Thời đại mới và cơ hội kinh doanh cho mọi người

I. MỞ ĐẦU
Đất nước ta đang trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá nhằm
phát triển kinh tế- xã hội, đưa Việt Nam cơ bản trở thành nước công nghiệp theo hướng
hiện đại vào năm 2020, từng bước bắt nhịp với xu thế phát triển mới. Đại hội Đảng lần thứ
VIII đã nêu định hướng phát triển “Khoa học và công nghệ là động lực của công nghiệp
hoá, hiện đại hoá và đi lên số hoá. Kết hợp công nghệ truyền thống với công nghệ hiện
đại; tranh thủ đi nhanh vào hiện đại ở những khâu quyết định”. Đại hội Đảng lần thứ IX
nhấn mạnh “Đi nhanh vào một số ngành, lĩnh vực sử dụng công nghệ hiện đại, công nghệ
cao…Tạo thị trường cho khoa học và công nghệ, đổi mới cơ chế tài chính nhằm khuyến
khích sáng tạo và gắn ứng dụng khoa học và công nghệ với sản xuất, kinh doanh, quản lý,
dịch vụ. Có chính sách khuyến khích và buộc các doanh nghiệp đầu tư vào nghiên cứu
đổi mới công nghệ”
Bám sát sự chỉ đạo của Đảng và Nhà nước, công nghệ thông tin đã có những phát
triển vượt bậc, góp phần quan trọng vào việc phát triển toàn diện nền kinh tế- xã hội nước
ta, trong đó nổi bật là việc nghiên cứu, ứng dụng và phát triển thương mại điện tử trong
hoạt động sản xuất kinh doanh. nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng thành công một số phần
mềm tiên tiến (ERP, CRM, ASM…) giúp cho hoạt động quản trị được tiến hành hiệu quả
hơn, sản xuất mau lẹ bắt kịp với thế giới. Kết hợp công nghệ truyền thống với công nghệ
hiện đại; tranh thủ đi nhanh vào hiện đại ở những khâu quyết định”.
1
II. NỘI DUNG
1. Thực trạng thương mại điện tủ ở Việt Nam
Kết quả điều tra với 1600 doanh nghiệp trên cả nước của Bộ Công Thương trong
năm 2008 cho thấy, hầu hết các doanh nghiệp đã triển khai ứng dụng thương mại điện tử ở
những mức độ khác nhau. Đầu tư cho thương mại điện tử đã được chú trọng và mang lại
hiệu quả rõ ràng cho doanh nghiệp.
Các doanh nghiệp đã quan tâm tới việc trang bị máy tính, đến nay hầu như 100%
doanh nghiệp đều có máy tính. Tỷ lệ doanh nghiệp có từ 11–20 máy tính tăng dần qua các
năm và đến năm 2008 đạt trên 20%. Tỷ lệ doanh nghiệp đã xây dựng mạng nội bộ năm
2008 đạt trên 88% so với 84% của năm 2007. Đến nay, có tới 99% số doanh nghiệp đã kết
nối Internet, trong đó kết nối băng thông rộng chiếm 98%. Tỷ lệ doanh nghiệp có website

