THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH QUẢN TRỊ THỜI GIAN CỦA SINH VIÊN

Mục lục

Page | 1


LỜI MỞ ĐẦU
“ Thời gian là vàng “ – câu nói luôn đúng với mọi thời đại, thậm chí thời gian
còn quý hơn vàng rất nhiều. Con người nói về thời gian theo nhiều cách khác nhau.
Chúng ta phí phạm thời gian cũng như chúng ta tiêu phí sản phẩm hàng hóa vậy. Thời
gian mỗi khi mất đi không bao giờ lấy lại được. Mọi người trong chúng ta đều có
khoảng thời gian giống nhau nhưng không phải ai cũng biết cách tận dụng nó. Đặc
biệt đối với sinh viên thì việc sử dụng thời gian chưa hiệu quả. Vậy việc sử dụng thời
gian như thế nào là phù hợp với sinh viên để thật sự tiết kiệm và đem lại hiệu quả?

Page | 2


A. LÝ THUYẾT
1. Một số khái niệm
1.1 Khái niệm quản trị thời gian
Quản trị thời gian là quá trình hoạch định và thực hành kiểm soát một cách có
ý thức thời gian dùng trong một hoạt động cụ thể để tăng hiệu suất hoặc năng suất
công việc.
1.2 Khái niệm quản trị thời gian hiệu quả
Quản trị thời gian hiệu quả là việc sắp xếp công việc với quỹ thời gian có hạn,
vượt qua những rào cản gây lãng phí thời gian để thực hiện công việc sao cho năng
suất công việc lớn nhất, đúng tiến độ, kế hoạch, mục tiêu đã đặt ra trước đó.
2. Những nhân tố ảnh hưởng đến việc quản trị thời gian không hiệu quả
2.1 Biểu hiện
2.1.1 Sự trì hoãn công việc
Trì hoãn công việc là '' kẻ đánh cắp thời gian''. Khả năng vượt qua sự trì hoãn

và hoàn thành công việc đúng tiến độ có thể quyết định đến sự thành bại trong sự
nghiệp của mỗi người. Tuy nhiên có một thực tế là tất cả mọi người đều trì hoãn. Ai
cũng có quá nhiều việc để làm với quá ít thời gian. Người có hiệu suất cao trì hoãn
làm những nhiệm vụ hoạt động giá trị thấp hoặc vô giá trị, còn người có hiệu suất thấp
trì hoãn công việc làm những việc có giá trị lớn đối với công ty và sự nghiệp của bản
thân. Mọi người luôn có xu hướng trì hoãn những nhiệm vụ lớn thường cũng là những
nhiệm vụ có giá trị cao nhất.
2.1.2 Sự quá tải công việc
'' Quá tải '' có nghĩa là vượt khỏi giới hạn cho phép và quá tải công việc là
biểu hiện của hiện tượng công việc quá nhiều khiến cho bản thân căng thẳng ( stress ),
áp lực, thậm chí bế tắc. Hệ quả của trạng thái căng thẳng tất yếu là giảm hiệu suất
công việc, kiệt sức về tinh thần, giảm sức khỏe,... Những biểu hiện cụ thể của quá tải
công việc đó là: Ngờ vực thái quá, muốn bỏ đi thật xa, mất tập trung, cơ thể mệt mỏi,
cảm thấy bất mãn, nghi ngờ chính mình, cảm thấy đau đầu liên tục,... những hiện
tượng đó khiến cho thời gian cứ trôi còn công việc thì đình trệ không chỉ trước mắt mà
còn lâu dài. Vì vậy quá tải công việc cũng là thủ phạm '' lấy đi thời gian '' không chờ
đợi.

Page | 3


2.1.3 Sự gián đoạn công việc
Sự gián đoạn trong công việc mỗi ngày cũng là rào cản trong việc sử lý thời
gian của mỗi người, gián đoạn công việc khiến cho công việc bị ngắt quãng, vỡ vụn,
làm phân tán công việc,... có thể ảnh hưởng rất lớn đến thành công của mỗi người nếu
không nhận ra và biết cách quản lý chúng. Chúng có thể là một cuộc điện thoại, một
email, một đoạn đối thoại ngoài hành lang hoặc một sự xen ngang của đồng nghiệp
hoặc là bất cứ thứ gì mà không mong muốn nhưng chúng lại làm bản thân không tập
trung vào công việc đang làm. Sự gián đoạn dù nhỏ nhất cũng cướp mất của mọi
người một khoảng thời gian quý giá mà lẽ ra mọi người phải sử dụng chúng để đạt

được những kết quả mong muốn. Đôi khi chúng còn làm chúng ta mất tập trung.
2.2 Nguyên nhân dẫn đến sự quản lý thời gian chưa hiệu quả
2.2.1 Nguyên nhân khách quan
-

-

Yếu tố sức khỏe ảnh hưởng khá nhiều đến việc trì hoãn công việc gây mất rất
nhiều thời gian, sức khỏe kém sẽ làm cho chúng ta lười làm việc, cảm giác mệt
mỏi, đau nhức, cảm sốt làm chúng ta không tập chung vào công việc dẫn đến
chậm kế hoạch. Làm việc mà sức khỏe kém là điều không ai muốn. Đôi khi nó
đến bất ngờ do nhịp sống hối hả, stress, thời tiết… Do đó nếu rơi vào tình trạng
sức khỏe không tốt thì nên linh hoạt thay đổi kế hoạch để đảm bảo sức khỏe
đồng thời vẫn đạt hiệu quả công việc hoàn thành kế hoạch.
Các cuộc gặp gỡ không cần thiết, không mời
+ Mối quan hệ với mọi người là điều không thể thiết trong cuộc sống thường
ngày, nhưng không phải vì vậy mà ta nhận lời của tất cả mọi người hay bất cứ
ai. Vì đôi khi cuộc gặp gỡ là không cần thiết, hoặc người khách đó làm ảnh
hưởng đên công việc của mình thì đó lại là vấn đề. Không ai không có bận bè
và những cuộc vui nhưng nếu không biết dừng lại chúng ta không chỉ tốn thời
gian, tiền bạc, sức khỏe nhưng lại không cải thiện được gì. Chúng ta cố thể gặp
gỡ những cuộc vui chơi khi rảnh rỗi và cóc thể làm việc hiệu quả hơn, có thể
thư giãn nhiều hơn nếu biết sắp xếp thời gian hợp lý.
+ Khách không mời cũng là nguyên nhân gây tiêu tốn thời gian: Đôi khi một
người bạn cũ, người thân hay một ai đó bất ngờ ghé thăm, việc đón tiếp họ là
việc không thể thiếu. Nhưng chúng ta phải biết phân bổ thời gian và hoàn cảnh
mà có cách giải quyết tốt nhất, làm sao cho người khách ra về trong sự niềm
nở, hiếu khách của chủ nhà nhưng phần công việc của chúng ta vẫn hoàn thành
theo đúng kế hoạch

2.2.2 Nguyên nhân chủ quan
-

Không có mục tiêu và thứ tự ưu tiên, không lập kế hoạch làm việc:

Page | 4


+ Không xác định được mục tiêu đúng đắn, rõ ràng những công việc mình làm là một
trong những nguyên nhân mà nhiều người mắc phải. Chúng ta thường mang suy nghĩ
làm tới đó nên thường không có mục tiêu nhất định để lập kế hoạch cho bản thân, bỏ
sót những công việc quan trọng là vân đề thường thấy do không phải ai cũng có trí
nhớ tốt, sự loay hoay trong khi làm việc hay làm việc mà không biết tiếp theo phải
làm gì làm tiêu tốn nhiều thời gian ảnh hưởng tới kết quả của những công việc khác.
Tuy nhiên, công việc lên kế hoạch không phải lúc nào cũng cúng nhắc mà đôi khi ta
phải biết điều chỉnh linh hoạt cho phù hợp với những tình huống bất ngờ tới, phù hợp
với tình trạng công việc, không nên mượn lý do biện hộ cho sự lười biếng, chậm chạp
làm hỏng kế hoạch
+ Rất đơn giản để đưa ra những công việc cần làm, nhưng điều quan trọng hơn là phải
biết sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. Khi không có thứ tự công việc trước sau
chúng ta thường làm việc theo cảm hứng dẫn đến trì trệ các công việc quan trọng, ảnh
hưởng tói các kế hoạch khác khi có quá nhiều việc linh tinh xen lẫn không có thứ tự.
-

