Một số kinh nghiệm quản lý công văn đi, công văn đến của nhân viên văn thư ở trường THCS

MỤC LỤC
PHẦN MỘT: ĐẶT VẤN ĐỀ
1
Lý do chọn đề tài.
2
Mục đích nghiên cứu.
3
Đối tượng nghiên cứu.
4
Phương pháp nghiên cứu.
5
Phạm vi, kế hoạch nghiên cứu.
PHẦN HAI: NỘI DUNG
1 Cơ sở lý luận.
2 Cơ sở thực tiễn.
3 Một số kinh nghiệm quản lý công văn đi, công văn đến.
3.1. Kinh nghiệm quản lý công văn đi.
3.2. Kinh nghiệm quản lý công văn đến.
4. Kết quả.
PHẦN BA: KẾT LUẬN - KHUYẾN NGHỊ
TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHẦN I. ĐẶT VẤN ĐỀ
1. Lý do chọn đề tài.

1/18

Trang
2
2
3

3
3
4
5
5
5
6
6
9
16
17
18


Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ
tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký
Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ,
trong đó Người đã chỉ rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến
thiết quốc gia" và đánh giá "tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn
trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình
kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn
hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một
công tác hết sức quan trọng". Xác định ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của
công tác lưu trữ đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, ngày 17
tháng 9 năm 2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg
về Ngày truyền thống của ngành Lưu trữ Việt Nam và lấy ngày 03 tháng 01
hàng năm là "Ngày Lưu trữ Việt Nam".
Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc
biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng
đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy

tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu,
sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận
sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản
đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu
trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập,
công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng
hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo
thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành
công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc
giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức.
Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ đã có từ rất lâu, tồn tại song song với chiều
dài lịch sử của dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan, tổ chức và
trách nhiệm thực hiện thuộc về tất cả các cá nhân trong một cơ quan, tổ chức.
Nhưng hiện nay, trong suy nghĩ của không ít người, công tác này hình như mới
có từ một vài năm trở lại đây và đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của
những người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có những quan tâm, chú trọng, đầu
tư xứng đáng. Đây là suy nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá về công tác
văn thư, lưu trữ, cần thiết phải được nhìn nhận lại.
Trong giai đoạn hiện nay trước tình hình ngày càng phát triển, đổi mới của
đất nước, các thông tin ngày càng phát triển như vũ bảo nói chung và ngành giáo
2/18


dục và Đào tạo riêng thì công tác văn thư, văn phòng đòi hỏi phải có một số kiến
thức nhất định để xử lý tốt các thông tin, công việc một cách kịp thời và hiệu
quả.
Là một đơn vị trường học, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần có một bộ
phận tiếp nhận, xử lý thông tin (Văn bản, Chỉ thị; Thông tư; Thông báo; thông
báo…) của các cấp ban ngành đến đơn vị và có nhiệm vụ phản hồi (Báo cáo,

thông báo các thông tin trên…) quá trình hoạt động của đơn vị.
Với tính chất đặc thù là ngành Giáo dục và Đào tạo, việc tiếp nhận các loại
văn bản, công văn, chỉ thị… là rất nhiều, nên đòi hỏi người làm công tác văn
thư, văn phòng trong nhà trường phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin một cách
khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp Thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt được
những cái mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất nhằm giúp
đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Công tác văn phòng là một bộ phận thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ
cho nhà trường, là địa điểm giao tiếp và các hoạt động khác của nhà trường, thủ
trưởng đơn vị, văn phòng là bộ nhớ, bộ lộc của thủ trưởng cơ quan. Các vấn đề
thông tin được cán bộ văn phòng, văn thư thu thập sàng lọc, nghiên cứu, đề xuất
chuyển đến thủ trưởng và ngược lại. Các ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng đều được
cán bộ văn phòng truyền đạt theo dõi, kiểm tra việc thực hiện. Ngoài ra văn
phòng còn là bộ mặt của cơ quan, đơn vị nơi giải quyết các công việc với cơ
quan khác, là cầu nối giữa cơ quan nhà nước với nhân dân… Xuất phát từ những
lý do trên, tôi rất trăn trở làm thế nào để quản lý và bảo quản tốt các loại công
văn đi, công văn đến trong nhà trường? Chính vì vậy tôi đã mạnh dạn nghiên
cứu đề tài “Một số kinh nghiệm quản lý công văn đi, công văn đến của nhân
viên văn thư ở trường THCS”
2. Mục đích nghiên cứu.
Việc chọn lựa đề tài nghiên cứu này nhằm tìm hiểu thực trạng quản lý công
văn đi, công văn đến hiện nay và đề xuất một số các biện pháp quản lý công văn
đi, công văn đến một cách hiệu quả nhất trong công tác văn thư ở nhà trường
THCS.
3. Đối tượng nghiên cứu.
Thực trạng công tác quản lý công văn đi, công văn đến hiện nay trong nhà
trường; đề xuất một số biện pháp quản lý hiệu quả công văn đi, công văn đến.
4. Phương pháp nghiên cứu.
Để thực hiện đề tài này tôi đã tiến hành sử dụng các phương pháp nghiên cứu
sau:

