Kế toán tại Xí nghiệp 103 - Công ty xây dựng số 1.DOC

lời mở đầu

Trong điều kiện chuyển sang nền kinh tế thị trờng, cùng với sự cạnh tranh khốc
liệt, mục tiêu hàng đầu cũng là điều kiện tồn tại của mọi hoạt động sản xuất kinh
doanh đó là sinh lợi. Để thực hiện mục tiêu đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải không
ngừng vận động, phát triển, đổi mới phơng thức quản lý, cách thức sản xuất phù hợp
đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất.
Do vậy, sự ra đời và phát triển của kế toán gắn liền với sự phát triển của nền sản
xuất xã hội. Nền sản xuất xã hội càng phát triển, kế toán càng trở nên quan trọng và
là một công cụ không thể thiếu đợc trong quản lý kinh tế của Nhà nớc và của các
doanh nghiệp.
Cùng với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, sản phẩm của các công ty xây dựng
cũng ngày càng trở nên đa dạng và có chất lợng cao không thua kém gì các công
trình lớn ở nớc ngoài với sự giúp đỡ của các máy móc hiện đại và sự học hỏi kỹ thuật
tiên tiến nhất hiện nay từ các chuyên gia nớc ngoài. Nó không những chỉ đáp ứng yêu
cầu của con ngời về nhu cầu, mà cả về yếu tố mỹ thuật đẹp nhất.
Không nằm ngoài quy luật chung của sự phát triển đó, Xí nghiệp 103 - Công ty
xây dựng số 1 đã, đang tìm ra và hoàn thiện hơn nữa mô hình tổ chức sản xuất kinh
doanh của mình, hệ thống cung cấp thông tin kế toán tài chính sao cho đạt hiệu quả
cao nhất nhằm cung cấp những thông tin thực sự bổ ích cho việc ra những quyết định
điều hành Xí nghiệp của giám đốc xí nghiệp.
Trong giới hạn của báo cáo thực tập tốt nghiệp em xin trình bày một số vấn đề sau :
Phần I : đặc điểm tình hình chung của doanh nghiệp.
Phần II : nghiệp vụ kế toán.
Phần III : Chuyên đề đi sâu
Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ về phơng pháp và kiến thức của các thầy
cô giáo bộ môn, đặc biệt là cô giáo hớng dẫn Nguyễn Quỳnh Trâm cùng tập thể lãnh
đạo Xí nghiệp 103 đã giúp em hoàn thành bản báo cáo này.
phần i : đặc điểm tình hình chung của xí
nghiệp.
A - Quá trình hình thành và phát triển.

Do sự phát triển chung của nền kinh tế, Xí nghiệp 103 đã đợc thành lập vào ngày
26/06/1995. Xí nghiệp 103 là một doanh nghiệp Nhà nớc và là đơn vị thành viên của
Công ty Xây dựng số I - Tổng Công Ty Xây Dựng Hà Nội. Nhiệm vụ và quyền hạn
của Xí nghiệp căn cứ theo phân công, phân cấp quản lý của Công ty xây dựng số I tại
quyết định số 330/CT-TCLĐ ngày 01/08/1999.
* Xí nghiệp 103 có trụ sở chính tại số 1A Đờng Giải Phóng - Đống Đa - HN.
* Xí nghiệp 103 là đơn vị hạch toán độc lập với Công ty, song tuỳ thuộc vào
từng công trình, hạng mục công trình mà xí nghiệp đợc Công ty cấp vốn hay cho vay
vốn để hoạt động sản xuất kinh doanh.
Trong những năm qua Xí nghiệp 103 đã không ngừng trởng thành và phát triển,
phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ và các chỉ tiêu mà Công ty cấp trên giao phó.
Trong quá trình đó bên cạnh những thuận lợi cơ bản, Xí nghiệp đã gặp phải không ít
những khó khăn, trở ngại.
- Về thuận lợi :
Xí nghiệp có một đội ngũ lãnh đạo đã đợc đào tạo cơ bản và trởng thành trong sự
huấn luyện khắt khe của cơ chế kinh tế mới, dày dạn kinh nghiệm, có năng lực phẩm
chất, có trình độ khoa học kỹ thuật và trình độ quản lý đoàn kết cùng nhau xây dựng
Xí nghiệp trong một nỗ lực chung.
- Về khó khăn :
Việc thi công các công trình xây lắp phải tiến hành chủ yếu ở ngoài trời, chịu ảnh
hởng rất lớn bởi điều kiện tự nhiên. Mỗi công trình thi công đợc chia làm nhiều giai
đoạn khác nhau, thời gian thi công kéo dài làm cho vốn đầu t dễ bị ứ đọng và dễ gặp
rủi ro khi có biến động về vật t, về lao động.
Các công trình xây dựng ở xa Hà Nội, địa bàn trải rộng ra nhiều tỉnh khác nhau
nên việc quản lý chung của Giám đốc Xí nghiệp gặp nhiều khó khăn.
Dới đây là tổng số nhân lực của Xí nghiệp :
Năm Đơn vị tính Số lợng Nam Nữ
Trình độ
ĐH THCN Sơ cấp LĐ PT
2001 Ngời 126 85 41 21 65 1 39