-

Điện thoại, internet: Đang làm việc, học tập, sinh hoạt lại có cuộc gọi từ bạn
bè, người thân nếu chỉ nói trong ít phút thì không sao, nhưng tình trạng “nấu
cháo” thì rất đáng lo ngại. Nó lấy đi của chúng ta từ mười mấy phút đến vài giờ
đồng hồ thu về những thứ phần lơn là những thứ vô bổ còn công việc bị gián

đoạn. Khi thời đại công nghệ thông tin phát triển thì điện thoại càng ngày càng
nhiều chức năng hơn, nhiều những ứng dụng, trò chơi, tiện ích… rất nhiều
người hiện nay lúc nào cũng cầm điện thoại trên tay nhắn tin, tán chuyện, lướt
web… bỏ khá nhiều thời gian vào chiếc điện thoại mà không nghĩ rằng mình
đang bỏ công việc ở phía sau. Internet cũng là một yếu tố làm cho chúng ta mất
tập chung trong công việc. Nó sẽ mang lại rất nhiều lợi ích khi chúng ta biết sử
dụng nó hợp lý. Đôi khi chúng ta vào máy tính làm việc, chúng ta lại đồng thời
xem tin tức, lướt web, bóng đá, mạng xã hội… những thứ đó cuốn ta đi làm ta
quên mất việc mở máy để làm việc, chúng ta cứ nghĩ chỉ xem qua đôi chút rồi
quay lại làm việc nhưng rất nhiều người không làm được điều đó. Đặc biệt
trong giới trẻ, học sinh, sinh viên… internet rất có sức ảnh hưởng làm cho
nhiều người bị lãng phí thời gian tại đây.
Góc học tập, làm việc, sinh hoạt gọn gàng: Những vật làm bừa bộn văn phòng,
góc học tập tích tụ rất nhanh. Trong văn phòng không thể chấp nhận hay biện
minh cho tình trạng bừa bộn. Có quá nhiều tập chí chuyên ngành thường được
cất giữ nhưng ít khi được đọc tới nhưng ngăn kéo hay tủ đựng lại chứa một
lượng lớn những thứ không cần thiết. Sễ thật sự mệt mỏi và uể oải khi phải
ngồi vào giữa khối bề bộn, những thứ linh tinh chất trên bàn làm việc mà ta
không cần tới chúng. Khi đó ta sẽ chẳng có tam trạng làm việc nữa. Nơi làm
việc, học tập gọn gàng giữ vai trò rất quan trọng, ảnh hưởng nhiều đến tinh

Page | 5


-

thần làm việc của bản thân. Và sẽ bị đồng nghiệp, bạn bè, sếp… đánh giá
không tốt và không có cảm tình
Tính trì hoãn khi làm việc: Căn bệnh trì hoãn là một trong những yếu tố gây
mất thời gian nhất. Sự trì hoãn là một trong những nguyên nhân gây ra tính thụ

động, thiếu quyết đoán và từ đó trở thành một yếu tố cốt lõi giết chết thời gian
mà chúng ta có được. Hiểu theo một cách khác là sự trì hoãn làm kéo dài thời
gian thực hiện một công việc, từ đó làm giảm khả nang phản xạ nhanh nhạy
trong mọi việc, khiên năng suất công việc giảm. Chúng ta cứ hẹn giờ qua giờ,
ngày qua ngày, đến lúc công việc chồng chất công việc, chúng ta sẽ choáng
ngợp trước sự quá tải công việc, rồi phải loại bỏ bớt những công việc lặt nhặt
nhưng không kém phần quan trọng hoặc phải giải quyết quá nhiều việc trong
cùng một lúc đẫn đến hiệu quả không cao, kết quả không được như mong đợi.
Trì hoãn gây ra nhiều thói quen xấu khác như: Sự lề mề, không hành động
ngay, sự thụ động. Bản thân người trong cuộc không nhận thức được mình
đang lãng phí quá nhiều thời gian, họ luôn tìm ra nhiều nguyên nhân để ngụy
biện cho sự trì hoãn của mình, cứ như thế họ tự làm mất đi khả năng vốn có,
mất đi những cơ hội quý báu chỉ đến trong nháy mắt.

2.3 Biện pháp khắc phục sự lãng phí thời gian
2.3.1 Vượt qua sự trì hoãn
a. Nhóm giải pháp 1 đối mặt với những nhiệm vụ khó chịu/ không hứng thú
-

Giao nhiệm vụ cho người khác nếu có thể
Tạo cho tinh thần cảm giác nhẹ nhõm sau khi thực hiện
Lập kế hoạch cho những nhiệm vụ khó một cách dứt khoát, rèn luyện ý thức về
sự cấp bách
b. Nhóm giải pháp 2: Vượt qua nỗi sợ hãi và ngại va chạm

-

Trực tiếp đối đầu với nó bằng cách tập trung tâm trí

+ Luyện tập xử lý từng việc

+ Tránh đa nhiệm
+ Quyết tâm phải tập trung thực hiện
-

Đánh bại chủ nghĩa cầu toàn

c. Nhóm giải pháp 3: Bắt đầu ngay công việc
-

Bắt đầu ngay công việc ở một thời điểm bất kỳ
Chia nhỏ công việc thành nhiều phần

Page | 6


2.3.2 Giải quyết sự quá tải công việc
a. Nhận biết các nhiệm vụ và trách nhiệm chính của bản thân
Biết nói “không” với những công việc không phù hợp
-

Một là, nêu rõ nguyên nhân.
Hai là, từ chối một cách khéo léo.
Ba là, đề xuất / kiến nghị phương án thay thế.

b. Xác định mục tiêu và sắp xếp thứ tự ưu tiên
Cần phải:
-

Thiết lập các mục tiêu rõ rang
nguyên lý Parato 80/20: những công việc chiếm tới 80% về thời gian nhưng chỉ

đem lại 20% về giá trị và ngược lại;
Quy luật số ba: chỉ có ba nhiệm vụ trong danh sách các nhiệm vụ chiếm đến
90% giá trị công việc
Xác định các nhiệm vụ chính của bản thân một cách rõ rang
Đặt ra áp lực cho bản thân
Hoàn thành được nhiều việc quan trọng hơn
Giữ đúng hướng, thực hiện và tuân thủ các mục tiêu và kế hoạch đặt ra
Tạo cho bản thân lối sống có nguyên tắc
Xây dựng các thói quen tốt trong công việc
Ủy quyền cho người khác

2.3.3. Kiểm soát sự gián đoạn trong công việc cần phải
•

•

•
•
•

Nhận diện những người, hiện tượng gây ra sự gián đoạn để biết được sự gián
đoạn nào là cần thiết, sự gián đoạn nào là không cần thiết và phân tích mức độ
quan trọng của sự gián đoạn
Đặt ra những khoản thời gian thích hợp để không bị gián đoạn để dạt hiệu quả
cao nhất và để không bị lẫn lộn giữa công việc hành chính và công việc mang
tính sáng tạo
Cuộc họp diễn ra hiệu quả
trước khi diễn ra cuộc họp
trong khi diễn ra cuộc họp
sau khi diễn ra cuộc họp

