Hoàn thiện kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty Dược liệu Trung ương 1.DOC

Lời mở đầu
Mỗi một doanh nghiệp để sản xuất kinh doanh có hiệu quả thì cần phải quan
tâm đến nhiều yếu tố tác động đến hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Các
nhân tố đó bao gồm cả nhân tố khách quan và nhân tố chủ quan.
Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì sản xuất cái gì? sản xuất cho ai? và sản
xuất nh thế nào? là nhiệm vụ kinh doanh cơ bản và là những câu hỏi doanh nghiệp
phải trả lời đợc trớc khi tiến hành sản xuất.
Đối với các doanh nghiệp thơng mại cũng vậy. Đòi hỏi các doanh nghiệp phải
trả lời đợc các câu hỏi: mua cái gì? bán cái gì? bán cho ai?. Trong đó lu chuyển
hàng hoá là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản của DNTM bao gồm các quá trình : bán
hàng- dự trữ- mua hàng, nhập hàng. Đối với doanh nghiệp phải chú trọng hơn tới
quá trình này.
Trong thời kỳ bao cấp, lu thông hàng hoá chỉ là hình thức, các doanh nghiệp
thơng mại thực chất chỉ là những" Tổng kho cấp phát" của nhà nớc, hoàn toàn thụ
động với sản xuất và tiêu dùng. Trong cơ chế thị trờng, các DNTM đợc khuyến
khích hoạt động và phát triển, góp phần tích cực vào việc thúc đẩy sản xuất và tiêu
dùng trong nớc. Các doanh nghiệp hạch toán kinh doanh độc lập, tự chủ trong hoạt
động kinh doanh của mình. Qua trình mua, nhập hàng dự trữ , bán hàng nh thế nào
là do doanh nghiệp quyết định. Bất cứ doanh nghiệp đó thuộc thành phần kinh tế
nào- cốt sao đạt đợc hiệu quả cao nhất. Vì vậy tổ chức quản lý và thực hiện tốt quá
trình lu thông hàng hoá là một vấn đề hết quan trọng đối với các doanh nghiệp.
Mua, nhập hàng là bớc khởi đầu dảm bảo cho doanh nghiệp có hàng hoá để thực
hiện các bớc tiếp theo của qúa trình lu thông. Quá trình mua hàng đợc đánh giá là
tốt khi quá trình đó đáp ứng đợc yêu cầu về số lợng, chất lợng, giá trị mà vẫn đảm
bảo tiết kiệm trong tất cả các khâu: thu mua- dự trữ- tiêu thụ.
Mặt khác, để thực hiện tốt quá trình mua, nhập hàng hoá thì tài chính là một
vấn đề quan trọng. Doanh nghiệp không thể mua hàng nếu không có khả năng
thanh toán cho ngời bán. Vì thế cần thiết phải gắn liền công tác kế toán mua hàng
với phân tích tình hình thanh toán với ngời bán của doanh nghiệp để hoạt động thu
mua hàng hoá đạt hiệu quả cao hơn.

1


Trong quá trình thực tập tại phòng kế toán của công ty dợc liệu TWI, em đợc
biết công tác kế toán nói chung, kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng với ngời
cung cấp nói riêng của công ty đà tơng đối tốt, đáp ứng đợc yêu cầu quản lý hàng
hoá trong công ty ở một mức độ nhất định. Tuy nhiên nếu hoàn thiện thêm thì công
tác kế toán mua hàng sẽ phát huy hơn nữa vai trò quản lý của mình. Do đó sau khi
đi vào tìm hiểu công tác kế toán mua hàng của công ty dợc liệu TWI nhận thấy
những mặt mạnh, những mặt cha hoàn thiện, em đà lựa chọn đề tài"hoàn thiện kế
toán mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty dợc liệu TWI" làm đề tài cho
chuyên đề của mình.
Tuy nhiên, do khả năng và thời gian có hạn nên bản chuyên đề của em không
tránh khỏi thiếu xót. Em rất mong đợc sự góp ý chỉ bảo của các thầy cô giáo cũng
nh các bác , các cô các chị trong phòng kế toán của công ty.
Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trần Hải Long, các thầy cô giáo trong
bộ môn kế toán, các bác, các cô, các chị trong phòng kế toán của công ty dợc liệu
TWI đà tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành bản chuyên đề này.
Bố cục của bản chuyên đề gồm 3 chơng
Chơng 1: Lý luận chung về kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền
hàng trong các doanh nghiệp hiện nay.
Chơng 2: Thực trạng kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng và thanh toán
tiền hàng tại công ty dợc liệu TWI.
Chơng3: Phơng hớng và biện pháp hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và
thanh toán tiền hàng tại công ty dợc liệu TWI.

2


ChƠNG I:

Lý luận chung về kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh
toán tiền hàng trong các doanh nghiệp hiện nay
1.1 Đặc điểm về hàng hoá trong doanh nghiệp thơng mại
"Thơng mại" theo luật thơng mại Việt Nam( đợc quốc hội khoá IV, kỳ họp
thứ 11 thông qua ngày10/05/1997) là hành vi mua bán hàng hoá, dịch vụ nhằm
mục đích sinh lời hoặc thực hiện các chính sách kinh tế xà hội.
Hàng hoá trong DNTM tồn tại dới hình thức vật chất, là sản phẩm của lao
động, có thể thoả mÃn một nhu cầu nào đó của con ngời, đợc thực hiện thông qua
mua bán trên thị trờng. Nói cách khác hàng hoá ở DNTM là những hàng hoá, vật t... mà doanh nghiệp mua vào để bán ra phục vụ nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của
xà hội.
Hàng hoá trong DNTM có những đặc điểm sau:
- Hàng hoá rất đa dạng và phong phú: sản xuất không ngừng phát triển, nhu
cầu tiêu dùng luôn biến đổi và có xu hớng ngày càng tăng dẫn đến hàng hoá ngày
càng đa dạng, phong phú và nhiều chủng loại.
- Hàng hoá có đặc tính lý, hoá, sinh học, mỗi loại hàng hoá có đặc tính lý;

