Quy trình xử lý văn bản tại công ty cổ phần đầu tư phát triển bình an

Quản trị hoạt động

QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ
PHÁT TRIỂN BÌNH AN

I. Sơ lược về doanh nghiệp và hoạt động tác nghiệp:
1.Giới thiệu về doanh nghiệp :
Tên Doanh nghiệp: Công ty cổ phần đầu tư phát triển Bình An
Địa chỉ: Số 3, đường Trần Phú, phường Quang Trung, thành phố Phủ Lý,
tỉnh Hà Nam.
Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chính: Sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực y
tế, vật liệu xây dựng.
2. Lựa chọn hoạt động tại doanh nghiệp để phân tích: Quy trình xử lý văn
bản đến và đi của Công ty cổ phần đầu tư phát triển Bình An. Đây là hoạt động
diễn ra hàng ngày có tính chất rất quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt
động sản xuất kinh doanh của Công ty.
II. Mô tả quy trình xử lý văn bản
Bước 1: Văn bản của Công ty bao gồm
- Văn bản đến là những công văn, tài liệu, bản fax, thư điện tử, công điện,
điện mật... được gửi đến Công ty từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài.
- Văn bản đi là những công văn, tài liệu, bản fax, thư điện tử do Công ty
phát hành gửi đi các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài.
Bước 2: Tiếp nhận và xử lý văn bản
Khi ký nhận văn bản, bộ phận văn thư phải kiểm tra, đối chiếu nơi gửi, nơi
nhận, dấu niêm phong (nếu có), số và ký hiệu công văn ghi trên bì phải đúng với
sổ giao nhận; văn thư không được bóc những bì thư gửi đích danh tên người
nhận nhưng phải vào sổ theo dõi công văn và chuyển tới địa chỉ ghi trên bì thư
đó.

1

Quản trị hoạt động

Các đơn vị, cá nhân khi nhận được những văn bản do Lãnh đạo Công ty
chuyển hoặc trực tiếp nhận từ các cơ quan bên ngoài đều phải chuyển cho văn
thư làm thủ tục tiếp nhận.
Tài liệu mật do các cơ quan gửi đến Công ty bằng bất cứ nguồn nào, đều
phải qua văn thư vào sổ theo dõi riêng rồi chuyển Tổng Giám đốc chỉ đạo xử lý.
Trường hợp ghi trên bì tài liệu mật đến có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc
bì” thì văn thư ghi sổ số ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên. Đối với
văn bản mật phải có sổ theo dõi và chữ ký người nhận theo quy định quản lý văn
bản mật.
Bước 3: Đăng ký văn bản
Tất cả các văn bản đến Công ty được đóng dấu công văn “đến” và vào sổ
đăng ký văn bản đến của Công ty. Những bì thư không được phép mở, văn thư
chỉ vào sổ đăng ký số và ký hiệu trên phòng bì và chuyển ngay đến người có thư
và Lãnh đạo Công ty để xem xét, xử lý.
Bước 4: Chuyển giao văn bản
- Tất cả văn bản đến sau khi văn thư vào sổ đăng ký công văn đến và được
quản lý bằng hệ thống sổ sách theo dõi công văn, sau đó chuyển đến Tổng Giám
đốc phân công người xử lý. Tổng Giám đốc xem xét văn bản, chuyển đến Phó
Tổng Giám đốc phụ trách để giao cho lãnh đạo đơn vị, cá nhân trực tiếp xử lý.
Người nhận cuối cùng văn bản để xử lý, ký vào sổ giao nhận công văn đến.
- Trường hợp văn bản gửi đến các đơn vị nhưng do nhầm lẫn hoặc không
đúng chức năng giải quyết, thủ trưởng đơn vị nhận văn bản phải chuyển trả lại
văn thư Công ty, không giữ lại hoặc chuyển từ đơn vị này sang đơn vị khác.
Bước 5: Soạn thảo văn bản
Tất cả các văn bản của Công ty khi ban hành phải đúng thể thức và yêu cầu
về công tác ban hành văn bản, giấy tờ theo quy định.
Bước 6: Ký các văn bản của Công ty

a. Danh mục các văn bản ký trình hoặc ký ban hành
- Các hợp đồng, quyết định, tờ trình, công văn, báo cáo... do Tổng Giám
đốc ký.
2


