Luận văn thạc sỹ - Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Tam Điệp

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH DOANH VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI
---------------

CHU THỊ LAN PHƯƠNG

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
TNHH MTV XI MĂNG VICEM TAM ĐIỆP

LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ

HÀ NỘI – 2018


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH DOANH VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI
---------------

CHU THỊ LAN PHƯƠNG

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
TNHH MTV XI MĂNG VICEM TAM ĐIỆP

CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN
MÃ SỐ: 60.34.04.01

LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ
Người hướng dẫn khoa học:

TS NGUYỄN ĐĂNG HUY

HÀ NỘI – 2018


LỜI CAM ĐOAN
Tôi đã đọc và hiểu về các hành vi vi phạm sự trung thực trong học thuật. Tôi
cam kết bằng danh dự cá nhân rằng nghiên cứu này do tôi thực hiện và không vi
phạm yêu cầu về sự trung thực trong học thuật.
Tác giả Luận văn

Chu Thị Lan Phương


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
MỤC LỤC
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
LỜI MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG CÁC
DOANH NGHIỆP...................................................................................................7
1.1. Khái quát chung về tổ chức kế toán trong các doanh nghiệp........................7
1.1.1. Khái niệm và bản chất của tổ chức kế toán...............................................7
1.1.2. Ý nghĩa của việc tổ chức kế toán..............................................................7
1.1.3. Nhiệm vụ tổ chức kế toán trong các doanh nghiệp...................................8
1.1.4. Nguyên tắc tổ chức kế toán trong doanh nghiệp.......................................8
1.2. Nội dung tổ chức kế toán trong các doanh nghiệp.........................................9
1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán............................................................................9
1.2.2. Tổ chức công tác kế toán........................................................................13
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1......................................................................................40
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG

TY TNHH MTV XI MĂNG VICEM TAM ĐIỆP...............................................41
2.1. Tổng quan về Công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Tam Điệp..................41
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển..............................................................41
2.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh.............................................................42
2.1.3 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm...................................43
3.1.4 Đặc điểm cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty.........................................46
2.2. Phân tích thực trạng về tổ chức kế toán tại Công ty Xi
măng Vicem Tam Điệp..................................................................................51
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán..........................................................................51
2.2.2. Tổ chức công tác kế toán........................................................................57
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2......................................................................................88
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI
CÔNG TY XI MĂNG VICEM TAM ĐIỆP.........................................................89
3.1 Nhận xét chung về tổ chức kế toán tại Công ty Xi măng Vicem Tam Điệp..........89
3.1.1. Những điểm mạnh trong tổ chức kế toán tại Công ty.............................89
3.1.2. Những tồn tại trong tổ chức kế toán tại Công ty.....................................90


3.1.3. Nguyên nhân tồn tại trong tổ chức kế toán tại Công ty Xi măng Vicem
Tam Điệp..........................................................................................................93
3.2. Phương hướng phát triển và sự cần thiết hoàn thiện tổ chức kế toán của
Công ty Xi măng Vicem Tam Điệp.......................................................................94
3.2.1. Phương hướng phát triển của Công ty Xi măng Vicem Tam Điệp..........94
3.2.2. Sự cần thiết và yêu cầu cơ bản hoàn thiện tổ chức kế toán trong Công ty
Xi măng Vicem Tam Điệp................................................................................95
3.3. Giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty Xi măng
Vicem Tam Điệp...............................................................................................96
3.3.1. Hoàn thiện về tổ chức bộ máy kế toán....................................................96
3.3.2 Hoàn thiện về tổ chức công tác kế toán.................................................107
3.3.3. Điều kiện thực hiện các giải pháp trên..................................................115

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3....................................................................................117
KẾT LUẬN..........................................................................................................118
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................120


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt

Đầy đủ tiếng Việt

BC

Báo cáo

BCTC

Báo cáo tài chính

Công ty

Công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Tam Điệp

DT

Doanh thu

HĐ GTGT

Hóa đơn giá trị gia tăng

KT

Kế toán

KTT

Kế toán trưởng

SXKD

Sản xuất kinh doanh

TC-KT

Tài chính Kế toán

TK

Tài khoản

TS

Tài sản

TSCĐ

Tài sản cố định

VICEM

Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam


DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ
BẢNG
Bảng 3.1:

Danh mục chứng từ kế toán (đề xuất)............................................108

SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1:

Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung..................11

Sơ đồ 1.2:

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán.......................................12

Sơ đồ 1.3

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp........................................13

Sơ đồ 1.4:

Trình tự lập và luân chuyển chứng từ kế toán..................................16

Sơ đồ 1.5:

Trình tự lập và luân chuyển phiếu thu (cách thứ nhất).....................16

Sơ đồ 1.6:

Trình tự lập và luân chuyển phiếu thu (cách thứ hai).......................17

Sơ đồ 1.7:

Trình tự lập và luân chuyển phiếu chi (cách thứ nhất).....................17

Sơ đồ 1.8:

Trình tự lập và luân chuyển phiếu chi (cách thứ hai).......................17

Sơ đồ 1.9:

Trình tự lập và luân chuyển phiếu nhập kho....................................18

Sơ đồ 1.10:

Trình tự lập và luân chuyển phiếu xuất kho....................................18

Sơ đồ 1.11:

Trình tự lập và luân chuyển chứng từ TSCĐ....................................18

Sơ đồ 1.12:

Trình tự lập và luân chuyển chứng từ lao động và tiền lương..........19

Sơ đồ 1.13:

Trình tự lập và luân chuyển chứng từ bán hàng...............................19

Sơ đồ 1.14:

Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung...............................25

Sơ đồ 1.15:

Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký – Sổ cái............................27

Sơ đồ 1.16:

Quy trình ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ.............................29

Sơ đồ 1.17:

Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký – Chứng từ.......................31

Sơ đồ 1.18:

Mô hình phần mềm quản lý rời rạc.................................................38

Sơ đồ 1.19:

Mô hình phần mềm máy tính tự động hóa.......................................39

Sơ đồ 2.1.

