THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG TẠI CTCP TRUYỀN THÔNG ĐA PHƯƠNG TIỆN VN

LỜI CẢM ƠN
Bài nghiên cứu này được hoàn thành tại Tổng Công ty Truyền thông Đa
phương tiện Việt Nam. Có được bài nghiên này, tôi xin tỏ lòng biết ơn chân
thành và sâu sắc đến Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam,
Văn phòng công ty và các anh chị cán bộ, nhân viên đã trực tiếp hướng dẫn,
dìu dắt và giúp đỡ tôi với những chỉ dẫn, bài học quý giá trong suốt quá trình
nghiên cứu tại Công ty. Bên cạnh đó tôi xin cảm ơn đến giảng viên hướng dẫn
bộ môn đã hướng dẫn giúp tôi có thể hoàn thành bài báo cáo này.
Với điều kiện thời gian cũng như kinh nghiệm còn hạn chế của một sinh
viên, nghiên cứu này không thể tránh được những thiếu sót. Tôi rất mong
nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô để tôi có điều kiện bổ
sung, nâng cao ý thức cũng như trình độ để hoàn thiện tốt hơn bài nghiên cứu
của mình.
Xin chân thành cảm ơn !


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là bài nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, dẫn
chứng sử dụng phân tích trong nghiên cứu có nguồn gốc rõ ràng. Các kết quả
nghiên cứu trong bài do chính tôi tự tìm hiểu, phân tích một cách trung thực,
khách quan và phù hợp vs thực tiễn của Công ty Cổ phần Đầu tư dịch vụ
truyền thông số Việt Nam. Tôi xin cam đoan nếu có vấn đề gì tôi xin chịu
hoàn toàn trách nhiệm.
Sinh viên


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2
3

4
5
6
7

Từ viết tắt
CT
TSCĐ
GTGT
QTM
BCVT
CVP
CNV

Nội dung
Công ty
Tài sản cố định
Giá trị gia tăng
Quản trị mạng
Bưu chính viễn thông
Chánh văn phòng
Công nhân viên


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN...........................................................................................................................................1
LỜI CAM ĐOAN.......................................................................................................................................2
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT......................................................................................................................3
MỤC LỤC.................................................................................................................................................4
PHẦN MỞ ĐẦU.......................................................................................................................................1

1. Lý do chọn đề tài............................................................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu.........................................................................................................................1
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài..............................................1
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu................................................................................................2
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng..................................2
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài...........................................................................................2
7. Cấu trúc của đề tài.........................................................................................................................3
PHẦN II. NỘI DUNG................................................................................................................................4
Chương 1. Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức Văn phòng.........................................................................4
1.1.Khái niệm.....................................................................................................................................4
1.1.1.Khái niệm cơ cấu tổ chức.....................................................................................................4
1.1.2.Khái niệm văn phòng............................................................................................................4
1.1.3.Khái niệm cơ cấu tổ chức văn phòng...................................................................................5
1.2. Các bộ phận chủ yếu trong cơ cấu tổ chức văn phòng..............................................................6
Tiểu kết...............................................................................................................................................8
Chương 2. Thực trạng về cơ cấu tổ chức của Văn phòng tại Tổng Công ty Truyền thông Đa phương
tiện Việt Nam.........................................................................................................................................9
2.1. Lịch sử hình thành và phát triển Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam.........9
2.1.1.Giai đoạn kinh doanh thiết bị truyền hình (1988-2005)......................................................9
2.1.2. Giai đoạn kinh doanh truyền thông đa phương tiện (2005 đến tháng 10- 2013)...........10
2.1.3. Giai đoạn kinh doanh nội dung số-viễn thông và dịch vụ truyền hình (từ tháng 11- 2013
đến nay)........................................................................................................................................10
2.2. Cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam............................10
2.2.1.Cơ cấu tổ chức....................................................................................................................10
2.2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty............................................................................12
2.2.3.Chức năng nhiệm vụ của Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam............12
2.3.Thực trạng cơ cấu tổ chức Văn phòng tại Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt
Nam..................................................................................................................................................13
2.3.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt
Nam..............................................................................................................................................13

2.3.2. Nhiệm vụ............................................................................................................................15
2.4. Kết cấu của bộ máy văn phòng tại Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam....17


2.4.1. Sơ đồ hóa bộ máy văn phòng............................................................................................17
2.4.2. Công việc cụ thể của từng bộ phận trong Văn phòng......................................................17
Tiểu kết.............................................................................................................................................26
Chương 3. Nhận xét đánh giá và một số đề xuất góp phần nâng cao hiệu quả cơ cấu tổ chức văn
phòng tại Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam......................................................27
3.1. Nhận xét, đánh giá....................................................................................................................27
3.1.1. Ưu điểm.............................................................................................................................27
3.1.2. Nhược điểm.......................................................................................................................27
3.2. Một số nhóm đề xuất...............................................................................................................27
Tiểu kết.............................................................................................................................................29
KẾT LUẬN..............................................................................................................................................30
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.......................................................................................................31