năm 2008 đạt 45%, tăng 7% so với năm 2007. Tỷ lệ website được cập nhật thường xuyên
và có chức năng đặt hàng trực tuyến đều tăng nhanh.
Một trong những điểm sáng nhất về ứng dụng thương mại điện tử của doanh nghiệp
là tỷ lệ đầu tư cho phần mềm(như ERP, CRM, ASM) tăng trưởng nhanh chiếm 46% trong
tổng đầu tư cho công nghệ thông tin của doanh nghiệp năm 2008, tăng gấp 2 lần so với
năm 2007. Trong khi đó, đầu tư cho phần cứng giảm từ 55,5% năm 2007 xuống còn 39%
vào năm 2008. Sự dịch chuyển cơ cấu đầu tư này cho thấy doanh nghiệp đã bắt đầu chú
trọng đầu tư cho các phần mềm ứng dụng để triển khai thương mại điện tử sau khi ổn định
hạ tầng công nghệ thông tin. Doanh thu từ thương mại điện tử đã rõ ràng và có xu hướng
tăng đều qua các năm. 75% doanh nghiệp có tỷ trọng doanh thu từ thương mại điện tử
chiếm trên 5% tổng doanh thu trong năm 2008 Nhiều doanh nghiệp đã quan tâm bố trí cán
bộ chuyên trách về thương mại điện tử.Các con số thống kê này cho thấy, đến thời điểm
cuối năm 2008 nhiều doanh nghiệp Việt Nam đã nhận thức rõ về tầm quan trọng của
thương mại điện tử đối với hoạt động sản xuất kinh doanh và sẵn sàng ứng dụng thương
mại điện tử ở mức cao hơn trong thời gian tới
2
1.1 ERP ( Enterprise Resource Planning )
ERP là “một thế hệ hệ thống sản xuất
mới” bao gồm hệ MRP (Material Resource
Planning), tài chính (finance) và nguồn nhân lực
(human resources) được tích hợp toàn diện với
nhau trên một cơ sở dữ liệu thống nhất. Hiểu một
cách đơn giản, ERP chỉ là việc đóng những ứng
dụng CNTT trong kinh doanh vào một gói
Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R và P đã
thể hiện hầu như trọn vẹn ý nghĩa của giải pháp quản trị doanh nghiệp mới này.
R: Resource (Tài nguyên). Trong kinh doanh, resource là nguồn lực nói chung bao
gồm cả tài chính, nhân lực và công nghệ. Tuy nhiên, trong ERP, resource còn có nghĩa là
tài nguyên. Trong giới công nghệ thông tin, tài nguyên là bất kỳ phần mềm, phần cứng hay
dữ liệu nào thuộc hệ thống mà bạn có thể truy cập và sử dụng được. Việc ứng dụng ERP

vào hoạt động quản trị công ty đòi hỏi bạn phải biến nguồn lực này thành tài nguyên. Cụ
thể là bạn phải:
- Làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho công
ty.
- Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận sao cho
giữa các bộ phận luôn có sự phối hợp nhịp nhàng.
- Thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất.
- Luôn cập nhật thông tin chính xác, kịp thời về tình trạng nguồn lực của công ty.
Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, bạn phải trải qua một thời kỳ “lột xác”,
nghĩa là cần thay đổi văn hóa kinh doanh cả bên trong và ngoài công ty, đồng thời phải có
sự hợp tác chặt chẽ giữa công ty và nhà tư vấn. Giai đoạn “chuẩn hóa dữ liệu” này sẽ quyết
3
định thành bại của việc triển khai hệ thống ERP và nó cũng chiếm phần lớn chi phí đầu tư
cho ERP.
P: Planning (Hoạch định). Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh
doanh.
Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong quá trình
điều hành sản xuất/kinh doanh của công ty. Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính toán
chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu
nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng… Cách làm này cho phép công ty
luôn có đủ vật tư sản xuất, mà vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn. ERP còn
là công cụ hỗ trợ trong việc lên kế hoạch cho các nội dung công việc, nghiệp vụ cần thiết
trong quá trình sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như hoạch định chính sách giá, chiết khấu,
các hình thức mua hàng, hỗ trợ tính toán ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình
sản xuất tối ưu… Đây là biện pháp giúp bạn giảm thiểu sai sót trong các xử lý nghiệp vụ.
Hơn nữa, ERP tạo ra mối liên kết văn phòng công ty – đơn vị thành viên, phòng ban –
phòng ban và trong nội bộ các phòng ban, hình thành nên các quy trình xử lý nghiệp vụ mà
mọi nhân viên trong công ty phải tuân theo.
* Các chức năng cơ bản của ERP
- Quản lý kế toán

- Quản lý kho hàng
- Quản lý bán hàng
- Quản lý nguồn nhân lực
- Quản lý sản xuất
- Quản lý cung ứng
- Quản lý cơ sở vật chất
4

Sơ đồ hệ thống ERP
5
1.1.1. 3S ERP
3S ERP là bộ giải pháp ERP được phát triển bài bản, công phu trong nhiều năm trên
cơ sở kế thừa những thành tựu của các giải pháp ERP lớn trên thế giới như SAP, Oracle,
Microsoft Dynamics, ... và kinh nghiệm của đội ngũ nghiên cứu phát triển dày dạn kinh
nghiệm trong lĩnh vực triển khai các giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp. Hệ thống
phần mềm quản trị doanh nghiệp 3S ERP có nhiều chức năng có khả năng đáp ứng được
nhu cầu quản lý của các doanh nghiệp thuộc nhiều loại hình và ngành nghề khác nhau, đặc
biệt phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất và thương mại phân phối, bán lẻ. Năm 2010
phần mềm đạt giải Sao Khuê 2010 và “phần mềm ưu việt
Có thể tóm tắt lợi thế của 3S ERP như sau:
• Là hệ thống thông tin hoàn toàn tích hợp
• Có đầy đủ các phân hệ quản lý với tính năng phong phú, đáp ứng nhiều hình thức
sản xuất, kinh doanh và ngành nghề cũng như qui mô khác nhau.
• Làm việc theo quy trình quản lý chuẩn và hiện đại của các doanh nghiệp hàng đầu
thế giới.
* Chức năng của 3S ERP
3S ERP có các chức năng quản lý tổng thể và phong phú, đáp ứng toàn diện nhu cầu
quản lý của doanh nghiệp ở tất cả các phòng ban, được thiết kế thành các module có mối
quan hệ hữu cơ với nhau tạo thành các quy trình tác nghiệp khép kín, tự động hóa toàn bộ
các khâu trung gian.