Quy trình công nghệ sản xuất xi măng Tam Điệp............................45

Sơ đồ 2.2.

Cơ cấu tổ chức quản lý Công ty Xi măng Vicem Tam Điệp.............50

Sơ đồ 2.3.

Tổ chức bộ máy kế toán Công ty Xi măng Vicem Tam Điệp...........52

Sơ đồ 2.4:

Quy trình luân chuyển chứng từ tại Công ty Xi măng Vicem Tam Điệp. 58

Sơ đồ 2.5:

Trình tự lập và luân chuyển phiếu chi tại Công ty Xi măng Vicem Tam Điệp....59


Sơ đồ 2.6:

Trình tự lập và luân chuyển phiếu thu..............................................61

Sơ đồ 2.7:

Trình tự lập và luân chuyển phiếu thu (tiền điện, nước)...................61

Sơ đồ 2.8:

Trình tự lập và luân chuyển phiếu nhập kho tại Công ty Xi măng
Vicem Tam Điệp..............................................................................62

Sơ đồ 2.9:

Trình tự lập và luân chuyển phiếu xuất kho tại Công ty Xi măng
Vicem Tam Điệp..............................................................................63

Sơ đồ 2.10:

Trình tự lập và luân chuyển Hồ sơ tăng TSCĐ từ đầu tư XDCB tại
Công ty Xi măng Vicem Tam Điệp..................................................64

Sơ đồ 2.11:

Trình tự lập và luân chuyển chứng từ lao động tiền lương tại Công ty
Xi măng Vicem Tam Điệp................................................................65

Sơ đồ 2.12:

Trình tự lập và luân chuyển chứng từ chi trả tiền ăn ca tại Công ty Xi
măng Vicem Tam Điệp.....................................................................66

Sơ đồ 2.13:

Trình tự lập và luân chuyển chứng từ bán hàng tại Công ty Xi măng
Vicem Tam Điệp..............................................................................66

Sơ đồ 2.14:

Sơ đồ kế toán tổng hợp hàng tồn kho ..............................................74

Sơ đồ 2.15:

Sơ đồ kế toán tổng hợp thanh toán với NLĐ....................................74

Sơ đồ 2.16:

Sơ đồ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp....................................75

Sơ đồ 2.17:

Sơ đồ kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh.....................76

Sơ đồ 2.18:

Sơ đồ ghi sổ chu trình doanh thu bán hàng tại Công ty Xi măng
Vicem Tam Điệp..............................................................................79

Sơ đồ 2.19:

Sơ đồ ghi sổ kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Xi măng Vicem
Tam Điệp.........................................................................................80

Sơ đồ 2.20:

Mô hình phần mềm máy tính tự động hóa......................................86

Sơ đồ 3.1.

Tổ chức bộ máy kế toán Công ty Xi măng Vicem Tam Điệp (đề xuất)..97

LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Xu hướng hội nhập, toàn cầu hóa, khu vực hóa nền kinh tế đang tác động
mạnh mẽ đến nền kinh tế của các nước trên thế giới. Hội nhập kinh tế tạo điều kiện
cho các Tập đoàn kinh tế, các doanh nghiệp hình thành và phát triển. Cùng với sự
phát triển đó, việc nâng cao chất lượng quản lý là vấn đề được đặt ra như một tất
yếu khách quan. Một trong những giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý
kinh tế tài chính đó là phải nghiên cứu hoàn thiện công tác kế toán, đặc biệt là tổ
chức kế toán trong các doanh nghiệp.
Công ty Xi măng Vicem Tam Điệp tiền thân là Công ty Xi măng Ninh
Bình thuộc tỉnh Ninh Bình được bàn giao về Tổng công ty Xi măng Việt Nam
(nay là Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam - Vicem) kể từ năm 2001.
Trải qua quá trình đầu tư, xây dựng kéo dài, đến 01/4/2005, Công ty mới chính
thức đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Đến nay, sau hơn 10 năm hoạt động
Công ty liên tục gặp nhiều khó khăn và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh
thấp do Công ty Xi măng Vicem Tam Điệp nằm ở khu vực tập trung các nhà máy
sản xuất xi măng nhiều nhất cả nước; vốn đầu tư chủ yếu là vốn vay bằng ngoại
tệ nên chi phí tài chính lớn, suất đầu tư cao... mặc dù Công ty có dây chuyền máy
móc thiết bị của hiện đại, đội ngũ quản lý và lao động được đào tạo, nhiều kinh
nghiệm và có sự hỗ trợ của Công ty mẹ - Vicem. Công ty Xi măng Vicem Tam
Điệp có vốn điều lệ là 750 tỷ đồng, giá trị tài sản hiện tại của Công ty khoảng
1.300 tỷ đồng, doanh thu hàng năm đạt khoảng 1.500 tỷ đồng, tổng số lao động
hiện có của Công ty là 760 người với mức thu nhập bình quân khoảng 8 triệu đồng/
người/ tháng.
Trước những khó khăn mà Công ty Xi măng Vicem Tam Điệp đã và đang
phải đối mặt cũng như trước xu thế cạnh tranh ngày càng khốc liệt của thị trường xi
măng, cùng với yêu cầu của lộ trình cổ phần hóa chuyển từ Doanh nghiệp nhà nước
sang Công ty cổ phần đặt ra yêu cầu bức thiết đối với Công ty Xi măng Vicem Tam
Điệp là phải nâng cấp, hoàn thiện hệ thống tổ chức kế toán nhằm đáp ứng khối

