Thực trạng hoạt động tuyển dụng tại công ty cổ phần thương mại viglacera

Chủ đề:

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT
ĐỘNG TUYỂN DỤNG TẠI
CÔNG TY Cæ phÇn th¬ng m¹i Viglacera

1.

Lý do chọn đề tài
Tuyển dụng nhân viên quả là một bài toán khó đối với nhiều doanh nghiệp. Tuyển

dụng đúng người cho đúng với vị trí vào đúng thời điểm cần thiết thật sự là một công việc
hết sức khó khăn. Bởi nếu tuyển dụng sai, doanh nghiệp có thể lãng phí cơ hội, thời gian và
tiền bạc. Vì vậy tôi chọn đề tài “Thực trạng hoạt động tuyển dụng tại Công ty Cổ phần
Th¬ng m¹i Viglacera “ Viglacera trading JSC., ”

2.

Thông tin chung
Với trên 30 năm xây dựng, phát triển và trưởng thành, đến nay Tổng Công ty

Thuỷ Tinh và Gốm Xây Dựng (Viglacera) là tổng công ty hàng đầu trong lĩnh vực
sản xuất vật liệu xây dựng và đầu tư kinh doanh hạ tầng công nghiệp và dân dụng.
1


Các sản phẩm vật liệu xây dựng mang thương hiệu Viglacera của Tổng Công ty như
sứ vệ sinh, gạch ốp lát ceramic, gạch granite, gạch gốm đất sét nung, kính… được
tiêu thụ rộng rãi ở khắp mọi miền đất nước và xuất khẩu đến nhiều nước trên thế giới.
Nhằm mục tiêu xây dựng và phát triển toàn diện các mặt hoạt động, việc hình thành
một đơn vị kinh doanh chuyên nghiệp để xây dựng và triển khai chiến lược kinh

doanh các sản phẩm của Viglacera là xu hướng tất yếu.
Thực hiện chủ trương này, Công ty Cổ phần Th¬ng m¹i Viglacera “ Viglacera
trading JSC., ” đã được thành lập theo quyết định số 0103022396 do Sở Kế hoạch và
Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 14/02/2008, cách thức tổ chức kinh doanh chuyển đổi
từ hình thức các đơn vị tự sản xuất và kinh doanh sang cách thức tổ chức kinh doanh thông
qua một đơn vị chuyên trách chịu trách nhiệm xây dựng và triển khai chiến lược kinh doanh
một cách khoa học, có định hướng phát triển bền vững. Đây là một mô hình mới, thay đổi
cách thức tổ chức kinh doanh ở quy mô Tổng công ty và đánh dấu một bước chuyển mình
phát triển trong hoạt động của Viglacera. Với mô hình mới này, Công ty Thương Mại
Viglacera đã giải quyết triệt để trong việc đáp ứng mọi nhu cầu tổng thể của khách hàng,
xây dựng được một chiến lược phát triển kinh doanh chung, bền vững và hiệu quả. Một mô
hình kinh doanh mới với chiến lược xây dựng hệ thống showroom có mặt ở nhiều tỉnh
thành nhằm quảng bá, giới thiệu các sản phẩm Viglacera và đáp ứng tốt hơn những nhu cầu
không ngừng thay đổi cả về chất và lượng của khách hàng sẽ là những yếu tố quyết định sự
thành công của Công ty
2. Thực trạng hoạt động tuyển dụng tại Công ty Cổ phần Th¬ng m¹i Viglacera “

Viglacera trading JSC., ”

2


2.1. Mô tả quy trình tuyển dụng nhân sự
2.1.1. Phạm vi áp dụng:
Quy trình này được áp dụng thống nhất trong Công ty Cổ phần Thương Mại Viglacera
“VIGLACERA TRADING JSC.,”. Phòng Tổ chức-Hành chính chịu trách nhiệm quản lý
việc triển khai quy trình.
2.1.2. Mục đích:
-

Hướng dẫn các bước thực hiện liên quan đến việc tuyển dụng cán bộ nhân viên mới
cho Công ty.

-

Nâng cao hiệu quả phối hợp làm việc (teamwork) giữa các Phòng/Ban trong Công ty.

-

Xây dựng, duy trì và phát triển phong cách làm việc chuyên nghiệp tại Công ty.

