Luận văn thạc sỹ - Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại ngành Thuế Việt Nam

MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC SƠ ĐỒ
TÓM TẮT LUẬN VĂN
6. Bộ Tài chính (2007), Quyết định số 49/2007/QĐ-BTC ngày 15
tháng 6 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về Chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cục Thuế trực thuộc Tổng Cục
Thuế và chức năng, nhiệm vụ của các Phòng thuộc Cục Thuế, Hà Nội.
1
7. Bộ Tài chính (2007), Thông tư 53/2006/TT-BTC ngày 12/06/2006
Bộ Tài chính về hướng dấn áp dụng kế toán quản trị trong doanh
nghiệp, Hà Nội 1
16.Tổng cục Thuế (2007), Quyết định số 729/QĐ-TCT ngày 18 tháng
6 năm 2007 của Tổng cục Trưởng Tổng cục Thuế về chức năng,
nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Chi cục Thuế trực thuộc Cục Thuế và
chức năng, nhiệm vụ của các Đội thuế thuộc Chi cục Thuế, Hà Nội 2
18. Tổng cục Thuế (2008), Báo cáo thường niên các năm 2006, 2007,
2008, Hà Nội 2
19. Tổng cục Thuế (2007), Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng
dẫn thi hành, Nhà xuất bản Tài chính 2
20. Tổng cục Thuế (2008), Tài liệu hội nghị: Tổng kết công tác Thuế
năm 2008. Nhiệm vụ, giải pháp công tác Thuế năm 2009, Hà Nội 2

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
HCSN Hành chính sự nghiệp
KBNN Kho bạc nhà nước
TSCĐ Tài sản cố định
NSNN Ngân sách Nhà nước
CSDL Cơ sở dữ liệu
MLNSNN Mục lục Ngân sách nhà nước

TK Tài khoản
BCTC Báo cáo tài chính
CMKT Chuẩn mực kế toán
WTO Tổ chức Thương mại thế giới

DANH MỤC SƠ ĐỒ
6. Bộ Tài chính (2007), Quyết định số 49/2007/QĐ-BTC ngày 15
tháng 6 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về Chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cục Thuế trực thuộc Tổng Cục
Thuế và chức năng, nhiệm vụ của các Phòng thuộc Cục Thuế, Hà Nội.
1
7. Bộ Tài chính (2007), Thông tư 53/2006/TT-BTC ngày 12/06/2006
Bộ Tài chính về hướng dấn áp dụng kế toán quản trị trong doanh
nghiệp, Hà Nội 1
16.Tổng cục Thuế (2007), Quyết định số 729/QĐ-TCT ngày 18 tháng
6 năm 2007 của Tổng cục Trưởng Tổng cục Thuế về chức năng,
nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Chi cục Thuế trực thuộc Cục Thuế và
chức năng, nhiệm vụ của các Đội thuế thuộc Chi cục Thuế, Hà Nội 2
18. Tổng cục Thuế (2008), Báo cáo thường niên các năm 2006, 2007,
2008, Hà Nội 2
19. Tổng cục Thuế (2007), Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng
dẫn thi hành, Nhà xuất bản Tài chính 2
20. Tổng cục Thuế (2008), Tài liệu hội nghị: Tổng kết công tác Thuế
năm 2008. Nhiệm vụ, giải pháp công tác Thuế năm 2009, Hà Nội 2





PHẦN MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài
Ngân sách nhà nước là nguồn chính để phát triển kinh tế xã hội, cải
thiện đời sống nhân dân, đáp ứng được các nhu cầu văn hóa, dịch vụ; trong đó
Thuế là nguồn thu chính làm gia tăng ngân sách nhà nước. Trong những năm
qua, được sự quan tâm mãnh mẽ của Đảng, Nhà nước và các tổ chức quốc tế,
ngành Thuế đã có sự phát triển vượt bậc, hàng năm đóng góp trên 70% tổng
nguồn thu của ngân sách nhà nước. Do vậy, để tăng cường vai trò quản lý của
nhà nước về lĩnh vực Thuế thì việc tổ chức hạch toán kế toán của ngành Thuế
cần phải hoàn thiện hơn nữa, đảm bảo hiệu quả các khoản thu, chi; số liệu báo
cáo kế toán của ngành cung cấp cho các cơ quan quản lý nhà nước được chính
xác và kịp thời. Thông qua đó, cơ quan quản lý nhà nước có cơ chế quản lý tài
chính thích hợp, nâng cao hiệu quả sử dụng kinh phí và tăng nguồn thu cho
ngân sách nhà nước.
Bên cạnh đó, tổ chức hạch toán kế toán của ngành Thuế Việt Nam hiện
nay được tuân thủ theo chế độ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp,
nhưng do đặc thù riêng của ngành nên việc tổ chức hạch toán kế toán cũng có
một số vấn đề cần phải xem xét. Xuất phát từ lý luận và thực tiễn trên, tôi
chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại ngành Thuế Việt
Nam”. Luận văn góp phần hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán và nâng cao
hiệu quả quản lý tài chính tại ngành Thuế Việt Nam.
2. Mục đích nghiên cứu của đề tài
Làm rõ cơ sở lý luận về tổ chức hạch toán kế toán trong các đơn vị
hành chính sự nghiệp.
Nghiên cứu, đánh giá thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại ngành
Thuế Việt Nam.
1