4.1. Phương pháp nghiên cứu lý thuyết:
3/18


Khi sử dụng phương pháp này tôi đã phân tích các nguồn tài liệu có liên
quan đến đề tài nghiên cứu như tạp chí, sách báo, nghiên cứu khoa học, tài liệu
tâm lý sau đó tổng hợp các nội dung, các tài liệu có giá trị để xây dựng đề tài
nghiên cứu.
Với các nguồn tài liệu vô cùng phong phú, tôi tiến hành sắp xếp theo một
trình tự hợp lý để làm rõ vấn đề đã đặt ra từ đó đưa ra một quan điểm, một việc
làm mới ưu việt hơn so với cái cũ đã và đang tiến hành.
4.2. Phương pháp nghiên cứu thực tiễn:
Thông qua việc tập hợp lưu trữ công văn đi, công văn đến để từ đó rút ra
kinh nghiệm bổ sung đề tài nghiên cứu. Việc lưu trữ công văn đi, công văn đến
không phải là một việc làm đơn giản mà cần có sự tỉ mỉ tâm huyết, làm việc
khoa học sao cho có hiệu quả nhất. Từ những việc làm thực tế đó tôi rút ra
những kinh nghiệm để làm tốt công tác văn thư của mình.
5. Phạm vi, kế hoạch nghiên cứu.
Đề tài này tôi đã tiến hành nghiên cứu trong công tác văn thư lưu trữ của bản
thân và đúc rút kinh nghiệm từ 2 năm học (từ năm học 2016 – 2017, năm học
2017 – 2018)

PHẦN HAI: NỘI DUNG
1. Cơ sở lý luận:
1.1.
Khái niệm công tác văn thư.
4/18


Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ,

bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với tài
liệu đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu
trữ cơ quan.
Công tác văn thư là công tác quan trọng trong hoạt động của tất cả các cơ
quan đoàn thể. Muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình các cơ quan đoàn
thể đều cần phải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến các chủ trương, chính
sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại
những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày.
Làm tốt công tác văn thư góp phần đẩy mạnh mọi hoạt động của các cơ quan,
giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ - Làm tốt công tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật
của Đảng và Nhà nước - Làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho
công tác lưu trữ.
1.2.
Công tác lưu trữ .
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước, của mỗi cơ quan
đơn vị, chính quyền đoàn thể bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và
pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử
dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu
khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá
nhân. Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy, công tác lưu trữ được tổ
chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt động được
các nhà nước quan tâm.
1.3.
Quản lý công văn đi, công văn đến.
Công văn là một trong những yếu tố cần thiết nhất trong hoạt động quản lý
của bất kỳ cơ quan nào. Đây là phương tiện giao tiếp, truyền đạt chỉ thị quan
trọng trong việc quản lý và phát triển xã hội. Vì vậy, trong hoạt động quản lý
công văn đi và đến cần có sự chính xác, cụ thể và kịp thời.
2. Cơ sở thực tiễn.