B - Bộ máy tổ chức quản lý.
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp

Chức năng của Phụ trách Kế toán :
- Phụ trách và chịu trách nhiệm chính các công tác Tài chính - Kế toán - Thống
kê của Xí nghiệp.
- Theo dõi công nợ, vay, trả các khoản vay của Công ty.
- Tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành theo kỳ hạch toán.
- Lập báo cáo sản lợng, doanh thu, báo cáo Tài chính theo kỳ hạch toán.
- Theo dõi tính lãi vay ngân hàng.
Chức năng của Kế toán vật t kiêm kế toán công nợ :
- Theo dõi nhập, xuất, tồn vật t, tổng hợp kiểm kê vật t, quyết toán vật t
theo kỳ hạch toán.
- Theo dõi tài sản cố định, công cụ dụng cụ sản xuất ( kiểm kê, tính khấu hao,
Kế toán vật
t
Kế toán
thanh toán
Thủ quỹ
Phụ trách kế
toán
phân bổ vào chi phí dần giá trị của TSCĐ, công cụ dụng cụ sản xuất ).
- Theo dõi các khoản nợ phải trả nhà cung cấp.
- Chịu trách nhiệm trớc phụ trách kế toán và Giám đốc Xí nghiệp về số liệu
làm ra mang tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ, đúng quy chế của Nhà nớc và Công ty đề
ra.
Chức năng của Kế toán thanh toán kiêm kế toán tiền lơng
- Làm công tác kế toán thanh toán của Xí nghiệp, theo dõi quỹ tiền mặt, thanh
toán tiền lơng, các khoản tạm ứng.

- Theo dõi và trích BHXH, thanh toán BHXH, quyết toán BHXH,
- Theo dõi thuế GTGT đầu vào, đầu ra, chịu trách nhiệm trớc phụ trách kế toán và
Giám đốc Xí nghiệp về số liệu làm ra mang tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ, đúng quy
chế và Công ty đề ra.
Chức năng của Thủ quỹ :
Chịu trách nhiệm quản lý nhập xuất quỹ tiền mặt tại Xí nghiệp, căn cứ vào
phiếu thu và chi để thu tiền hoặc chi tiền sau đó lập báo cáo quỹ và tính ra lợng tiền
tồn quỹ vào cuối ngày.
Tóm lại mỗi thành viên trong bộ máy Kế toán có sự kết hợp với nhau trong công
việc hàng ngày để hoàn thành nhiệm vụ của mình nói riêng và nhiệm vụ của phòng
kế toán nói chung.
Những thuận lợi và khó khăn ảnh hởng đến công tác kế toán ở Xí nghiệp 103 :
- Thuận lợi : Bộ máy kế toán của Xí nghiệp đợc tổ chức hợp lý, hoạt động có
nguyên tắc. Cán bộ kế toán có chuyên môn cao, tiếp cận kịp thời với chế độ kế toán
mới và vận dụng một cách linh hoạt.
- Khó khăn : Một số công trình ở xa Hà Nội nên việc tập hợp các chứng từ cho
công tác kế toán gặp khó khăn hơn các công trình ở Hà Nội.
C - Hình thức sổ Xí nghiệp áp dụng :
Trong công tác kế toán của mình Xí nghiệp 103 áp dụng hình thức sổ Nhật ký
chung. Trình tự ghi sổ đợc thể hiện trong sơ đồ sau :