Đề xuất các phương hướng, giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức hạch
toán kế toán tại ngành Thuế Việt Nam.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Luận văn tập trung nghiên cứu những vấn đề lý luận về tổ chức hạch
toán kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp.
Phạm vi nghiên cứu là thực tế tổ chức hạch toán kế toán tại ngành Thuế
Việt Nam (khảo sát thực tế tại Cục Thuế thành phố Hà Nội, Cục Thuế thành
phố Hồ Chí Minh, Cục Thuế Hưng Yên, một số Chi cục Thuế thuộc Cục
Thuế Hà Nội).
4. Phương pháp nghiên cứu của đề tài
Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu của chủ nghĩa duy vật
kết hợp với những lý luận cơ bản của khoa học để nghiên cứu các vấn đề lý
luận và thực tiễn.
Luận văn sử dụng các phương pháp cụ thể trong quá trình nghiên cứu:
phân tích, tổng hợp, so sánh, thống kê, kiểm định để phân tích các vấn đề lý
luận và thực tiễn công tác tổ chức kế toán.
5. Những đóng góp của luận văn
Luận văn đã phân tích, làm rõ vị trí vai trò, sự cần thiết phải tổ chức
hạch toán kế toán; nghiên cứu lý luận về tổ chức hạch toán kế toán trong đơn
vị hành chính sự nghiệp.
Luận văn đã phân tích rõ thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại ngành
Thuế Việt Nam. Từ đó nêu được những thành tựu đạt được, nguyên nhân và
những tồn tại trong thực tế tổ chức hạch toán kế toán.
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn, luận văn đã đưa ra được các
phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại
ngành Thuế Việt Nam.
2

6. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn
kết cấu gồm 3 chương:
Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức hạch toán kế
toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp.

Chương 2: Thực trạng tổ chức hạch toán tại ngành Thuế Việt Nam.
Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch
toán kế toán tại ngành Thuế Việt Nam.
3

CHƯƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC
HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ
HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
1.1. Tổng quan về các đơn vị hành chính sự nghiệp
1.1.1. Các loại hình đơn vị hành chính sự nghiệp
Đơn vị hành chính sự nghiệp là đơn vị do Nhà nước quyết định thành
lập để thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn, quản lý nhà nước về hoạt động
nào đó. Các đơn vị hành chính sự nghiệp có đặc trưng cơ bản là được trang
trải các chi phí hoạt động bằng nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước. Vì vậy
việc quản lý chi phải đúng mục đích, đúng dự toán được phê duyệt theo từng
nguồn kinh phí, định mức nhà nước quy định.
Các đơn vị hành chính sự nghiệp gồm có:
- Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí
ngân sách nhà nước, gồm:
+ Cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu, chi ngân sách nhà nước các cấp;
+ Văn phòng Quốc hội;
+ Văn phòng Chủ tịch nước;
+ Văn phòng Chính phủ
+ Tòa án nhân dân và Viện kiểm sát nhân dân các cấp;
+ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
+ Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, huyện;
+ Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội; tổ chức chính trị - xã hội
nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp có sử dụng kinh phí
ngân sách nhà nước;

+ Đơn vị sự nghiệp được ngân sách nhà nước đảm bảo một phần hoặc
toàn bộ kinh phí;
4