hoá; sinh học riêng. Những đặc tính này có ảnh hởng đến số lợng, chất lợng hàng
hoá trong quá trình thu mua, vận chuyển, dự trữ, bảo quản và bán ra.
- Hàng hoá luôn thay đổi về chất lợng, mẫu mÃ, thông số kỹ thuật...
- Trong lu thông, hàng hoá thay đổi quyền sở hữu nhng cha đa vào sử dụng.
Khi kết thúc quá trình lu thông, hàng hoá mới đợc đa vào sử dụng để đáp ứng nhu
cầu tiêu dùng hay sản xuất.
Hàng hoá có vị trí rất quan trọng trong các DNTM. Nghiệp vụ lu chuyển hàng
hoá với các quá trình: mua- nhập hàng, dự trữ bảo quản hàng hoá, bán hàng là
nghiệp vụ kinh doanh cơ bản trong DNTM. Vốn dự trữ hàng hoá chiếm tỷ trọng
lớn trong tổng vốn lu động của doanh nghiệp( 80%- 90%). Vốn lu động của doanh
nghiệp không ngừng vận động qua các giai đoạn của chu kỳ sản xuất là: dự trữ, sản
xuất và lu thông. Quá trình này diễn ra lặp đi lặp lại không ngừng gọi là sự tuần
hoàn và chu chuyển của vốn lu ®éng.
3

- Mua hàng: là giai đoạn đầu tiên trong quá trình lu chuyển hàng hoá tại các
doanh nghiệp kinh doanh thơng mại, là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ
vốn tiền tệ sang vốn hàng hoá.
-Bán hàng: là giai đoạn cuối cùng, kết thúc quá trình lu thông hàng hoá, sự
chuyển vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn tiền tệ.
- Bảo quản và dự trữ hàng hoá: là khâu trung gian của lu thông hàng hoá.
Hàng hoá vận động từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng. Để quá trình kinh
doanh diễn ra bình thờng, các doanh nghiệp phải có kế hoạch dự trữ hàng hoá một
cách hợp lý.
Có thể khẳng định rằng hàng hoá có một vị trí quan trọng trong hoạt động
kinh doanh của các DNTM. Do đó, việc tập trung quản lý hàng hóa một cách chặt
chẽ ở tất cả các khâu từ thu mua, dự trữ đến tiêu thụ, trên tất cả các mặt: số lợng,
chất lợng, chủng loại giá cả... là cần thiết và có ý nghĩa quan trọng trong viƯc tiÕt
kiƯm chi phÝ vËn chun, chi phÝ b¶o quản, xác định giá vốn hàng bán, giá bán
hàng hoá, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Kế toán hàng hoá là công cụ quan trọng và không thể thiếu của quản lý hàng
hoá cả về mặt hiện vật và giá trị nhằm đáp ứng kịp thời, đầy đủ nhu cầu của xà hội,
ngăn ngừa, hạn chế đến mức thấp nhất những mất mát, hao hụt hàng hoá trong các
khâu của quá trình kinh doanh thơng mại từ đó làm tăng lợi nhuận của doanh
nghiệp.
1.2 Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng, thanh toán tiền hàng và nhiệm vụ kế
toán
1.2.1 Hàng mua và phạm vi hạch toán hàng mua
Chức năng chủ yếu của doanh nghiệp thơng mại là tổ chức lu thông hàng hoá,
đa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Hàng hoá là hàng mua của doanh
nghiƯp cđa doanh nghiƯp khi doanh nghiƯp chÊp nhËn thanh toán cho ngời bán và
phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Hàng hoá phải thông qua hành vi mua bán và theo một thể thức thanh toán

nhất định, là cơ sở của việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá và tiền tệ.
- Hàng hoá phải có sự chuyển quyền sở hữu tức là doanh nghiệp mất quyền sở
hữu về tiền tệ và đợc quyền sở hữu về hàng hoá.

4


- Hàng hoá mua vào phải với mục đích là bán ra hoặc mua vào để gia công
sau đó bán ra.
Đối với hình thức nhập khẩu, những hàng hoá đợc coi lµ hµng nhËp khÈu:
- Hµng mua cđa níc ngoµi gồm máy móc, thiết bị, t liệu lao động, hàng tiêu

dùng, dịch vụ khác căn cứ cào những hợp đồng nhập khẩu mà các doanh nghiệp nớc ta đà ký kÕt víi c¸c doanh nghiƯp hay c¸c tỉ chøc kinh tế nớc ngoài.
- Hàng nớc ngoài đa vào hội chợ triển lÃm ở nớc ta sau đó bán lại cho các
doanh nghiệp Việt Nam và thanh toán bằng ngoại tệ.
- Hàng hoá nớc ngoài viện trợ cho nớc ta trên cơ sở các hiệp định, các nghị
định th giữa chính phđ níc ta víi chÝnh phđ c¸c níc, thùc hiƯn thông qua các
doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu.
1.2.2 Các phơng thức mua hàng và thanh toán tiền hàng
1.2.2.1 Các phơng thức mua hàng
Khi tiến hành mua hàng doanh nghiệp có thể thực hiện theo các phơng thức
sau:
- Mua hàng theo phơng thức trực tiếp
Doanh nghiệp khi mua hàng cử cán bộ nghiệp vụ của mình đến kho của ngời
bán ®Ĩ lÊy hµng. Sau khi nhËn hµng vµ ký vµo chứng từ thì hàng hoá đó đà đợc xác
định là hàng mua của doanh nghiệp, nó đà thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp
và doanh nghiệp phải có trách nhiệm tổ chức vận chuyển, bảo quản hàng hoá đó về
kho của mình. Mọi sự mất mát, thiếu hụt, h hỏng của hàng hoá đều thuộc trách
nhiệm của doanh nghiệp
- Mua hàng theo phơng thức chuyển hàng

Khi mua hàng doanh nghiệp căn cứ vào hợp đồmg đà quy định trớc để xác
định địa điểm đến nhận hàng và ngời bán sẽ chuyển hàng hoá đến địa điểm đó và
doanh nghiệp cử cán bộ của mình đến địa điểm đó để nhận hàng.Tại đây sau khi
nhận hàng và ký vào chứng từ thì hàng hoá đó mới thuộc quyền sở hữu của doanh
nghiệp.
1.2.2.2 Các phơng thức thanh toán tiền hàng