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong công cuộc xây dựng và đổi mới đất nước, cùng với sự hội nhập
quốc tế ngày càng diễn ra mạnh mẽ trên toàn cầu. Đòi hỏi các cơ quan tổ chức
phải không ngừng phấn đấu để đáp ứng với yêu cầu của xã hội. Trên mọi lĩnh
vực trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, công tác hành
chính quản trị văn phòng luôn được coi trọng. Quản trị văn phòng có vai trò,
nhiệm vụ quan trọng trong việc hoạt động, tổ chức phối hợp, tiêu chuẩn hoá
và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin trong các cơ quan tổ chức. Việc
chú trọng đầu tư công tác quản trị văn phòng sẽ giúp đẩy nhanh sự thông suốt
trong hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức, mà một trong những việc
quan trọng và cấp thiết hàng đầu đó là đẩy mạnh công tác hoạch định chức

năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức văn phòng. Do đó, em xin trình bày nghiên
cứu của mình về đề tài “ Khảo sát, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của Văn
phòng Tổng Công ty
2.

Lịch sử nghiên cứu
Đã có khá nhiều đề tài của sinh viên nghiên cứu, khảo sát thực tế cũng

như thực tập về ngành Quản trị văn phòng tại Tổng Công ty Truyền thông Đa
phương tiện Việt Nam.
Tuy nhiên, hầu hết chỉ có những nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ,
đào tạo và bồi dưỡng nhân sự, … mà chưa có đề tài nào đề cập đến cơ cấu
Văn phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam. Trong đề
tài này, tôi sẽ đi sâu tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức Văn phòng
Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam.
3.

Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
− Đối tượng nghiên cứu: Cơ cấu tổ chức, Chức năng, nhiệm vụ của Văn
phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam.
− Phạm vi nghiên cứu: Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt
Nam.
1


4.

Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Nắm được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng

Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam.
Kiểm soát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động, cơ cấu tổ chức của Văn
phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam. Nhằm nghiên
cứu công tác văn phòng, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
văn phòng, tăng cường hoàn thiện công tác văn phòng trong Tổng Công ty
Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam.. Nâng cao hiệu quả quản lý, làm tư
liệu tham khảo, phục vụ cho nghiên cứu các học phần chuyên ngành sau này.
Đánh giá trung thực, khách quan những ưu điểm, nhược điểm về thực
trạng cơ cấu tổ chức quản lý, chỉ đạo, điều hành công tác văn phòng. Từ đó
đưa ra một số đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công
tác Văn phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam.
5.

Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng
Căn cứ vào các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ

cấu tổ chức của Văn phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt
Nam.và các tài liệu liên quan.
Căn cứ vào tình hình thực tiễn tại Công ty. Trên cơ sở những công việc,
nhiệm vụ cụ thể được thực hiện, từ đó thu thập, phân tích, tổng hợp tài liệu.
Phương pháp nghiên cứu:
−
−
−
−
−
6.

Phương pháp quan sát

Phương pháp mô tả
Phương pháp phân tích tổng hợp
Phương pháp thống kê
Phương pháp điều tra, kiểm soát.

Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Đây là bài nghiên cứu có ý nghĩa trong việc phát triển cơ sở lý luận về

Cơ cấu tổ chức trong Văn phòng.

2


Đề tài được thể hiện mang tính thiết thực, dễ hiểu, gắn liền vs thực tế tại
Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam.
Những nội dung kiến nghị, đề xuất, gợi mở trong công trình nghiên cứu
là những vấn đề rất thực tế hiện nay, cần thiết cho các cán bộ, công nhân viên
trong Công ty. khi nghiên cứu, hoạch định chính sách, chức năng nhiệm vụ
cũng như cơ cấu tổ chức.
Phù hợp cho việc tham khảo, nghiên cứu của cán bộ, công chức làm
công tác văn phòng tại Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam
và sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng.
7.

Cấu trúc của đề tài
Nội dung của đề tài gồm có 03 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức Văn phòng
Chương 2: Thực trạng về cơ cấu tổ chức của Văn phòng tại Tổng Công ty

Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam

Chương 3: Nhận xét đánh giá và một số đề xuất góp phần nâng cao hiệu
quả cơ cấu tổ chức văn phòng tại Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện
Việt Nam.

3


PHẦN II. NỘI DUNG
Chương 1. Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức Văn phòng
1.1.