1


lượng công việc ngày càng phức tạp đồng thời đáp thực hiện tốt những yêu cầu
quản lý của Công ty mẹ Vicem cũng như về Công ty cổ phần.
Tuy nhiên, trên thực tế việc tổ chức kế toán tại Công ty Xi măng Vicem Tam
Điệp vẫn còn nhiều bất cập, thiếu đồng bộ như: Việc phân công công việc trong
phòng chưa thực sự khoa học, còn có sự đan xen, chồng chéo; Một số chứng từ kế
toán còn chưa được phê duyệt đầy đủ tại thời điểm hạch toán (Ví dụ: Phiếu nhập
kho), hồ sơ quyết toán đầu tư XDCB còn chậm, công tác bảo quản, lưu trữ chứng từ
kế toán cũng còn hạn chế; Công tác phân tích kế toán, kiểm tra kiểm soát kế toán
cũng chưa thực sự được quan tâm đúng mức, việc mới triển khai áp dụng hệ thống
ERP tại Công ty cũng còn một số hạn chế nhất định...
Cho đến nay, chưa có tác giả nào nghiên cứu về tổ chức kế toán tại đơn vị
này, vì vậy, tác giả lựa chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty TNHH
MTV Xi măng Vicem Tam Điệp” làm đề tài nghiên cứu cho Luận văn cao học.
2. Tổng quan nghiên cứu
Tổ chức kế toán trong doanh nghiệp ngày càng được quan tâm, chú trọng và
trở thành nhu cầu cấp thiết của mỗi doanh nghiệp. Tổ chức kế toán phù hợp với tình
hình hoạt động của doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn đảm bảo
cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ, có nội dung phù hợp với các yêu cầu
quản lý khác nhau. Đến nay, cũng đã có các công trình nghiên cứu, các bài viết về
nội dung này. Các công trình nghiên cứu về hoàn thiện tổ chức kế toán trong doanh
nghiệp như:
“Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty Cổ phần Phúc Thành Việt Nam” của
tác giả Trần Thị Thùy Vân (2014) đã khái quát hóa những vấn đề lý luận cơ bản về
tổ chức kế toán trong các doanh nghiệp; phân tích thực trạng tổ chức kế toán tại
Công ty Cổ phần Phúc Thành Việt Nam để thấy được những ưu điểm cũng như
những hạn chế, yếu kém về tổ chức kế toán của Công ty. Trên cơ sở đó đề xuất các
giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty Cổ phần Phúc Thành Việt Nam.

Luận văn cũng nêu một số gợi ý cho các nghiên cứu tiếp theo. Bên cạnh những
thành công, Luận văn cũng còn một số hạn chế như: tác giả chưa khái quát đầy đủ
các nguyên tắc tổ chức kế toán trong doanh nghiệp; chưa làm rõ các đặc điểm quản

2


lý kinh doanh của doanh nghiệp ảnh hưởng đến tổ chức kế toán; kết cấu Chương 2
và Chương 3 không thống nhất khi trình bày về công tác kế toán và bộ máy kế toán.
Tác giả Nguyễn Thị Hương với đề tài “Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công
ty TNHH MTV Phân đạm và Hóa chất Hà Bắc” (2014) đã tiếp tục hoàn thiện cơ sở
lý luận về tổ chức kế toán trong doanh nghiệp nói chung. Các chương được trình
bày tương đối mạch lạc, rõ ràng, dễ hiểu, dễ so sánh với nhau. Tuy nhiên Luận văn
vẫn còn một số hạn chế như: cơ sở lý luận về nguyên tắc tổ chức tài khoản, kết cấu
sổ và trình tự ghi chép sổ còn chưa chính xác; một số giải pháp còn mang tính định
hướng, chưa có tính thuyết phục cao.
Năm 2016, tác giả Phí Thị Lâm với đề tài “Hoàn thiện tổ chức kế toán tại
Công ty TNHH Máy Xây dựng Hải Âu” đã tập trung hệ thống hóa khoa học cơ sở lý
luận về tổ chức kế toán tại các doanh nghiệp nói chung, tìm hiểu những nguyên
nhân khách quan và chủ quan gây ra những hạn chế. Tuy nhiên một số giải pháp mà
Luận văn đưa ra còn mang tính định hướng, chưa có tính thuyết phục cao.
Như vậy cho tới nay, có nhiều nghiên cứu về tổ chức kế toán trong các doanh
nghiệp nhưng chưa có nghiên cứu nào thực hiện tại Công ty TNHH MTV Xi măng
Vicem Tam Điệp, do vậy tôi chọn đề tài này nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp.
3 Mục tiêu nghiên cứu
Luận văn đã thực hiện khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng về tổ chức kế
toán tại Công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Tam Điệp, từ đó đề xuất giải pháp
hoàn thiện tổ chức kế toán trong thời gian tới. Để đạt được mục tiêu chung, các
nhiệm vụ cụ thể thực hiện trong Luận văn bao gồm:
- Hệ thống hóa và cụ thể hóa những vấn đề lý luận về tổ chức kế toán trong

các doanh nghiệp;
- Khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng về tổ chức kế toán tại Công ty
TNHH MTV Xi măng Vicem Tam Điệp nhằm chỉ rõ ưu điểm, tồn tại và nguyên
nhân của những tồn tại đó;
- Đưa ra những giải pháp và điều kiện cần thiết để hoàn thiện tổ chức kế toán
tại Công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Tam Điệp.