5


- Trả tiền ngay:theo phơng thức này khi doanh nghiệp nhận quyền sở hữu về
hàng hoá thì mất quyền sở hữu về tiền tệ.
- Trả chậm: theo phơng thức này khi nhận quyền sở hữu về hàng hoá doanh

nghiệp cha mất quyền sở hữu về tiền tệ mà phải có tr¸ch nhiƯm thanh to¸n cho ngêi b¸n, nã t thc vào từng hợp đồng cụ thể mà thời gian đó dài hay ngắn khác
nhau.Trong thời gian đó nếu doanh nghiệp thanh toán tiền hàng sớm thì có thể đợc
ngời bán chiết giảm cho một khoản do thanh toán sớm.
1.2.3 Giá cả hàng mua
Hàng hoá mua vào đợc hạch toán theo giá thực tế. Giá thực tế của hàng mua
đợc xác định phù hợp với từng phơng pháp tính thuế giá trị gia tăng đợc áp dụng tại
doanh nghiệp.
- Đối với doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng
pháp khấu trừ thuế thì giá thực tế hàng hoá mua vào là giá không có thuế giá trị gia
tăng đầu vào.
Trị giá
Giá mua
thực tế = ghi trên
của hàng
hoá đơn
nhập kho

cha thuế

Chi
+ phí thu _
mua

Chiết khấu Thơng mại, giảm
giá hàng mua đợc hởng

Thuế
+ nhập
khẩu
(TTĐB)

- Đối với doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng
pháp tính trực tiếp trên giá trị gia tăng và những doanh nghiệp không thuộc đối tợng chịu thuế gia trị gia tăng thì giá thực tế hàng hóa mua vào là giá bao gồm cả
thuế giá trị gia tăng đầu vào.
Trị giá
Giá mua
thực tế
= ghi trên
của hàng
hoá đơn
nhập kho
cha thuế

Chi
Chiết khấu thơng
Thuế
+ phí thu _ mại, giảm giá

+ nhập
mua
hàng mua đợc hkhẩu
ởng
(TTĐB)

Trong đó:

6


Giá mua của hàng hoá là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho ngời bán theo
hợp đồng.
Chi phí mua hµng bao gåm chi phÝ vËn chun, bèc xÕp hµng hoá, chi phí bảo
hiểm, tiền thuê kho thuê bÃi, bảo quản hàng hoá trong quá trình mua hàng, chi phí
hao hụt tự nhiên trong khâu mua, hoa hồng đại lý trong khâu mua. Trờng hợp hàng
mua về có bao bì đi cùng hàng hoá tính giá riêng thì trị giá bao bì phải đợc bóc
tách và theo dõi riêng.
1.2.4 Nhiệm vụ kế toán
Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng có vai trò quan trọng
trong quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Đó là cơ sở đầu tiên cung cấp cho các
nghiệp vụ kế toán sau này.Để tổ chức tốt kế toán nghiệp vụ mua hàng, kế toán mua
hàng trong doanh nghiệp có những nhiệm vụ sau:
- Theo dõi, ghi chép phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình mua
hàng về số lợng, kết cấu, chủng loại, quy cách và giá cả hàng mua và thời điểm
mua hàng.
- Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng theo
từng nguồn hàng, từng ngời cung cấp và theo từng đơn đặt hàng hoặc hợp đồng,
tình hình thanh toán với ngời cung cấp.
- Cung cấp thông tin kịp thời tình hình mua hàng và thanh toán tiền hàng cho

chủ doanh nghiệp và cán bộ quản lý làm căn cứ cho đề xuất những quyết định
trong chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
1.3 Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng theo hệ thống
kế toán hiện hành
1.3.1 Hạch toán ban đầu
Hạch toán ban đầu là quá trình theo dõi, ghi chép hệ thống hoá các nghiệp
kinh tế trên chứng từ làm cơ sở cho việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết.
Đối với nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng thì việc tổ chức hạch toán ban
đầu chính là tổ chức hợp lý hệ thống chứng từ mua hàng và thanh toán cũng nh sự
luôn chuyển của chúng.
Các chứng từ đợc lập chủ yếu trong quá trình mua hàng và thanh toán tiỊn
hµng bao gåm:
7


* Hoá đơn GTGT do bên bán lập, trong đó phải ghi rõ giá bán cha có thuế
GTGT, các khoản phụ thu và phí tính thêm ngoài giá bán nếu có, thuúe GTGT và
tổng giá thanh toán.
* Nếu mua hàng của cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo
phơng pháp tính trực tiếp hoặc cơ sở kinh doanh không thuộc đối tợng nộp thuế
GTGT thì chứng từ mua hàng là hoá đơn bán hàng hoặc phiếu xuất kho kiêm hoá
đơn bán hàng do bên bán lập.
* Nếu mua hàng ở thị trờng thì chứng từ mua hàng là bảng kê mua hàng do
cán bộ mua hàng là bảng kê mua hàng do cán bộ mua hàng lập và phải ghi rõ tên
địa chỉ ngời bán, số lợng, đơn giá mua của từng mặt hàng và tổng giá thanh toán.
* Phiếu nhập kho: phản ánh số lợng và trị giá hàng thực nhập kho làm căn cứ
ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng và xác định trách nhiệm vật chất với ngời có liên
quan, là cơ sở ghi sổ kế toán.
* Biên bản kiểm nhận hàng hoá đợc sử dụng trong trờng hợp phát sinh hàng
thừa, thiếu trong quá trình mua hàng.

