhận hàng
(xếp hàng thứ tự).
Bước 3: Đến phòng kinh doanh lấy lệnh điều xe.
Bước 4: Sang phòng kế toán làm thủ tục nhận hàng; (Bảng cân điện tử đặt ở
phòng kế toán).
2

Bước 5: Ra cổng bảo vệ gọi xe vào cân xe.
Bước 6: Báo cáo với phòng bảo vệ, phòng cân khi xe nằm trên cân.
Bước 7: Trong lúc cân xe (ra vào) chủ hàng làm thủ tục lấy hàng. Sau đó
đưa bảo vệ (gác cổng) một hoá đơn. Kho giữ một liên hoá đơn.
Bước 8: Sau khi cân xong xe sẽ vào lấy hàng theo hoá đơn xuất hàng.
Bước 9: Thủ tục lấy hàng hoá xong (ở kho) xe tải trở lại cân điện tử để
kiểm tra.
Bước 10: Thủ tục quay lại từ đầu. Tài xế hoặc chủ hàng đến phòng kế toán
(phòng cân) để ký vào biên bản kiểm tra, cân xe đã qua cân. Nhận lệnh cho xe xuất
phát.
Bước 11: Qua cổng bảo vệ, báo và trình hoá đơn cho xe ra khỏi cổng.
Nhận xét: Nói chung quy trình vào lấy hàng quá cồng kềnh có rất nhiều bất
cập. Do khi thiết kế ở thời kỳ bao cấp bố trí mặt bằng như trên thì nhìn đầy đủ,
nhưng khi vận hành nhà máy mới thấy nhiều điều bất hợp lý. Từ khi khách hàng
báo lấy sản phẩm cho tới khi hàng hoá tới được khách hàng trung bình phải mất
3 ngày (nội tỉnh Hà Tĩnh).
Ngoại tỉnh thì có thể dài ngày hơn nữa. Sản phẩm của Công ty là thức ăn
gia súc và gia cầm, hàng hoá dư thừa sản phẩm cạnh tranh cao trên thị trường
nên khách hàng thường không thể dư thừa nhiều, nên khâu phục vụ khách hàng
rất bất cập.
+ Thời gian lãng phí quá nhiều.
+ Lãng phí con người
+ Lãng phí mặt bằng (đất đai)
+ Năng suất phục vụ thấp.
+ Khách hàng thường phàn nàn.
* Theo tôi nên phân tích lại từng khâu của quy trình trên để có thể mới đề
ra được cách cải tiến phục vụ khách hàng tốt hơn:
3

1. Tách bộ phận bán hàng ra khỏi phòng kế toán, phòng kinh doanh (về vị
trí), quản lý thì nên giao cho phòng kế toán.
2. Bố trí có sự trợ giúp thêm, đắc lực hơn của máy móc, thiết bị.
3. Áp dụng phân tích A, B, C để chia các đại lý và đơn hàng ra các nhóm A, B,
C khác nhau để phục vụ khách hàng được tốt hơn (ưu tiên khách hàng theo thứ tự

% sử dụngUSD hàng năm
(Doanh thu)

A, B, C).

Khách
hàng A
Ưu tiên
số 1

Khách
hàng B
Ưu tiên
số 2

Khách hàng C

Ưu tiên số 3
% sản lượng hàng hoá

Hình 3.
4. Loại bỏ lãng phí theo Ohno.

+ Sản xuất thừa: - Từ phòng bảo vệ đến phòng kinh doanh, phòng kế toán
khoảng 70m.
- Từ trạm cân điện tử, phòng cân (phòng kế toán) khoảng 60m.
+ Chờ đợi: - Thời gian chờ đợi cân xe quá lâu.
+ Thao tác: - Nhiều thủ tục giấy tờ rườm rà
Ba yếu tố trên (sản xuất thừa; chờ đợi, thao tác) phải tìm cách cải tiến (hình 2).
5. Áp dụng sơ đồ xương cá: Biểu đồ nguyên nhân - kết quả.
4