3


4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu về tổ chức kế toán
trong doanh nghiệp bao gồm: Tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán.
Tổ chức công tác kế toán bao gồm tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu;
tổ chức hệ thống tài khoản kế toán; tổ chức sổ kế toán; tổ chức hệ thống báo cáo kế
toán, phân tích kế toán, kiểm tra kế toán và tổ chức kế toán trong điều kiện ứng
dụng công nghệ thông tin.
Phạm vi nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu tổ chức kế toán tại Công
ty TNHH MTV Xi măng Vicem Tam Điệp.
Thời gian nghiên cứu: Năm 2016 - 2017.
5. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp tiếp cận: Trong quá trình phân tích, Luận văn đã sử dụng
phương pháp nghiên cứu định tính - nghiên cứu tình huống là tổ chức kế toán tại
Công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Tam Điệp.
* Cơ sở lý thuyết: Những nội dung cơ bản về tổ chức kế toán trong các
doanh nghiệp bao gồm tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán.
* Dữ liệu cho nghiên cứu: Bao gồm dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp.
- Dữ liệu thứ cấp là các dữ liệu liên quan tình hình chung của Công ty, lịch
sử phát triển, tổ chức quản lý, quy trình sản xuất, tổ chức kế toán tại Công ty…
- Dữ liệu sơ cấp là các dữ liệu thu thập được từ việc trao đổi, thảo luận với

các thành viên Phòng Tài chính Kế toán, các phòng ban nghiệp vụ, ban Tổng Giám
đốc, Kiểm soát viên Công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Tam Điệp liên quan đến
các kiến nghị, giải pháp.
* Phương pháp thu thập dữ liệu:
- Đối với dữ liệu thứ cấp, tác giả thu tập từ các nguồn dữ liệu:
Một là, thông qua các cuốn giáo trình, sách, tài liệu học tập, slide: tìm hiểu
các vấn đề cơ bản về kế toán, tổ chức kế toán như khái niệm, ý nghĩa, nguyên tắc,
nhiệm vụ và nội dung của tổ chức kế toán trong doanh nghiệp;
Hai là, với các đặc điểm của đơn vị, tác giả thu thập thông qua website của
Công ty, qua các văn bản, báo cáo, chiến lược SXKD của Công ty để tìm hiểu lịch

4


sử hình thành và phát triển, tầm nhìn sứ mệnh, cơ cấu tổ chức quản lý, quy trình sản
xuất của Công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Tam Điệp;
Ba là, tác giả tiến hành thu thập hệ thống văn bản nội bộ, quy định, quy chế,
điều lệ của Công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Tam Điệp; Tiến hành phỏng vấn,
quan sát thực tiễn tổ chức kế toán tại Công ty để phân tích, đánh giá và đưa ra nhận
xét; Tham khảo các công trình nghiên cứu liên quan để kế thừa và phát huy những
giá trị đã đạt được, hoàn thiện hạn chế và đưa ra giải pháp.
- Đối với dữ liệu sơ cấp, tác giả thực hiện phỏng vấn, trao đổi với các thành
viên Phòng Tài chính Kế toán, các phòng ban nghiệp vụ, ban Tổng Giám đốc, Kiểm
soát viên Công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Tam Điệp.
* Phương pháp xử lý dữ liệu:
Phương pháp so sánh lý thuyết và thực tiễn đơn vị để phát hiện các tồn tại,
nguyên nhân của các tồn tại từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán
tại Công ty Xi măng Vicem Tam Điệp.
* Phương thức trình bày kết quả:
- Trình bày dạng văn viết: Luận văn trình bày chủ yếu dưới dạng văn viết để

trình bày về cơ sở lý thuyết về tổ chức kế toán, thực trạng tổ chức kế toán tại Công
ty Xi măng Vicem Tam Điệp, phân tích các tồn tại, nguyên nhân và đề xuất các giải
pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty.
- Trình bày dạng bảng: Luận văn trình bày dưới dạng bảng biểu các số liệu
thể hiện tính hệ thống, cấu trúc một cách ý nghĩa, các số liệu rõ ràng, chính xác, số
liệu trình bày cho độc giả dễ hiểu, dễ so sánh và rút ra những kết luận lý thú về số
liệu cũng như mối quan hệ giữa các số liệu với nhau.
- Trình bày dạng sơ đồ: Luận văn sử dụng các sơ đồ để trình bày cấu trúc, cơ
cấu tổ chức bên trong theo trình tự hay cấp bậc. Loại sơ đồ này cũng thể hiện mối
quan hệ tổ chức, các bộ phận, sự điều khiển các mệnh lệnh chỉ đạo, mối quan hệ
gián tiếp và trực tiếp. Ngoài ra sơ đồ còn dùng để mô tả tính quy trình, trình tự thao
tác các bước công việc như quy trình sản xuất sản phẩm, quy trình lập và luân
chuyển chứng từ... giúp người đọc dễ hiểu, dễ hình dung mà không cần nhiều đến
văn mô tả.

5


6. Ý nghĩa của đề tài
Luận văn đã hệ thống hóa làm rõ những vấn đề lý luận về tổ chức kế toán
trong các doanh nghiệp.
Trên cơ sở phân tích, đánh giá thực trạng về tổ chức kế toán tại Công ty
TNHH MTV Xi măng Vicem Tam Điệp, chỉ rõ những ưu điểm, hạn chế và phân
tích rõ những nguyên nhân của hạn chế, Luận văn đã đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ
chức kế toán cho Công ty.
Với tư cách là nhân viên kế toán tại Công ty, đang làm việc và tham gia trực
tiếp vào công tác hoàn thiện tổ chức kế toán của Công ty TNHH MTV Xi măng
Vicem Tam Điệp, Luận văn là tài liệu hữu ích cho ban lãnh đạo Công ty tham khảo
để hoàn thiện tổ chức kế toán trong thời gian tới, là tài liệu cho các tác giả khác tiếp
tục phát triển sâu hơn về hoàn thiện tổ chức kế toán đối với các doanh nghiệp hoạt

động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh xi măng tại Việt Nam.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài mục lục, danh sách các bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, các từ viết tắt và các
phụ lục, Luận văn được kết cấu thành 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức kế toán trong các doanh nghiệp;
Chương 2: Phân tích thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty TNHH MTV Xi
măng Vicem Tam Điệp;
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty TNHH MTV Xi
măng Vicem Tam Điệp.