- Quản lý tài chính kế toán: bao gồm các module Kế hoạch tài chính, Kế toán
tổng hợp (GL – General ledger), Quản lý dòng tiền (CM – Cash management), Kế toán
công nợ phải thu (AR – Accounts Receivable); Kế toán công nợ phải trả (AP - Accounts
Payable), Quản lý tài sản cố định (FA), Kế toán chi phí giá thành, Kế toán xây dựng cơ bản
và các báo cáo kế toán, báo cáo quản trị tài chính, các báo cáo theo quy định của Bộ tài
6
chính như Bảng cân đối kế toán, Kết quả hoạt động kinh doanh, thuế VAT và báo cáo dòng
tiền.
Các giao dịch kế toán
được tích hợp với các phân hệ
quản lí khác như Quản lí kho,
quản lí mua hàng hoá - vật tư,
quản lí bán hàng và quản lí
sản xuất. Nhờ đó, khi các giao
dịch tác nghiệp xảy ra thì các
bút toán hạch toán tương ứng
như tăng, giảm hàng tồn kho (từ phân hệ quản lí kho), công nợ phải thu (từ phân hệ bán
hàng), công nợ phải trả (từ phân hệ mua hàng), kế toán giá thành (từ phân hệ sản xuất)
được tạo ra tự động và ghi vào các sổ phụ kế toán. Hệ thống tích cho phép giảm thiểu thời
gian nhập liệu và luôn đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán phát sinh.
Cuối kì, cán bộ có trách nhiệm phải thực hiện việc đóng sổ tại phân hệ Sổ cái tổng
hợp để hoàn tất việc quyết toán cho kì đó. Phân hệ này cung cấp các báo cáo theo quy định
của Nhà nước cũng như các báo cáo quản trị theo yêu cầu quản lí của doanh nghiệp.
- Quản lý mua hàng và cung ứng vật tư (PO – Purchasing Order): 3S ERP cung
cấp quy trình quản lí thông tin Từ mua hàng đến thanh toán bao gồm các chức năng như:
Quản lí yêu cầu mua hàng, Quản lí
đơn đặt hàng, hóa đơn, thanh toán và
hạch toán kế toán nghiệp vụ mua
hàng và thanh toán.
Quy trình này cho phép doanh