+ Tổ chức quản lý tài sản quốc gia;
+ Ban quản lý dự án đầu tư có nguồn kinh phí ngân sách nhà nước;
+ Các Hội, Liên hiệp hội, Tổng hội, các tổ chức khác được ngân sách
nhà nước hỗ trợ một phần kinh phí hoạt động;
- Đơn vị vũ trang nhân dân, kể cả Tòa án quân sự và Viện kiểm sát
quân sự (trừ các doanh nghiệp thuộc lực lượng vũ trang nhân dân);
+ Đơn vị sự nghiệp tự cân đối thu, chi;
+ Các Tổ chức phi chính phủ;
+ Hội, Liên hiệp hội, Tổng hội tự cân đối thu chi;
+ Tổ chức xã hội;
+ Tổ chức xã hội - nghề nghiệp tự thu, tự chi;
+ Tổ chức khác không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước.
1.1.2. Vai trò của các đơn vị hành chính sự nghiệp đối với quản lý
nhà nước
Đơn vị hành chính sự nghiệp là các đơn vị do nhà nước quyết định
thành lập để thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn, quản lý nhà nước về các
lĩnh vực hoạt động của đất nước: từ quản lý, đánh giá, tổng hợp số liệu báo
cáo của các đơn vị hành chính sự nghiệp giúp nhà nước có số liệu tổng thể các
lĩnh vực của đất nước, có cơ sở khoa học để nhà nước hoạch định được các
chính sách, quản lý điều hành ở vĩ mô và vi mô.
Ở nước ta hiện nay có trên 100.000 đơn vị hành chính sự nghiệp,
trong quá trình hoạt động các đơn vị hành chính sự nghiệp có mối quan hệ
chặt chẽ trong việc hỗ trợ, trao đổi, phối hợp với nhau nhằm thực hiện
nhiệm vụ được giao.
Các đơn vị hành chính sự nghiệp hoạt động bằng các nguồn kinh phí do
ngân sách nhà nước cấp. Với đặc trưng cơ bản là trang trải chi phí hoạt động

và thực hiện các nhiệm vụ chính trị được giao. Các đơn vị hành chính sự
5

nghiệp phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của nhà nước về kế toán,
kiểm toán, thanh tra….Đồng thời các đơn vị hành chính sự nghiệp phải tổ
chức hạch toán kế toán, quản lý chi tiêu đúng mục đích và trong phạm vi dự
toán được duyệt. Việc quản lý tốt và kiểm tra việc sử dụng có hiệu quả chi
ngân sách nhà nước giúp nhà nước tiết kiệm được chi ngân sách tạo điều kiện
tăng đầu tư cho xã hội, cải thiện đời sống nhân dân….
Theo luật ngân sách nhà nước thì các đơn vị hành chính sự nghiệp được
tổ chức theo hệ thống dọc tương ứng với từng cấp ngân sách sao cho phù hợp
với việc chấp hành ngân sách đó. Tổ chức hạch toán kế toán đơn vị hành
chính sự nghiệp được tổ chức phù hợp với các cấp dự toán, cụ thể:
* Đơn vị dự toán cấp 1 (Tổ chức hạch toán kế toán cấp 1): đó là các
đơn vị tiếp nhận dự toán kinh phí ngân sách cấp hàng năm từ Bộ Tài chính,
phân bổ kinh phí ngân sách cho các đơn vị dự toán cấp dưới, chịu trách nhiệm
trước nhà nước về việc tổ chức hạch toán kế toán và quyết toán ngân sách của
cấp mình và của đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc. Các đơn vị dự toán cấp 1
có quan hệ với các cơ quan tài chính như: Bộ Tài chính, Sở tài chính, phòng
tài chính.
* Đơn vị dự toán cấp 2 (Tổ chức hạch toán kế toán cấp 2): là đơn vị
nhận dự toán kinh phí ngân sách cấp từ đơn vị dự toán cấp 1 và phân bổ kinh
phí ngân sách cho ngân sách cho đơn vị dự toán cấp 3, có mối quan hệ với
đơn vị dự toán cấp 1, chịu trách nhiệm về tổ chức hạch toán kế toán và quyết
toán ngân sách của cấp mình và của các đơn vị dự toán cấp dưới.
* Đơn vị dự toán cấp 3 (Tổ chức hạch toán kế toán cấp 3): là đơn vị
trực tiếp thực hiện dự toán thu, chi, trực tiếp sử dụng dự toán ngân sách, tiếp
nhận từ đơn vị dự toán cấp 2 hoặc cấp 1 (trong trường hợp không có đơn vị
dự toán cấp 2). Có mối quan hệ trực tiếp với đơn vị dự toán cấp 2, có trách
nhiệm tổ chức hạch toán và quyết toán ngân sách của đơn vị mình.