6


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN
TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
1.1. Khái quát chung về tổ chức kế toán trong các doanh nghiệp
1.1.1. Khái niệm và bản chất của tổ chức kế toán
Tổ chức kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế toán
để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức
thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cung
cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán. Nói cách khác, tổ
chức kế toán là sự thiết lập mối quan hệ đối tượng kế toán và phương pháp kế toán
trong việc ban hành chế độ và tổ chức chế độ tại đơn vị cơ sở.
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, bản chất của tổ chức kế toán bao gồm:
xây dựng chế độ kế toán; thiết lập bộ máy kế toán trong các tổ chức kinh tế; xây
dựng và áp dụng các quy trình, các thủ tục kế toán vào một tổ chức cụ thể.
1.1.2. Ý nghĩa của việc tổ chức kế toán
Kế toán là một bộ phận quan trọng của công tác quản lý của một đơn vị. Kế
toán thực hiện điều hành, kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh tế tài chính của đơn

vị và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Để tăng hiệu quả của công tác quản lý và hiệu
lực của thông tin kế toán, tổ chức kế toán phải hợp lý, khoa học và phù hợp với đặc
điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Tổ chức kế toán là công việc phức tạp và phụ thuộc vào nhiều yếu tố như:
loại hình tổ chức hoạt động của đơn vị, quy mô của đơn vị, yêu cầu quản lý, trình
độ của đội ngũ nhân viên kế toán, trang bị kỹ thuật xử lý thông tin… Tổ chức kế
toán phải đảm bảo khoa học, không ngừng đổi mới, luôn hoàn thiện cho phù hợp
với trình độ phát triển khoa học kỹ thuật, khoa học quản lý.
Thứ nhất, Tổ chức kế toán khoa học sẽ cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời về
tình hình tài sản, biến động của tài sản, tình hình doanh thu, chi phí, kết quả hoạt
động kinh doanh của Doanh nghiệp;

7


Thứ hai, Tổ chức kế toán khoa học sẽ tạo dựng được bộ máy kế toán gọn
nhẹ, giảm bớt khối lượng công tác kế toán trùng lắp, tiết kiệm chi phí, đồng thời
giúp cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh tế, đo lường
và đánh giá hiệu quả kinh tế được chính xác, kịp thời đáp ứng các yêu cầu về
quản lý;
Thứ ba, Tổ chức kế toán khoa học và hợp lý sẽ là cơ sở quan trọng để quản
lý tài chính hiệu quả, giúp cho Nhà quản lý nắm bắt về hiện trạng, tình hình biến
động tài sản, nguồn vốn, phân tích được các nguyên nhân tăng giảm từ đó đưa ra
các giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản, vốn cho doanh nghiệp.
1.1.3. Nhiệm vụ tổ chức kế toán trong các doanh nghiệp
Nhiệm vụ tổ chức kế toán trong các doanh nghiệp bao gồm: xây dựng, ban
hành chế độ kế toán, các thể lệ tổ chức kế toán; nghiên cứu các nguyên tắc, các điều
kiện tiền đề và kỹ thuật tổ chức vận dụng chế độ chung cho các đơn vị kế toán cơ
sở; thiết kế khoa học và hợp lý khối lượng công tác kế toán trên hệ thống chứng từ,
tài khoản, sổ kế toán, và hệ thống báo cáo kế toán theo đúng quy trình kế toán; xây

dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với mô hình tổ chức bộ máy quản lý
tại đơn vị hạch toán cơ sở; thực hiện chức năng ghi chép khoa học và hiệu quả, xử
lý, cung cấp các thông tin kinh tế, tài chính có chất lượng và hữu ích cao cho quản lý
các đối tượng kế toán.
1.1.4. Nguyên tắc tổ chức kế toán trong doanh nghiệp
* Nguyên tắc thống nhất:
Nguyên tắc này hướng tới mục tiêu: thông tin có chất lượng và hữu ích cao.
Do vậy, hệ thống kế toán yêu cầu phải có sự thống nhất giữa đơn vị kế toán và đơn
vị quản lý. Bên cạnh đó cần có sự thống nhất về chỉ tiêu kế toán và chỉ tiêu quản lý
cũng như sự thống nhất trong hệ thống kế toán bao gồm: hệ thống chỉ tiêu; phương
pháp tính toán; cách thức ghi chép các chỉ tiêu.
* Nguyên tắc đặc thù:
Nguyên tắc này hướng tới mục tiêu: Tính ứng dụng cao của hệ thống kế toán.
Để đạt được mục tiêu này, mô hình tổ chức kế toán phải thể hiện được tính đặc thù
riêng của doanh nghiệp về: loại hình hoạt động của doanh nghiệp, quy mô; trình độ