nghiệp quản lí nghiệp vụ mua hàng
một cách xuyên suốt từ khi xuất phát
yêu cầu mua hàng cho đến khi nhận
được hàng và thanh toán. Quy trình này được thực hiện thông qua các phân hệ Mua hàng,
7
Kho hàng, Kế toán phải trả và sổ cái tổng hợp. Quy trình này cho phép quản lí các thông
tin như:
+ Các yêu cầu mua hàng: nhờ tính tích hợp của hệ thống nên các yêu cầu mua
hàng có thể được tạo tự động từ phân hệ quản lí sản xuất (khi hệ thống tính toán thiếu vật
tư, hàng hóa để phục vụ sản xuất và bán ra thị trường). Người sử dụng cũng có thể tạo các
yêu cầu mua hàng thủ công khi phát sinh các yêu cầu mua hàng hóa và nguyên vật liệu.
+ Quản lí các đơn đặt hàng / hợp đồng mua hàng: chức năng này cho phép
doanh nghiệp lưu các thông tin liên quan đến các đơn mua hàng hay hợp đồng mua hàng
hóa vật tư với đầy đủ các thông tin liên quan đến nghiệp vụ mua hàng như: nhà cung cấp,
ngày mua, ngày nhận hàng, ngày có hiệu lực, mặt hàng, số lượng, đơn giá, điều khoản
thanh toán…
+ Quản lí việc theo dõi nhận hàng: thông qua các đơn hàng, hệ thống có chức
năng nhận hàng và đối chiếu với các đơn hàng. Ngoài ra, chức năng này cho phép thực
hiện quản lí trả lại hàng (nếu nhận thừa hoặc hàng mua vào không đúng yêu cầu…)
+ Quản lí hóa đơn: hệ thống cho phép tạo hóa đơn mua hàng tự động dựa trên
thông tin trên đơn mua hàng hoặc nhân viên kế toán nhập bằng tay vào hệ thống. Tính năng
này được thao tác trên phân hệ Kế toán phải thu.
+ Thanh toán: chức năng này thuộc phân hệ Kế toán phải thu và thực hiện chức
năng lưu trữ chứng từ liên quan đến thanh toán các khoản tiền liên quan đến mua hàng.
+ Hạch toán kế toán: việc hạch toán kế toán liên quan đến quy trình mua hàng
được thực hiện tự động khi tạo các giao dịch như nhập kho, trả lại hàng, nhập hóa đơn và
thanh toán. Các bút toán này được lưu vào sổ phụ và sẽ được cập nhật lên sổ cái khi có
lệnh của kế toán tổng hợp.
- Quản lý bán hàng & phân phối (OM – Order Management): quản lý các thông
tin liên quan đến các hợp đồng bán hàng hay đơn bán hàng, thông tin khách hàng, giao

hàng cho khách hàng, đối chiếu với hoá đơn bán hàng và công nợ phải thu. Phân hệ bán
hàng cho phép nhập, xử lý đơn đặt hàng, Thuế doanh thu/ thuế GTGT, Kế hoạch giao
hàng, Vận chuyển, Mua giao thẳng (không qua kho), Treo đơn đặt hàng, Kiểm tra tín dụng,
Chính sách giá và chiết khấu, Hàng trả lại...
8
+ Quy trình: theo dõi thông tin xuyên suốt từ khi nhận đơn hàng cho đến khi giao
hàng cho khách hàng, phát hành
hóa đơn bán hàng, thu tiền và
hạch toán kế toán.
+ Bán hàng: quản lí các
đơn bán hàng hay hợp đồng, phần
này cho phép Công ty lưu trữ tất
cả các hợp đồng bán hàng, đơn
bán hàng cho khách hàng. Thông
tin đơn hàng bao gồm các thông tin như: mặt hàng bán, số lượng, đơn giá, ngày giao hàng,
điều khoản thanh toán, khách hàng và địa chỉ giao hàng… Ngoài ra, chức năng quản lí đơn
hàng cho phép Công ty khai báo các chính sách bán hàng như chiết khấu, giảm giá, quản lí
vận chuyển…
+ Hỗ trợ quản lí nhiều loại hợp đồng, đơn hàng: hệ thống 3S ERP hỗ trợ quản lí
nhiều loại hợp đồng bán hàng như hợp đồng chuẩn, hợp đồng khung, hợp đồng kế hoạch
và bán hàng không qua kho.
+ Theo dõi hạn mức công nợ của khách hàng: cho phép khai báo hạn mức công
nợ của khách hàng theo từng khách hàng cụ thể hoặc từng nhóm khách hàng (Customer
Class). Chức năng này cho nhân viên bán hàng biết được khách hàng nào đã nợ quá hạn
hoặc đến hạn mức cho phép, từ đó sẽ giúp cho nhân viên bán hàng quyết định có nên bán
hàng cho khách hàng này nữa hay không.
+ Giữ hàng: chức năng này cho phép Công ty quản lí tốt hơn thông tin hàng tồn
kho, đặc biệt trong trường hợp hàng hóa được giữ cho đơn đặt hàng nào đó mà chưa giao
cho khách hàng, Công ty dễ dàng biết được trong kho hiện còn bao nhiêu hàng, bao nhiêu
hàng đã được đặt hàng, bao nhiêu hàng còn lại có thể bán được. Chức năng này còn cho