Ghi chú :
Ghi hàng ngày :
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ :
Quan hệ đối chiếu :

Chứng từ
gốc
Bảng cân đối
tài khoản
Báo cáo
Tài chính
Sổ Nhật ký
chung
Sổ cái
Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Bảng tổng hợp
chi tiết
Phần II : Nghiệp vụ kế toán
I - Kế toán lao động tiền lơng
Hiện nay, lực lợng lao động của Xí nghiệp gồm có cán bộ công nhân viên trong
biên chế và công nhân thuê ngoài. Công nhân trong biên chế chiếm tỷ trọng nhỏ nhng
là lực lợng nòng cốt thực hiện những công việc đòi hỏi trình độ kỹ thuật cao còn lại là
lao động hợp đồng thuê ngoài.
Chứng từ ban đầu để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp là các bảng chấm
công, hợp đồng làm khoán. Khi lập hợp đồng làm khoán đội trởng tách riêng công
nhân biên chế và lao động thuê ngoài.
Quy trình hạch toán tiền lơng tại Xí nghiệp

Ghi chú :
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Bảng chấm
công

Giấy nghỉ
phép, ốm,
học, họp
Bảng thanh
toán lơng tổ
Chứng từ về
kết quả sản
xuất
Bảng tổng hợp
thanh toán lơng
đội
Bảng tổng hợp
thanh toán lơng
toàn XN
Bảng phân bổ
tiền lơng và
BHXH
Bảng chấm công dùng để theo dõi thời gian lao động của công nhân viên trong Xí
nghiệp. Bảng chấm công đợc lập hàng tháng cho từng tổ và từng bộ phận công tác,
danh sách của tổ và bộ phận công tác đợc ghi đầy đủ vào bảng chấm công.
- Đối với công nhân trực tiếp sản xuất thì đội trởng công trình chấm công.
- Đối với lao động thuê ngoài thì tổ trởng chấm công.
- Đối với bộ phận gián tiếp ở công trình thì do đội trởng của công trình đó
chấm công.
Theo quy chế trả lơng của Xí nghiệp 103 thì Xí nghiệp áp dụng trả lơng đối với cán
bộ, nhân viên quản lý theo nguyên tắc :
1 - Trả đủ lơng cấp bậc, chức vụ và phụ cấp chức vụ ( nếu có ) theo ngày làm việc
thực tế ( Xí nghiệp quy định từ 26 đến 31 ngày công làm việc là đầy đủ trong tháng )
2 - Trả lơng theo công việc đợc giao gắn với mức độ phức tạp, tính trách nhiệm của
công việc đòi hỏi mức độ hoàn thành công việc và số ngày công thực tế không phụ

thuộc vào hệ số mức tiền lơng đợc xếp theo Nghị định số 26/CP ngày 23/05/1993 của
Chính phủ.
3 - Mức giá trị để tính trả lơng hàng tháng cho CBCNV đợc xác định trên cơ sở kết
quả SXKD và do thủ trởng đơn vị quyết định theo chế độ hạch toán kinh tế và đảm
bảo chi phí tiền lơng hợp lý theo mức Công ty giao.
4 - Thực hiện nguyên tắc phân phối theo lao động.
5 - Tiền lơng hàng tháng của CBCNV trong Xí nghiệp có thể đợc điều chỉnh theo
từng thời điểm thích hợp tuỳ thuộc vào hiệu quả SXKD và nguồn thu của Xí nghiệp.
Hệ số trách nhiệm các chức danh, chức vụ quản lý đợc quy định nh sau :
* Giám đốc xí nghiệp : hệ số 2
* Phó giám đốc xí nghiệp : hệ số 1,85 - 1,9
* Đội trởng, kỹ thuật bậc cao, phụ
trách bộ phận và các chức danh tơng đơng : hệ số 1,35 - 1,8
* Cán bộ kỹ thuật và kế toán viên : hệ số 1 - 1,3
* Bảo vệ và tạp vụ : khoán
( Cứ 1 hệ số đợc quy định là 900.000 đồng vì nh trên nguyên tắc 3 của Xí nghiệp
đã giải thích )
Trớc hết, tính tổng quỹ lơng của toàn Xí nghiệp trong tháng 5 năm 2002 nh sau :
V
toàn đơn vị
= tỷ lệ % công ty giao x Doanh thu
= 15% x 227.400.000 = 34.110.000 đồng
* Cách tính lơng theo hệ số trách nhiệm đợc áp dụng đối với những ngời lao động
có số ngày công làm việc đầy đủ trong tháng đợc tính nh sau :
L
i =
V
i
x