Khái niệm

1.1.1. Khái niệm cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là hệ thống các nhiệm vụ, mối quan hệ báo cáo và quyền
lực nhằm duy trì sự hoạt động của tổ chức. Cơ cấu tổ chức xác định cách thức
phân chia, tập hợp và phối hợp các nhiệm vụ công việc trong tổ chức nhằm
đạt được mục tiêu của tổ chức.
Như vậy, cơ cấu tổ chức phải đảm bảo:
− Bố trí, sắp xếp và phối hợp hiệu quả các hoạt động của con người trong
tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung.
− Nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực tổ chức, góp phần tăng
cường hoạt động chung của tổ chức.
− Quản lý và kiểm soát các hoạt động của tổ chức.
− Linh hoạt giúp tổ chức thích nghi nhanh chóng với những thay đổi của
môi trường bên ngoài.
− Khuyến khích sự tham gia của người lao động vào hoạt động chung của
tổ chức và tạo động lực cho người lao động trong tổ chức.
Cơ cấu của tổ chức được thể hiện thông qua sơ đồ cơ cấu tổ chức. Sơ đồ
tổ chức là hình vẽ thể hiện vị trí, mối quan hệ báo cáo và các kênh thông tin

(giao tiếp) chính thức trong tổ chức. Sơ đồ cơ cấu tổ chức biểu thị mối quan
hệ chính thức giữa những người quản lý ở các cấp với những nhân viên trong
tổ chức. Sơ đồ cơ cấu tổ chức định dạng tổ chức và cho biết mối quan hệ báo
cáo và quyền lực trong tổ chức. Sơ đồ cơ cấu tổ chức cho biết số cấp quản lý,
cấp quyền lực tồn tại trong tổ chức.
Các đường nối các vị trí trong sơ đồ cơ cấu cho thấy các kênh thông tin
chính thức được sử dụng để thực hiện quyền lực trong tổ chức.
1.1.2. Khái niệm văn phòng
Theo cách hiểu “tĩnh”, văn phòng là một địa điểm làm việc và có một vị trí
địa lý nhất định:
4


− Văn phòng là phòng làm việc của một lãnh đạo, thủ trưởng hay của một
người “quan trọng”. Ví dụ văn phòng giám đốc, văn phòng nghị sĩ, văn
phòng kiến trúc sư trưởng,…
− Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, dự án, là nơi mà các
cán bộ công chức của cơ quan, đơn vị đó hàng ngày đến làm việc. Ví
dụ văn phòng Bộ, Văn phòng UBND, vănphòng công trường,…
Theo cách hiểu “động” văn phòng là một hoạt động:
− Văn phòng là một loại hoạt động trong các tổ chức. Hoạt động này
thường được hiểu là gắn liền với các công tác văn thư như thu nhận,
bảo quản, lưu trữ thông tin.
− Một cách chung nhất, có thể hiểu:Văn phòng là bộ máy điều hành tổng
hợp của cơ quan, tổ chức; là nơi thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực phục vụ hậu cần
đám bảo các điều kiện cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổ chức đó.
1.1.3. Khái niệm cơ cấu tổ chức văn phòng
Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn
phòng được bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng. Cơ

cấu của tổ chức văn phòng được thể hiện thông qua sơ đồ cơ cấu tổ chức. Sơ
đồ tổ chức là hình vẽ thể hiện vị trí, mối quan hệ báo cáo và các kênh thông
tin (giao tiếp) chính thức trong tổ chức. Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng biểu
thị mối quan hệ chính thức giữa những người quản lý ở các cấp với những
nhân viên trong tổ chức ở Văn phòng là Chánh Văn phòng hoặc Trưởng
phòng Hành chính với những nhân viên cấp dưới trong bộ phận của mình. Sơ
đồ cơ cấu tổ chức định dạng tổ chức và cho biết mối quan hệ báo cáo và
quyền lực trong tổ chức. Sơ đồ cơ cấu tổ chức cho biết số cấp quản lý, cấp
quyền lực tồn tại trong tổ chức.

5


1.2. Các bộ phận chủ yếu trong cơ cấu tổ chức văn phòng
Tùy theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm cụ thể của từng cơ quan mà cơ
cấu tổ chức văn phòng sẽ khác nhau. Tuy nhiên, các bộ phận chủ yếu trong cơ
cấu tổ chức văn phòng của một cơ quan thường bao gồm:
− Bộ phận hành chính văn thư: Có nhiệm vụ quản lý điều hành công tác
tiếp nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan,
tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu quả
các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của văn thư.
− Bộ phận tổng hợp: Gồm một số chuyên viên có trình độ có nhiệm vụ
nghiên cứu chủ trương đường lối chính sách của cấp trên, các lĩnh vực
chuyên môn có liên quan tư vấn cho thủ trưởng trong công tác lãnh
đạo, điều hành hoạt động, theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của cơ
quan để báo cáo kịp thời cho thủ trưởng và đề xuất các phương án giải
quyết.
− Bộ phận quản trị: Cung cấp kịp thời đầy đủ các phương tiện, điều kiện
vật chất cho hoạt động của cơ quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng
các phương tiện vật chất đó nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả.