2.1. Đặc điểm tình hình chung
Nhiều năm trước đây công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường đặc biệt
phần lưu trữ công văn đi, công văn đến chưa được thực sự quan tâm. Nhìn
chung trong lưu trữ hồ sơ của nhà trường còn rất bề bộn nên rất khó tìm kiếm
khi cần thiết và bảo quản không đảm bảo, không gọn gàng ngăn nắp.
Từ năm 2007 trở lại đây do yêu cầu đổi mới của Nhà nước về nhiều mặt
trong hoạt động hành chính cũng như trong Giáo dục và Đào tạo, chương trình
Phổ cập giáo dục Tiểu học và giáo dục phổ cập đúng độ tuổi, Phổ cập giáo dục
5/18


THCS, chương trình đổi mới phương pháp dạy học, thay sách giáo khoa của
ngành Giáo Dục và Đào tạo… Nên từ đó các loại văn bản chỉ đạo; Hướng dẫn;
Thông tư; Văn bản chuyên môn ngày càng nhiều, nhà trường không thể tkhông
lưu trữ các văn bản này để bảo quản, lưu trữ và sử dụng khi cần thiết.
2.2. Thuận lợi
Được sự quan tâm sâu sát của các ban ngành đoàn thể và sự chỉ đạo trực
tiếp của Lãnh đạo Phòng Giáo Dục & Đào Tạo huyện Thanh Trì, Ban giám hiệu
trường THCS Ngọc Hồi.
Có sự phối kết hợp chặt chẽ các ban ngành đoàn thể, hội cha mẹ học sinh,
hội khuyến học, hội cựu giáo chức, góp phần vào xã hội hoá giáo dục và sự đoàn
kết của tập thể cán bộ, giáo viên, công nhân viên của trường. Mỗi cá nhân đều
có ý thức vươn lên thực hiện hết tinh thần trách nhiệm của mình, đội ngũ giáo
viên yêu nghề, mến trẻ, khoẻ, nhiệt tình, chuẩn về kiến thức, kỹ năng sư phạm
có kinh nghiệm về công tác giảng dạy lâu năm trong nghề.
Trường THCS nơi tôi đang công tác có cơ sở vật chất, thiết bị đồ dùng
dạy học ngày càng được trang bị đầy đủ, đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, giảng dạy
và học tập của giáo viên và học sinh.
2.3. Khó khăn
Mặc dù có nhiều thuận lợi song việc quản lý, bảo quản lưu trữ hồ sơ sổ

sách công tác văn phòng gặp khó khăn như:
Sắp xếp việc lưu trữ các loại văn thư, văn bản của nhà trường chủ yếu
bằng thủ công chưa có khoa học.
Nhân viên văn thư còn kiêm nhiệm công tác thủ quỹ của nhà trường liên
quan trực tiếp đến vấn đề thi học phí của học sinh hằng ngày nên còn bề bộn,
việc tiếp nhận các văn bản (công văn đến) cũng như báo cáo… (công văn đi)
chưa khoa học, lưu trữ lộn xộn khó cho việc tìm kiếm khi cần, có khi bị thất lạc,
bị mất…
3. Một số biện pháp quản lý công văn đi, công văn đến.
3.1. Quản lý công văn đi:
Bước 1. Kiểm tra văn bản.
Trước khi phát hành văn bản đi, người làm công tác văn thư cần kiểm tra
lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trong quá trình kiểm tra nếu phát hiện
ra sai xót trong văn bản, văn thư báo cho người có trách nhiệm xem xét xử lý kịp
thời.
Bước 2. Ghi số, văn bản ngày phát hành văn bản.
* Ghi số văn bản.

6/18


Tất cả văn bản đi của nhà trường được ghi số theo hệ thống số chung của
trường do Văn thư thống nhất quản l.
Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a,
Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính,
được đăng ký như sau:
+ Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế,
hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số.
+ Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ thống

số riêng.
- Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
Ví dụ: Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ
quan, tổ chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào
ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
* Ghi ngày phát hành văn bản.
Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực
hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định
tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban
hành.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày,
tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1,
2 phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể:
Ví dụ:
Hà Nội, ngày 05 tháng 5 năm 2018
Bước 3. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi sau khi kiểm tra đảm bảo đầy đủ yêu cầu về nội dung thể thức
sẽ được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản
đi trên máy vi tính.
1. Đăng ký văn bản đi bằng sổ.
Sử dụng mẫu sổ đăng kí văn bản đi
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
(Theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ)
1. Mẫu sổ
Sổ đăng ký văn bản đi phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm.
7/18

a. Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của
sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký văn bản đi”.
b. Phần đăng ký văn bản đi
Phần đăng ký văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x
297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau:
Số, ký Ngày Tên loại vàNgười kýNơi nhậnĐơn vị,Số
Ghi chú
hiệu
tháng trích yếu nội
văn bản người
lượng
văn bản văn bản dung
văn
nhận bảnbản
bản
lưu
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
2. Hướng dẫn đăng ký
Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản.
Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản; đối với những ngày dưới 10 và tháng
1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12.
Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản.

Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản.
Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như được
ghi tại phần nơi nhận của văn bản.
Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu.
Cột 7: Ghi số lượng bản phát hành.
Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác.
NỘI DUNG SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI
Năm 20…. Quyển số:
Từ số…………… Đến số………………………
Từ ngày………... Đến ngày.................................
Số, ký Ngày
Tên loại và
Ngày
Số
Nơi
Nơi gửi
hiệu
tháng
trích yếu nội
Ký
Ghi
tháng đến
người
công văn công
công
dung công
nhận chú
đến
nhận
văn

văn
văn
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
2. Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính
Nhân viên văn thư có thể ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đi trên
máy tính bằng hệ thống biểu bảng tương ứng như sổ ghi chép. Việc quản lý bằng
máy tính rất thuận lợi cho việc thay sửa nếu có sai sót.
8/18


Khi văn bản được đăng kí đảm bảo nhân viên văn thư in ra giấy để người
có trách nhiệm kí nhận bản lưu hồ sơn và đóng sổ để quản lý theo thời hạn quy
ước.
Bước 4. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
1. Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi
nhận của văn bản và đúng thời gian quy định.
Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản 1,
Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.
2. Đóng dấu cơ quan
Gồm đóng dấu lên chứ kĩ và phụ lục kèm theo cũng như đóng dấu giáp lai
heo quy định.

Bước 5. Làm thủ tục phát hành.
1. Làm thủ tục phát hành văn bản
2. Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong
ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với
văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn
bản.
Bước 6. Lưu văn bản đi
1. Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:
Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu
trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
Bản gốc lưu tại Văn thư được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các
mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử
dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ
quan, tổ chức.
3.2. Quản lý công văn đến:
Bước 1. Tiếp nhận văn bản đến
1. Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm
việc. Văn thư phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có),
kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn
hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn
9/18


bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ
tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần

thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn
thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát
hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách
nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
+ Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:
- Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức.
- Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc
gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thư
chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn
bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn
bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.
- Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư
số 12/2002/TT-BCA(A11)ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn
thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CPngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ
thể của Cơ quan, tổ chức.
+ Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:
- Những bì có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết
kịp thời;
- Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm
mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn
bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi,
ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường
hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác
minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày
tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.

3. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu
“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).
Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần
thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.
10/18


Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi
đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận
mà không phải đóng đấu “Đến”.
Dấu “Đến” được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số,
ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối
với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn
bản.
Bước 2. Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
1. Đăng ký văn bản đến bằng sổ
a. Lập Sổ đăng ký văn bản đến.
Mẫu sổ đăng kí văn bản đến
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
(Theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ)
1. Mẫu sổ
Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm
a. Bìa và trang đầu
………….(1)…………..
………….(2)…………..
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm: 20… (3)…

Từ ngày ……. đến ngày …. (4)……….
Từ số ……… đến số ……….. (5)………

Quyển số: ….(6)…
Ghi chú:
(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);
(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với số của đơn vị);
(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;
(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;
11/18


(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;
(6): Số thứ tự của quyển sổ.
Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng
dấu trước khi sử dụng. Việc ký và đóng dấu được thực hiện ở khoảng giấy trống
giữa Từ số... đến số.. và Quyển số.
b) Phần đăng ký văn bản đến
Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x
297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây:
Đơn
vị
Ngày Số Tác Số, kýNgày Tên loại và trích
Ký Ghi
hoặc người
đến đến giả hiệu tháng yếu nội dung
nhận chú
nhận
(1) (2) (3) (4)
(5)

(6)
(7)
(8) (9)
2. Hướng dẫn đăng ký
Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12.
Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.
Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người
gửi đơn, thư.
Cột 4: Ghi số và ký hiệu của văn bản đến.
Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư. Đối với những ngày
dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số
cuối năm, ví dụ: 03/01/11, 31/12/11.
Cột 6: Ghi tên loại của văn bản đến (trừ công văn; tên loại văn bản có thể viết
tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích
yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó.
Cột 7: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ý
kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột 8: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột 9: Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số, ký hiệu,
ngày tháng, trích yếu, bản sao v.v...).
NỘI DUNG SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN
Năm 20…. Quyển số:
Từ số…………… Đến số………………………
Từ ngày………... Đến ngày.................................
Ngày
tháng