phép bộ phận Kinh doanh và Sản xuất có thông tin để lên kế hoạch sản xuất sát với yêu cầu
quản lí và điều độ sản xuất của Công ty.
+ Giao hàng: chức năng giao hàng cho phép theo dõi thông tin liên quan đến việc
giao hàng cho khách hàng. Thông tin kết quả của quá trình này là hàng đã được xuất khỏi
kho và khách hàng đã nhận được hàng.
9
+ Tạo hóa đơn bán hàng và thanh toán: hệ thống cho phép tạo hóa đơn bán hàng
tự động hoặc thủ công để theo dõi công nợ của khách hàng theo các thông tin trên hợp
đồng/đơn bán hàng. Đồng thời, hệ thống cũng thực hiện việc thanh toán (thu tiền) khi
khách hàng trả tiền mua hàng hóa. Các giao dịch này được thực hiện trên phân hệ Kế toán
phải thu.
+ Hạch toán kế toán: tất cả các giao dịch hạch toán kế toán phát sinh trong quá
trình bán hàng như xuất kho, hóa đơn và thanh toán đều được hạch toán tự động và lưu vào
sổ phụ kế toán. Các giao dịch này sẽ cập nhật vào sổ cái khi có lệnh của kế toán.
- Quản trị quan hệ khách hàng: Phân hệ 3S CRM cho phép quản lý khách hàng
xuyên suốt toàn bộ quá trình từ khách hàng tiềm năng, các cơ hội bán hàng, các giao dịch
bán hàng, đến dịch vụ bảo hành, chăm sóc khách hàng sau bán hàng. 3S CRM gồm các
phân hệ nhỏ: Quản lý hồ sơ khách hàng, Quản lý cơ hội bán hàng, Quản lý lịch hẹn và quá
trình giao dịch, Quản lý dịch vụ khách hàng.
- Quản lý kho, vật tư và hàng tồn kho (INV – Inventory): Giải pháp quản trị
doanh nghiệp 3S ERP cung cấp phân hệ quản lí kho có khả năng đáp ứng nhu cầu quản lí
kho phức tạp với nhiều kho vật lí và nhiều chủng loại hàng hóa, vật tư khác nhau.
+ Tổ chức kho: tính năng này cho phép doanh nghiệp thực hiện việc khai báo hệ
thống kho cho doanh nghiệp. 3S ERP cho phép khai báo tổ chức kho cho nhiều phân
xưởng, kho NVL, kho thành phẩm… Tính năng này cho phép chia sẻ thông tin liên quan
đến hàng tồn kho trong các kho khác nhau cho người có quyền sử dụng.
+ Định nghĩa vật tư hàng hóa: Phần này cho phép doanh nghiệp khai báo danh
mục vật tư hàng hóa, các trạng thái và thuộc tính của vật tư, hàng hóa, các phân loại đa
dạng phục vụ cho công tác quản trị.
+ Kế hoạch và kiểm soát:

Định nghĩa các quy tắc kiểm soát : cho phép doanh nghiệp khai bao các quy tắc
kiểm soát như số lượng tối thiểu - tối đa hàng tồn kho (tránh việc tồn kho ngoài ý muốn)
để tạo các yêu cầu mua vật tư khi vật tư thiếu hoặc cảnh báo khi vật tư hàng hóa quá nhiều
so với yêu cầu quản lí. Chức năng này được tích hợp với quy trình mua hàng khi vật tư
thiếu để tạo ra các yêu cầu mua hàng.
10
Thực hiện chức năng kiểm kê: khi doanh nghiệp thực hiện kiểm kê hàng hóa, chức
năng kiểm kê sẽ quản lí các thông tin kiểm kê và thực hiện các giao dịch điều chỉnh cần
thiết.
+ Giao dịch: phân hệ quản lí kho trong 3S ERP tích hợp chặt chẽ với phân hệ Mua
hàng và bán hàng để thực hiện các giao dịch kho như: nhận hàng, kiểm tra chất lượng - trả
hàng (nếu không đạt chất lượng), nhập vào kho, chuyển kho (khi có giao dịch chuyển kho),
xuất hàng cho việc bán hàng hoặc xuất vật tư đưa vào sản xuất.
+ Hạch toán: các giao dịch xuất, nhập, điều chuyển, nhận và xuất hàng trả lại đều
phát sinh bút toán hạch toán kế toán tư động và được cập nhật vào sổ cái khi có lệnh.
Mô hình tổng quan trong quản lí kho trong 3S ERP như sau:
- Quản lý sản xuất và tính giá thành sản phẩm (MFG - Manufacturing): Lập kế
hoạch sản xuất (PP – Production Plan), tập hợp Nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất
(MRP – Material Resource Planning), lập Định mức nguyên vật liệu (Bills of material),
tính giá thành sản phẩm (Costing), quản lý các công đoạn sản xuất và giá trị, số lượng sản
phẩm dở dang (WIP – Work in Process).
11