8


và khả năng quản lý; phương tiện vật chất và trang thiết bị hiện có cũng như trình
độ của kế toán viên đang làm việc tại doanh nghiệp.
* Nguyên tắc chuẩn mực:
Nguyên tắc này hướng đến hình thành thông lệ quốc gia và quốc tế. Để đạt
được mục tiêu này, hệ thống kế toán yêu cầu phải vận dụng các chuẩn mực kế toán
theo quy định hiện hành. Thêm vào đó, hệ thống kế toán phải có tính mở cho việc
vận dụng trong tương lai.
* Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả:
Nguyên tắc này hướng đến hiệu quả về cung cấp thông tin và tiết kiệm hao
phí. Để đạt được mục tiêu này, hệ thống kế toán phải được thực hiện hiệu quả: đơn
giản, dễ làm, dễ đối chiếu, dễ kiểm tra. Các thông tin được phản ánh có tính chính

xác, khách quan, đầy đủ, kịp thời và so sánh được. Bên cạnh đó, hệ thống kế toán
phải đạt hiệu quả về mặt quản lý: cung cấp thông tin hữu ích, kịp thời cho quản lý.
Cuối cùng, hệ thống kế toán phải tiết kiệm chi phí cho thực hành công tác kế toán.
1.2. Nội dung tổ chức kế toán trong các doanh nghiệp
1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Điều 49 Luật Kế toán Việt Nam số 88/2015/QH 13 ngày 20/11/2015 quy
định: “Đơn vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc
thuê dịch vụ làm kế toán.”
Bộ máy kế toán của một đơn vị là tập hợp những người làm công tác kế toán
trong đơn vị cùng với những trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật tính toán để thực
hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị. Các đơn vị kế toán phải bố trí người làm
kế toán, người làm kế toán trưởng theo đúng tiêu chuẩn.
Yêu cầu của tổ chức bộ máy kế toán:
Tổ chức bộ máy kế toán có nhiệm vụ xác định khối lượng và chất lượng
công tác kế toán để đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời;
Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo gọn nhẹ, hiệu quả
và mang tính khả thi cao;
Tổ chức bộ máy kế toán là tổ chức về nhân sự để thực hiện việc thu thập, xử
lý và cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng khác nhau; đồng thời phát huy
và nâng cao trình độ nghiệp vụ, năng suất lao động của nhân viên kế toán.

9


Do vậy, để đảm bảo những yêu cầu trên, việc tổ chức bộ máy kế toán cần căn
cứ vào hình thức tổ chức kế toán, vào đặc điểm tổ chức và quy mô sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp, vào tình hình phân cấp quản lý, khối lượng, tính chất và
mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính cũng như yêu cầu, trình độ
quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ quản lý, cán bộ kế toán. Việc tổ chức, cơ
cấu bộ máy kế toán trong doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ với hình thức tổ

chức kế toán.
Hiện nay, trong các doanh nghiệp, việc tổ chức bộ máy kế toán thường được
thực hiện theo một trong ba hình thức sau:
- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung;
- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán;
- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung, vừa phân tán.
Tương ứng với mỗi hình thức kế toán này là mô hình tổ chức bộ máy kế toán
tương ứng.
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung;
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán;
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán.
1.2.1.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung
Theo hình thức này, mọi phần hành kế toán đều được tập trung tại phòng kế
toán, các đơn vị, bộ phận trực thuộc đều không có bộ phận kế toán riêng. Tại các
chi nhánh đơn vị trực thuộc nhân viên chỉ hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra
chứng từ rồi định kỳ chuyển về phòng kế toán. Hình thức kế toán tập trung tồn tại
trong các doanh nghiệp thống nhất độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ hoặc
trong các doanh nghiệp lớn có tổ chức các đơn vị thành viên độc lập hoàn toàn,
không có sự phân tán quyền lực quản lý hoạt động kinh doanh cũng như hoạt động
tài chính.
Ưu điểm: Tập trung hóa công việc, cung cấp thông tin kế toán kịp thời phục
vụ cho quản lý kinh tế tài chính tập trung ở đơn vị, thuận tiện cho việc phân công
lao động trong phòng kế toán, thuận tiện cho việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật
tính toán và công tác kế toán, tài liệu thống kê ở đơn vị.

10


Nhược điểm: Hạn chế việc kiểm tra tại chỗ của các kế toán viên đối với các
nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở các đơn vị trực thuộc, không cung cấp kịp

thời thông tin kế toán cho cán bộ quản lý ở các đơn vị cấp trực thuộc.
Mô hình kế toán tập trung được thể hiện qua sơ đồ 1.1:
Kế toán trưởng

Kế toán phần hành

Kế toán tổng hợp

Nhân viên hạch toán ban đầu,
báo cáo sổ từ đơn vị trực thuộc
Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung
Nguồn: Bài giảng tổ chức kế toán - Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội
1.2.1.2. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Theo hình thức tổ chức kế toán phân tán, bộ máy tổ chức được phân cấp
thành: kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc. Kế toán trung tâm và kế toán đơn vị
trực thuộc đều có sổ sách kế toán và bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của kế toán phân cấp. Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ: Tiến
hành tổ chức ghi nhận, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại trung tâm,
hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán, tài chính, thống kê ở các đơn vị phụ thuộc,
thu nhận báo cáo do các đơn vị thành viên gửi lên rồi tổng hợp số liệu báo cáo của
cơ sở, cuối kỳ tổng hợp thành báo cáo chung của toàn công ty. Các đơn vị kế toán
phụ thuộc có nhiệm vụ: Tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, tài chính, thống
kê ở đơn vị mình dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng đơn vị cơ sở, lập báo cáo kế
toán định kỳ bắt buộc và các báo cáo kế toán nội bộ theo yêu cầu của đơn vị chính
và gửi các báo cáo kế toán về phòng kế toán trung tâm.
Ưu điểm: Phù hợp với trình độ phân cấp quản lý kinh tế - tài chính nội bộ ở
mức cao, tăng cường được kiểm tra, giám sát trực tiếp của các kế toán viên tại chỗ