6

Quy mô hoạt động và khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở mỗi đơn
vị sẽ quyết định đến công tác tổ chức hạch toán kế toán của đơn vị. Tùy thuộc
các nghiệp vụ, khối lượng công việc kế toán mà mỗi đơn vị tổ chức bộ máy
kế toán và phần hành kế toán sao cho phù hợp.
1.2. Bản chất, vai trò, nhiệm vụ và nguyên tắc tổ chức hạch toán kế
toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp
1.2.1. Bản chất của tổ chức hạch toán kế toán
Có nhiều quan điểm khác nhau về tổ chức hạch toán kế toán:
- Trong cơ chế kế hoạch hóa tập trung có quan điểm cho rằng: tổ chức
hạch toán kế toán thực chất là tổ chức vận dụng chế độ kế toán vào thực tiễn
của từng đơn vị. Đó là sự tổ chức vận dụng các chế độ kế toán sao cho phù
hợp với thực tiễn của đơn vị.
- Bên cạnh đó, có quan điểm còn cho rằng tổ chức hạch toán kế toán là
mối quan hệ qua lại của các yếu tố: chứng từ kế toán, đối ứng tài khoản, tính
giá, tổng hợp - cân đối kế toán. Quan điểm này nêu cao vai trò của phương
pháp kế toán từ khâu phát sinh sự nghiệp vụ đến lập báo cáo.
- Ngoài ra còn có quan điểm cho rằng tổ chức hạch toán kế toán nhằm
giải quyết hai vấn đề: là phải tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với đơn vị và tổ
chức thực hiện các phương pháp kế toán trong đơn vị. Quan điểm về tổ chức
hạch toán kế toán này đã nêu được khái quát đầy đủ về công việc của tổ chức
hạch toán kế toán. Để có thông tin kế toán chính xác, kịp thời thì tổ chức công
tác giữ vai trò quyết định. Công tác tổ chức kế toán đạt kết quả tốt nếu đưa ra
được thông tin, chính xác, đầy đủ, kịp thời.
Tổ chức hạch toán kế toán gồm các công việc chính như:
- Tổ chức bộ máy kế toán
- Tổ chức công tác kế toán:
+ Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản
7

+ Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán
+ Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán
+ Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán.
Từ các quan điểm về tổ chức hạch toán kế toán trên ta có thể khái quát
về tổ chức hạch toán kế toán: là việc sắp xếp hợp lý giữa khối lượng hạch
toán kế toán và bộ máy kế toán theo một mô hình nhất định trên cơ sở thực
hiện đầy đủ các nguyên tắc, phương pháp của kế toán nhằm thu nhận, xử lý và
cung cấp thông tin được trung thực, kịp thời, đầy đủ. Đồng thời, để thiết lập
mối quan hệ giữa đối tượng và phương pháp hạch toán kế toán để vận dụng
chế độ kế toán trong thực tế đơn vị.
1.2.2. Vai trò của tổ chức hạch toán kế toán trong hoạt động quản lý
của các đơn vị hành chính sự nghiệp
Tổ chức hạch toán đã góp phần quan trọng nâng cao hiệu quả quản lý
của các đơn vị hành chính sự nghiệp, cụ thể:
+ Tổ chức hạch toán kế toán khoa học, hợp lý sẽ góp phần đưa ra
những thông tin kế toán chính xác, kịp thời phục vụ nhu cầu quản lý.
+ Đánh giá tình hình tài chính thực tế, chi phí, tình hình hoạt động tại
các đơn vị hành chính sự nghiệp.
+ Giúp nhà quản lý trong việc hoạch định chính sách, cơ chế quản lý tài
chính phù hợp.
1.2.3. Nguyên tắc của tổ chức hạch toán kế toán
Nguyên tắc kế toán là những tuyên bố chung như các chuẩn mực và
những sự hướng dẫn để phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính phục vụ cho
các yêu cầu của công tác quản lý của đơn vị. Việc tổ chức hạch toán kế toán
phải tuân theo các nguyên tắc sau đây:
Thứ nhất, nguyên tắc phù hợp: Việc tổ chức hạch toán kế toán trong
8