− Bộ phận lưu trữ: Sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động của
cơ quan, phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu trữ các tài
liệu theo quy định của ngành và yêu cầu của cơ quan, tổ chức hướng
dẫn công tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận
của cơ quan.
− Bộ phận tài vụ: (nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách) Dự trù
kinh phí cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thực hiện việc cấp phát và
theo dõi sử dụng kinh phí của các bộ phận trong cơ quan.
− Bộ phận tổ chức nhân sự (nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách):
xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động như: tuyển dụng,
bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng lao động, theo dõi, đánh giá lao
động, tổ chức công tác khen thưởng, kỹ luật, quản lý hồ sơ nhân dự.
− Bộ phận bảo vệ: tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho hoạt động của
cơ quan, bảo vệ môi trường, cảnh quan của đơn vị, kiểm tra đôn đốc
6


các bộ phận chấp hành quy định về bảo vệ an ninh trật tự trong phạm vi
cơ quan. Phụ trách văn phòng là Chánh văn phòng. Chánh văn phòng
chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về điều hành và kết quả hoạt
động của văn phòng. Giúp việc cho chánh văn phòng là phó văn phòng
chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về những việc được phấn
công và giải quyết một số công việc khi được sự ủy nhiệm của Chánh
văn phòng. Mỗi bộ phận của văn phòng sẽ có một người phụ trách
(Trưởng phòng hoặc tổ trưởng) chịu trách nhiệm trước Chánh văn
phòng về điều hành và kết quả thực hiện các hoạt động của bộ phận đó.

7

• Tiểu kết
Trong chương 1 tôi đã tìm hiểu cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức Văn
phòng. Trong đó có các khái niệm về cơ cấu tổ chức, khái niệm về văn
phòng và tổ chức văn phòng. Đó là cơ sở để tôi phát triển và nghiên cứu
chương 2 là thực trạng về cơ cấu tổ chức Văn phòng

8


Chương 2. Thực trạng về cơ cấu tổ chức của Văn phòng tại Tổng Công ty
Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam
2.1. Lịch sử hình thành và phát triển Tổng Công ty Truyền thông Đa
phương tiện Việt Nam
2.1.1. Giai đoạn kinh doanh thiết bị truyền hình (1988-2005)
Tiền thân của Tổng công ty VTC là Xí nghiệp Dịch vụ sửa chữa bảo
hành thiết bị phát thanh- truyền hình được thành lập ngày 12/02/1988 theo
Quyết định số 33/QĐ-BTT của Bộ Thông tin. Ngày 25/3/1993, theo Quyết
định số 288/QĐ của Bộ trưởng Bộ Văn hóa- Thông tin (VHTT), Xí nghiệp
được chuyển thành Công ty Đầu tư và Phát triển kỹ thuật thông tin (viết tắt là
Intedico).
Tháng 12 năm 1996, Công ty Đầu tư và Phát triển Công nghệ truyền
hình Việt Nam (VTC) được thành lập trên cơ sở sáp nhập 02 công ty: Ratimex
và Telexim vào Công ty Intedico và trực thuộc Đài Truyền hình Việt Nam.
Ngày 26/6/2003 theo Quyết định số 129/2003/QĐ-TTg của Thủ tướng
Chính phủ, Công ty Đầu tư và Phát triển công nghệ truyền hình Việt Nam
(VTC) được chuyển từ Đài Truyền hình Việt Nam về trực thuộc Bộ Bưu
chính Viễn thông (BCVT).
Đây được xem là cột mốc quan trọng, đánh dấu quá trình trưởng thành
của doanh nghiệp.
Trong giai đoạn này Công ty VTC là đơn vị chủ lực hậu cần của ngành

truyền hình Việt Nam, có nhiệm vụ nghiên cứu, phát triển, sản xuất, tư vấn,
cung ứng các thiết bị sản xuất chương trình truyền hình và các thiết bị kỹ
thuật khác cho ngành truyền hình, chiếm thị phần lớn trên cả nước. VTC đã
góp phần không nhỏ trong việc mở rộng vùng phủ sóng truyền hình trên phạm
vi toàn quốc, đưa chủ trương, đường lối và chính sách của Đảng và pháp luật
của Nhà nước đến với đồng bào vùng sâu, vùng xa, biên giới, hải đảo, góp
phần nâng cao nhận thức, đời sống văn hóa, tinh thần cho nhân dân cả nước.
Đồng thời VTC cũng là đơn vị tiên phong trong ứng dụng khoa học công
9


