Quy trình xem xét, phê duyệt CTCTNS cho từng dự án của PVEP

Quy trình xem xét, phê duyệt CTCT&NS cho từng dự án của PVEP
Tổng công ty Thăm dò Khai thác Dầu khí (PVEP) là một doanh nghiệp nhà nước
với chức năng trọng tâm là tìm kiếm và tham gia phát triển các dự án dầu khí
trong nước và nước ngoài. Việc quản lý và điều hành các dự án dầu khí của
PVEP được thực hiện chủ yếu thông qua hoạt động của các đơn vị điều hành dự
án. Các đơn vị điều hành (ĐVĐH) này là các doanh nghiệp hoạt động độc lập, có
nhiều kinh nghiệm, trực tiếp thực hiện các hoạt động tìm kiếm, thăm dò và khai
thác tại các mỏ dầu khí.
Một trong những hoạt động tác nghiệp thường xuyên của PVEP là xem xét, phê
duyệt Chương trình công tác và ngân sách (CTCT&NS) hàng năm cho các dự án.
CTCT&NS bản chất là một kế hoạch được các ĐVĐH xây dựng cho một dự án
dầu khí nhất định mà ĐVĐH đang triển khai, bao gồm các công việc thực hiện
trong năm tiếp theo và ước tính các chi phí tương ứng. CTCT&NS được phê
duyệt là nền tảng cơ sở cho ĐVĐH tiến hành các hoạt động của mình đối với dự
án dầu

Tiếp nhận tài liệu về
CTCT&NS
từ NĐH
khí cụ
thể; đồng
thời

cũng là cơ sở để PVEP theo dõi và kiểm soát các

hoạt động của ĐVĐH cho dự án đó trong năm tiếp theo. Quy trình xem xét, phê
Nghiên cứu,cho
xemtừng
xét tàidự
liệu
duyệt CTCT&NS

án của PVEP được thực hiện qua các bước sau:

Làm việc với ĐVĐH về các
vấn đề chuyên môn

Tổng hợp ý kiến, tổ chức họp
nội bộ để thống nhất
Trách nhiệm
Tổ chức họp với ĐVĐH để
làm rõ

Các bước thực hiện

Diễn giải

Ban KH&QLDA
Tiếp nhận tài liệu về
CTCT&NS
NĐH
Báo
cáo Lãnhtừđạo
TCT

Bước 1

Các Ban
chứccứu,
năngxem xét tài liệu
Nghiên

Bước 2

Nghiên cứu,
xét tài liệu
Phêxem
duyệt

Thông báo tới người
liên quan


Các Ban chức năng
Làm việc với ĐVĐH về các
vấn đề chuyên môn

Bước 3

Ban KH&QLDA

Bước 4

Ban KH&QLDA

Bước 5

Ban KH&QLDA

Bước 6

Lãnh đạo TCT

Bước 7

Ban KH&QLDA

Bước 8

Bước 1: Tài liệu liên quan đến vấn đề CTCT&NS do ĐVĐH lập và gửi đến
PVEP, được chuyển đến Ban Kế hoạch và Quản lý dự án (KH&QLDA) làm đầu
mối xử lý.
Bước 2: Ban KH&QLDA ngay sau khi nhận được tài liệu, tiến hành nghiên cứu,
xem xét và gửi tài liệu tới các Ban chức năng có liên quan để xin ý kiến có kèm
thời hạn cho ý kiến.
Bước 3: Các Ban chức năng chủ động làm việc với ĐVĐH về các vấn đề liên
quan tới chuyên môn của Ban mình, sau đó tổng hợp ý kiến và gửi lại cho Ban
KH&QLDA.
Bước 4: Ban KH&QLDA tổng hợp và xem xét các ý kiến của các Ban chức
năng, chủ trì tổ chức cuộc họp nội bộ để xem xét các vấn đề chưa rõ ràng hoặc
chưa có sự thống nhất.