các đơn vị HCSN phải phù hợp với từng cấp dự toán (cấp I, cấp II, cấp III) và

phù hợp với quy mô hoạt động và khối lượng nghiệp vụ phát sinh của đơn vị.
Thứ hai, nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả: Việc tổ chức HTKT trong
các đơn vị HCSN phải sao cho vừa gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí, khoa học và
hiệu quả, vừa đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác.
Thứ ba, đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán của
nhà nước: Nhà nước đã ban hành chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán thì việc
tổ chức hạch toán tại các đơn vị phải tuyệt đối tuân theo.
Thứ tư, đảm bảo được tính đặc thù của đơn vị: Vấn đề cốt lõi là tổ chức
hạch toán phải tuân theo quy định của Nhà nước. Tuy nhiên, mỗi đơn vị có
những đặc điểm, môi trường, điều kiện riêng do đó tổ chức hạch toán kế toán
phải vận dụng phù hợp với đặc thù riêng của đơn vị mình.
Thư năm, đảm bảo tính nhất quán về các phương pháp nghiệp vụ hạch
toán kế toán: các quy định và phương pháp kế toán đã được chọn trong việc tổ
chức hạch toán kế toán thì phải áp dụng nhất quán trong suốt cả kỳ kế toán.
Thứ sáu, nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc này phát sinh từ yêu
cầu quản lý, an toàn công quỹ Nhà nước và phân công lao động hợp lý. Theo
nguyên tắc này, tổ chức kế toán trong các đơn vị HCSN đòi hỏi phải tách rời
chức năng chuẩn bị, chuẩn thu với chức năng thực hiện chi, thực hiện thu của
cán bộ, không được để mỗi cán bộ kiêm nhiệm cả hai chức năng này.
1.2.4. Yêu cầu, nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán
Việc tổ chức hạch toán kế toán trong các đơn vị là hết sức quan trọng,
đảm bảo việc cung cấp thông tin chính xác về tình hình tài chính, kết quả sử
dụng vốn ngân sách nhà nước, chi phí phát sinh để có cơ sở đưa ra chiến lược,
chính sách phát triển phù hợp. Để có được những quyết định chính xác trong
quản lý, tổ chức hạch toán kế toán cần đáp ứng những yêu cầu sau:
+ Tổ chức HTKT phải phù hợp với Luật NSNN, Luật kế toán, chuẩn
9

mực kế toán, các chính sách quản lý tài chính của nhà nước.
+ Đảm bảo vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ

kế toán và báo cáo quyết toán phải phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động,
tổ chức quản lý của các đơn vị trong ngành.
+ Đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán với quản lý. Cung cấp thông
tin kế toán một cách nhanh chóng, đầy đủ kịp thời về tất cả nghiệp vụ kinh tế
xảy ra tại đơn vị cho nhà quản lý.
+ Đảm bảo việc chi tiêu của các đơn vị đúng mục đích, chế độ của Nhà
nước. Hạch toán chính xác số tiền thuế thu được vào NSNN.
Do tầm ảnh hưởng của tổ chức hạch toán kế toán đến hoạt động quản lý
như thế đòi hỏi công tác tổ chức hạch toán kế toán phải thực hiện những
nhiệm vụ sau:
+ Cung cấp kịp thời, chính xác và đầy đủ các tài liệu về tình hình sử
dụng từng loại tài sản trong mối quan hệ với nguồn hình thành từng loại tài
sản đó. Có như thế thì tài sản sử dụng mới đúng mục đích, đúng đối tượng và
mới được sử dụng hiệu quả.
+ Giám sát tình hình sử dụng nguồn kinh phí của đơn vị, chi phí phát
sinh, để quản lý hiệu quả nguồn vốn.
+ Theo dõi tình hình huy động và sử dụng nguồn hình thành tài sản của
đơn vị sao cho đạt hiệu quả kinh tế cao.
1.3. Nội dung của tổ chức hạch toán kế toán trong các đơn vị hành
chính sự nghiệp
1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán là khâu quan trọng trong công tác hạch toán kế
toán. Tuỳ thuộc vào đặc điểm, quy mô hoạt động của các đơn vị hành chính
sự nghiệp mà các đơn vị này tổ chức bộ máy kế toán sao cho phù hợp với tình
hình tại đơn vị. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán gồm hai mặt:
10

+ Là quan hệ giữa các cấp quản lý của một tổ chức;
+ Là quan hệ về bố trí nhân sự kế toán giữa các cấp quản lý phù hợp
với quan hệ về tổ chức hạch toán kế toán đã xác định.