nghệ bằng các nghiên cứu, tư vấn, chuyển giao công nghệ và cung cấp các
thiết bị sản xuất chương trình truyền hình số, góp phần tăng cường năng lực
sản xuất để tăng thời lượng, chất lượng phát sóng truyền hình trên toàn quốc.
2.1.2. Giai đoạn kinh doanh truyền thông đa phương tiện (2005 đến tháng
10- 2013)
Tổng công ty VTC được thành lập theo Quyết định số 192/2005/QĐTTg ngày 29/7/2005 của Thủ tướng Chính phủ về việc chuyển Công ty Đầu
tư và Phát triển công nghệ Truyền hình Việt Nam thành Tổng công ty hoạt
động theo mô hình công ty mẹ - công ty con và Quyết định số 01/2006/QĐBBCVT ngày 04/01/2006 của Bộ BCVT về việc thành lập Tổng công ty VTC
hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con.
Ngày 28/06/2010 Bộ TT&TT ban hành Quyết định số 929/QĐ-BTTTT
chuyển công ty mẹ - Tổng công ty VTC thành Công ty trách nhiệm hữu hạn
một thành viên (TNHH MTV) do Nhà nước làm chủ sở hữu. Quyết định số
1944/QĐ-BTTTT ngày 14/12/2010 của Bộ TT&TT về việc phê duyệt Điều lệ
Tổ chức và Hoạt động của Công ty TNHH MTV Tổng công ty VTC. Trong
giai đoạn này Tổng công ty hoạt động và kinh doanh trên các lĩnh vực: Truyền
thông, báo chí; truyền hình, viễn thông và công nghệ thông tin.
2.1.3. Giai đoạn kinh doanh nội dung số-viễn thông và dịch vụ truyền hình
(từ tháng 11- 2013 đến nay)
Ngày 16/10/2013 Thủ tướng Chính phủ đã ký ban hành Nghị định 132

chuyển Đài THKTS VTC khỏi Tổng công ty VTC về trực thuộc Bộ Thông tin
và Truyền thông. Tổng công ty VTC tập trung vào các ngành nghề kinh doanh
chính là nội dung số, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình và công nghệ
thông tin.
2.2. Cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt
Nam
2.2.1. Cơ cấu tổ chức
Công ty mẹ - Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện là công ty nhà
nước, được hình thành trên cơ sở tổ chức lại Công ty Đầu tư và Phát triển
10


công nghệ truyền hình Việt Nam thuộc Bộ Bưu chính, Viễn thông, nay là Bộ
Thông tin và Truyền thông; có mô hình tổ chức quản lý do Bộ Thông tin và
Truyền thông quyết định theo quy định của pháp luật.
Công ty mẹ có chức năng trực tiếp sản xuất, kinh doanh và đầu tư tài
chính vào doanh nghiệp khác; có cơ cấu quản lý theo quy định của pháp luật
Việt Nam.
Các công ty con bao gồm:
-

Công ty Truyền hình di động VTC mobile
Công ty Viễn thông Số (DIGICOM)
Công ty VTC Công nghệ và Nội dung số (VTC Intecom)
Công ty Cổ phần Truyền thông VTCI
Công ty TNHH 1 thành viên Giải pháp công nghệ truyền thông VTC
Công ty TNHH 1 thành viên Truyền thông đa phương tiện miền Trung

VTC
- Công ty TNHH 1 thành viên Truyền thông đa phương tiện miền Nam

-

VTC
Công ty cổ phần Phát triển Truyền thông Truyền hình (CTC)
Công ty cổ phần Kinh doanh thiết bị truyền thông VTC
Công ty cổ phần Điện tử truyền thông VTC
Công ty Cổ phần Điện tử và Truyền hình cáp Việt Nam
Công ty cổ phần Dịch vụ hợp tác quốc tế
Công ty cổ phần Chuyển giao công nghệ truyền hình – viễn thông VTC
Công ty cổ phần Kinh doanh, sản xuất các chương trình quảng cáo và

giải trí truyền hình VTC
- Công ty cổ phần Truyền thông Hữu Nghị
- Trường truyền thông VTC

11


2.2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty

2.2.3. Chức năng nhiệm vụ của Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện
Việt Nam
− Tổng công ty VTC hoạt động chính trong các lĩnh vực Nội dung số,
Thương mại điện tử, Dịch vụ Truyền hình, Viễn thông, Công nghệ
thông tin... Trong quá trình hoạt động và không ngừng phát triển, Tổng
công ty VTC đã khẳng định được vị thế của một Tổng công ty nhà
nước đi đầu trong việc khai thác, ứng dụng có hiệu quả tiềm năng và
sức mạnh hội tụ của các ngành: Phát thanh - Truyền hình, Viễn thông
và Công nghệ thông tin.
− Tổng công ty VTC là đơn vị tiên phong trong việc nghiên cứu và đưa

công nghệ Truyền hình kỹ thuật số áp dụng thành công vào Việt Nam,
có ý nghĩa quan trọng để Bộ Thông tin và Truyền thông, Chính phủ làm
căn cứ hoạch định Chiến lược phát triển ngành Truyền hình Việt Nam
12


theo công nghệ kỹ thuật số tiên tiến theo Đề án “Số hóa truyền dẫn,
phát sóng truyền hình mặt đất đến năm 2020”.
− Tổng công ty VTC là một trong những đơn vị đi đầu và đặt nền móng
cho sự hình thành và phát triển nền Công nghiệp Nội dung số ở Việt
Nam. Trong những năm qua, sự phát triển lớn mạnh của nền Công
nghiệp Nội dung số Việt Nam đã tạo ra bước phát triển mới trong lĩnh
vực Công nghệ thông tin, là hạt nhân quan trọng, góp phần hiện thực
hóa Đề án “Đưa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về Công nghệ
thông tin và truyền thông” của Chính phủ.
2.3.Thực trạng cơ cấu tổ chức Văn phòng tại Tổng Công ty Truyền thông
Đa phương tiện Việt Nam
2.3.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa
phương tiện Việt Nam
Sự thành công hay thất bại của một tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào yếu
tố thông tin, mà hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng. Do đó
hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào.
Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam cũng nằm trong số đó.
Văn phòng của công ty có chức năng tham mưu giúp việc cho Ban lãnh
đạo trong hoạt động quản lý, điều hành công việc.
Chức năng Văn phòng:
- Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu là nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trương có cơ sở để lựa
chọn quyết định quán lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt động cùa cơ quan,
tổ chức đó