h
i
x

P
i
( nếu có )
h
i
Trong đó : - L
i
: Lơng của ngời thứ i
- V
i
: Tổng quỹ tiền lơng tơng ứng mức độ hoàn thành công việc
- h
i
: Hệ số chức danh, chức vụ quản lý của ngời thứ i
- P
i
: Tiền lơng phụ cấp của ngời thứ i
Từ công thức tính lơng ta áp dụng tính lơng tháng 5 năm 2002 cho ông Trần xuân
Lân giám đốc Xí nghiệp có hệ số lơng theo quy định của Xí nghiệp là 2 và có số ngày
công làm việc đủ trong tháng là 30 ngày đợc tính nh sau :
L
i

=
34.110.000 x 2 = 1.795.263 đồng
38

( 38 là tổng hệ số chức danh, chức vụ quản lý của Xí nghiệp )
Vậy tiền lơng tháng 5 của ông Lân đợc lĩnh là 1.795.263 đồng.
* Cách tính lơng theo hệ số trách nhiệm đợc áp dụng đối với những ngời lao động
có số ngày công làm việc trong tháng không đảm bảo đợc ngày công theo chế độ, đợc
tính nh sau :
L
m

=
L
i
x n
i
n
cđ
Trong đó : - L
m
: Lơng thực tế của ngời thứ i
- n
i
: Số ngày công làm việc thực tế
- n
cđ
: số ngày công chế độ theo quy định
Theo cách tính này ta có thể áp dụng đối với những ngời có số ngày công làm
việc không đủ nh sau :
Ví dụ nh trong tháng ông Lân làm 20 ngày công thì ta tính nh sau :
L
m
=

1.795.263

x 20 = 1.196.842 đồng
30
* Lơng của những ngời khác cũng đợc tính tơng tự.
Theo quy chế trả lơng của Xí nghiệp 103 thì Xí nghiệp áp dụng trả lơng đối với
công nhân sản xuất trực tiếp theo nguyên tắc sau :
1 - Ngời lao động tham gia làm việc trong Xí nghiệp theo hình thức giao kết hợp
đồng mà đảm bảo tiến độ, chất lợng và ATLĐ thì đợc trả lơng theo mức đơn giá giao
khoán đã đợc thoả thuận trong hợp đồng.
2 - Đơn giá nhân công giao khoán cho từng công tác xây lắp, từng công trình, hạng
mục công trình đợc xác định trên cơ sở nguồn thu của công trình (do đơn giá dự toán)
Tổng chi phí tiền lơng đơn vị cân đối đảm bảo mức Công ty giao và công trình thi
công đúng tiến độ, chất lợng và hiệu quả kinh tế.
3 - Đối với ngời lao động làm khoán: Trả đầy đủ tiền lơng khoán, tiền lơng thời
gian, phụ cấp và lơng làm thêm giờ ( nếu có )
L
khoán
= V
đg
x q
Trong đó : - L
khoán
: Lơng khoán của tổ
- V
đg
: Đơn giá tiền lơng khoán
- q : Số lợng công việc khoán hoàn thành
Theo cách tính này ta áp dụng tính lơng cho tổ ông Nguyễn Văn Đan nh sau :
Nội dung công việc ĐV Khối lợng Đơn giá Thành tiền

Gia công lắp dựng cốt thép các loại Kg 36.000 250đ/kg 9.000.000

Vậy tổng số tiền lơng khoán của tổ ông Đan là :
L
khoán
= 250 x 36.000 = 9.000.000 đồng
Tiền lơng bình quân 1 công :
L
bq =
L
khoán

n
i

Trong tháng 5 tổ ông Đan có tổng số công là 306 công ( cứ 8 tiếng đợc tính là 1
công do vậy có ngời trong ngày làm 12 tiếng thì đợc tính là 1,5 công ).
Vậy tiền lơng bình quân 1 công của tổ ông Đan là :
L
bq =
9.000.000 = 29.412 đồng
306
Tiền lơng 1 ngời :
L
1ngời
= L
bq
x n
i