Số Nơi gửi
đến công

Số,
ký

Ngày
tháng
12/18

Nơi
Tên loại và
người trích yếu nội

Ký
nhận

Ghi chú


đến
(1)

văn
(2)

(3)

hiệu
công
văn
(4)

công
văn

nhận

dung công
văn

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, văn thư lập các loại sổ đăng kí
cho phù hợp như sau:
- Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lặp hai sổ: Sổ đăng ký văn bản đến
dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật) và sổ đăng ký văn bản
mật đến;
- Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn bản
đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ
quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến;
- Trên 5000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan giao
dịch nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến;
- Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo thì
lập sổ đăng ký đơn, thư riêng;

- Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn
yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ
chức và công dân thì lặp thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của
pháp luật.
b) Đăng ký văn bản đến
- Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản;
không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không
thông dụng.
- Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến và cách đăng ký văn bản đến, văn bản mật đến
thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục II.
- Mẫu Sổ đăng ký đơn, thư và cách đăng ký đơn, thư thực hiện theo hướng dẫn
tại Phụ lục III.
2. Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính
a) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được
thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.

13/18


b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến
được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản
của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
c) Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến phải được
in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý.
d) Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng ký
văn bản mật đến.
Bước 3. Trình, chuyển giao văn bản đến
1. Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký văn bản đến, văn thư phải trình kịp thời cho Hiệu trưởng
xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các

mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức;
chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các cá nhân, Hiệu
trưởng phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết
văn bản (nếu cần). Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều cá nhân thì ghi rõ cá
nhân chủ trì, hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi cá nhân (nếu
cần).
Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”.
Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có)
cần được ghi vào phiếu riêng.
Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người
có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung
vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đến.
2. Chuyển giao văn bản đến
Căn cứ vào ý kiến phân phối của Hiệu trưởng, Văn thư chuyển giao văn
bản đến cho các các nhân có trách nhiệm giải quyết. Việc chuyển giao văn bản
phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội
dung văn bản.
Sau khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư vào Sổ đăng ký, trình Hiệu trưởng
xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết.Căn cứ vào ý kiến
của Hiệu trưởng, văn thư chuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải
quyết.
Bước 4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Giải quyết văn bản đến

14/18


Khi nhận được văn bản đến văn thư phải phân loại văn bản theo mức độ.

Loại văn bản cần giải quyết ngay cần trình trước để hiệu trưởng có phương án.
2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn
đốc về thời hạn giải quyết.
Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách
nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Trường hợp cơ quan, tổ
chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập Sổ theo
dõi việc giải quyết văn bản đến.
Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm
theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
4. Kết quả.
Qua thời gian thực hiện nhiệm vụ được phân công làm cán bộ văn thư của
trường đến nay tôi nhận thấy đạt được hiệu quả như sau:
Hồ sơ, sổ sách đầy đủ, lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận
lợi trong công việc tìm kiếm các văn bản hàng ngày của văn thư.
Trong công việc hàng ngày bản thân hình thành được thói quen ngăn nắp,
tỉ mỉ trong công việc, xử lí công việc trôi chảy không còn bỡ ngỡ.
Việc quản lý tốt công văn đi, công văn đến góp phần giúp Ban giám hiệu
hoàn thành nhiệm vụ trong nhiều năm học, các báo cáo nộp đúng thời gian quy
định.
Bản thân cũng luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và tạo được một
môi trường làm việc thoải mái.
Trong nhà trường tôi đưa ra những kinh nghiệm về công tác quản lý, bảo
quản hồ sơ sổ sách, cách lưu trữ công văn đi - công văn đến cho tất cả cán bộ,
giáo viên, công nhân viên nhân buổi họp hội đồng để các đồng chí, đồng nghiệp
cùng nhau học hỏi lẫn nhau rút ra những kinh nghiệm quý giá trong công tác bảo
quản lưu trữ các loại hồ sơ sổ sách cho từng cá nhân, hiệu quả rất tốt, tạo được
tính tỉ mỉ, cẩn thận, nhanh gọn khi tìm kiếm các văn bản.
Từ khi kinh nghiệm trên tôi nhận thấy, muốn có công việc đạt hiệu quả,
đạt thành tích cao đòi hỏi trước tiên bản thân của mỗi cán bộ văn thư phải không

ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng một cách linh
hoạt hoàn cảnh thực tế ở mỗi nơi. Biến cái khó thành cái dễ, thành thói quen của
mình, thì công việc lúc nào cũng trôi chảy và đạt hiệu quả cao. Công tác văn
thư, văn phòng là bộ mặt của cơ quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác
này phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng, chính xác và
phải trực tiếp xử lý từng công việc một với thái độ hoà nhã, ân cần siêng năng.
15/18


Phải thực sự yêu công việc, xem việc mình làm là tạo điều kiện để cơ quan hoàn
thành nhiệm vụ.
* Bài học kinh nghiệm:
Là người làm công tác văn thư cần phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi
học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế ở
mỗi nơi. Biến cái khó thành cái dễ, thành thói quen của mình, thì công việc lúc
nào cũng trôi chảy và đạt hiệu quả cao, luôn có tính kiên trì học hỏi nâng cao
trình độ chuyên môn của mình.
Công tác văn thư là một bộ mặt của cơ quan đơn vị nên trước tiên người
làm công tác này phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng
và chính xác…
Áp lực công việc đối với người làm công tác văn thư là rất lớn nên đòi hỏi
người làm công tác này phải bình tĩnh và có phương pháp khoa học giải quyết
công việc nhanh chóng mang tính kiên trì.
Người làm công tác văn thư luôn luôn trực tiếp xử lý từng công việc
một nhưng với thái độ phải hết sức hoà nhã, ân cần, siêng năng, không nóng nảy.
người làm công tác văn thư phải thật sự yêu quý công việc, xem việc của mình
làm là tạo điều kiện cho lãnh đạo, cho tập thể để cơ quan hoàn thành tốt nhiệm
vụ trong năm học.

PHẦN III. KẾT LUẬN, KHUYẾN NGHỊ

Các cấp Lãnh đạo cần quan tâm đầu tư về cơ sở vật chất, phòng làm việc
nhằm phục vụ tốt cho công tác văn thư nhiều hơn nữa và tạo điều kiện đủ cơ sở
vật chất để phục vụ cho công tác lưu trữ các loại hồ sơ của nhà trường ngày một
tốt hơn.

16/18


Cần cung cấp thêm trang thiết bị để phù hợp với sự tiến bộ của khoa học
trong giai đoạn hiện nay.
Cần mở các khóa đào tạo ngắn hạn cho cán bộ văn thư, văn phòng các
trường trong thành phố tập huấn và học tập về chuyên môn nghiệp vụ của mình.
Để người làm công tác văn thư, văn phòng an tâm công tác, các cấp lãnh
đạo cần có chế độ đãi ngộ hợp lý hơn.
Nội dung trên là tất cả những kinh nghiệm của tôi trong quá trình thực
hiện công tác văn thư của mình việc “Quản lý Lưu trữ và bảo quản tốt công
văn đi- Công văn đến của trường” mà bản thân tôi đã, tìm tòi suy nghĩ, nghiên
cứu, đúc kết trong nhiều năm làm công tác “Văn thư” đã đưa ra những biện
pháp thực hiện sáng tạo mới. Đây là mản đề tài còn nhiều mới mẻ, trong quá
trình tìm tòi học hỏi chắc chắn còn nhiều thiếu sót, rất mong được sự đóng góp
của các anh, chị đồng nghiệp để đề tài ngày càng được hoàn thiện hơn.
Rất mong sự đóng góp ý kiến chân thành của quý thầy cô trong Hội đồng
khoa học các cấp của ngành để hoàn thiện công tác “Quản lý lưu trữ và bảo
quản tốt công văn đi - công văn đến” ngày đạt hiệu quả cao hơn.

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư
2. Luật lưu trữ Năm 2011.
3. Nghiệp vụ văn thư lưu trữ.

Tác giả: Hoàng Lê Minh. NXB Văn hóa - thông tin .
17/18


4. Cẩm nang công tác văn thư và lưu trữ.
Tác giả: Vũ Tươi (hệ thống) . Nhà xuất bản Thế giới.
5. Tạp chí Dạy và học ngày nay.
6. Giáo dục giá trị và kĩ năng sống cho học sinh Trung học cơ sở.
Tác giả: PGS - TS Nguyễn Thị Mỹ Lộc. (NXB Đại học Quốc gia Hà Nội 2012.
7. Nghiệp vụ quản lý trường THCS tập 4 - trường cán bộ quản lý giáo dục TP.
Hồ Chí Minh. Năm 2003.

18/18