Muốn có những quyết định đúng đắn,, kịp thời có cơ sởvà mang tính
khoa học, người ra quyết định phái nấm được nhiều lĩnh vực. phái có mặt ớ
mọi lúc, mọi nơi… Điều này vượt quá khá năng của một con người. Vì lý do
đó, người thủ trướng cần ý kiến tham mưu cùa lực lượng trợ giúp. Thông
thường, theo cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng, lực lượng trợ giúp về các
lĩnh vực chuyên môn ờ các phòng ban chức năng. Vãn phòng sẽ giúp thủ
13


trướng trong việc tổng hợp các ý kiến chuyên môn dó, phân tích, chọn lọc dể
đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung câp cho thủ trướng những thông
tin, những phương án quyết định kịp thời và đúng đắn.
Như vậy, tham mưu và tổng hợp là 2 mặt gắn kết hữu cơ với nhau trong
một chức năng luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó mang tính tham vấn, khách quan,
không bị gò bó, ràng buộc.
- Chức năng giúp việc theo ngành:
Văn phòng là bộ máy trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban
lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Các dự án thông qua các công việc cụ thể như xây
dựng chương trình, kế hoạch công tác ngày, tuần, tháng, quý… và tổ chức
triển khai thực hiện các kế hoạch đó. Văn phòng cũng là nơi thực hiện các
hoạt động lễ tân; tổ chức các cuộc họp, các hội nghị, các cuộc đàm phán, thảo
luận,; tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo; soạn thảo và quản lý các
văn bản…
- Chức năng hậu cần:
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị, dự án không thể thiếu các điều kiện
vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị. dụng cụ. Văn phòng là bộ phận
cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện, thiết bị. dụng cụ đó để đảm bảo sử
dụng chúng có hiệu quả.. Số lượng, đặc điểm của các phương tiện vật chất
phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô sử dụng của các cơ quan, đơn vị. Phục vụ
một cách tiết kiệm và có hiệu quá là phương châm hoạt động của còng tác văn

phòng.
Tóm lại, văn phòng là nơi giúp việc cho lãnh đạo, thủ trưởng thông qua
ba chức năng quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc lập vừa hỗ trợ,
bổ sung cho nhau và cùng khẳng định sự cần thiết khách quan của văn phòng
với tư cách một phòng làm việc và công tác văn phòng với tư cách như một
loại hoạt động.

14


2.3.2. Nhiệm vụ
Để thực hiện các chức năng nói trên, Văn phòng Tổng Công ty Truyền
thông Đa phương tiện Việt Nam có những nhiệm vụ:
Nhiệm vụ Văn phòng:
- Tổng hợp chương trình công tác cho cơ quan, đơn vị
Mỗi cơ quan, đơn vị, dự án có nhiều kế hoạch do các bộ phận khác xây dựng.
Song muốn đạt dược mục tiêu chung thì các kế hoạch đó phải được kết nối
thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh, ăn khớp và hỗ trợ cho nhau. Văn phòng
là đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể của cơ quan, đơn vị và đôn đốc các bộ
phận khác thực hiện.
Mặt khác, văn phòng có nhiệm vụ trực tiếp xây dựng chương trình, kế hoạch
công tác trong quý, tháng, tuần… của ban lãnh đạo giúp lãnh đạo triển khai,
thực hiện các kế hoạch đó.
- Thu thập xử lý
Thông tin là căn cứ để thủ trưởng , lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời
và đúng đắn. Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau.
Nhiều khi khối lượng thông tin rất lớn, phức tạp, đa dạng, đa chiều. Việc thu
thập và xử lý lượng thông tin này cần phải có bộ phận trợ giúp, đó chính là
văn phòng. Các thông tin, công văn, giấy tờ đi và đến đều được văn phòng thu
thập, xử lý. phân loại theo những kênh thích hợp để sau đó chuyển phát đi hay

lưu trữ.
Văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư, lưu
trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quảnvà chuyến phát thông tin. Thông tin được thu
thập đầy đủ, kịp thời, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu của quán lý là cơ
sở để thủ trưởng, lãnh đạo lựa chọn quvết định quản lý.
- Tư vấn về văn bản:Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền tin, là
phương tiện lưu trữ và truyền dạt các quyết định quản lý. Văn phòng
trợ giúp cho thủ trưởng về công tác soạn thảo văn bản để đảm bảo cho