Ngoài ra trong quá trình thanh toán tiền hàng kế toán còn sử dụng các chứng
từ liên quan sau:
* Giấy báo nợ của ngân hàng.
* Phiếu chi.
* Giấy thanh toán tiền tạm ứng.
* Chứng từ nộp thuế ở khâu mua.
Hiện nay chứng từ đợc lập trong nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng
là khá nhiều do đó sẽ tốn thời gian cho nhân viên kế toán trong việc xử lý chứng
từ. Tổ chức hợp lý chứng từ nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng sẽ làm
giảm bớt hao phí lao động trong hạch toán, nâng cao chất lợng lao động, đảm bảo
giám sát chặt chẽ hơn, chính xác hơn nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng.
Bên cạnh việc tổ chức hợp lý quá trình hạch toán ban đầu nghiệp vụ mua hàng
và thanh toán tiền hàng thì việc tổ chức hợp lý quá trình hạch toán tổng hợp và
hạch toán chi tiÕt cịng hÕt søc quan träng, nã gióp cho kÕ toán theo dõi đợc chặt
chẽ quá trình luân chuyển tiền và từ đó rút ra những biện pháp nhằm thực hiện tốt
hơn nhiệm vụ của mình.
8


1.3.2 Tài khoản kế toán .
Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp đợc bộ tài chính ban hành ngày
01/01/1995 theo quyết định 1141/TC/CĐKT và thống nhất chính thức áp dụng
trong cả nớc ngày 01/01/1996. Tuỳ từng điều kiện thực tế doanh nghiệp áp dụng
phơng pháp kế toán hàng hoá theo phơng pháp kê khai thờng xuyên hay kiểm kê
định kỳ mà lựa chọn sử dụng.
- Đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên thì doanh nghiệp sử dụng các tài khoản sau:
+ Tài khoản 156 " Hàng hoá"
Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của
các loại hàng hoá của doanh nghiệp, bao gồm hàng hoá tại kho hàng và quầy hàng.
Kết cấu và nội dung của tài khoản

Bên nợ:

Phản ánh trị giá hàng hoá nhập kho
Chi phí thu mua hàng hoá phát sinh trong kỳ

Bên có:

Phản ánh trị giá hàng hoá xuất kho
Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng hoá bán ra trong kỳ
Trị giá hàng hoá thiếu hụt trong kiểm kê

SDCK:

Phản ánh trị giá hàng hoá của doanh nghiệp còn tồn kho cuối

kỳ
Chi phí mua hàng hoá tồn kho cuối kỳ
Tài khoản 156 có 2 TK cấp 2
TK 1561 " phản ánh giá mua hàng hoá"
TK 1562 " chi phí thu mua"
+ Tài khoản 151 " Hàng mua đang đi đờng"
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của các loại hàng hoá, vật t mua vào

đà xác định là hàng mua nhng hàng cha về nhập kho hoặc ®· vỊ ®Õn doanh nghiƯp
nhng ®ang chê kiĨm nhËn nhËp kho.
Kết cấu của tài khoản

9

Bên nợ :
Phản ánh trị giá hàng mua đà thuộc qun ë h÷u cđa doanh
nghiƯp nhng cha vỊ nhËp kho doanh nghiệp tăng trong kỳ
Bên có :
Phản ánh trị giá hàng hoá, vật t đang đi đờng đà về nhập kho
hoặc đà chuyển bán thẳng cho khách hàng
SDCK :

Phản ánh trị giá hàng hoá, vật t đà mua nhng còn đang đi đờng

+ Tài khoản 133 " Thuế GTGT đợc khấu trừ"
Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế giá trị gia tăng đầu vào đợc khấu trừ,
đà khấu trừ và còn đợc khấu trừ
Kết cấu của tài khoản
Bên nợ :

Số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ

Bên có :

Số thuế GTGT đầu vào đà khấu trừ
Số thuế GTGT đầu vào của hàng mua trả lại
Số thuế GTGT đầu vào không đợc khấu trừ đà kết chuyển
Số thuế GTGT đầu vào đà đợc hoàn lại

SDCK :

Số thuế GTGT đầu vào còn đợc khấu trừ
Số thuế GTGT đầu vào đợc hoàn lại nhng ngân sách nhà nớc

cha hoàn trả
Tài khoản 133 có 2 tài khoản cấp 2
TK 1331- thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ
TK 1332- thuế GTGT đợc khấu trừ của tài sản cố định
+ Tài khoản 331 " Phải trả cho ngời bán"
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải
trả của doanh nghiệp cho ngời bán vật t, hàng hoá, dịch vụ và ngời nhận thầu xây
dựng cơ bản
Kết cấu của tài khoản
Bên nợ :
Phản ánh số tiền đà trả cho ngời bán( kể cả số tiền ứng trớc) và
các khoản chiết khấu hàng mua, hàng mua trả lại

10


Bên có :
Phản ánh số tiền phải trả cho ngời bán vật t, hàng hoá, dịch vụ
và ngời nhận thầu xây dựng cơ bản
SDCK :

Số tiền còn phải trả ngời bán, nhận thầu xây dựng cơ bản

Ngoài các tài khoản trên, kế toán mua hàng còn sử dụng các tài khoản có liên
quan nh
Tài khoản Tk 111- Tiền mặt
TK 112- Tiền gửi ngân hàng
TK 141- Tạm ứng
TK 311- Vay ngắn hạn...
- Đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định

kỳ.
Theo phơng pháp này, kế toán không ghi chép thờng xuyên, liên tục tình hình
xuất kho hàng hoá. Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê, xác định trị giá thực tế
của hàng tồn kho cuối kỳ để tính trị giá vốn thực tế của hàng xuất bán trong kỳ.
Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ, doanh nghiệp sử dụng tài khoản 611 "
Mua hàng".
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng
cụ, hàng hoá mua vào trong kỳ.
Kết cấu của tài khoản
Bên nợ:
Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ
tồn kho đầu kỳ( theo kết quả kiểm kê)
Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ
mua vào trong kỳ
Bên có: Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ
Giảm giá hàng mua và trị giá hàng mua trả lại
Kết chuyển trị giá thực tế hàng hoá tiêu thụ trong kỳ
Tài khoản 611 có 2 tài khoản cấp 2
TK 6111- Mua nguyªn liƯu, vËt liƯu

11


TK 6112- Mua hàng hoá
Khi áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản 151,156 chỉ sử dụng
để phản ánh vào thời điểm đầu kỳ và cuối kỳ. Nội dung ghi chép của các tài khoản
này nh sau:
Bên nợ: Phản ánh trị giá thực tế hàng tồn kho cuối kỳ
Bên có: Phản ánh trị giá thực tế hàng hoá tồn kho đầu kỳ
1.3.3 Phơng pháp hạch toán