11

đối với các hoạt động kinh tế - tài chính ở đơn vị trực thuộc; cung cấp thông tin kế
toán kịp thời phục vụ cho điều hành và quản lý hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị
trực thuộc.
Nhược điểm: Không cung cấp thông tin kế toán kịp thời về toàn bộ hoạt động
kinh tế - tài chính trong toàn đơn vị; chưa đáp ứng được yêu cầu tập trung hóa quản
lý kinh tế - chính đơn vị tổng thể, không thuận lợi cho việc tin học hóa công tác kế
toán. Kế toán trưởng không kiểm tra, kiểm soát được toàn bộ công tác kế toán tài
chính trong đơn vị tổng thể.
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán thường được áp dụng tại các đơn
vị quy mô khá lớn, có nhiều đơn vị trực thuộc, địa bàn hoạt động phân tán và đã
được phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ ở mức độ cao.
Mô hình kế toán phân tán được thể hiện qua sơ đồ 1.2:
Kế toán trưởng đơn vị cấp trên

Kế toán hoạt động
ở đơn vị cấp trên

Bộ phận kế toán
báo cáo hợp nhất

Trưởng ban (phòng) kế
toán đơn vị trực thuộc

Bộ phận kiểm tra
kế toán

Kế toán
phần hành

Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Nguồn: Bài giảng tổ chức kế toán - Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội
1.2.1.3. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán
Khi một tổ chức kinh doanh tồn tại cả những điều kiện của mô hình phân tán
và mô hình kế toán tập trung thì tổ chức kế toán thường theo kiểu hỗn hợp. Mô hình
kế toán nửa tập trung, nửa phân tán là sự kết hợp đặc trưng của cả mô hình kế toán
tập trung và mô hình kế toán phân tán.
Mô hình kế toán hỗn hợp được tổ chức tại phòng kế toán trung tâm và một số
đơn vị trực thuộc được tổ chức thành phòng, bộ phận kế toán riêng.

12


Mô hình kế toán hỗn hợp được thể hiện qua sơ đồ 1.3:

Kế toán trưởng đơn vị cấp trên

Kế toán các hoạt
động ở đơn vị
cấp trên

Kế toán các đơn vị
trực thuộc hạch toán
tập trung

Nhân viên hạch toán
ban đầu tại đơn vị
trực thuộc

Bộ phận kế toán

báo cáo hợp nhất

Kế toán phần hành

Sơ đồ 1.3 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp
Nguồn: Bài giảng tổ chức kế toán - Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp thường được các doanh nghiệp có
quy mô vừa và lớn tổ chức hoạt động tập trung trên một địa bàn, ngoài ra một số
đơn vi trực thuộc được phân tán trên một số địa bàn khác nhau nhưng chưa được
trang bị kỹ thuật hiện đại áp dụng. Hình thức bộ máy kế toán hỗn hợp phát huy
được các ưu điểm và khắc phục được một số nhược điểm của hai hình thức kế toán
trên, tạo điều kiện cho thông tin kế toán được cung cấp kịp thời và chính xác tuy
nhiên bộ máy kế toán lại khá cồng kềnh.
1.2.2. Tổ chức công tác kế toán
1.2.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu
a. Khái quát chung về chứng từ và tổ chức chứng từ
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán

13


áp dụng cho các doanh nghiệp phải thực hiện theo đúng quy định của Luật kế toán,
Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ và các văn bản sửa
đổi, bổ sung. Tổ chức chứng từ kế toán là tổ chức việc thiết kế khối lượng công tác
kế toán ban đầu trên hệ thống các bản chứng từ hợp lý, hợp pháp và theo một quy
trình luân chuyển chứng từ nhất định.
* Vai trò của chứng từ:
Chứng từ có ý nghĩa quan trọng trong việc tổ chức kế toán, kiểm soát nội bộ vì
nó chứng minh tính pháp lý của các nghiệp vụ và của số liệu ghi chép trên sổ kế toán.

Thứ nhất, việc lập chứng từ kế toán giúp thực hiện kế toán ban đầu. Nó là
khởi điểm của tổ chức kế toán và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị.
Nếu thiếu chứng từ sẽ không thể thực hiện được công tác kế toán ban đầu cũng như
toàn bộ công tác kế toán.
Thứ hai, việc lập chứng từ kế toán là để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính
đã phát sinh và đã hoàn thành. Điều này đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của
nghiệp vụ.
Thứ ba, việc lập chứng từ kế toán là để tạo căn cứ cho kế toán ghi sổ nghiệp
vụ phát sinh.
Thứ tư, việc lập chứng từ kế toán là để ghi nhận đơn vị, cá nhân chịu trách
nhiệm trước pháp luật về nghiệp vụ phát sinh đồng thời là căn cứ để giải quyết các
mối quan hệ kinh tế - pháp lý liên quan.
Theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 - Hướng dẫn
chế độ kế toán doanh nghiệp, doanh nghiệp được chủ động xây dựng, thiết kế biểu
mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình
nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ
ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu.
Chứng từ kế toán hướng dẫn: Là mẫu chứng từ kế toán do cơ quan nhà nước
có thẩm quyền quy định; ngoài các nội dung quy định trên mẫu, đơn vị kế toán có
thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc
ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.

14


b. Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán
Việc tổ chức chứng từ kế toán trong doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
Thứ nhất, căn cứ vào quy mô sản xuất - kinh doanh, loại hình hoạt động,
trình độ, cách thức tổ chức quản lý để xác định số lượng, chủng loại chứng từ kế
toán và trình tự luân chuyển chứng từ phù hợp.