2.1.3. Nội dung:
Quy trình tuyển dụng nhân sự bao gồm 02 quy trình nhỏ:
-

Quy trình tuyển dụng nhân sự ban đầu

-

Quy trình tuyển dụng chính thức nhân sự

2.1.4. Quy trình tuyển dụng nhân sự ban đầu
Sơ đồ quy trình

3


Diễn giải quy trình
Bước TDNS.01: Phụ trách Phòng/Ban có nhu cầu bổ sung nhân sự điền vào mẫu “Đề
nghị tuyển dụng nhân sự” theo mẫu kèm theo đây (Mẫu số 11/TCNS-VCR/2007), chuyển

Phòng TC-HC cho ý kiến.
Bước TDNS.02: Phòng TC-HC xem xét nhu cầu, đề xuất tuyển dụng nhân sự mới.
Bước TDNS.03: Tổng giám đốc phê duyệt “Đề nghị tuyển dụng nhân sự” và chuyển
Phòng Tổ chức-Hành chính triển khai thực hiện.
Bước TDNS.04: Phòng Tổ chức-Hành chính chủ trì việc tuyển dụng nhân sự theo
đúng quy định của Công ty (tiếp nhận hồ sơ xin việc, chọn lọc hồ sơ, xây dựng các bài thi
sơ tuyển, tổ chức kiểm tra trình độ ứng viên). Sau đó, Ban tuyển dụng được thành lập bao
gồm Ban giám đốc, Phòng Tổ chức-Hành chính và Phụ trách Phòng/Ban có nhu cầu tuyển
dụng để thực hiện xét tuyển, phỏng vấn sơ tuyển và phỏng vấn chính thức. Ban giám đốc
quyết định về việc tuyển dụng nhân sự.
Bước TDNS.05: Phòng Tổ chức-Hành chính hoàn tất mọi thủ tục liên quan đến việc
tuyển dụng nhân sự, thông báo với Phòng/Ban và nhân sự có liên quan, sắp xếp để nhân sự
đến làm việc.
4


Bước TDNS.06: Phụ trách Phòng/Ban bố trí nhân sự thử việc tại Phòng/Ban của mình.
Theo quy định của Công ty, thời gian thử việc sẽ là không quá 01 tháng đối với lao động
thông thường và 02 tháng đối với cán bộ quản lý.

2.1.5. Quy trình tuyển dụng chính thức nhân sự
Quy trình này được tiến hành ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc của nhân sự.

Sơ đồ quy trình

5


Diễn giải quy trình
Bước TDNS.07: Kết thúc thời gian thử việc, nhân sự thực hiện “Báo cáo Thử việc”,

trong đó nêu rõ các công việc đã thực hiện, kế hoạch công việc nếu được tuyển dụng chính
thức, ưu/nhược điểm của bản thân, sau đó trình Phụ trách Phòng/Ban.
Bước TDNS.08: Phụ trách Phòng/Ban đánh giá kết quả làm việc của nhân sự trong
thời gian thử việc, chuyển Phòng TC-HC.

6


Bước TDNS.09: Phòng TC-HC nhận xét về nhân sự sau thời gian thử việc, trình Tổng
giám đốc.
Bước TDNS.10: Tổng giám đốc phê duyệt “Báo cáo thử việc” và chuyển lại Phòng Tổ
chức-Hành chính.
Bước TDNS.11: Phòng Tổ chức-Hành chính đề xuất tuyển dụng nhân sự nếu nhân sự
đáp ứng yêu cầu công việc. Trong trường hợp nhân sự không đáp ứng yêu cầu công việc,
báo cáo Tổng giám đốc để kết thúc thời gian thử việc của nhân sự tại Công ty.
Bước TDNS.12: Tổng giám đốc phê duyệt Đề xuất tuyển dụng chính thức nhân sự
của Phòng TC-HC.
Bước TDNS.13: Nhân sự làm cam kết làm việc cho Công ty để làm cơ sở ra quyết
định tuyển dụng.
Bước TDNS.14: Phòng TC-HC soạn thảo Quyết định tuyển dụng chính thức nhân sự,
trình Tổng giám đốc.
Bước TDNS.15: Tổng giám đốc ký Quyết định.
Bước TDNS.16: Phòng TC-HC ban hành quyết định, chuyển quyết định đến Phụ
trách Phòng/Ban và nhân sự có liên quan.
Bước TDNS.17: Phòng TC-HC soạn thảo Hợp đồng Lao động và tổ chức việc ký kết
HĐLĐ giữa Công ty và nhân sự chính thức của Công ty.
2.2. Thực tế hoạt động tuyển dụng của Công ty Cổ Phần Thương Mại Viglacera
(VIGLACERA TRADING JSC.,)trong thời gian qua
Khoảng tháng 11-12 của năm, căn cứ vào kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh của
các Phòng/Ban, Phòng Tổ chức – Hành chính tiến hành lập kế hoạch tuyển dụng, xác định