1.3.3.1 Hạch toán nghiệp vụ mua hàng theo phơng pháp kê khai thờng
xuyên
Sơ đồ hạch toán tổng hợp kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
(1a): hàng hoá mua về nhập kho
(2a): hàng mua đang đi đờng cuối tháng cha về nhập kho
(1b),(2b): thuế GTGT đầu vào của hàng mua
(3): hàng mua đi đờng về nhập kho
(4): nhà nớc cấp vốn, cổ đông đóng góp bằng hàng hoá
(5): hàng hoá thừa so với hoá đơn hoặc thừa do dôi thừa trong tự nhiên
(6): thuế nhập khẩu hàng mua
(7): đánh giá tăng hàng hoá
(8a): trị giá bao bì luân chuyển
(8b): thuế GTGT của bao bì
(9): hàng hoá kém phẩm chất trả lại, giảm giá hàng hoá, chiết khấu thơng
mại
(10): hàng hoá thiếu
(11): đánh giá giảm hàng hoá
(12): hàng hoá xuất bán
TK 111,112,331

TK 156
(1a)

TK 111,112,331
(9)
12


TK 133

TK 133

(1b)
(2b)
TK 151
(2a)

(3)

TK 1381
(10)

TK 411
(4)

TK 412
(11)

TK 338,711
(5)
TK 632
TK 333

(12)
(6)

TK 412
(7)
TK 1532
TK 133

(8b)
(8a)

1.3.3.2 Hạch toán nghiệp vụ mua hàng theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
Sơ đồ hạch toán tổng hợp quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng theo
phơng pháp kiểm kê định kỳ

TK 151,156,157

TK 6112

TK 151,156,157

Đầu kỳ kết chuyển trị giá hàng hoá Kết chuyển trị giá hµng tån cuèi kú

13


TK 111,112,331

TK 111,112,331

Hàng hoá mua về nhập kho

Các khoản giảm giá hàng hoá

TK 133
Thuế GTGT

TK 338

TK 632

Hàng hoá thừa

Trị giá hàng hoá đà xuất kho

TK 3333

TK 1562
Thuế nhập khẩu

Kết chuyển chi phí cuối kỳ

TK 1562
Đầu kỳ kết chuyển chi phí

Theo phơng pháp này cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê, xác định trị giá
thực tế của hàng tồn kho cuối kỳ để tính giá vốn thực tế xuất bán hàng trong kỳ
theo công thức:
Trị giá vốn hàng
xuất kho bán

Trị giá vốn

Trị giá vốn

Trị giá vốn

= hàng tồn kho + hàng mua vào _ hàng tồn kho

trong kỳ

đầu kỳ

trong kỳ

cuối kỳ

1.3.3.3 Thanh toán với ngời bán
Quy trình hạch toán thanh toán với ngời bán đợc khái quát qua sơ đồ sau:
TK 111,112,311
Trả tiền cho ngời bán

TK 331

TK 151,156,611

Mua hàng cha tr¶ tiỊn

14


TK 133
Thuế GTGT
TK 151,156,611
Giảm giá hàng bán, hàng bị trả lại
TK 133
Thuế GTGT

TK 515
Chiết khấu thanh toán đợc hởng

1.3.4 Sổ sách kế toán

Tuỳ thuộc vào hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng để tổ chức hệ
thống sổ kế toán ghi chép tình hình mua hàng.
- Theo hình thức kế toán nhật ký chung: nghiệp vụ mua hàng đợc phản ánh
vào sổ nhật ký chung, sau đó ghi vào sổ cái các tài khoản 156- Hàng hoá, 111Tiền mặt, 112- Tiền gửi ngân hàng, 331- Phải trả ngời bán... Đồng thời ghi vào sổ,
thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Trờng hợp doanh nghiệp sử dụng các sổ nhật ký
chuyên dùng thì nghiệp vụ mua hàng sẽ đợc phản ánh vào sổ nhật ký chuyên dùng
nh nhật ký mua hàng, nhật ký chi tiền ( tiền mặt, tiền gửi ngân hàng); định kỳ tổng
hợp số liệu trên sổ nhật ký chuyên dùng để ghi vào sổ cái các tài khoản liên quan.
- Theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ: nghiệp vụ mua hàng đợc phản
ánh.
+ Bảng kê số 8- dùng để ghi chép tổng hợp tình hình nhập- xuất- tồn kho
hàng hoá hoặc thành phẩm theo giá thực tế hoặc giá hạch toán.
+ NKCT số 1: ghi cã TK 111- TiỊn mỈt
+ NKCT sè 2: ghi có TK 112- Tiền gửi ngân hàng
+ NKCT số 4: ghi có TK 311- Vay ngắn hạn
+ NKCT số 5: ghi có TK 331- phải trả ngời bán
15


+ Hàng mua đang đi đờng phản ánh trên NKCT số 6
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan .

CHƯƠNG 2:
Thực trạng kế toán mua hàng và thanh toán
tiền hàng tại công ty dợc liệu TWI

2.1 Tổng quát chung về công ty dợc liệu TWI
2.1.1

Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh.

2.1.1.1 Vài nét về quá trình hình thành và phát triển.
Công ty dợc liệu TW1 là một doanh nghiệp nhà nớc đợc hình thành
01/04/1971 theo quyết định số 170/BYT. Công ty có tên giao dịch là
MEDIPANTER. Là một doanh nghiệp thực hiện chế độ hạch toán ®éc lËp, tù chñ

16


về tài chính, có t cách pháp nhân, có tài khỏan riêng tịa ngân hàng, đợc sử dụng
con dấu riêng theo thể thức Nhà nứơc quy định, hoạt động theo pháp luật của Nhà
nớc Cộng hoà xà hội chủ nghĩa Việt Nam.
Trụ sở hoạt động: Km 6- đờng Giải Phóng- quận Thanh Xuân - Hà Nội.
Phone: 8643367-8643368-8641551
Fax: 04. 8641584
Trớc đây công ty có tên là công ty dợc liẹu cấp | chuyên mua bán thuốc nam,
bắc, cao đơn hoàn tán thuộc các tỉnh phía bắc và một số tỉnh phía nam. đối tợng
chủ yếu là trao đổi, mua bán với các công ty, xý nghiệp dợc cấp || và cấp |||, các
bệnh viện và xuất nhập khẩu. Hàng năm công ty thực hiện các chỉ tiêu pháp lệnh
cấp trên giao và đợc cụ thể bằng các hợp đồng kinh tế mua bán, trao đổi hàng hoá
hai chiều đảm bảo số lợng, chất lợng, số hàng hoá đó đợc chia đều cho các năm.
Ngày nay, khi cơ chế thị trờng mở cửa, hầu hết các doanh nghiệp trong nớc
đều gặp rất nhiều khó khăn công ty cũng thuộc những doanh nghiệp nh vËy. Nhng
sau mét thêi gian thÝch øng víi c¬ chế mới công ty đà và đang từng bớc đi lên,
luôn là lá cờ đầu trong ngành dợc, làm ăn có hiệu quả.
Hiện nay mức thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên nói chung cha