* Khi xây dựng bộ máy kế toán phải xem xét đến khối lượng công tác
kế toán và phần hành kế toán:
+ Khối lượng công tác kế toán: được đánh giá theo từng giai đoạn của
quá trình hạch toán, thực hiện theo quy định và mục đích của quản lý, gồm:
giai đoạn hạch toán ban đầu trên hệ thống chứng từ, giai đoạn hệ thống hoá
theo thời gian và phân loại đối tượng cho các chứng từ, giai đoạn xử lý và
chọn số liệu tiến hành lập báo cáo.
+ Phần hành kế toán: dùng để chỉ khối lượng công tác kế toán bắt
buộc cho một đối tượng hạch toán. Trong đơn vị hành chính sự nghiệp,
phần hành kế toán để theo dõi phản ánh thu, cấp phát ngân sách, theo dõi
nhận, chi tiêu quỹ ngân sách nhà nước cũng như các nguồn thu khác có
nguồn gốc ngân sách.
* Bộ máy kế toán gồm có: kế toán trưởng, kế toán phần hành và kế
toán tổng hợp. Tùy thuộc vào quy mô đơn vị mà bố trí cho phù hợp.
- Kế toán trưởng: là người có chức năng tổ chức, kiểm tra công tác kế
toán ở đơn vị do mình phụ trách. Là người chịu sự lãnh đạo trực tiếp về mặt
tài chính của lãnh đạo đơn vị, đồng thời chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của kế toán
trưởng cấp trên. Nhiệm vụ của kế toán trưởng là tổ chức bộ máy kế toán trên
cơ sở xác định đúng khối lượng công tác kế toán.
- Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ là thực hiện công tác kế toán cuối kỳ,
ghi sổ tổng hợp, tổng hợp các phần hành, lập báo cáo và quyết toán.
- Kế toán phần hành: mỗi kế toán phụ trách một phần hành hoặc kiêm
nhiệm một số phần hành. Kế toán phần hành có trách nhiệm quản lý, thực
11

hiện sự kiểm tra qua ghi chép từ giai đoạn ban đầu trực tiếp ghi chứng từ đến
giai đoạn ghi sổ kế toán phần hành, đối chiếu kiểm tra số liệu, lập báo cáo
phần hành được giao. Sau đó kế toán phần hành sẽ liên hệ với kế toán tổng
hợp để hoàn thành ghi sổ tổng hợp và các báo cáo định kỳ. Đơn vị hành chính
sự nghiệp thường áp dụng một số phần hành kế toán sau:

+ Kế toán vốn bằng tiền, nguồn kinh phí, vốn quỹ: theo dõi số hiện có và
tình hình phát sinh các loại vốn bằng tiền, các nguồn kinh phí đã hình thành tài
sản cố định, kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản, vốn, quỹ của đơn vị và tại kho
bạc.
+ Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi công nợ, các khoản phải
thu, phải trả của các đối tượng trong và ngoài đơn vị.
+ Kế toán vật tư, tài sản: theo dõi số lượng, giá trị hiện có, tình hình
biến động vật tư, tài sản, phản ánh số lượng, nguyên giá và giá trị hao mòn tài
sản của đơn vị.
* Một số hình thức tổ chức bộ máy kế toán
- Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến: kế toán trưởng trực
tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành không thông qua khâu trung
gian nhận lệnh. Bộ máy kế toán theo kiểu này đơn giản, áp dụng trong một
cấp kế toán tập trung, quy mô nhỏ.
- Bộ máy kế toán theo kiểu trực tuyến tham mưu: bộ máy kế toán
được hình thành trên mối liên hệ trực tuyến như phương thức trực tuyến, đồng
thời mối liên hệ có tính chất tham mưu giữa kế toán trưởng và các kế toán
phần hành, giữa kế toán trưởng và bộ phận tham mưu.
- Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu chức năng: theo kiểu này bộ máy
kế toán được chia thành những bộ phận độc lập đảm nhận hoạt động riêng rẽ
thường gọi là ban, phòng kế toán. Kế toán trưởng của đơn vị chỉ đạo kế toán
nghiệp vụ thông qua các trưởng ban, trưởng phòng kế toán. Theo kiểu này, công
12

việc của kế toán trưởng được giảm thiểu và tập trung hơn so với bộ máy kế toán
tổ chức theo kiểu trực tuyến và bộ máy kế toán theo kiểu trực tuyến tham mưu.
Một số mô hình tổ chức bộ máy kế toán:
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung:
Theo hình thức này, toàn bộ đơn vị chỉ tổ chức một phòng kế toán tập
trung, mọi công việc kế toán đều được thực hiện tập trung tại phòng kế toán - tổ

chức kế toán một cấp. Phòng kế toán trung tâm của đơn vị phải thực hiện toàn bộ
công tác kế toán từ khâu thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo.
Ưu điểm của hình thức này là đảm bảo sự tập trung, thống nhất, thuận
lợi cho việc kiểm tra, giám sát và báo cáo kế toán.
Tuy nhiên, nếu địa bàn hoạt động phân tán, trình độ trang thiết bị, kỹ
thuật ghi chép, xử lý cung cấp thông tin chưa cao thì việc kiểm tra, giám sát
của kế toán trưởng và ban quản lý đối với mọi hoạt động của đơn vị trực
thuộc sẽ hạn chế. Vì vậy, mô hình này chỉ phù hợp với đơn vị có quy mô vừa
và nhỏ, hoạt động trên địa bàn tập trung, phương tiện hiện đại.