7


phương pháp và chi phí liên quan đến vấn đề tuyển dụng trong kế hoạch ngân sách hàng
năm. Khi có nhu cầu cụ thể, phụ trách các Phòng/Ban điền mẫu “Đề nghị tuyển dụng nhân
sự” làm cơ sở để Phòng Tổ chức-Hành chính thực hiện quy trình tuyển dụng (tìm kiếm ứng
viên, tổ chức sát hạch kiến thức chuyên môn và kỹ năng làm việc, phỏng vấn, tuyển dụng,
hướng dẫn nhân viên mới hòa nhập với môi trường và văn hóa Công ty, đánh giá thời gian
thử việc và tuyển dụng chính thức). Cụ thể như sau:
2.2.1. Lập kế hoạch tuyển dụng:
Phòng Tổ chức – Hành chính, căn cứ vào kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh của
Công ty, xác định số lượng nhân viên cần tuyển dụng trong năm tới. Trên cơ sở đó, xác định
tiêu chuẩn đặt ra cho các ứng viên.
2.2.2. Xác định các phương pháp và các nguồn tuyển dụng:
Khi có nhu cầu tuyển dụng thực tế, Phòng Tổ chức – Hành chính xác định vị trí nào
nên điều chuyển lao động hiện có và vị trí nào cần tuyển mới. Ngoài ra, Phòng xác định
nguồn ứng viên: tuyển nội bộ (do cán bộ nhân viên Công ty giới thiệu) hoặc tuyển rộng rãi
(đăng tuyển dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng). Các hình thức được áp dụng
như thế nào?
a, Đối với nguồn tuyển dụng từ bên trong tổ chức, Công ty thường sử dụng các phương
pháp sau:
(i) Thông báo tuyển dụng, đây là bản thông báo về các vị trí công việc cần tuyển người. Bản
thông báo này được gửi đến tất cả các nhân viên trong tổ chức.
Thông báo này bao gồm các thông tin về nhiệm vụ thuộc công việc và các yêu cầu về trình
độ của vị trí cần tuyển dụng.

8

(ii) Thông qua sự giới thiệu của cán bộ, công nhân viên trong tổ chức. Qua kênh thông tin
này chúng ta có thể phát hiện được những người có năng lực phù hợp với yêu cầu của công
việc, một cách cụ thể, nhanh chóng và tin cậy.
b, Đối với nguồn tuyển dụng từ bên ngoài, chúng ta có thể áp dụng các phương pháp thu
hút sau đây .
(i) Tuyển dụng qua quảng cáo trên các phương tiện truyền thông như: Trên các kênh của
các đài truyền hình, đài phát thanh, trên các báo, tạp chí và các ấn phẩm khác.
Nội dung quảng cáo tùy thuộc vào số lượng cũng như chất lượng lao động cần tuyển
dụng cũng như tính chất của công việc mà có thể tập trung thành chiến dịch quảng cáo với
sự kết hợp của nhiều phương tiện khác nhau hay quảng cáo riêng biệt.
(ii) Tuyển dụng hồ sơ các ứng viên thông qua các tổ chức môi giới và giới thiệu việc
làm (head-hunter). Đây là phương pháp thu hút đang được công ty áp dụng phổ biến.
2.2.3. Xác định địa điểm, thời gian tuyển dụng:
Phòng Tổ chức – Hành chính xác định địa điểm thu nhận hồ sơ và tổ chức tuyển dụng
tùy thuộc vào số lượng và tính chất của vị trí tuyển dụng; xác định thời gian kết thúc việc
nhận hồ sơ, thời gian tổ chức kiểm tra cũng như phỏng vấn.
2.2.4. Tìm kiếm, lựa chọn ứng viên:
Công ty dùng nhiều hình thức đa dạng để thu hút các ứng viên, đặc biệt là xây dựng
hình ảnh tốt đẹp và đúng với thực tế của Công ty; tổ chức các vòng tuyển chọn và các buổi
gặp gỡ, phỏng vấn cởi mở với các ứng viên. Công việc này liên quan trực tiếp tới cán bộ
tuyển dụng, vì vậy cán bộ tuyển dụng được Công ty tuyển chọn là người có chuyên môn tốt,
phẩm chất đạo đức, kinh nghiệm phỏng vấn ...