Rèn luyện thói quen làm email hiệu quả:
Giải quyết email vào 1 thời gian cố định trong ngày
Nên dùng và duy trì 1 địa chỉ email cho những thư từ cá nhân để trách nhầm
lẫn với công việc
Quản lý điện thoại và cuộc gọi

Page | 7


Tùy thuộc vào từng trường hợp, hoàn cảnh bạn có thể nghe điện thoại luôn hay
không. Nếu đang trong thời gian làm việc thì nên:
•

Sàng lọc các cuộc điện thoại theo mức độ khẩn cấp cấn phản hồi
Để điện thoại ở chế độ rung và chế độ hộp thư thoại
Đi thẳng vào vấn đề khi nghe điện thoại, tránh gọi nhiều lần
Lịch sự và chuyên nghiệp
Tiết kiệm thời gian tiếp khách:

Quy định giờ tiếp khách; kiểm soát thời gian tiếp khách; phân loại và chọn
cách thức tiếp khách
•

Sắp xếp nơi làm việc ngăn nắp: Tiết kiệm thời gian khi tìm tài liệu, di chuyển
khi làm việc

3. Ảnh hưởng của việc quản lý thời gian không hiệu quả tới cuộc sống và công
việc
Quản lý thời gian là quan trọng đối với cuộc sống và sự nghiệp thành công của
mỗi cá nhân. Nó dạy cho bạn làm thế nào để sắp xếp thời gian và tận dụng tối đa thời

gian một cách hiệu quả. Đôi khi chúng ta cảm thấy rằng có lẽ một ngày 24 giờ là
không đủ để hoàn thành mọi việc. Đó là do chúng ta không quản lý tốt thời gian của
bản thân mình. Việc không quản lý tốt thời gian của bản thân có ảnh hưởng rất nhiều
đến đời sống và công việc của bản thân. Đối với đời sống, không quản lý tốt thời gian
của mình điều đó đồng nghĩa với việc chúng ta sống thiếu trách nhiệm với bản thân.
Khi tự bản thân ta đã đặt ra mục tiêu cho mình, trong thời gian hữu hạn, nhưng không
lên kế hoạch cụ thể mà lại thực hiện những việc ấy theo cảm tính thì ta dễ dàng bỏ sót
việc cần phải làm, không phân bố công việc hợp lý, làm cho mọi việc bị trì trệ, như
vậy mục tiêu của ta không thể hoàn thành theo dự định được
Cuộc sống
Cuộc sống dạy cho chúng ta sử dụng Thời gian có ích
Còn Thời gian dạy cho chúng ta giá trị của Cuộc sống
Thời gian là một nguồn lực đặc biệt, bạn không thể lưu trữ hay tiết kiệm thời
gian để ngày mai mang ra dùng. Mỗi người đều có cùng một lượng thời gian giống
nhau trong ngày. Lãng phí thời gian sẽ không thể lấy lại được.
Phần lớn mọi người đều cảm thấy có quá nhiều việc phải làm và không có đủ
thời gian. Họ đổ lỗi cho thiếu thời gian vì ít tài chính, căng thẳng, kém quan hệ xã hội
và thậm chí là không tập thể dục bảo vệ sức khỏe.
Nếu quản lý thời gian một cách thông minh bạn có thể dành được thời gian làm những
gì mình muốn và làm những gì bạn cần làm.
Bạn cần thời gian để đạt được những gì bạn muốn trong cuộc sống. Nếu bạn
chờ đợi có thêm thời gian, bạn sẽ bị thua thiệt trong trò chơi của cuộc sống. Cùng một
Page | 8


quỹ thời gian đáng lẽ bản thân cũng có thể làm được rất rất nhiều việc nhưng tính thụ
động, biếng nhác, không tự chủ bản thân, cứ để thời gian trôi đi, phí bỏ bao nhiêu cơ
hội, làm cho mình ngày càng thụt lùi trong khi xã hội thì ngày càng phát triển, nó
nhanh đến mức khiến người ta thấy chóng mặt, hối hả xếp những lịch trình kín cả
ngày để làm việc học tập, cố gắng đuổi theo nó để không bị tụt lại phía sau. Nhưng nó

lại rất khắc khe. Nó loại bỏ tất cả những ai không biết phấn đấu nỗ lực, không linh
hoạt nắm bắt thời gian và cơ hội, sự phát triển xã hội cũng giống như thời gian, nó
chẳng chờ đợi ai, không biết nắm bắt thì điều thiệt luôn thuộc về bản thân chúng ta
.Nếu bạn sắp xếp thời gian đúng thời điểm, bạn có thể “tạo ra” thời gian bạn cần, và
không chỉ là chờ đợi nó đến. Bằng việc lập kế hoạch sử dụng thời gian của bạn một
cách khôn ngoan, bạn sẽ có nhiều thời gian để làm nhiều thứ hơn.
Công việc

Nếu bạn bận bịu với công việc suốt cả ngày mà công việc chẳng đi đến đâu,
chắc chắn bạn đã quên mất tầm quan trọng của quản lý thời gian.
Mọi công việc cứ dồn dập bay đến với bạn từ mọi góc độ. Email, thư, cuộc gọi,
fax, khách hàng, gia đình, truyền thông. Công việc, công việc và rất nhiều công việc.
Mọi nơi . Thật khó để tập trung làm việc, nhất là khi bạn phải đương đầu với hàng
loạt công việc cùng lúc và những tác động từ mọi người xung quanh. Sự phân tâm có
thể tiêu tốn của chúng ta đến hai giờ đồng hồ mỗi ngày. Đó có thể là những email
không liên quan đến công việc, nói chuyện với đồng nghiệp hay dành thời gian cho
thú vui cá nhân. Nếu nó chỉ dừng một phút thôi, bạn cũng có thể xả hơi và nắm bắt
được công việc dễ dàng. Nhưng thực tế thì công việc có ngừng bao giờ đâu. Nó không
bao giờ phẳng lặng
Khi xã hội ngày nay khiến con người ngày càng bận rộn nếu chúng ta không
sắp xếp được thời gian cho công việc và gia đình thì sẽ có rất nhiều vấn đề phát sinh.
Công việc quá nhiều đôi khi khiến chúng ta chẳng có thời gian để chăm sóc gia đình
của mình. Việc cơ quan, công tác, thư từ, bạn bè, giải trí, tiệc tùng, giao thiệp, người
thân, nội ngoại, bà con xa bà con gần, chăm sóc gia đình, con cái, chuyện vợ chồng,
việc nhà,... Khối khối công việc trong 24 giờ, nếu không có kế hoạch, không biết sắp
xếp, phân phối thời gian hợp lý liệu chúng ta có thoải mái được không? Nếu làm việc
qua loa, công việc không tốt thì điều kiện kinh tế gia đình và nhiều thứ khác bị ảnh
hưởng, chúng ta có vui không khi về nhà với kết quả công việc không tốt? Nếu dành
thời gian cho công việc, đi sớm về muốn, công việc thành công, ngày càng thăng tiến
thì công việc lại càng nhiều, thì thời gian đâu để cùng tham gia những bữa ăn gia đình,

cùng chăm sóc vui chơi với con cái, thiếu sự quan tâm của cha mẹ trẻ dễ dàng trở nên
Page | 9


hư hỏng. Không dành thời gian chăm sóc gia đình thì kết quả thường thấy đó là sự đổ
vỡ, gia đình không êm ấm, như thế thì tinh thần đâu để làm tốt công việc.