Trong tháng ông Đan làm đợc 32 công, vậy tiền lơng tháng 5 ông Đan đợc lĩnh
là : 29.412 x 32 = 941.000 đồng
* Lơng của những ngời khác trong tổ cũng đợc tính tơng tự.
( Công nhân trong biên chế và lao động hợp đồng thuê ngoài đợc tính lơng giống
nhau )
Cuối tháng căn cứ vào tổng số tiền lơng phân bổ trong tháng kế toán ghi vào bên
có TK 334 theo từng công trình còn bên nợ TK 334 thể hiện số tiền mà trong tháng
Xí nghiệp đã trả lơng cho cán bộ công nhân viên.
Cách lập nh sau : Căn cứ vào số tiền đã chi lơng cho từng công trình, kế toán tập
hợp lại tổng số tiền lơng trong tháng đã chi cho tất cả các công trình.
* Cụ thể trong tháng 5 năm 2002 Xí nghiệp đã chi lơng với tổng số tiền là :
Kế toán định khoản : Nợ TK 334 : 106.687.000
Có TK 111 : 106.687.000
Việc trích BHXH, BHYT, KPCĐ đối với lao động trong danh sách theo đúng quy
định hiện hành căn cứ vào hệ số lơng và mức lơng tối thiểu do Nhà nớc quy định. Còn
đối với lao động thuê ngoài theo thời vụ, kế toán không tiến hành trích BHXH, BHYT
còn khoản KPCĐ` thì vẫn đợc tính nh lao động trong danh sách.
ở Xí nghiệp không theo dõi TK 338 mà chuyển lên Công ty theo dõi, hàng tháng
kế toán trích lập 5 % BHXH, 1 %BHYT của cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp
nộp lên Công ty, khi đó kế toán Công ty sẽ định khoản :
Nợ TK 111
Có TK 338
Tính BHXH 5%, BHYT 1% cho ông Trần xuân Lân có hệ số lơng là 4,32 :
( 210.000 x 4,32 ) x 6 % = 54.432 đồng
* Cách tính BHXH, BHYT của những ngời khác trong Xí nghiệp cũng đợc tính t-
ơng tự.
Cụ thể nh căn cứ vào mức tiền BHXH, BHYT của Xí nghiệp vào tháng 5 năm
2002 mà thủ quỹ nộp lên, kế toán Công ty viết phiếu thu và định khoản :
Nợ TK 111 : 2.016.000
Có TK 338 : 2.016.000

Còn tỷ lệ 19 % cho BHXH, BHYT, KPCĐ thì Xí nghiệp sẽ hạch toán vào chi phí
công trình. Cụ thể :
+ Tỷ lệ 15 % BHXH, 2 % BHYT tính trên lơng cơ bản của mỗi ngời.
+ Tỷ lệ 2 % KPCĐ tính trên lơng thực tế đợc lĩnh của mỗi ngời.
Căn cứ vào số tiền trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ ( 19 % ) của toàn Xí nghiệp
trong tháng 5 năm 2002 kế toán định khoản :
Nợ TK 622 : 13.305.000
Có TK 336 : 13.305.000
II - Kế toán tài sản cố định
Tài sản cố định là những t liệu lao động chủ yếu cần thiết và là một trong ba yếu
tố cơ bản của quá trình sản xuất, TSCĐ có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài. Trong
chế độ quản lý tài chính hiện hành của Nhà nớc thì TSCĐ là t liệu lao động có giá trị
từ 5.000.000 đồng trở lên và có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên.
Trong những năm qua Xí nghiệp 103 đã đầu t mua sắm các thiết bị máy móc
phục vụ thi công các công trình bằng nhiều nguồn vốn nh :
- Nguồn vốn ngân sách bao gồm : máy đầm dùi chạy xăng (1996), máy trộn bê
tông (1999), máy cắt sắt (1996), máy vi tính và máy in Laze1100 (1998)...
- Nguồn vốn tự bổ xung bao gồm : máy uốn sắt (1996), máy toàn đạc (1998),
máy nén khí (2001)...
- Nguồn vốn khác bao gồm : máy trộn bê tông J6 150 (1999), máy trộn bê tông
TQ200 (1999).
Để quản lý tình hình hiện có, biến động của TSCĐ, tính khấu hao hàng quý kế toán
hạch toán theo quy trình nh sau:
Quy trình hạch toán tài sản cố định ở Xí nghiệp 103