Nguyên liệu
Còn lãng
phí nhiều

Phương thức
- Rườm rà
- Thao tác thừa nhiều

Con người
Không đồng bộ
thiếu chuyên nghiệp

Kết
quả

Máy móc, thiết bị
Không hợp lý

Hình 4.
Cách khắc phục:

a. Phương thức: Tinh giảm gọn
b. Máy móc, thiết bị: Phát huy hết công suất, trang bị đồng bộ, đầy đủ.
c. Con người: Phải được bố trí, đào tạo theo chuyên môn. Công ty phải tổ
chức học ISO.
d. Nguyên liệu: Tổ chức thực hiện văn hoá công ty, làm sao để phục vụ
khách hàng tốt nhất, nhiều nhất.
6. Lắp đặt lại vị trí máy móc và trang thiết bị.
a. Tại phòng bảo vệ ở cổng nhà máy, có phòng tiếp khách, trang bị bảng
điện tử ghi mã số đại lý vào lấy hàng.
- Lắp thêm đồng hồ hiển thị khi xe qua cân.
b. Bộ phận xuất hàng và kiểm tra hàng hoá ở vị trí sát ngay trạm cân điện tử
(Hình 5). Để lái xe và chủ hàng ngồi trên xe tải có thể làm thủ tục lấy giấy tờ
(hóa đơn) (cơ cấu giống như bán vé qua cầu đường IA). Bố trí sao cho chủ hàng,
lái xe ngồi trên ô tô vẫn thấy rõ đồng hồ cân hiển thị.
c. Trong phòng cân, có hai bảng điện tử (giống các bảng báo ở ngân hàng).
5


+ Một bảng hiện thị mã số đại lý đăng ký lấy hàng
+ Bảng 2 hiển thị mã số các đại lý được lấy hàng trong ngày (bảng 2 giống
nội dung như bảng hiện thị đặt phòng tiếp khách cổng bảo vệ nhà máy).
Trong phòng cân lắp máy tự động ghi lại tất cả các lượt xe đi qua trạm cân,
hiển thị cả thời gian (như hiển thị các cuộc gọi của máy điện thoại di động).

Nhà bảo vệ,
Phòng tiếp
khách hàng

Bộ phận xuất và kiểm tra
hàng hoá ra, vào cổng

Phòng cân
Vào cổng nhà máy

Ô tô tải

Kho
thành
phẩm

Hình 5.
* Sau khi ta phân tích căn cứ vào các lý thuyết của môn hoạt động quản trị
như 6 mục trên thì nếu như áp dụng được thì chắc chắn trong nội tỉnh (Hà Tĩnh)
thì không quá (1/2 ngày) thì sản phẩm sẽ tới đại lý, tiết kiệm được từ 3 ngày như
hiện nay xuống 1/2 ngày.
Mô tả quy trình lấy hàng sau khi cải thiện.
Bước 1: Xe tải tập kết ngoài cổng nhà máy, khách hàng đến bảo vệ, phòng tiếp
khách hàng thì nhìn vào bảng báo điện tử thì biết được khi nào vào lấy hàng.
Xe qua cổng đi thẳng vào trạm cân điện tử, ngồi trên xe tải cũng có thể làm
thủ tục, hóa đơn vào lấy hàng (tiết kiệm được rất nhiều thời gian đi lại).
Bước 2: Sau khi làm thủ tục giấy tờ, hóa đơn xuất kho xong thì xe đi thẳng
vào kho lấy hàng.
6


Bước 3: Sau khi lấy hàng hóa xong, ra cân xe và kiểm tra hàng hóa, làm thủ
tục cho xe chạy.

Phần trăm năng suất

Nhận xét:
10

- Sau khi cải tiến khi khách vào
8

lấy hàng giảm từ 11 bước xuống chỉ
6
còn 3 bước.
4

- Thời gian và thủ tục nhanh gọn,

2 khách hàng được kịp thời,
phục vụ

năng suất15
tăng20
lên. 25
Hạn chế:

30

35

Phần trăm đầu tư

- Phải đầu tư kinh phí
- Lắp đặt thêm các bảng cân điện tử
- Bố trí lại phòng cân (xây thêm)

Slide Bài 1
Hình 6

- Con người phải chuyên nghiệp am hiểu kỹ thuật
Hiện nay Công ty Thiên Lộc mới sản xuất chưa đến 30% công suất nên vấn
đề áp lực phục vụ khách hàng chưa cao, khi nào sản phẩm bán được nhiều, phát
huy tối đa công suất của máy móc, thiết bị khi đó. Công ty phải có cách nhìn
nhận lại vấn đề.
* Những nội dung môn học quản trị hoạt động có thể áp dụng vào công việc
của tôi.
Nói chung đứng ở góc độ quản trị hoạt động mà xem xét thì tất cả các nội
dung của lý thuyết quản trị hoạt động đều áp dụng vào quản trị tác nghiệp vào
công ty hay bộ phận của tôi. Vì đó là đúc kết thực tiễn của các hãng lớn, các tập
đoàn lớn trên thế giới đã áp dụng thành công. Vấn đề là thực tế năng lực của
Công ty Thiên Lộc áp dụng, tiếp cận được lý thuyết nào và bao nhiêu phần trăm
để đạt hiệu quả nhất. Trước mắt có một số lý thuyết có thể áp dụng:
* Như phân tích A, B, C đã nói ở trên.
7