Quản trị hoạt động

- Các văn bản khác thuộc thẩm quyền của Công ty theo quy định.
b. Quy định về thẩm quyền ký văn bản
- Tổng Giám đốc ký toàn bộ các văn bản ban hành tại Công ty.
- Tổng Giám đốc ủy quyền cho Phó Tổng Giám đốc ký ban hành các văn
bản hành chính trong phạm vi nhiệm vụ được phân công trong Ban lãnh đạo
Công ty.
- Giám đốc Ban HCNS được ký thừa lệnh hoặc thừa ủy quyền trong trường
hợp đặc biệt theo quy định của Công ty.
Bước 7: Phát hành văn bản
Khi trình ký văn bản chuyên viên lập Phiếu trình giải quyết công việc và
kèm tài liệu trình. Tài liệu trình gồm: dự thảo văn bản và phụ lục kèm theo (nếu
có), văn bản đến (bản chính), ý kiến góp ý của các đơn vị liên quan và các văn
bản pháp lý liên quan (nếu có). Phiếu trình giải quyết công việc được ghi rõ
ràng, tóm tắt nội dung trình đề xuất ý kiến giải quyết.
Chuyên viên soạn thảo ký phiếu trình và phải có chữ ký của Giám đốc hoặc
Phó Giám đốc Ban (nếu Giám đốc đi vắng hoặc được uỷ quyền).
Trường hợp bảo lưu ý kiến thực hiện theo quy định hiện hành, ghi cụ thể ý
kiến bảo lưu vào phiếu trình.
Đối với văn bản do Lãnh đạo Công ty ký, trước khi đóng dấu, phát hành,
Văn thư Công ty có trách nhiệm kiểm tra lại lần cuối về hình thức, thủ tục hành
chính và ký nháy vào cuối phần nơi nhận văn bản. Nếu cần chỉnh sửa phải báo
lại với chuyên viên xử lý.

Tất cả các loại văn bản của Công ty khi được người có thẩm quyền ký
chính thức đều tập trung một đầu mối là văn thư Công ty làm thủ tục phát hành.
Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lại lần cuối về thể thức văn bản, thủ tục hành
chính và nơi nhận, số lượng bản, độ mật, độ khẩn của văn bản; văn thư không
chịu trách nhiệm về nội dung văn bản gửi đi.
Văn bản phát hành được thực hiện bằng đường công văn bưu điện, thư điện
tử và nhân viên văn thư.
Bước 8: Chuyển công văn
3


Quản trị hoạt động

- Văn thư Công ty có trách nhiệm tập hợp văn bản gửi và 2 lần trong một
ngày vào 9 giờ 30 và 14 giờ 30. Đối với văn thư khẩn, tuỳ theo mức độ khẩn,
Văn thư Công ty chuyển theo yêu cầu của người giao công văn. Những công văn
khẩn phải chuyển trong ngày và phát sinh sau 16 giờ 30 hàng ngày hoặc ngày
nghỉ, Văn thư hoặc chuyên viên xử lý của các Ban có trách nhiệm chuyển đến
địa chỉ cần chuyển.
- Đối với công văn tài liệu có khối lượng lớn và công văn khẩn cần chuyển
đến nơi nhận trong ngày, Văn thư được sử dụng ô tô để chuyển khi có sự chấp
thuận của Tổng Giám đốc.
Bước 9: Lưu trữ hồ sơ lưu tại Công ty
1. Cán bộ, nhân viên trong Công ty có trách nhiệm bảo quản và lưu trữ hồ
sơ thuộc phạm vi mình quản lý theo đúng quy định của Nhà nước và của Công
ty.
2. Các tài liệu đóng dấu mật, tuyệt mật, tối mật được lưu trữ theo quy định
bảo mật của Nhà nước và của Công ty. Khi giao nhận tài liệu mật, văn thư phải
có sổ theo dõi và ký nhận rõ ràng. Giám đốc ban HCNS có trách nhiệm theo dõi
việc bảo quản các tài liệu mật, tuyệt mật, tối mật, theo quy định.