Ghi chú :
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Các TSCĐ của Xí nghiệp 103 khi mua về trớc khi giao cho các đơn vị sử dụng
đều phải qua lắp đặt chạy thử và đợc hội đồng nghiệm thu chấp nhận sau đó sẽ lập

biên bản bàn giao TSCĐ.
Để theo dõi chi tiết từng TSCĐ, Xí nghiệp 103 đã lập thẻ TSCĐ cho từng máy móc
mua về.
Từ các biên bản giao nhận, biên bản thanh lý TSCĐ ngoài việc ghi vào thẻ TSCĐ
kế toán còn phải ghi vào sổ Nhật kí chung và sổ chi tiết các TK 211, 214.
Xí nghiệp 103 TK 211
Tài sản cố định hữu hình
Từ ngày 01/05/2002 đến ngày 31/05/2002
Số
CT
Ngày CT
Nội dung
CT
TK
ĐƯ
Phát
sinh nợ
Phát
sinh có
D nợ D có
Thẻ TSCĐ
Sổ Nhật ký
chung
Sổ chi tiết TK
211, 214
Biên bản thanh
lý TSCĐ
Biên bản bàn
giao TSCĐ
Bảng trích và

phân bổ khấu
hao
D đầu kỳ 799.961.421
Xí nghiệp 103 TK 214
Hao mòn tài sản cố định
Từ ngày 01/05/2002 đến ngày 31/05/2002
Số
CT
Ngày CT
Nội dung
CT
TK
ĐƯ
Phát
sinh nợ
Phát
sinh có
D nợ D có
D đầu kỳ 697.667.820

Do trong tháng 5 năm 2002 không có nghiệp vụ phát sinh nên chỉ có số d đầu
tháng, nếu có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì kế toán sẽ ghi vào các cột tơng ứng
trong bảng.
* Phơng pháp tính khấu hao ở Xí nghiệp 103 nh sau :
+ Mức khấu hao năm :
Mức khấu = Nguyên giá
hao năm Số năm sử dụng
+ Mức khấu hao quý :
Mức khấu = Mức khấu hao năm
hao quý 4

Trong đó :
* Nguyên giá của TSCĐ là giá trị ban đầu của TSCĐ khi xây dựng, mua sắm, chế
tạo trớc khi đa TSCĐ vào sử dụng và nguyên giá chính là giá mua đợc ghi trên hoá
đơn tài chính.
Cụ thể nh trong năm 1999 Xí nghiệp mua máy trộn bê tông của Pháp với giá là
15.000.000 đồng. Căn cứ theo công thức ta có cách tính nh sau :
Mức khấu = 15.000.000 = 5.000.000 đồng
hao năm 3
Mức khấu = 5.000.000 = 1.250.000 đồng
hao quý 4
*Các tài sản cố định khác của Xí nghiệp cũng đợc tính tơng tự.
III - kế toán vốn bằng tiền và thanh toán
Xí nghiệp 103 là Xí nghiệp trực thuộc Công ty nên chỉ có tiền mặt tại quỹ còn
tiền gửi ngân hàng không có.
Quy trình hạch toán tiền mặt Tại Xí nghiệp 103.
Ghi chú :
Ghi hàng ngày :
Quan hệ đối chiếu :
Ghi cuối tháng :
Hàng ngày kế toán thanh toán căn cứ vào các chứng từ nh : hoá đơn, giấy đề nghị
tạm ứng, ... viết phiếu thu, phiếu chi. Trên phiếu thu, chi phải có đầy đủ các nội dung
nh ngày phát sinh nghiệp vụ kinh tế, lý do thu, chi đồng thời phải có đầy đủ chữ ký và
sau đó toàn bộ chứng từ đợc chuyển cho thủ quỹ để thu chi tiền, sau khi đã thu chi
tiền cuối ngày căn cứ vào chứng từ thu chi lập báo cáo quỹ.
Thủ quỹ là ngời chịu trách nhiệm quản lý nhập xuất quỹ tiền mặt tại quỹ, thủ quỹ
có trách nhiệm thờng xuyên kiểm kê số tồn quỹ thực tế và tiến hành đối chiếu số liệu
trên sổ kế toán, nếu chênh lệch thủ quỹ và kế toán phải tự kiểm tra để xác định
nguyên nhân và kiến nghị biện pháp giải quyết.
Kế toán vốn bằng tiền sau khi nhận đợc báo cáo quỹ ( kèm theo chứng từ gốc ) do
thủ quỹ chuyển đến phải kiểm tra chứng từ và cách ghi chép trên báo cáo quỹ theo