Page | 10


B.THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH QUẢN TRỊ THỜI GIAN CỦA
SINH VIÊN
Ⅰ. TÌNH HÌNH QUẢN TRỊ THỜI GIAN CỦA SINH VIÊN
Bài khảo sát về các yếu tố ảnh hưởng đến việc quản trị thời gian

Đây là kết quả mà nhóm chúng tôi thu được

Page | 11


Trong bài khảo sát số lượng 60 sinh viên về các yếu tố ảnh hưởng đến việc
quản trị thời gian của sinh viên do chúng tôi thực hiện: Đây là kết quả mà nhóm chúng
tôi thu được
Đa số các bạn sinh viên đều nhận thấy sự quan trọng của quản trị thời gian

Trong số các bạn thấy được sự quan trọng của quản trị thời gian thì có 70% lên
kế hoạch trước các công việc cần làm.

Thực trạng thường xuyên bị trì hoãn, quá tải, gián đoạn công việc với sinh viên
có- không lên kế hoạch trước các việc cần làm

Thực trạng thỉnh thoảng bị trì hoãn, quá tải, gián đoạn công việc với sinh viên
có- không lên kế hoạch trước các việc cần làm

Page | 12


Theo khảo sát số sinh viên đạt điểm tích lũy >2.5 (mức khá) và >3.2 (mức giỏi)
với các sinh viên có và không lập kế hoạch trước các công việc cần làm.

Có thể nhận thấy từ biểu đồ sự chênh lệch khá lớn giữa các sinh viên lập kế
hoạch và sinh viên không lập kế hoạch.

Ⅱ. Nguyên nhân
Có một thực tế rằng các nguyên nhân chủ yếu dẫn đến việc quản trị thời gian
không hiệu quả của sinh viên bao gồm việc chưa lên kế hoạch trước các việc cần làm,
các cuộc gặp gỡ không cần thiết, sử dụng điện thoại/ internet, tính trì hoãn trong công
việc. Trong đó sử dụng điện thoại/ internet chiếm tỷ lệ cao nhất 44%.

1.Chưa lên kế hoạch
-

-

-

Không lập kế hoạch làm việc tức là không xác định được mục tiêu đúng đắn và
thứ tự ưu tiên rõ ràng những công việc mình cần làm là một trong những
nguyên nhân phổ biến nhất mà nhiều người mắc phải trong việc quản lý thời
gian của mình, đặc biệt là các bạn sinh viên. Hầu hết mọi người thường mang

suy nghĩ làm tới đâu tính tới đó nên sẽ không có mục tiêu nhất định để lập kế
hoạch làm việc cho bản thân dẫn đến bỏ sót những công việc quan trọng do
không phải ai cũng có trí nhớ tốt.
Sự loay hoay khi làm việc hay làm việc mà không biết tiếp theo phải làm gì
khiến thời gian trôi đi một cách vô ích và nhàm chán dẫn đến ảnh hưởng kết
quả và những công việc khác.
Rất đơn giản để đưa ra một danh sách công việc cần làm, nhưng điều quan
trọng hơn đó là phải làm công việc nào trước tiên? Liệt kê mức độ quan trọng
của từng công việc theo thứ tự ưu tiên là vô cùng quan trọng khi lập kế hoạch
làm việc. Khi không có thứ tự ưu tiên trước sau, mọi người thường làm việc
theo cảm hứng, dẫn đến trì trệ các công việc quan trọng, ảnh hưởng đến các kế
hoạch khác khi có quá nhiều việc linh tinh xen lẫn không có thứ tự. Lặp kế
hoạch là việc làm cần thiết nhưng phải thực hiện kế hoạch đã đề ra, nhưng khá
nhiều người không làm, mà chỉ nghĩ nhiều. Điều này cũng không tốt, phương
châm của quản trị thời gian là: Nghĩ đơn giản và làm việc hiệu quả. Khi chúng
ta đã suy nghĩ và lập ra một danh sách công việc cần làm, hãy bắt tay thực hiện
ngay và cứ theo danh sách đó mà làm. Chỉ có làm nhiều để hình thành thói
quen bám sát kế hoạch đề ra để thực hiện công việc mới giúp việc quản trị thời
gian đạt hiệu quả cao hơn.

Page | 13


2. Các cuộc gặp gỡ không cần thiết
-

-

-

Mối quan hệ với mọi người là điều không thể thiếu trong cuộc sống thường
nhật, nhưng cũng không phải vì vậy là chúng ta nhận lời mời của tất cả mọi
người, hay bất cứ ai. Vì đôi khi cuộc gặp gỡ là không cần thiết hoặc người
khách đó làm ảnh hưởng đến công việc của mình thì đó lại là vấn đề.
Đôi khi chỉ có một nhóm bạn cùng lớp nhưng chúng ta lại đi chơi, bia rượu
suốt tuần, hôm nhà người này, mai nhà người kia, tiệc này, tiệc khác, tiêu tốn
biết bao nhiêu thời gian nhưng thu lại không thu được điều gì có ích hay các
cuộc vui vẻ đó làm chúng ta mất hẳn thời gian cho công việc và gia đình, ảnh
hưởng nghiêm trọng đến sức khỏe, không hoàn thành tốt công việc, ảnh hưởng
đến gia đình... Cái gì nhiều quá cũng không tốt, phải biết sử dụng đúng mức và
dừng đúng lúc.
Không ai không có bạn bè và những cuộc vui nhưng nếu không biết cách dừng
lại, chúng ta không chỉ tốn thời gian, tiền bạc, tốn cả sức khỏe mà lại không cải
thiện được gì. Chúng ta có thể gặp gỡ vui chơi khi cần thiết, khi rảnh rỗi, và có
thể làm việc hiệu quả hơn, có thể thư giãn nhiều hơn nếu biết sắp xếp hợp lý
thời gian biểu của mình Khách không mời cũng là nguyên nhân gây tiêu tốn
thời gian, đôi khi một người bạn cũ, một người thân hay một ai đó quen biết bất
ngờ ghé thăm, việc tiếp đón họ là điều không thể thiếu. Nhưng chúng ta phải
biết cách phân bổ thời gian và tùy hoàn cảnh mà có cách giải quyết tốt nhất,
làm sao để người khách ra về trong sự niềm nở, hiếu khách của chủ nhà nhưng
phần công việc dở dang của chúng ta vẫn hoàn thành theo đúng kế hoạch, đó là
điều rất đáng lưu tâm.

3. Điện thoại/ internet
-

-

Đang làm việc, học tập, sinh hoạt lại có cuộc gọi từ bạn bè, người thân, nếu chỉ
nói trong ít phút thì không có gì để nói, tình trạng “buôn chuyện” mới là điều

đáng quan tâm. Nó lấy đi của chúng ta từ mười mấy phút đến vài giờ đồng hồ,
thu về những thứ phần lớn là vô bổ còn công việc thì bị gián đoạn, trễ hẹn.
Khi thời đại công nghệ thông tin phát triển thì điện thoại càng nhiều chức năng
hơn, nhiều những ứng dụng, những trò chơi, hay những tiện ích giải… rất
nhiều bạn sinh viên suốt ngày cầm chiếc điện thoại trong tay, nhắn tin, “tám
chuyện”, chơi game, lướt web,… bỏ khá nhiều thời gian vào chiếc điện thoại
mà không suy nghĩ rằng mình đang bỏ rơi công việc ở phía sau chính vì thế
Internet cũng là một nhân tố góp phần làm chúng ta mất tập trung trong công
việc học tập của các bạn sinh viên. Nó mang lại rất nhiều lợi ích khi chúng ta
biết cách sử dụng nó hợp lý. Đôi khi ngồi vào máy tính làm việc, chúng ta lại
đồng thời lướt web xem tin tức, tin hay rồi lại tin giật gân, bóng đá, mạng xã
hội,… những thứ cuốn chúng ta ra khỏi suy nghĩ ban đầu là mở máy làm việc,
chúng ta thường nghĩ là chỉ xem qua nắm tin đôi chút rồi quay lại làm việc
Page | 14


nhưng rất rất nhiều người không làm được thế. Đặc biệt trong giới trẻ, học sinh
sinh viên… internet rất có sức ảnh hưởng, “mình vào diễn đàn này chút thôi rồi
làm bài tiếp”, hay “chơi game giải trí một chút cũng hay”, nhưng 10 phút rồi
nửa giờ, “thôi thêm chút nữa cũng được”, “đang hay”, “chút nữa…” và cứ thế
thời gian trôi qua, công việc, bài vở vẫn còn nguyên, nhưng game thì tăng cấp
độ, mạng xã hội thì nhiều câu chuyện gẫu, chat chít, đến lúc quay lại làm việc
thì lại có công việc khác cần làm, kế hoạch lại không hoàn thành.
4. Tính trì hoãn khi làm việc
-