Thứ hai, căn cứ vào yêu cầu quản lý tài sản và các thông tin về tình hình biến
động tài sản để tổ chức sử dụng chứng từ thích hợp và luân chuyển giữa các bộ
phận có liên quan.
Thứ ba, căn cứ vào nội dung và đặc điểm của từng loại chứng từ để xây dựng
quy trình luân chuyển chứng từ phù hợp cho từng loại.
Thứ tư, căn cứ vào chế độ do Nhà nước ban hành được áp dụng thống nhất
để tăng cường tính pháp lý của chứng từ kế toán và bảo đảm cho chứng từ là căn cứ
pháp lý quan trọng trong ghi sổ kế toán, cung cấp thông tin cho quản lý.
c. Nội dung tổ chức chứng từ kế toán
* Lựa chọn loại chứng từ
Chế độ chứng từ kế toán được Nhà nước quy định có tính chất chung, liên
quan đến nhiều lĩnh vực hoạt động và nhiều thành phần kinh tế. Do vậy, cần căn cứ
vào quy định của chế độ chứng từ kế toán và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp
để lựa chọn, xác định các loại chứng từ cần phải sử dụng trong công tác kế toán.
* Tổ chức quá trình lập chứng từ kế toán
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp
đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế,
tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung
thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng,
không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.
Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Các chứng từ kế
toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán.
Chứng từ điện tử phải in ra giấy và lưu trữ như các chứng từ kế toán khác.
* Tổ chức quá trình kiểm tra chứng từ: Khi nhận chứng từ phải kiểm tra tính
hợp pháp, hợp lệ và hợp lý của chứng từ như các yếu tố của chứng từ, chữ ký trên
chứng từ, tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên

15

chứng từ kế toán; tính chính xác của số liệu trên chứng từ. Sau khi chứng từ đã
được kiểm tra thì chứng từ mới làm căn cứ ghi sổ kế toán.
* Tổ chức quá trình bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán là
căn cứ pháp lý để ghi sổ đồng thời là tài liệu lịch sử của doanh nghiệp. Vì vậy, kết
thúc kỳ hạch toán, chứng từ phải được chuyển sang lưu trữ nhằm đảm bảo an toàn
tránh mất mát, khi cần có thể tìm được nhanh chóng. Khi hết thời hạn lưu trữ,
chứng từ được hủy theo quy định.
d. Trình tự lập và luân chuyển một số loại chứng từ kế toán chủ yếu
Quy trình luân chuyển chứng từ trong doanh nghiệp được khái quát như sau:
Nghiệp vụ kinh tế
phát sinh

Lập chứng từ, ghi
nghiệp vụ vào c.từ

Kiểm tra chứng từ

Lưu trữ và bảo
quản chứng từ

Ghi sổ kế toán tổng
hợp và chi tiết

Phân loại, sắp xếp
chứng từ

Sơ đồ 1.4: Trình tự lập và luân chuyển chứng từ kế toán
Nguồn: Bài giảng tổ chức kế toán - Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội
* Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ tiền
Tổ chức chứng từ nghiệp vụ thu tiền mặt:

Kế toán thanh toán có trách nhiệm lập 3 liên phiếu thu cho từng nghiệp vụ
thu tiền phát sinh và được thực hiện theo hai cách sau:
Cách thứ nhất:
Người
nộp tiền
N.vụ
thu
1 tiền
mặt

1
Đề nghị
nộp

KT
thanh
toán

Kế toán
trưởng

2
Lập
phiếu
thu

Giám
đốc

3

4
Ký
phiếu
thu

Ký
phiếu
thu

Thủ quỹ

5
Thu
tiền

KT
thanh
toán

6

Bảo
quản
lưu trữ

Ghi sổ

Sơ đồ 1.5: Trình tự lập và luân chuyển phiếu thu (cách thứ nhất)
Nguồn: Bài giảng tổ chức kế toán - Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội

16


Cách thức hai:
Người nộp
tiền

N.vụ thu
tiền mặt

1
Đề nghị
nộp

KT thanh
toán

2
Lập
phiếu thu

Thủ quỹ

KT thanh
toán

3
Thu tiền

4

Ghi sổ

Kế toán
trưởng

5
Ký phiếu
thu

Giám đốc

6

Bảo
quản
lưu trữ

Ký phiếu
thu

Sơ đồ 1.6: Trình tự lập và luân chuyển phiếu thu (cách thứ hai)
Nguồn: Bài giảng tổ chức kế toán - Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội
Tổ chức chứng từ nghiệp vụ chi tiền mặt:
Kế toán thanh toán có trách nhiệm lập 3 liên phiếu chi cho từng nghiệp vụ
chi tiền phát sinh và được thực hiện theo hai cách sau:
Cách thức nhất:
Người
nhận
tiền

N.vụ
chi
tiền
mặt

1
Đề
nghị
chi

GĐ,
KTT

KT
thanh
toán

KTT,
GĐ

2

3

4

Duyệt
chi

Lập

phiếu
chi

Ký
phiếu
chi

Thủ
quỹ

5
Chi
tiền

KT
thanh
toán

Ghi6
sổ

Bảo
quản
lưu
trữ

Sơ đồ 1.7: Trình tự lập và luân chuyển phiếu chi (cách thứ nhất)
Nguồn: Bài giảng tổ chức kế toán - Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội
Người
nhận

tiền

N.vụ
chi
tiền
mặt

1
Đề
nghị
chi

KT
thanh
toán

Thủ
quỹ

KT
thanh
toán

KTT,
GĐ

2

3

4

5

6

Duyệt
chi

Lập
phiếu
chi

Ghi sổ

Ký
phiếu
chi

GĐ,
KTT

Chi
tiền

Bảo
quản
lưu
trữ

Sơ đồ 1.8: Trình tự lập và luân chuyển phiếu chi (cách thứ hai)
Nguồn: Bài giảng tổ chức kế toán - Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội

17