trình tự phát sinh của các khoản thu chi quỹ tiền mặt rồi ghi vào sổ kế toán tiền mặt,
tính ra số tồn quỹ vào cuối ngày. Hàng ngày kế toán vào sổ Nhật ký chung, đến cuối
tháng kế toán vào sổ chi tiết TK 111 và báo cáo lên cấp trên.
*Minh hoạ : Phiếu thu, phiếu chi và báo cáo quỹ trong tháng 5/ 2002 của Xí nghiệp.
Chứng từ
gốc phiếu
thu, chi
Sổ Nhật ký
chung
Báo cáo quỹ
Sổ chi tiết
TK 111
Công ty XD số 1 Phiếu thu Quyển số Mẫu số : 01- TT
Xí nghiệp 103 Số : 2 QĐ số : 1141 TC/QĐ/CĐKT
Ngày 2 tháng 5 năm 2002 Ngày 1-11-1995 của BTC
Nợ TK : 111
Họ tên ngời nộp tiền : Vũ Ngọc Minh Có : 141
Địa chỉ : Xí nghiệp 103
Lý do nộp : Nộp tiền vay mua vật t CT : Hàng Hải GĐ2
Số tiền : 8.000.000 (viết bằng chữ) Tám triệu đồng chẵn.
Kèm theo 01 Chứng từ gốc.
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) : Tám triệu đồng chẵn.
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời lập phiếu Thủ quỹ Ngời nộp
(Ký, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
+ Tỷ giá ngoại tệ ( vàng, bạc, đá quý)
+ Số tiền quy đổi : Tám triệu đồng chẵn.
Công ty XD số 1 Phiếu chi Quyển số Mẫu số : 02- TT
Xí nghiệp 103 Số : 1 QĐ số : 1141- TC/QĐ/CĐKT
Ngày 2 tháng 5 năm 2002 Ngày 1-11-1995 của BTC
Nợ : 627,133

Họ tên ngời nhận tiền : Nguyễn Huấn Có : 111
Địa chỉ : Xí nghiệp 103
Lý do chi : Thanh toán tiền sửa chữa máy trắc đạc CT : Hàng Hải GĐ2
Số tiền : 1.100.000 (viết bằng chữ) : Một triệu một trăm ngàn đồng chẵn.
Kèm theo 01 Chứng từ gốc.
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) : Một triệu một trăm ngàn đồng chẵn.
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời lập phiếu Thủ quỹ Ngời nhận tiền
(Ký, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
+ Tỷ giá ngoại tệ ( vàng, bạc, đá quý)
+ Số tiền quy đổi : Một triệu một trăm ngàn đồng chẵn.

Báo cáo quỹ tiền mặt
Ngày 02 tháng 05 năm 2002
Số hiệu phiếu
Thu Chi
Diễn giải TKĐƯ
Số tiền
Thu Chi
Tồn quỹ đầu ngày 30.082.180
2
Minh nộp tiền vay mua vật CT
Hàng Hải GĐ2
141 8.000.000
3
Công ty cấp tiền chi lơng kỳII/4
CT Hàng Hải GĐ2 336 119.530.000
4
Công ty cấp tiền chi vặt CT
Hàng Hải GĐ2
336 18.078.565

1
Huấn thanh toán tiền sửa chữa
máy trắc đạc CT HH2
6277
133
1.100.000
2
Hào thanh toán tiền mua vật t +
chi vặt CT HH2
623, 621
627, 133
722.500
Tổng cộng 145.608.565 1.822.500
Tồn quỹ cuối ngày 173.868.245
Đã kiểm tra nhận đủ chứng từ.
Kế toán Thủ quỹ
* Cơ sở lập Báo cáo quỹ : Căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi để ghi, mỗi phiếu
ghi 1 dòng theo thứ tự phiếu thu trớc sau đó mới đến phiếu chi.
* Phơng pháp lập :
- Cột số hiệu phiếu : ghi số phiếu thu và số phiếu chi.
- Cột diễn giải : ghi các lý do thu chi.
- Cột tài khoản đối ứng : ghi mã số các tài khoản đối ứng với tài khoản 111
- Cột số tiền : + Thu : ghi số tiền thu vào quỹ trong ngày.
+ Chi : ghi số tiền chi ra trong ngày.
- Dòng tồn quỹ đầu ngày : ghi số d cuối ngày trớc chuyển sang.
- Dòng tổng cộng : cộng số phát sinh trong ngày cả bên nợ và bên có.
- Dòng tồn quỹ cuối ngày = Tồn quỹ đầu ngày + phát sinh tăng - phát sinh giảm
* Tác dụng : Phản ánh đợc số tiền thu chi trong ngày và là căn cứ ghi vào sổ chi
tiết tiền mặt.
Xí nghiệp 103 Tài khoản 111