Báo sổ
Sơ đồ 1.1: Mô hình kế toán tập trung
13
Kế toán trưởng đơn vị
hạch toán
Các nhân viên
kế toán phần
hành tài sản
Các phần hành kế
toán hoạt động
trung tâm
Bộ phận tài chính
và tổng hợp tại
trung tâm
Nhân viên hạch toán ban
đầu, báo sổ từ đơn vị trực
thuộc

- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán:
Theo hình thức này, bộ máy kế toán được phân thành kế toán trung tâm

và kế toán bộ phận các đơn vị trực thuộc. Kế toán đơn vị trực thuộc phải mở
sổ kế toán, thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán phần hành, thu thập,
xử lý, kiểm tra các chứng từ ban đầu, hạch toán chi tiết, tổng hợp các hoạt
động ở các đơn vị trực thuộc theo sự phân cấp theo quy định, rồi định kỳ lập
báo cáo kế toán lên kế toán trung tâm. Kế toán trung tâm thực hiện tổng hợp
số liệu báo cáo của đơn vị trực thuộc, lập báo cáo cho cơ quan quản lý, chịu
trách nhiệm về số liệu trên báo cáo.
Ưu điểm của mô hình này là tạo thuận lợi cho việc kiểm tra, chỉ đạo
hoạt động ở các đơn vị trực thuộc; đồng thời phát huy được chức năng, vai trò
của kế toán ở các bộ phận trực thuộc.
Tuy nhiên hình thức này lại có nhược điểm là việc tổng hợp số liệu,
cung cấp thông tin, lập báo cáo toàn đơn vị thường bị chậm, tốn kém, kế toán
cồng kềnh. Hình thức này phù hợp với các đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoạt
động phân tán, các đơn vị trực thuộc hoạt động độc lập.
14


Sơ đồ 1.2: Mô hình kế toán phân tán
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp:
Theo hình thức này, mô hình kế toán nửa tập trung, nửa phân tán, là sự
kết hợp đặc trưng của cả mô hình kế toán tập trung và cả mô hình kế toán
phân tán. Toàn bộ khối lượng kế toán thực hiện tại kế toán trung tâm được đặt
tại đơn vị cấp trên. Đối với đơn vị trực thuộc chưa có đủ điều kiện nhận vốn,
tự chủ trong quản lý thì không cần tổ chức bộ máy kế toán; còn đối với những
đơn vị có đủ điều kiện về tổ chức, quản lý thì tổ chức bộ máy kế toán tại đơn
vị, sau đó gửi báo cáo của đơn vị lên kế toán trung tâm.
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán khắc
phục được những hạn chế của hai hình thức trên, tạo điều kiện thuận lợi cho
hạch toán kế toán ở các đơn vị trực thuộc lớn.
15

Kế toán trung tâm
Kế toán trưởng đơn vị cấp trên
Bộ
phận
tài
chính
Kế toán
hoạt động
thực hiện
ở cấp trên
Bộ phận tổng
hợp kế toán cho
đơn vị trực
thuộc
Bộ phận
kiểm tra
kế toán
Các đơn vị trực thuộc
Trưởng ban (phòng) kế toán
Kế toán
phần hành
Kế toán phần
hành
Kế toán phần
hành

Sơ đồ 1.3: Mô hình kế toán hỗn hợp
Như vậy, tuỳ thuộc vào đặc điểm, quy mô hoạt động, các đơn vị sẽ tổ
chức bộ máy kế toán theo hình thức phù hợp với sự phát triển của đơn vị.
1.3.2. Tổ chức công tác kế toán

1.3.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Theo điều 4 của luật kế toán: “ Chứng từ kế toán là những giấy tờ và
vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành,
làm căn cứ ghi sổ kế toán”. Chứng từ kế toán là phương tiện quan trọng để
truyền đạt mệnh lệnh, ý kiến chỉ đạo của ban lãnh đạo, đồng thời cũng là để
thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị và kiểm tra các nghiệp
vụ kinh tế đó. Do đó, chứng từ kế toán là căn cứ không thể thiếu trong công
16
Kế toán đơn vị cấp trên
Kế toán trưởng
Kế toán
các hoạt
động tại
cấp trên
Kế toán các đơn
vị trực thuộc
hạch toán tập
trung
Bộ phận tổng
hợp báo cáo
từ đơn vị
trực thuộc
Bộ phận
kiểm tra
kế toán
Đơn vị kinh tế trực thuộc
Nhân viên
hạch toán ban
đầu tại cơ sở
trực thuộc