-

-

-

Căn bệnh trì hoãn là một trong những yếu tố gây mất thời gian nhất. Những
kiểu suy nghĩ “ tôi sẽ làm việc đó vào ngày mai” đã ăn sâu vào suy nghĩ rất
nhiều người, nó làm cho bản thân chúng ta trở nên chủ quan, ỷ lại, điều đó lặp
đi lặp lại nhiều lần, vô tình biến chúng ta trở thành những con người chậm
chạp, ì ạch, luôn trễ trong mọi hoạt động, đặc biệt là trong công việc.
Khi gặp một công việc không ưa thích, hay công việc đó quá khó hoặc quá dễ,
hoặc tính khẩn cấp công việc không quá cao…chúng ta thường có lối nghĩ đợi
đến lúc khác hay đợi đến ngày mai khi có cảm hứng thì sẽ bắt đầu công việc.
Vấn đề ở đây là chúng ta trì hoãn hành động trong khi đó lại thụ động chờ đợi
một trạng thái cảm xúc không thể dự đoán được vào ngày mai. “Chắc gì tâm
trạng ngày mai đã tốt hơn hôm nay? Biết đâu ngày mai có công việc đột
xuất?” Chính sự trì hoãn nhiều lần đã làm chúng ta trở thành người thiếu trách
nhiệm với bản thân, chúng ta đã phung phí đi những khoảng thời gian mà đáng
ra có thể làm những việc có ý nghĩa và thay vào đó là những suy nghĩ ỷ lại, phó
mặc, để ngày mai lo… để làm những công việc vô bổ, hoặc những công việc
không đúng nơi, đúng lúc. Trong cuộc sống, chúng ta trì hoãn rất nhiều công
việc, từ những việc nhỏ nhặt đến quan trọng nhất. Ngay cả những việc dường
như rất thường nhật nhưng chúng ta lại không làm ngay, và trì hoãn, rồi cuối
cùng là không làm hoặc làm đối phó.
Sự trì hoãn là một trong những nguyên nhân gây ra tính thụ động, thiếu quyết
đoán và từ đó, trở thành một yếu tố cốt lõi khiến chúng ta không quản lý được
hoặc quản lý thời gian không hiệu quả. Hiểu theo một cách khác, sự trì hoãn
làm kéo dài thời gian thực hiện một công việc, từ đó làm giảm khả năng phản
xạ nhanh nhạy trong mọi việc, khiến năng suất công việc giảm. Chúng ta cứ
hẹn giờ qua giờ, ngày qua ngày, đến lúc công việc chồng chất công việc, chúng
ta sẽ choáng ngợp trước sự quá tải, rồi phải loại bỏ bớt những việc lặt nhặt
nhưng không kém phần quan trọng hoặc phải giải quyết quá nhiều việc trong
một khuôn thời gian ít ỏi, dẫn đến hiệu quả không cao, kết quả không được như

mong đợi.
Ví dụ đối với một sinh viên: Đã không biết bao nhiêu lần định xắn tay vào dọn
dẹp cho phòng học hay phòng ngủ gọn gàng nhưng rồi vẫn chưa thực hiện
được. Lên kế hoạch là sáng chủ nhật sẽ dọn phòng, nhưng sáng thì bận đi họp
Page | 15


-

nhóm, sáng thì phải làm bài tập thảo luận, sáng thì lại vướng vào học bài kiểm
tra giữa kì…Vậy là căn phòng vẫn nguyên trạng từ tuần này sang tuần khác.
Chờ khi bắt tay thực sự vào làm thì mọi thứ cũng đã rối tinh lên.
Trì hoãn gây ra các thói quen xấu khác: sự lề mề, không hành động ngay, sự
thụ động. Bản thân người trong cuộc không nhận thức được mình đang lãng phí
quá nhiều thời gian, họ luôn tìm ra nhiều nguyên nhân để ngụy biện cho sự trì
hoãn của mình, cứ như thế họ tự làm mất đi khả năng vốn có, mất đi những cơ
hội “quý báu” chỉ đến trong nháy mắt. Trì hoãn chủ yếu là do sự chủ quan của
cá nhân, bạn sẽ không biết được các việc, các yếu tố nào có đột xuất xảy khiến
bạn không kịp giải quyết. Yếu tố sức khỏe là một trong các yếu tố đột xuất hay
xảy ra ảnh hưởng khá nhiều tới công việc của bạn, sức khỏe kém sẽ làm cho
chúng ta lười làm việc, cảm giác mệt mỏi, đau nhức, cảm sốt làm chúng ta
không tập trung vào công việc, dẫn đến chậm kế hoạch làm việc nhưng sức
khỏe kém là điều không ai muốn. Đôi khi nó đến bất ngờ do nhịp sống hối hả,
stress, thời tiết,… Do đó nếu rơi vào tình trạng sức khỏe không tốt thì nên linh
hoạt thay đổi kế hoạch để đảm bảo sức khỏe và đồng thời vẫn đạt hiệu quả
hoàn thành kế hoạch.

5. Các nguyên nhân khác
Nhóm chúng tôi tìm thêm được nguyên nhân sau đây: Góc học tập, làm việc,
sinh hoạt không gọn gàng đây cũng là 1 nguyên nhân dẫn đến tình trạng quản lý thời

gian không hiệu quả của sinh viên.
Trong bài khảo sát do chúng tôi thực hiện: tất cả các sinh viên tham gia khảo
sát đều không cho đây là nguyên nhân gây ra tình trạng quản lý thời gian không hiệu
quả.
-

-

Những vật làm bừa bộn văn phòng, chỗ học tập tích tụ rất nhanh. Trong văn
phòng, không thể chấp nhận hoặc biện minh gì cho tình trạng bừa bộn. Có quá
nhiều loại tập chí chuyên ngành thường hay được cất giữ, nhưng rất ít khi được
đọc tới, ngăn kéo ngăn bàn học tập làm việc thì chứa một lượng đáng kể những
thứ không cần thiết như tổ hợp của giấy tờ, đồ ăn vặt hay bất cứ đồ dùng nào
không liên quan đến công việc thì chúng dễ làm bạn sao nhãng và mất thời gian
để tìm kiếm những giấy tờ và đồ dùng cần thiết vào đúng thời điểm quan trọng.
Hoặc khi nhìn vào bàn làm việc lại thấy một khối bề bộn, linh tinh, giấy báo,
hồ sơ, lại có loạt thư tín cần trả lời, thêm vào hồ sơ tồn đọng của ngày hôm
trước... khiến cho bạn mất thoải mái và hứng thú để làm việc do tốc độ làm
việc chậm lại và mất nhiều thời gian cho những việc không cần thiết, sẽ thật sự
mệt mỏi và uể oải khi phải ngồi vào giữa khối bề bộn đó, có chắc chúng ta giữ
được tinh thần học tập làm việc tốt hay không?

Page | 16


-

Một nơi học tập làm việc gọn gàng sạch sẽ giữ một vai trò rất quan trọng, ảnh
hưởng nhiều đến tinh thần làm việc của chúng ta. Bạn bè, thầy cô... sẽ nghĩ sao
khi nhìn vào bàn làm việc của chúng ta, vì lý do này mà bị đánh giá không tốt

thì thật không đáng.