cao nh một số nghành trọng điểm nhng nhìn chung là ổn định, mọi chế độ u đÃi,
khen thởng, kỷ luật trong công ty đều đợc thực hiện tốt. Hàng năm công ty đều
hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ với nhà nớc, cung cấp các loại thuốc chữa bệnh với
chất lợng cao, đáp ứng nhu cầu của nhân dân.
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty dợc liệu TW1.
* Chức năng:
Công ty dợc liƯu TW1 lµ doanh nghiƯp nhµ níc trùc thc Bé y tế. Công ty có
chức năng sản xuất và kinh doanh các mặt hàng thuốc chữa bệnh, trong đó hoạt
động kinh doanh thơng mại là chủ yếu còn hoạt động sản xuất chỉ là phụ.
* Nhiệm vụ:
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh dựa trên cơ sở kế
hoạch mà công ty đà đặt ra và thích ứng với nhu cầu của thị trờng về mặt hàng tân
dợc cũng nh đông dợc.

17


- Công ty có nhiệm vụ tự hạch toán kinh doanh đảm bảo bù đắp chi phí và
chịu trách nhiệm về việc duy trì và phát triển nguồn vốn do nhà nớc cấp.
- Thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh phải đảm bảo mục tiêu an toàn lao
động, bảo vệ môi trờng, tuôn thủ luật pháp về nghành nghề mà đơn vị đà đăng ký.
- Thực hiện đầy đủ các quyền lợi của cán bộ công nhân viên theo luật lao
động và tham gia các hoạt động có ích cho xà hội.
Với chức năng và nhiệm vụ nh trên, công ty đà và đang tiến hành những hoạt
động sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao vị thế trên thi trờng trong và ngoài nớc.
Để chuẩn bị trớc khi Việt Nam tham gia khối mậu dịch tự do AFTA và chuẩn bị
tham gia tổ chức thơng mại thế giới WTO, những mục tiêu mà công ty đề ra là:
- Hoàn thiện và nâng cao trình độ bộ máy quản lý.
-Tăng cờng phát triển nguồn tài chính.
- Xây dựng đầu t phát triển hơn nữa cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại.

- Nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên bằng cách đào tạo dài hạn và
ngắn hạn.
- Tăng cờng hơn nữa việc mở rộng thị phần trong nớc và ngoài nớc.
2.1.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý.
Tổ chức bộ máy quản lý của công ty đợc thực hiện theo phơng pháp quản lý
trực tiếp, tập trung để ban giám đốc có thể nắm bắt đợc tình hình sản xuất kinh
doanh một cách kịp thời tạo điều kiện giúp giám đốc thấy rõ đợc thực trạng của
công ty mình.
Cơ cấu tổ chức của công ty đợc chia làm 5 phòng ban, 3 phân xởng và một hệ
thống kho tàng cùng với nhiều cửa hàng phân bố ở nhiều địa điểm khác nhau trong
thành phố Hà Nội.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy công ty dợc liệu TW1
Giám đốc

Phó giám đốc
Phụ trách KD-NK

Phó giám đốc
Phụ trách kü thuËt
18


Kế
toán

KD nội địa và
nhập khẩu

Xuất

khẩu

Kho cửa
hàng

TCHC

3 phân
xởng

Kỹ thuật

Nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban nh sau:
- Giám đốc : vừa là ngời đại diện cho nhà nớc, vừa là ngời đại diện cho cán bộ
công nhân viên trong công ty, ngoài ra còn điều hành trực tiếp đối với phòng xuất
khẩu, phòng kế toán, phòng tổ chức hành chính.
- Phó giám đốc kinh doanh, phó giám đốc kỹ thuật: ngoài việc thực đúng các
chức năng, nhiệm vụ của mình còn có nhiệm vụ tham mu trực tiếp với giám đốc
trong việc tạo lập, tổ chức vận hành hoạt động của doanh nghiệp.
- Phòng tổ chức hành chính: sắp xếp tổ chức thực hiện các chế độ theo bộ luật
lao động và pháp luật quy định.
- Phòng kế toán: hạch toán ké toán , tạo vốn trong sản xuất kinh doanh, tổ
chức bảo quản lu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán.
- Phòng xuất khẩu: thăm dò tìm kiếm thị trờng trong và ngoài nớc để ký kết
các hợp đồng xuất khẩu hàng hoá ra nớc ngoài.
- Phòng kinh doanh nhập khẩu: tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty về
hàng nhập ngoại, ngoài ra còn có nhiệm vụ cung cấp bao bì, nguyên vật liệu cho
các xởng sản xuất và quản lý kho hàng .
- Phòng kỹ thuật kiểm nghiệm: giám sát kiểm nghiệm chất lợng hàng
- Tổng kho: quản lý hệ thống kho tàng.

- Các phân xởng
+ Xởng thuốc viên: sản xuất thuốc viên thông thờng, sản xuất theo đơn đặt
hàng của phòng kế hoạch.