Đơn vị kế toán
phân tán đơn
vị trực thuộc

tác kế toán. Chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp
phải được thực hiện theo nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ quy định tại
Luật kế toán và Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính
phủ, chế độ kế toán và các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ
kế toán. Đơn vị hành chính sự nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc
thù chưa có mẫu chứng từ quy định tại danh mục biểu mẫu chứng từ trong chế
độ kế toán thì áp dụng biểu mẫu chứng từ quy định tại chế độ kế toán riêng
trong các văn bản pháp luật khác hoặc phải được Bộ Tài chính chấp thuận.
* Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán:
Tổ chức hệ thống chứng từ tại các đơn vị hành chính sự nghiệp thực
hiện theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chính
về việc ban hành chế độ kế toán hành chính sự nghiệp. Hệ thống biểu mẫu
chứng từ kế toán (xem chi tiết tại Phụ lục số 01) áp dụng cho các đơn vị hành
chính.
- Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của đơn vị
hành chính sự nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập
một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Nội dung chứng từ phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh;
- Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt;
- Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số;
- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi
chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các
liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy
than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất
cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng nội dung tất cả các liên

17

chứng từ phải giống nhau.
Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung
quy định và tính pháp lý cho chứng từ kế toán. Các chứng từ kế toán dùng
làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có định khoản kế toán.
- Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên
chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký
điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế
toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ,
bằng bút chì, hoặc dấu khắc sẵn chữ ký, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng
để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một
người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định,
trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải thống nhất với
chữ ký các lần trước đó.
- Tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp đều phải sử dụng thống nhất
mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định trong chế độ kế toán này.
Trong quá trình thực hiện, các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ
thuộc loại bắt buộc. Đối với mẫu chứng từ kế toán thuộc loại hướng dẫn thì
ngoài các nội dung quy định trên mẫu, đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ
tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu
cầu quản lý của đơn vị.
* Nội dung tổ chức chứng từ kế toán
 Những yếu tố cơ bản của chứng từ kế toán bắt buộc phải được lập
đầy đủ được quy định trong Luật kế toán là: Tên và số hiệu của chứng từ;
ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân
lập chứng từ kế toán và đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; nội dung
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp
vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để
18

thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; Chữ ký, họ và tên của người lập, người
duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán. Ngoài ra chứng từ
kế toán có thể thêm một số nội dung khác tùy theo từng loại chứng từ.
 Hệ thống chứng từ kế toán được quy định trong chế độ kế toán hiện
hành bao gồm chứng từ kế toán bắt buộc và chứng từ kế toán hướng dẫn.
* Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc: là mẫu chứng từ có giá trị như tiền
gồm: séc, biên lai thu tiền, vé thu phí, lệ phí, trái phiếu, tín phiếu, công trái,
các loại hóa đơn bán hàng và mẫu chứng từ bắt buộc khác. Mẫu chứng từ kế
toán bắt buộc do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu,
phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho các đơn vị kế toán. Do đó, khi
thực hiện những mẫu chứng từ này bắt buộc các đơn vị phải thực hiện đúng
biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho
các đơn vị kế toán hoặc từng đơn vị kế toán cụ thể.
* Mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn: là mẫu chứng từ kế toán do cơ
quan nhà nước có thẩm quyền quy định. Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu
biểu mẫu đặc trưng, sau đó các đơn vị căn cứ vào đặc điểm hoạt động của đơn
vị mà thiết kế mẫu biểu, chỉ tiêu quy định phương pháp lập cho phù hợp với
việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.
* Xây dựng chương trình luân chuyển chứng từ:
Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến
đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra
toàn bộ chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của
chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Trình tự luân
chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:
- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
19

- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc
trình Thủ trưởng đơn vị ký duyệt theo quy định trong từng mẫu chứng từ (nếu

có);
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
* Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán:
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố
ghi chép trên chứng từ kế toán;
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã
ghi trên chứng từ kế toán; Đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có
liên quan;
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính
sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ
chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho, ) đồng thời báo cáo ngay
bằng văn bản cho Thủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp
luật hiện hành.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và
chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả
lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
Như vậy, căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán quy định trong các văn
bản pháp lý, các đơn vị cần lựa chọn những chứng từ kế toán cần thiết, phù
hợp với đặc điểm, quy mô từng đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra toàn bộ
chứng từ kế toán đó (kiểm tra tính trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, số liệu,
các yếu tố ghi chép trên chứng từ, kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh
tế phát sinh trên chứng từ), đối chiếu chứng từ kế toán với tài liệu kế toán có
liên quan, từ đó làm cơ sở tin cậy để ghi sổ kế toán.
20