15


văn bản có đầy đủ nội dung, hình thức theo yêu cầu; đúng thẩm quyền
và đúng trình tự thủ tục theo quy định.
- Truyền đạt và theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý Văn
phòng, thông qua việc chuyển phát thông tin, truyền đạt các quyết định
của lãnh đạo. Văn phòng cũng theo dõi việc triển khai thực hiện các
quyết định đó, tổng hợp tình hình hoạt động của các bộ phận để báo cáo
lãnh đạo, đề xuất các biện pháp phục vụ sự chi dạo, điều hành của lãnh
đạo.
- Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp: Văn phòng chịu trách nhiệm trong
công tác lễ tân như đón, tiếp khách, bố trí nơi ăn, chốn ở, lịch làm việc
với khách, tổ chức các cuộc họp, lễ nghi, khánh tiết của cơ quan, đơn
vị. Văn phòng tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại, giữ vai trò là cầu
nối liên hệ với các cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và với nhân
dân.
- Đảm bảo nhu cầu hậu cần, quản lý vật tư, tài sản.
Nếu không có bộ phận chuyên trách, văn phòng là bộ phận bảo đảm các
yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị thông qua các công việc
như lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo

dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng.
- Tổ chức công tác bảo vệ:
Nếu không có bộ phận chuyên trách, văn phòng có thể có nhiệm vụ tổ
chức công tác bảo vệ trật tự, an toàn trong cơ quan, đơn vị. Ngoài ra, văn
phòng có thể phối hợp với Công đoàn chăm lo sức khỏe, đời sống vật chất,
văn hóa tinh thần cho cán bộ công nhân viên.
Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng trong một cơ quan,
đơn vị nói chung. Tùy từng điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất hoạt động
mà từng cơ quan, đơn vị có thể thêm, bớt một số nhiệm vụ cho phù hợp.

16


2.4. Kết cấu của bộ máy văn phòng tại Tổng Công ty Truyền thông Đa
phương tiện Việt Nam
2.4.1. Sơ đồ hóa bộ máy văn phòng
Đến năm 2018, tổng số Cán bộ, nhân viên của Văn phòng Tổng Công ty
Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam là 30 người, bao gồm:
- Chánh văn phòng: 01 người;
- Phó Chánh Văn phòng 03 người;
- Chuyên viên 09 người: tổng hợp có 03người ; bộ phận tiếp nhận và trả
kết quả 03; quản trị mạng 03 người;
- Cán sự 06 người: văn thư 02; lái xe 02; bảo vệ 02;
- Kế toán 02 người;
- Hợp đồng 44 có 04 người: bộ phận tiếp dân kiêm một cửa có 01 người,
tạp vụ 03 người;
- Hợp đồng 68 có 05 người: phục vụ có 02; lái xe có 02, bảo vệ có 01.
2.4.2. Công việc cụ thể của từng bộ phận trong Văn phòng
- Chánh Văn phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt
Nam là người đứng đầu, chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo Công ty

và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng.
- Phó Chánh Văn phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện
Việt Nam được Chánh Văn phòng phân công theo dõi từng khối công
việc và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật về
các lĩnh vực công việc được phân công phụ trách; Khi Chánh Văn
phòng vắng mặt, một Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng
ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Văn phòng Tổng Công ty
Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam được.
Nói chung Ban lãnh đạo của Văn phòng sẽ đảm nhiệm các nhiệm vụ sau:
- Phụ trách chung, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động theo chức năng,
nhiệm vụ của phòng đã được phân công trước giám đốc công ty. Kiểm
tra, đôn đốc các nhân viên trong phòng thực hiện tốt các nhiệm vụ của
mình.

17


- Quản lý nhân nhân lực của phòng. Phân công cụ thể nhiệm vụ các
nhiệm vụ thường xuyên và đột xuất cho nhân viên của phòng theo lệnh
của giám đốc công ty.
- Tham gia làm thư ký các hội đồng do công ty thành lập: Tuyển dụng,
nâng lương, khen thưởng , kỷ luật, bảo hộ lao động, khoa học kỹ thuật.
- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và
đột xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:Tuyển dụng, hợp đồng
lao động, bố trí lao động, chấm dứt HĐLĐ. Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm
-

y tế, bảo hiểm thân thể .
Giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động
Trật tự trị an khu vực, trật tự nội vụ

Khen thưởng, kỷ luật của phòng cũng như công ty
Hồ sơ cán bộ công nhân viên
Xây dựng các văn bản có tính pháp quy, quy chế của công ty
Đối nội, đối ngoại
Cung cấp các nhu yếu phục vụ công tác của lãnh đạo công ty
Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó
giám đốc công ty