Bước 5: Sau cuộc họp này, nếu còn tồn tại những vấn đề cần làm rõ thêm, Ban
KH&QLDA tổ chức cuộc họp giữa PVEP và ĐVĐH với sự tham gia của các Ban
chức năng để ĐVĐH trực tiếp giải trình, làm rõ cụ thể đối với từng hạng mục chi
tiết còn chưa thống nhất giữa các bên.
Bước 6: Ban KH&QLDA làm báo cáo trình Lãnh đạo Tổng công ty xem xét và
cho ý kiến chỉ đạo. Trong báo cáo phải đưa ra những nhận xét xác đáng và đề
xuất các kiến nghị hợp lý.
Bước 7: Ban KH&QLDA giải trình về báo cáo CTCT&NS của dự án với Lãnh
đạo Tổng công ty (nếu có yêu cầu). Lãnh đạo Tổng công ty sẽ đưa ra quyết định

phê duyệt cuối cùng đối với CTCT&NS của dự án.
Bước 8: Sau khi nhận được phê duyệt của Lãnh đạo Tổng công ty, Ban
KH&QLDA thông báo ý kiến thống nhất của PVEP về CTCT&NS cho những
thành viên tham dự cuộc họp Ủy ban điều hành dự án để làm cơ sở tham dự và
biểu quyết.
Đầu vào của Quy trình trên là tài liệu về CTCT&NS do ĐVĐH lập và đầu ra là
quyết định của PVEP đối với CTCT&NS này. Chất lượng sản phẩm của quy
trình là sự hợp lý của quyết định của PVEP được đưa đồng thời đảm bảo mang
lại lợi ích lớn nhất cho PVEP. Cụ thể hơn, các công việc được lên kế hoạch cho
năm sau phải tạo được những bước tiến nhất định cho dự án dầu khí, có tiềm
năng mang lại sản lượng và doanh thu lớn cho PVEP đồng thời phải phù hợp với
các điều kiện chủ quan và khách quan đối với dự án dầu khí này; các chi phí cho
các công việc được triển khai trong năm tiếp theo cũng phải hợp lý và mang lại
hiệu quả đầu tư tối ưu cho PVEP. Việc đo lường, kiểm soát chất lượng của quy
trình này tương đối trừu tượng, chất lượng của sản phẩm chỉ có thể kiểm nghiệm,
đánh giá sau khi kết thúc các hoạt động của năm tiếp theo. Để đảm bảo chất
lượng cho quy trình này, bên cạnh việc đảm bảo các nguồn lực tốt (nguồn nhân
lực có kinh nghiệm, chuyên môn giỏi; các trang thiết bị/máy móc hỗ trợ tốt, các
nguồn thông tin đầy đủ và sẵn có…), một vấn đề cần quan tâm chú trọng đó là
việc phân bổ thời gian hợp lý để thực hiện quy trình này.


Việc ra quyết định về CTCT&NS cho dự án đòi hỏi phải được xem xét chi tiết và
cẩn thận. Trong khi đó, thời gian từ khi nhận được tài liệu cho đến khi ra quyết
định chỉ khoảng 10-15 ngày. Bước công việc quan trọng, ảnh hưởng lớn đến chất
lượng của quy trình là việc xem xét chi tiết CTCT&NS của các Ban chức năng,
sau đó tổng hợp, kết nối các vấn đề chuyên môn với nhau để có cái nhìn tổng thể
và thống nhất về CTCT&NS của năm tiếp theo. Giai đoạn nghiên cứu, xem xét
của các Ban chức năng càng có nhiều thời gian thì khả năng nhìn nhận thấu đáo
mọi vấn đề của CTCT&NS của năm tiếp theo càng cao, và như vậy chất lượng

của quyết định đưa ra cũng tốt hơn.
Quy trình về việc xem xét, phê duyệt CTCT&NS hàng năm cho các dự án dầu
khí nói trên được đúc kết qua nhiều năm kinh nghiệm quản lý dự án của PVEP
nên đến thời điểm hiện tại là tương đối hợp lý. Tuy nhiên để đầu tư nhiều thời
gian thực hiện bước công việc nghiên cứu, xem xét CTCT&NS (bước 2 và bước
3) thì có thể thay đổi các công việc từ bước 5 đến bước 7 như sau:
- Bước 5: Trước khi tổ chức họp giữa PVEP và ĐVĐH Ban KH&QLDA
nên tổng hợp và báo cáo với Lãnh đạo Tổng công ty và đề nghị Lãnh đạo
tham dự cuộc họp để có cái nhìn, nhận định chính xác về các vấn đề trọng
tâm trong CTCT&NS của dự án.
- Bước 6: Sau cuộc họp với ĐVĐH, Lãnh đạo Tổng công ty sẽ đưa ra các
chỉ đạo mang tính định hướng để Ban KH&QLDA và các Ban chức năng
đề ra kiến nghị giải quyết các vấn đề.
- Bước 7: Ban KH&QLDA trình báo cáo hoàn thiện cuối cùng lên Lãnh đạo
để phê duyệt.
Với những thay đổi trên, các bước từ 5 đến 7 sẽ được rút ngắn thời gian xử lý lại
do Lãnh đạo Tổng công ty đã tham gia họp với ĐVĐH cùng các Ban chức năng
nên đã nắm được các vấn đề của CTCT&NS, vì vậy việc xem xét và thông qua
báo cáo sẽ nhanh chóng và không cần sự giải trình của Ban KH&QLDA. Đồng
thời, thay đổi này cũng sẽ giảm nguy cơ phải lập lại nhiều lần các bước từ 4 đến
7 do ý kiến thống nhất của các Ban chức năng không phù hợp với định hướng,
nhận định của Lãnh đạo.