19


+ Xởng đông dợc: sản xuất các loại rợu thuốc, thang thuốc theo đơn đặt hàng
của phòng kế hoạch.
+ Xởng hoá dợc: chiết xuất các loại thuốc chống sốt rét và sản pphẩm là
nguyên liệu chính cho việc sản xuất các loại thuốc đó.
- Các cửa hàng: giới thiệu thuốc và bán lẻ trên toàn thành phố và các tỉnh.
2.1.1.4 Tình hình tài chính
Nguồn vốn do ngân sách nhà nớc cấp rất ít, chủ yếu là vay ngân hàng nên
việc trả chi phí tiền lÃi vay khá lớn đà ảnh hởng đến tổng lợi tức của công ty. Để
quản lý tốt tình hình tài chính, hàng năm việc thanh tra, kiểm tra tài chính của
công ty tiến hành chặt chẽ bởi các cơ quan quản lý cấp trên nh thanh tra của công
ty dợc Việt Nam, sở tài chính Hà Nội, cơ quan thuế. Đặc biệt việc quản lý tài chính
hàng ngày đợc thực hiện bởi phòng tài vụ, thanh tra nhân dân do đại hội công
mhâm viên chức bầu ra.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
2.1.2.1 tổ chức bộ máy kế toán
Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý, xuất phát từ điều
kiện và trình độ quản lý, công ty dợc liệu TWI tổ chức bộ máy kế toán theo hình
thức tập trung. Phòng kế toán đợc đặt dới sự lÃnh đạo của giám đốc công ty và toàn
bộ nhân viên kế toán đợc đặt dới sự lÃnh đạo của kế toán trởng. Hiện nay phòng kế
toán của công ty có 16 nhân viên kế toán, đợc phân chia thành các nhóm, các tổ.
Sơ đồ bộ máy kế toán công ty dợc liệu
Kế toán trởng

Kế toán ngân hàng

Phó phòng

Kế toán thanh
toán

Kế toán tiền lơng
và BHXH, TSCĐ

Thủ quỹ

Kế toán các cửa
hàng
20

Máy tính


Kế toán các kho
hàng
Kế toán tiêu thụ
sản phẩm và công
nợ
s

Kế toán phân xởng và tính giá
thành sản phẩm

Quan hệ chỉ đạo

Quan hệ cung cấp
Nhiệm vụ chủ yếu của phòng kế toán cụ thể cho từng ngời:
+Trởng phòng kế toán( kế toán trởng) : có trách nhiệm điều hành toàn bộ hệ
thống kế toán đang vận hành tại đơn vị, có chức năng tham mu cho giám đốc trong
việc quản lý và điều hành công ty.
+ Phó phòng: làm nhiệm vụ tổng hợp từ bảng kê, nhật ký, lên sổ cái hàng
quý, hàng năm lên báo cáo quyết toán. Ngoài ra còn thay nhiệm vụ của trởng
phòng khi trởng phòng đi vắng.
+ Kế toán các kho hàng: vì nhiệm vụ của công ty buôn bán là chủ yếu do vậy
mà nguyên liệu chính khi tiêu thụ, khi dùng vào sản xuất tuỳ từng đối tợng sử
dụng mà hạch toán cụ thể vào các bảng kê, nhật ký chung, sổ cái.
+ Kế toán TSCĐ, tiền lơng, BHXH: hàng tháng có nhiệm vụ tổng hợp phân
bổ cho các đối tợng sử dụng, lên bảng kê số 4, vào nhật ký sổ cái cho phù hợp.
+ Kế toán các cửa hàng: làm nhiệm vụ tổng hợp trên các hoá đơn nhập và
xuất bán hàng, mỗi tháng kiểm kê một lần vào ngày cuối tháng, lên bảng kê, nhật
ký chung, sổ cái.
+ Kế toán thanh toán ngân hàng: hàng ngày có nhiệm vụ giao dịch với ngân
hàng: ngân hàng công thơng, ngân hàng ngoại thơng... Căn cứ vào các uỷ nhiệm

21


chi, séc chuyển khoản, séc lĩnh tiền mặt, kế toán lên bảng kê số 2, lên nhật ký
chung cho các tài khoản 112,311...
+ Kế toán thanh toán: hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, các hoá đơn
nhập hàng, hoá đơn bán hàng để viết phiếu thu, phiếu chi, cuối tháng cộng sổ, lên
bảng kê số 1, nhật ký chung cho tài khoản 111.
+ Thủ quỹ: làm nhiệm vụ thu chi tiền mặt khi có phiếu thu, chi. Ngoài ra còn
phải đi ngân hàng nộp và rút tiền.
+ Kế toán tiêu thụ sản phẩm và theo dõi công nợ: căn cứ vào các chứng từ

gốc và các hoá đơn nhËp, xt b¸n, kÕ to¸n cã nhiƯm vơ theo dâi chi tiết các công
nợ đối với từng khách hàng tránh sự nhầm lẫn.
+ Ngoài các nhân viên của các bộ phận, còn các nhân viên kế toán phụ trách
các phân xởng, trực thuộc phòng tài vụ. Các nhân viên kế toán này có nhiệm vụ
trực tiếp tập hợp chi phí phát sinh của phân xởng, đồng thời chịu trách nhiệm tính
giá thành công xởng đối với từng loại sản phẩm, phân tích hoạt động của phân xởng.
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh
của công ty đều đợc ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, đúng đối tợng và theo
trình tự thời gian. Hiện nay, công ty đà trang bị hệ thống máy tính cho phòng kế
toán, mỗi nhân viên đợc sử dụng riêng một máy đảm bảo cung cấp thông tin một
cách kịp thời, chính xác.
2.1.2.2 Hình thức và phơng pháp kế toán áp dụng tại công ty dợc liệu
TWI
Công ty dợc liệu TWI là công ty có quy mô các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tơng đối lớn và phức tạp. Do vậy nhằm góp phần cho công tác hạch toán đảm bảo
chính xác tuyệt đối, nhanh gọn, thông tin kịp thời dễ hiểu. Công ty đà áp dụng chế
độ kế toán sau:
-Niên độ kế toán hàng năm từ ngày 01/01 đến ngày 31/12
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: đồng Việt Nam
- Hình thức kế toán áp dụng: nhật ký chung
- Phơng pháp kế toán tài sản cố định
+ Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định: giá vốn mua vào
22


+ Phơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho: theo phơng pháp giá đích danh
+ Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
- Phơng pháp hạch toán các khoản dự phòng, tình hình trích lập và hoàn nhập
dự phòng: theo quy định của nhà nớc
Trình tự kế toán theo hình thức nhật ký chung đợc thể hiện qua sơ đồ:
Chứng từ gốc và các bảng

phân bổ

Bảng kê

Nhật ký chung

Sổ cái

Sổ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi
tiết

Bảng báo cáo tài chính

Ghi hàng ngày
...................