Ⅲ. Giải pháp khắc phục
Nhóm chúng em cũng có đề xuất một số giải pháp khắc phục dựa trên lý thuyết
về quản trị thời gian và để các bạn sinh viên nhận thấy xem các giải pháp này có phù
hợp với bản thân mình hay không? Từ kết quả phiếu khảo sát cho thấy tỷ lệ giữa các
giải pháp như sau:
1. Lập kế hoạch làm việc
Lập kế hoạch làm việc là quá trình chúng ta sắp xếp thời gian thích hợp cho
từng công việc để đạt được mục tiêu trong khoảng thời gian nhất định. Bằng thói quen
phác thảo kế hoạch làm việc, chúng ta sẽ có rất nhiều thuận lợi trong việc quản lý thời
gian của mình
Các bước để lập kế hoạch thời gian:
•

•

•

•
•

•

Nắm được mục đích của việc lập kế hoạch làm việc. Kế hoạch làm việc được
lập ra với nhiều lý do khác nhau. Xác định trước mục đích của việc lập kế
hoạch giúp bạn lập kế hoạch tốt hơn. Trong môi trường học tập, kế hoạch làm
việc có thể giúp sinh viên lên thời gian biểu cho một dự án lớn. Nó cũng giúp
giáo viên chuẩn bị trước tài liệu của khóa học trong kỳ học tới.
Chia công việc của bạn thành những phần hoặc những nhiệm vụ nhỏ hơn. Việc

này giúp bạn nắm được tình hình diễn biến công việc và việc sử dụng thời gian
của bạn.
Sắp xếp các nhiệm vụ khác nhau theo thứ tự: Một số việc cần được hoàn thành
kế tiếp nhau, bạn sẽ biết mình cần hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định trước
khi có thể thực hiện những nhiệm vụ khác.
Xác định thời gian phải hoàn thành mỗi nhiệm vụ - tính theo giờ hoặc theo
ngày.
Thêm thông tin ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho toàn bộ công việc và cho
mỗi nhiệm vụ cụ thể, bạn cũng có thể thêm ngày sớm nhất cũng như ngày
muộn nhất có thể bắt đầu và kết thúc, nhờ đó bạn có thể nhìn thấy mình được
linh động đến mức nào.
Khi lập kế hoạch, hãy nhớ rằng một vài đồng nghiệp làm việc với bạn trong
một nhiệm vụ có thể cũng đang làm việc với những công việc khác. Ngoài ra,
hãy dành thời gian để bộ phận quản lý phê duyệt các giai đoạn khác nhau.

Page | 17


Cuối cùng, hãy dự trù thời gian cho những tình huống, các việc đột xuất, sự trì
hoãn ngẫu nhiên, những kỳ nghỉ của nhân viên hay nhân viên có thể bị ốm…
Việc lập kế hoạch của bạn cần dựa vào cơ sở các tuần làm việc trong năm để
đạt được hiệu quả cao nhất.
=>> Lập một kế hoạch làm việc có nghĩa là bạn có thể nhìn thấy rất rõ ràng kiểu quy
trình bạn tiến hành thực hiện công việc.
•

2. Làm việc có tổ chức và quản lý góc làm việc, học tập
Nếu chúng ta để chỗ làm việc bừa bộn thì sẽ rất lãng phí thời gian để nhớ và
tìm kiếm đồ vật ở chỗ nào. Việc sắp xếp bàn học tập một cách ngăn nắp, gọn gàng, có
khoa học là điều hết sức cần thiết.

 Bỏ những thứ không liên quan đến công việc gần đây của bạn ra khỏi bàn. Việc
này sẽ giúp bạn tập trung chú ý vào những vấn đề thực sự trong công việc. Đặt
những thứ bạn thường xuyên cần ở gần chỗ bạn ngồi, trong tầm với để bạn
không phải thường xuyên đứng dậy trong khi đang làm việc.
 Nếu bạn có khay đựng công văn giấy tờ đến và khay đựng công văn giấy tờ đi,
hãy sử dụng chúng. Thỉnh thoảng lại soạn lại khay đựng giấy tờ đến và bỏ đi
những hoặc phân loại những giấy tờ mà bạn để ở khay này.
 Dành thời gian để dọn dẹp môi trường làm việc của bạn - bút, giấy, tẩy, bút chì,
kẹp ghim,… cất đi những thứ mà bạn không thường xuyên sử dụng
 Lưu trữ những tài liệu cũ, dán nhãn cho những tài liệu cũ hoặc đóng hộp và ghi
rõ nội dung, ngày tháng của chúng.
 Hãy chắc chắn là những thiết bị máy tính của bạn sắp xếp sao cho bạn có thể
làm việc hiệu quả, an toàn và tiện lợi. Màn hình máy tính phải có tầm cao
chuẩn - cách mắt bạn ít nhất là 63 cm và phần cao nhất của màn hình ở dưới
tầm mắt bạn.
 Mở rộng góc làm việc Bàn làm việc không phải là phần duy nhất của không
gian làm việc, chúng ta có thể mở rộng góc làm việc về không gian thẳng phía
trên bàn. Những kệ sách, giá đỡ là những gì bạn cần để tạo nên một góc làm
việc đầy đủ tư liệu lao động mà không khiến chiếc bàn trở nên chật chội.
 Những ngăn bàn, hộc tủ chắc chắn là nơi bạn có thể cất những thứ không thực
sự quan trọng cho công việc. Tuy nhiên, hãy luôn nhớ rằng bạn sẽ cần tìm lại
đồ đạc vào một lúc nào đó, vì vậy, ngay cả khi cất những thứ không cần thiết
đi, hãy cất chúng một cách gọn gàng, ngăn nắp để có thể tìm lại khi cần.
 Dọn sạch bàn, lau sạch bụi và chỉ để lại những thứ cần thiết liên quan đến công
việc
=>> Sắp xếp nơi làm việc khoa học giúp bạn không mất thời gian tìm kiếm những hồ
sơ, tài liệu cần thiết khi cần. Một nơi làm việc lộn xộn với đống tài liệu mới - cũ, quan
trọng - không quan trọng hỗn độn không chỉ khiến bạn cảm thấy rối mắt mà nó còn
làm mất nhiều thời gian khi bạn cần tìm một loại tài liệu gì đó. Vì vậy hãy sắp xếp

Page | 18


ngăn nắp và khoa học cho nơi làm việc khi đó bạn sẽ có thêm nhiều thời gian để
không phải lãng phí thời gian cho những công việc vô bổ.
3. Tính kỉ luật đối với bản thân
Khái niệm
Kỉ luật bản thân là hành động dựa vào lý trí thay vì cảm xúc nhất thời của bạn.
Nó là việc vượt qua lòng ham thích và và nỗi sợ trong hiện tại vì mục đích ý nghĩa
hơn cho cuộc sống.
•

•

Đặc điểm

Phải hiểu chính mình trước
Tự kỷ luật nghĩa là hành xử theo điều mà bạn thấy là tốt nhất, bất kể cảm xúc
của bạn trong hiện tại ra sao. Chính vì thế đặc điểm đầu tiên của sự tự kỷ luật là phải
tự nhận biết. Bạn cần quyết định xem hành động nào sẽ là tốt nhất cho mục tiêu và giá
trị của bạn. Quá trình này cần xem xét bên trong bản thân bạn, để hiệu quả nhất thì
bạn nên viết nó ra.
Khuyên bạn nên dành thời gian viết ra mục tiêu, mơ ước và tham vọng của
mình. Tốt hơn nữa thì hãy viết ra mong muốn lớn nhất đời mình. Việc viết ra như vậy
giúp bạn hiểu rõ hơn mình là ai, thứ mà mình mong muốn và những giá trị với chính
mình.
Nhận thức thế nào là thiếu kỉ luật
Tự kỷ luật phụ thuộc vào việc nhận thức cả cái bạn đang làm và không đang
làm. Bởi lẽ, nếu bạn không nhận thức được hành động của mình là thiếu kỷ luật thì
làm sao bạn có thể hành động khác đi được cơ chứ?