1. Những nội dung nào trong môn học Quản trị tác nghiệp có thể áp dụng
vào công việc và áp dụng như thế nào?
Các nội dung trong môn học Quản trị tác nghiệp đều rất có ích, nâng cao nhận
thức về tầm quan trọng của quản trị tác nghiệp đối với doanh nghiệp và cung cấp
những lý thuyết, mô hình, cách thức tiên tiến hiện nay về quản trị tác nghiệp
được áp dụng thành công tại nhiều công ty lớn trên thế giới.

Trong các nội dung của môn học, tôi thấy nội dung về quản trị theo phương pháp
LEAN phù hợp với công việc của bản thân và của công ty tôi đang làm việc
(PVEP). Các công cụ và phương pháp LEAN có thể được áp dụng tại mọi vị trí
công việc từ nhân viên đến quản lý cấp cao. Việc áp dụng LEAN tại PVEP có thể
được thực hiện như sau:
 Tiêu chuẩn hóa công việc:
Hiện tại PVEP đang áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO
9001:2008. Các quy trình tác nghiệp của các Ban đã được chuẩn hóa. Tuy
nhiên, hệ thống quản lý này mới dừng lại ở việc phân định rõ trách nhiệm của
các Ban/bộ phận chức năng của PVEP. Từng Ban/bộ phận của công ty cần có
những hướng dẫn công việc cụ thể để thực hiện các quy trình tác nghiệp.
Ví dụ, như với Quy trình xem xét, phê duyệt CTCT&NS đề cập đến ở trên,
nên có những hướng dẫn cụ thể hơn về việc xem xét và cho ý kiến của từng
Ban chức năng để tránh bỏ sót hay trùng lặp ý kiến. Từng Ban chức năng phải
xem xét về những vấn đề gì trong CTCT&NS của dự án, chuẩn mực cho
những vấn đề đó thế nào…
 Sử dụng hệ thống kéo:
Mọi quy trình công việc phải được tiếp cận theo cách thức sản xuất kéo. Các
hoạt động chính tại trụ sở của PVEP là đưa ra các quyết định về quản lý và
đầu tư. Các yêu cầu đối với công việc cần xuất phát từ lãnh đạo cấp cao. Từ
những yêu cầu đó, các lãnh đạo cấp thấp hơn sẽ đề ra các biện pháp, định


hướng thực hiện phù hợp. Và cuối cùng, nhân viên sẽ là người trực tiếp xử lý
công việc theo đúng như yêu cầu của cấp trên. Như vậy, công việc sẽ được
giải quyết suôn sẻ và tránh được những lãng phí do việc thực hiện công việc
không đúng với yêu cầu của lãnh đạo cấp trên. Cách tiếp cận này cần được
phổ biến và nhận thức cho toàn thể cán bộ, nhân viên của PVEP.
 Áp dụng 5S trong công việc:
Việc áp dụng 5S nên được phổ biến trong toàn công ty để góp phần tăng hiệu

quả của công việc. Lợi ích lớn nhất của 5S là giảm được thời gian tìm kiếm
các phương tiện hỗ trợ cho công việc (như tài liệu, thông tin lưu trữ…) và tạo
ra môi trường làm việc sạch sẽ, thoải mải.
 Cải tiến liên tục:
Việc cải tiến liên tục là vấn đề cần chú trọng để đưa doanh nghiệp phát triển
đi lên không ngừng. Việc cải tiến có thể áp dụng từ những công việc chuyên
môn hàng ngày của các nhân viên cho đến công việc quản lý của lãnh đạo,
cũng như những định hướng, chiến lược phát triển, kế hoạch hoạt động của
công ty. Để có được sự cải tiến liên tục có thể thông qua những cơ chế khuyến
khích việc sáng tạo, cải tiến trong toàn công ty, tổ chức những hoạt động tạo
sự gắn bó, đoàn kết giữa các cán bộ, nhân viên với nhau và giữa từng cá nhân
với công ty.