Bộ phận Kế toán:
- Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và
-

tổng hợp.
Kiểm tra các định khoản nghiệp vụ phát sinh
Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp
Kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và khớp đúng với các báo cáo chi tiết.
Hạch toán thu nhập, chi phí, khấu hao, TSCĐ, công nợ, nghiệp vụ khác,
thuế GTGT và báo cáo thuế khối văn phòng CT, lập quyết toán văn

phòng công ty.
- Theo dõi công nợ khối văn phòng công ty, quản lý tổng quát công nợ
toàn công ty. Xác định và đề xuất lập dự phòng hoặc xử lý công nợ phải
thu khó đòi toàn công ty.
- In sổ chi tiết và tổng hợp khối văn phòng, tổng hợp theo công ty theo
quy định
- Lập báo cáo tài chính theo từng quý, 6 tháng, năm và các báo cáo giải
trình chi tiết
- Hướng dẫn xử lý và hạch toán các nghiệp vụ kế toán
18

- Tham gia phối hợp công tác kiểm tra, kiểm kê tại các đơn vị cơ sở
- Cải tiến phương pháp hạch toán và chế độ báo cáo
- Thống kê và tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu
Cung cấp số liệu cho ban giám đốc hoặc các đơn vị chức năng khi có
yêu cầu.
- Giải trình số liệu và cung cấp hồ sơ, số liệu cho cơ quan thuế, kiểm
toán, thanh tra kiểm tra theo yêu cầu của phụ trách Văn phòng
- Kiến nghị và đề xuất biện pháp khắc phục cải tiến
- Lưu trữ dữ liệu kế toán theo quy định
Bộ phận Quản trị mạng:
- Người quản trị mạng (QTM) phải có khả năng tự thiết lập một mạng
máy tính, cấu hình mạng, điều chỉnh hiệu năng hoạt động mạng máy
tính, vận hành hệ thống mạng, giải quyết sự cố mạng và nắm được các
phương pháp để bảo vệ mạng trước nguy cơ virus, worm, trojan, spam,
cũng như các biện pháp chống xâm nhập, ăn cắp thông tin, phá hoại
mạng.
- Người QTM phải biết và làm đủ mọi thứ để duy trì hoạt động thông
suốt của mạng, bao gồm cả việc theo dõi cập nhật nội dung của website
đơn vị.
- Người làm QTM được phân công một công việc cụ thể như QTM
chuyên về bảo mật, chuyên về thiết kế mạng hay chuyên về bộ phận
theo dõi, giám sát, vận hành máy chủ.
- QTM thường chỉ liên quan đến công việc kỹ thuật mạng và hiếm khi
phải hỗ trợ trực tiếp người sử dụng. QTM thường là ở cấp 3 trong xử lý
sự cố, tức là khi có sự cố xảy ra thì trước tiên sẽ được xử lý ở cấp 1
(helpdesk – giải đáp thắc mắc, tư vấn), cấp 2 (kỹ thuật viên về máy tính
và mạng) rồi mới đến cấp 3 là cấp QTM.
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, hướng dẫn cụ thể các trình

tự, thủ tục theo quy định.

19


- Lập phiếu nhận và hẹn trả kết quả cho khách hàng, phiếu giao nhận các
bộ phận chuyên môn. Chuyển giao hồ sơ và tiếp nhận kết quả giải
quyết thủ tục hành chính từ chuyên môn theo quy trình.
- Quản lý và sử dụng máy photô phục vụ công tác tại bộ phận
- Quản lý hòm thư góp ý, sổ góp ý, lấy phiếu góp ý của công dân
- Giải quyết thủ tục hành chính và chịu sự phân công của Trưởng bộ
phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính.
- Lưu trữ, quản lý sổ sách, hồ sơ giao nhận theo quy định.
- Tham mưu xây dựng các kế hoạch về rà soát, kiểm soát thủ tục hành
chính. Tổng hợp kết quả rà soát thủ tục hành chính do các bộ phận
chuyên môn chuyển về báo cáo lãnh đạo theo yêu cầu.
Bộ phận Văn thư lưu trữ
- Soạn thảo và ban hành văn bản
- Soạn thảo văn bản là căn cứ vào tình chất, nội dung của văn bản cần
soạn thảo, người đứng đầu cơ quan tổ chức giao cho đơn vị, cá nhân
người soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo. Đơn vị hoặc cá nhân có trách
nhiệm thực hiện các công việc sau: Xác định hình thức, nội dung và độ
mật, khẩn của văn bản cần soạn thảo. Thu thập và xử lý thông tin về
vấn đề có liên quan. Thảo văn bản
- Quản lý và giải quyết văn bản đi
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
+ Ghi số ngày tháng năm
+ Đăng ký
+ Nhân bản, đóng dấu cơ quan và mức độ mật, khẩn
+ Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển giao văn

bản
- Quản lý và giải quyết văn bản đến
+ Tiếp nhận, kiểm tra văn bản
+ Phân loại, bóc loại văn bản
+ Chuyển giao văn bản
+ Giải quyết, theo dõi tiến độ giải quyết công việc
- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
+ Xây dựng danh mục hồ sơ
+ Lập hồ sơ
+ Giao nộp hồ sơ
- Quản lý và sử dụng con dấu
20