3. Đối với tất cả các công văn đi do Công ty ban hành thì Văn thư Công ty
lưu 01 bản gốc, chuyên viên xử lý lưu 01 bản chính.
4. Việc lưu trữ hồ sơ cần được tuân thủ theo các bước:
- Chỉnh lý lại các hồ sơ cần lưu;
- Lập danh mục các hồ sơ đưa vào lưu trữ;
- Làm thủ tục chuyển giao hồ sơ.
Việc lưu trữ và tiêu huỷ hồ sơ lưu phải được thực hiện theo quy định của
Nhà nước và của Công ty về công tác văn thư – lưu trữ.
III. Một số nhận xét về quy trình tác nghiệp xử lý văn bản và kiến nghị
biện pháp cải thiện
1. Một số nhận xét
- Quy trình tác nghiệp xử lý văn bản của Công ty khá chi tiết, chặt chẽ.
4


Quản trị hoạt động

- Các bước duyệt, xử lý, trình ký, phát hành lưu trữ văn bản đúng theo thẩm
quyền và theo quy định.
- Quy trình tác nghiệp xử lý theo một chuẩn mực và theo các bước được
phân cấp một cách cụ thể.
2. Một số tồn tại
- Việc quy định cần làm rõ thêm về định mức như thời gian xử lý cho từng
loại văn bản.
- Các vị trí phòng ban của Công ty sắp xếp chưa hợp lý, vị trí Ban HCNS
không được đặt cạnh phòng của Tổng Giám đốc và Phó Tổng Giám đốc, vì thế
làm mất thời gian và công sức cho việc trình ký và ký duyệt.
- Mất thời gian tìm kiếm: các văn bản chưa được phân loại, lưu kho, hoặc
kẹp vào tập hồ sơ có mầu theo một quy định. (Ví dụ: văn bản mật cho vào File
màu đỏ, văn bản mang tính tổng hợp mang màu xanh...).

- Chưa áp dụng Công nghệ thông tin cho việc quản lý, lưu trữ văn bản nên
việc lãng phí giấy tờ, mực in, thời gian, công sức còn nhiều...
- Cán bộ thực hiện xử lý văn bản còn yếu trong khâu soạn thảo cũng như
khâu chuyển văn bản nên làm mất rất nhiều thời gian, công sức ảnh hưởng đến
hoạt động của Công ty.
3. Một số giải pháp:
- Bố trí lại ví trí các phòng ban, các phòng chuyên môn ở vị trí hợp lý với
quy trình ra văn bản.
- Trong quy trình cần phải có định mức rõ ràng cho từng loại văn bản: thời
gian phân loại của bộ phận tiếp nhận, thời gian soạn thảo, trình ký, ký duyệt...
- Áp dụng công nghệ thông tin trong quy trình.
- Tăng chất lượng nguồn nhân lực: Mọi thành viên thực hiện các công việc
có ảnh hưởng tới chất lượng của công ty đều phải đảm bảo đáp ứng các yêu cầu
phù hợp về trình độ học vấn, kỹ năng kinh nghiệm và phải nắm rõ từng bước,
từng quy trình xử lý văn bản, cũng như công tác lưu trữ văn bản./.
Câu 2:
5


Quản trị hoạt động

1. Áp dụng các nội dung trong môn học Quản trị tác nghiệp vào hoạt
động của Công ty và đối với bản thân:
Quản trị hoạt động là một môn khoa học nghiên cứu giúp cho ta hiểu về
quá trình chuyển hóa từ các nguồn lực đầu vào của sản xuất thành các sản phẩm
đầu ra để từ đó có kế hoạch triển khai thực hiện quá trình sản xuất, đưa ra các
quyết định đúng đắn nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất kinh doanh và tổ chức, cơ
cấu lại đầu tư một cách hợp lý sao cho có hiệu quả nhất nhằm mang lại lợi
nhuận cao nhất.
- Hiểu được công tác quản lý tác nghiệp sản xuất, tổ chức từ khâu tìm kiếm

cơ hội dự án, đánh giá, thẩm định, thực hiện đầu tư, quá trình sản xuất ra hàng
hóa và dịch vụ, các cán bộ quản lý tác nghiệp như thế nào?
- Nắm bắt được khái niệm về JIT, TPS và Lean; nguyên tắc 5S, mối quan
hệ trong hệ thống JIT sẽ giúp cho chúng ta có cái nhìn và giải quyết về các vấn
đề trong quản lý, sản xuất kinh doanh...
- Nắm bắt được hệ thống tác nghiệp và công tác quản trị dự trữ giúp cho
nhà quản lý trong việc đề ra mục tiêu, chủ động trong sản xuất, kinh doanh. Sự
cần thiết phải xác định mục tiêu dài hạn, xây dựng chiến lược phát triển doanh
nghiệp..
- Lựa chọn chiến lược tác nghiệp trong môi trường toàn cầu hóa để tăng lợi
thế so sánh, những thay đổi tổ chức: nhân sự, tài chính, công nghệ là các yếu tố
then chốt để tạo nên thành công; không có nhân sự tốt thì không thực hiện được
công việc đòi hỏi chuyên môn cao, không làm chủ công nghệ thì đầu tư không
hiệu quả, thiếu vốn đầu tư thì không thể mở rộng quy mô sản xuất…
- Quản lý chất lượng sản xuất là yếu tố tiên quyết tạo nên thành công của
doanh nghiệp.
Bản thân tôi cũng đã có cái nhìn tổng quan về quá trình tác nghiệp sản xuất
của đơn vị mình, tùy từng trường hợp, thời điểm cụ thể sẽ áp dụng các nội dung
vào trong công việc hàng ngày, chú trọng loại bỏ 7 loại lãng phí, triết lý TPS, hệ
thống JIT...nhằm nâng cao hiệu quả công việc. Xây dựng kế hoạch làm việc đảm
bảo yêu cầu tiến độ, chất lượng và hiệu quả công việc.
6