9


2.2.5. Đánh giá quá trình tuyển dụng:
Sau các vòng tuyển chọn, Công ty tổ chức đánh giá xem quá trình tuyển dụng có gì sai
sót không và kết quả tuyển dụng có đáp ứng được nhu cầu nhân sự của của Công ty hay
không. Cụ thể là xem xét tính hợp lý của chi phí cho quá trình tuyển dụng, tiêu chuẩn,

phương pháp và các nguồn tuyển dụng ...
2.2.6. Hướng dẫn nhân viên mới hòa nhập:
Sau khi đã tuyển chọn được nhân viên mới, để giúp nhân viên mới nhanh chóng nắm
bắt được công việc, hòa nhập với môi trường của doanh nghiệp, Phòng Tổ chức – Hành
chính tiến hành giới thiệu nhân viên mới với các Phòng/Ban trong Công ty; cung cấp tài
liệu, văn bản nội quy của cơ quan cho nhân viên mới nghiên cứu văn hóa, nội quy, quy định
nơi làm việc của Công ty. Đối với những đợt tuyển dụng nhiều nhân viên, Phòng tổ chức
các chương trình đào tạo, huấn luyện cho nhân viên mới.
2.3. Những đánh giá về ưu nhược điểm của quy trình

2.3.1. Ưu điểm:
Quy trình rất chặt chẽ, rõ ràng, tuân thủ đầy đủ yêu cầu của công tác tuyển dụng nhân
sự của Công ty.
-

Kiểm tra trước khi thực hiện

-

Kiểm tra trong khi thực hiện

-

Kiểm tra sau khi thực hiện

2.3.2.
-

Nhược điểm

Hiện nay, Công ty sử dụng hai nguồn chính là nguồn nội bộ và nguồn bên ngoài. Đối
với nguồn nội bộ, đôi khi nhiều cán bộ nhân viên Công ty giới thiệu người quen của

10


mình nhưng do số lượng tuyển dụng có hạn nên dễ gây bất hòa giữa cán bộ nhân
viên có người được tuyển và không được tuyển và cũng gây khó khăn cho cán bộ
tuyển dụng khi lựa chọn nhân sự.
-

Việc tuyển dụng nhân sự bên ngoài rất mất thời gian, cán bộ tuyển dụng phải sử
dụng các biện pháp nhằm kiểm tra tính xác thực của thông tin mà các ứng viên cung
cấp. Đôi khi, tuyển đi tuyển lại nhiều lần mà vẫn không tuyển được người phù hợp.

2.4. Một số đề xuất giải pháp khắc phục
-

Cán bộ tuyển dụng phải có nghiệp vụ chuyên môn tốt, làm việc công minh và công
bằng;

-

Phòng Tổ chức-Hành chính xây dựng và phát triển các mối quan hệ hữu ích để công
tác tuyển dụng được thuận lợi, nguồn ứng viên dồi dào. Đối với các vị trí đòi hỏi
chuyên môn cao, sử dụng dịch vụ cung cấp nhân sự chuyên nghiệp của các tổ chức
có uy tín để tiết kiệm thời gian và công sức.

Một Công ty hay một tổ chức nào dù có nguồn tài chính dồi dào, máy
móc kỹ thuật hiện đại đến đâu cũng sẽ trở nên vô nghĩa nếu không biết

quản trị nhân sự.
Một Công ty khao khát vươn tới vĩ đại thực sự thường đặt cho nhân viên
những thách thức lớn mà khi vượt qua được rồi, con người sẽ tràn đầy tự tin.
Sự tự tin chỉ có thể đến từ bên trong mỗi người và từ thắng lợi.

11


Tài liệu tham khảo:
1. Giáo trình ”Quản trị nguồn nhân lực” Chương trình đào tạo Thạc sỹ QTKD quốc tế Đại học
Griggs.
2. Quy chế nhân sự của Viglacera..

12