Khi bạn bắt đầu xây dựng tính tự kỷ luật, bạn sẽ nhận thức thấy mình đang làm
những việc vô kỷ luật – ví dụ như cắn móng tay, bỏ tập thể dục, phá vỡ chế độ ăn
kiêng hoặc kiểm tra facebook và mail liên tục.
Phát triển tính tự kỷ luật cần có thời gian, tuy nhiên chìa khóa ở đây là bạn phải
nhận thức được hành vi thiếu kỷ luật của mình. Dần dần nhận thức này sẽ đến sớm
hơn, nghĩa là thay vì thấy sự vô kỷ luật của mình trong khi đang làm những việc đó thì
bạn sẽ nhận thức được điều đó trước khi bạn hành động như vậy. Nó tạo cơ hội cho
bạn ra quyết định hành động đúng với mục tiêu và giá trị của mình.
Tự đưa ra cam kết

Page | 19


Không chỉ là viết ra mục tiêu và giá trị của bản thân. Bạn cần phải có sự cam
kết bên trong chính bản thân đối với những điều đó. Nếu không, khi chuông đồng hồ
reo lúc 5h sáng thì bạn sẽ thấy chẳng hại gì nếu bấm nút tắt và tự nhủ “thêm 5-10 phút
nữa thôi”. Hoặc khi nhiệt huyết và tinh thần ban đầu đã đi xuống, bạn sẽ thấy rất khó
khăn để hoàn thành đến cuối kế hoạch của mình.
Nếu bạn đang giằng co với sự cam kết, hãy quả quyết rằng bạn cần theo đuổi
những gì mình đã nói là sẽ làm - bao gồm lúc bạn nói như thế và cách mà bạn đã cam
kết.
Can đảm để đổi lấy những gì tốt đẹp hơn
Không hề sai khi nói tự kỷ luật là một việc cực kỳ khó. Cảm xúc, sự thèm
muốn và si mê là một lực cản rất lớn. Chính vì thế sự tự kỷ luật phụ thuộc rất nhiều
vào sự can đảm.
Đừng giả vờ việc gì đó là dễ dàng đối với bạn trong khi thực tế nó rất khó khăn
và gian khổ. Thay vào đó, hãy tìm kiếm lòng can đảm để đối mặt với khó chịu và mệt
mỏi. Hãy bồi đắp dần bởi những chiến thắng bản thân nhỏ nhặt, sự tự tin của bạn sẽ
lớn mạnh hơn và lòng can đảm để có được tính tự kỷ luật sẽ đến dễ dàng hơn.
•

Lợi ích của kỷ luật đối với bản thân
- Giúp chúng ta hoàn thành những việc phải hoàn thành kể cả khi không
thích
- Không có kỷ luật cuộc sống của chúng ta sẽ trở nên chao đảo, thiếu tập
trung và sẽ không bao giờ thực hiện được những điều chúng ta đặt ra
- Khi thực hiện kỷ luật tự giác, chúng ta có thể làm xong việc và vẫn còn
rất nhiều thời gian. Đó là cách để quản lý thời gian một cách hiệu quả

Bạn phải luôn nghiêm khắc với chính mình: Bạn cần xác định công việc đó ảnh
hưởng đến bạn thế nào. Khi bạn không làm đuợc điều đó thì sẽ có một kết quả không
tốt. Hôm nay không làm được việc đó, bạn sẽ phải làm vào hôm sau, và nó sẽ chiếm
mất thời gian biểu hôm sau, cứ thế dần dần bạn sẽ không đạt được mục tiêu đã đề ra
chỉ vì một ngày không hoàn thành công việc
Hãy đặt báo thức trong 50 phút, tắt hết các thiết bị như email, điện thoại, các
trang mạng xã hội và tập trung hoàn toàn vào các việc cần làm. Sau khi hoàn thành,
bạn có thể thư giãn ít phút, bạn sẽ cảm thấy hiệu quả và thoải mái hơn rất nhiều.
Để sử dụng thời gian một cách khoa học bạn cũng phải tập cho mình tính kỹ
luật và những thói quen tiết kiệm thời gian. Hãy đặt ra cho bản thân những quy tắc
riêng và làm theo những quy tắc đó. Có thể thời gian đầu bạn cảm thấy khó khăn, nản
Page | 20


chí nhưng hãy tập từ từ, bạn sẽ quen. Khi đó mọi thứ sẽ được theo ý và chắc chắn bạn
sẽ thấy rằng bạn có nhiều thời gian hơn cho cuộc sống cũng như công việc, sẽ kết thúc
tình trạng ngày nào cũng vội vàng lo chạy đua với thời gian nhưng mọi thứ lại không
được như ý.
4. Biết nói “không”
Là một kỹ năng được nhiều chính trị gia nổi tiếng như Tổng Thống Obama,
Bill Gates,… sử dụng thành công. Nhẹ nhàng nói “không” với những thứ không phải

là ưu tiên hàng đầu của bạn. Bạn chỉ có chính xác 24h trong một ngày để làm những
điều mà bạn cần làm, nếu bạn không học cách từ chối với những điều không quan
trọng bạ sẽ ngập đầu với những dự án và công việc mà không mang lại hiểu quả.Thay
vào đó, bạn hãy tập trung vào những dự án, mục tiêu quan trọng của bản thân
bạn. Tâp trung thời gian vào những việc quan trong công việc sẽ giúp bạn thành công.
5. Sử dụng công cụ quản lý thời gian - Ma trận Eisenhower.
Tại sao phương pháp Ma trận Eisenhower lại hữu ích?
Hãy tưởng tượng một tình huống đơn giản: Nhóm trưởng yêu cầu bạn chuẩn bị
một bài thuyết trình quan trọng cho buổi thảo luận vào đầu tuần tới.
Bạn chỉ có vài ngày để hoàn thành, khối lượng bài tập rất nhiều và bạn còn có
không ít các đầu việc khẩn cấp của môn học khác cần phải làm.
Trước tình thế như vậy, bạn lo lắng, mất tập trung và mọi thứ bắt đầu đảo lộn.
Những tác nhân gây căng thẳng liên quan đến thời gian là vài trong số rất nhiều
nguyên nhân tạo ra áp lực trong việc học và đây được xem là hệ quả của việc: có quá
nhiều thứ phải làm trong khi thời gian rất hạn hẹp.
Lúc này, việc áp dụng phương pháp ma trận Eisenhower sẽ giúp bạn xác định
được điều gì quan trọng nhất cần phải làm đầu tiên và tối ưu hóa thời gian rất hiệu
quả.
Phương pháp của Eisenhower đặc biệt hữu ích vì nó buộc chúng ta đặt ra câu
hỏi liệu một hành động có thật sự cần thiết, từ đó dần dần tiến tới "loại bỏ" nhiệm vụ
đó chứ không phải còn lặp lại nó một cách vô thức nữa.
Nội dung phương pháp Ma trận Eisenhower