Quản trị hoạt động

2. Áp dụng những kiến thức đó vào những hoạt động cụ thể:
- Nâng cao năng lực công tác dự báo: thành lập các bộ phận chuyên trách
về dự báo giá vật liệu xây dựng, thiết bị y tế, dược phẩm..., nhu cầu thị trường
về các sản phẩm trên để xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu

tư, kế hoạch tài chính hàng năm hợp lý.
- Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh theo năm hoạt động và có sự điều
chỉnh cụ thể dựa vào dự báo về nhu cầu biến đổi thực tế của thị trường. Xây
dựng chiến lược, quy hoạch phát triển nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công
ty cho các giai đoạn mới.
- Chuẩn hoá Quy trình: xây dựng Các quy trình tác nghiệp và hướng dẫn
quản lý và sản xuất theo hệ thống quản lý chất lượng ISO.
- Truyền đạt Quy trình chuẩn cho nhân viên: một cách rõ ràng, các
hướng dẫn công việc chuẩn hiện nay mới chỉ ở dạng văn bản nên xem xét đưa
các hướng dẫn bao gồm cả hình ảnh, các bảng hiển thị trực quan.
- Sử dụng có hiệu quả các nguồn lực: Quản lý, lao động, Vốn
+ Nâng cao kỹ năng lao động, tăng cường đào tạo và đào tạo lại người lao
động.
+ Thường xuyên nâng cao trình độ chuyên môn quản lý, tư duy quản lý
mới vì có sự quản lý tốt doanh nghiệp mới có định hướng đúng đắn và xây dựng
các quy trình tác nghiệp và kế hoạch hoạt động hiệu quả, nâng cao năng suất.
+ Kêu gọi đầu tư của các đối tác với các dự án lớn đồng thời chia sẻ rủi ro
với các dự án ít an toàn.
- Xây dựng hệ thống kiểm tra, kiểm soát hoạt động sản xuất kinh
doanh nhằm sớm tìm ra lỗi của hệ thống và khắc phục kịp thời.
Qua nghiên cứu và áp dụng kiến thức môn Quản trị hoạt động, có thể thấy
vấn đề đặt ra cho Công ty cổ phần đầu tư phát triển Bình An khi tham gia các
khối kinh tế trong khu vực và trên thế giới đó là đổi mới nhận thức về quản lý và
chất lượng. Tuy nhiên, quá trình thay đổi nhận thức về quản lý và sản xuất
không phải dễ dàng giải quyết được, đòi hỏi Công ty phải có sự đầu tư thích
đáng không chỉ trong việc cải tiến, mua sắm thiết bị máy móc mà còn cả trong
7


Quản trị hoạt động

đầu tư, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao nhận thức và năng lực chuyên môn của
lãnh đạo, cán bộ quản lý và nhân viên Công ty.
..............................................................................................

Tài liệu tham khảo
- Tài liệu môn học “Quản trị Sản xuất và Tác nghiệp” trong chương trình
GaMBA của Đại học Griggs – Hoa Kỳ.
- Sách “Tổ chức sản xuất và quản trị doanh nghiệp” của nhóm tác giả:
Harold T. Amrin, John A. Ritchey, Colin L. Moodie và Joseph F. Kmec – NXB
Thống Kê.
- Sách‘Chiến lược và kế hoạch của giám đốc mới” – Tác giả: Th.S Nguyễn
Văn Dung – NXB Giao Thông Vận Tải – 2009.
- www.managementhelp.org/quality/tqm/tqm.htm
- Quy định về công tác văn thư của Công ty cổ phần đầu tư phát triển Bình
An.

8