Đối chiếu kiểm tra
Ghi cuối tháng

Về việc ban hành chế độ phát hành quản lý, sử dụng hoá đơn giá trị gia tăng:
Công ty sử dụng các loại chứng từ sau- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ
gốc nhận đợc( phiếu thu, chi, giấy báo nợ, các giấy nhập xuất hàng hoá, nguyên
vật liệu...). Kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp rồi phân loại từng
chứng từ để ghi vào bảng kê, sổ chi tiết liên quan.
- Cuối tháng căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán tính toán, kết hợp lập bảng
phân bổ. Từ các phiếu thu, chi, giấy báo nợ, có của ngân hàng đà đợc vào sổ kế
toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp. Theo lĩnh vực đợc phân công các cán bộ nhân
viên lên các bảng kê, bảng phân bổ, nhật ký chung, sổ cái.

Sau khi nhật ký chung hoàn thành thì chuyển đến kế toán tổng hợp kiểm tra
đối chiếu với các bảng kê tổng hợp chi tiết và có nhiệm vụ vào sổ cái các tài khoản.

23


Cuối mỗi quý, dựa vào các tài liệu có liên quan kế toán trởng lập báo cáo tài
chính và lên kế hoạch một số chỉ tiêu cho quý sau.
Hiện nay công ty đà đa hệ thống máy tính vào sử dụng. Do vậy công tác hạch
toán kế toán trở nên nhanh gọn, việc quản lý đợc chặt chẽ và làm đáng kể khối lợng công việc
2.2 Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại
công ty dợc liệu TWI
2.2.1 Hạch toán ban đầu
Trong tháng khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các nhân viên kế toán theo
các chức năng đà phân công thực hiện việc hạch toán ban đầu. Tổ chức hạch toán
ban đầu là tổ chức hệ thống chứng từ, quy định hớng dẫn cách ghi chép vào các
chứng từ và tổ chức việc luân chuyển, bảo quản chứng từ trong doanh nghiệp theo
quy định hiện hành. Việc hạch toán ban đầu tại công ty gồm:
- Xác định các loại chứng từ sử dụng trong từng bộ phận, từng kho hàng, cửa
hàng. Các chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng phải
đợc ghi chép, sử dụng theo đúng quy định của bộ Tài Chính. Bên cạnh đó do công
việc, mặt hàng kinh doanh của công ty có đặc thù riêng biệt ( kinh doanh thuốc các
loại, nguyên vật liệu sản xuất, chế biến thuốc, hoá nỹ phẩm...) nên công ty và tại
các kho hàng, cửa hàng có thể sử dụng thêm một số chứng từ luân chuyển nội bộ
mà vẫn không ảnh hởng đến quá trình chung.
-Kế toán trởng hớng dẫn việc ghi chép chứng từ phải đầy đủ cả về nội dung
lẫn tính hợp lệ, hợp pháp.
- Quy định trình tự luân chuyển các chứng từ ban đầu từ các bộ phận lên
phòng kế toán và công tác bảo quản lu trữ chứng từ.
Chất lợng của công tác kế toán( tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, rõ ràng, đảm

bảo tính hợp pháp hợp lệ) đợc quyết định trớc hết ở chất lợng hạch toán ban đầu.
Do đó kế toán không chỉ hớng dẫn nghiệp vụ ghi chép chứng từ mà còn phải tăng
cờng công tác kiểm tra giám sát, nhằm đảm bảo các hoạt kinh tế tài chính đà phản
ánh trong chứng từ đúng chế độ chính sách và các hiện tợng hành vi tiêu cực trong
quá trình quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiÖp.

24


Công ty dợc liệu TWI là doanh nghiệp kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế
giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ thuế. Vì vậy ngoài các chứng từ sử dụng
nội bộ, công ty sử dụng các chứng từ hoá đơn do bộ tài chính ban hành theo quyết
định số 855/1988/QĐ-BTC ngày 16/7/1998,:
- Hoá đơn GTGT( hoá đơn đỏ): căn cứ vào hợp đồng kinh tế đà ký với ngời
bán, công ty yêu cầu ngời bán giao lại hoá đơn( liên 2). Đây là căn cứ đầu tiên
mang tính chất pháp lý nhất. Trong đó ngời bán cần ghi đầy đủ, đúng các yếu tố đÃ
quy định:
+ Giá bán: cha cã thuÕ GTGT
+ ThuÕ suÊt thuÕ GTGT, tiÒn thuÕ GTGT
+ Tổng giá thanh toán( đà có thuế GTGT)
- Hoá đơn bán hàng sử dụng trong trờng hợp khi công ty mua hàng của đơn vị
tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc không có thuế GTGT.
- Bảng kê thu mua nông sản, lâm sản, thuỷ sản của ngời trực tiếp sản xuất.
- Phiếu nhập kho: khi hàng hoá ®ỵc vËn chun ®Õn kho cđa doanh nghiƯp, bé
phËn nghiƯp vụ đối chiếu chứng từ giao hàng của bên bán. Nếu phù hợp tiến hàng
kiểm tra và làm thủ tục nhập kho. Thủ kho ký nhận vào hoá đơn GTGT giao trả
liên chứng từ của ngời bán, một liên gửi bộ phận làm nghiệp vụ thanh toán. Số liệu
ghi trên phiếu nhập kho đợc lấy từ hoá đơn GTGT. Phiếu nhập kho đợc lập thành 2
liên
+ Một liên giao cho kế toán kho

+ Một liên giao cho kế toán thanh toán với ngời bán làm căn cứ ghi sổ chi tiết
tài khoản 331
Trong trờng hợp khi mua hàng đơn vị thanh toán ngay cho ngời cung cấp thì
thủ kho ký xác nhận vào hoá đơn, sau đó chuyển lên cho kÕ to¸n thanh to¸n, kÕ
to¸n viÕt phiÕu chi, ký dut và chuyển lên cho thủ quỹ rút tiền để trả cho ngời
bán.
- Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào. Căn cứ vào hoá đơn, chứng từ
mua hàng hoá, dịch vụ, kế toán ghi ngay số thuế GTGT đợc khấu trừ theo từng hoá
đơn vào bảng kê .

25