Page | 21


Việc quan trọng và việc khẩn cấp
Theo Eisenhower, để có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả với hiệu suất
làm việc cao nhất thì chúng ta buộc phải dành thời gian vào những thứ quan
trọng (Important) chứ không phải vào những thứ khẩn cấp (Urgent). Việc quan trọng

thường ít khẩn cấp và việc khẩn cấp ít khi quan trọng. Để làm được điều này cũng như
để giảm tải áp lực của việc có quá nhiều deadline với thời gian gần kề thì trước hết,
chúng ta phải phân biệt rõ:
•
Việc quan trọng là những việc mà sau khi được hoàn thành sẽ tạo ra kết quả
giúp chúng ta tiến gần hơn với mục tiêu đã đặt ra, bất kể đó là mục tiêu cá nhân
hay trong công việc. Cụ thể hơn, chúng đóng góp trực tiếp vào các nhiệm vụ, giá
trị và mục tiêu mang tính chất dài hạn.
•
Các hoạt động khẩn cấp yêu cầu sự chú ý ngay tức thì và thường gắn với
có liên quan tới người khác (mục tiêu của người khác), chẳng hạn như gửi email,
gọi điện, tin nhắn mới....
Khi biết rõ việc gì quan trọng và việc gì khẩn cấp thì chúng ta sẽ vượt qua được
thói quen mang tính chất bản năng là tập trung vào những công việc không quan
trọng, đồng thời có đủ thời gian để làm những điều cần thiết cho thành công trong
tương lai.
Nếu chỉ tách biệt mức độ khẩn cấp và quan trọng giữa các công việc một lần thì
khá đơn giản, nhưng để tiến hành một cách liên tục có hiệu quả thì không phải dễ
dàng. Điều tuyệt với của phương pháp Eisenhower đó là nó cung cấp một bộ khung rõ
ràng cho các quyết định mang tính chất lặp đi lặp lại. Tuy nhiên, lưu ý tối quan trọng
là chúng ta cần phải kiên nhẫn áp dụng.
Cách sử dụng Ma trận Eisenhower để quản lý thời gian hiệu quả

Page | 22


6. Nguyên tắc SMART
Để sử dụng nguyên tắc này, đầu tiên bạn cần liệt kê danh sách tất cả các công việc cần
phải làm, chú ý không bỏ sót các đầu việc tốn nhiều thời gian nhưng không quan
trọng.

Bước thứ hai là cân nhắc và sắp xếp các công việc vào một trong 4 mục như
sau (Xem hình vẽ).
1 Khẩn cấp và quan trọng - Important and Urgent (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập
tức).
2 Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp – Important and Not Urgent (nhiệm vụ
được lên kế hoạch để làm sau).
3 Khẩn cấp nhưng không quan trọng – Urgent and Not Important (nhiệm vụ sẽ được
giao phó cho người khác).
4 Không khẩn cấp cũng không quan trọng – Not Important and Not Urgent (nhiệm
vụ sẽ được loại bỏ).

P1: Quan trọng, khẩn cấp
P2: Quan trọng, không khẩn cấp
P3: Không quan trọng, khẩn cấp
P4: Không quan trọng, không khẩn cấp, trong đó: *P = Priority: Sự ưu tiên
P1 - Quan trọng và khẩn cấp
Những công việc thuộc vào mục này phải làm ngay vì chúng vừa quan trọng,
vừa khẩn cấp, thường bao gồm các loại sau:
1 Không đoán trước được thời điểm xảy ra: Chăm sóc người thân bị ốm, cuộc họp
khẩn, email công việc có liên quan đến việc học,...
2 Đoán trước được thời điểm xảy ra: Ngày cưới, sinh nhật bố mẹ, lễ kỷ niệm của
khoa...
3 Các công việc tồn đọng do lười và thói quen chây ì: Lịch ôn thi, gửi báo cáo công
việc, soạn nội dung thuyết trình....
Page | 23


Loại 1 và 2 yêu cầu làm ngay lập tức, riêng loại 3 có thể giảm thiểu áp lực bằng
cách chuyển chúng vào mục P 2.
P2 – Quan trọng nhưng không khẩn cấp

P2 không yêu cầu làm ngay (không khẩn cấp) nhưng bạn phải làm hết tất
cả chúng vì chúng quan trọng. Hãy dành nhiều thời gian hơn cho mục này và cố gắng
làm nó lớn dần lên, chẳng hạn rèn luyện thói quen đọc sách, học ngoại ngữ, tập thiền,
học kỹ năng mới liên quan đến công việc...
Nếu đang làm việc P2 có phát sinh việc P1 => ưu tiên hoàn thành P1 trước, sau
đó sẽ giải quyết nốt P2 chứ không để sang ngày hôm sau.
P3 – Không quan trọng nhưng khẩn cấp
Đặc trưng của các đầu việc được xếp vào mục này là chúng không có gì ý
nghĩa cho việc hoàn thành mục tiêu của bạn cả, chỉ có điều, chúng khẩn cấp, chẳng
hạn ai đó nhờ bạn đi mua đồ khi đang học, cuộc gọi từ người thân lâu ngày không
gặp, tin nhắn từ bạn bè....

Cách tốt nhất là giải quyết các công việc này càng nhanh càng tốt, có thể ủy
quyền cho người khác làm, đồng thời học cách nói "không", kết thúc cuộc gọi/tin nhắn
lịch sự và từ chối thật khéo léo để dành thời gian cho các việc quan trọng.
P4 – Không quan trọng và cũng không khẩn cấp
Dành thời gian cho mục này ở mức tối thiểu nhất vì chúng thực sự không mang
đến lợi ích gì đáng kể cả, chẳng hạn lướt Facebook, xem video hài, phim ảnh, đọc tin
tức giật gân, buôn chuyện...
Khi có ý định làm việc gì thuộc nhóm 4, hãy tự hỏi bản thân liệu sẽ nhận được
lợi ích gì? Nếu không có hoặc có rất ít, hãy kiên quyết chuyển sang việc khác để tránh
lãng phí thời gian.
Bốn mẹo quản lý thời gian khi sử dụng ma trận Eisenhower

Page | 24


Ghi ra những việc cần làm xuất hiện trong đầu. Tuy nhiên, luôn đặt câu hỏi
điều gì cần làm đầu tiên.
• Cố gắng mỗi mục chỉ nên đặt tối đa 8 đầu việc. Nếu muốn thêm một nhiệm vụ

mới, hãy hoàn thành công việc quan trọng nhất trước. Lưu ý là Ma trận
Eisenhower không yêu cầu bạn liệt kê, thay vào đó là xác định công việc nào
đã hoàn thành.
• Chỉ lập một ma trận duy nhất cho cả công việc lẫn cuộc sống cá nhân, tuy
nhiên, bạn có thể lập ma trận riêng cho từng ngày/tuần/tháng.
• Đừng để những người khác khiến bạn bị phân tán. Bạn là người quyết định
mức độ ưu tiên cho công việc. Hãy lập kế hoạch vào buổi sáng, sau đó bắt đầu
làm và cuối tùng là tận hưởng cảm giác hài lòng vào cuối ngày.
• Đã đến lúc bạn cần xác định mục tiêu, và đây là điều nên làm để cuộc đời mình
cảm thấy có ý nghĩa hơn. Mục tiêu là thứ bạn nhắm đến, cái bạn muốn đạt
được, cái lớn lao đối với bạn. Nó không chỉ là những cái mục tiêu lớn như tình
yêu và sự nghiệp mà còn là những thứ nhỏ nhặt (mục tiêu chia nhỏ) và xâu
chuỗi quyết định đến mục tiêu lớn của bạn.
*Sử dụng nguyên tắc SMART
Theo nguyên tắc SMART chúng ta có:
•

•
•

S - Specific (Simple, Sensible, Significant): Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu
M - Measurable (Meaningful, Motivating): Đo đếm được
A - Achievable (Attainable, Agreed): Có thể đạt được bằng chính khả năng của
mình
R - Realistic (Relevant, Reasonable, Realistic and Resourced, Resultsbased): Thực tế, không viễn vông
T - Time-bound (Timely, Time-based, Time limited, Time/cost limited, Timesensitive, Time-specific): Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra
Khi mục tiêu SMART đã được xác định, bước tiếp theo sẽ là ghi mục tiêu
đó trên bất kỳ phương tiện nào mà chúng ta thường xuyên nhìn thấy hàng ngày: sổ
Page | 25