Tiền
Từ ngày 01/05/2002 đến ngày 31/05/2002
Số
CT
Ngày
CT
Nội dung chứng từ
TK
ĐƯ
Phát sinh nợ Phát sinh có D nợ D có
D đầu tháng 58.886.580
C1 2/5/02 Huấn- Trả tiền sửa chữa máy
trắc đạc + thuế GTGT CT HH2
627
133
1.067.000
33.000
T2 2/5/02 Minh- Nộp tiền vay mua vật t
CT HH2
141
8.000.000
........ ... ...
Cộng số phát sinh 257.195.865 315.808.211
D cuối tháng 274.234

* Cơ sở lập : Hàng ngày trên cơ sở các phiếu thu, phiếu chi tiền mặt kế toán lập sổ
chi tiết TK 111 theo dõi cho tất cả các công trình.
* Phơng pháp ghi :
- Cột số chứng từ : ghi số của phiếu thu và phiếu chi theo thứ tự thời gian.
- Cột ngày chứng từ : ghi ngày của phiếu thu và phiếu chi.

- Cột nội dung chứng từ : ghi các lý do thu tiền và chi tiền.
- Cột TK đối ứng : ghi tài khoản đối ứng với TK 111
- Cột phát sinh nợ : ghi số tiền trên phiếu thu.
- Cột phát sinh có : ghi số tiền trên phiếu chi.
- Dòng d đầu tháng : ghi số tiền tồn của tháng trớc.
- Dòng cộng số phát sinh : cộng phát sinh cả bên nợ và bên có.
- D cuối tháng = D đầu kỳ + phát sinh tăng - phát sinh giảm
* Tác dụng: Phản ánh chính xác số tiền thu chi trong tháng.
Nh đã trình bày ở trên Xí nghiệp 103 không có tài khoản tiền gửi ngân hàng ( TK
112 ) vì Xí nghiệp trực thuộc Công ty xây dựng số 1 nên khi cần sử dụng đến TK 112
thì Xí nghiệp phải thông qua Công ty.
Khi đó kế toán sẽ định khoản nh sau :
Nợ TK 331, 133, 152, 153...
Có TK 336
Cụ thể nh trong tháng 5 năm 2002 Xí nghiệp cắt séc trả tiền mua đinh, dây thép,
que hàn tháng 4 năm 2002 của Cửa hàng LTTP Hoàn Kiếm II với tổng số tiền là:
6.405.000 đồng.
Kế toán định khoản : Nợ TK 331 : 6.100.000
Nợ TK 133 : 305.000
Có TK 336 : 6.405.000
Quy trình hạch toán tiền tạm ứng tại Xí nghiệp 103
Ghi chú :
Ghi hàng ngày :
Ghi cuối tháng :
Xí nghiệp 103 Tài khoản 141
Tạm ứng
Từ ngày 01/05/2002 đến ngày 31/05/2002
Số
CT
Ngày

CT
Nội dung chứng từ
TK
ĐƯ
Phát sinh nợ Phát sinh có D nợ
D có
D đầu tháng 1.110.948.347
T2 2/5/02
Minh-Nộp tiền vay
mua vật t CT HH2
111 8.000.000
C7 18/5/02
Giáp-Tạm ứng mua
vật t CT HH2
111 70.000.000
........ ... ...
Cộng số phát sinh 104.881.500 191.573.050
D cuối tháng 1.024.256.797

Phiếu chi tạm
ứng
Sổ Nhật ký chung Chứng từ thanh
toán tạm ứng
Sổ chi tiết
TK 141