* 10 quyết định chiến lược trong quản trị sản xuất.
* Just- In- Time; TPS; và lean.
+ JIT: là triết lý sản xuất nhằm liên tục tìm kiếm và giải quyết các vấn đề
trong sản xuất nhằm giảm tồn kho và tăng năng suất sản xuất.
+ TPS: Nhấn mạnh vào việc liên tục cải tiến, tôn trọng con người và thực
hành công việc được tiêu chuẩn hóa.
+ Sản xuất lean: Mang đến cho khách hàng những sản phẩm họ cần khi mà
họ cần và không có lãng phí.
+ JIT: Nhấn mạnh đến việc giải quyết vấn đề trong sản xuất

+ TPS: Tập trung vào quá trình học hỏi của nhân viên và trao quyền trong
hệ thống sản xuất.
+ Sản xuất lean tập trung vào việc hiểu và đáp ứng mong muốn của khách
hàng.
* Loại bỏ lãng phí:
+ Lãng phí là bất kể những gì không mang lại giá trị gia tăng cho sản phẩm
(hoặc dịch vụ) đứng trên quan điểm của khách hàng.
+ Lưu kho, kiểm kê, chậm trễ, đợi chờ và sản phẩm sai, hỏng là những yếu
tố không mang lại giá trị gia tăng cho khách hàng, đó 100% là lãng phí.
Có 7 loại lãng phí theo Ohno mà ta đã áp dụng để phân tích ở trên.
* Nguyên tắc 5 S:
+ Seiri/Sort/sàng lọc: - Những gì không dùng đến thì bỏ đi hoặc chuyển đi nơi
khác.
+ Seiton/simplify/sắp xếp: Các công cụ, dụng cụ được chuẩn bị và bố trí
theo phương pháp.
+ Sei Son/Shine/sạch sẽ: Làm sạch môi trường hàng ngày.

8


+ Sei Ketsu/Standardize/sẵn sàng: Loại bỏ các biến động trong quá trình
sản xuất.
+ Shitsuke/Sustain/săn sóc: Duy trì công việc đã thực hiện và nhận diện phát
triển.
* Chất lượng và chiến lược:
+ Quản lý chất lượng mang lại sự khác biệt hóa, giảm chi phí và các chiến
lược đáp ứng thị trường.
+ Định nghĩa về chất lượng: Là tất cả các đặc điểm và tính năng của một
sản phẩm hay dịch vụ đủ khả năng làm thỏa mãn những nhu cầu nhất định về
sản phẩm hay dịch vụ đó.

American Society for Quality
+ Áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế về quản lý chất lượng theo ISO.
+ TQM: 7 công cụ của TQM
Sơ đồ xương cá
Biểu đồ nguyên nhân - kết quả: Đã áp dụng phân tích ở trên.
* Mười bốn luận điểm của Demming
* Các hoạt động tốt nhất để giải quyết khiếu nại của khách hàng.
- Hiện nay Tổng công ty khoáng sản và Thương mại Hà Tĩnh cũng như
Công ty CBTAGS Thiên Lộc đang trên lộ trình cổ phần hóa. Thật sự để chuyển
sang hoạt động của kinh tế thị trường đi đúng theo qui luật của nền kinh tế. Tất
nhiên cần phải áp dụng khoa học quản trị hoạt động, nhưng cũng phải từng bước
(lộ trình), cần có thời gian. Tuỳ theo tình hình cụ thể sẽ lần lượt áp dụng có chọn
lọc phù hợp với thực tế theo năng lực của Công ty chủ yếu vào lực lượng quản
trị sản xuất tác nghiệp trước xu thế toàn cầu hóa nền kinh tế hiện nay.
Tài liệu tham khảo:
1. Slide quản trị hoạt động- Griggs University Gemba 01.V01.
9


2. Jay Heizer and barry render, Operation Management Prentice- Hall,7th
Edition.
3. Schmenner R. W; Service, operations Management, prentice- Hall, 2001
4. James. Dilworth, operations Management, Magraw-Hill, 2nd Edition, 1996.
Tạp chí liên quan:
5. Journal of operations Management
6. Operations Management

10